Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH dầu nhờn hải nam

i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH DẦU NHỜN HẢI NAM Ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành : QUẢN TRỊ NGOẠI THƢƠNG Giảng viên hướng dẫn : ThS TRẦN THỊ TRANG Sinh viên thực MSSV: 1211140680 : NGUYỄN TƢỜNG NGÂN Lớp: 12DQN02 TP Hồ Chí Minh, 2016 ii LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan luận văn tốt nghiệp em Những số liệu kết có luận văn thu thập Công Ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam, không chép từ nguồn khác Em xin chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP HCM, Ngày….…Tháng….…Năm 2016 Sinh viên Nguyễn Tường Ngân iii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo này, em nhận giúp đỡ nhiều cá nhân tập thể nhà trường Đầu tiên em xin bày tỏ kính trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc, chân thành đến: Các thầy cô khoa Quản trị kinh doanh trường Đại Học Công Nghệ TP HCM, đặc biệt Trần Thị Trang tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình thực khóa luận tốt nghiệp Bên cạnh đó, em xin cám ơn tập tập thể anh chị nhân viên phịng Logistics Cơng Ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam, tạo điều kiện thuận lợi chia sẻ cho em nhiều kinh nghiệm thực tế hữu ích để em hồn thành báo cáo Trong trình thực tập, làm báo cáo viết luận văn, chắn em không tránh khỏi sai sót Rất mong thầy, anh chị công ty thông cảm bỏ qua Do kiến thức hạn chế, hi vọng nhận ý kiến đóng góp từ q thầy để hồn thiện Lời cuối em xin kính chúc q thầy cô anh chị Công Ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam gặt hái nhiều thành công sống Em xin cảm ơn iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ tên sinh viên: NGUYỄN TƢỜNG NGÂN MSSV: 1211140680 Khóa: 2012 – 2016 Thời gian thực tập: từ ngày 22/02/2016 Bộ phận thực tập: phịng Logistics Cơng Ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam Tinh thần trách nhiệm với công việc ý thức kỷ luật: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ……… Kết thực tập theo đề tài: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ……… Nhận xét chung: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ……… Đơn vị thực tập v CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN Họ tên sinh viên: NGUYỄN TƢỜNG NGÂN MSSV: 1211140680 Khóa: 2012 – 2016 Nhận xét giáo viên: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… TP HCM, Ngày…… Tháng…… Năm 2016 (Ký tên) Th.S Trần Thị Trang vi MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN 1.1 Khái niệm nhập 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Đặc điểm 1.1.3 Vai trò 1.2 Tổng quan nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đƣờng biển 1.2.1 Định nghĩa nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đường biển 1.2.2 Phân loại giao nhận 1.2.3 Vai trò giao nhận 1.3 Cơ sở pháp lý quy trình giao nhận hàng hóa đƣờng biển 1.3.1 Cơ sở pháp lý 1.3.2 Nguyên tắc 10 1.4 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập đƣờng biển 11 1.4.1 Các chứng từ có liên quan quy trình giao nhận đường biển 11 1.4.2 Quy trình giao nhận hàng hóa đường biển 13 1.4.2.1 Chuẩn bị để nhận hàng ……13 1.4.2.2 Tổ chức dỡ nhận hàng 14 1.4.2.3 Lập giấy tờ pháp lý để bảo vệ quyền lợi chủ hàng 16 1.4.2.4 Quyết toán 16 TÓM TẮT CHƢƠNG 17 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DẦU NHỜN HẢI NAM 18 2.1 Giới thiệu công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 18 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 18 2.1.2 Chức lĩnh vực hoạt động kinh doanh công ty 18 2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 20 2.1.4 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2013 2015 22 2.2 Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đƣờng biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 24 vii 2.2.1 Sơ đồ quy trình chung thủ tục nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 24 2.2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 25 2.3 Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đƣờng biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 38 2.3.1 Ưu điểm 38 2.3.2 Hạn chế 39 TÓM TẮT CHƢƠNG 42 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP - KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DẦU NHỜN HẢI NAM 43 3.1 Định hƣớng phát triển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 43 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập đƣờng biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 44 3.2.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện khâu chuẩn bị, kiểm tra chứng từ 44 3.2.1.1 Cơ sở giải pháp: 44 3.2.1.2 Điều kiện thực giải pháp: 45 3.2.1.3 Kết đạt từ giải pháp: 46 3.2.2 Giải pháp 2: Chủ động thời gian việc khai hải quan 46 3.2.2.1 Nội dung giải pháp: 46 3.2.2.2 Điều kiện thực giải pháp: 47 3.2.2.3 Kết đạt từ giải pháp: 48 3.2.3 Giải pháp 3: Đảm bảo khâu vận chuyển 48 3.2.3.1 Cơ sở giải pháp: 48 3.2.3.2 Điều kiện thực giải pháp: 48 3.2.3.3 Kết đạt từ giải pháp: 49 3.3 Một số kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập đƣờng biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 49 3.3.1 Kiến nghị với công ty 49 3.3.2 Kiến nghị với quan nhà nước 50 TÓM TẮT CHƢƠNG 52 KẾT LUẬN 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 viii PHỤ LỤC 55 ix DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT TIẾNG ANH A/N Thông báo hàng đến Arrival Notice B/L Vận đơn Bill of Lading CFS Trạm gom hàng lẻ Container Freight Station CFR Tiền hàng cước phí Cost and Freight C/I Hóa đơn thương mại Commercial Invoice CIF Tiền hàng, bảo hiểm cước phí Cost, Insurance & Freight COR Biên hàng hư hỏng đỗ vỡ Cargo outum report CSC Biên kê khai hàng thừa thiếu Certificate of shortlanded cargo CP Chi phí - CT Giao nhận vận tải liên hợp Combined Transportation ĐVT Đơn vị tính - D/O Lệnh giao hàng Delivery Order D/P Nhờ thu trả Document against payment DT Doanh thu - EIR Phiếu giao nhận container xuất nhập kho bãi Equipment Interchange Receipt FCA Giao cho người vận tải Free Carier FCL Hàng nguyên container Full Container Load FOB Giao lên tàu Free On Board HQ Hải quan - HS Hệ thống hài hịa mơ tả mã hóa hàng hóa Harmonized Commodity Description and Coding System ICD Hải quan nội địa, cảng khô Inland Clearance Depot x LN Lợi nhuận - NĐ – CP Nghị định – phủ NOR Thông báo sẵn hàng Notice Of Readiness MT Vận tải đa phương thức Multimodal Transportation P/L Phiếu đóng gói Packing List ROROC Biên kết tốn nhận hàng với tàu Report on receipt of cargo TNHH Trách nhiệm hữu hạn THC Phí xếp dỡ cảng Terminal handling charge TP HCM Thành phố Hồ Chí Minh - T/T Chuyển tiền điện Telegraphic Transfer TTR Thanh toán chuyển tiền có bồi hồn Telegraphic Transfer Reimbursement USD Đơ la Mỹ United States Dollar VN Việt Nam - 41 Tình trạng giao thơng đường bộ, sở hạ tầng cịn thấp kém, chưa nâng cấp mở rộng như: kẹt xe, ùn tắc giao thông, đường xá xuống cấp, hư hỏng, đường hẹp,… gặp khó khăn vận chuyển 42 TÓM TẮT CHƢƠNG Ở chương này, sinh viên giới thiệu sơ lược công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam tình hình hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 20132015 phân tích chi tiết quy trình thực nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển Những kết đạt ngồi ưu điểm có nhiều hạn chế cịn tồn quy trình giao nhận Bên cạnh nguyên nhân tồn hạn chế hoạt động giao nhận hàng hóa nhập container đường biển cơng ty Nhìn chung nguồn nhân lực yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quy trình Đội ngũ nhân viên cơng ty người đầy nhiệt huyết, linh hoạt thiếu số kinh nghiệm chuyên môn cần đào tạo bồi dưỡng kỹ lưỡng Cơng ty cần bố trí lại phịng ban phân chia cơng việc cho hợp lý, nhằm tối đa hóa hiệu cơng việc Đồng thời nhân viên nên tự ý thức, thường xuyên trau dồi kỹ nghiệp vụ mà cơng việc địi hỏi Bởi vì, thực tế hoạt động giao nhận so với lý thuyết không giống hồn tồn, địi hỏi người giao nhận phải khơn khéo, linh hoạt để đối phó với tình huồng không mong muồn xảy Công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam non trẻ lĩnh vực giao nhận ln cố gắng hồn thiện bước quy trình giao nhận để nhận tin tưởng từ phía đối tác khách hàng để đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt thị trường kinh tế ngày Ở chương 3, từ ý kiến thân, sinh viên phân tích số giải pháp nhằm hồn thiện nửa quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam cách phát huy điểm mạnh, thành tựu đạt khắc phục mặt hạn chế tồn gây ảnh hưởng đến quy trình giao nhận Từ có định hướng phát triển lâu dài, ổn định bền vững nhằm tạo uy tín, tăng tính cạnh tranh thị trường xuất nhập nâng cao lợi nhuận cho công ty 43 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP - KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DẦU NHỜN HẢI NAM 3.1 Định hƣớng phát triển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam Hoạt động kinh doanh cơng ty bán bn nhiên liệu rắn, lỏng, khí sản phẩm liên quan Tuy nhiên, thời kỳ hội nhập nay, hoạt động kinh doanh nhập trở thành xu chủ yếu kinh tế nói chung cơng ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam nói riêng Để cạnh tranh với công ty chuyên mảng hoạt động Xuất Nhập Khẩu, địi hỏi cơng ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam phải đặt mục tiêu định hướng để ngày hoàn thiện tiếp cận với nhiều khách hàng nhằm nâng cao lọi nhuận uy tín thương trường  Mục tiêu phát triển công ty: Mục tiêu hàng đầu công ty “khẳng định vị trí uy tín thị trường, biến khách hàng tiềm trở thành khách hàng lâu dài” Do đó, cơng ty phải thực việc sau: - Nâng cao chất lượng dịch vụ - Khơng ngừng thay đổi hồn thiện cơng ty để thích ứng với biến động thị trường - Tìm kiếm thêm thị trường tiềm năng, khách hàng tiềm - Điều chỉnh chi phí hợp lý, thỏa mãn nhu cầu khách hàng  Định hướng phát triển chung công ty: - Đội ngũ cán quản lý ln có trình độ chuyên môn cao nghiệp vụ để hướng dẫn cho đội ngũ nhân viên công ty - Thường xuyên đào tạo bồi dưỡng trình độ chun mơn cho đội ngũ nhân viên công ty - Phát huy tối đa nguồn lực cơng ty, bên cạnh phát triển thêm vè quy mô lẫn chất lượng dịch vụ với giá hợp lý, đáp ứng tối đa hài lòng khách hàng 44 - Không ngừng cải thiện bước quy trinh giao nhận theo hướng hoàn thiện hiệu - Mở rộng quy mô hoạt động công ty với nhiều ngành nghề kinh doanh đa dạng theo nhu cầu thị trường - Duy trì khách hàng có khơng ngừng tìm kiếm thêm khách hàng cho công ty - Công ty cần chủ động, tăng cường tạo mối quan hệ với quan tồ chức có liên quan như: hãng tàu, ngân hàng, cảng biển, chi cục Hải quan,… nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong trình tiến hành quy trình nghiệp vụ - Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng quảng cáo công ty nhằm nâng cao uy tín cơng ty 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập đƣờng biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 3.2.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện khâu chuẩn bị, kiểm tra chứng từ 3.2.1.1 Cơ sở giải pháp: Công ty hướng đến nâng cao chất lượng khâu chuẩn bi chứng từ, hồn thiện quy trình giao nhận từ bước đầu để tối đa hóa hiệu tồn quy trình Do cơng ty đưa giải pháp để hoàn thiện bước có liên quan tới cơng việc chuẩn bị chứng từ bước tiếp nhận kiểm tra chứng từ, chuẩn bị chứng từ cần thiết để trình cho quan hải quan kiểm tra, thơng quan hàng hóa Bên cạnh đó, khâu đào tạo nhân viên chứng từ có trình độ chun mơn, thạo việc nhằm khắc phục sai sót q trình nhận kiểm tra chứng từ cần coi trọng Vì hầu hết sai sót bắt nguồn từ nhân viên, nhân thiếu kinh nghiệm thiếu tính tĩ mĩ cơng việc Do đó, cần khắc phục cải thiện vấn đề sớm để tránh vấn đề phát sinh không mong muốn, rút ngắn thời gian thực quy trình Quan trọng tạo đồng bộ, thống nhất, xác tồn bộ chứng từ để việc khai tờ khai hải quan xác q trình giao nhận khơng bị gián đoạn có phân chia rõ ràng, rành mạch phòng chứng từ nhập xuất, tránh gây nhầm lẫn 45 3.2.1.2 Điều kiện thực giải pháp: Đầu tiên để thực giải pháp này, đòi hỏi nhân viên phải có tính cẩn trọng, chu đáo có trình độ chun mơn lĩnh vực xuất nhập Nhân viên chứng từ cần nắm hiểu rõ chi tiết chứng từ để thuận tiện việc kiểm tra đối chiếu, nắm rõ trình tự, thủ tục khai báo hải quan để tránh sai sót, làm gián đoạn quy trình giao nhận Các chứng từ ngoại thương thường tiếng anh nên đòi hỏi nhân viên phải có trình độ tiếng anh chun ngành tương đối tốt, đọc hiểu điều khoản hợp đồng Đối với sai sót xuất phát từ phía người bán, người bán giao thiếu chứng từ giao chứng từ bị nhầm lẫn Vì nhân viên chứng từ khó phát sai sót, chứng từ khơng thống với Do đó, cần kiểm tra kỹ lưỡng từ đầu người bán giao cho, trường hợp người bán giao thiếu giao nhầm phải yêu cầu giao lại giao lần, tránh trường hợp giao nhiều lần dẫn đến phân tán, gây thêm nhầm lẫn Để tăng hiệu công việc nên phân chia chứng từ theo nhóm khách hàng nghĩa phân theo cơng ty, nhóm khách hàng lại phân thành lô hàng Tuy nhiên, khơng nên phân loại theo hàng hóa thời gian, điều dẫn đến khó khăn kiểm tra tính thống thơng tin chứng từ Hơn nên phân chia nguồn nhân lực đảm nhiệm lô hàng khác nhau, tránh trường hợp công việc chồng chéo lên gây nhầm lẫn Tốt nên chia nhỏ công việc cho người để bảo đảm chuyên sâu tính xác cao Ví dụ lơ hàng nhập sơmi rơmc từ Trung Quốc, nhân viên phân chia công việc cụ thể cho người: nhân viên đảm nhiệm tiếp nhận chứng từ, nhân viên đảm nhận việc lập chứng từ tờ khai, nhân viên khác lo phần thủ tục hải quan, ba người tạo thành tổ hỗ trợ trình làm việc Để tránh có sai sót nào, trước nộp chứng từ khai báo hải quan, nhận viên cần kiểm tra cẩn thận lại lần nửa nội dung số lượng chứng từ Đặc biệt giấy tờ quan trọng cần phải kiểm tra thật kỹ Bên cạnh đó, nhằm nâng cao khả chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ nhân viên tăng niềm tin cho khách hàng, cơng ty nên gửi nhân viên tham gia 46 lớp đào tạo nghiệp vụ trung tâm trường đại học tổ chức Đồng thời, nhân viên ban lãnh đạo phải thường xuyên cập nhật thông tin, thông tư, nghị định sử đổi, văn hướng dẫn quan có liên quan Các trang thiết bị dùng để liên lạc trao đổi thông tin điện thoại, máy in, máy fax, máy scan, máy photo phải ln bão dưỡng ln tình trạng hoạt động tốt để phòng trường hợp cần gửi giấy tờ gấp Bên cạnh để tăng tính thống mặt chứng từ, nhân viên giao nhận nhân viên chứng từ nên có thống thơng tin chứng từ trước tiến hành quy trình giao nhận Cả nhân viên giao nhận nhân viên chứng từ nên nắm rõ tồn quy trình, yêu cầu cụ thể bước, để ứng phó với tình xảy Đồng thời, công ty nên hỗ trợ thiết bị liên lạc cho nhân viên trường hợp cần thiết, nhằm rút gọn thời gian thực quy trình 3.2.1.3 Kết đạt từ giải pháp: Quy trình giao nhận diễn thống nhất, nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí việc làm lại, sửa đổi chứng từ gây thiệt hại cho công ty Các chứng từ cần thiết chuẩn bị trước, tranh tình trạng thiếu sót chứng từ Các thơng tin chi tiết hóa đơn, vận đơn, hợp đồng,… thống với Bên cạnh đó, cơng ty nâng cao trình độ nhân viên tính chun nghiệp q trình làm việc nói chung Nhân viên làm việc, hợp tác với tốt làm cho trình vận hành hiệu Cuối giảm chi phí, thời gian lại để hồn thiện chứng từ,, đồng thời giảm thời gian cho quy trình giao nhận, tiết kiệm chi phí cho công ty 3.2.2 Giải pháp 2: Chủ động thời gian việc khai hải quan 3.2.2.1 Nội dung giải pháp: Nhằm đề giải pháp dựa thủ tục, quy định trình tự hệ thồng khai báo Hải quan điện tử chi cục Hải quan, đặc biệt thông tư ban hành tổng cục Hải quan việc thay đổi hệ thống khai báo Hải quan điện tử, thay đổi mặt thủ tục, quy định làm việc Hải quan, cơng ty nên 47 sớm có biện pháp để giải vấn đề liên quan đến khâu khai báo Hải quan điện tử nhằm chủ động mặt thời gian Nâng cao kinh nghệm nhân viên chứng từ việc khai báo hải quan điện tử Do phần mềm khai báo hải quan điện tử thường xảy số lỗi, nguyên nhân hệ thống mạng cá nhân làm sai yêu cầu Khâu cần thực xác, nhằm rút ngắn thời gian, chi phí tránh tình trạng bị bẻ luồng khai báo sai sửa lại nhiếu lần ( từ luồng xanh bị chuyển sang luồng vàng) 3.2.2.2 Điều kiện thực giải pháp: Để thực tốt giải pháp này, địi hỏi nhân viên phải có kinh nghiệm việc khai báo Các nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm nên dẫn lại cho nhân viên mới, chưa rành việc Cơng ty mở thêm buổi hướng dẫn nhằm giúp nhân viên học hỏi thêm kinh nghiệm việc khai báo tránh việc không hiểu rõ yêu cầu tờ khai mà phải khai báo lại Đối với mặt hàng với mặt hàng cơng ty nhập về, nhân viên nên tìm hiểu rõ cách thức khai báo mặt hàng để khâu khai báo diễn trơi chảy Để tránh sai sót, nhầm lẫn trường hợp làm lúc nhiều việc nên phân chia nhân viên đảm nhiệm chuyên mảng khai báo hải quan điện tử Tập trung đào tạo đội ngũ nhân viên có chun mơn, trình độ nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử, phần mềm khai báo hải quan điện tử, dử dụng thành thạo máy tính tin học ứng dụng văn phòng Cho nhân viên học lớp bồi dưỡng kỹ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử Cần nhập thông tin theo yêu cầu Thông thường nhân viên thường gặp sai sót việc áp mã HS hàng hóa Do đó, nhân viên nên phân biệt rõ ràng nhóm danh mục sản phẩm tương tự, gần giống để việc áp mã HS hàng hóa phù hợp Hoặc nhân viên tham khảo mã HS website Ngoài ra, để thực tốt giải pháp cơng ty cần có ngồn vốn để đầu tư thiết bị văn phòng tốt nhất, nên đầu tư máy tính riêng phục vụ cho việc khai báo hải quan Máy tính phải thường xuyên kiểm tra bảo trì, tránh việc nhiễm virus hay bị lỗi Công ty nên đảm bảo đường truyền mạng tốt mạnh, 48 tránh việc đường truyền yếu, gây khó khăn q trình truyền tải liệu.Cơng ty sử dụng phần mềm khai bá điện tử công ty Thái Sơn, nhiên công ty nên tạo mối quan hệ tốt với cơng ty để hưởng chế độ chăm sóc khách hàng tốt cần thiết Khi khai báo lỗi phần mềm, liên lạc với công ty Thái Sơn để hỗ trợ kịp thời, đảm bảo tiến độ Lên tục cập nhật thông tin quy định, sách thay đổi từ cục hải quan, nắm rõ bước thực để có điều chỉnh phù hợp Nếu trường hợp gặp phải cố mà công ty giải được, nên nhờ dịch vụ chuyên khai báo hải quan điện tử từ bên để thực 3.2.2.3 Kết đạt từ giải pháp: Thời gian khai hải quan điện tử rút ngắn, nhân viên có kinh nghiệm Tiết kiệm chi phí cho cơng ty hạn chế sai sót q trình khai báo Bên cạnh đó, tờ khai kiểm tra kỹ lưởng, nên nhân viên không thời gian chỉnh sửa, bổ sung làm lại tờ khai Nhân viên linh hoạt khâu khai báo hải quan điện tử, có khả xử lý tình khơng mong muốn 3.2.3 Giải pháp 3: Đảm bảo khâu vận chuyển 3.2.3.1 Cơ sở giải pháp: Doanh nghiệp chủ động việc bố trí thời gian phương tiện vận tải, đảm bảo việc giao hàng cho khách hàng có giá vận chuyển tốt, tránh trường hợp bị ép giá Đồng thời , đề biện pháp giải tình phát sinh, khắc phục kịp thời xử lý tăng cường mối quan hệ hợp tác công ty hãng vận tải, đảm bảo hàng hóa vận chuyển liên tục 3.2.3.2 Điều kiện thực giải pháp: Để thực tốt giải pháp đòi hỏi nhân viên giao nhận nhân viên vận tải nên có kết hợp chặt chẽ để đảm bảo có xe vận chuyển kịp thời Cơng ty nên điều phối phương tiện vận tải trước hồn thành thủ tục thơng quan đảm bảo đáp ứng đủ số lượng xe cần thiết để chuyên chở hàng hóa khỏi Bên cạnh đó, nhân viên bận tải cần nắm rõ tình hình giao thơng tình hình đường sá 49 đường hẹp, đường xuống cấp, hay đường gồ gê sửa chữa,… để định tuyến đường phù hợp, tránh trường hợp giao hàng chậm trễ Để đảm bảo trình vận chuyển hàng hóa khơng xảy sơ suất tránh đỗ vỡ, trước vận chuyển nhân viên vận tải cần tìm hiểu trước đặc tính hàng hóa giao nhận vận chuyển cho khách hàng Trong trình bốc dỡ hàng hóa nhân viên giao nhận nên giám sát, nhắc nhỡ nhân viên bốc xếp.Bên cạnh để đảm bảo an tồn cho hàng hóa giao hàng thời hạn quy định, cơng ty yêu cầu nhân viên giao nhận tài xế, để hỗ trợ cho nhân viên vận tải gặp khó khăn, trở ngại Để tránh trường hợp bị động chịu sức ép hãng vận tải khác, công ty nên đầu tư thêm cho phương tiện vận tải container số xe tải cỡ trung cỡ lớn để đáp ứng nhu cầu vận chuyển trường hợp cấp bách Đối với hàng hóa có kích cỡ lớn, nặng, cơng ty nên có bố trí hợp lý Ngồi cơng ty cần thiết lập mối quan hệ rộng rãi với hãng vận chuyển hàng hóa phịng cấp bách (bị ép giá) Nếu cần th ngồi, cơng ty nên cị chuẩn bị tốt, nắm rõ giá thị trường, lịch trình hãng vận chuyển để thương lượng với giá tốt Đồng thời phải ln có hãng thay thế, phương án dự phòng trường hợp bất ngờ, phát sinh 3.2.3.3 Kết đạt từ giải pháp: Chủ động tránh tình trạng chậm trễ việc giao hàng cho khách hàng, đảm bảo uy tín cơng ty khơng ảnh hưởng đến quy trình giao nhận khác Chi phí vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phí cho cơng ty hàng hóa giao đến nơi với độ an toàn cao 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập đƣờng biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 3.3.1 Kiến nghị với công ty Về nguồn nhân lực: Con người yếu tố quan trọng tổ chức, cơng ty Cơng ty cần có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, lành nghề phát triển tốt Do đó, cơng ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam cần ý nâng cao trình 50 độ chuyên mơn nhân viên khóa đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn, đặc biệt Logistics Bên cạnh việc nâng cao kiến thức chuyên môn, nhân viên cần cẩn thận việc kiểm tra chứng từ cập nhật thông tin giao nhận, phải nắm bắt thay thay đổi điều luật thương mại liên quan đến xuất nhập Xây dựng mội trường làm việc tốt cho nhân viên để nhân viên gắn bó lâu dài với công ty qua chế độ khen thưởng, hoa hồng, tạo công nhân viên công ty Về sở vật chất, hạ tầng: Sử dụng tiết kiệm hiệu trang thiết bị máy móc văn phịng nhằm tiết kiệm chi phí Chú trọng xây dựng thêm số kho bãi với quy mô lớn, phục vụ cho việc lưu kho, lưu bãi, tiết kiệm chi phí lưu kho lưu bãi cảng Đầu tư vào phương tiện vận chuyển để chủ động việc vận chuyển hàng hóa Về hoạt động Marketing: Công ty nên đẩy mạnh hoạt động marketing, nhằm đem lại nhiều khách hàng cho công ty Bên cạnh cơng ty khơng bỏ qn khách hàng sau kết thúc hợp đồng, phải tiếp tục quảng bá hình ảnh tạo uy tín cho khách hàng cách triển khai dịch vụ hậu tư vấn, giúp đỡ khách hàng khách hàng gặp trục trặc Về việc tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trƣờng: Khi công ty muốn mở rộng quy mơ hoạt động, sau có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, điều lại tìm kiếm thêm nguồn khách hàng thị trường sẵn có đánh sang thị trường tiềm khác Cơng ty cần nghiên cứu thị trường mới, tìm hiểu thêm nhu cầu khách hàng Ngoài ra, cơng ty phải tìm hiểu đối thủ cạnh tranh ngành, điểm mạnh, điểm yếu họ để có phương pháp cạnh tranh hiệu cách tiếp cận khách hàng hợp lý 3.3.2 Kiến nghị với quan nhà nước Nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan đại hơn, áp dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin nghiệp vụ để đơn giản hóa thủ tục hải quan, rút ngắn quy trình giao nhận, giảm bớt thời gian, chi phí thực thủ tục hải quan 51 Các hướng dẫn hải quan phải rõ ràng, minh bạch, thống nhất, dễ hiểu, công khai nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp áp dụng dễ dàng hiệu Có biện pháp ngăn chặn kịp thời tiêu cực doanh nghiệp thực thủ tục hải quan Cần nâng cao khả chuyên môn đạo đức công chức hải quan, dổ sung nguồn nhân lực để kịp thời đáp ứng nhu cầu xã hội, tránh tồn động hồ sơ gây chậm trễ việc giao hàng doanh nghiệp Nâng cấp hệ thống thiết bị, hệ thống mạng để tránh tắc nghẽn, cải tiến phần mềm khai báo hải quan điện tử giúp cho việc khai báo doanh nghiệp thực nhanh chóng, xác Đầu tư trang thiết bị, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát, đại hóa ngành Hải quan máy soi container, tàu thuyển phục vụ cho việc phịng chống lậu, phương tiện thông tin liên lạc đại Chú trọng đầu tư sở hạ tầng: cần đầu tư hợp lý cho cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa (ICD), đường bộ, đường sắt, đường song, kho bãi, trang thiết bị Ngoài nên đầu tư xây dựng thêm cảng nước sâu trung chuyển khu vực Nên đổi cách kiểm tra hàng hóa, đồng thời cơng khai quy trình thủ tục mà doanh nghiệp cần phải thực để giảm bớt thời gian làm thủ tục hải quan cho doanh nghiệp 52 TÓM TẮT CHƢƠNG Ngày nay, Việt Nam bước hội nhập vào kinh tế thị trường có hàng loạt cơng ty nước ngồi đầu tư vào Việt Nam Do đó, doanh nghiệp Việt Nam khơng có giải pháp cạnh tranh tối ưu với doanh nghiệp nước ngồi khó tồn thị trường Chính thế, doing nghiệp Việt Nam nói chung cơng ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam nói riêng cần phải xác định rõ phương hướng hoạt động công ty không ngừng nổ lực để tìm kiếm giải pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách hàng, đem lại hiệu cao cho công ty nhằm tăng khả cạnh tranh thị trường Từ việc tìm hiểu quy trình giao nhận có tiếp xúc thực tế với cơng việc giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH Dầu NHờn Hải Nam với kiến thức học từ giảng đường, thơng qua việc phân tích, đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, thấy đươc hội thách thức mà công ty đối mặt Thấy ưu điểm hạn chế quy trình, từ đưa số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa cơng ty với mong muốn cơng ty kinh doanh tốt nhờ vào cải cách, điều chỉnh Để hoàn thành tốt định hướng mà công ty đặt khâu nghiệp vụ phải thực tốt nhất, nhanh chóng chuyên nghiệp Để cơng ty cần có đội ngũ nhân viên có chun mơn vững, tinh thần trách nhiệm cao, nhanh nhẹn linh hoạt cơng việc Bên cạnh đó, công ty cần đầu tư nhiều trang thiết bị, sở vật chất hạ tầng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu Điều quan trọng không ngừng mở rộng thị trường ngành nghề kinh doanh, ln nổ lực tìm cách thức để hồn thiện quy trình phương pháp hiệu quả, hợp lý để thú hút khách hàng tăng lợi nhuận cho công ty 53 KẾT LUẬN Sự phát triển vươn lên không ngừng hoạt động xuất nhập đóng vai trò to lớn việc tạo nên điểm lạc quan cho kinh tế tồn cầu nói chung kinh tế Việt Nam nói riêng thời kì kinh tế tồn cầu suy thối nay, cụ thể góp phần khơng nhỏ hiệu kinh doanh, khắc phục đáng kể việc cân cán cân toán mậu dịch quốc tế Sự phát triển mạnh mẽ hoạt động kinh doanh xuất nhập không tạo tiền đề cho triển ngành công nghiệp sản xuất hàng hóa mà cịn thúc đẩy nhu cầu tiêu dùng người dân Tuy nhiên, điều khiến doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với áp lực cạnh tranh môi trường kinh doanh với thay đổi sách yếu tố mội trường, đặc biệt với doanh nghiệp nước Công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam đơn vị hoạt động lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khơng lâu, phần đóng góp vào tiến trình phát triển ngành nói riêng Và ngày khơng ngừng hồn thiện để hịa vào phát triển tăng cường mối quan hệ tốt đẹp với đối tác quốc tế Ví quan trọng để doanh nghiệp trụ vững kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt nay, công ty cần phải cố gắng tự nâng cao lực cạnh tranh, giữ vững phát triển điểm mạnh, khắc phục mặt cịn hạn chế Trong suốt q trình cọ xát với thực tế hướng dẫn tận tình anh chị cơng ty, thân em có hình dung cụ thể quy trình giao nhận hàng nhập Tuy nhiên, lý thuyết kiến thức giúp ta sâu vào tìm hiểu thực tế, tiếp cận với thực tế ta hiểu vơ sâu rộng Do đó, qua trình thực tập, em hiểu rõ điều học nhận thấy so với lý thuyết, thực tế có nhiếu cải cách đổi cho phù hợp tiện lợi 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách GS.TS Võ Thanh Thu (2/2011) Kỹ Thuật Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Nhà Xuất Bản Tổng Hợp TP.HCM GS TS Võ Thanh Thu, ThS Trần Thị Trang “Giáo Trình Nghiệp Vụ Ngoại Thương” TS Dương Hữu Hạnh (2004), “Vận Tải – Giao Nhận Quốc Tế Và Bảo Hiểm Hàng Hải” TS Huỳnh Thị Thu Sương (2014) “Bài Giảng Nghiệp Vụ Ngoại Thương”, Trường Đại Học Công Nghệ TP Hồ Chí Minh Tham khảo điện tử http://www.baohaiquan.vn http://www.chinhphu.vn http://www.custom.gov.vn http://www.vietship.vn http://www.xuatnhapkhau.vn 55 PHỤ LỤC Hợp đồng Hóa đơn thương mại Thơng báo hàng đến Lệnh giao hàng Vận đơn Phiếu đóng gói Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận chất lượng số lượng Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát ... vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 25 2.2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam (1) Nhận kiểm tra chứng từ  Nhận. .. tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đƣờng biển cơng ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 2.2.1 Sơ đồ quy trình chung thủ tục nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH Dầu Nhờn Hải. .. trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 25 2.3 Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đƣờng biển công ty TNHH Dầu Nhờn Hải Nam 38 2.3.1