2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN
2.2.2.1. Giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Thu thập thơng tin và tìm kiếm khách hàng
Thơng tin trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu được các nhân viên của Bộ phận kinh doanh quan tâm nhiều là: giá cả dịch vụ của các đại lý, hãng tàu, hoặc của công ty giao nhận khác chào với khách hàng,thơng tin về hàng hóa, vị thế của các đại lý, hãng tàu, công ty xuất nhập khẩu…
Việc thu thập thơng tin và tìm kiếm khách hàng do Bộ phận kinh doanh thực hiện chủ yếu dựa vào mối quan hệ của chính nhân viên với các đại lý, hãng tàu và các công ty xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó, internet cũng là một phần không thể thiếu giúp cho việc thu thập thông tin được thực hiện một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí.
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 56
Đàm phán và kí kết hợp đồng
Việc đàm phán và kí kết hợp đồng đều do nhân viên của Bộ phận kinh doanh đảm trách. Tuy nhiên, việc đàm phán và kí hợp đồng chỉ được tiến hành trong một vài lần giao dịch đầu tiên đối với khách hàng mới.
Đối với khách hàng mới, việc đàm phán thường được tiến hành bằng phương thức đàm phán trực tiếp hoặc đàm phán qua email, điện thoại. Sau khi đã thống nhất các nội dung trong quá trình đàm phán, một trong hai bên tiến hành soạn thảo hợp đồng theo những điều khoản quy định. Sau đó, cả hai bên đều kí vào hợp đồng. Việc cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu được thực hiện dựa trên cơ sở Hợp đồng dịch vụ giao nhận - vận chuyển hàng hóa được kí kết giữa cơng ty với khách hàng. Trong đó nêu rõ việc khách hàng đồng ý ủy quyền cho công ty tiếp nhận, vận chuyển lô hàng từ kho khách hàng ra Cảng xuất khẩu hàng quy định và thực hiện khai báo, hoàn tất thủ tục Hải quan, lập bộ chứng từ thanh tốn. (Mẫu hợp đồng được đính kèm trong phụ lục.)
Với những khách hàng cũ, giai đoạn đàm phán được thông qua. Hai bên sẽ tiến hành thực hiện phần nhiệm vụ của mình tương tự như những điều khoản trong những hợp đồng ban đầu. Nếu một trong hai bên muốn thay đổi một vài điều khoản, việc đàm phán sẽ được thực hiện chủ yếu qua điện thoại; email. Kết quả của việc đàm phán này khơng được soạn thảo thành hợp đồng chính thức mà chỉ ở dạng thỏa thuận qua email.
Chuẩn bị các chứng từ hàng hóa
Nếu là hàng cẩn phải có giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy hun trùng…, cần phải chuẩn bị các mẫu đơn xin đăng kí kiểm dịch, hun trùng.
Kiểm tra lại tất cả các điều khoản trong hợp đồng nhằm đảm bảo tất cả các điều khoản được quy trong hợp đồng đúng với kết quả đàm phán giữa hai bên. Đồng thời, nếu trong hợp đồng quy định người mua mua hàng theo điều kiện thương mại quốc tế CIF hoặc CIP thì sẽ có thêm Giấy Chứng nhận Bảo hiểm.
Ngồi ra, nếu phương thức thanh toán hàng xuất khẩu là L/C (Phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ) thì cần phải kiểm tra tính chân thực và nội dung của L/C
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 57
xem có đúng như hợp đồng đã kí kết hoặc xem những điều quy định trong L/C có phù hợp với khả năng thực hiện của mình hay khơng. Nếu đúng thì tiến hành thực hiện các bước tiếp theo để giao hàng. Nếu khơng đúng thì u cầu bên nhập khẩu (hoặc đại lý bên nhập khẩu) phải tu chỉnh lại L/C cho đến khi phù hợp mới xúc tiến việc giao hàng.
Đặt chỗ với hãng tàu
Khi đã kí kết hợp đồng giao nhận vận chuyển với khách hàng và được khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để đặt tàu thì cơng ty tiến hành cử nhân viên xem lịch tàu và tiến hành đặt chỗ với hãng tàu, cung cấp nhưng thông tin cần thiết cho hãng tàu như: số lượng container, loại container, cảng đi, cảng đến, ngày dự kiến tàu đi (khi đã được hãng tàu cấp lịch trình của tàu), hàng đóng tại kho riêng của cơng ty hay hàng được đóng trực tiếp tại bãi đóng hàng của Cảng.
Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin cho hãng tàu, hãng tàu sẽ gửi lại cho cơng ty booking có thơng tin đầy đủ cùng với bảng danh mục xuất khẩu: số booking, số vận đơn, cảng đến, cảng đi, ngày giao hàng, tên hãng tàu, tên chủ hàng, người nhận hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận chuyển, số chuyến.
Công ty sẽ kiểm tra lại thông tin của booking mà hãng tàu đã cung cấp, và sau đó sẽ thơng báo cho khách hàng biết thời gian đóng hàng để vận chuyển hàng hóa ra Cảng xuất khẩu đúng thời gian quy định. Sau đó chuẩn bị các chứng từ hải quan và bộ chứng từ thanh toán để gửi cho nhà nhập khẩu đề nghị thanh tốn.
Chuẩn bị hàng hóa để giao cho người vận tải
Trước khi giao hàng cho người vận tải, công ty thường cùng với nhà xuất khẩu kiểm tra hàng về phẩm chất, chất lượng, số lượng. Nếu hàng hóa xuất khẩu là động vật, thực vật, hàng thực phẩm thì kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh.
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 58
Làm thủ tục thông quan hàng hóa
Khi được nhà xuất khẩu ủy quyền xuất khẩu hàng hóa, cơng ty đóng vai trị như một nhà xuất khẩu. Vì vậy, khi làm thủ tục thơng quan hàng hóa, cơng ty sẽ đại diện cho nhà xuất khẩu tiến hành: Khai báo Hải quan, Đưa hàng hóa đến nơi quy định để kiểm tra và làm nghĩa vụ nộp thuế.
Khai báo Hải quan
Khi có được các chừng từ và thông tin cần thiết của lơ hàng, nhân viên phịng Logistics sẽ tiến hành khai Hải quan điện tử bằng phần mềm Ecus hoặc CDSLive. Sau khi khai xong, cơ quan Hải quan sẽ tiến hành tiếp nhận, phân số tờ khai và phân luồng cho tờ khai và số cửa tiếp nhận hồ sơ thông qua phần mềm khai hải quan điện tử.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai báo hải quan (đã được nêu ở chương 1 và tờ khai (đối với tờ khai điện tử), nhân viên giao nhận mang hồ sơ đến cửa tiếp nhận hồ sơ đã ghi trong tờ khai. Tại đây, nhân viên giao nhận sẽ phải tìm thơng báo tình trạng nợ thuế của doanh nghiệp tại bàn tiếp nhận. Nếu có thì sẽ khơng được kiểm tra hồ sơ để đóng mọc. Nếu khơng thì Hải quan tiếp nhận sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ khai báo hải quan. Trong quá trình kiểm tra hồ sơ khai hải quan, nếu thơng tin đầy đủ, chính xác thì nhân viên tiếp nhận sẽ chuyển tờ khai cho cấp trên kí và đóng mọc vào tờ khai.
Đưa hàng hóa đến nơi quy định để kiểm tra
Sau khi khai báo hải quan, tờ khai sẽ được phân luồng: luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ.
- Luồng xanh: hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng vàng: hàng hóa phải được kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng đỏ: hàng hóa buộc phải kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Ở luồng này, có 3 mức kiểm tra:
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 59
+ Mức b: kiểm tra 10% lơ hàng, nếu khơng phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm.
+ Mức c: kiểm tra 5% lô hàng, nếu khơng phát hiện thì kết thưc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm. Tùy thuộc vào từng luồng mà cơng ty có những phân cơng nhân sự cũng sự cũng như hỗ trợ thích hợp nhất nhằm xúc tiến q trình làm hàng nhanh nhất có thể. Nếu là luồng đỏ, việc kiểm tra thực tế hàng hóa sẽ được thực hiện bằng máy móc thiết bị như: máy cân, máy soi hoặc kiểm tra thủ cơng. Cán bộ Hải quan sẽ kiểm hóa lơ hàng theo hướng dẫn ghi trên lệnh hình thức và mức độ kiểm tra hải quan. Sau khi kiểm tra xong, cán bộ hải quan sẽ niêm chì, seal hải quan và seal hãng tàu, ghi kết quả vào tờ khai, sau đó nhập kết quả kiểm tra vào hệ thống máy tính.
Nếu kiểm tra hàng hóa phù hợp với tờ khai hải quan thì cán bộ hải quan sẽ đóng dấu lên tờ khai và chuyển tờ khai sang bộ phận thu thuế và trả tờ khai cho người khai hải quan. Trường hợp hàng hóa khơng đúng với thực tế kiểm hóa thì hồ sơ sẽ được chuyển lên lãnh đạo hải quan quyết định.
Làm nghĩa vụ nộp thuế
Khi kiểm hóa xong, nhân viên giao nhận thay mặt công ty thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí và thuế. Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế xuất khẩu thì doanh nghiệp dựa trên thời hạn nộp thuế để nộp thuế đúng và đầy đủ.
Giao hàng cho người vận tải
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho người vận tải.
Đối với hàng lưu kho bãi cảng
Nhân viên giao nhận phải tiến hành giao hàng xuất khẩu cho cảng. Sau đó, cảng sẽ giao hàng cho tàu.
Bước 1: giao hàng xuất khẩu cho cảng
Trước tiên, nhân viên giao nhận sẽ đại diện chủ hàng kí hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng. Sau đó, giao các giấy tờ: Bảng liệt kê chi tiết hàng hóa
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 60
(Packing list), Lệnh xếp hàng (Shipping order), Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp (Shipping note). Sau khi đã giao đầy đủ chứng từ, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng vào kho và nhận phiếu nhập kho.
Bước 2: cảng giao hàng cho tàu
Trước hết, nhân viên giao nhận (đại diện cho chủ hàng) phải hoàn tất các thủ tục như: thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có). Sau đó báo cho cảng biết thời gian dự kiến tàu đến (ETA), Chấp nhận thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) nếu vận chuyển hàng hóa bằng tàu chuyến và giao Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan) cho cảng. Sau cùng, cảng sẽ tiến hành xếp hàng và giao hàng lên tàu.
Sau khi giao hàng xong, lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để trên cơ sở đó lấy vận đơn đường biển (B/L) do hãng tàu cấp.
Với những hàng khơng được đóng tại kho riêng của khách hàng thì hàng thường được lưu kho bãi cảng nhằm mục đích giảm chi phí cho việc neo tàu tại cảng. Các mặt hàng thường được lưu kho bãi cảng của công ty là quần áo (của Công ty TNHH Anh Đô), giầy dép, đế giầy (của Công ty TNHH Dona Pacific Việt Nam).
Tuy nhiên, dịch vụ kinh doanh chủ yếu của công ty là dịch vụ giao nhận nên thông thường, công ty chỉ giao hàng ra cảng. Phần cịn lại là do cảng thực hiện, cơng ty thường khơng biết thơng tin gì về lơ hàng đã giao cho cảng cho đến khi nhận được phản hồi từ người nhận hàng. Do đó, đây chính là một điểm trừ của loại hình dịch vụ giao nhận, cũng là một hạn chế trong dịch vụ của công ty. Tuy nhiên,với dịch vụ Logistics thì khuyết điểm này hồn tồn có thể khắc phục.
Đối với hàng không lưu kho bãi cảng
Đối với hàng hóa khơng lưu kho bãi cảng, hàng hóa do nhân viên giao nhận (hoặc chủ hàng) vận chuyển từ kho riêng của doanh nghiệp đến giao trực tiếp cho tàu. Việc giao nhận cũng giống như ở bước 2 của trường hợp giao hàng
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 61
xuất khẩu có lưu kho bãi cảng, chỉ khác là nhân viên giao nhận( hoặc chủ hàng) không phải thực hiện bước 1.
Tuy nhiên, hầu hết các công ty giao nhận tại Việt Nam nói chung và cơng ty nói riêng, việc giao hàng xuất khẩu khơng lưu kho bãi cảng đều được giao cho Cảng. Sau đó mọi phần việc cịn lại là do Cảng đảm nhiệm. Chỉ khác với hàng có lưu kho bãi cảng là: chủ hàng (nhân viên giao nhận) giao hàng cho Cảng trước một khoảng thời gian ngắn khi tàu đến. Do đó, khoảng thời gian mà hàng lưu tại bãi khơng lâu nên có thể xem là hàng không lưu kho bãi cảng.
Đối với hàng nguyên container
Nhân viên giao nhận điền vào Bảng đăng kí lưu khoang/ lưu cước tàu (Booking note) rồi đưa cho hãng tàu kí, kèm theo Bảng liệt kê hàng hóa. Sau đó, hãng tàu ký Booking note và cấp lệnh giao vỏ container cho nhân viên giao nhận (đại diện chủ hàng) mượn.
Nhân viên giao nhận đưa container về kho của chủ hàng đóng hàng, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có), làm thủ tục hải quan, niêm phong và hải quan kẹp chì.
Giao hàng nguyên container cho hãng tàu tại bãi container (C/Y) trước khi hết thời hạn quy định (Closing time) cho hãng tàu vào sổ tàu.
Khi tàu đến cảng bốc hàng, hãng tàu tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu và cấp vận đơn đường biển.
Các loại hàng thường được xuất khẩu nguyên container chủ yếu của công ty là: giấy (của Công ty TNHH Giấy Sài Gòn Mỹ Xuân), cá, tôm đông lạnh (của Công ty Cổ phần chăn nuôi CP Việt Nam), kính và gọng kính bảo hộ (của Công ty TNHH Công Nghiệp Thành Lợi)… Với hàng xuất nguyên container này, cảng xuất hàng chủ yếu là cảng Cát Lái.
Đối với hàng lẻ containner
Nhân viên giao nhận đăng kí địa điểm, cầu tàu xếp dỡ và liên hệ với thuyền trưởng để lấy hồ sơ xếp hàng. Đồng thời, trong lúc này, nhân viên phịng Logistics của cơng ty sẽ tiến hành liên lạc với các khách hàng có nhu cầu gửi
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 62
hàng lẻ theo lịch tàu chạy nhằm thực hiện công tác thu gom hàng lẻ. Tuy nhu cầu của từng khách hàng mà công ty sẽ cử xe đến kho của khách hàng để nhận hàng - vận chuyển hàng ra kho hàng của cảng (địa điểm đóng hàng vào container) hoặc khách hàng tự thuê xe và chở hàng đến địa điểm mà công ty đã thông báo.
Nhân viên giao nhận mời Hải quan đến kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi xếp hàng vào container xong, hải quan niêm phong kẹp chì. Tổ chức vận chuyển xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận chỉ theo dõi quá trình xếp hàng và ghi vào phiếu kiểm duyệt. Nhân viên giao nhận hoàn tất thủ tục giao hàng và yêu cầu thuyền phó cấp biên lai thuyền phó, ghi rõ số lượng và tình trạng hàng hóa xếp lên tàu. Dựa vào biên lai thuyền phó này mà thuyển trưởng sẽ cấp vận đơn chủ cho cơng ty (hay cịn gọi là Master Bill of Lading). Công ty sẽ dựa vào vận đơn gốc này để phát hành Vận đơn phụ (hay còn gọi là House Bill of Lading) cho các chủ hàng.
Cảng xuất hàng lẻ mà công ty thường làm hàng là cảng Tân Cảng. Tại đây, công ty thường làm các mặt hàng chủ yếu như: quần áo (của Công ty TNHH Anh Đô), giầy dép, đế giầy (của Công ty TNHH Dona Pacific Việt Nam). Sau khi đã nhận vận đơn, nhân viên giao nhận sẽ chuẩn bị hồ sơ thanh lý thực xuất gồm: 1 tờ khai gốc và 1 bản copy, 1 hóa đơn thương mại và 1 vận đơn có dấu “sao y bản chính”, mang bộ hồ sơ này trình cho cơ quan hải quan giám sát xác nhận thực xuất.
Lập bộ chứng từ thanh toán
Sau khi hàng đã được giao lên tàu hay thông quan, công ty sẽ tiến hành lập Debit note để thông báo cho khách hàng số tiền cần phải thanh tốn cho cơng ty. Trong Debit note thường có các thơng tin về phí Thủ tục Hải quan, phí vận chuyển, phí chứng từ, phí nâng hạ, phí dịch vụ… Bên cạnh đó, cơng ty cịn gửi tờ khai và các hóa đơn liên quan trong q trình làm hàng cho khách hàng.
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 63
Quyết toán
Sau khi giao hàng xong, gửi bộ chứng từ cho người nhận. Sau đó nhận tiền phí dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu từ chủ hàng.
Thông thường, với khách hàng mới thì thanh tốn trả ngay. Với các khách hàng đã thân thiết thì thanh tốn sau 30 ngày kể từ ngày hàng lên tàu. Về hình thức thanh tốn thường là chuyển khoản với nhiều lơ hàng hoặc giá trị thanh toán lớn; thanh tốn bằng tiền mặt với các lơ hàng nhỏ, lẻ hoặc giá trị thanh tốn khơng cao.