Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ minh toàn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HỒ ĐĂNG BẢO TUẤN HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TỒN Chun ngành: Kê tốn Mã số: 60.34.30 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Cơng trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học : TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Phản biện 1: TS ĐƯỜNG NGUYỄN HƯNG Phản biện 2: GS TS ĐẶNG THỊ LOAN Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày tháng năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Bất doanh nghiệp mong muốn tình hình sản xuất kinh doanh ngày phát triển giảm thiểu tối đa rủi ro xảy Để đạt điều này, Doanh nghiệp sử dụng hệ thống kiểm sốt nội công cụ hữu hiệu nhằm kiểm tra kiểm sốt tình hình hoạt động doanh nghiệp cho đảm bảo mục tiêu đề Hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với mn vàn khó khăn, phải chấp nhận quy luật đào thải thị trường, khủng hoảng kinh tế giới năm vừa qua ảnh hưởng không nhỏ doanh nghiệp nước Việt Nam thức gia nhập WTO vào năm 1997, việc mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Việt Nam, đồng thời tạo cho doanh nghiệp thử thách phải vượt qua, phải cạnh tranh khốc liệt với doanh nghiệp có nguồn lực tài mạnh mẽ, giàu kinh nghiệm hoạt động kinh doanh Để cạnh tranh với doanh nghiệp nước ngồi nước, địi hỏi Doanh nghiệp phải khơng ngừng hồn thiện cơng tác kiểm tra, kiểm soát, nâng cao lực quản lý để hạn chế gian lận sai sót xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh KSNB phận quan trọng việc giúp cho nhà quản lý kiểm tra giám sát hoạt động doanh nghiệp Quan trọng hơn, dựa vào kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp quản lý hiệu nguồn lực kinh tế góp phần hạn chế rủi ro phát sinh hoạt động kinh doanh, giúp cho doanh nghiệp có tảng quản lý vững phục vụ cho trình phát triển mở rộng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Cơng ty TNHH TM & DV Minh Tồn nhà phân phối độc quyền xi măng Kim Đỉnh cho Miền Trung Tây Nguyên Hiện nay, có nhiều đối thủ cạnh tranh dần chiếm lĩnh thị trường Điều buộc cơng ty phải có sách biện pháp nhằm gia tăng phần lợi nhuận làm giảm thiểu rủi ro, gian lận để cạnh tranh với đối thủ, chiếm lĩnh lại thị trường mở rộng sang khu vực lân cận Tại công ty, có nhiều khách hàng đại lý, cơng trình, tình hình bán hàng ngày xảy thường xuyên liên tục nên dễ xảy gian lận sai sót Việc kiểm sốt hoạt động điều quan trọng để giúp công ty bảo vệ tài sản tăng hiệu hoạt động Tuy nhiên, cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cịn số vấn đề bất cập, cịn nhiều thiếu sót địi hỏi phải hồn thiện để đảm bảo doanh thu tính đúng, tiền thu bán hàng thu đủ hàng hố khơng bị thất Từ vấn đề trên, tác giả chọn đề tài ”Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại Dịch vụ Minh Toàn” để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn, vấn đề cịn tồn đọng thiếu sót cần khắc phục từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty TNHH TM & DV Minh Tồn Phạm vi nghiên cứu Hiện Cơng ty TNHH TM & DV Minh Toàn kinh doanh nhiều lĩnh vực vận tải, khách sạn, công nghệ phẩm, xi măng Trong đó, lĩnh vực kinh doanh xi măng mang lại doanh thu lớn cho cơng ty Vì vậy, phạm vi nghiên cứu tác giả giới hạn công tác KSNB lĩnh vực tiêu thụ xi măng Công ty Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu vấn, quan sát thực tế để thu thập thơng tin KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Trong q trình thực đề tài, tác giả khảo sát thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền hoạt động tiêu thụ xi măng công ty thông qua trình làm việc thực tế, trực dõi tình trạng luân chuyển chứng từ phục vụ cho việc bán hàng, quan sát cách giải công việc nhân viên Công ty vấn cần thiết Do vậy, tác giả nhận định đắn thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn gồm có ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại Dịch vụ Minh Toàn Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại Dịch vụ Minh Toàn CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Báo cáo COSO định nghĩa: Kiểm soát nội quy trình hội đồng quản trị ban điều hành cá nhân thực thi xây dựng nhằm đưa đảm bảo mức độ hợp lý mục đích đạt nội dung: - Tính hiệu hiệu trình hoạt động - Mức độ tin cậy báo cáo tài - Tính tuân thủ quy định luật pháp hành 1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội nguyên tắc xây dựng a Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát nội Nhờ vào hoạt động kiểm sốt giúp nhà quản lí kiểm tra xem xét, đánh giá trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp góp phần quản lí nguồn lực (con người, tài sản ) có hiệu Một thực trạng phổ biến nước ta phương pháp quản lý nhiều doanh nghiệp lỏng lẻo, doanh nghiệp nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cịn doanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Từ việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội trở thành nhu cầu cấp thiết quản lý doanh nghiệp b Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội phải dựa nguyên tắc sau: - Các thủ tục kiểm soát thiết lập phải dựa điều kiện thực tế đơn vị hoạt động Chỉ có dựa thực tế đơn vị thủ tục kiểm sốt phát huy tối đa tác dụng kiểm soát - Việc thiết lập thủ tục kiểm sốt phải tuân thủ nguyên tắc phổ biến nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn - Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động cho đơn vị, chi phí để trì hệ thống kiểm sốt nội phải nhỏ lợi ích hệ thống kiểm soát nội mang lại 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội HTKSNB doanh nghiệp có chức nhiệm vụ sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cách có hiệu - Bảo đảm định chế độ quản lý thực thể thức giám sát mức hiệu chế độ định - Đảm bảo việc chấp hành sách kinh doanh như: phát kịp thời vấn đề kinh doanh để đề biện pháp giải - Ngăn chặn, phát sai phạm gian lận hoạt động, phận doanh nghiệp - Ghi chép kế tốn đầy đủ, xác thể thức nghiệp vụ hoạt động kinh doanh - Đảm bảo việc lập BCTC kịp thời, hợp lệ tuân theo yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích 1.1.4 Các yếu tố hệ thống KSNB a Mơi trường kiểm sốt: bao gồm yếu tố: Tính trung thực giá trị đạo đức Năng lực chuyên môn cán nhân viên doanh nghiệp Sự hữu chất lượng hội đồng quản trị ủy ban kiểm toán doanh nghiệp Triết lý kinh doanh phong cách làm việc ban lãnh đạo doanh nghiệp Quan điểm, cách thức điều hành lãnh đạo, công tác lập kế hoạch Cơ cấu tổ chức máy, hệ thống sách quy chế, quy trình thủ tục kiểm sốt doanh nghiệp Công tác phân công quyền hạn trách nhiệm doanh nghiệp Các sách thủ tục nguồn lực doanh nghiệp Ảnh hưởng môi trường bên b Đánh giá rủi ro Các nhà quản lý phải đánh giá, phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro cho mục tiêu, kể mục tiêu chung mục tiêu cụ thể cho hoạt động đơn vị c Hoạt động kiểm sốt Hoạt động kiểm sốt sách thủ tục để đảm bảo cho thị nhà quản lý thực d Thông tin truyền thơng: hình thành báo cáo để cung cấp thơng tin hoạt động, tài tuân thủ, bao gồm bên bên e Hệ thống giám sát: Giám sát trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm sốt 1.1.5 Lợi ích kiểm sốt nội -Hạn chế ngăn ngừa rủi ro không cần thiết thiệt hại khơng đáng có -Đảm bảo tính liên hồn, xác số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư -Ngăn chặn sớm gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực doanh nghiệp -Tạo chế vận hành trơn chu, minh bạch hiệu công tác quản lý điều hành -Đảm bào chế tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn quản lý tài -Là tảng cho việc vận hành, cải tiến hệ thống quản lý tác nghiệp doanh nghiệp tăng trưởng quy mô mở rộng ngành nghề 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Mục tiêu chu trình bán hàng – thu tiền Bán hàng - thu tiền chu trình chủ yếu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Trong trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực giá trị sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ Tuy nhiên, để đạt mục tiêu cuối đó, chu trình có mục tiêu riêng - Báo cáo tài trung thực - Hoạt động phải hiệu - Tuân thủ pháp luật quy chế 1.2.2 Bản chất chức chu trình bán hàng – thu tiền a Bản chất chu trình Bán hàng thu tiền trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền quyền thu tiền từ khách hàng Quá trình yêu cầu mua khách hàng ( đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán ) kết thúc việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền b Chức chu trình Chu trình bán hàng thu tiền chu trình quan trọng đơn vị kinh doanh Chu trình bán hàng phân chia theo chức sau: nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, lập lệnh bán hàng, xuất kho hàng hóa, lập kiểm tra hóa đơn, cuối theo dõi nợ phải thu thu tiền 1.2.3 Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền a.Tổ chức hệ thống chứng từ Trong chu trình bán hàng - thu tiền, chứng từ sử dụng chủ yếu bao gồm: Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng khách hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn( hố đơn - Cơng ty giao hàng khơng địa điểm, khơng khách hàng, giao cho khách hàng không quy cách thoả thuận - Nhân viên lập hố đơn qn lập số hóa đơn hàng hố giao, lập sai hoá đơn, lập hoá đơn thành nhiều lần lập hóa đơn khống thực tế khơng giao hàng - Kế tốn khơng ghi ghi chậm số tiền khách hàng toán, ghi sai khách hàng toán - Thủ quỹ nhân viên thu ngân ăn cắp tiền mặt khách hàng tốn trước khoản tiền mặt ghi nhận doanh thu 1.2.5 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro chu trình bán hàng thu tiền ➢ Kiểm soát nội nhận đơn đặt hàng từ khách hàng ➢ Kiểm soát nội kiểm tra tín dụng ➢ Kiểm sốt nội việc giao hàng ➢ Kiểm soát nội lập hóa đơn ➢ Kiểm sốt nội nhận tiền mặt tiền gửi toán ➢ Kiểm soát nội theo dõi khoản phải thu KẾT LUẬN CHƯƠNG I Chương trình bày sở lý luận hệ thống KSNB theo khuôn mẫu COSO 1992 Theo báo cáo COSO 1992, hệ thống KSNB đơn vị gồm năm phận cấu thành chúng có mối quan hệ chặt chẽ với Đó là: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng giám sát Hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu giúp đơn vị đạt mục tiêu Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội đảm bảo hợp lý khơng hồn tồn tuyệt đối Nó tồn hạn chế, sai lầm định đẫn đến không đạt mục tiêu Do thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp nên quan tâm đến rủi ro xảy tương lai để hạn chế mức tối đa Dựa sở lý luận KSNB chương 1, chương khảo sát đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH TM & DV Minh Tồn CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠNG TY 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty Cơng ty TNHH TM & DV Minh Tồn thành lập theo Quyết định số 482/QĐ-UB UBND tỉnh Quảng Nam (cũ) cấp ngày 10/04/1993 Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0400130074 sở kế hoạch đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp ngày 20/12/2010 ( đăng ký thay đổi lần thứ 14) 2.1.2 Chức nhiệm vụ Công ty Công ty TNHH TM & DV Minh Tồn cCơng ty hoạt động lĩnh vực sau : - Kinh doanh vật liệu xây dựng - Dịch vụ vận tải - Nhà hàng khách sạn - Công nghệ phẩm 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh công ty Cơ cấu tổ chức cơng ty có giám đốc người điều hành toàn hoạt động cơng ty Giúp việc cho giám đốc gồm phó giám đốc phịng ban: phịng kế tốn, phịng kinh doanh, bên cạnh đó, cịn có hai phận hỗ trợ đắc lực cho giám đốc việc giám sát hoạt động công ty phận KSNB phận trợ lý giám đốc 2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY MINH TỒN 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt Công ty bao gồm: đặc thù quản lý, sách nhân sự, nhân tố bên ngồi 2.2.2 Hệ thống kế toán a Cơ cấu tổ chức máy kế tốn cơng ty b Hình thức kế tốn Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, cơng ty áp dụng hình thức kế tốn hình thức chứng từ ghi sổ mẫu biểu liên quan khác theo định số 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 Bộ tài nay, để thuận lợi cho việc quản lý tiết kiệm nhân công, cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Trí Việt thay cho hình thức thủ cơng 2.3 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH TM & DV MINH TỒN 2.3.1 Thơng tin phục vụ kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền công ty a Các chứng từ thường sử dụng hoạt động bán hàng Công ty bao gồm: - Hợp đồng kinh tế - Đơn đặt hàng - Phiếu xuất kho - Thẻ kho - Biên giao nhận - Phiếu cân - Hoá đơn hàng hoá - Bảng kế hoạch giao hàng - Bảng kê nộp tiền - Phiếu thu giấy báo có ngân hàng - Biên đối chiếu công nợ - Báo cáo công nợ - Báo cáo doanh thu b Hệ thống sổ sách kế toán tiêu thụ Một số sổ sách nằm hệ thống sổ kế tốn có liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền là: Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng, Sổ tổng hợp công nợ phải thu, Sổ chi tiết doanh thu, Sổ tổng hợp doanh thu, Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Sổ quỹ c Báo cáo kế toán Hệ thống Báo cáo kế tốn chu trình bán hàng - thu tiền cơng ty gồm có: - Báo cáo tổng hợp doanh thu - Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu - Bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn 2.3.2 Thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH TM & DV Minh Tồn ➢ Kiểm sốt tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng Khi đơn đặt hàng gửi đến qua mail, fax phòng kinh doanh tiếp nhận Sau kiểm tra hạn mức cơng nợ khách hàng để chấp nhận từ chối đơn đặt hàng ➢ Đối với việc kiểm tra xét duyệt bán chịu - Chính sách bán chịu cơng ty Tại công ty đề số sách tín dụng, điều thể qua hợp đồng kinh tế Cơng ty áp dụng sách tín dụng rộng rãi với khách hàng truyền thống khoản cho khách hàng nợ phải có ngân hàng bảo lãnh - Xét duyệt bán chịu Việc chấp nhận bán hàng ghi nợ cho khách hàng thuộc trách nhiệm nhân viên bán hàng trưởng phòng đạo chịu trách nhiệm Nhân viên bán hàng bán ghi nợ cho khách hàng lâu năm, có lịch sử tốn tốt, chưa chậm trả tiền hàng Trong trường hợp có thơng tin tăng giá bán, có định giảm giá bán thời gian Công ty, Giám đốc trực tiếp đạo cho nhân viên bán hàng xem mức dư nợ hợp lý đề nghị chuyển tiền trước giao hàng ➢ Kiểm soát trình xuất kho, chuyển giao hàng hố u cầu hàng chấp nhận, thủ kho lập phiếu xuất kho để giao hàng hóa cho khách hàng ➢ Lập hố đơn giao hố đơn Sau hồn tất thủ tục nhận hàng, kiểm kê đầy đủ số lượng hàng hố nhận, có xác nhận khách hàng phận kế tốn lập hố đơn giao liên cho khách hàng, đồng thời phải có xác nhận chữ ký khách hàng vào liên liên khách hàng nhận hóa đơn trực tiếp cơng ty ➢ Đối với kiểm sốt ghi nhận doanh thu bán hàng Mục tiêu mà Công ty đặt cho nghiệp vụ là: - Chỉ ghi nhận việc bán hàng thực phát sinh - Doanh thu ghi sổ có thật, phải có hợp lý - Doanh thu phải ghi giá trị, phản ánh số tiền, không ghi khống, ghi thiếu - Doanh thu ghi thời gian phát sinh - Doanh thu ghi sổ phân loại đắn ➢ Kiểm soát nợ phải thu khách hàng Vào tháng cuối tháng, kế tốn cơng nợ lập báo cáo công nợ đối chiếu với phận kinh doanh để nhân viên bán hàng đôn đốc công nợ khách hàng yêu cầu hàng Bộ phận kinh doanh cập nhật nghiệp vụ bán hàng ngày để đối chiếu với phận kế toán c) Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền - Đối với khách hàng nộp trực tiếp cơng ty: Tại Cơng ty vấn đề kiểm sốt tiền mặt quản lý chặt chẽ Tất khoản tiền mặt thu từ khách hàng phịng kế tốn thu, phiếu thu lập thành liên lập trực tiếp từ phần mềm Trí Việt - Đối với kiểm soát thu tiền kho: thu tiền mặt kho công ty trọng quan tâm Hằng ngày, số tiền mặt lớn 50.000.000 có nhân viên cơng ty đến kho thu để nộp lại cho thủ quỹ - Đối với kiểm soát thu tiền chỗ khách hàng (khách hàng đại lý): hàng tuần, nhân viên thu nợ đến đại lý để thu tiền mặt, sau đem nộp cho thủ quỹ nộp vào ngân hàng ➢ Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền ngân hàng Hằng ngày, kế toán toán cập nhật thông tin khách hàng chuyển trả tiền mặt qua internet banking Kế tốn ngân hàng có nhiệm vụ nhận tất chứng từ phát sinh ngày hôm trước từ ngân hàng để kiểm tra đối chiếu 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN Ban lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan trọng công tác KSNB nói chung KSNB chu trình bán hàng thu tiền nói riêng nên trọng ban hành sách liên quan đến việc bán hàng thu tiền, phổ biến rộng rãi đến nhân viên Công ty có đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, thành thạo công việc, nhân viên luôn công ty cử học tập nghiệp vụ, kỹ nhằm nâng cao nghiệp vụ phục vụ cho công việc có hiệu Về cấu tổ chức, cơng ty tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng, phịng ban cơng ty phân cấp quản lý tương xứng với nhiệm vụ mình, nữa, phịng ban có mối quan hệ mật thiết với tạo điều kiện cho việc thực mục tiêu chung công ty Về thủ tục kiểm sốt cơng ty ban giám đốc ban hành thành quy chế để bắt buộc phịng ban phải thực Bên cạnh đó, cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền nhiều hạn chế Thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Các thủ tục kiểm sốt mà cơng ty áp dụng làm sở để công ty thực việc kiểm tra kiểm soát hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát chưa chặt chẽ Đối với khâu kiểm soát nhận đơn đặt hàng, phận kinh doanh nhận đơn đặt hàng qua fax khơng xác minh tính chân thật đơn đặt hàng dễ dàng dẫn đến rủi ro giao hàng hóa Đối với kiểm sốt xét duyệt đơn đặt hàng, cơng ty giao quyền xét duyệt đơn đặt hàng nhân viên bán hàng tự định, họ vào mức công nợ hợp đồng nêu Tuy nhiên mức cơng nợ tăng vượt mức nhân viên kinh doanh muốn bán hàng tăng doanh số mà khơng xem xét lại khả tốn khách hàng làm khoản thu nợ khó địi tăng lên khách hàng khơng có khả toán, nhân viên bán hàng đồng ý bán hàng mà khơng có đồng ý ban giám đốc, có “khẩu lệnh” khơng có chứng từ chứng minh nên có vấn đề phát sinh khơng biết trách nhiệm thuộc Đối với kiểm sốt tín dụng, Cơng ty chưa đánh giá hết tiềm khách hàng, thông tin khách hàng nên gây rủi ro việc thu nợ Chính sách tín dụng cho khách hàng cịn theo cảm tính, chưa phân định rõ ràng, đơi lúc muốn bán hàng hoá để tăng doanh số, phận bán hàng cung cấp thơng tin chưa xác khách hàng cho ban giám đốc làm cho rủi ro việc thu hồi nợ khó khăn Đối với kiểm sốt lập hóa đơn giao hóa đơn, nghiệp vụ xử lý máy, phận kinh doanh người nhập số liệu vào máy cịn phận kế tốn người xuất hố đơn Nhưng chưa có phận độc lập kiểm tra tính xác thực nghiệp vụ xảy dẫn đến rủi ro, gian lận Đối với khâu thu tiền mặt, tất nhân viên thu nợ thu khách hàng chủ yếu tin tưởng, khơng có giám sát nên xảy rủi ro nhân viên chiếm đoạt tiền cơng ty Cơng tác kiểm sốt doanh thu cơng ty chưa thường xun, chưa có biện pháp hữu hiệu kiểm sốt ghi nhận doanh thu đơn vị Thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát thu tiền bán hàn g Hiện nay, Công ty sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cơng tác ghi chép tính tốn số liệu kế tốn Tuy nhiên, phần mềm kế tốn có tính báo cáo tài chính, nợ phải thu khách hàng, giá vốn chưa khai thác báo cáo quản trị lập báo cáo bán hàng nhân viên bán hàng hệ thống biểu mẫu, chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kiểm sốt bán hàng thu tiền thiếu nhiều thơng tin nên chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu kiểm soát Hiện nay, báo cáo kế toán chưa đảm bảo u cầu phân tích doanh thu, thơng tin biến động doanh thu so với dự toán, xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến biến động để sở giúp nhà quản lý đưa giải pháp để ngăn ngừa rủi ro, xây dựng chiến lược cho công ty Giám sát thực kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Cơng tác kiểm soát bán hàng thu tiền chưa cơng ty giám sát thường xun, chưa có biện pháp để kiểm soát doanh thu thực tế Điều gây khó khăn việc kiểm sốt ghi nhận doanh thu cách đầy đủ xác KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, tác giả giới thiệu tổng quan công ty, đồng thời nêu mơ tả thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Nhìn chung, cơng ty xây dựng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền tương đối hữu hiệu để đạt mục tiêu đề Tuy nhiên nhiều hạn chế cần phải khắc phục Tiếp theo chương tác giả đề giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng đơn vị nhằm đạt hiệu cao tương lai CHƯƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TOÀN 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY Với hình thành phát triển từ năm 1993 đến nay, Công ty THNH TM & DV Minh Toàn phải nổ lực xây dựng máy quản lý khoa học, có tài vững mạnh Trong đó, cơng ty ngày coi trọng hệ thống KSNB, công ty muốn hồn thiện củng cố Điều cơng ty coi trọng để việc hàng hoá khơng bị thất phải thu tiền khách hàng, đặc biệt tình hình kinh tế Cơng ty đặt phương hướng tương lai phải phát huy hiệu hoạt động kinh doanh, hạn chế rủi ro mức thấp Công ty cần phải nâng cao công tác quản lý, lực chuyên môn, khắc phục tồn để hoàn thiện kinh doanh Đồng thời, công ty phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội cách hữu hiệu, quan trọng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Đó công cụ thiếu giúp cho công ty kiểm tra kiểm sốt đánh giá tồn hoạt động công ty Tuy nhiên, với thực trạng công ty nêu chương 2, KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cịn nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh khả cạnh tranh công ty thương trường Với thực tế vậy, Cơng ty TNHH TM & DV Minh Tồn cần phải hồn thiện khâu KSNB chu trình bán hàng thu tiền cách khắc phục bất cập hạn chế nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng ty 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH TM & DV MINH TỒN 3.2.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty a Hồn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận xử lý đơn đặt hàn Công ty nên thiết kế mẫu đơn đặt hàng cho khách hàng để có g thể kiểm sốt tính xác thực đơn đặt hàng Đơn đặt hàng lưu hoá đơn bán hàng, lệnh xuất hàng để làm đối chiếu sau Phòng kinh doanh phải cử nhân viên đảm nhiệm tiếp nhận đơn đặt hàng, sau phân loại đơn đặt hàng, đánh số thứ tự ghi vào sổ theo dõi đơn hàng chuyển sang phận liên quan tiếp tục xử lý dụn g b Hồn thiện thủ tục kiểm sốt liên quan đến sách tín - Ban hành sách tín dụng + Đối với khách hàng đại lý: Công ty nên đề xuất phương thức ký quỹ cho khách hàng + Đối với khách hàng Cơng trình: Cơng ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng khách hàng việc bán hàng sách tín dụng ký hợp đồng Đối với khách hàng phải hạn chế tín chấp cho khách hàng, mua hàng trả tiền trước nhận hàng hai phải có thư bảo lãnh ngân hàng - Thủ tục kiểm soát việc thực sách tín dụng Khi nhận đơn đặt hàng chậm tốn khách hàng, nhân viên bán hàng thơng báo với trưởng phòng kinh doanh, đồng thời đối chiếu với nhân viên kế tốn xem khách hàng tiếp tục mua hàng hay khơng c Hồn thiện thủ tục kiểm soát chuyển giao hàng lập hóa đơn Để tránh thất việc chuyển giao hàng hóa, cơng ty nên tách biệt chức nhân viên nhận đơn đặt hàng lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho nên lập phòng kinh doanh, ký xác nhận người có chức Nếu phiếu xuất kho độc lập kiểm tra đảm bảo hàng xuất khơng có sai sót đối chiếu với đơn đặt hàng kiểm tra ký duyệt d Hồn thiện thủ tục kiểm sốt thu tiền mặt Số tiền thu tiền mặt hàng ngày lớn, việc thu tiền mặt trực tiếp Cơng ty khách hàng, cơng ty cần có biện pháp kiểm sốt nhằm tránh gian lận nhân viên thu tiền, không khai nhận số tiền thực nhận gây thất cho cơng ty e Hồn thiện thủ tục kiểm sốt doanh thu bán hàng Cơng ty nên kiểm sốt doanh thu cách nhanh chóng cách thiết kế bảng so sánh doanh thu thực tế doanh thu sổ sách phần mềm để xác định rõ ràng có chênh lệch biết nguyên nhân đâu Điều giúp tránh tình trạng xuất hố đơn khống bán hàng mà khơng xuất hố đơn vừa theo dõi doanh thu cách xác, vừa kiểm soát giá theo khu vực, vừa kiểm sốt việc xuất hố đơn bán hàng có thật hay khơng f Hồn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng Cần phải liệt kê khoản nợ khách hàng theo nhóm tuổi Để khách quan hơn, cơng việc kế tốn cơng nợ đảm nhận, sau đối chiếu với phận bán hàng, mặt hối thúc khách hàng toán, mặt khác yêu cầu phận bán hàng không cấp hàng cho khách hàng khách hàng hạn toán Mặt khác, cuối tháng phải đối chiếu công nợ với khách hàng, cho dù khách hàng khơng mua hàng cịn nợ cơng ty phải có biên đối chiếu cơng nợ để có chứng từ pháp lý xảy tranh chấp sau Một mặt liên tục đánh cơng văn đề nghị tốn gửi tới khách hàng hối thúc việc tốn g Hồn thiện công tác giám sát việc thực Công ty phải thường xuyên tăng cường khả giám sát công việc cách thường xuyên cách chứng từ phát sinh ngày phải thông qua phận kiểm sốt kiểm tra chặt chẽ Cơng ty nên xây dựng ban kiểm tốn nội để kiểm tra giám sát công tác giám sát việc thực 3.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát bán hàng thu tiền Tổ chức hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp nội dung ảnh hưởng đến định chất lượng tính hiệu KSNB Vì vậy, hệ thống thơng tin kế tốn tổ chức cách khoa học giúp cho KSNB Cơng ty hồn thiện Công ty cần sớm ban hành quy định cơng tác kế tốn quản trị quy chế tài Cơng tác kế tốn quản trị hệ thống báo cáo quản trị phục vụ đắc lực cho việc điều hành kiểm soát nội Công ty cần xây dựng bảng kế hoạch dự tốn doanh thu cho khu vực, để đối chiếu với doanh thu thực tế so với dự tốn Từ đó, cơng ty xác định nguyên từ đâu KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, tác giả nêu cần thiết kiểm sốt nội cho cơng ty nêu giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình bán hàng thu tiền đơn vị nhằm giúp cho đơn vị quản lý tốt việc bán hàng khoản phải thu môi trường ngày cạnh tranh khốc liệt KẾT LUẬN Trong xu tồn cầu hố nay, mơi trường cạnh tranh ngày khốc liệt Với phát triển với tốc độ chóng mặt thị, cao ốc xây dựng lên Là nhà phân phối Xi Măng, công ty nhận định tiềm thị trường lớn, mang lại hiệu cao hoạt động kinh doanh đơn vị Tuy nhiên, thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh có sách để đạt mục tiêu Muốn tồn môi trường cạnh tranh vậy, công ty cần phải nắm bắt thông tin kịp thời, xác, đồng thời phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội hợp lý, hiệu với mục tiêu Qua đó, nhà quản lý hiểu rõ vấn đề tồn đọng đơn vị mà đưa định kinh doanh nhằm đảm bảo cho đơn vị ngày phát triển Nhận định tầm quan trọng vấn đề này, tác giả sâu vào nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tế công việc diễn ra, từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Dịch vụ Minh Tồn Trong khn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn giả số vấn đề sau: Một tác giả trình bày sở lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Hai tác giả sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại Dịch vụ Minh Tồn, từ đánh giá vấn đề tồn cần phải khắc phục KSNB chu trình bán hàng thu tiền Ba dựa sở lý luận thực tế công tác KSNB bán hàng thu tiền công ty, luận văn đưa số giả pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại Dịch vụ Minh Toàn ... trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại Dịch vụ Minh Toàn Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty. .. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Mục tiêu chu trình bán hàng – thu tiền Bán hàng - thu tiền chu trình chủ yếu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Trong trình. .. ro chu trình bán hàng thu tiền ➢ Kiểm soát nội nhận đơn đặt hàng từ khách hàng ➢ Kiểm sốt nội kiểm tra tín dụng ➢ Kiểm soát nội việc giao hàng ➢ Kiểm sốt nội lập hóa đơn ➢ Kiểm soát nội nhận tiền