Bao gồm các chứng từ và được sắp xếp theo thứ tự sau:
Tờ khai hải quan: 2 bản chính kèm theo phụ lục tờ khai, bảng kê số
container kèm theo tờ khai (trường hợp hàng có nhiều container) và tờ khai GATT. Tất cả đều phải có đóng dấu và ký tên xác nhận của doanh nghiệp. Tờ khai này được in ra từ phần mềm CDS live mà công ty sử dụng. Phần mềm sẽ có cả các trang phụ lục tờ khai cũng như tờ trị giá tính thuế
(Mẫu tờ khai đính kèm ở phần phụ lục)
Sales contract (Hợp đồng thương mại): 01 bản sao y có đóng dấu của doanh nghiệp. Trên hợp đồng này sẽ thể hiện tên người nhập khNu, nhà xuất khNu, số hợp đồng, ngày tháng năm ký hợp đồng. Diễn tả hàng hóa và giá cả. hợp đồng này còn thể hiện các điều kiện ràng buột và cả phương thức thanh tốn.
(MNu hợp đồng thương mại đính kèm ở phần phụ lục)
Invoice (Hóa đơn thương mại): 01 bản chính
Đây là cơ sở xác định giá trị hàng hóa và dựa vào đó để tính thuế theo quy định
(Mẫu hóa đơn thương mại, đính kèm ở phần phụ lục)
Packing list (Phiếu đóng gói): 01 bản chính
Đây la bảng liệt kê chi tiết hàng hóa cũng như số lượng và giá cả cụ thể của từng loại mặt hàng.
(Mẫu phiếu đóng gói, đính kèm ở phần phụ lục)
Giấy giới thiệu của doanh nghiệp:
Giấy giới thiệu rất quan trọng và hầu như bộ hồ sơ hải quan nào cũng cần có giấy giới thiệu. Trên giấy giới thiệu có đóng dấu và ký tên của Giám đốc, tên và chức vụ của nhân viên giao nhận…
Bill of lading (vận đơn): 01 bản copy có sao y dấu doanh nghiệp (phải được
Page 87 hãng tàu. Trên vận đơn sẽ có ghi tên tàu, số chuyến, cảng bốc, cảng dỡ, tên người xuất khNu, người nhập khNu, tên hàng, số lượng, trọng lượng hàng, ngày tàu chạy…Đây là những thông tin quan trọng mà nhân viên giao nhận cần lưu ý
(MNu vận đơn đính kèm ở phần phụ lục )
Certificate of Origin (Chứng nhận xuất xứ hàng hóa): 01 bản chính (nếu
có). Đây là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nó có vai trị như sau:
- Ưu đãi thuế quan: Xác định của xuất xứ hàng hóa sẽ xác định được đâu là hàng hóa được hưởng ưu đãi về thuế suất để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận được ký kết giữa các quốc gia.
- Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch: việc xác định xuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực sẽ dễ dàng hơn. Trên cơ sở đó các cơ quan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch.
- Xúc tiến thương mại: tùy theo quan hệ giữa Việt Nam với khu vực và thế giới mà có những C/O khác nhau. Nếu nhập từ các nước trong khu vực ASEAN thì phải có chứng nhận xuất xứ form D để được hưởng ưu đãi hiệp định về chương trình ưu đãi thuế quan (CEPT), xuất trình giấy chứng nhận này thì doanh nghiệp có thể được miễn thuế hoặc hưởng ưu đãi thuế quan từ 0%-5%. Hàng hóa được nhập khNu về từ những nước đã ký hiệp định ưu đãi thuế quan với Việt Nam nói riêng và các nước trong khối ASEAN nói chung thì doanh nghiệp sẽ được hưởng ưu đãi thuế quan tùy theo từng loại mặt hàng, tùy theo mức độ ưu đãi thuế của Việt Nam với các nước xuất khNu như: Form E (China - Asean), Form A-J (Japan - Asean), Form A-K (Korea – Asean), Form AAZ (Australia, New Zealand – Asean )…
(MNu C/O minh họa từ Australia về Việt Nam , đính kèm ở phần phụ lục Các giấy phép kiểm tra chất lượng (nếu có)
Page 88 (Mẫu đơn minh họa giấy đăng ký kiểm dịch của trung tâm đo lường chất lượng, đính kèm ở phần phụ lục.
2.3.4 Nhận lệnh giao hàng (Delivery Order)
Sau khi nhận được B/L và thông báo hàng đến của hãng tàu (Arrival Notice) do khách hàng gửi qua (thường là bản fax) thì nhân viên giao nhận của DACO sẽ mang B/L, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của công ty khách hàng đến hãng tàu để lấy lệnh. Như trong trường hợp của công ty Tân Việt Xuân đã nêu trên, do phương thức thanh toán là T/T (Transfer Telegraphic) nên nhân viên giao nhận của công ty chỉ cần mang theo những chứng từ nêu trên đến hãng tàu là đã có thể lấy D/O. Những chứng từ này cũng được sử dụng trong trường hợp phương thức thanh toán là nhờ thu chứng từ D/A (Document Acceptance), D/P (Document against Payment). Trong trường hợp phương thức thanh tốn bằng thư tín dụng L/C (Letter of Credit) thì phải mang theo vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng thay vì là vận đơn gốc thông thường hay vận đơn Surrender.
Hãng tàu sẽ kiểm tra nếu phù hợp và đúng thơng tin thì sẽ giao D/O cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận sẽ đóng lệ phí lấy D/O. Lệ phí D/O thơng thường sẽ bao gồm phí chứng từ, phí đại lý, phí vệ sinh container…
(Mẫu D/O, đính kèm ở phần phụ lục)
Thường thì bộ lệnh giao hàng gồm 04 hoặc 03 bản tùy theo từng hãng tàu cung cấp để khách hàng có thể tiến hành làm các thủ tục cược container, gia hạn, đối chiếu, in phiếu giao nhận container. Cần chú ý kiểm tra trên D/O được cấp phải có chữ ĐÃ THU TIỀN hoặc PAID của hãng tàu. Thông thường B/L mà nhân viên giao nhận nộp cho hãng tàu sẽ được giữ lại nhưng nếu là bill surrender thì hãng tàu khơng cần giữ lại. Sau khi đưa bộ D/O gốc cho nhân viên giao nhận, nhân viên của hãng tàu sẽ đưa một tờ D/O với nội dung tương tự cho nhân viên giao nhận ký tên và ghi số điện thoại để xác nhận đã nhận D/O gốc từ hãng tàu .
Page 89 Thông thường khi đi lấy lệnh, nhân viên giao nhận sẽ làm thủ tục cược container, làm giấy mượn container và đóng tiền cược container, đăng ký đưa container về đâu, đồng thời thỏa thuận trả container đúng hạn, đúng nơi quy định của hãng tàu. Số tiền cược container ở mỗi hãng tàu là khác nhau nên nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu trước để xem số tiền cược là bao nhiêu. Số tiền cược này sẽ bị trừ đi nếu cont có hư hỏng. Số tiền cịn lại sẽ được trả lại sau khi đã trả container rỗng về đúng nơi quy định của hãng tàu. Nếu tại cảng nhận hàng khơng có văn phịng của hãng tàu thì phải yêu cầu hãng tàu đóng dấu “HÀNG GIAO THẲNG” lên lệnh giao hàng. Vì nếu khơng có dấu “HÀNG GIAO THẲNG” thì phịng thương vụ ngồi cảng sẽ không cấp phiếu giao nhận container. Song song với việc lấy lệnh thì nhân viên giao hàng phải tiến hàng liên hệ với cảng để liểm tra xem hàng hóa đã đến cảng hay chưa
2.3.5 Chu n bị phương tiện vận tải để nhận hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thông thường khi ký hợp đồng dịch vụ với đối tác, DACO se chịu trách nhiệm luôn cả khoản thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa của khách hàng và sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán lại khi có hóa đơn. Các nhân viên giao nhận của DACO sẽ xem xét loại hàng, chất lượng, số lượng, đặc điểm, tính chất của hàng hóa để xem xét loại hàng, chất lượng, số lượng, đặc điểm, tính chất của hàng hóa để xem xét thuê phương tiện vận tải nào là phù hợp nhất và có thể đảm bảo hàng hóa ở trạng thái tốt nhất khi đến tay khách hàng. Địa điểm giao hàng ở kho hay ở một địa điểm nào khác là do công ty và khách hàng thỏa thuận trước. Nhân viên giao nhận của DACO sẽ chịu trách nhiệm việc giao hàng đến cho khách hàng. Vì vậy một nhân viên giao nhận muốn hoàn thành tốt việc giao nhận hàng hóa đến tay khách hàng một cách thuận lợi và làm hài lịng khách hàng nhất thì phải sắp xếp và bố trí thời gian hợp lý, sắp xếp phương tiện vận tải tránh những trường hợp hàng đã lấy ra mà chưa có phương tiện vận tải. Hơn thế nữa, nhân viên giao nhận phải liên hệ trước với khách hàng để xác định lại thời gian và địa điểm giao hàng trước khi khởi hành để tránh cho khách hàng phải chờ đợi. DACO có một cơng ty vận tải thành
Page 90 viên là Công ty trách nhiệm hữu hạn, giao nhận vận tải quốc tế Bảo Giao. Vì vậy mà DACO có thể chủ động hơn nhiều trong việc sắp xếp phương tiện vận tải để có thể giao hàng đúng nơi, đúng chỗ, đúng người, đúng thời hạn.
2.3.6 Làm thủ tục Hải quan hàng nhập kh u Sơ đồ 2.2: quy trình thủ tục hải quan hàng nhập kh u
ư
Bước 1: Đăng ký mở tờ khai hải quan
Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ đến chi cục hải quan đã đăng ký và nộp cho nhân viên tiếp nhận tại ô số đã được thông báo trên tờ khai hải quan điện tử đã được phân luồng. Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ kỹ lưỡng, hải quan sẽ nhập mã số thuế của doanh nghiệp trên hệ thống để kiểm tra xem doanh nghiệp có nợ thuế cũng như có được ân hạn thuế hay khơng.Nếu doanh nghiệp cịn nợ thuế thì hải quan sẽ in Giấy thông báo cưỡng chế thuế, doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế hoặc làm công văn xin nợ thuế thì mới có thể giải tỏa hàng hóa.
Sau khi hải quan nhập thông tin của doanh nghiệp vào máy, thông tin sẽ được xử lý và đưa ra mức độ kiểm tra hay còn gọi là kết quả phân luồng
Mức 1: (Luồng xanh): Miễn liểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu được phân luồng xanh và doanh nghiệp khơng nợ thuế, nhân viên giao nhận sẽ chỉ cần mang 2 tờ khai (có dán tem hải quan) kèm phụ lục tờ khai và tờ khai GATT (tất cả đều là bản chính có đóng dấu và ký tên xác Bước 1: Đăng ký mở tờ khai hải quan Bước 2: kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá hàng Bước 3: kiểm tra thực tế hàng hóa Bước 4: đóng lệ phí, đóng dấu thơng quan và nhận lại tờ khai Bước 5: phúc tập hồ sơ hải quan
Page 91 nhận của doanh nghiệp), mang đến hải quan được chỉ định để đóng dấu thơng quan là xong q trình mở tờ khai .
Mức 2: (Luồng vàng): Kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu lơ hàng có luồng vàng thì nhân viên giao nhận sẽ phải mang toàn bộ bộ hồ sơ hải quan đến chi cục hải quan để kiểm tra. Nếu lãnh đạo đồng ý với công chức hải quan ra mức độ này thì hồ sơ sẽ được chuyển đi tính thuế. Nếu lãnh đạo khơng đồng ý thì lãnh đạo sẽ ra mức độ thứ 3 hay còn gọi là luồng đỏ.
Mức 3: (Luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ phải mang đầy đủ bộ hồ sơ đến hài quan kiểm tra và đăng ký kiểm hóa. Mức 3 sẽ có 3 mức độ sau:
+ Kiểm tra tịn bộ hàng hóa
+ Kiểm tra 10% lô hàng, nếu không phát hiện sai phạm thi kết thúc kiểm tra, nếu có dấu hiệu vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
+ Kiểm tra 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
Cụ thể: Lô hàng Bột sữa gầy/ hàng mới 100% của Công ty Tân Việt Xuân mở tờ khai ở chi cục hải quan đầu tư TP.HCM phải kiểm 10% hàng hóa thực tế.
Bước 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá hàng hóa và thuế
Nhân viên giao nhận sau khi làm thủ tục đăng ký tờ khai sẽ chuyển bộ hồ sơ cho hải quan tính thuế. Hải quan tính thuế sẽ kiểm tra xem thuế đã được tình đúng hay chưa và ghi kết quả lên Phiếu ghi kết quả kiểm tra thuế. Nếu thuế đã được tính đúng thì sẽ tiếp tục thông quan cho doanh nghiệp. Nếu tờ khai của doanh nghiệp được phân luồng xanh thì hải quan tính thuế sẽ in số tiền phải thu để cho doanh nghiệp đóng thuế và kết thúc thủ tục .
Page 92 Nếu hồ sơ bị phân luồng vàng, đỏ thì hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nội dung kiểm tra bao gồm: Kiểm tra về số lượng, trọng lượng, đơn vị tính của hàng hóa, kiểm tra trị giá khao báo, mã HS, kiểm tra số tiền thuế phải nộp. Nếu hải quan kiểm tra bộ hồ sơ thấy khơng có vấn đề gì thì hải quan tính thuế sẽ ký tên, đóng dấu. Cịn nếu hải quan có nghi vấn gì thì bộ hồ sơ sẽ được chuyển cho lãnh đạo chi cục để xem xét và giải quyết. Lúc này Lãnh đạo chi cục hải quan có thể cho phép tạm giải phóng hàng, tham vấn giá hay yêu cầu giám định hàng hóa là tùy thuộc vào từng mặt hàng và từng trường hợp cụ thể .
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Sau khi được kiểm tra tính thuế xong, hải quan tính thuế sẽ chuyển hồ sơ sang cho cán bộ hải quan kiểm hóa. Lơ hàng Bột sữa gầy của cơng ty Tân Việt Xn được phân luồng đỏ, vì vậy lơ hàng sẽ phải kiểm hóa bằng máy soi trước khi được thơng quan .
Kiểm hóa có 2 hình thức:
- Kiểm bằng máy soi: chỉ thực hiện với hàng nguyên container và việc soi lô hàng này được thực hiện bằng xe của cảng, Để được kiểm hóa bằng máy soi thì nhân viên giao nhận cần phải đến phịng thương vụ cảng đăng ký chuyển bãi kiểm hóa và kiểm tra máy soi, sau đó cầm 01 bản chính và 01 bản photo D/O để đăng ký kiểm hóa máy soi. Nhân viên giao nhận phải đóng tiền ngay cho thu ngân và làm thủ tục chuyển hàng đến khu vực máy soi để tiến hành kiểm hóa. Nhân viên thương vụ cảng sẽ giữ lại bản sao và trả lại cho nhân viên giao nhận của cơng ty D/O bản chính.
Các bước kiểm hóa sẽ được tiến hành như sau: (Trích quyết định 1727/QĐ-TCHQ Bộ Tài Chính)
+ Cơng chức Hải quan nhận hồ sơ hải quan và nhận thông báo từ người khai hải quan đã tập kết đủ hàng thì scan tờ khai hải quan (khi việc
Page 93 truyền dữ liệu hồ sơ hải quan điện tư chưa đáp ứng) và bản kê chi tiết hàng hóa đồng thời nhập số liệu container vào hệ thống và thông báo bằng bộ đàm cho công chức Hải quan giám sát biết. Chuyển hồ sơ hải quan cho bộ phận phân tích hình ảnh soi chiếu
+ Công chức Hải quan tại Đội máy soi nhận được thơng báo thì hướng dẫn lái xe vận chuyển hàng hóa vào vị trí cổng camera để chụp số liệu container, cân điện tử (nếu có) và vào phịng soi chiếu .
+ Khi xe chở container đã vào vị trí sẵn sàng soi chiếu, Công chức hải quan giám sát hướng dẫn lái xe vào phịng chờ và thơng báo cho công chức vận hành máy soi biết để tiến hành soi chiếu theo đúng quy trình vận hành máy soi
+ Sau khi soi chiếu, công chức hải quan giám sát hướng dẫn lái xe vận chuyển hàng hóa đã soi chiếu ra khu vực tập kết, chờ kết luận của cơ quan hải quan.
+ Kết quả kiểm tra: Trường hợp hình ảnh soi chiếu đủ rõ, xác định được các nội dung cần kiểm tra, khơng có nghi vấn thì nhập kết luận “Hình ảnh qua máy soi khơng phát hiện nghi vấn, đề nghị thơng quan”.Trường hợp hình ảnh soi chiếu có nghi vấn thì đánh dấu vào vị trí nghi vấn trên ảnh và nhập kết luận:hình ảnh có nghi vấn…, đề nghị mở kiểm tra thủ công. Và tiếp tục thực hiện bước kiểm tra thủ công.
- Kiểm hóa thủ cơng (do cán bộ hải quan thực hiện): Nhân viên giao nhận lấy phiếu đăng ký kiểm hóa điền đầy đủ thơng tin về số tờ khai, tên công ty, số điện thoại và địa điểm kiểm hóa, ký tên xác nhận để đăng ký kiểm hóa cho lô hàng , bộ hồ sơ sẽ được chuyển đến cán bộ hải quan chịu trách nhiệm kiểm hóa để phân tỷ lệ kiểm tra hàng hóa. Và sẽ đưa cho lãnh đạo chi cục hải quan để duyệt tỷ lệ kiểm tra. Một lô hàng thông thường sẽ do 02 cán bộ hải quan kiểm tra. Tên và số điện thoại của cán bộ kiểm hóa sẽ được ghi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});