Hoàn thiện giám sát các kiểm soát

Một phần của tài liệu 504 hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp minh quang (Trang 70 - 71)

Ban lãnh đạo nên tăng cường hoạt động giám sát tại các bộ phận, đánh giá công tác bán hàng thu tiền có được thiết kế hợp lý và được thực hiện, duy trì bởi nhân viên không, nếu thấy có sự bất hợp lý thì nhanh chóng đưa ra những điều

chỉnh để phù hợp với các điều kiện và môi trường kinh doanh trong từng giai đoạn. Ngoài ra, các cấp quản lý lưu ý thực hiện kiểm tra đột xuất để phát hiện ra các sai phạm và những rủi ro tiềm ẩn trong quy trình hoạt động tại các bộ phận. Các hóa đơn chứng từ phát sinh phải được sự kiểm soát chặt chẽ từ bộ phận kiểm soát. Các nhà quản lý kết hợp giám sát kiểm soát thường xuyên và giám sát kiểm soát định kì để đảm bảo việc giám sát kiểm soát đạt hiệu quả tốt nhất.

Ban lãnh đạo nên thiết kế bộ phận kiểm soát thực hiện việc kiểm tra, giám sát quy trình kinh doanh và quá trình làm việc của các nhân viên. Trưởng bộ phận yêu cầu nhân viên mỗi tháng báo cáo lại tiến độ làm việc thực tế so với kế hoạch, nếu năng suất công việc không đạt yêu cầu thì phải tìm hiểu nguyên nhân để có cách giải quyết kịp thời. Công ty cần soạn thảo các tài liệu hướng dẫn, văn bản quy định nhiệm vụ, công việc rõ ràng cho các nhân viên, để các nhân viên cùng tham gia giám sát kiểm soát và tự giám sát kiểm soát chính mình.

Các trưởng bộ phận giám sát, yêu cầu các nhân viên nghiêm túc thực hiện việc giám sát chéo nhau trong phòng ban mình, nếu phát hiện sai phạm báo cáo lại với quản lý. Các hoạt động như xử lý đơn đặt hàng, lập hóa đơn, theo dõi công nợ khách hàng,... cần được giám sát thường xuyên hàng ngày. Nhân viên định kì làm báo cáo giám sát và nộp cho quản lý với những nội dung sau: Đánh giá việc hiểu và thực hiện giám sát kiểm soát của nhân viên; các đề xuất, kiến nghị tới ban giám đốc.

Cuối kỳ, giám đốc tổng hợp báo cáo từ các bộ phận, đánh giá hiệu quả của việc giám sát kiểm soát, đưa ra các thay đổi, chỉnh sửa cho phù hợp với tình hình hoạt động của công ty.

Một phần của tài liệu 504 hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp minh quang (Trang 70 - 71)