3.3.6.1. Cơ sở đề ra giải pháp
Khi số lượng đơn hàng nhiều, nhân viên chứng từ thường khơng có đủ thời gian để kiểm tra lại tất cả các bộ chứng từ. Vì vậy, thường xuyên xảy ra các sai sót trong q trình làm chứng từ.
Ngồi ra, đôi khi các cơ quan Hải quan cập nhật phần mềm khai Hải quan mà khơng có thơng báo trước hoặc hệ thống mạng máy tính trong cơng ty gặp trục trặc cũng dẫn đến việc chậm trễ khi làm bộ chứng từ.
3.3.6.2. Mục tiêu đề ra giải pháp
Khắc phục sai sót và chậm trễ khi làm bộ chứng từ. Từ đó giúp đẩy mạnh việc hồn thành quy trình giao nhận trong thời gian sớm nhất với chất lượng dịch vụ luôn được đảm bảo.
3.3.6.3. Nội dung giải pháp
Phân công công việc cụ thể
Việc phân công cụ thể cho từng nhân viên như: nhân viên chuyên về chứng từ hàng nhập, nhân viên chuyên về chứng từ hàng xuất. Đồng thời, một nhân viên chịu trách nhiệm đối với toàn bộ chứng từ của một số lơ hàng cụ thể.
Ví dụ như đối với khách hàng vừa có hàng nhập, vừa có hàng xuất thì khi có hàng nhập sẽ giao bộ chứng từ của lô hàng này cho nhân viên chuyên về chứng từ hàng nhập và nhân viên khai hải quan hàng nhập xử lý. Tương tự như vậy, khi có lơ hàng xuất thì nhân viên chuyên về chứng từ hàng xuất và nhân viên khai hải quan hàng xuất sẽ chịu trách nhiệm.
Như vậy, sẽ dễ dàng hơn cho nhân viên trong cơng tác theo dõi, làm, kiểm tra và hồn thiện bộ chứng từ.
Tăng cường công tác kiểm tra lại bộ chứng từ
Khi nhận được chứng từ, việc đầu tiên cần làm là kiểm tra, đối chiếu kĩ lưỡng bộ các chứng từ với nhau. Nếu có sự sai lệch thơng tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lệch đó. Sau đó nhanh chóng tìm cách khắc phục, điều chỉnh, sửa đổi sai lệch đó.
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 88
Tăng cường công tác phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Nhân viên làm chứng từ và nhân viên chuyên về thủ tục hải quan cần phối hợp chặt chẽ với nhau, hỗ trợ và thường xuyên cập nhật thông tin cho nhau về tình trạng chứng từ của lơ hàng. Nếu có sai lệch xảy ra thì nhanh chóng liên hệ các bên liên quan để giải quyết nhanh chóng, tránh tình trạng tồn đọng hoặc bỏ qua vấn đề. Ví dụ: đối với các lơ hàng lẻ xuất khẩu, nhân viên phụ trách bộ phận chứng từ sẽ thông báo cho nhân viên chuyên về thủ tục hải quan các thông tin của Vận đơn chủ (Master Bill of Lading) và Vận đơn phụ (House Bill of Lading) ngay khi có vận đơn và các thơng tin, chứng từ về hàng hóa như Hóa đơn thương mại, Hợp đồng, Phiếu liệt kê chi tiết hàng hóa… nhằm giúp nhân viên chuyên về thủ tục hải quan có thơng tin đầy đủ và chính xác nhất trong việc khai báo hải quan.
Khi nhận bộ chứng từ từ nhân viên khai hải quan, nhân viên giao nhận cần tự mình kiểm tra lại tồn bộ chứng từ của lơ hàng nhằm khắc phục sai sót kịp thời, tránh tình trạng ra cảng mới phát hiện ra vấn đề.
Mở rộng quan hệ với các cán bộ Hải quan cảng
Việc mở rộng quan hệ với các cán bộ Hải quan cảng sẽ giúp công ty giải quyết được các sai sót, chậm trễ kịp thời, giảm được sự phức tạp và khó khăn khi giải quyết vấn đề.