Ban lãnh đạo đã thiết kế những hoạt động kiểm soát cơ bản, dù vậy vẫn còn nhiều bất cập, công ty nên chú trọng cải thiện một số vấn đề sau để hoàn thiện hơn KSNB.
Hoạt động bán hàng thu tiền tại cửa hàng
Người quản lý tại các chi nhánh phải nắm chắc mọi công việc trong cửa hàng của mình, thường xuyên có mặt tại cửa hàng, kiểm tra camera, giám sát công việc của các nhân viên để biết được tình hình bán hàng, tình trạng hàng tồn kho, doanh thu và tiền mặt tại cửa hàng mỗi ngày. Các cửa hàng trưởng làm báo cáo doanh thu sơ bộ của cửa hàng rồi gửi tới công ty hàng tuần và hàng tháng.
Hàng tháng, quản lý lập báo cáo đánh việc thực hiện của các nhân viên, tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân xuất sắc hoặc khiển trách với những nhân viên vi phạm quy định. Qua quá trình theo dõi, giám sát quản lý đánh giá được khả năng, thái độ làm việc của mỗi nhân viên để có những biện pháp nhắc nhở, đào tạo nghiệp vụ thường xuyên.
Nhân viên thu ngân khi thanh toán tiền hàng cho khách phải yêu cầu khách nhận hóa đơn đồng thời kiểm tra kĩ các thông tin rồi mới thực hiện thanh toán, tránh các khiếu nại rắc rối sau này, khuyến khích khách hàng sử dụng thẻ tín dụng. Cuối
ngày thu ngân phải đối chiếu số tiền ghi trên hệ thống bán hàng và số tiền tại quầy thu ngân.
Bảo vệ có trách nhiệm trông giữ xe đồng thời thường xuyên theo dõi khách hàng khi ra khỏi cửa hàng. Mỗi cửa hàng nên trang bị tủ để đồ, yêu cầu khách hàng khi tới mua sắm sẽ cất các vật dụng cá nhân như ba lô, túi xách,... vào ngăn tủ để tránh trường hợp kẻ xấu lợi dụng việc mua hàng lấy cắp đồ.
Hàng ngày, nhân viên bán hàng kiểm kê số hàng hóa bán được có sự chứng kiến của cửa hàng trưởng, thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm tồn kho, định kì lập báo cáo hàng tồn kho gửi về công ty.
Hoạt động bán hàng thu tiền tại công ty
Các trưởng phòng thực hiện việc kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất bộ phận của mình để xem các nhân viên có làm việc đúng quy trình hay không.
Nhân viên phụ trách tiếp nhận đơn đặt hàng đảm bảo xử lý nhanh chóng, kịp thời tránh trường hợp đơn hàng bị xử lý muộn, khách hàng không hài lòng hoặc chuyển sang đặt hàng ở đơn vị khác.
Ban lãnh đạo cần chú trọng cho nhân viên có chuyên môn cao trong việc phân tích, đánh giá tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng. Xét duyệt bán hàng có thể phân chia theo hạn mức, không cần thiết luôn phải có chữ ký của giám đốc để giảm sự cồng kềnh trong xử lý công việc, chẳng hạn đối với các đơn đặt hàng dưới 30 triệu, trưởng phòng kinh doanh được quyền kí phê duyệt.
Các hóa đơn chứng từ đảm bảo thông tin được ghi đầy đủ, chính các, được lập đủ liên, được lưu trữ trong phần mềm kế toán. Việc kiểm tra các thông tin trên hóa đơn được thực hiện và đối chiếu bởi cả bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh.
Nhân viên thu nợ cần sử dụng phiếu thu tiền mặt để tránh thủ thuật gối đầu, cần có bộ phận thu hồi nợ chuyên nghiệp làm tốt công việc thu hồi nợ cho công ty.
Kế toán đảm bảo thường xuyên đối chiếu công nợ và lập báo cáo công nợ khách hàng định kì rồi trình lên giám đốc để có kế hoạch xử lý, thu hồi nợ kịp thời,