Tỷ trọng xuất nhập kh u hàng nguyên container FCL:
Bảng 2.9: Thống kê sản lượng xuất nhập kh u đối với hàng nguyên container FCL của công ty giai đoạn 2008-2012
(Đơn vị: TEU) Năm Hàng xuất kh u Hàng nhập kh u TEU Tỷ trọng TEU Tỷ trọng 2008 320 3.5% 365 8.22% 2009 491 5.32% 297 6.7% 2010 584 6.3% 697 15.7% 2011 3776 40.9% 1136 25.6% 2012 4052 43.9% 1945 43.8% Tổng 9223 100% 4440 100%
Page 66 (Nguồn: tổng hợp báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ của công ty DACO Logistics giai đoạn 2008-2012
Nhận xét: Đối với hàng nguyên container xuất khNu , tỷ trọng xuất khNu tăng
dần qua các năm, cao nhất là năm 2012 so với năm 2011 tăng 276 TEU tương ứng tăng 3.1%. Còn đối với hàng nhập khNu cũng tăng dần qua các năm và mạnh nhất là năm 2012 với tăng 809 TEU, ứng với tăng 19.8% . Trong những tháng đầu năm 2013, lượng khách hàng mới do bộ phận sale tìm kiếm tăng vọt, hứa hẹn năm 2013 là một mùa bội thu cho lượng háng nhập nguyên container.
Tỷ trọng xuất nhập kh u hàng lẻ LCL:
Bảng 2.10: Thống kê sản lượng xuất nhập kh u hàng lẻ LCL của công ty giai đoạn 2008-2012 (Đơn vị: CBM) Năm Hàng xuất kh u Hàng nhập kh u CBM Tỷ trọng CBM Tỷ trọng 2008 125 6.72% 569 3.5% 2009 170 9.1% 982 6.1% 2010 410 22% 1114 6.9% 2011 520 27.9% 6144 38.1% 2012 635 31.1% 7309 45.35% Tổng 1860 100% 16118 100%
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh dịch vụ của công ty DACO Logistics giai đoạn 2009-2012)
Page 67 • Đối với hàng lẻ là hàng xuất khNu : tỷ trọng xuất khNu tăng dần qua các năm, năm 2008-2009 tỷ trọng hàng lẻ xuất khNu tăng từ 125CBM lên 170 CBM là tăng 45 CBM tương ứng tỷ lệ tăng là 2.38% và đạt tỷ trọng cao nhất là năm 2012 với 635 CBM tăng so với năm 2011 là 115 CBM ứng với 36.6%. Từ năm 2009-2010, lượng hàng xuất khNu tăng từ 170 CBM lên đến 410 CBM là tăng 240 CBM ứng với tỷ trọng tăng lên là 13.8%. Từ năm 2010-2011, lượng hàng xuất khNu tăng từ 410 CBM lên 520 CBM là tăng 110 CBM ứng với tỷ trọng tăng là 6.37%
• Đối với hàng lẻ là hàng nhập khNu: Số lượng và tỷ trọng hàng lẻ nhập khNu cũng tăng dần qua các năm, và tăng mạnh nhất vào năm 2011 với 5035 CBM tương ứng tăng 32.3%. Năm 2008-2009, tỷ trọng hàng lả nhập khNu tăng từ 569 CBM lên 982 CBM là tăng 413CBM tương ứng với tỷ lệ tăng là 2.6% và từ năm 2009-2012, lượng hàng nhập khNu tăng từ 982 CBM lên 1114 CBM là tăng 132 CBM ứng với tăng 0.9% tỷ trọng.
Từ năm 2011-2012: lượng hàng nhập khNu tăng từ 6144 CBM lên 7309 CBM là tăng 1165 CBM ứng với tăng 7.5%
2.2 Giới thiệu về bộ phận thực tập
Phịng Logistics ở cơng ty DACO với những nhân viên ban đầu đươc tuyển là những nhân viên được điều từ phòng nhân sự và phòng chứng từ, đồng thời tuyển dụng những nhân viên có kinh nghiệm và khả năng làm việc từ các công ty khác về để dẫn dắt và quản lý phòng Logistics. Bên cạnh đó trưởng phịng Logistics sẽ chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm những nhân viên mới phù hợp với yêu cầu công việc thông qua việc nhận những sinh viên thực tập hoặc những sinh viên mới ra trường vào học việc tại phòng. Sau thời gian học việc, nếu nhân viên phù hợp và có mong muốn ở lại làm việc sẽ được nhận vào thử việc.
Trong toàn bộ hệ thống hoạt động của cơng ty, phịng Logistics chịu trách nhệm trực tiếp làm các thủ tục xuất nhập khNu, các thủ tục về hải quan cũng như xin giấy
Page 68 phép xuất nhập khNu, các giấy phép kiểm tra chất lượng. vận chuyển hàng hóa nếu khách hàng yêu cầu.
Trong phịng Logistics có 12 nhân viên giao nhận làm việc dưới sự hướng dẫn của trưởng phòng và thư ký trưởng phịng, 12 nhân viên giao nhận sẽ được phân cơng chịu trách nhiệm cho từng lô hàng cụ thể. Họ sẽ lo các khâu của lô hàng cho đến khi hoàn thành và sẽ báo cáo trực tiếp lại cho trưởng phịng tình hình của tửng khách hàng để trưởng phòng tiện việc sắp xếp và theo dõi tình hình cụ thể của từng lơ hàng và có hướng giải quyết thich hợp, kịp thời khi có vấn đề phát sinh.
2.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt
2.3.1 Tìm kiếm, thiết lập mối quan hệ giao dịch và ký kết hợp đồng dịch
vụ
Đây là công việc quan trọng trong cả quy trình giao nhận. Việc tìm kiếm khách hàng, bàn bạc và ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận là nhiệm vụ của bộ phận sales. Những nhân viên thuộc bộ phận này chịu trách nhiệm tìm kiếm những thơng tin về thị trường, thông tin về khách hàng. Những thông tin này thường được tìm kiếm thơng qua các khu công nghiệp, các công ty xuất nhập khNu đã và đang trong quá trình thành lập, các mối quan hệ mà những nhân viên sales tạo lập được…Và sau khi đã nắm bắt được thông tin của khách hàng tiềm năng, nhân viên sales sẽ tiến hành liên hệ với khách hàng qua điện thoại, email hay gặp mặt trực tiếp để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng một cách chính xác.Từ đó, nhân viên sales sẽ gửi bảng báo giá các dịch vụ cho khách hàng của mình
Thực tế cho thấy, đối với những khách hàng mới, trước khi ký hợp đồng chính thức cũng như thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng, thì cơng ty thường tiến hành làm trước một lơ hàng để đối tác có thể đánh giá khả năng làm việc của công ty. Và nếu khách hàng hài lịng thì sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ theo tháng, theo quý hay theo từng lơ hàng hóa. Trong hợp đồng bao gồm các điều khoản cơ bản :
Page 69 - Đại diện 2 bên A và B (A là công ty DACO Logistics)
- Các loại dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng - Phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán - Giá cả thực hiện mỗi lơ hàng
- Các phụ phí đính kèm
- Trách nhiệm pháp lý và các chi phí phát sinh là bên nào sẽ chịu
Tại cơng ty thì đa số các khoản phí như: phí kiểm dịch, phí kiểm hóa, kiểm định….là do cơng ty ứng trước rồi lấy hóa đơn để sau này thanh toán lại với khách hàng.
2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập
Để tránh tình trạng bị hải quan trả hồ sơ về thì trong quá trình thực hiện một lơ hàng nhập, nhân viên giao nhận phải nắm bắt được những chứng từ cần thiết cho lơ hàng mà mình đang làm. Khi nhận được thơng báo của khách hàng về lơ hàng mà mình chịu trách nhiệm, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng để lấy bộ chứng từ gốc. Đây là những chứng từ cần thiết để có thể lên tờ khai hải quan hàng nhập khNu. Khi nhận bộ chứng từ, nhân viên giao nhận phải kiểm tra những thông tin trên các chứng từ này đã trùng khớp với nhau hay chưa để khi thực hiện quá trình khai hải quan có thể nhanh chóng và thuận lợi, tránh gây phiền phức cho khách hàng nhiều lần.
Trên thực tế đối với những khách hàng quen thuộc với công ty và nhân viên giao nhận cũng đã quen thuộc với những thủ tục giấy tờ về những lô hàng của các cơng ty này, thì những khách hàng này sẽ gửi trước thông tin của lô hàng như: hợp đồng, invoice, packing list, B/L cho nhân viên giao nhận bằng email hoặc fax để nhân viên có thể lên tờ khai hải quan điện tử trước và truyền hải quan để có kết quả phân luồng, sau đó in tờ khai cho khách hàng đóng dấu, ký tên.Việc này giúp làm giảm thời gian cho việc đăng ký tờ khai.Những chứng từ bản gốc và những chứng từ liên
Page 70 quan khác nhân viên giao nhận sẽ lấy cùng với tờ khai đã được doanh nghiệp đóng dấu để thuận tiện cho cả nhân viên giao nhận và khách hàng.
Việc kiểm tra chứng từ phải thật cNn thận và chính xác, việc này giúp cho công ty cũng như khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí. Nhân viên giao nhận phải kiểm tra tất cả các thông tin trên hợp đồng, invoice, packing list …xem có trùng khớp với nhau hay khơng. Đồng thời phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ để có thể hồn thành cơng việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí lưu kho, bãi …Trong q trình kiểm tra, nếu thấy có sai sót, nhầm lẫn, nhân viên giao nhận phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh
Nghiên cứu các mặt hàng nhập khNu: Đây là khâu quan trọng trong công tác chuNn bị hàng, nghiên cứu mặt hàng nhập khNu là nắm được các tính chất, cơng dụng, kích thước của mặt hàng. Mục đích của việc nghiên cứu hàng hóa là có thể hiểu đúng về hàng hóa và sử dụng đúng tên gọi từ đó có thể sử dụng mã áp thuế (mã HS) chính xác. Việc nghiên cứu hàng hóa này giúp nhân viên giao nhận có thể nhận đúng hàng, tránh trường hợp hàng nhận về không trùng hợp hoặc không khớp với số lượng trên hợp đồng. Trong trường hợp nhân viên giao nhận không kiểm tra cNn thận thì khi gặp sai sót, nhân viên giao nhận phải chịu trách nhiệm và những chi phí về thiệt hại cơng ty sẽ phải chịu hồn tồn nếu khách hàng khơng đồng ý chi . Ví dụ về lơ hàng “Bột sữa gầy (SKIM MILK POWER MEDIUM HEAT UHT)/Hàng mới 100%”
2.3.3 Chu n bị hồ sơ khai báo hải quan