và Công nghiệp Việt Nam và Tổ chức xúc tiến thương mại các nước tổ chức hoặc các buổi hội thảo về Logistics tại các nước trong khu vực cũng là nơi mà nhân viên của cơng ty có thể học hỏi được nhiều.
3.3.5. Nhóm giải pháp hạn chế rủi ro và tranh chấp trong hoạt động giao nhận nhận
3.3.5.1. Cơ sở đề ra giải pháp
Trong thực tế, công ty đã từng phải tốn rất nhiều thời gian và chi phí cho những rủi ro, tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận vì hợp đồng khơng quy định rõ ràng, hay sai sót, nhầm lẫn trong quá trình soạn thảo hợp đồng và đặc biệt là do kinh nghiệm nghiệp vụ chuyên môn chưa vững của nhân viên. Tiêu biểu là các vấn đề liên quan đến thanh toán và thời hạn thanh tốn. Do đó, việc đưa ra những giải pháp hạn chế tối đa rủi ro và tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận là một trong những yếu tố không thể thiếu, góp phần làm nên thành công cả về lợi nhuận và vị thế của công ty trên trường quốc tế.
3.3.5.2. Mục tiêu đề ra giải pháp
Nhằm giúp việc đàm phán, thỏa thuận và việc soạn thảo hợp đồng được rõ ràng và kỹ lưỡng, khơng sai sót và tránh các rủi ro có thể xảy ra.
Hạn chế tối đa việc tranh chấp trong q trình kí kết và tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận. Từ đó, tiết kiệm chi phí và thời gian trong q trình thực hiện hợp đồng.
3.3.5.3. Nội dung giải pháp
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 86
Đối với các hợp đồng dịch vụ giao nhận, cơng ty có thể tận dụng uy tín của mình để đàm phán nhằm đạt được những thỏa thuận tốt nhất như: áp dụng phương thức thanh toán trả trước hoặc khách hàng ứng trước một khoản tiền cụ thể phục vụ cho việc làm hàng… Khoản tiền ứng trước sẽ tùy vào vị thế của công ty với đối tác đàm phán. Nếu vị thế của công ty cao hơn đối tác, mức ứng trước có thể lên đến 50% giá trị hợp đồng. Tuy nhiên, để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và thể hiện sự ưu đãi của công ty đối với khách hàng, mức ứng trước có thể từ 15% đến 30% giá trị hợp đồng.
Đàm phán cụ thể từng điều khoản trong hợp đồng: phí dịch vụ, cước vận chuyển, phương thức thanh toán (đặc biệt là quy định rõ thời điểm tính tỉ giá nếu có), trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên, bồi thường thiệt hại khi có tổn thất xảy ra, các điều kiện bất khả kháng…
Hạn chế sai sót khi soạn thảo hợp đồng:
Ghi chép cụ thể, chi tiết tất cả những điều khoản đã đàm phán sau đó viết bản thảo hợp đồng.
Viết bản thảo hợp đồng, đọc đi đọc lại nhiều lần nhằm phát hiện những lỗi chính tả, lỗi đánh máy hoặc những khiếm khuyết trong từng điều khoản để điều chỉnh kịp thời.
Sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu, khơng dùng những từ ngữ mang nhiều ẩn ý, có thể hiểu theo nhiều nghĩa.
Sau khi viết bản chính thức của hợp đồng, kiểm tra thật kĩ lại nhiều lần trước khi gửi cho đối tác kí xác nhận.
Nâng cao chất lượng nhân viên:
Nhân viên đàm phán phải là nhân viên vừa thông thạo ngoại ngữ, vừa vững nghiệp vụ chuyên môn. Nhân viên thực hiện công việc giao nhận và khai báo Hải quan phải có kinh nghiệm nghiệp vụ chun mơn tốt để có thể xử lý tốt các tình huống phát sinh. Chỉ khi đáp ứng được các cầu trên thì việc đàm phán, kí kết và soạn thảo và thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận mới có thể đạt hiệu quả cao, tránh được những sai sót, rủi ro và tranh chấp khơng đáng có.
SV: TRẦN THỊ ĐOAN TRINH 87