Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại – dịch vụ trường thái hòa (giai đoạn 2009 – 2013)

Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại – dịch vụ trường thái hòa (giai đoạn 2009 – 2013)

Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Trường Thái Hòa

PHIẾU NHẬN XÉT KẾT QUẢ THỰC TẬP

Thời gian thực tập: 17/01/2014 – 28/03/2014

Người hướng dẫn thực tập: Đỗ Thị Diễm Chi

Nhận xét thực tập:

(Chú ý: Quý doanh nghiệp vui lòng đánh giá kết quả làm việc của sinh viên theo các tiêu chí sau)

1 Chấp hành nội quy Công ty Từ 0 đến 3 điểm

2 Thái độ thực tập Từ 0 đến 3 điểm

3 Nội dung báo cáo thực tập Từ 0 đến 4 điểm

Nhận xét thêm:

Người hướng dẫn TP HCM, ngày 25 tháng 03 năm 2014 MỤC LỤC MỤC LỤC ii

DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU v

DANH SÁCH HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ vi

CHÚ THÍCH CÁC TỪ VIẾT TẮT vii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ TRƯỜNG THÁI HÒA 2

1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa 2

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2

1.2.1 Chức năng của công ty 2

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty 3

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 4

1.4 Cơ cấu sản phẩm và thị trường trong những năm gần đây 5

1.4.1 Cơ cấu sản phẩm 5

1.4.2 Cơ cấu thị trường: 6

1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty về doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong những năm gần đây (2009-2013) 8

1.6 Phương hướng hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa trong thời gian tới 9

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ 11

TRƯỜNG THÁI HÒA 11

2.1 Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 11

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển hiện tại của công ty 12 2.2.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng (bên ủy thác) 13

2.2.2 Nhận và hoàn tất bộ chứng từ từ khách hàng (bên ủy thác) 14

2.2.3 Khai báo Hải quan điện tử 14

2.2.4 Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) 15

2.2.5 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu tại cảng 15

2.2.6 Thông quan 17

2.2.7 Nhận hàng 17

2.2.8 Giao hàng và thanh lý hợp đồng 18

2.3 Một số vấn đề cần lưu ý đã xảy ra trong quá trình thực tập được sinh viên ghi nhận lại 19

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH 21

THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ TRƯỜNG THÁI HÒA 21

3.1 Nhận xét chung 21

3.1.1 Điểm mạnh 21

3.1.2 Điểm yếu 21

3.2 Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty 22

3.2.1 Về quy trình 23

3.2.2 Giải pháp về nhân sự 24

KẾT LUẬN 25

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

PHỤ LỤC 27

Phụ lục 1: Bảng báo giá của công ty TNHH TM – DV Trường Thái Hòa 27

Phụ lục 2: Bộ hồ sơ của một lô hàng nhập khẩu bằng đường biển 28

DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm xuất nhập khẩu (2009 – 2013) 5Bảng 1.2: Cơ cấu doanh thu theo thị trường kinh doanh giao nhận (2009-2013) 6Bảng 1.3: Cơ cấu doanh thu theo thị trường nhập khẩu kinh doanh của công ty (2009-2013) 7Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh (2009-2013) 8Bảng 2.1: Cơ cấu doanh thu từ dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu (2009-2013) 11Bảng 2.2: Cơ cấu doanh thu từ dịch vụ giao nhận theo hình thức vận chuyển (2009-2013) 11

DANH SÁCH HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty 4Hình 1.1: Tỷ trọng doanh thu theo sản phẩm xuất nhập khẩu (2009-2013) 6Hình 1.3: Tỷ trọng doanh thu theo thị trường kinh doanh xuất nhập khẩu (2009-2013) 7Hình 1.4: Tỷ trọng doanh thu theo thị trường nhập khẩu kinh doanh (2009-2013) 8Hình 2.1: Tỷ trọng doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (2009-2013) 12Hình 2.2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 13

CHÚ THÍCH CÁC TỪ VIẾT TẮT

- GVHD: Giảng viên hướng dẫn

- SVTH: Sinh viên thực hiện

- MSSV: Mã số sinh viên

- Công Ty TNHH TM-DV: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn

- EIR: Equipment Intercharge Receipt – Phiếu giao nhận container: là giấy phépđược đưa container ra khỏi cổng Cảng Cát Lái, giấy này sẽ đưa cho tài xếphương tiện vận tải

- FCL: Full Container Load: hàng xếp đầy một container – hàng cont

- LCL: Less than Container Load: hàng xếp không đầy một container – hàng lẻ

- D/O: Delivery Order – lệnh giao hàng

- ICD: Inland Clearance Depot: Cảng thông quan nội địa

- B/L: Bill of Lading – Vận đơn đường biển

- C/O: Certificate or Origin - Giấy chứng nhận xuất xứ

MỞ ĐẦU

Có thể nói, từ năm 2001 đến nay, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập WTO, thịtrường dịch vụ Logistics Việt Nam có sự chuyển biến tích cực với trên 2000 doanhnghiệp đang phát triển với tốc độ khá nhanh và tốc độ tăng trưởng cao cùng khaithác thị trường đầy tiềm năng này Nhận thức được tầm quan trọng trong việc pháttriển ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa kết hợp với những kiến thức đã học đượcqua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Trường Thái Hòa,

tôi quyết định chọn đề tài báo cáo: “Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Trường Thái Hòa (Giai đoạn 2009 – 2013)” nhằm phân

tích thực trạng hoạt động giao nhận, từ đó đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệuquả hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp.Kết cấu báo cáo gồm 3 chương:

 Chương 1: Giới thiệu về Công Ty TNHH Thương Mại – Dịch VụTrường Thái Hòa

 Chương 2: Thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biểntại Công Ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Trường Thái Hòa

 Chương 3: Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóanhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty TNHH Thương Mại – Dịch VụTrường Thái Hòa

Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành nhất đến sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình củaBan Giám đốc Công ty cũng như sự hướng dẫn tận tình của các anh chị nhân viêntrong cơ quan Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn –ThS Phạm Tố Mai, người luôn theo dõi sát sao và giúp đỡ tận tình, hướng dẫn tôihoàn thành tốt kì thực tập cũng như báo cáo thực tập Trong quá trình thực hiện đềtại này, do còn non yếu về kinh nghiệm và kiến thức cùng với sự hạn chế về thờigian nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong nhận được sự góp ý chân

từ quý thầy và quý công ty để báo cáo thực tập được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ

TRƯỜNG THÁI HÒA

Chương 1 cung cấp những thông tin tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại– Dịch Vụ Trường Thái Hòa và phân tích sơ lược tình hình kinh doanh của công tygiai đoạn 2009 – 2013

1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa

Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa được thành lậptheo giấy phép kinh doanh số 4101050029 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố

Hồ Chí Minh (TP.HCM) cấp ngày 12/05/2006 và chính thức đi vào hoạt động ngày01/06/2006

Tên giao dịch trong nước: Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa

Tên giao dịch quốc tế: Truong Thai Hoa Forwarding, Trading & Service Co., Ltd

Người đại diện hợp pháp của công ty:

 Giám đốc: Nguyễn Thị Hồng Nhan

 Trụ sở chính: 143/6 Lê Thị Riêng, P Bến Thành, Quận 1, TP.HCM

 Số điện thoại: (08) 39434861 Fax: (08) 2911803

 Email: truongthaihoa.logs@gmail.com

 Mã số thuế: 0311882548

 Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ

 Ngân hàng đại diện: Ngân hàng cổ phần Thương mại Á Châu ACB

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

1.2.1 Chức năng của công ty

Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa hoạt động trong hailĩnh vực: thương mại và dịch vụ Tuy nhiên, thế mạnh của công ty là lĩnh vực dịchvụ:

 Về lĩnh vực dịch vụ:

Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa ra đời với mục tiêucung cấp dịch vụ giao nhận vận tải nhập khẩu và xuất khẩu cho khách hàng trong vàngoài nước, bao gồm:

 Vận chuyển hàng hóa đường biển

 Vận chuyển hàng hóa đường hàng không

 Dịch vụ môi giới hải quan trong

 Về lĩnh vực thương mại:

Bên cạnh cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải, công ty TNHH TM-DVTrường Thái Hòa còn kinh doanh một số sản phẩm nhập khẩu như thiết bị vănphòng phẩm, thiết bị văn phòng, máy vi tính, linh kiện vi tính, đồ chơi trẻ em, sữa

và nguyên liệu sữa, hàng gia dụng, mỹ phẩm, nông sản, thực phẩm, hàng thủ công

mỹ nghệ, gốm sứ, hàng trang trí nội thất, giấy, hạt nhựa

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty

 Trực tiếp đàm phán và ký kết hợp đồng với đại lý, hãng tàu giá cước đườngbiển, đường hàng không, đường thủy/ bộ, nội địa để tổ chức thực hiện các dịch

vụ cung cấp cho khách hàng

 Tư vấn lựa chọn các dịch vụ phù hợp với các khách hàng khác nhau

 Đảm bảo bảo uy tín với khách hàng về chất lượng dịch vụ

 Phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty nhằm nâng cao hiệu quảkinh doanh, nắm bắt kịp thời diễn biến của thị trường nhằm đưa ra các mục tiêukinh doanh có hiệu quả

 Khai thác tối đa có hiệu quả cơ sở vật chất, kĩ thuật hiện có; tăng cường côngtác quản lí tài chính và hiệu quả hoạt động nhằm thu lại lợi nhuận tối đa, đưa ragiải pháp thích hợp để giảm chi phí

 Duy trì các khách hàng cũ, tìm kiếm thêm khách hàng mới cả trong và ngoàinước nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty

 Giám đốc:

-Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động thương mại và dịch vụ; thực hiện cácnghĩa vụ đối với nhà nước; quản lí điều hành tập thể nhân viên và mọi hoạt độngcông ty; đảm nhiệm công tác tuyển dụng nhân sự, theo dõi và thực hiện các chế

độ chính sách chăm lo cho đời sống cán bộ công nhân viên

ty có hiệu quả; công tác thu hồi công nợ và các công tác khác theo sự phân côngcủa lãnh đạo công ty

Xuất Nhập Khẩu

 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:

Đây là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng

- Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thựchiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ ủy thác và các kế hoạchkhác có liên quan của công ty; tham mưu cho Ban giám đốc trong quan hệ đốingoại, chính sách xuất - nhập khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạtđộng kinh doanh này; giúp Giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toánquốc tế và các hợp đồng ngoại thương khác; thực hiện các hợp đồng kinh doanhxuất nhập khẩu và khi được ủy quyền được phép kí kết các hợp đồng thuộc lĩnhvực này

 Phòng chứng từ và giao nhận xuất nhập khẩu

- Chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ và việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu;giao chứng từ cho khách hàng, liên hệ với người vận chuyển, đại lí và giảiquyết mọi khó khăn cho khách hàng; nhập dữ liệu cho khách hàng, làm cácchứng từ cho những lô hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu; liên hệ với kháchhàng và xuống cảng làm thủ tục hải quan; nhận hàng hóa hoặc xuất hàng hóatheo yêu cầu của khách hàng và giao hàng hóa đúng hẹn

1.4 Cơ cấu sản phẩm và thị trường trong những năm gần đây

663,03

555,53

680,81Nguyên vật liệu 136,5

4

159,67

175,95

146,57

172,67Văn phòng

2009 2010 2011 2012 2013 63.45% 66.19% 67.94% 69.21% 72.55%

Máy móc Nguyên vật liệu Văn phòng phẩm Khác

Hình 1.2: Tỷ trọng doanh thu theo sản phẩm xuất nhập khẩu (2009-2013)

Nhìn vào Hình 1.1 ta thấy, sản phẩm chủ lực của công ty là các thiết bị máymóc, luôn chiếm hơn 60% tổng doanh thu, tăng liên tục qua các năm, từ 63,45%(năm 2009) lên 72,55% (năm 2013) ; kế đến là nguyên vật liệu dùng cho sản xuất,tăng liên tục từ 17,67% (năm 2009) lên 18,40% (năm 2013), tiếp theo là các sảnphẩm văn phòng phầm, tăng liên tục từ 5,89% (năm 2009) lên 6,62% (năm 2013).Điều này chứng tỏ các khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp sảnxuất, kế đến là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để kinh doanh

1.4.2 Cơ cấu thị trường:

Bảng 1.2: Cơ cấu doanh thu theo thị trường kinh doanh giao nhận (2009-2013)

Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

Năm 2010

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

Trung Quốc Nhật Bản Singapore Khác

Hình 1.4: Tỷ trọng doanh thu theo thị trường nhập khẩu kinh doanh

1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty về doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong những năm gần đây (2009-2013)

Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh (2009-2013) (Đơn vị: triệu đồng)

Doanh thu từ hoạt động giao nhận 526,64 635,37 723,50 603,27 673,60Doanh thu từ hoạt động khác 246,10 260,65 252,40 199,40 264,80

Chi phí kinh doanh 382,51 435,03 469,60 398,15 473,80

Lợi nhuận thuần 390,23 460,99 506,30 404,52 464,60

Lợi nhuận sau thuế 292,67 345,74 379,73 315,53 371,68

Tỷ suất % lợi nhuận/doanh thu 37,87 38,59 38,91 39,31 39,61

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hòa)

Qua Bảng 1.3 ta thấy doanh thu của công ty tăng dần qua các năm, chứng tỏhoạt động kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả và được mở rộng

Tuy nhiên, năm 2012 doanh thu có giảm xuống còn 802,67 triệu đồng (so với975,90 triệu đồng năm 2011) Một trong những nguyên nhân chính là do ảnh hưởngbởi tình hình kinh tế khó khăn chung của Việt Nam năm 2012, với lạm phát thấpnhất trong 3 năm, đồng thời có đến 55.000 doanh nghiệp bị phá sản Đồng thời,nhiều công ty giao nhận mới ra đời nên sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn Dovậy, công ty mất nhiều khách hàng, trong đó có nhiều khách hàng mang lại doanhthu cao cho công ty.

Chi phí cũng được công ty kiểm soát tốt Tuy chưa thật sự giảm thiểu được tối

đa và hiệu quả chi phí nhưng cũng góp phần làm cho lợi nhuận trước cũng như lợinhuận sau thuế tăng qua các năm, từ 292,67 triệu đồng (năm 2009) lên 379,73 triệuđồng (năm 2011) Tuy nhiên, lợi nhuận có giảm xuống do tình hình kinh doanh khókhăn hơn của công ty, giảm xuống còn 315,53 triệu đồng (năm 2012) và tăng nhẹlên 338,88 triệu đồng (năm 2013)

Tỷ suất phần trăm lợi nhuận sau thuế trên doanh thu của công ty tăng liên tụcqua các năm, từ 37,87% (năm 2009) lên 39,61% (năm 2013) Tuy tỷ lệ tăng khônglớn nhưng chứng tỏ sự nỗ lực không ngừng của công ty để mở rộng quy mô kinhdoanh cũng như tiết kiệm chi phí của các khâu trong quy trình cung cấp dịch vụgiao nhận

1.6 Phương hướng hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa trong thời gian tới

Mục tiêu của công ty Trường Thái Hòa là khẳng định tên tuổi của mình trên thịtrường xuất nhập khẩu và lấn sang thị trường thương mại như mục đích đăng kíkinh doanh Công ty đã đặt ra phương hướng hoạt động cụ thể trong thời gian tớinhư sau:

+ Mở rộng thị trường miền Tây với nhiều khách hàng xuất khẩu lương thực,thị trường Tây Nguyên với nhiều khách hàng tiềm năng xuất khẩu nôngsản lớn Tuyển dụng nhân viên khảo sát và tìm kiếm những thị trường này.+ Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng bằng nhiều phương pháp, linhhoạt trong việc nắm bắt tâm lí khách hàng, khảo sát các đối thủ cạnh tranh,giảm giá cước để tăng lượng khách hàng

+ Tuyển dụng đội ngũ nhân viên chuyên đảm nhiệm việc thuê tàu và muabảo hiểm hàng hòa để công ty có thêm nhiều hợp đồng trong và ngoàinước.

Tổng kết chương 1:

Chương 1 trình bày một cái nhìn toàn cảnh về công ty Trường Thái Hòa.Chương 2 tiếp tục phân tích chi tiết hơn về thực trạng của hoạt động giao nhận hànghóa nhập khẩu bằng đường biển

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG

BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ

TRƯỜNG THÁI HÒA

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhậpkhẩu bằng đường biển, quy trình nghiệp vụ đang được sử dụng tại công ty cũng nhưcác vấn đề thường hay gặp phải trong qua trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng

2.1 Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Bảng 2.1: Cơ cấu doanh

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hòa)

Nhìn vào Bảng 2.1 ta thấy, dịch vụ nhập khẩu luôn mang lại dịch vụ lớn nhấtcho công ty, gấp khoảng 4 lần so với dịch vụ xuất khẩu Doanh thu từ dịch vụ nhậpkhẩu cũng như xuất khẩu tăng từ 424,31 triệu đồng (năm 2009) lên 585,63 triệuđồng (năm 2013)

Năm 2010

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Nhìn vào Bảng 2.2 ta thấy, công ty cung cấp chủ yếu các dịch vụ giao nhận theođường biển, với doanh thu mang lại luôn chiếm tỷ trọng cao Điều này phản ánhthực trạng các khách hàng của công ty đa số nhập khẩu bằng đường biển vì đây làmột phương thức phổ biến tại Việt Nam, đồng thời phù hợp với khả năn tài chính

do chi phí thấp cũng như năng lực cung cấp dịch vụ của công ty do tính đơn giảncủa quy trình

Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 65.04% 64.68% 64.51% 63.25% 66.20%

34.96% 35.32% 35.49% 36.75% 33.80%

Nhập khẩu bằng đường biển Khác

Hình 2.1: Tỷ trọng doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng

đường biển (2009-2013)

Tổng hợp các số liệu nêu trên, ta thấy trong Hình 2.1, tỷ trọng doanh thu từ dịch

vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển luôn chiếm trên 60% tổng doanhthu từ dịch vụ của công ty Tuy nhiên, có sự giảm nhẹ và đều từ 65,04% (năm 2009)xuống còn 63,25% (năm 2012) do sự gia tăng của dịch vụ nhập khẩu cũng như sựgia tăng các khách hàng xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Nhưng đến năm 2013, tỷ trọng của dịch vụ nhập khẩu bằng đường biển tăng trởlại lên đến 66,20%, một phần do các khách hàng muốn tiết kiệm chi phí, đồng thờimột số khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận bằng hàng không chuyển sang công

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

2.2.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng (bên ủy thác)

Thông thường, với mỗi khách hàng, sau khi đã tìm hiểu và liên hệ, bộ phận Salecủa công ty Trường Thái Hòa sẽ gửi bảng báo giá chung cho khách hàng Bảng báogiá sẽ thể hiện các dịch vụ mà Trường Thái Hòa cung cấp và đảm bảo thực hiệnhoàn tất cho khách hàng với giá cả cụ thể

Tùy vào các mặt hàng có tính chất khác nhau mà hai bên sẽ thỏa thuận thêm vớinhau về các chi phí phát sinh (Ví dụ: đối với hàng hóa là hóa chất, hàng tháo rời,hàng nguy hiểm mà sẽ có thêm chi phí trên mỗi lô hàng)

Lấy lệnh giao hàng (D/O)

Làm thủ tục Hải quan tại cảng

Mở tờ khai Hải quan nhập khẩu

Kiểm hóa(Nếu có)

2.2.2 Nhận và hoàn tất bộ chứng từ từ khách hàng (bên ủy thác)

Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng (bên ủy thác), nhân viên kinhdoanh hoặc nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với khách hàng để nhận bộ chứng từ, baogồm: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract); hóa đơn thương mại (CommercialInvoice); phiếu đóng gói (Packing List); vận tải đơn (Bill of Lading); thông báohàng đến (Arival Notice); giấy giới thiệu của khách hàng

2.2.3 Khai báo Hải quan điện tử

Công ty Trường Thái Hòa sẽ lên tờ khai Hải quan điện tử trên phần mềmEcusk2 Công việc lên tờ khai sẽ được tiến hành cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống (khởi động chương trình Ecusk2).

Bước 2: Chọn vào mục “Hệ thống” trên thanh công cụ để chọn Doanh nghiệp mà

mình muốn khai báo

Bước 3: Vào mục “Khai báo thông quan điện tử” và chọn mục “Đăng kí mới tờ

khai nhập khẩu” để bắt đầu khai báo

Bước 4: Sau khi trên màn hình xuất hiện “Tờ khai nhập khẩu-thông quan điện tử”

thì tiến hành nhập đầy đủ vào các mục

Bước 5: Gửi tờ khai đến Hải quan: Sau khi kết thúc việc nhập các thông tin cần

thiết cho việc khai báo hải quan của lô hàng, có thể nhấn nút “In tờ khai” trên mục

“Thông tin chung” để in thử tờ khai Công việc này nhằm giúp cho người khai kiểmtra tính chính xác thông tin mà Doanh nghiệp sẽ truyền đến Hải quan để thông quancho lô hàng Khi đã kiểm tra toàn bộ thông tin, thì tiến hành chọn “Khai báo” đểtruyền dữ liệu đến Hải quan

Bước 6: In tờ khai: Kết thúc công việc gửi thông tin và nhận phản hồi từ Hải Quan,

tiến hành in nội dung tờ khai ra làm 02 bản (một bản lưu Hải quan và một bản lưungười khai Hải quan)

2.2.4 Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Trước khi tàu đến từ 2-3 ngày sẽ nhận được Thông báo hàng đến (ArrivalNotice) Nắm được ngày tàu đến từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ trựctiếp tới hãng tàu để biết số tiền phải nộp để lấy lệnh

Sau đó, mang một giấy giới thiệu của khách hàng cùng thông báo hàng đến(hoặc 1 bản fax Vận tải đơn có đóng dấu Telex Release) đến hãng tàu, tại bộ phận

“Hàng Nhập” để lấy lệnh giao hàng

Trước khi giao lệnh giao hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên hãng tàu sẽdựa vào tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty khách hàng để ra hóa đơn và nhân viêngiao nhận sẽ mang hóa đơn này qua Thu ngân để đóng tiền lấy lệnh, gồm có: phíchứng từ, phí giao nhận hàng tại cảng, phí xếp dỡ, phí lưu container/lưu bãi (nếuthời điểm lấy lệnh giao hàng vượt quá thời gian lưu container/lưu bãi miễn phí theoquy định của hãng tàu)

 Đối với hàng nguyên container (FCL): Đóng thêm tiền cược container

với những đơn giá khác nhau, tùy thuộc vào kích thước container và khối lượng củahàng (hàng có khối lượng nặng sẽ nhiều rủi làm hư hỏng, móp méo,… containernên sẽ bị tính tiền cược container cao hơn mức tiền cược trung bình của kích thướccontainer đó) Sau khi kiểm tra số tiền trên hóa đơn trùng khớp với số tiền mà bộphận chứng từ thông báo khi nhận được thông tin từ hãng tàu và thanh toán hóađơn, hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao nhận 03 lệnh giao hàng (số lượng lệnh giaohàng tùy từng hãng tàu thì có thể sẽ khác nhau) Sau khi nhận lệnh giao hàng, nhânviên giao nhận cần phải kiểm tra các thông tin: Số vận tải đơn, tên tàu và số chuyến;cảng bốc, cảng dở hàng, ngày đến, tên hàng, trọng lượng, số container/ số seal Xemxét các thông tin trên có khớp với vận tải đơn không, nếu có phát hiện sai sót thì yêucầu hãng tàu chỉnh sửa cho phù hợp Sau khi đã chỉnh sửa lại các thông tin, hãng tàu

sẽ đóng dấu “CORRECTION” vào chỗ đã sửa

2.2.5 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu tại cảng

 Mở tờ khai hải quan nhập khẩu

Nhân viên giao nhận tập hợp các chứng từ cần thiết để tiến hành lập bộ hồ sơHải quan hoàn chỉnh cho lô hàng, bao gồm:

 Giấy giới thiệu của khách hàng (01 bản chính)

 Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính)

 Hợp đồng thương mại (01 bản sao y)

 Hóa đơn thương mại (01 bản chính)

 Phiếu đóng gói hàng hóa (01 bản chính)

 Vận đơn đường biển (01 bản sao y của hãng tàu)

 Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (01 bản sao y)

 Các chứng từ khác (nếu có): C/O, hóa đơn cước, giấy giám định kiểm trahàng hóa,…

Sau khi đã sắp xếp bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo thứ tự trên, nhân viên giao nhậnmang hồ sơ nộp vào ô hàng nhập để đăng kí tờ khai (Bộ chứng từ mẫu – Phụ lục 2)

 Mức 1 (Luồng xanh): Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa

 Mức 2 (Luồng vàng): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

 Mức 3 (Luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hàng hóa và kiểm tra thực tế hàng hóa

 Kiểm hóa (Đối với hàng hóa được phân ở mức độ Luồng đỏ)

Sau khi nhận được lệnh kiểm tra của Hải quan, nhân viên giao nhận sẽ dựavào số tờ khai của mình để kiểm tra xem hàng hóa thuộc mức độ nào (kiểm hóa mộtphần hay kiểm hóa 100% hàng hóa), cán bộ Hải quan nào là người sẽ kiểm hóa vàtính thuế cho lô hàng của mình (có thể hỏi hải quan chịu trách nhiệm mở tờ khaicho lô hàng của mình hoặc tra trên bảng thông báo tại chi cục hải quan)

 Đối với hàng FCL: Nhân viên giao nhận cầm 1 lệnh giao hàng sang

phòng thương vụ kiểm hóa để in 04 phiếu EIR, trên phiếu này có hẹn giờ chuyểncontainer ra bãi kiểm hóa Phòng thương vụ sẽ giữ lại 01 phiếu EIR Lúc này nhânviên giao nhận sẽ cầm phiếu EIR ra bãi để nhờ chuyển container ra bãi kiểm hóa.Tiếp đó cầm lệnh giao hàng có đóng dấu ”Đà THU TIỀN” xuống Bãi Điều độ đểđiều động đội cắt seal Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mời cán bộ hải quan kiểm hóaxuống kiểm hàng bằng cách gọi điện theo số điện thoại đi kèm theo tên cán bộ hảiquan kiểm hóa đó Hải quan kiểm hóa đối chiếu số container, số seal Nếu đúng sốcontainer, số seal, đội cắt seal mới được cắt seal Sau khi cắt seal, cán bộ hải quan