Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ tấn thành

ĐẠI HỌC HUẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN – TÀI CHÍNH               KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH NGUYỄN THỊ MỸ LINH NIÊN KHÓA 2017 - 2021 ĐẠI HỌC HUẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH               KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH Sinh viên thực hiện: Giáo viên hƣớng dẫn: Nguyễn Thị Mỹ Linh ThS Nguyễn Trà Ngân Lớp: K51C Kiểm toán Niên khóa: 2017 – 2021 HUẾ, 2021 Lời Cảm Ơ Sau thời gian thực tập Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành, đến đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình Bán hàng – Thu tiền Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành” hồn thành Để hồn thành khóa luận này, ngồi nỗ lực thân, tơi nhận quan tâm, giúp đỡ, động viên nhiều cá nhân tập thể Trước hết, xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa, thầy trường tận tình dạy bảo, giúp đỡ tơi q trình năm học tập trường Đặc biệt tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Th.S Nguyễn Trà Ngân tận tình bảo giúp đỡ tơi suốt q trình làm Khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giám đốc Công ty, anh chị nhân viên Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành tạo điều kiện thuận lợi cho thực tập, khảo sát thu thập số liệu Công ty Cuối cùng, xin cảm ơn người thân gia đình bạn bè động viên, an ủi đồng hành tơi để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Mặc dù cố gắng, thời gian thực tập có hạn, trình độ chun mơn cịn nhiều hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, mong góp ý thầy cô giáo bạn sinh viên để báo cáo hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Huế, tháng 01 năm 2021 Sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Linh i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG vi DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƢU ĐỒ vi DANH MỤC BIỂU vii DANH MỤC KÝ HIỆU viii PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 1.1 Những vấn đề hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội 1.1.4 Các phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội 1.1.4.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 12 1.1.4.4 Thông tin truyền thông 14 1.1.4.5 Giám sát 15 1.1.5 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội 16 ii 1.2 Khái quát kiểm soát nội chu trình Bán Hàng – Thu tiền 17 1.2.1 Khái quát chu trình Bán hàng – Thu tiền 17 1.2.2 Các sai phạm thƣờng xảy chu trình Bán hàng - Thu tiền 18 1.2.3 Mục tiêu kiểm sốt chu trình Bán hàng – Thu tiền 19 1.2.4 Một số thủ thuật gian lận thƣờng gặp chu trình Bán hàng – Thu tiền 20 1.2.4.1 Gian lận khâu xét duyệt bán hàng 20 1.2.4.2 Biển thủ tiền bán hàng thu đƣợc 21 1.2.4.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả mua hàng trả chậm 21 1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu chu trình Bán hàng – Thu tiền 22 1.2.5.1 Thủ tục kiểm soát chung 22 1.2.5.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể 24 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH 28 2.1 Khái quát vê Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành 28 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 28 2.1.2 Phƣơng châm hoạt động 29 2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 29 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 30 2.1.5 Các sách kế tốn áp dụng 32 2.1.6 Tình hình nguồn lực nhân 2018-2019 34 2.1.7 Kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2019 35 2.2 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình Bán hàng - Thu tiền Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 39 2.2.1 Mô tả chu trình Bán hàng – Thu tiền Cơng ty TNHH TM & DV Tấn Thành 39 2.2.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 57 2.2.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 57 iii 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 66 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 70 2.2.2.4 Thông tin truyền thông 75 2.2.2.5 Giám sát 75 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GĨP PHẦN HỒN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TẤN THÀNH 76 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 76 3.1.1 Ƣu điểm 76 3.1.2 Hạn chế 80 3.2 Đề xuất giải pháp góp phần hồn thiện quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 84 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 92 Kết luận 92 Kiến nghị 93 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 iv DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn TM & DV Thƣơng mại & dịch vụ KSNB Kiểm soát nội HĐQT Hội đồng quản trị GTGT Giá trị gia tăng DĐH Đơn đặt hàng DMS Distribution management system Hệ thống quản lý kênh phân phối HTK Hàng tồn kho KH Khách hàng PXK Phiếu xuất kho BCGH Báo cáo giao hàng QTXH Quá trình xuất hàng QTGH Quá trình giao hàng BCTC Báo cáo tài v DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Sai phạm xảy chu trình Bán hàng –Thu tiền 18 Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát giai đoạn 20 Bảng 2.1 Tình hình lao động Cơng ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019.34 Bảng 2.2 Tình hình cấu Tài sản, Nguồn vốn Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-2019 36 Bảng 2.3 Tình hình kinh doanh Cơng ty TNHH TM & DV Tấn Thành năm 2018-201938 Bảng 2.4 Chƣơng trình khuyến Tháng 11 & Tháng 12 nhãn hàng Yến Việt 69 Bảng 2.5 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 73 Bảng 3.1 Bảng mơ tả mã hóa tên khách hàng 83 DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƢU ĐỒ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 30 Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung 33 Lƣu đồ 2.1 Lƣu đồ mơ tả quy trình Bán hàng – thu tiền 86 vi DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1 Bảng báo giá Siêu Thị Gia Lạc nhãn hàng Bibica 17/11/2020 40 Biểu 2.2 Đơn Đặt hàng Gia Lạc ngày 17/11/2020 41 Biểu 2.3 Thơng báo chƣơng trình trƣng bày Số: 001582/2020/PANCG-TB 43 Biểu 2.4 Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu nhãn BB ngày 16/11/2020 44 Biểu 2.5 Phiếu xuất kho bán hàng số BB105/11 46 Biểu 2.6 Phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng Nam TP 17/11/2020 47 Biểu 2.7 Báo cáo giao hàng tuyến Nam TP 49 Biểu 2.8 Hóa đơn GTGT số 0001072 53 Biểu 2.9 Phiếu thu tay số 65/12 54 Biểu 2.10 Phiếu thu Misa số 65/12 55 Biểu 2.11 Báo cáo công nợ ngày 17/11/2020 56 Biểu 2.12 Bảng chấm công máy nhân viên Võ Thị Mỹ Trinh 59 Biểu 2.13 Chi tiết bảng lƣơng tháng 9/2020 Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành 66 Biểu 3.1 Mẫu tờ trình xét duyệt cơng nợ 88 Biểu 3.2 Mẫu Đơn đặt hàng 89 vii DANH MỤC KÝ HIỆU Bắt đầu kết thúc quy trình Cơng việc thực Chứng từ Tập tin liệu Điểm định nhà quản lý Đối chiếu viii biện pháp kiểm sốt thực có đƣợc thực đạt đƣợc mục tiêu đề hay chƣa? 3.1.2 Hạn chế Công ty Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành với quy mô hoạt động ngày đƣợc mở rộng nhiên thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng, thu tiền nhìn chung số hạn chế, cụ thể nhƣ sau: a Mơi trƣờng kiểm sốt Hình thức khen thƣởng kỷ luật đƣợc thể theo quy định chung mang tính tổng thể, cần có văn chi tiết cụ thể quy chế khen thƣởng hay xử phạt không phụ thuộc vào đánh giá chủ quan Giám đốc Chƣa triệt để khâu quản lý áp dụng hệ thống máy chấm công phát sinh thêm công việc không cần thiết cho kế tốn trƣởng Đồng thời, Giám đốc khơng thể kiểm sốt xác thời gian nhân viên làm tan ca Cơng ty cách xác Nhân viên không ký kết hợp đồng lao động khối lƣợng công việc lớn nhiên mức lƣơng thƣởng cịn thấp so việc đơn phƣơng chấm dứt hợp đồng xảy lúc dẫn tới tình trạng cơng việc khơng đƣợc bàn giao, công nợ khách hàng không đƣợc xác nhận, thiếu nhân cho nhãn hàng đó… b Đánh giá rủi ro Khí hậu ngày khắc nghiệt mƣa bão, lũ lụt thƣờng xuyên Tháng 11 vừa qua chƣa chuẩn bị phƣơng án đối phó kịp thời, Cơng ty bị thất tài sản lớn sốc nƣớc mái tơn chảy ngƣợc vào kho tầng 2, nƣớc dâng cao ngập kho hàng tầng Đặc biệt Công ty nằm vị trí thấp trũng dễ ngập lụt thành phố Huế nên thời điểm hàng hóa cần tiêu thụ mạnh, khan Cơng ty khơng thể giao hàng đƣợc lƣợng tồn kho đảm bảo cung cấp dẫn tới khách hàng chọn nhà cung cấp khác để kịp có nguồn hàng bán Cơng ty vừa bị giảm doanh thu, vừa bị khách hàng thời gian 80 c Hoạt động kiểm soát Các thủ tục kiểm sốt mà Cơng ty đƣa hữu hiệu, nhiên số hạn chế cần khắc phục: - Giai đoạn tiếp nhận xử lý ĐĐH: + Hiện phận kế toán bán hàng trực tiếp xét duyệt tín dụng, chƣa có phận độc lập xét duyệt sách nhƣ hạn mức cụ thể quy định mức xét duyệt bán chịu cho khách hàng Xét với khối lƣợng đơn hàng, ngày kế toán xử lý gần 100 đơn hàng khơng có hạn mức tín dụng cụ thể việc xét duyệt chủ quan từ kế tốn dẫn tới xét duyệt đơn hàng cho khách hàng khơng có khả chi trả Hiện nay, Cơng ty chƣa có tình trạng nhân viên kế tốn liên kết với khách hàng xét duyệt vƣợt tín dụng để hƣởng hoa hồng từ khách hàng nhƣng Công ty nên có biện pháp phịng tránh rủi ro + Các ĐĐH nhân viên gửi hay khách hàng liên lạc qua Zalo, đƣờng dây nóng khơng bắt buộc theo mẫu định, không đƣợc đánh số thứ tự dẫn tới khơng có chứng từ lƣu trữ để đối chiếu kiểm tra có cố phát sinh + Bộ phận kế toán bán hàng vừa xử lý đơn hàng, xét duyệt tín dụng, lập phiếu xuất kho đồng thời ngƣời trực tiếp xử lý vấn đề trực tiếp với khách hàng phát sinh dẫn tới áp lực công việc lớn khả gian lận, sai sót cao - Giai đoạn xuất kho giao hàng: + Bộ phận giao hàng hay chƣa ký xác nhận vào chứng từ bán hàng cần thiết, dẫn tới hàng hóa kho bị xuất dƣ hay xuất thiếu quy trách nhiệm cho cá nhân + Bộ phận kho xuất hàng cịn tồn tình trạng thừa hàng, thiếu hàng, sai chủng loại dẫn tới giao cho khách hàng không yêu cầu nhƣ kho khả kiểm sốt hàng hóa + Hóa đơn GTGT đƣợc lập lập phiếu xuất kho bán hàng mà chƣa có xác nhận trực tiếp từ khách hàng mà thông qua nhân viên kinh doanh dẫn tới 81 hóa đơn bị hủy khách hàng từ chối nhận hàng + Hóa đơn GTGT đƣợc lập sau ngày giao hàng dẫn tới kế tốn trƣởng qn lập lập trùng khơng có quy định thời gian lập hóa đơn cụ thể + Các chứng từ bán hàng (phiếu xuất kho bán hàng, báo cáo giao hàng…) đƣợc ký xác nhận từ phận kế toán bán hàng khơng có xác nhận từ phận cao dẫn tới tình trạng phận bán hàng cấu kết với phận kho xuất hàng không mục đích, để tƣ lợi cá nhân - Giai đoạn thu tiền theo dõi nợ phải thu + Công ty chƣa có sách khuyến khích khách hàng chuyển khoản mà khoản thu thu tiền mặt, kế tốn bán hàng thu tiền thủ quỹ vắng mặt chủ yếu nên việc thất thoát tiền mặt lớn + Phiếu thu có hai liên: Liên 1: Thủ quỹ, Liên 2: Kế tốn bán hàng mà khơng có liên cho khách hàng dẫn tới thủ quỹ kế tốn thông đồng xé phiếu thu, ghi nhận khách hàng chƣa toán + Phiếu thu tay thu nội Cơng ty khơng có ký nhận thủ quỹ hay mộc đóng dấu thu tiền có chữ ký nhân viên giao hàng dẫn đến việc thủ quỹ gian lận tiền hàng lúc làm việc sai sót dẫn tới tranh chấp khơng đáng có xảy thủ quỹ giao hàng + Hiện nay, nhãn hàng Công ty đƣợc theo dõi lên đơn hàng hoàn toàn độc lập, khách hàng nhãn hàng đƣợc ký hiệu tên khác Dẫn tới lên đơn hàng, cơng nợ nhãn hàng khơng vƣợt mức tín dụng nhƣng xét tổng thể khách hàng rơi vào tình trạng khả tốn.Cụ thể cơng nợ Khách hàng Siêu Thị Gia Lạc 82 Bảng 3.1 Bảng mơ tả mã hóa tên khách hàng Nhãn hàng Mã khách hàng Bibica BB25 Yến YEN005 SML SML9002 Tên khách hàng Địa SIÊU THỊ TL10 PHÚ THƢỢNG - GIA LẠC PHÚ VANG -TT HUẾ Siêu Thị Gia Lạc ST GIA LẠC Nợ phải trả tới ngày 16/11/2020 TL10 4.320.000 TL10 3.535.000 Cùng khách hàng nhƣng có mã nhãn hàng, ký hiệu tên địa khác dẫn tới xét duyệt tín dụng kế tốn bán hàng vào nợ phải trả nhãn khơng có tổng cơng nợ mà Siêu Thị Gia Lạc nợ Cơng ty Xét mức tín dụng nhãn hàng, siêu thị Gia Lạc đủ điều kiện đƣợc kế toán bán hàng xét duyệt đơn đặt hàng Nhƣng xét tổng công nợ 7.855.000 đồng vƣợt mức ủy quyền kế tốn xét duyệt tín dụng + Cơng ty chƣa lập dự phịng phải thu khó địi dẫn tới Cơng ty phát sinh chi phí khách hàng hay nhân viên kinh doanh trốn nợ d.Thông tin truyền thông - Công ty chƣa có phận thu thập kênh thơng tin bên đối thủ cạnh tranh, đối tác hay khảo sát nhu cầu khách hàng nên số lƣợng khách hàng Cơng ty cịn bị hạn chế so với mục tiêu đề - Hiện tại, nhân viên Công ty trao đổi truyền đạt thông tin qua zalo cho hoạt động dẫn tới có cố nhƣ: điện thoại hết pin, văn phịng Cơng ty điện, lỗi mạng nguồn thông tin bị gián đoạn, gây ảnh hƣởng tới hoạt động bán hàng Công ty 83 e Giám sát Công ty giám sát thƣờng xuyên thông qua nhận định chủ quan Giám đốc dựa vào thực trạng Cơng ty mà khơng có phận độc lập khác tham gia giám sát 3.2 Đề xuất giải pháp góp phần hồn thiện quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành Cùng với ƣu điểm hạn chế đƣợc phân tích cho thấy hệ thống kiểm sốt nội Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành cịn có số mặt thiếu sót định Với hy vọng chu trình bán hàng – thu tiền hồn thiện hiệu hơn, thân tơi xin đề xuất số biện pháp cải thiện sau đây: a Mơi trƣờng kiểm sốt - Cơng ty nên ban hành phổ biến định tiêu chí khen thƣởng kỷ luật văn cụ thể để từ việc khen thƣởng kỷ luật thuyết phục - Bắt buộc cam kết thực nghiêm túc việc chấm công máy giúp giảm khối lƣợng cơng việc cho kế tốn đồng thời Giám đốc Cơng ty xem xét cuối tháng nên thƣởng cho nhân viên làm giờ, nhân viên tan ca trễ hay không? Lý sao? - Thực ký kết hợp đồng lao đồng tuyển dụng để đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ cho hai bên - Công ty nên giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán bán hàng cách khác nhau: tuyển dụng thêm nhân để việc phân chia quyền hạn trách nhiệm có hiệu hơn, xây dựng lại sách lƣơng phù hợp với khối lƣợng thời gian làm việc nhân viên… - Xây dựng sách tuyển dụng phận kế toán Cụ thể nên yêu cầu trình độ từ Đại học trở lên thay trình độ Trung cấp, Cao đẳng 84 b Đánh giá rủi ro Sử dụng biện pháp phịng chống bão, lũ kịp thời (kê hàng hóa lên cao tránh ngập lụt, di dời hàng hóa khu vực tầng tránh vị trí có biểu xóc nƣớc….) tinh thần chủ động phịng tránh c Hoạt động kiểm soát Dƣới đề xuất chu trình bán hàng thu tiền mà xây dựng dựa đặc điểm Công ty kiến thức mà thân đƣợc truyền đạt ghế nhà trƣờng 85 Lƣu đồ 2.1 Lƣu đồ mô tả quy trình Bán hàng – thu tiền Giám đốc Phê duyệt tờ trình Tờ trình Đồng ý Khơng Bộ phận xét duyệt tín dụng Phê duyệt tờ trình T trình Hạn mức Khơng Lập HĐ Kế tốn Đồng ý trƣởng Kế toán bán hàng Nhân viên kinh doanh Xác minh KH Kiểm tra khơng tín dụng KH Hạn mức ĐĐH Bắt đầu Không Đối chiếu HTK Lập tờ trình Tờ trình GTGT HĐ GTGT Lập phiếu xuất kho Lƣu chứng từ Ghi nhận doanh thu PXK, ĐĐH Misa PXK, ĐĐH, PT Tiếp cận KH, lên ĐĐ H PXK, ĐĐH, PT, HĐ ĐĐH Đối chiếu HTK Kho Lập báo cáo giao hàng PXK, ĐĐH BCGH 86 QTXH QTGH Kết thúc - Xây dựng ban hành sách xét duyệt bán chịu rõ ràng hạn mức bán chịu thời hạn toán kênh bán hàng Làm cho phận xét duyệt chủ động việc xét duyệt giải thích đơn hàng bị từ chối với khách hàng Đồng thời Giám đốc Cơng ty dễ dàng kiểm soát danh sách khách hàng thƣờng xuyên hạn để có biện pháp xử lý kịp thời & xử lý nghiêm trƣờng hợp nhân viên xét duyệt làm sai quy định - Tuyển dụng đào tạo phận xét duyệt tín dụng riêng biệt Từ giảm áp lực cơng việc cho phận kế tốn – bán hàng đồng thời giúp cho việc xét duyệt tín dụng đƣợc xác hạn chế rủi ro nợ phải thu khó địi nhiều Phịng tránh trƣờng hợp kế toán bán hàng xét duyệt cho khách hàng khơng đủ khả tốn nhận lợi ích riêng từ khách hàng Đồng thời, tách biệt đƣợc phận xét duyệt với phận kế toán bán hàng nguyên tắc bất kiêm nhiệm đƣợc áp dụng hữu hiệu - Với khối lƣợng đơn hàng lớn thƣờng xuyên, sau ban hành sách xét duyệt, Giám đốc Công ty nên ủy quyền xét duyệt cho phận kế toán bán hàng phận xét duyệt tín dụng Khi vƣợt hạn mức tín dụng kế tốn bán hàng đƣợc phép phê duyệt 3.00.00 đồng, kế toán bán hàng cần lập tờ trình thành liên, trình cho phận xét duyệt tín dụng Nếu phận xét duyệt tín dụng đồng ý, ký xác nhận vào tờ trình chuyển cho kế toán tiếp tục xử lý đơn hàng Nếu vƣợt mức quy định 15.000.000 đồng, phận tín dụng trình tờ trình lên Giám đốc Cơng ty Nếu tờ trình đƣợc xét duyệt đồng ý, kế toán bán hàng tiếp tục xử lý đơn hàng Nếu không đồng ý, kế toán bán hàng từ chối đơn hàng khác hàng thông qua nhân viên kinh doanh 87 Biểu 3.1 Mẫu tờ trình xét duyệt cơng nợ NPP TẤN THÀNH Liên:…………… Trụ sở chính: 379 Phạm Văn Đồng, Phú Vang, TT Huế VP kho: Tỉnh lộ 10 nối dài, Phú Mỹ, Phú Vang, TT Huế SĐT: 0234 3679999 *DĐ: 0905 006 399 - 0905 006 399 TỜ TRÌNH XÉT DUYỆT CƠNG NỢ Ngày tháng năm 2020 Kế toán bán hàng:……………………………………………………………………… Nhãn hàng:……………………………………………………………………………… Căn vào sách cơng nợ, dƣới danh sách khách hàng vƣợt mức công nợ nhƣng có phát sinh đơn hàng nhƣ sau: STT Mã KH Giá trị đơn hàng Khách hàng Công nợ Ý kiến BP xét duyệt Tổng tiền Kế toán bán hàng Bộ phận xét duyệt 88 Giám đốc - Bắt buộc áp dụng mẫu ĐĐH chuẩn cho toàn thể nhân viên nhƣ khách hàng, thống công tác biểu mẫu để thuận tiện việc áp dụng, lƣu trữ tìm kiếm Đối với đơn hàng qua điện thoại hay Zalo, kế toán bán hàng phải in trình kế tốn trƣởng ký duyệt lƣu lại phận tránh trƣờng hợp kế toán biển thủ tiền khách hàng nộp đồng thời xóa phiếu xuất kho hệ thống lúc khơng có để đối chiếu kiểm tra Biểu 3.2 Mẫu Đơn đặt hàng ĐƠN ĐẶT HÀNG (Kiêm phiếu xuất kho … ) Chuyên phân phối: Sữa Nutifood, Yến Việt, Smart life, DKSH, Bibica, Dầu ăn két, Đƣờng biên Hòa, Cà phê Classic, Satori NPP TẤN THÀNH Trụ sở chính: 379 Phạm Văn Đồng, Phú Vang, TT Huế Ngày tháng năm 2021 VP kho: Tỉnh lộ 10 nối dài, Phú Mỹ, Phú Vang, TT Huế SĐT: 0234 3679999 *DĐ: 0905 006 399 - 0905 006 399 Tên Khách hàng:……………………………………………… Ngày đặt hàng:……… Địa chỉ: Thời gian giao hàng:… Số ĐT ………………………………………………… ……… STT Sản phẩm ĐVT Số lƣợng Đơn giá Hạn toán:……… Khuyến Thành Tiền ( có VAT) Tổng tiền toán Viết chữ: Khách hàng NVBH Thủ kho 89 NVGH Kế tốn - Hóa đơn GTGT nên đƣợc lập gửi qua Mail sau hàng hóa đƣợc giao cho khách hàng đƣợc khách hàng xác nhận phiếu xuất kho tránh tình trạng khách hàng từ chối nhận hàng, dẫn tới phải hủy hóa đơn xuất trƣớc - Tách biệt chức bán hàng – thu tiền – thủ quỹ giúp hạn chế việc kế toán bán hàng chiếm đoạt số tiền thu đƣợc xóa phiếu bán hàng ngày Công ty nên bổ sung thêm nhân thu tiền độc lập với thủ quỹ cá nhân đảm nhận hai chức khả xảy gian lận cao - Yêu cầu phận giao hàng ký vào tất chứng từ có phát sinh liên quan tới phận tránh trƣờng hợp hàng hóa xuất kho khơng có chứng từ đảm bảo trách phận giao hàng số lƣợng hàng hóa xuất - Chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu tổng hợp bán hàng báo cáo giao hàng nên đƣợc đóng dấu mọc “Đã xuất kho” hạn chế trƣờng hợp đơn hàng nhƣng xuất hai lần - Phiếu thu phải đƣợc lập thành liên có giá trị có chữ ký đầy đủ thủ quỹ, ngƣời thu ngƣời nộp tiền đồng thời đóng dấu mọc “ Đã thu tiền” thực xong giao dịch Kế toán sử dụng liên vào phiếu thu hệ thống Misa, Thủ quỹ giữ liên để ghi sổ quỹ, liên lại giao cho khách hàng Cuối ngày tất phiếu thu gốc phải đƣợc lƣu theo phận kế tốn - Lập khoản dự phịng phải thu khó địi hàng năm tránh trƣờng hợp kiểm sốt khoản nợ xấu thu hồi - Đồng hóa tồn mã khách hàng theo khn mẫu chung, thuận tiện việc theo dõi kiểm sốt cơng nợ khách hàng - Xây dựng sách quy trình xóa sổ khỏan nợ khơng thể thu hồi cách chi tiết cụ thể tránh việc chiếm đoạt tiền hàng, cho khách hàng vào danh sách nợ xấu tự ý xóa sổ nợ - Xây dựng khả giám sát chéo phận kế toán hàng – phận giao hàng – phận kho 90 Ví dụ: - Bộ phận kế tốn bán hàng – Bộ phận kho: Thực đối chiếu độc lập số liệu tồn kho hàng ngày thông qua hệ thống chính: Misa – Dms – Thực tế kho đảm bảo số liệu kho khớp hệ thống Khi có chênh lệch, Thủ kho rà soát lại số lƣợng đơn hàng xuất kho thơng qua phiếu xuất kho, Kế tốn kho kiểm tra lại số lƣợng đơn hàng hệ thống Misa có bị bỏ ghi hay xóa sổ hay không? d Thông tin truyền thông - Xây dựng phận quản lý thị trƣờng để nắm bắt thơng tin bên ngồi cách nhanh chóng xác hơn: Nắm bắt chiến lƣợc kinh doanh đối thủ cạnh tranh, giá cá, khảo sát nhu cầu khách hàng, xử lý trực tiếp vƣớng mắc khách hàng vấp phải…… - Công ty nên xây dựng kênh truyền thơng (website, facebook,….) để quảng bá hình ảnh đơn vị từ khách hàng biết tới doanh nghiệp nhiều - Ngồi Zalo, Cơng ty nên xây dựng thiết kế ứng dụng quản lý nhà phân phối từ xa Tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đặt hàng Giám đốc nắm bắt thông tin đơn hàng găp vấn đề cách tổng quát lúc thay đợi báo cáo nhân viên giao hàng vào cuối ngày e Giám sát Hằng năm, Công ty nên thuê phận kiểm toán độc lập, kiểm tra đánh giá lại Hệ thống KSNB giúp phát rủi ro, yếu khâu vận hành để từ xây dựng đƣợc hệ thống KSNB vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí, vừa mang lại đƣợc độ hiệu tối ƣu nhất, hệ thống phù hợp nhƣng phải đầy đủ chức 91 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Nếu nói khách hàng nhân lực nguồn tài nguyên quan trọng doanh nghiệp hệ thống KSNB nhân tố quan trọng để trì phát triển hai nhân tố trên.Tuy nhiên nay, đa số doanh nghiệp chƣa xây dựng vận hành vào doanh nghiệp doanh nghiệp xây dựng nhƣng chƣa áp dụng triệt để hoàn toàn đơn vị Nhận thấy thực trạng này, nên thực đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình Bán hàng – Thu tiền Cơng ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành” Các mục tiêu mà đề tài đạt đƣợc nhƣ sau: Một là, đề tài hệ thống hóa sở lý luận chung hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Hai là, đề tài tìm hiểu thực trạng thiết kế vận hành kiểm sốt hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền thực Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành Ba là, đề tài đề xuất số giải pháp góp phần hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành Tuy nhiên thời gian nghiên cứu hạn hẹp, tảng, kiến thức thân chƣa vững số lý khách quan quản lý thông tin nội Công ty nên nắm bắt đƣợc toàn số liệu chứng từ dẫn tới đề tài cịn tồn tài nhiều thiếu sót định Đề tài : “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình Bán hàng – Thu tiền Cơng ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành” nhƣng chƣa sâu vào phân tích đƣợc lợi ích hạn chế sử dụng & quản lý song song hệ thống bán hàng DMS phần mềm kế tốn Misa Bên cạnh đó, đề tài chƣa nghiên cứu đƣợc quy trình hạch tốn, phân tích hàng ứng trƣớc trả sau từ Công ty cho khách hàng giao hàng 92 Kiến nghị Sau trình thực tập Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành, để đề tài đƣợc hồn thiện tơi xin kiến nghị hƣớng nghiên cứu nhƣ sau: Kiểm sốt nội có vai trị quan trọng việc quản lý, giảm sát hiệu hoạt động Công ty, có điều kiện mặt thời gian tìm hiểu kiểm sốt nội trình sử dụng hệ thống bán hàng DMS Misa, góp phần hồn thiện đề tài thực Ngoài ra, để cố thêm tảng kiến thức, kỹ cho sinh viên, em xin kiến nghị với nhà trƣờng số đề xuất sau: - Yêu cầu đầu kỹ tin học Văn phịng u cầu nhà tuyển dụng kỹ cần thiết cơng việc kế tốn viên - Tổ chức môn tự chọn, buổi học mảng kế toán cụ thể, chuyên sâu (kế toán cơng nợ, kế tốn tiền lƣơng, kế tốn thuế ) tạo điều kiện cho sinh viên bƣớc đầu hình dung mảng chun sâu mà u thích 93 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài Chính (2012), Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (ban hành theo thông tƣ số 214/2012-TT – BCTC, ngày 06/12/2012 Bộ Tài Chính Việt Nam) Quốc hội (2015), Luật Kế toán Việt Nam (Điều 39 số 88/2015/QH13, ngày 20/11/2015 Quốc Hội) Giáo trình Kiểm sốt nội (2016), NXB Kinh tế TP.Hồ Chí Minh Nguyễn Thị Kim Anh (2018), Bàn kiểm soát nội hiệu hoạt động doanh nghiệp, Tạp chí Tài Chính The Internal Control – Integrated Framework (2013), Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) Trang website: Tổng cục thống kê: https://www.gso.gov.vn/ 94 ... QUY TRÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TẤN THÀNH 76 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH. .. 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH 28 2.1 Khái quát vê Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành 28 2.1.1... sách bán chịu cho phù hợp 27 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH 2.1 Khái quát Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn