Quá trình bán hàng thu tiền là việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa qua việc trao đổi hàng - tiền. Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng là đơn đặt hàng và được kết thúc bằng sự chuyển đổi của hàng hóa thành tiền. Hàng hóa là tài sản hoặc dịch vụ có giá trị và bán được. Tiền tệ có thể coi là phương tiện thanh toán và giải quyết vấn đề tức thời.
Bán hàng thu tiền là chu trình cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh của doanh nghiệp. Để đánh giá việc kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hay không, các nhà quản lý phải quan tâm đến các vấn đề như sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp có bán được
không, tài sản của doanh nghiệp có bị thất thoát không, việc kiểm soát nợ phải thu có tốt không. Vì vậy, doanh nghiệp phải kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền thật tốt để việc kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Quy trình bán hàng và thu tiền là hoạt động diễn ra thường xuyên ở trong các doanh nghiệp, trải qua nhiều khâu bao gồm:
Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và hợp đồng về mua - bán hàng hóa dịch vụ. Việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh thực hiện. Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận này sẽ xem xét tới nhu cầu của khách hàng về số lượng chất lượng, chủng loại, thời hạn... đồng thời xem xét khả năng của doanh nghiệp có đáp ứng được nhu cầu của đơn hàng hay không, từ đó quyết định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không.
Chuyển giao hàng: Công việc này có thể do bộ phận vận chuyển của doanh nghiệp (nếu có) đảm nhận hoặc doanh nghiệp có thể thuê ngoài. Các chứng từ của giai đoạn này là phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển (nếu có). Các chứng từ này được lập khi đã có đầy đủ bằng chứng về việc doanh nghiệp đã nhận tiền hoặc sau khi phê chuẩn bán chịu.
Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Công việc này thuộc về trách nhiệm của bộ phận kế toán. Kế toán căn cứ số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc đã chuyển giao), dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn để lập hóa đơn rồi gửi cho khách hàng.
Ghi sổ: Ghi sổ doanh thu vào nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng, tiền.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Bộ phận kế toán sẽ đảm nhận việc xử lý và ghi số các khoản tiền nhằm ngăn chặn khả năng mất cắp, biến thủ. Đối với kế toán tiền mặt, kế toán ghi đầy đủ vào sổ nhật ký thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sổ chi tiết tiền mặt. Đối với tiền gửi ngân hàng, việc gửi tiền và thu tiền phải đúng với số lượng phát sinh.
Xử lý và ghi số các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại: Việc này do bộ phận kế toán thực hiện hoặc cộng tác với với bộ phận kinh doanh. Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh nghiệp, các chứng từ
gốc có liên quan để ghi sổ chính xác và nhanh chóng.
Dự phòng nợ khó đòi: Trước khi khóa sổ kế toán và lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng này được kế toán căn cứ vào chính sách của doanh nghiệp, của Nhà nước cũng như phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán cho khách hàng nhằm đề phòng tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán.
Thẩm định và xóa số các khoản phải thu không thu hồi được: Trong niên độ, những khách hàng đã thực sự mất khả năng thanh toán doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khỏi các khoản nợ phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt BP kế toán căn cứ vào đó hạch toán nợ phải thu khó đòi.