một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty tnhh thương mại dịch vụ hàng hóa phim chính

Có thể hiểu: Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ

KHOA THƯƠNG MẠI

HỌ VÀ TÊN SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH LỚP 09DTM KHÓA 06

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ

GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀNG HÓA

PHIM CHÍNH

CHUYÊN NGÀNH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD : Th.S MAI XUÂN ĐÀO

Tháng 05 năm 2013, Thành phố Hồ Chí Minh

KHOA THƯƠNG MẠI

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ

GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀNG HÓA

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn cô Mai Xuân Đào_người đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp này Sự chỉ dẫn nhiệt tình cùng những lời góp ý của cô đã giúp tôi vượt qua mọi khó khăn và hoàn thiện chuyên

đề

Tôi cũng xin cảm ơn quý thầy cô thuộc khoa Thương mại quốc tế, trường Đại học Tài chính – Marketing (đặc biệt là thầy Ngô Quốc Quân phụ trách môn Vận tải ngoại thương) đã truyền đạt những kiến thức quý báu giúp tôi có nền tảng tốt để thực hiện chuyên đề này

Sau cùng, tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể anh chị trong Công ty TNHH TM

DV HH Phim Chính đã tạo điều kiện thuận lợi và môi trường thân thiện cho tôi có

cơ hội được học hỏi và tiếp xúc với công việc thực tế Và tôi xin đặc biệt cảm ơn chị Huyền, chị Thy, chị Kim Anh, anh Bình và anh Phước Lucas đã ân cần giải đáp các vướng mắc của tôi cũng như tận tình hướng dẫn tôi cách xử lý công việc chuyên môn trong thực tế

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tp HCM, tháng 5 năm 2013

Tác giả

Trần Thị Đoan Trinh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Chuyên đề tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu của cá nhân,

được viết bởi chính tác giả và được thực hiện dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Mai

Xuân Đào

Mọi sách báo và các bài luận văn khác đều được sử dụng như tài liệu tham khảo

đều đã được nêu trong Danh mục tài liệu tham khảo

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình

TP HCM, tháng 5 năm 2013

Tác giả

Trần Thị Đoan Trinh

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN BẰNG

ĐƯỜNG BIỂN 1

1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2

1.1.1 Một số khái niệm 2

1.1.1.1 Khái niệm về Người giao nhận 2

1.1.1.2 Khái niệm về Dịch vụ giao nhận 3

1.1.2 Vai trò và đặc điểm 3

1.1.2.1 Vai trò, đặc điểm và trách nhiệm của Người giao nhận 3

1.1.2.2 Vai trò và đặc điểm của Dịch vụ giao nhận 6

1.1.3 Phân loại hoạt động giao nhận 7

1.1.3.1 Căn cứ vào phạm vi hoạt động 7

1.1.3.2 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh 7

1.1.3.3 Căn cứ vào phương thức vận tải 7

1.1.3.4 Căn cứ vào tính chất giao nhận 8

1.1.4 Cơ sở pháp lý của hoạt động giao nhận 8

1.2 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 9

1.2.1 Các nguyên tắc giao nhận hàng hóa bằng đường biển 9

1.2.2 Các chứng từ sử dụng trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển 9

1.2.2.1 Chứng từ đối với hàng xuất khẩu 9

1.2.2.2 Chứng từ đối với hàng nhập khẩu 14

1.2.3 Nội dung hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển 16

1.2.3.1 Xuất khẩu 16

1.2.3.2 Nhập khẩu 24

1.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 29

1.3.1 Yếu tố khách quan 29

1.3.1.1 Tình hình chính trị trên thế giới và trong nước 29

1.3.1.3 Cơ chế quản lý của Nhà Nước 30

1.3.1.4 Tình hình xuất nhập khẩu trong nước 30

1.3.1.5 Sự tiến bộ và phát triển của Khoa học Công nghệ 31

1.3.1.6 Điều kiện thời tiết 31

1.3.2 Yếu tố chủ quan 32

1.3.2.1 Chính sách quản lý của công ty 32

1.3.2.2 Nguồn nhân lực 32

1.3.2.3 Nguồn vốn 32

1.3.2.4 Cơ sở vật chất và trang thiết bị 33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM DV HH PHIM CHÍNH 34

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀNG HÓA PHIM CHÍNH 35

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 36

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 37

2.1.2.1 Chức năng 37

2.1.2.2 Nhiệm vụ 37

2.1.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty 37

2.1.4 Tình hình kinh doanh của công ty những năm gần đây 40

2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀNG HÓA PHIM CHÍNH 44

2.2.1 Phân tích tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Công ty những năm gần đây 44

2.2.1.1 Tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Công ty trong những năm gần đây 44

2.2.1.2 Phân tích cơ cấu doanh thu của hoạt động giao nhận bằng đường biển theo thị trường 45

2.2.1.3 Phân tích cơ cấu doanh thu của hoạt động giao nhận bằng đường biển theo dịch vụ 48

2.2.2 Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty 55

2.2.2.1 Giao nhận hàng hóa xuất khẩu 55

2.2.2.2 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu 63

2.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY 68

2.3.1 Các yếu tố khách quan 68

2.3.1.1 Kinh tế 68

2.3.1.2 Chính trị - xã hội 68

2.3.1.3 Luật pháp 68

2.3.1.4 Khoa học công nghệ 69

2.3.1.5 Môi trường tự nhiên 69

2.3.1.6 Đối thủ cạnh tranh 69

2.3.2 Các yếu tố chủ quan 70

2.3.2.1 Chính sách quản lý của công ty 70

2.3.2.2 Nguồn nhân lực 70

2.3.2.3 Nguồn vốn 70

2.3.2.4 Cơ sở vật chất và trang thiết bị 71

2.4 ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀNG HÓA PHIM CHÍNH 72

2.4.1 Thành tựu 72

2.4.2 Tồn tại 72

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM DV HH PHIM CHÍNH 74

3.1 DỰ BÁO SỰ PHÁT TRIỂN CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI VIỆT NAM ĐẾN NĂM 2020 75

3.2 PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀNG HÓA PHIM CHÍNH ĐẾN NĂM 2020 76

THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀNG HÓA PHIM CHÍNH 77

3.3.1 Nhóm giải pháp nâng cao vị thế Công ty 77

3.3.1.1 Cơ sở đề ra giải pháp 77

3.3.1.2 Mục tiêu đề ra giải pháp 77

3.3.1.3 Nội dung giải pháp 77

3.3.2 Nhóm giải pháp mở rộng thị trường 78

3.3.2.1 Cơ sở đề ra giải pháp 78

3.3.2.2 Mục tiêu đề ra giải pháp 78

3.3.2.3 Nội dung giải pháp 78

3.3.3 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ 81

3.3.3.1 Cơ sở đề ra giải pháp 81

3.3.3.2 Mục tiêu đề ra giải pháp 81

3.3.3.3 Nội dung giải pháp 81

3.3.4 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 83

3.3.4.1 Cơ sở đề ra giải pháp 83

3.3.4.2 Mục tiêu đề ra giải pháp 83

3.3.4.3 Nội dung giải pháp 83

3.3.5 Nhóm giải pháp hạn chế rủi ro và tranh chấp trong hoạt động giao nhận 85 3.3.5.1 Cơ sở đề ra giải pháp 85

3.3.5.2 Mục tiêu đề ra giải pháp 85

3.3.5.3 Nội dung giải pháp 85

3.3.6 Nhóm giải pháp khắc phục chậm trễ và sai sót khi làm bộ chứng từ 87 3.3.6.1 Cơ sở đề ra giải pháp 87

3.3.6.2 Mục tiêu đề ra giải pháp 87

3.3.6.3 Nội dung giải pháp 87

3.3.7 Nhóm giải pháp về vốn 88

3.3.7.1 Cơ sở đề ra giải pháp 88

3.3.7.2 Mục tiêu đề ra giải pháp 89

3.4 KIẾN NGHỊ 90

3.4.1 Đối với Nhà nước 90

3.4.2 Đối với Hải Quan 92

KẾT LUẬN 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

BẢNG

Bảng 2.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn năm 2008 - 2012

41

Bảng 2.1: Doanh thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng

đường biển giai đoạn năm 2008 – 2012 44

Bảng 2.2 Cơ cấu doanh thu của hoạt động giao nhận bằng đường biển theo thị

trường của công ty giai đoạn năm 2008 - 2012 45

Bảng 2.3 : Cơ cấu doanh thu của hoạt động giao nhận bằng đường biển theo dịch

vụ của công ty giai đoạn năm 2008 - 2012 48

Bảng 2.4: Cơ cấu doanh thu của hoạt động giao nhận bằng đường biển theo khách

hàng của công ty giai đoạn năm 2008 - 2012 52 BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn năm 2008 -

2012 41

Biểu đồ 2.1 Doanh thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận bằng đường

biển giai đoạn năm 2008 – 2012 44

Biểu đồ 2.2: Cơ cấu doanh thu của hoạt động giao nhận bằng đường biển theo thị

trường của công ty giai đoạn năm 2008 – 2012 46

Biểu đồ 2.3: Cơ cấu doanh thu của hoạt động giao nhận bằng đường biển theo

dịch vụ của công ty giai đoạn năm 2008 - 2012 49

Biểu đồ 2.4: Cơ cấu doanh thu của hoạt động giao nhận bằng đường biển theo

khách hàng của công ty giai đoạn năm 2008 - 2012 53

SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty 38

Việt Nam đang hội nhập toàn diện vào nền kinh tế thế giới với chủ trương xây dựng một nền kinh tế mở, hướng mạnh vào xuất khẩu Vì vậy, nhu cầu về xuất nhập khẩu đối với nền kinh tế là rất lớn và ngày càng phát triển Tuy nhiên, khi nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu, chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế vì chúng là hai hoạt động không thể tách rời nhau Hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng tăng là một trong những yếu tố trực tiếp góp phần thúc đẩy dịch vụ vận tải nói chung và dịch vụ vận tải biển nói riêng phát triển không ngừng Và ngược lại, sự phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu của dịch

vụ vận tải đã góp phần đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh của hoạt động xuất nhập khẩu

Nhận thức được tầm quan trọng của sự liên kết này, ngay từ đầu thập niên 90 đến nay Việt Nam ta đã có hàng loạt các công ty giao nhận vận tải ra đời Đồng thời, các công ty này không ngừng hoàn thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ để có thể tồn tại và phát triển lâu dài Công ty TNHH Dịch vụ Hàng hóa Phim Chính cũng là một trong những công ty đó

Do đó, việc chọn đề tài: “Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hàng hóa Phim Chính” làm chuyên đề thực tập được đánh giá là mang

tính cấp thiết và có ý nghĩa thực tiễn cao

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là: dựa trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động giao nhận nhằm đưa ra một số giải pháp - kiến nghị, góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hàng hóa Phim Chính Từ đó, góp phần vào sự phát triển bền vững và lâu dài của công ty

Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hàng hóa Phim Chính

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã cố gắng vận dụng các lý luận khoa học kết hợp với thực tiễn thông qua các phương pháp tổng hợp, thống kê, so sánh, vừa phân tích biện chứng mục tiêu nghiên cứu, vừa đặt nó trong hệ thống của quá trình nghiệp vụ giao nhận của nước ta để bài phân tích được đào sâu hơn

Với mục tiêu và phương pháp nghiên cứu trên, kết cấu chuyên đề gồm các chương sau:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận

- Chương 2: Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hàng hóa Phim Chính

- Chương 3: Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao

nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hàng hóa Phim Chính

Ngoài các chương kể trên, chuyên đề còn có các phần khác như: phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo

Mặc dù đã rất cố gắng, song, do hạn chế về trình độ, kinh nghiệm thực tế và thời gian có hạn nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ các thầy cô và các bạn để chuyên đề được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 1

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN

BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 2

1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA

BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm về Người giao nhận

Hiện nay có rất nhiều định nghĩa về người giao nhận nhưng chưa có một định nghĩa thống nhất nào về người giao nhận được quốc tế chấp nhận

Ở các nước khác nhau tên gọi của người giao nhận cũng khác nhau (Forwarder, Freight forwarder, Forwarding Agent) nhưng đều có chung một tên giao dịch quốc

tế là: người giao nhận hàng hóa quốc tế (International freight forwarder) và cùng làm dịch vụ giao nhận

Theo Quy tắc mẫu của FIATA: (Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu - PGS TS Hoàng Văn Châu) người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác

mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như: bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa

Vậy, người giao nhận là người:

- Hoạt động theo hợp đồng ủy thác với chủ hàng, bảo vệ lợi ích của chủ hàng

- Lo việc vận tải nhưng chưa hẳn là người vận tải Anh ta có thể là người có hoặc không có phương tiện vận tải, có thể sử dụng, thuê mướn người vận tải hoặc trực tiếp tham gia vận tải Nhưng anh ta ký hợp đồng ủy thác giao nhận với chủ hàng là người giao nhận chứ không phải là người vận tải

- Làm một số việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 3

1.1.1.2 Khái niệm về Dịch vụ giao nhận

Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, nối liền sản xuất với tiêu thụ Giao nhận gắn liền với vận tải, nhưng nó không chỉ đơn thuần là vận tải Giao nhận mang trong nó một ý nghĩa rộng hơn, đó là tổ chức vận tải, lo liệu cho hàng hóa được vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, chuyển tải, thủ tục, chứng từ Với nội hàm rộng như vậy nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận

Có thể hiểu: Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)

Theo quan điểm chuyên ngành, “Quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA): Dịch vụ giao nhận (Freight forwarding service) là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ hoặc có liên quan đến các dịch vụ trên kề cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.”

Trích “Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

PGS TS Hoàng Văn Châu

Người giao nhận đã đóng vai trò:

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 4

- “Môi giới hải quan”: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan

- Đại lý: Người giao nhận đóng vai trò như một đại lý của người chuyên chở

để thực hiện các hoạt động khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng

từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho trên cơ sở hợp đồng ủy thác

- Người gom hàng: người giao nhận đóng vai trò là đại lý hoặc người chuyên chở Đặc biệt là không thể thiếu trong vận tải Container nhằm thu gom hàng

lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở của Container và giảm cước phí vận tải

- Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (người thầu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế) Hoặc trong trường hợp người giao nhận cung cấp vận tải đa phương thức

- Cùng với việc tổ chức vận tải, người giao nhận còn làm nhiều việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng để đưa hàng từ nơi này đến nơi khác theo những điều khoản đã cam kết

 Trách nhiệm

 Khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:

- Giao hàng không đúng chỉ dẫn

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 5

- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn

- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

- Chở hàng đến sai nơi quy định

- Giao hàng cho người không phải là người nhận

- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên Tuy nhiên, cần chú ý rằng người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi của người thứ ba như: người chuyên chở hoặc người giao nhận khác Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình

 Khi là người chuyên chở (principal)

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng

từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier) Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 6

Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác

- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp

- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá

- Do chiến tranh, đình công

- Do các trường hợp bất khả kháng

Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình

1.1.2.2 Vai trò và đặc điểm của Dịch vụ giao nhận

- Giao nhận giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phương tiện vận tải cũng như các phương tiện hồ trợ khác

- Giao nhận giúp giảm giá thành các hàng hóa xuất nhập khẩu do giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt chi phí như: chi phí đi lại, chi phí đào tạo nhân công, chi phí cơ hội

- Phục vụ cho việc phát triển và mở rộng thị trường buôn bán quốc tế Mở rộng cơ cấu mặt hàng và cơ cấu thị trường buôn bán trên thế giới

 Đặc điểm

- Mang tính thời vụ: hoạt động giao nhận phụ thuộc vào hoạt động xuất nhập khẩu Mà hoạt động xuất nhập khẩu mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận mang tính thời vụ

- Phụ thuộc vào cơ sở vật chất và trình độ của người giao nhận

1.1.3 Phân loại hoạt động giao nhận

1.1.3.1 Căn cứ vào phạm vi hoạt động

- Giao nhận quốc tế

- Giao nhận nội địa

1.1.3.2 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh

- Giao nhận thuần túy: là hoạt động bao gồm việc gửi hàng đi và nhận hàng

về

- Giao nhận tổng hợp: là hoạt dộng giao nhận bao gồm tất cả cả các hoạt động như: xếp dỡ, bảo quản và vận chuyển hàng hóa

1.1.3.3 Căn cứ vào phương thức vận tải

- Giao nhận hàng hóa bằng đường biển;

- Giao nhận hàng hóa bằng hàng không;

- Giao nhận hàng hóa bằng đường thủy;

- Giao nhận hàng hóa bằng đường sắt;

- Giao nhận hàng hóa bằng ô tô;

- Giao nhận hàng hóa bằng bưu điện;

- Giao nhận hàng hóa bằng đường ống;

- Giao nhận hàng hóa đa phương thức: (hay còn gọi là giao nhậnvận tải liên hợp) là phương thức vận tải hàng hóa bằng ít nhất hai phương tiện vận tải

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 8

1.1.3.4 Căn cứ vào tính chất giao nhận

- Giao nhận riêng: là hoạt động do người kinh doanh xuất nhập khẩu tự tổ chức, không sử dụng lao vụ của giao nhận dịch vụ

- Giao nhận chuyên nghiệp: là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận theo sự ủy thác của khách hàng

Nhận xét: Khi vận tải và buôn bán quốc tế phát triển thì việc chuyên môn hóa

trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, vận tải và giao nhận là một điều hết sức cần thiết Do đó, giao nhận tách khỏi xuất nhập khẩu và vận tải Kết quả là các tổ chức giao nhận chuyên nghiệp ra đời hàng loạt nhằm phục vụ cho vận tải và buôn bán quốc tế Các tổ chức này hình thành dưới dạng các tổ chức dịch vụ, các hãng, công ty mà chúng ta thường gọi là Công ty giao nhận

1.1.4 Cơ sở pháp lý của hoạt động giao nhận

Việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt nam:

- Công ước về vận đơn, vận tải;

- Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá;

- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải;

- Các loại hợp đồng và L/C đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 9

1.2 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.2.1 Các nguyên tắc giao nhận hàng hóa bằng đường biển

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt nam như sau:

- Việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng

- Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể

do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan

- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng

- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng

- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan

- Việc giao nhận có thể do cảng thực hiện hoặc theo uỷ thác hoặc do chủ hàng trực tiếp thực hiện

1.2.2 Các chứng từ sử dụng trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển

1.2.2.1 Chứng từ đối với hàng xuất khẩu

 Chứng từ hải quan:

 Tờ khai hải quan

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 10

Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia

Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt nam quy định việc khai báo hải quan

là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc gia Mọi hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị cơ quan hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành

 Hợp đồng mua bán ngoại thương

Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ

sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hoá Bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký

mã số doanh nghiệp

Trước đây doanh nghiệp xuất nhaapk khẩu phải nộp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu loại 7 chữ số do Bộ Thương mại cấp Hiện giờ tất cả các doanh gnhiệp hội đủ một số điều kiện (về pháp lý, về vốn ) là có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp

 Bản kê chi tiết hàng hoá (cargo list)

Bản kê chi tiết hàng hoá là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phẩm cấp khác nhau

 Chứng từ với cảng và tàu

Ðược sự uỷ thác của chủ hàng Người giao nhận liên hệ với cảng và tàu để lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tâù Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm:

 Chỉ thị xếp hàng (shipping note):

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 11

Ðây là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ, cung cấp những chi tiết đầy đủ về hàng hoá được gửi đến cảng

để xếp lên tầu và những chỉ dẫn cần thiết

 Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt):

Biên lai thuyền phó là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng Việc cấp biên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống tàu, đã được

xử lý một cách thích hợp và cẩn thận Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếu thấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó

Dựa trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn đường biển là tàu đã nhận hàng để chuyên chở

 Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading):

Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp

Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải rất quan trọng, cơ bản về hoạt động nghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng Nó có tác dụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở

 Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest):

Ðây là bản lược kê các loại hàng xếp trên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên

Bản lược khai phải chuẩn bị xong ngày sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn, nhưng phải được lập xong và ký trước khi làm thủ tục cho tàu rời cảng

Bản lược khai cung cấp số liệu thông kê về xuất khẩu cũng như nhập khẩu và

là cơ sở để công ty vận tải (tàu) dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 12

 Phiếu kiểm đếm (Dock sheet & Tally sheet):

Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi số lượng hàng hoá đã được giao nhận tại cầu

Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên tầu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép

Công việc kiểm đếm tại tầu tuỳ theo quy định của từng cảng còn có một số chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày

Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tàu

Do đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này

 Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)

Ðây chính là bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tầu Nó có thể dùng các màu khác nhau đánh dấu hàng của từng cảng khác nhau để dễ theo dõi, kiểm tra khi dỡ hàng lên xuống các cảng

Khi nhận được bản đăng ký hàng chuyên chở do chủ hàng gửi tới, thuyền trưởng cùng nhân viên điều độ sẽ lập sơ đồ xếp hàng mục đích nhằm sử dụng một cách hợp lý các khoang, hầm chứa hàng trên tầu cân bằng trong quá trình vận chuyển

 Chứng từ khác

Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tàu, người giao nhận được sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng từ về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán Trong đó có thể đề cập đến một số chứng từ chủ yếu sau:

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu xác nhận

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 13

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch Ðồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩm chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất

có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá

 Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)

Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hoá đơn thương mại Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn

 Phiếu đóng gói (Packing list)

Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá ví dụ như kiện hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói, kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao bì

 Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity)

Ðây là một chứng thư mà người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu nhằm xác định số trọng lượng hàng hoá đã giao

Tuy nhiên để đảm bảo tính trung lập trong giao hàng, người nhập khẩu có thể yêu cầu người xuất khẩu cấp giấy chứng nhận số/trọng lượng do người thứ ba thiết lập như Công ty giám định, Hải quan hay người sản xuất

 Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurance)

Người giao nhận theo yêu cầu của người xuất khẩu có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá Chứng từ bảo hiểm là những chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm và

là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 14

1.2.2.2 Chứng từ đối với hàng nhập khẩu

Khi nhận hàng nhập khẩu,người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi thường

Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường,

Văn bản này có tính chất đối tịch chứng minh sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực nhận tại cảng đến và số hàng ghi trên bản lược khai của tàu Vì vậy đây là căn cứ để người nhận hàng tại cảng đến khiếu nại người chuyên chở hay công

ty bảo hiểm (nếu hàng hoá đã được mua bảo hiểm) Ðồng thời đây cũng là căn

cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu với nhà nhập khẩu và cũng là bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng số lượng mà mình thực tế đã nhận với người chuyên chở

cơ sở biên bản kết toán nhận hàng với tàu và lược khai

 Biên bản hàng hư hỏng đổ bỡ (Cargo outum report- COR)

Trong quá trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích, nếu phát hiện thấy hàng hoá

bị hư hỏng đổ vỡ thì đại diện của cảng (công ty giao nhận, kho hàng) và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá Biên bản này gọi là biên bản xác nhận hàng hư hỏng đỏ vỡ do tàu gây nên

 Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)

Ðây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hoá tại nước người nhập khẩu (tại cảng đến) do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp Biên bản này được lập theo qui định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất

 Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng

Ðây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định

 Biên bản giám định của công ty bảo hiểm

Biên bản giám định của công ty bảo hiểm là văn bản xác nhận tổn thất thực tế của lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồi thường tổn thất

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 16

 Thư khiếu nại

Ðây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp đồng cho phép có quyền khiếu nại)

 Thư dự kháng (Letter of reservation)

Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu người nhận hàng thấy có nghi ngờ gì về tình trạng tổn thất của hàng hoá thì phải lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất về hàng hoá của mình Như vậy thư dự kháng thực chất là một thông báo về tình trạng tổn thất của hàng hoá chưa rõ rệt do người nhận hàng lập gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở

Sau khi làm thư dự kháng để kịp thời bảo lưu quyền khiếu nại của mình, người nhận hàng phải tiến hành giám định tổn thất của hàng hoá và lập biên bản giám định tổn thất hoặc biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng để làm cơ sở tính toán tiền đòi bồi thường

1.2.3 Nội dung hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển

1.2.3.1 Xuất khẩu

 Thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng

Việc tìm kiếm khách hàng mới để mở rộng phạm vi khách hàng luôn là một nhiệm vụ quan trọng Trước hết, cần phải xác định đối tượng khách hàng Trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, khách hàng của là những cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa nhưng không có bộ phận chuyên về nghiệp vụ giao nhận, làm thủ tục xuất khẩu hoặc chưa có quan

hệ tốt với các đại lý hãng tàu, cơ quan Hải quan…

Bên cạnh việc tìm kiếm những khách hàng mới, việc duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũ, biến khách hàng cũ thành khách hàng VIP và biến khách hàng mới thành khách hàng trung thành là những việc hết sức khó khăn

Và để làm được những điều trên, việc thu thập và cập nhật thông tin là một phần không thể thiếu

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 17

Liên tục cập nhật giá làm hàng của các đại lý hãng tàu, của những nhà kinh doanh giao nhận vận tải khác để có thể đưa ra những chiến lược về giá phù hợp Bên cạnh đó, những thông tin về nhu cầu, mong muốn của khách hàng cũng cần được biết để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách cao nhất, nhằm mang lại sự hài lòng của khách hàng với dịch vụ nhưng vẫn tối đa được lợi nhuận

 Đàm phán và kí kết hợp đồng

Tìm hiểu rõ về khách hàng cũng như nhưng mong muốn và nhu cầu của khách hàng sẽ giúpcho việc đàm phán được thuận lợi hơn Nội dung đàm phán thường xoay quanh các vấn đề về giá cả dịch vụ; sự đảm bảo hàng hóa được giao đến nơian toàn, đúng hạn, đúng số lượng và chất lượng; quyền và nghĩa vụ của các bên…

Việc soạn thảo và kí kết hợp đồng là kết quả của quá trình đàm phán thành công Hai bên sẽ cùng kí vào các bản hợp đồng quy định về những điều khoản

đã được thỏa thuận trong quá trình đàm phán.Các bản hợp đồng này hoàn toàn giống nhau và có giá trị pháp lý ngang nhau

 Sale of Contract/ Purchase and/ or L/C

 Certificate of Origin (C/O)

 Certificate of Quality

 Certificate of Quantity

 Certificate of Weight

Hãng tàu sau khi nhận được những thông tin từ người giao nhận sẽ tiến hành phát hành Booking cho người giao nhận

 Chuẩn bị hàng hóa để giao cho người vận tải

Cần dựa vào hợp đồng hoặc L/C để chuẩn bị hàng theo các tiêu chí sau:

 Tên hàng: Phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C

 Số lượng: Kiểm tra số dung sai, đơn vị tính (trọng lượng), hàng thay thế…

 Chất lượng: Cần dựa theo quy cách tiêu chuẩn (Specification),hoặc theo mẫu (Sample) để kiểm tra, và phải được cấp các loại giấy chứng nhận về chất lượng (Certificate of Quality), kiểm dịch thực vật (Phytosanitary), động vật (Veterinary),…

 Bao bì: Yêu cầu phải đảm bảo đúng quy cách, dù bao bì mới hay dùng lại đều phải đạt được 3 chữ “P”: Bảo vệ (Protection), Bảo quản được hàng (Preservation) và Trình bày đẹp (Presentation) Ngoài ra, cần lưu

ý, ai là người cung cấp bao bì và vật liệu chèn lót

 Kí mã hiệu: Phải đảm bảo đúng yêu cầu của hợp đồng, rõ ràng, chính xác, không phai,… thuận tiện cho việc vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận

an toàn cho hàng hóa Thường có 3 loại ký mã hiệu: Ký mã hiệu tiêu chuẩn (Standardization), Ký mã hiệu thông tin (Information), Ký mã hiệu hàng nguy hiểm độc hại (Dangerous and harmful)

 Làm thủ tục thông quan hàng hóa

Việc khai Hải quan được thực hiện theo mẫu tờ khai Hải quan do Bộ Tài chính quy định Trong đó, người khai hải quan khai đầy đủ, chính xác, rõ ràng về tên,

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 19

mã số hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, chất lượng, xuất xứ, đơn giá, trị giá hải quan, các loại thuế suất, và các tiêu chí khác quy định tại tờ khai hải quan; tự xác định số thuế, các khoản thu khác phải nộp Ngân sách Nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung đã khai

Khai báo đầy đủ và chính xác những nội dung trên tờ khai hải quan hiện hành theo yêu cầu của cơ quan Hải quan là nhiệm vụ của chủ hàng hay người đại diện hợp pháp Hồ sơ khai hải quan gồm:

 Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu HQ/2012-XK (2 bản chính)

 Hợp đồng xuất khẩu – Sale Contract (1 bản sao)

 Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (1 bản chính)

Ngoài ra, tùy từng trường hợp cụ thể, phải nộp thêm một trong các chứng từ sau:

 Phiếu đóng gói – Packing list nếu hàng hóa không đồng nhất (1 bản chính và 1 bản sao)

 Giấy phép xuất khẩu – Export Licience: 1 bản chính với hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện và xuất khẩu một lần 1 bản sao nếu xuất khẩu nhiều lần, xuất trình bản chính, Chi cục Hải quan làm thủ tục cấp phiếu trừ lùi, đóng dấu nghiệp vụ số 2 vào bản chính và ghi: “Đã cấp phiếu trừ lùi”, bản chính trả lại chủ hàng

 Đối với hàng xuất khẩu theo loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, hàng gia công: bản định mức sử dụng nguyên liệu của

mã hàng (chỉ phải nộp lần đầu khi xuất khẩu lô hàng đó) 1 bản chính

 Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan phải có: 1 bản chính

 Trình tự giao nhận hàng xuất khẩu

 Đối với hàng nguyên container

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào booking note và đưa cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản danh mục xuất khẩu (cargo list)

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 20

- Sau khi đăng ký booking note, hãng sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn

- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điềm đóng hàng của mình

- Mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container

- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi container (Container yard) quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tầu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container để chở MR

- Sau khi container đã xếp lên tầu thì mang MR để đổi lấy vận đơn

- Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định

- Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần)

- Tính toán thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có)

 Đối với hàng lẻ containner

- Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu Sau khi booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD quy định

- Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan niêm phong kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn

- Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ

- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

- Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 21

- Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần)

 Đối với hàng lưu kho bãi tại cảng

Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau

đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu

- Giao hàng xuất khẩu cho cảng bao gồm các công việc:

+ Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng

+ Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng các giấy tờ:

o Danh mục hàng hoá xuất khẩu (cargo list)

o Thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp ( shipping order) (nếu cần)

o Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)

+ Giao hàng vào kho, bãi cảng

- Cảng giao hàng cho tàu:

+ Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải:

o Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm

o Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận NOR

o Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng

+ Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu:

o Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải nếu cần

o Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu, ghi vào Final Report

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần)

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có

 Đối với hàng không lưu kho bãi cảng

Ðây là hàng hoá xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác có thể giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng

- Ðưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành

- Làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu

- Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ

- Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch

- Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu

- Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 23

- Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tàu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện)

- Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tàu (là cơ

sở để cấp vận đơn) Biên lai phải sạch

- Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dấu

- Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định

- Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần)

- Tính toán thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có)

 Lập bộ chứng từ để thanh toán

 Sau khi giao hàng xong mỗi một lô hàng cho hãng tàu, người giao nhận phải lấy “Mate’s Receipt” do thuyền phó (Chief Officer) cấp

 Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu bán theo CIF hoặc CIP

 Căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C, trên cơ sở của Mate’s Receipt để lập bộ vận đơn và yêu cầu thuyền trưởng hoặc đại lý của tàu ký Cùng các chứng từ khác lập thành một bộ chứng từ phù hợp với hợp đồng hoặc L/C chuyển giao nhanh tới ngân hàng trong thời gian hiệu lực của L/C nhằm nhanh chóng thu hồi tiền hàng

 Chậm nhất trong vòng 3 ngày kể từ ngày giao hàng xong cho người vận tải, bằng phương tiện nhanh nhất phải thông báo kết quả giao hàng cho người mua kịp bảo hiểm hàng hóa nếu bán theo các điều kiện FOB, FCA, CFR…

 Quyết toán

 Thanh toán các chi phí liên quan đến quá trình giao nhận như: chi phí bảo quản, lưu kho, bốc xếp, vận chuyển…

 Thanh toán tiền thưởng phát xếp dỡ (nếu có)

 Theo dõi kết quả nhận hàng của người mua, giải quyết khiếu nại về hàng hóa (nếu có)

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 24

1.2.3.2 Nhập khẩu

 Thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng

Trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, khách hàng của là những cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa nhưng không có

bộ phận chuyên về nghiệp vụ giao nhận, làm thủ tục nhập khẩu

Liên tục cập nhật giá làm hàng của những nhà kinh doanh giao nhận vận tải khác để có thể đưa ra những chiến lược về giá phù hợp Bên cạnh đó, những thông tin về nhu cầu, mong muốn của khách hàng cũng cần được biết để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách cao nhất, nhằm mang lại sự hài lòng của khách hàng với dịch vụ nhưng vẫn tối đa được lợi nhuận

 Đàm phán và kí kết hợp đồng

Tìm hiểu rõ về khách hàng cũng như nhưng mong muốn và nhu cầu của khách hàng sẽ giúp cho việc đàm phán được thuận lợi hơn Nội dung đàm phán thường xoay quanh các vấn đề về giá cả dịch vụ; sự đảm bảo hàng hóa về đến nơi an toàn, đúng hạn, đúng số lượng và chất lượng; quyền và nghĩa vụ của các bên…

Việc soạn thảo và kí kết hợp đồng là kết quả của quá trình đàm phán thành công Hai bên sẽ cùng kí vào các bản hợp đồng quy định về những điều khoản

đã được thỏa thuận trong quá trình đàm phán Các bản hợp đồng này hoàn toàn giống nhau và có giá trị pháp lý ngang nhau

 Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…,

 Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận tay ba ngay dưới cần cẩu ở cảng

 Làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 25

Khai báo đầy đủ và chính xác những nội dung trên tờ khai hải quan hiện hành theo yêu cầu của cơ quan Hải quan là nhiệm vụ của chủ hàng hay người đại diện hợp pháp Hồ sơ khai hải quan gồm:

 Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu HQ/2012-NK (2 bản chính)

 Hợp đồng – Purchase Contract (1 bản sao)

 Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice: 1 bản chính và một bản sao

 Chứng từ vận tải – Transport Document: 1 bản sao

 Lệnh giao hàng – Delivery order – D/O 1 bản chính

Ngoài ra, tùy từng trường hợp cụ thể, phải nộp thêm một trong các chứng từ sau:

 Phiếu đóng gói – Packing list (1 bản chính và 1 bản sao) với hàng hóa không đồng nhất

 Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu HQ/2009-TGTT – Declaration of the Import Value – theo trị giá GATT/WTO: 1 bản chính

 Giấy phép nhập khẩu – Licience: 1 bản chính với hàng thuộc danh mục cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện và nhập khẩu một lần 1 bản sao nếu nhập khẩu nhiều lần, xuất trình bản chính, Chi cục Hải quan làm thủ tục cấp phiếu trừ lùi, đóng dấu nghiệp vụ số 2 vào bản chính và ghi: “Đã cấp phiếu trừ lùi”, bản chính trả lại chủ hàng

 Giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin (C/O): 1 bản chính và một bản sao

 Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan phải có: 1 bản chính

 Nộp thuế nhập khẩu

 Tổ chức dỡ hàng và nhận hàng từ người vận tải

 Đối với hàng nguyên container

- Khi nhận được thông báo hàng đến (NOA) thì chủ hàng mang vận đơn gốc

và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O

SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 26

- Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container vè kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn)

- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O

- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

 Đối với hàng lẻ containner

- Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại

lý của người gom hàng để lấy D/O

- Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá

- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O

- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng tại CFR quy định

 Đối với hàng lưu kho bãi cảng

+ Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

+ Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hoá đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O

+ Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng