Môi trường kiểm soát
Các chính sách cho nhân sự trong của công ty chưa thực sự tốt, những chính sách về khen thưởng, trả lương chưa được ban hành bằng văn bản. Công ty chưa
chú trọng việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên nhiệt huyết hơn trong công việc, chưa có nhiều chế độ phúc lợi cho nhân viên. Nguyên nhân một phần bởi đặc điểm ngành kinh doanh liên tục biến động, giám đốc không quá chú trọng về việc giữ người lâu dài. Thực chất, công ty cần ban hành những chính sách phúc lợi, khen thưởng tới các nhân viên quản lý, chủ chốt để họ xác định làm việc lâu dài, gắn bó cùng với sự phát triển của công ty. Suy cho cùng, các chi phí để nâng cao phúc lợi cho nhân viên chủ chốt và lâu năm vẫn ít hơn chi phí tuyển dụng, hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới chưa quen với công việc và môi trường của công ty.
Ban lãnh đạo, các quản lý kiểm soát nhân viên vẫn còn dựa trên sự tin tưởng, mối quan hệ quen biết. Do vậy các quyết định đưa ra đôi khi mang yếu tố cá nhân, thiếu công bằng đối với một số nhân viên là người thân quen khi vi phạm nội quy, quy định của công ty.
Quy trình đánh giá rủi ro
Hiện tại, bộ máy tổ chức của công ty chưa có bộ phận chuyên trách việc kiểm tra và giám sát, các nhận xét đánh giá của ban lãnh đạo vẫn mang nhiều tính chủ quan, chưa có quy trình cụ thể. Các nhà quản lý mới dừng lại ở việc nhận diện rủi ro, chưa đánh giá, ước tính với các khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng để đưa ra những biện pháp, phương án xử lý kịp thời. Các rủi ro được phát hiện nhưng lại không kịp có những giải pháp hạn chế nên nguy cơ bị mất mát, tổn thất vẫn rất lớn. Ngoài ra công ty còn có những rủi ro tiềm ẩn tồn tại mà ban lãnh đạo chưa nhận diện được để có biện pháp ngăn chặn trước, chỉ đến khi các rủi ro đã xảy ra rồi, ban lãnh đạo mới tiến hành kiểm soát rủi ro.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Công ty sử dụng các phương tiện truyền thông miễn phí giúp giảm chi phí nhưng đồng thời cũng là mặt hạn chế của kiểm soát nội bộ. Ban lãnh đạo chưa thiết kế riêng hệ thống thông tin nội bộ cho đơn vị, chưa ban hành các quy định bảo mật thông tin, do đó khả năng xảy ra rủi ro cao bị rò rỉ các thông tin nội bộ từ những người ngoài công ty hoặc từ chính các nhân viên trong đơn vị.
Thông tin đôi khi không được truyền đạt rõ ràng do việc truyền đạt thông tin bằng lời nói mà không có văn bản cụ thể, dẫn đến thực hiện sai lệch, ảnh hưởng tới chất lượng công việc và đùn đẩy trách nhiệm giữa các thành viên. Công ty chưa chú
trọng việc phòng ngừa mất mát thông tin và phổ biến tới toàn thể nhân viên.
Hoạt động kiểm soát
Ban lãnh đạo đã thiết kế và vận hành các hoạt động kiểm soát tương đối đầy đủ và trơn tru trong các hoạt động của doanh nghiệp. Mặc dù các bước của hoạt động kiểm soát được quy định rõ ràng và cụ thể trên văn bản nhưng trong thực tế quá trình làm việc, các nhân viên đôi khi đã tự ý bỏ qua một vài bước nhằm giảm thời gian xử lý, dẫn đến tăng nguy cơ xảy ra rủi ro sai phạm.
Tại bộ phận nhạy cảm như vị trí thủ quỹ chưa được lắp đặt đặt hệ thống giám sát hợp lý. Nếu xảy ra thất thoát về tiền mặt sẽ khó để truy soát được lỗi thuộc về đối tượng nào, khâu kiểm soát lỏng lẻo cũng góp phần tạo ra nguy cơ gian lận, biển thủ từ nhân viên.
Giám sát kiểm soát
Ban lãnh đạo chưa thực sự chú trọng các hoạt động giám sát. Giám đốc và các nhà quản lý không thường xuyên giám sát tại từng bộ phận, chủ yếu các trưởng bộ phận thực hiện giám sát hoạt động của bộ phận mình và mỗi nhân viên sẽ ý thức tự giám sát bản thân. Khi có những công việc, vấn đề thực sự quan trọng cần phải giải quyết thuộc thẩm quyền của cấp trên thì ban lãnh đạo mới xuất hiện. Do vậy kiểm soát nội bộ chưa thực sự thống nhất để các thành viên giám sát lẫn nhau và tự giám sát mình, chưa phát huy được hiệu quả của KSNB trong đơn vị.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 đã trình bày khái quát về sự hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang, phân tích để làm rõ các đặc điểm của hoạt động kinh doanh và thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại công ty. Đơn vị đã thiết kế và vận hành tương đối hữu hiệu KSNB giúp ban lãnh đạo đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đã đặt ra. Bên cạnh đó, đơn vị vẫn tồn tại những mặt hạn chế của KSNB cần được khắc phục. Những nghiên cứu trên là căn cứ để đưa ra các giải pháp cho công ty, nhằm hoàn thiện KSNB của đơn vị giúp cho hoạt động kinh doanh đạt được nhiều kết quả cao hơn.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH
SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH QUANG