504 hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp minh quang

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN —^^^^ JEQ ^&^&— KHOA LUAN TOT NGHIỆP ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TÔNG HỢP MINH QUANG Sinh viên thực : Nguyễn Thanh Hằng Lớp : K20 - KTK Khóa học : 2017 - 2021 Mã sinh viên : 20A4020249 Giảng viên hướng dẫn : PGS TS Phạm Thanh Thủy Hà Nội - Năm 2021 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp em viết hướng dẫn cô Phạm Thanh Thủy Những số liệu khóa luận em thu thập q trình làm việc Cơng Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm cho nội dung có khóa luận Hà Nội, ngày 26 tháng 05 năm 2021 Sinh viên thực Nguyễn Thanh Hằng LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập Học viện Ngân hàng, em nhận nhiều quan tâm giúp đỡ thầy cô, gia đình bạn bè Với lịng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy tồn trường đặc biệt thầy khoa Kế tốn - Kiểm tốn suốt thời gian vừa qua Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ hướng dẫn tận tình Phạm Thanh Thủy anh chị Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang giúp em hồn thành khóa luận Trong q trình làm khóa luận, chắn khơng thể tránh khỏi sai lầm thiếu sót vốn kiến thức hạn hẹn Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để em hồn thiện khóa luận Một lần em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng 05 năm 2021 11 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC SƠ ĐỒ,HÌNH vi LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀNTRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ .5 1.1.1 Khái niệm mục tiêu kiểm soát nội 1.1.2 Các phận cấu thành kiểm soát nội 1.1.3 Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội 13 1.1.4 Hạn chế cố hữu KSNB 16 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 17 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền 17 1.2.2 Các sai sót, rủi ro chủ yếu xảy chu trình bán hàng - thu tiền 19 1.2.3 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 20 KẾT LUẬN CHƯƠNG 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG 25 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG 25 2.1.1 Khái quát trình hình thành phát triển 25 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ ngành nghề công ty 26 2.1.3 Tổ chức máy quản lý công ty 26 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY MINH QUANG 27 2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng - thu tiền công ty 27 iii 2.2.2 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang .29 2.3 Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty 49 2.3.1 Những kết đạt .49 2.3.2 Những hạn chế nguyên nhân 50 KẾT LUẬN CHƯƠNG 53 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG .54 3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG 54 3.2 YÊU CẦU HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG 54 3.3 CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH .55 BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA CƠNG TY 55 3.3.1 Hồnthiện mơi trường kiểm soát 55 3.3.2 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro 57 3.3.3 Hồnthiện hệ thống thơng tin traođổi thơng tin 58 3.3.4 Hoànthiện hoạt động kiểm soát 59 3.3.5 Hồn thiện giám sát kiểm sốt 60 3.4 KIẾN NGHỊ 61 3.4.1 Kiến nghị với Ban giám đốc 61 3.3.2 Kiến nghị với phòng ban 62 3.3.3 Kiến nghị với nhà nước 62 KẾT LUẬN CHƯƠNG 63 KẾT LUẬN 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 Từ viết tắt KSNB Nguyên nghĩa Kiểm soát nội iv v DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu máy quản lý Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang 27 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ trình ghi sổ kế tốn Cơng Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang 37 Sơ đồ 2.3 Quy trình tiếp nhận xét duyệt đơn đặt hàng 40 Sơ đồ 2.4 Quy trình phê duyệt bán chịu 41 Hình 2.1 Văn quy định hướng dẫn cơng việc nhân viên phịng Kế tốn 32 Hình 2.2 Chế độ phúc lợi dành cho nhân viên công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang 34 Hình 2.3 Hóa đơn bán hàng cho khách hàng doanh nghiệp 43 Hình 2.4 Báo cáo bán hàng Cửa hàng Hàng Đậu ngày 09/05/2021 .44 Hình 2.5 Bảng kê tiền mặt Cửa hàng Hàng Đậu ngày 09/05/2021 có chữ ký xác nhận Thủ quỹ 45 Hình 2.6 Giấy Báo Có tốn tiền gửi ngân hàng qua máy POS 46 Hình 2.7 Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền 47 vi LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mong muốn tình hình hoạt động ngày phát triển, đồng thời giảm thiểu rủi ro xảy cách tối đa Kiểm sốt nội cơng cụ hữu hiệu để kiểm soát hoạt động doanh nghiệp nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề Bởi vậy, doanh nghiệp sử dụng kiểm soát nội nhằm bảo đảm tình hình hoạt động doanh nghiệp diễn thuận lợi hạn chế tối đa rủi ro Ngày nay, thị trường kinh tế phát triển vô sôi động hội cho doanh nghiệp đầu tư khai thác kiếm lời, nhiên tiềm ẩn muôn vàn rủi ro cạnh tranh gay gắt Để đứng vững hoạt động tốt thị trường thích ứng với điều kiện kinh doanh nay, công ty cần hồn thiện KSNB tăng cường cơng tác quản lý doanh nghiệp Cơng Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang hoạt động kinh doanh theo quy mô lớn với hệ thống tiêu thụ rộng khắp Hà Nội số tỉnh thành khác Hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều lĩnh vực: Bán buôn vải, hàng may sẵn; sản xuất sợi, vải dệt thoi; bán lẻ vải, len, sợi, khâu mặt hàng dệt khác Đây ngành hàng có nhiều đối thủ cạnh tranh thị trường Do đó, cơng ty cần phải có biện pháp, sách để gia tăng lợi nhuận làm giảm thiểu rủi ro, gian lận để cạnh tranh với đối thủ mở rộng thị trường tiêu thụ Hoạt động mang doanh thu nhiều cho công ty kinh doanh hàng may mặc từ vải lanh nhờ hoạt động bán buôn trụ sở công ty bán lẻ hệ thống cửa hàng Hoạt động bán hàng thu tiền diễn thường xuyên, liên tục nên dễ xảy rủi ro gian lận Việc kiểm soát tốt hoạt động vô quan trọng để giúp công ty trì, phát triển hoạt động kinh doanh đạt mục tiêu đề Tuy nhiên, KSNB cơng ty cịn tồn số hạn chế, cần phải thắt chặt kiểm tra để đảm bảo trình bán hàng thu tiền diễn hiệu quả, doanh thu tính đúng, tính đủ hàng hố cơng ty khơng bị mát Cơng ty cần hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu để phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu Tổng quan nghiên cứu Kiểm soát nội nhiều nhà nghiên cứu tìm hiểu phân tích Từ năm 1922, khái niệm kiểm soát nội đời thu hút nhiều cơng trình nghiên, bật cơng trình Aren công (1988) đề cập rõ ràng cụ thể kiểm soát nội doanh nghiệp Thời gian sau, loạt cơng trình nghiên cứu kiểm soát nội giới đời đăng tạp chí khoa học tiếng tăm Nghiên cứu Cohen (2002), Springer (2004), Alan G Hevesi (2005), Amudo & Imaga (2009), Gamage & Kevin Low Lock & Fernando (2014), Babatunde S.A & Dandago K.I (2014), Aristanti Widyaningsih (2015), Zipporah (2015), Adebiyi Ifeoluwa Mary (2017), Mahmoud Ibrahim (2017) Những nghiên cứu khẳng định kiểm soát nội biện pháp quan trọng việc ngăn ngừa, phát sai phạm yếu nhằm giảm thiểu tổn thất cho doanh nghiệp Ở Việt Nam, nghiên cứu KSNB công ty, doanh nghiệp nhận nhiều quan tâm Thời gian gần đây, nước có nhiều cơng trình nghiên cứu nhằm đánh giá ảnh hưởng KSNB tới hiệu hoạt động doanh nghiệp, điển hình số nghiên cứu tiêu biểu sau Đề tài tác giả Nguyễn Thị Thùy Dung (2014), luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán Đại học Đà Nằng: “Hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần than điện Nông Sơn”, luận văn sử dụng phương pháp vấn quan sát, so sánh đối chiếu, phân tích thu thập liệu để làm rõ KSNB doanh nghiệp Luận văn tập trung tìm yếu KSNB doanh nghiệp đưa giải pháp cụ thể Một cơng trình nghiên cứu khác luận án Tiến sĩ Vũ Thu Phụng (2016), với đề tài: “Tác động nhân tố cấu thành HTKSNB đến hiệu hoạt động Tập đoàn Điện lực Việt Nam” Đề tài mức độ tác động nhân tố KSNB tới hiệu hoạt động Tập đồn Điện Việt Nam Đặc biệt, nhân tố “Vai trị quyền hạn hội đồng thành viên” giữ vai trò quan trọng nhất, nhân tố “Người quản lý chịu trách nhiệm nhận định phân tích rủi ro” “Truyền thơng bên ngồi Tập đồn Điện lực Việt Nam” có xu hướng tác động nhiều tới hiệu hoạt động doanh nghiệp Ở Học viện Ngân hàng có tác giả Lương Thị Hằng (2017) “Hồn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương trình bày khái quát hình thành phát triển Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang, phân tích để làm rõ đặc điểm hoạt động kinh doanh thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty Đơn vị thiết kế vận hành tương đối hữu hiệu KSNB giúp ban lãnh đạo đảm bảo thực mục tiêu đặt Bên cạnh đó, đơn vị tồn mặt hạn chế KSNB cần khắc phục Những nghiên cứu để đưa giải pháp cho cơng ty, nhằm hồn thiện KSNB đơn vị giúp cho hoạt động kinh doanh đạt nhiều kết cao 53 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG 3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG Với mục tiêu phát triển bền vững, giám đốc nhà quản lý công ty hướng tới giá trị kinh doanh bền vững, lâu dài bao gồm nâng cao chất lượng, suất chuyên nghiệp Ban lãnh đạo trọng chất lượng không sản phẩm mà nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, chuyên nghiệp hoạt động kinh doanh để đạt hiệu mục tiêu cao tương lai Ngồi mục tiêu tăng trưởng quy mơ kinh doanh, công ty tăng cường cải thiện chất lượng sống mức thu nhập nhân viên việc ban hành thêm sách thi đua, khen thưởng, phúc lợi xã hội cho nhân viên để họ có động lực gắn bó nhiệt huyết cống hiến cho công ty Ban lãnh đạo cho rằng, công tác nâng cao lực, trình độ chun mơn cho cán nhân viên mục tiêu trọng tâm để phát triển công ty Với cán chủ chốt, nhà quản lý, công ty đề xuất hỗ trợ cho nhân viên đào tạo thêm kiến thức, kĩ cần thiết Nhân viên tổ chức thường xuyên khóa nghiệp vụ để trau dồi, bổ sung thêm kiến thức, kỹ cần thiết trình làm việc Sau mười sáu năm hoạt động phát triển, quãng thời gian đủ để công ty xây dựng nên thương hiệu Thời trang VT hợp thời đại với sản phẩm chất lượng, kiểu dáng đa dạng phong phú tới đông đảo người tiêu dùng Công ty nỗ lực nghiên cứu, phát triển thêm dòng sản phẩm làm hài lòng khách hàng, đáp ứng nhu cầu đa dạng thị trường, góp phần cải thiện, nâng cao chất lượng đời sống người dân 3.2 YÊU CẦU HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG Thị trường kinh tế ngày phát triển sôi động, hội cho doanh nghiệp đầu tư khai thác kiếm lời, nhiên tiềm ẩn muôn vàn rủi ro 54 cạnh tranh mạnh mẽ Để đứng vững hoạt động tốt thị trường, thích ứng với điều kiện kinh doanh ngày nay, cơng ty cần hồn thiện KSNB tăng cường công tác giám sát, quản lý doanh nghiệp Hồn thiện kiểm sốt nội cần phải phải phù hợp với tình hình định hướng phát triển đơn vị Những định hướng mà cơng ty đề u cầu kiểm sốt nội cần tập trung nhiều vào thiết kế thủ tục kiểm sốt rủi ro có nguy xảy quy trình hoạt động doanh nghiệp, đảm bảo tính khả thi, thiết thực tiết kiệm chi phí Ban lãnh đạo cần khai thác nguồn lực điều kiện công ty cách tối đa, vận hành KSNB linh hoạt, kịp thời đối phó với thay đổi điều kiện kinh doanh mơi trường xung quanh Để hồn thiện kiểm sốt nội bộ, nhà quản lý cần đảm bảo mục tiêu hiệu hoạt động, tuân thủ mục tiêu thông tin doanh nghiệp Đối với mục tiêu, định hướng phát triển công ty đặt giai đoạn 2020-2025, yêu cầu thiết kế máy tổ chức quản lý khoa học tảng vững cho trình phát triển doanh nghiệp sau Ban lãnh đạo cần nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh đồng thời hạn chế rủi ro xảy mức thấp Để đạt điều này, kiểm sốt nội đóng vai trị vơ quan trọng, giúp ban lãnh đạo nhìn nhận, kiểm sốt đánh giá tồn hoạt động cơng ty Do đó, cơng ty cần trọng hồn thiện KSNB thơng qua giải pháp khắc phục hạn chế, thắt chặt KSNB để nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh 3.3 CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA CƠNG TY 3.3.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt Truyền đạt thơng tin u cầu thực thi tính trực giá trị đạo đức Khi xây dựng giá trị đạo đức, nhà quản lý thường phải xem xét dung hịa lợi ích cho bên Hiện cơng ty chưa có quy định rõ ràng hình thức xử lý vi phạm văn nhân viên xảy sai sót cố ý vi phạm quy định thực công việc Khi sai phạm xảy ra, hội đồng kỷ luật tổ chức đánh giá đưa hình thức xử phạt, dó định mang nhiều quan điểm cá nhân, chủ quan Bởi vậy, nhân viên cảm thấy không công 55 chưa có thuyết phục việc xử phạt Ban lãnh đạo cần đưa quy định rõ ràng hình thức kỷ luật Các cá nhân vi phạm dựa khung xử lý ấn định văn để xử phạt, thành viên hội đồng kỷ luật đơn vị dựa vào quy định tình hình thực tế vi phạm để định hình thức xử phạt hợp lý Chính sách nhân lực Cơng ty cần phải thiết kế sách tuyển dụng nhân cụ thể cho vị trí làm việc Phịng hành nhân nhân có trách nhiệm tuyển dụng đào tạo nhân viên có trình độ, giảm khả xảy sai sót, tăng suất hiệu công việc, tránh trường hợp nhân viên không đào tạo dẫn đến làm việc khơng hiệu quả, gây nhiều sai sót ảnh hưởng tới hoạt động phận Công ty nên có luân chuyển người quản lý nhân viên để đảm bảo cho việc kiểm soát chặt chẽ Tại cửa hàng, thu ngân kiêm nhiệm vụ bán hàng cần tách biệt chức để hạn chế gian lận Nhà quản lý nên phân công cụ thể trách nhiệm, công việc cho nhân viên phụ trách bán hàng thu tiền để người nắm rõ nội dung công việc mình, chủ động hồn thành nhiệm vụ tránh đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, đặc biệt tuân thủ nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” Công ty nên định hướng học tập nâng cao trình độ cho nhân viên nhằm phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp thay học tràn lan kiến thức khơng song hành với thực tiễn Quy định sách xử phạt nhằm răn đe nhân viên Các quy chế, yêu cầu đạo đức, hình thức xử phạt cần xây dựng rõ ràng có khung hình phạt từ nặng đến nhẹ: tương ứng từ nhắc nhở, cảnh cáo, trừ lương, thuyên chuyền chức vụ đến sa thải Nâng cao chất lượng hoạt động phịng hành - nhân sự, yêu cầu cải thiện, khắc phục thiếu sót sách nhân sự, cần tái cấu trúc, thay đổi nhân phòng Triết lý quản lý phong cách điều hành Các quan điểm, thái độ giám đốc, cấp quản lý thể triết lý phong cách điều hành công ty Để nâng cao trách nhiệm, ý thức nhân viên trình làm việc hoàn thành mục tiêu đề ra, ban lãnh đạo nên thông báo mục tiêu hoạt động tới tất nhân viên thay truyền tin tới nhà 56 quản lý Cùng với đó, nhà quản lý gương mẫu mực việc tuân thủ quy định công ty Cơ cấu tổ chức Ban lãnh đạo nên đánh giá cấu tổ chức công ty cách thường xuyên để điều chỉnh phù hợp với tình hình hoạt động cơng ty điều kiện môi trường kinh doanh Khi đơn vị có bất hợp lý nhiệm vụ cá nhân phòng ban hay phịng ban với nhau, cơng ty cần thiết kế lại máy tổ chức cho hợp lý Các trưởng phận định kỳ đánh giá trách nhiệm, quyền hạn cá nhân phận, luân chuyển nhân thường xuyên để đảm bảo tính khách quan, kích thích làm việc có hiệu quả, ngăn ngừa tình trạng thơng đồng, móc ngoặc nhân viên công ty Các nhà quản lý cần trọng quan tâm đến kiểm soát nội doanh nghiệp Thiết kế phận KSNB độc lập thành lập ban kiểm sốt cơng ty để định kỳ hàng tháng ban kiểm soát trực tiếp đến cửa hàng chi nhánh, kiểm tra việc thực quy trình bán hàng thu tiền nhằm phát kịp thời sai sót gian lận nhân viên 3.3.2 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro Trong môi trường kinh tế nhiều thách thức cạnh tranh ngày nay, công ty phải đối phó với nhiều rủi ro hoạt động kinh doanh Vì vậy, nhà quản lý cần trọng tăng cường phân tích, đánh giá rủi ro để đưa biện pháp kịp thời nhằm hạn chế giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp Để làm điều đó, trước nhà quản lý phải thiết kế mục tiêu cụ thể cho phận, sau triển khai tới tồn nhân viên cơng ty để họ hiểu rõ mục tiêu công ty đặt Nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá rủi ro để đảm bảo trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp hạn chế xảy sai sót, kể khơng có thay đổi hệ thống, quy trình hoạt động hay quy định pháp luật, Quy trình đánh giá rủi ro cần thiết kế theo bước sau đây: - Hệ thống lại tồn hoạt động quy trình bán hàng thu tiền, rà soát yếu tố tác động đến hoạt động bán hàng thu tiền công ty Sau vạch mục tiêu theo hoạt động xử lý yếu tố tác động 57 Ví dụ: Mục tiêu việc phê chuẩn bán chịu việc bán chịu cho khách hàng phải phê duyệt người đủ thẩm quyền khả đơn vị - Các rủi ro xác định theo hoạt động xử lý tướng ứng với mục tiêu dựa vào nguyên tắc sau: Ai thực hiện? Thực thời gian, địa điểm nào? Ví dụ: Phê chuẩn bán chịu hàng hóa thực người có thẩm quyền, khách hàng có rủi ro khơng đủ khả tốn phê duyệt, lý người phê duyệt có mối quan hệ quen biết cá nhân với khách hàng, gây tổn thất cho công ty Nhà quản lý xem xét, đánh giá mức độ tác động, ảnh hưởng rủi ro (khả rủi ro xảy ra, xảy mức độ thiệt hại nào) lập báo cáo thống kê chi tiết Công việc địi hỏi người vững vàng chun mơn thực hiện, xem xét rủi ro công ty xảy trước đồng thời dựa vào kinh nghiệm trình độ hiểu biết cá nhân 3.3.3 Hồn thiện hệ thống thông tin trao đổi thông tin Hệ thống thơng tin kế tốn nội dung quan trọng ảnh hưởng đến hiệu kiểm soát nội bộ, thiết kế khoa học, hợp lý giúp hồn thiện kiểm sốt nội cơng ty Ban lãnh đạo cần đưa quy định cho cơng tác kế tốn quản trị doanh nghiệp, kết hợp với báo cáo quản trị hai công cụ đắc lực giúp ban lãnh đạo điều hành kiểm sốt hoạt động cơng ty tốt Nhà quản lý lập dự toán doanh thu cửa hàng, hàng kì đối chiếu doanh thu thực tế so với dự tốn Nhờ vậy, nhà quản lý tìm nguyên nhân biến động Đối với hệ thống phần mềm, để tránh xảy lỗi phận kĩ thuật nên cập nhật hệ phần mềm cách thường xuyên cần thiết sử dụng phần mềm khác phù hợp Các phòng ban đảm bảo lưu trữ liệu thường xuyên, đề phòng phần mềm có vấn đề làm liệu Việc phân quyền truy cập phải kiểm soát chặt chẽ, tránh nguy liệu phần mềm bị thay đổi, lấy cắp Hàng kì, ngồi báo cáo doanh thu bản, công ty cần bổ sung báo cáo so sánh doanh thu kì, giúp nhà quản lý nhìn nhận đánh giá sát hiệu hoạt động bán hàng thu tiền Kế toán kiểm tra kĩ chứng từ kế toán - Chứng từ lập có nghiệp vụ kinh tế phát sinh 58 - Các thông tin, số liệu ghi hóa đơn, chứng từ phải đầy đủ xác - Thơng tin ghi chứng từ đảm bảo đầy đủ theo quy định Nhà nước - Lưu trữ hóa đơn chứng từ cách khoa học Để tránh nguy xảy mát liệu kế tốn, cơng ty nên sử dụng chức người dùng phần mềm, nhận dạng cá nhân sử dụng phân hệ Các nhân viên phải cho phép kế toán trưởng cấp quyền truy cập vào phân hệ kế toán khơng thuộc phần hành Việc trao đổi thơng tin đơn vị phải đảm bảo tính xác kịp thời Các thông tin quan trọng tránh trao đổi qua điện thoại, đề phòng bị rò rỉ, cắp liệu Thiết kế trang thông tin cho cơng ty để người cập nhật thường xuyên, dễ dàng nắm bắt tin tức Ban lãnh đạo nên tạo khảo sát, hịm thư góp ý để nhân viên thoải mái chia sẻ, đóng góp ý kiến giúp ban lãnh đạo kịp thời nhìn nhận giải vấn đề 3.3.4 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát Ban lãnh đạo thiết kế hoạt động kiểm sốt bản, dù cịn nhiều bất cập, công ty nên trọng cải thiện số vấn đề sau để hoàn thiện KSNB Hoạt động bán hàng thu tiền cửa hàng Người quản lý chi nhánh phải nắm công việc cửa hàng mình, thường xun có mặt cửa hàng, kiểm tra camera, giám sát công việc nhân viên để biết tình hình bán hàng, tình trạng hàng tồn kho, doanh thu tiền mặt cửa hàng ngày Các cửa hàng trưởng làm báo cáo doanh thu sơ cửa hàng gửi tới công ty hàng tuần hàng tháng Hàng tháng, quản lý lập báo cáo đánh việc thực nhân viên, tổ chức khen thưởng cá nhân xuất sắc khiển trách với nhân viên vi phạm quy định Qua trình theo dõi, giám sát quản lý đánh giá khả năng, thái độ làm việc nhân viên để có biện pháp nhắc nhở, đào tạo nghiệp vụ thường xuyên Nhân viên thu ngân toán tiền hàng cho khách phải yêu cầu khách nhận hóa đơn đồng thời kiểm tra kĩ thông tin thực toán, tránh khiếu nại rắc rối sau này, khuyến khích khách hàng sử dụng thẻ tín dụng Cuối 59 ngày thu ngân phải đối chiếu số tiền ghi hệ thống bán hàng số tiền quầy thu ngân Bảo vệ có trách nhiệm trơng giữ xe đồng thời thường xuyên theo dõi khách hàng khỏi cửa hàng Mỗi cửa hàng nên trang bị tủ để đồ, yêu cầu khách hàng tới mua sắm cất vật dụng cá nhân ba lô, túi xách, vào ngăn tủ để tránh trường hợp kẻ xấu lợi dụng việc mua hàng lấy cắp đồ Hàng ngày, nhân viên bán hàng kiểm kê số hàng hóa bán có chứng kiến cửa hàng trưởng, thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm tồn kho, định kì lập báo cáo hàng tồn kho gửi công ty Hoạt động bán hàng thu tiền cơng ty Các trưởng phịng thực việc kiểm tra thường xuyên đột xuất phận để xem nhân viên có làm việc quy trình hay khơng Nhân viên phụ trách tiếp nhận đơn đặt hàng đảm bảo xử lý nhanh chóng, kịp thời tránh trường hợp đơn hàng bị xử lý muộn, khách hàng khơng hài lịng chuyển sang đặt hàng đơn vị khác Ban lãnh đạo cần trọng cho nhân viên có chun mơn cao việc phân tích, đánh giá tình hình tài khả tốn khách hàng Xét duyệt bán hàng phân chia theo hạn mức, không cần thiết phải có chữ ký giám đốc để giảm cồng kềnh xử lý công việc, chẳng hạn đơn đặt hàng 30 triệu, trưởng phòng kinh doanh quyền kí phê duyệt Các hóa đơn chứng từ đảm bảo thơng tin ghi đầy đủ, các, lập đủ liên, lưu trữ phần mềm kế tốn Việc kiểm tra thơng tin hóa đơn thực đối chiếu phận kế toán phận kinh doanh Nhân viên thu nợ cần sử dụng phiếu thu tiền mặt để tránh thủ thuật gối đầu, cần có phận thu hồi nợ chuyên nghiệp làm tốt công việc thu hồi nợ cho cơng ty Kế tốn đảm bảo thường xuyên đối chiếu công nợ lập báo cáo công nợ khách hàng định kì trình lên giám đốc để có kế hoạch xử lý, thu hồi nợ kịp thời, 3.3.5 Hồn thiện giám sát kiểm sốt Ban lãnh đạo nên tăng cường hoạt động giám sát phận, đánh giá công tác bán hàng thu tiền có thiết kế hợp lý thực hiện, trì nhân viên khơng, thấy có bất hợp lý nhanh chóng đưa điều 60 chỉnh để phù hợp với điều kiện mơi trường kinh doanh giai đoạn Ngồi ra, cấp quản lý lưu ý thực kiểm tra đột xuất để phát sai phạm rủi ro tiềm ẩn quy trình hoạt động phận Các hóa đơn chứng từ phát sinh phải kiểm soát chặt chẽ từ phận kiểm soát Các nhà quản lý kết hợp giám sát kiểm soát thường xuyên giám sát kiểm sốt định kì để đảm bảo việc giám sát kiểm soát đạt hiệu tốt Ban lãnh đạo nên thiết kế phận kiểm soát thực việc kiểm tra, giám sát quy trình kinh doanh trình làm việc nhân viên Trưởng phận yêu cầu nhân viên tháng báo cáo lại tiến độ làm việc thực tế so với kế hoạch, suất cơng việc khơng đạt u cầu phải tìm hiểu nguyên nhân để có cách giải kịp thời Công ty cần soạn thảo tài liệu hướng dẫn, văn quy định nhiệm vụ, công việc rõ ràng cho nhân viên, để nhân viên tham gia giám sát kiểm soát tự giám sát kiểm sốt Các trưởng phận giám sát, u cầu nhân viên nghiêm túc thực việc giám sát chéo phịng ban mình, phát sai phạm báo cáo lại với quản lý Các hoạt động xử lý đơn đặt hàng, lập hóa đơn, theo dõi công nợ khách hàng, cần giám sát thường xuyên hàng ngày Nhân viên định kì làm báo cáo giám sát nộp cho quản lý với nội dung sau: Đánh giá việc hiểu thực giám sát kiểm soát nhân viên; đề xuất, kiến nghị tới ban giám đốc Cuối kỳ, giám đốc tổng hợp báo cáo từ phận, đánh giá hiệu việc giám sát kiểm soát, đưa thay đổi, chỉnh sửa cho phù hợp với tình hình hoạt động cơng ty 3.4 KIẾN NGHỊ 3.4.1 Kiến nghị với Ban giám đốc Ban giám đốc hiểu rõ tầm quan trọng KSNB, thiết kế quy định, thủ tục kiểm soát hợp lý để đảm bảo đạt mục tiêu hoạt động kinh doanh Công ty nên tạo trao đổi, hội thảo phòng ban, thành viên để chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm nhau, đặc biệt kiểm sốt nội Nhà quản lý có định hướng rõ ràng cho nhân viên để toàn công ty đến thống nội dung hồn thiện kiểm sốt nội bộ, nhanh chóng đưa chỉnh sửa, bổ sung để hoàn thiện quy định, thủ tục kiểm sốt cơng ty Cơng ty tăng cường 61 công tác đào tạo, trau dồi kiến thức cho cán nhân viên phần nâng cao hiệu kiểm soát 3.3.2 Kiến nghị với phòng ban Trưởng phòng nhân viên phải hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn nhiệm vụ thông qua tài liệu hướng dẫn, văn quy định cơng ty, đảm bảo việc chủ động hồn thành cơng việc với quy định, quy trình mà công ty đề Mỗi nhân viên phải ý thức trách nhiệm KSNB, nghiêm túc chấp hành cống hiến, góp phần nâng cao hiệu kiểm sốt nội cơng ty 3.3.3 Kiến nghị với nhà nước Cơ quan nhà nước nghiên cứu ban hành văn hướng dẫn thiết kế, thực trì kiểm sốt nội doanh nghiệp hiệu quả, bên cạnh đưa quy định liên quan tới việc thiết kế, đánh giá hiệu KSNB Ngoài ra, quan Nhà nước Tài cần trọng tăng cường đơn vị nghiên cứu đào tạo để bồi dưỡng thêm kiến thức kiểm soát nội bộ, giúp nhà quản lý có thêm hiểu biết lực, vận dụng KSNB hiệu giúp doanh nghiệp ngày vững mạnh 62 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương III, em đề xuất số giải pháp giúp công ty hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền bối cảnh thị trường kinh tế phát triển sôi động cạnh tranh vô khốc liệt Tuy giải pháp đề xuất chưa giải toàn hạn chế KSNB công ty, em hy vọng với đề xuất góp phần giúp cơng ty giảm thiểu rủi ro, hoàn thiện KSNB hiệu để phục vụ trình hoạt động kinh doanh ngày phát triển 63 KẾT LUẬN Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang thiết kế vận hành kiểm soát nội tương đối hiệu quả, nhiên công ty tồn số hạn chế cần tìm cách khắc phục Trong thời gian thực tập cơng ty, em tìm hiểu, đánh giá KSNB để đề xuất phương hướng nhằm hoàn thiện KSNB phù hợp với hoạt động kinh doanh công ty Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn giải số vấn đề sau: Khóa luận trình bày sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Khóa luận tổng quan q trình hình thành phát triển cơng ty, tìm hiểu KSNB chu trình bán hàng thu tiền thực tế cơng ty, từ điểm mạnh số hạn chế cần phải khắc phục kiểm soát nội Cuối cùng, sở lý luận kiểm sốt nội thực tế KSNB cơng ty, em đề xuất giải pháp, phương hướng để góp phần hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giúp đỡ nhân Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang, bảo hướng dẫn tận tình giảng viên Phạm Thanh Thủy thời gian qua giúp em hồn thành khóa luận Em kính mong Q thầy nhận xét góp ý kiến để khóa luận hồn thiện hơn! 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO Khoa Ke toán - Kiểm toán Học viện ngân hàng (2018), Tài liệu học tập Kiểm toán Khoa Ke toán - Kiểm toán Học viện ngân hàng (2019), Tài liệu học tập Kiểm tốn tài Khoa Kế tốn - Kiểm toán Học viện ngân hàng (2019), Tài liệu học tập Hệ thống thơng tin kế tốn Điều lệ, quy định, quy chế, tài liệu Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang Các khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp đề tài Hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền thư viện Học viện Ngân hàng Website Bộ tài chính: www.mof.gov.vn 65 Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc NHẬN XÉT VÀ XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VI THựC TẬP Sinh viên: Nguyễn Thanh Hằng Mã SV: 20A4020249 Lớp:KTK-K20 Trường: Học viện Ngân hàng • • Đã hồn thành q trình thực tập Cơng Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang từ ngày 11/03/2021 đến ngày 20/5/2021 Trong thời gian thực tập, sinh viên Nguyễn Thanh Hằng thể lực hồn thành cơng việc giao: ∣√] XƯÁT SẮC TỐT □ KHÁ Q ĐÁP ỦNG YÊU CÀU Γ∏ KHÔNG ĐÁP ÚNG YÊU CẦU Xác nhận đơn vị thực tập (Kýrõho tên đóng dấu) Zyc0NG ∖ A∖¾ Ạ 79 h'cọ/TRSCH _ NHIỆM HDU HẠNVỊ Yl ≡ ∣ SANXUATVA )'ɪ'l/ / • * ∖THƯƠNG MM TƠNG HpZi Ii// ZA MINH αUANG√⅜r WZZ ZCwy ■GIAM Đốc _- +⅛ πu∣Lh (IiriICLri ⅛⅛τ⅜⅛⅜ ⅛ t⅛⅛⅛τo ⅛J⅛T1V ⅛⅛-⅛-fl⅛ ιJrf-∣ ta Li? fld!-rrτj D-JUdC-J J⅛ -IUlLh l,in pi^rim∣ NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN JULU-IJ-L √llfW⅞Γ Turnitin Bda cà ũ Độ E Sinh viên Nguyễn Thanh sáng Hằng thường xuyên liên lạc với giảng viên q trình viết Khóa luận Sinh viên tiếp thu ý kiến đóng góp chỉnh sứa Khoa Ud ^ ɪɪ- HU J÷π⅛ ⅛-ΛJ : KM -K luận theo∣ι yêu càu giảng viên Sinh viên có thái độ chăm chỉ, cầu tiến Bc ⅛⅝⅜ι