2.2.1.1. Các hàng hóa chủ yếu của công ty
- Mùa hè với sản phẩm chủ chốt làm từ vải lanh, nổi bật là trang phục mặc nhà dành cho đủ các độ tuổi, giới tính. Ngoài ra, với sản phẩm bộ đồ mặc nhà, công ty đã ứng dụng chất liệu cotton để làm phong phú hơn danh mục sản phẩm, mang đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn hơn.
- Mùa đông có các sản phẩm làm từ len, nỉ, cotton mềm mại và ấm áp.
- Vải lanh màu, lanh hoa, vải dệt kim, vải dệt thoi,...
- Các sản phẩm rèm, chăn, ga, gối,... đa dạng và đủ các kích thước.
Trong đó, hoạt động mang về cho công ty nhiều doanh thu nhất là hoạt động kinh doanh hàng may mặc từ vải lanh, cụ thể là hoạt động bán buôn tại văn phòng công ty và hoạt động bán lẻ tại các cửa hàng. Công ty nhập nguồn vải lanh chất lượng tốt và sản xuất những sản phẩm may mặc mẫu mã đa dạng với số lượng lớn. Công ty tạo mã hàng, giá bán và gắn mác thương hiệu, sau đó vận chuyển hàng hóa đến từng chi nhánh là các cửa hàng thời trang Việt Thắng để đưa sản phẩm tới người tiêu dùng tham gia mua sắm tại cửa hàng.
2.2.1.2. Phương thức tiêu thụ
Dựa vào đặc điểm mặt hàng kinh doanh và nhu cầu của thị trường, công ty hiện tiêu thụ hàng hóa dưới hai hình thức:
- Bán lẻ tại các cửa hàng: Hiện tại công ty đang có 13 cửa hàng bán lẻ trên địa bàn Hà Nội để phục vụ nhu cầu của các cá nhân và các gia đình.
- Bán buôn tại công ty: Áp dụng cho các khách hàng và các doanh nghiệp muốn mua số lượng lớn.
2.2.1.3. Phương thức thanh toán
- Thanh toán trực tiếp dùng tiền mặt
- Thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng
Khách hàng tới cửa hàng mua sắm, sau đó thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, thanh toán qua VNPAY hoặc chuyển khoản ngân hàng. Ngoài ra khách hàng có thể sử dụng voucher và điểm tích lũy mua sắm tại cửa hàng. Công ty yêu cầu nhân viên thu ngân in hóa đơn bán hàng và thu tiền đủ tiền theo hóa đơn. Khi nhân viên in hóa đơn, phần mềm bán hàng tự động nhảy doanh thu và giảm số lượng hàng tồn kho có tại cửa hàng.
Khách hàng mua sỉ với số lượng lớn đặt hàng thông qua đơn đặt hàng, điện thoại,... thường thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng do số tiền lớn nhằm đảm bảo giảm thiểu rủi ro về tiền mặt.
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tổng Hợp Minh Quang
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức
Những quy tắc ứng xử, phong cách làm việc tạo nên nét văn hóa và gây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp hoặc phi đạo đức. Người lãnh đạo công minh, gương mẫu trong thực hiện nhiệm vụ, liêm chính trong việc đưa ra các quyết định là điều kiện quan trọng để tạo nên những nề nếp, quy tắc và văn hóa trong doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận của công ty đều đặt ra các yêu cầu về thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức trong công ty. Là một giám đốc công ty, bà Đỗ Bích Thủy luôn gương mẫu trong việc thực hiện đúng các quy định của đơn vị như làm việc đúng giờ, đúng quy trình, trang phục chỉnh tề. Trong quá trình điều hành hoạt động của công ty, bà Đỗ Bích Thủy luôn đặt phương châm kinh doanh là lấy khách hàng là trọng tâm, đặt chất lượng sản phẩm của công ty lên hàng đầu để ngày càng khẳng định vị thế và uy tín của công ty trên thị trường; công khai một cách minh bạch tình hình công ty, không vì mục tiêu lợi nhuận mà bỏ qua các nguyên tắc kinh doanh của đơn vị.
Ban lãnh đạo thể hiện sự tôn trọng, minh bạch, công bằng trong các mối quan hệ, ứng xử với các bên liên quan như nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, các cơ quan quản lý, đối tác,... Để nâng cao tính minh bạch và dân chủ trong hoạt động của doanh nghiệp, hầu hết khi đưa ra những quyết định quan trọng, ban lãnh đạo sẽ lắng nghe ý kiến tập thể, họp cùng với các trưởng bộ phận như trưởng ban hành chính nhân sự, kế toán trưởng, thủ kho, cửa hàng trưởng,... để cùng bàn luận, đưa ra ý kiến cho phù hợp với tình hình hoạt động và mục tiêu của công ty cũng như lợi ích riêng đối với từng bộ phận. Những vị trí quản lý, trưởng bộ phận tại công ty đa phần đều không nhiều biến động, cho thấy ban lãnh đạo đã gây dựng được niềm tin, động lực phát triển trong hoạt động kinh doanh.
Cam kết về năng lực
phòng gồm phòng Sản xuất, phòng Kinh doanh, phòng Hành chính - Ke toán và phòng Giám đốc. Tổng số nhân viên trong công ty đến 31/12/2020 là 205 nhân viên. Trong đó, 85 nhân viên đạt trình độ từ cao đẳng trở lên, chiếm 41%; 120 nhân viên thời vụ thường là người có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hay sinh viên đang đi học. Yêu cầu đối với đội ngũ quản lý công ty là đạt trình độ cao đẳng trở lên, có thể vận dụng kiến thức, quy định mới một cách nhanh chóng và xử lý công việc khoa học, hợp lý. Đội ngũ lao động chiếm phần lớn của công ty là nhân viên bán hàng, khi tuyển dụng đều đáp ứng các yêu cầu năng động, nhiệt huyết, có thể nắm bắt xu hướng thời trang và tâm lý người tiêu dùng trên thị trường.
Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị thực hiện công việc quản lý, giám sát những phòng ban trong đơn vị. Công ty sử dụng nguồn nhân lực chủ yếu là hội đồng thành viên để trực tiếp quản lý, giúp ban lãnh đạo nắm chắc và hiểu rõ được tình hình hoạt động tại công ty. Nhờ đó Ban quảng trị đưa ra các quyết định phù hợp và kịp thời trong công tác kiểm soát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Các quan điểm, nhận thức và phong cách làm việc, điều hành của Ban giám đốc sẽ có tác động lớn tới quan điểm, thái độ làm việc của các nhân viên trong công ty. Với đặc điểm kinh doanh của thời trang Việt Thắng, chủ yếu lợi nhuận của công ty thu được từ việc bán hàng, do đó các hoạt động của công ty sẽ hướng tới mục tiêu bán được nhiều hàng hóa và giá bán cao để thu lãi. Mặc dù lợi nhuận là mục tiêu quan trọng, ban lãnh đạo không đi theo cách làm việc phải đạt được lợi nhuận bằng mọi giá, công ty mang phương châm kinh doanh lấy khách hàng làm trọng tâm, đặt chất lượng sản phẩm công ty lên hàng đầu, ngày một khẳng định vị thế và uy tín của công ty trên thị trường; ban giám đốc công khai một cách minh bạch tình hình công ty và không vì muốn đạt lợi nhuận cao mà bỏ qua các nguyên tắc kinh doanh của công ty.
Ban lãnh đạo tập trung đẩy mạnh, cải thiện chất lượng sản phẩm, đồng thời nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ nhân viên. Hoạt động kinh doanh trên thị trường kinh tế sôi động với nhiều doanh nghiệp đối thủ cạnh tranh nhưng ban giám đốc vẫn duy trì điều hành công ty theo hướng chậm nhưng chắc, khẳng định uy tín
doanh nghiệp và cải thiện hệ thống quản lý ổn định.
Cơ cấu tổ chức
Giám đốc điều hành các hoạt động trong công ty nên đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra nhịp nhàng, xuyên suốt và đúng quy định. Giám đốc kiểm soát công tác bán hàng và thu tiền thông qua bộ phận kế toán. Ke toán ghi nhận số liệu đầy đủ, chính xác và lập báo cáo đúng với yêu cầu của ban lãnh đạo, đúng chuẩn mực kế toán. Bộ phận kinh doanh tìm hiểu nhu cầu thị trường và lên kế hoạch cung cấp sản phẩm tới khách hàng. Bộ phận cửa hàng là nơi trực tiếp diễn ra hoạt động bán hàng và thu về doanh thu. Hội đồng thành viên của công ty trực tiếp tham gia điều hành, quản lý các bộ phận của doanh nghiệp, xem xét và đánh giá tình hình hoạt động, các vấn đề xảy ra một cách nhanh chóng, sau đó đưa ra phương án giải quyết hợp lý. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có trưởng bộ phận và phó bộ phận. Nhân viên trong mỗi bộ phận thường xuyên tự kiểm tra về việc thực hiện các hướng dẫn, quy định làm việc cũng như có trách nhiệm đối với kết quả công việc được giao.
Tại công ty, bộ phận hành chính và bộ phận kế toán cùng phối hợp với nhau làm việc và báo cáo tới giám đốc về tình hình kiểm soát trong đơn vị. Công ty chưa thiết kế bộ phận KSNB riêng biệt, chủ yếu việc kiểm soát do ban lãnh đạo thực hiện xuống các phòng ban, kiểm soát thực hiện từ trưởng phòng tới các nhân viên. Do đó, việc thắt chặt kiểm soát nội bộ trong công ty đang là khó khăn, đặc biệt với tình hình hiện tại, công ty đang hướng tới mở rộng quy mô kinh doanh, mở thêm các chi nhánh bán lẻ tại Hà Nội và một số tỉnh thành. Hiện tại, công ty chưa thực hiện luân chuyển nhân viên thường xuyên cho các vị trí khá nhạy cảm như bán hàng, thu ngân - những người cầm doanh thu bán hàng cho công ty. Đó cũng chính là điểm yếu trong KSNB của công ty, tạo ra kẽ hở dễ phát sinh mất mát, gian lận. Thực tế, ban lãnh đạo quản lý phần lớn dựa vào sự tin tưởng và mối quan hệ với các nhân viên.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận và từng nhân viên trong công ty, tránh xảy ra tình trạng chồng chéo nhiệm vụ, chức năng dễ gây tính ỷ lại và thiếu trách nhiệm trong công việc, đảm bảo doanh thu được ghi nhận chính xác, thu tiền đủ và kịp thời. Công ty đã ban
Ke toán, Hướng dẫn Cửa hàng trưởng, Hướng dẫn Thu ngân... Tại các cửa hàng, nhân sự chủ yếu là thời vụ nên đơn vị đã ban hành những quy định cho cửa hàng và yêu cầu các cửa hàng trưởng thông báo, thường xuyên theo dõi, nhắc nhở nhân viên thực hiện. Các hướng dẫn bằng văn bản cụ thể, rõ ràng thuận tiện cho nhân viên cập nhật, tìm hiểu và nắm rõ đặc điểm công việc để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy và thống nhất.
PHẢN I: MỎ TẢ CÔNG VIỆC CHI TIỂT KÉ TOÁN DOANH THU - CÔNG NỢ
A. Cong viêc hằng ngày:
KT thực tập làm
1, Nhập doanh thu theo BCBH các cửa hàng gửi về vào file excel của từng cửa hàng. 2 . Kiềm tra báo cáo bàn hàng ưèn phần mềm có đúng khớp với bão cảo bán hàng thực tế cũa cửa
hàng trưởng gửi không. Phát hiện và xử lý các trường hợp phát sinh chênh lệch. Thòng báo cho cữa
háng trưởng những trường hợp chênh lệch để tim nguyên nhãn và giãi quyết trong 24h.
3. Kiềm ưa các khoản giám trữ doanh thu, chiết khấu, giâm giả cho khách hãng cỏ được thực hiện
đúng theo đề nghị cũa NCC và quy định cũa công ty không.
4. Kiểm ứa dữ liệu đồng bộ giữa hai phần mềm, đảm bảo đủng khớp theo từng cửa háng, tùng ngành
hàng.
-Trên mãn hình làm việc của phần mềm kế toán pentemic, chọn kế toán tổng hợp /Lọc tìm số liệu /
Bâng kê chúng từ . DSTK: 131/ DSTKĐƯ: 511,521.
-Đối chiểu với bão cáo băn hàng, báo cáo xuất kho phương thức bân sĩ, bão cảo nhập trả lại tứ khách hàng. Chi tiết theo ngành hăng và cữa hãng.
KT tổng hợp làm
5. Nhận đề nghị thanh toán phòng sản xuất gửi sang, phàn loại, lưu trữ các họp đồng gốc, kiềm ưa và
gửi đề nghị thanh, toán cho các kế toán phần hành lièn quan để hạch toán
Sau khi đã thanh toán, rà lại 331 xem cóng nợ đã được trừ đúng NCC chưa. Neu có sai sót bảo lại với kể toán thanh toán để chinh sữa cho đủng.
KT giá thành làm
6. Định kỳ' 3 ngày, kết xuất dữ liệu bán hàng của Online ừên Kiot Việt, nháp tiền về bang chuyển khoán theo bâng kê ship gửi về (đà xác nhận sổ tiền về vói kể toán ngàn hàng lá khớp với bâng kê).
Định kị' 1 tuần, chốt doanh thu với NV bán hàng Online, số tiền mặt đã thu được để nộp về PKT. Kiềm tta, xãc nhận với NV bàn hàng Online về đơn hàng ưong tuần chưa thu được tiền, lý giãi tại sao chưa thu được.
B. Còng việc háng tháng.
1. Ngày 01-05: KT giá thành lãm
Hình 2.1. Văn bản quy định và hướng dẫn công việc đối với nhân viên phòng Ke toán
Trường hợp So tiền (vnđ) Phạm vỉ áp dụng Điều kiện áp dụng
Tét Nguyên Đán 1.500.000 Nhấn viên Nhân viên làm
Các cửa hàng bán lẻ chịu trách nhiệm việc thu tiền khách hàng, lập báo cáo bán hàng và gửi tiền doanh thu mỗi ngày về công ty. Mỗi chi nhánh của Thời trang Việt Thắng có tối thiểu 6 người, trong đó bao gồm 1 cửa hàng trưởng quản lý tình hình hoạt động kinh doanh chung tại cửa hàng để hoàn thành các chỉ tiêu doanh thu ban lãnh đạo đề ra và quản lý, theo dõi hàng tồn kho ở cửa hàng; từ 2 đến 3 thu ngân và 3-4 nhân viên bán hàng tại các ca làm. Doanh thu các cửa hàng mỗi ngày được gửi về bộ phận kế toán. Phòng hành chính kế toán có 8 nhân viên làm việc bao gồm 3 nhân viên hành chính nhân sự có nhiệm vụ việc tuyển dụng, hướng dẫn nhân viên mới, liên hệ với các cửa hàng để giải quyết các vấn đề khách hàng mua sắm tại các chi nhánh. Khối kế toán bao gồm 4 nhân sự phụ trách các mảng kế toán trong công ty, trong đó có kế toán doanh thu trực tiếp ghi nhận và quản lý các khoản doanh thu từ các cửa hàng (đối chiếu doanh thu trên báo cáo bán hàng với doanh thu trên phần mềm và hạch toán, đối chiếu các khoản tiền thu về so với doanh thu đã ghi nhận, nếu không khớp sẽ ngay lập tức tìm nguyên nhân và báo với bên bộ phận cửa hàng để xử lý). Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra tiền mặt doanh cửa hàng tập hợp về và chuyển hóa đơn, chứng từ cho kế toán doanh thu ghi nhận. Nhiệm vụ của từng cá nhân tại mỗi bộ phận đều được hướng dẫn và trình bày rõ ràng trong các văn bản công ty ban hành.
Các chính sách và thông lệ nhân sự
Về chính sách tuyển dụng nhân sự, công ty thiết kế chuẩn mực về năng lực, bằng cấp và kinh nghiệm cho mỗi vị trí nhân viên. Theo đó, Ban lãnh đạo rất quan tâm tới năng lực, trình độ cho các cấp quản lý và các vị trí chủ chốt. Đây là các vị trí yêu cầu nhân viên cần có năng lực và gắn bó lâu dài, do vậy điều kiện là có bằng cao đẳng, đại học theo chuyên ngành, kinh nghiệm ít nhất 1 năm làm việc tại những vị trí tương đương và thông qua quá trình khảo sát, phỏng vấn kỹ càng để chọn ra những ứng viên phù hợp. Các vị trí nhân viên thu ngân, bán hàng,... công ty đa phần tuyển nhân viên thời vụ, không đòi hỏi phải gắn bó lâu dài để tiết kiệm chi phí nhờ sử dụng nhân lực giá rẻ là sinh viên làm thêm. Các ứng viên được tuyển dụng sẽ