Chu trình bán hàng và thu tiền có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như tiền, nợ phải thu, hàng hóa,... nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng hoặc bị thất thoát, mất mát trong quá trình lưu chuyển.
- Rủi ro xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
+ Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý + Đơn đặt hàng được chấp nhận nhưng chưa qua phê duyệt
+ Chấp nhận đơn đặt hàng nhưng không có khả năng cung ứng
+ Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá của hàng hóa - Rủi ro xét duyệt bán chịu
+ Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến không thu được tiền do khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không chịu thanh toán
+ Nhân viên bán hàng vì muốn đẩy mạnh doanh số bán hàng nên để định mức bán chịu quá mức khiến đơn vị gặp phải rủi ro tín dụng
- Rủi ro giao hàng
+ Giao hàng khi chưa được xét duyệt
+ Giao hàng trễ, giao không đúng thời gian và địa điểm yêu cầu của khách hàng
+ Hàng hóa bị thất thoát và mất phẩm chất trong quá trình giao hàng - Rủi ro lập hóa đơn
+ Nhân viên bán hàng cho khách nhưng không lập hóa đơn hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng
+ Xuất hóa đơn sai thông tin về mã số thuế, thuế suất, tên khách hàng, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá...
+ Lập khống hóa đơn - Rủi ro thu tiền
+ Nhân viên thu tiền của khách hàng chiếm dụng vốn của công ty + Nhân viên không thu được tiền của khách hàng
- Rủi ro ghi sổ kế toán và theo dõi nợ phải thu khách hàng
+ Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đầy đủ, dẫn đến phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu
+ Ghi nhận sai về số tiền, thời hạn thanh toán, nợ phải thu khách hàng; ghi nhận trùng hay ghi sót hóa đơn
+ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, không theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu dẫn đến thất thoát, không đòi được nợ
+ Xóa sổ nợ phải thu khó đòi nhưng chưa được xét duyệt.
1.2.3. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền
Môi trường kiểm soát
Để xây dựng môi trường kiểm soát cho chu trình bán hàng thu tiền, trước tiên nhà quản lý phải xác định phương châm, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp. Ban Giám đốc, Ban Quản trị của công ty cần phải có kinh nghiệm quản lý, phong cách làm việc chuyên nghiệp và phải luôn đề cao kiểm soát. Doanh nghiệp chú trọng trong khâu tuyển dụng các ứng viên có trình độ, năng lực. Kế toán doanh thu, thủ quỹ, thu ngân phải nắm chắc nghiệp vụ, có đạo đức, phẩm chất tốt, không có ý đồ gian lận. Nhân viên kho cần trung thực, hiểu biết về sản phẩm, chăm chỉ và cẩn thận. Chế độ chính sách phải thiết lập phù hợp để các nhân viên phải gắn bó với doanh nghiệp, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp để tạo thành một khối vững chắc.
Doanh nghiệp xây dựng các chính sách nhân sự phù hợp và hiệu quả, tổ chức các công tác đào tạo, phát triển nhân sự và định kỳ đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, tìm ra điểm mạnh để phát triển và đặt nhân viên vào các vị trí phù hợp.
Quy trình đánh giá rủi ro
Ở chu trình bán hàng thu tiền, việc nhận diện ra các rủi ro giúp các nhà quản lý sớm phát hiện ra các gian lận liên quan đến doanh thu, thất thoát, hàng hóa tài sản và đưa ra các giải pháp khắc phục, ngăn chặn kịp thời. Các nhà quản lý cần liên tục đánh giá rủi ro đối với các hoạt động trong doanh nghiệp nói chung, hoạt động bán hàng thu tiền.
- Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro bán hàng dựa theo mục tiêu đẩy mạnh quy trình bán hàng ở doanh nghiệp
- Ước tính khả năng xảy ra rủi ro tiềm ẩn trong chu trình bán hàng thu tiền - Ước lượng, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro trong bán hàng thanh toán - Đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời
Các rủi ro thường được nhận định trong chu trình bán hàng thu tiền là:
Đẩy mạnh doanh số dẫn đến dễ dàng phê duyệt công nợ. Theo dõi tỷ lệ nợ khó đòi, tỷ lệ nợ không thu hồi được để đánh giá giữa tổn thất và lợi ích thu được như lợi nhuận, mục đích marketing,... Nếu cảm thấy rủi ro đang ở mức cao có thể điều chỉnh phê duyệt đưa ra các quyết định chặt hơn hoặc vẫn tiếp tục nếu chấp nhận được.
Việc đẩy mạnh bán hàng dẫn đến tuyển dụng nhiều nhân viên nhưng không đạt chất lượng, không kiểm soát được hết trình độ nhân viên và đạo đức. Điều này dẫn đến tình trạng nhân viên không trung thực, ăn trộm, cân nhắc những tổn thất và doanh thu lợi nhuận để chọn lọc nhân viên bài bản hơn, đào tạo nhân viên tốt hơn.
Việc thu tiền do thủ quỹ, thu ngân có thể xảy ra việc trộm tiền bỏ trốn... cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa như lắp camera hay đưa ra các hình thức kỷ luật, sa thải.
Hoạt động kiểm soát
Việc bán hàng thu tiền là hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp nên các hoạt động kiểm soát phải được xây dựng và thực hiện nghiêm ngặt để không xảy ra sai sót, thất thoát tài sản. Các hoạt động kiểm soát
phải tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để xây dựng một cách phù hợp. Một số hoạt động kiểm soát thường gặp trong quá trình bán hàng thu tiền là:
Phân chia trách nhiệm chức năng: Nhiệm vụ mỗi người được phân chia riêng biệt không kiêm nhiệm bán hàng thu tiền, ghi chép công nợ và thu công nợ.
Kiểm soát đặt hàng xét duyệt bán chịu: Số lượng bán hàng hay nợ phải được phê duyệt tùy vào định mức mà công ty quy định. Phân chia các cấp độ phê duyệt, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin giá trình hợp đồng, rà soát thông tin khách hàng kiểm tra đột xuất khách hàng xem việc đặt hàng có thực sự tồn tại hay không.
Kiểm soát xuất kho, lưu kho: Hàng hóa xuất kho lưu kho phải được ghi chép, quản lý đầy đủ, tránh thất thoát hàng hóa. Kiểm tra phiếu xuất kho với hàng hóa thực, cộng số sau đó đối chiếu với lượng hàng còn lại, đối chiếu chứng từ với số kho,...
Kiểm soát ghi chép doanh thu, chi phí hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, tiền mặt, nợ phải thu: Việc ghi chép hóa đơn phải được ghi nhận kịp thời, rõ ràng, tránh trùng lặp, ghi thiếu, cố tình không ghi. Kiểm tra doanh thu thực của từng khách hàng đối chiếu với hợp đồng, phiếu xuất kho với lượng hàng tồn kho để tính giá vốn hàng bán, tính toán giữa doanh thu và doanh thu tiền mặt để kiểm tra công nợ,...
Kiểm soát việc thu nợ, theo dõi công nợ: Để tránh thủ thuật gối đầu, biến thủ, việc kiểm soát phải được thực hiện sát sao, kiểm tra công nợ, xác nhận công nợ, thường xuyên gửi thư liên lạc với đơn vị nợ để xác nhận tình trạng nợ có đúng với việc ghi chép hay không.
Kiểm soát lượng tiền mặt: Lượng tiền thu được giữ lại công ty phải được kiểm đếm thường xuyên tránh thụt két, ăn trộm. Mua két, tiền mặt mỗi ngày sau khi kiểm kê phải được cất két và chìa khóa được giao cho người được chọn để giữ. Lắp camera theo dõi tránh tình trạng mất trộm.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Chu trình kinh doanh: Trong chu trình bán hàng thu tiền các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm: Đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, các chứng từ vận chuyển, phiếu thu, giấy báo có (kèm theo sao kê của ngân hàng), biên bản đối chiếu công nợ.
Hệ thống kế toán:
Các loại sổ sách kế toán chi tiết trong chu trình bán hàng thu tiền: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu, bảng tổng hợp doanh thu, số chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bằng tổng hợp tiền mặt, bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, số chi tiết công nợ phải thu, bằng tổng hợp công nợ phải thu.
Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký sổ cái, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, bảng kê, sổ cái các tài khoản,...
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài khoản dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo yêu cầu. Các dữ liệu thông tin bán hàng, nợ tiền mặt doanh thu, phải được ghi chép đầy đủ, lưu trữ đầy đủ các hóa đơn chứng từ, sổ kế toán phản ánh đúng, chân thực vào BCTC. Dù là ghi chép thủ công hay trên máy tính, đều phải rõ ràng, trung thực hợp lý. Cách thức trao đổi thông tin giữa các nhà quản lý, hay với nhân viên, với các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài phải được cụ thể hóa dễ hiểu.
Giám sát kiểm soát
Giám sát thường xuyên: Mục tiêu của hoạt động giám sát là để KSNB diễn ra hiệu quả. Các chốt kiểm soát kiểm soát cần được thiết lập theo dõi quá trình bán hàng qua trình thu tiền, quá trình xử lý nợ. Việc tổ chức giám sát phụ thuộc vào đánh giá của nhà quản lý về hoạt động bán hàng thu tiền của gian nghiệp mình. Hàng ngày, các nhà quản lý quan sát đánh giá hành vi của nhân viên lắp camera theo dõi. Nếu việc giám sát hàng ngày tốt thì việc giám sát định kỳ không cần quá quan trọng.
Giám sát định kỳ: Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm các nhà quản lý có thể mời kiểm toán độc lập hoặc giao nhiệm vụ cho kiểm toán nội bộ (nếu có) hoặc những người đủ năng lực trình độ xem xét và đánh giá hiệu quả của KSNB chu trình bán hàng thu tiền và phát hiện ra các hạn chế để tìm cách hoàn thiện hơn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã trình bày cơ sở lý luận cơ bản về KSNB theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315. Theo đó, KSNB của đơn vị bao gồm năm bộ phận cấu thành: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính; Hoạt động kiểm soát; Giám sát các kiểm soát. Các bộ phận này đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
KSNB hoạt động hữu hiệu sẽ giúp các đơn vị đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải bảo đảm tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. Kiểm soát nội bộ ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo chắc chắn những rủi ro sẽ không xảy ra. Vì vậy, một kiểm soát nội bộ hữu hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những hạn chế nhất định dẫn đến không đạt mục tiêu. Do vậy, các nhà quản lý cần đánh giá và giới hạn những rủi ro trong mức độ chấp nhận được, quan tâm đến những rủi ro có thể xảy ra trong hiện tại và tương lai để có thể hạn chế nó ở mức tối đa.
Cơ sở lý luận về KSNB là cơ sở quan trọng để em nghiên cứu và phân tích tính hiệu quả trong KSNB tại Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang, để từ đó thấy được những hạn chế còn tồn tại và đề xuất giải pháp khắc phục.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI