Quá trình lên tờ khai là cực kỳ quan trọng. Người lên tờ khai hải quan phải nghiên cứu các chứng từ như : commercial contract, invoice, packing list, B/L…để có thể nắm rõ những thơng tin hàng hóa của lơ hàng mà mình đang khai báo. Ngoài ra người lên tờ khai cũng phải ghi tên hàng đúng với thực tế cũng như đúng với quy định và dễ nhận dạng trong cuốn Biểu Thuế Xuất Nhập KhNu do Bộ Tài Chính ban
Page 71 hành và tái bản năm 2012, phải thật cNn trọng trong việc áp mã thuế và tính thuế cho khách hàng. Vì nếu áp mã sai thì người lên tờ khai phải chịu trách nhiệm hồn tồn. Do đó người lên tờ khai phải hoàn toàn tuân thủ các quy tắc trong việc lên tờ khai để tránh các sai sót khơng đáng có.
Khi lên tờ khai hải quan đòi hỏi nhân viên lên tờ khai phải chú ý đến việc khách hàng cho hạ bãi ở cảng nào thì sẽ làm thủ tục hải quan ở cảng đó. Trong trường hợp doanh nghiệp có 100% vốn nước ngồi hay cơng ty liên doanh với nước ngồi thì làm thủ tục hải quan tại địa điểm quản lý doanh nghiệp …
Hiện nay công ty DACO đang sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử CDS live của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ công nghệ thông tin G.O.L do công ty thuê dịch vụ.
Khi khai hải quan điện tử, nhân viên khai phải chú ý khai đúng , khi đủ những thông tin về tên hàng, địa chỉ, mã số thuế của người nhập khNu cũng như địa chỉ và tên của người xuất khNu. Bên cạnh đó các thơng tin về cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số hóa đơn, hợp đồng, phương tiện thanh toán, phương tiện vận tải…cũng phải khai thật chính xác tránh sai sót. Những thơng tin này phải hoàn toàn trùng khớp với những thông tin trên hợp đồng thương mại, hóa đơn, phiếu đóng gói…Đồng tiền thanh toán sẽ là đồng tiền ghi trên hợp đồng. Tỷ giá tính thuế là tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Quy cách, phNm chất của hàng hóa phải đúng tên, đúng loại, đúng số lượng và mơ tả hàng hóa.
Đối với phần mềm CDS live thì trong khâu tính thuế nhân viên chịu trách nhiệm khai báo phải chú ý đến việc phân bổ cước nếu như tờ khai có hơn một mặt hàng. Sau khi phân bổ xong mới có thể tính thuế chính xác. Trong trường hợp đã khai và lưu xong nhưng phát hiện sai sót và bổ sung vào những phần đã khai thì trong tờ khai GATT, ngồi việc lưu lại thì phải tiến hành phân bổ và tính thuế lại như khi làm lần đầu. Số tiền thuế sẽ được tính bằng cơng thức:
Page 72 Sau khi đã nhập đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết và kiểm tra lại kỹ lưỡng những thơng tin đã nhập thì nhân viên lên tờ khai sẽ truyền tờ khai cho hải quan. Hải quan sẽ cho số tiếp nhận tờ khai.Thơng thường ở DACO thì nhân viên truyền tờ khai sẽ điện thoại trực tiếp cho hải quan và nhờ xử lý tờ khai vừa có số tiếp nhận. Khoảng một lúc sau hải quan sẽ gửi lại kết quả phân luồng cho tờ khai đó. Tơ khai đã có phân luồng sẽ được in thành 2 bản và được mang đến cho khách hàng để đóng dấu và ký tên lên 2 tờ khai này. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang 2 tờ khai đã đóng dấu cùng bộ hồ sơ cần thiết ra chi cục hải quan đã khai báo để tiến hành đúng thủ tục để mở tờ khai.
Page 73
Hình 2.1 : Trang thơng tin chính của phần mềm kê khai điện tử CDS live đã được điền đầy đủ thông tin cần thiết
Page 74 Để bắt đầu kê khai hải quan điện tử, sau khi đã đăng nhập vào hệ thống và chọn tạo mới tờ khai nhập, nhân viên lên tờ khai phải điền các thông tin đầy đủ trên trang thơng tin chính. Những thơng tin này sẽ được trích lọc trên hợp đồng, invoice, packing list, B/L….
Page 75
Hình 2.2 : Trang thơng tin phụ của phần mềm kê khai hải quan điện tử CDS live ( đã được điền đầy đủ những thông tin về cảng xếp hàng, người vận chuyển, người nhận hàng
Page 76 Sau khi đã nhập và lưu thơng tin chính tr6n hệ thống, nhân viên tờ khai phải tiếp tục mở trang thông tin phụ và điền vào những thông tin mà phần mềm bắt buộc không được để trống. Khi đã điền đầu đủ thơng tin thì phần mềm mới cho phép lưu và kết thúc thao tác tại trang này.
Page 77
Hình 2.3 : Trang danh sách mặt hàng trên phần mềm khai báo hải quan điện tử CDS live
Page 78 Khi nhập thông tin về mặt hàng phải chúy ý việc kê khai tên hàng hóa chi tiết, cụ thể, mã HS phải chính xác và các thơng tin bắt buộc về thuế. Khi nhập số lượng và đơn giá, phần mềm sẽ tự động tính thành tiền. Khi nhập nhân viên phải kiểm tra cNn thận, tránh tình trạng sai sót như sai chính tả, nhập nhầm, nhập sai, nhập thiếu tên hàng khi có quá nhiều mặt hàng. Đặc biệt phải nhập và kiểm tra đơn giá thật kỹ trước khi lưu.
Page 79
Page 80 Nhân viên tờ khai sẽ chọn những mặt hàng cần phân bổ chi phí để tính phân bổ trước khi tính thuế.Và sau mỗi lần thay đổi dữ liệu về hàng hóa, phải phân bổ lại chi phí và tính thuế lại trước khi lưu. Nếu khơng phần mềm sẽ xem như là khơng phân bổ chi phí vào giá trị hàng hóa
Sau khi đã nhập đầy đủ các thơng tin vào các trang trên, thì phần mềm sẽ tự động trích lọc các thơng tin phù hợp để kê vào các trang vận đơn, hóa đơn thương mại, hợp đồng thương mại. Nhân viên kê tờ khai phải mở các giao diện này lên và lưu lại các thông tin trong các trang. Điều này giúp cho việc kiểm tra của nhân viên hải quan được thuận tiện và nhanh chóng hơn
Page 81
Page 82 Những thông tin trên trang vận tải đơn như số vận đơn, ngày vận đơn, ngày xếp hàng, tên và số hiệu phương tiện vận tải, ngày khởi hành, ngày đến, nơi đi, điều kiện giao hàng, địa điểm giao hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng…sẽ được lấy từ những phần đã được điền ở các trang trước. Tuy nhiên cần chú ý: nếu hàng có nhiều container thì phải nhớ điền chính xác số hiệu container, số seal container cũng như tình trạng container và loại container. Những thông tin này sẽ được in ra thành bảng kê chi tiết container hàng hóa.
Page 83
Page 84 Những thơng tin chính trên trang này như số hóa đơn, ngày hóa đơn, mã số thuế người mua, tên người bán, đồng tiền thanh toán, điều kiện giao hàng…cũng được lấy từ những phần đã điền ở trên. Tuy nhiên, nhân viên cũng phải kiểm tra và xem xét lại những thông tin đã điền một lần nữa để xem những thơng tin này đã đúng chưa và có thể sửa chữa kịp thời trước khi truyền cho hải quan.
Page 85
Hình 2.7: trang hợp đồng thương mại của phần mềm kê khai hải quan điện tử CDS live
Page 86