2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN
2.2.2.2. Giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Thu thập thơng tin và tìm kiếm khách hàng
Tương tự vơi xuất khẩu, việc thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng trong giao nhận hàng hóa nhâp khẩu do Bộ phận kinh doanh thực hiện chủ yếu dựa vào mối quan hệ cuả chính nhân viên với các công ty xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó, internet cũng là một phần khơng thể thiếu giúp cho việc thu thập thơng tin hoặc tìm kiếm khách hàng mới được thực hiện một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí.
Thơng tin trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu được các nhân viên của Bộ phận kinh doanh quan tâm nhiều là: giá cả dịch vụ của các đại lý, hoặc của công ty giao nhận khác chào với khách hàng, thông tin về hàng hóa, vị thế của cơng ty xuất nhập khẩu…
Đàm phán và kí kết hợp đồng
Việc đàm phán và kí kết hợp đồng đều do nhân viên của Bộ phận kinh doanh đảm trách. Tuy nhiên, việc đàm phán và kí hợp đồng chỉ được tiến hành trong một vài lần giao dịch đầu tiên đối với khách hàng mới.
Đối với khách hàng mới, việc đàm phán thường được tiến hành bằng phương thức đàm phán trực tiếp hoặc đàm phán qua email, điện thoại. Sau khi đã thống nhất các nội dung trong quá trình đàm phán, một trong hai bên tiến hành soạn thảo hợp đồng theo những điều khoản quy định. Sau đó, cả hai bên đều kí vào hợp đồng. Với những khách hàng cũ, giai đoạn đàm phán được thông qua. Hai bên sẽ tiến hành thực hiện phần nhiệm vụ của mình tương tự như những điều khoản trong
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 64
những hợp đồng ban đầu. Nếu một trong hai bên muốn thay đổi một vài điều khoản, việc đàm phán sẽ được thực hiện chủ yếu qua điện thoại; email. Kết quả của việc đàm phán này không được soạn thảo thành hợp đồng chính thức mà chỉ ở dạng thỏa thuận qua email.
Chuẩn bị để nhận hàng
Sau khi nhận được đơn hàng, công ty thường yêu cầu khách hàng gửi: Hợp đồng mua bán hàng hóa, Hóa đơn thương mại, Bảng liệt kê chi tiết hàng hóa, Vận đơn, Giấy báo hàng đến và các chứng từ liên quan cần thiết khác. Tiếp đến, nhân viên phòng Chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ và lên tờ khai nháp gửi cho khách hàng nhằm kiểm tra lại những thông tin cần thiết. Sau khi nhận được phản hồi của khách hàng về tờ khai nháp, nhân viên phịng Chứng từ sẽ tiến hành làm thủ tục thơng quan hàng nhập khẩu.
Làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu
Mở tờ khai
Căn cứ vào chứng từ mà khách hàng cung cấp, nhân viên phòng Chứng từ tiến hành khai báo hải quan điện tử. Sau khi hải quan cấp số tờ khai và phân luồng, tiến hành in tờ khai, tờ khai GATT và tri giá tính thuế.
Cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận tờ khai hải quan cùng bộ chứng từ. Nhân viên giao nhận cung cấp hóa đơn đóng thuế cho cán bộ hải quan kiểm tra.
Tổ chức dỡ hàng và nhận hàng từ người vận tải
Sau khi làm xong thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận của công ty tiến hành xuống kho nhận hàng.
Đối với hàng lưu kho bãi cảng
Khi nhận được Giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận mang vận đơn đường biển bản gốc, giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu làm lệnh giao hàng (Delivery Order). Sau đó nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và biên lai thanh tốn phí.
Sau khi cảng nhận hàng từ tàu và đưa hàng về kho bãi cảng, nhân viên giao nhận mang biên lai nộp phí, 3 bản Lệnh giao hàng, Hóa đơn thương mại, Phiếu
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 65
đóng gói đến văn phịng quản lý tàu tại cảng để xác nhận Lệnh giao hàng (tại đây lưu một bản Lệnh giao hàng) và tìm vị trí hàng. Tiếp đến, mang hai bản Lệnh giao hàng còn lại đến Phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho. Sau đó. đem phiếu xuất kho đến kho cảng để nhận hàng. Sau khi thủ tục hải quan hoàn tất nhân viên giao nhận của công ty giao hàng cho người vận tải chở hàng về kho khách hàng.
Tuy nhiên, lượng hàng nhập có lưu kho bãi cảng thường khơng nhiều. Chỉ khi lượng hàng quá nhiều, nhân viên giao nhận làm không kịp thì hàng hóa mới phải lưu kho bãi cảng. Tuy nhiên, số ngày lưu kho cung thường không quá 7 ngày.
Đối với hàng không lưu kho bãi cảng
Theo lý thuyết, đối với hàng không lưu kho bãi cảng, nhân viên giao nhận lập các chứng từ cần thiết để trực tiếp nhận hàng từ tàu giao.
Nhưng trên thực tế, công ty thường nhận hàng từ Cảng chứ khơng nhận hàng từ tàu. Vì vậy, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng (nhân viên giao nhận) giao cho cảng một số chứng từ sau: Bảng lược khai hàng hóa (2 bản), Sơ đồ xếp hàng (2 bản), Chi tiết hầm hàng (2 bản) để Cảng làmthủ tục dỡ hàng. Sau đó, nhân viên giao nhận tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhận hàng từ Cảng. Thời gian hàng để nhân viên giao nhận tiến hành làm thủ tục Hải quan nhận từ khi Cảng nhận hàng từ tàu là không quá 2 ngày.
Sau khi thủ tục hải quan hồn tất, nhân viên giao nhận của cơng ty giao hàng cho người vận tải chở hàng về kho khách hàng.
Đối với hàng nguyên container
Khi nhận được giấy thông báo tàu đến, nhân viên giao nhận mang vận đơn đường biển gốc và giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu để lấy Lệnh giao hàng. Sau đó mang Lệnh giao hàng đến Hải quan làm thủ tục hải quan.
Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, nhân viên giao nhận đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có Lệnh giao hàng đến cảng để nhận hàng.
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 66
Tùy theo từng hãng tàu đưa ra thời hạn để giải phóng container khác nhau, trong số ngày quy định đó, nhân viên giao nhận (đại diện cho chủ hàng) không phải chịu chi phí, nếu q thời hạn thì sẽ bị phạt “chậm lấy hàng”.
Trước khi vận chuyển hàng ra khỏi cảng, nhân viên giao và nhận sẽ ra bộ phận hải quan cổng, xuất trình lệnh giao hàng, phiếu xuất kho và tờ khai. Cán bộ Hải quan sẽ xác nhận và trả tờ khai, phiếu xuất kho cho nhân viên giao nhận vận chuyển hàng ra khỏi cảng.
Mặt hàng thường được nhập nguyên container mà công ty thường nhận từ khách hàng là: Giấy, đề can tự dính (của Cơng ty UPM Việt Nam).
Đối với hàng lẻ containner
Khi nhận được giấy thông báo tàu đến, nhân viên giao nhận mang vận đơn đường biển gốc và giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu để lấy Lệnh giao hàng, đồng thời nộp tiền lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai thanh tốn.
Sau đó, đem biên lai nộp phí, 3 bản Lệnh giao hàng, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói đến văn phịng quản lý tàu tại cảng để xác nhận Lệnh giao hàng (tại đây lưu một bản Lệnh giao hàng) và tìm vị trí hàng. Tiếp đến, mang hai bản Lệnh giao hàng còn lại đến Phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho. Sau đó. đem phiếu xuất kho đến kho cảng để nhận hàng.
Sau khi thủ tục hải quan hồn tất, nhân viên giao nhận của cơng ty giao hàng cho người vận tải chở hàng về kho khách hàng. Tùy vào nhu cầu của khách hàng mà cơng ty có thể thuê người vận tải của công ty hoặc công ty thông báo cho khách hàng để khách hàng tự thuê người vận tải chở hàng về kho.
Quyết toán
Sau khi kiểm tra và sắp xếp bộ chứng từ, nhân viên sẽ gởi bộ chứng từ lại cho khách hàng (bản gốc) kèm theo yêu cầu thanh toán theo mức giá dịch vụ đã thỏa thuận ban đầu.
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 67
Nhận xét về nội dung giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại cơng ty:
Việc tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng đều do Bộ phận kinh doanh thực hiện. Do đó, cơng ty sẽ nhanh chóng nắm bắt được nhu cầu của khách hàng. Từ đó, sẽ nhanh chóng đưa ra các chính sách ưu đãi đặc biệt cho mỗi khách hàng nhằm đem đến cho khách hàng sự hài lịng và tín nhiệm đối với dịch vụ của cơng ty. Bên cạnh đó, việc khách hàng của cơng ty chủ yếu là dựa vào mối quan hệ của nhân viên kinh doanh nên đơi khi, nếu có sự ln chuyển nhân viên, các khách hàng này sẽ khơng cịn sử dụng dịch vụ của công ty nữa.
Việc thơng qua q trình đàm phán và kí kết hợp đồng với các khách hàng cũ không chỉ giúp công ty tiết kiệm được thời gian và chi phí mà cịn góp phần làm tạo cảm giác tăng mức độ tín nhiệm giữa hai bên. Từ đó, giúp cơng ty dễ dàng xây dựng mối quan hệ khăng khít với khách hàng. Tuy nhiên, việc khơng có hợp đồng chính thức sẽ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro cho cơng ty khi có tranh chấp xảy ra.
Trong thực tế, khi số lượng đơn hàng quá nhiều, lực lượng nhân viên giao nhận không đủ để đảm trách hết các đơn hàng, dẫn đến tình trạng đơn hàng bị tồn, bị ứ đọng. Ngoài ra, khi lượng đơn hàng nhiều, nhân viên giao nhận của công ty thường cố gắng để hoàn thành được càng nhiều đơn hàng càng tốt nên thường bỏ qua bước kiểm tra chứng từ trong khâu chuẩn bị chứng từ giao hoặc nhận hàng. Vì vậy, đơi lúc không phát hiện được kịp thời các lỗi sai (đôi khi là do lỗi đánh máy) trong chứng từ.
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 68