BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN PHAN THỊ THẢO LY HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV KT MINH NGHI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG, 2021 BỘ.
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa, nền kinh tế Việt Nam đang dần hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu, đặc biệt là sau khi chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa mặt hàng và giảm giá bán, đồng thời cần có một đội ngũ quản lý hiệu quả Một yếu tố quan trọng không thể thiếu là công tác kiểm tra, kiểm soát, được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo quy trình quản lý hiệu quả.
Chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ phản ánh quá trình trao đổi hàng hóa và dịch vụ, với hàng hóa và dịch vụ được xem là tài sản có giá trị có thể giao dịch dưới nhiều hình thức Việc kiểm soát hiệu quả chu trình này là rất quan trọng, giúp hạn chế sai sót và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và trung thực, từ đó đạt được các mục tiêu mà nhà quản lý đề ra.
Công ty TNHH TMDV & Kỹ Thuật Minh Nghi hiện đang đối mặt với tình trạng gian lận và sai sót trong quá trình bán hàng do số lượng khách hàng đại lý và công trình đông đảo Việc kiểm soát các hoạt động này là rất cần thiết để bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Tuy nhiên, công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền vẫn còn nhiều vấn đề bất cập, cần được hoàn thiện để đảm bảo doanh thu được tính chính xác, tiền thu bán hàng được thu đủ và hàng hoá không bị thất thoát.
Nhằm nâng cao hiểu biết về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, tác giả đã nghiên cứu và chọn đề tài luận văn "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi".
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
a Mục tiêu nghiên cứu tổng quát
Luận văn này nhằm làm rõ lý luận về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp, đồng thời phân tích thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi.
Nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi
Xác định các điểm bất cập và nguyên nhân trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi
Mô hình kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi cần được hoàn thiện để đáp ứng các yêu cầu mới về phân cấp quản lý tài chính Mục tiêu nghiên cứu cụ thể là xác định các yếu tố cần thiết để cải thiện hiệu quả quản lý tài chính và tăng cường tính minh bạch trong quy trình bán hàng và thu tiền.
- Hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp nói chung.
- Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tạiCông Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi.
Phương pháp nghiên cứu
Trong nghiên cứu này, tác giả áp dụng nhiều phương pháp nhằm làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.
Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết đóng vai trò quan trọng trong việc hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp Việc áp dụng các phương pháp này giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán.
Ty TNHH TMDV & Kỹ Thuật Minh Nghi nói riêng.
Phương pháp phân tích chứng thực và phương pháp chuẩn tắc được áp dụng để làm nổi bật thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công Ty TNHH TMDV & Kỹ Thuật Minh Nghi Qua việc sử dụng phương pháp chuẩn tắc, bài viết đánh giá thực trạng hiện tại và xác định nguyên nhân, từ đó đề xuất những phương hướng và giải pháp cải tiến hiệu quả hơn.
Phương pháp thống kê và so sánh được áp dụng để phân tích và đối chiếu số liệu thống kê, từ đó rút ra các kết luận quan trọng Những kết luận này sẽ làm cơ sở để đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi.
Ngoài ra, các kỹ thuật như bảng biểu, sơ đồ và mô hình cũng được áp dụng để hỗ trợ việc diễn đạt và trình bày, giúp làm rõ nội dung nghiên cứu.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm có ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
1.1.1 Khái quát chung về KSNB
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra và kiểm soát đóng vai trò thiết yếu cho nhà quản lý Các nhà quản lý luôn tìm kiếm các phương pháp hiệu quả để kiểm soát doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu đề ra và tuân thủ các tiêu chí hoạt động Kiểm soát nội bộ được thiết lập để giảm thiểu những rủi ro bất ngờ có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tổ chức Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, phản ánh sự đa dạng trong cách tiếp cận và thực hiện chức năng này.
Theo Uỷ ban Tổ chức Kiểm tra (COSO), kiểm soát nội bộ là một quá trình do nhà quản lý, Hội đồng quản trị và nhân viên chi phối, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu quan trọng Mục tiêu này bao gồm cung cấp báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ các luật lệ và quy định, cũng như đảm bảo hoạt động hiệu quả và hiệu suất cao trong tổ chức.
Từ các khái niệm trên, có thể thấy KSNB có những đặc điểm sau:
Kiểm soát nội bộ là một chuỗi hoạt động kiểm soát được triển khai và vận hành đồng bộ ở tất cả các bộ phận trong tổ chức, tạo thành một hệ thống thống nhất và hiệu quả.
Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người, với vai trò vừa là chủ thể vừa là khách thể trong quá trình này Con người không chỉ định ra mục tiêu mà còn thiết lập cơ chế và vận hành kiểm soát ở tất cả các bộ phận Do đó, các chính sách, thủ tục và biểu mẫu sẽ không có hiệu lực nếu thiếu sự tổ chức và thực thi từ con người.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế, Kiểm soát nội bộ (KSNB) chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý, không phải tuyệt đối, về việc đạt được các mục tiêu Trong quá trình vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể phát sinh do nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan, dẫn đến việc không đạt được mục tiêu Mặc dù KSNB có khả năng ngăn ngừa và phát hiện sai phạm, nhưng không thể đảm bảo rằng chúng sẽ không xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc quan trọng trong quản lý là chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích thu được từ kiểm soát đó Do đó, mặc dù người quản lý có thể nhận thức rõ ràng về các rủi ro, nếu chi phí kiểm soát quá cao, họ vẫn có thể không thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro.
1.1.1.2 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các thành phần chính như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động và kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập nền tảng cho các quy trình kiểm soát và quản lý rủi ro hiệu quả.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thiết kế, vận hành và hiệu quả của các chính sách cũng như thủ tục trong doanh nghiệp Nó không chỉ định hình ý thức kiểm soát của nhân viên mà còn phản ánh văn hóa doanh nghiệp Môi trường kiểm soát đóng vai trò nền tảng cho các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp xây dựng nguyên tắc và cấu trúc hoạt động phù hợp Khi bàn về môi trường kiểm soát, chúng ta thường đề cập đến những yếu tố liên quan.
- Triết lý quản lý và phong cách tổ chức điều hành hoạt động của nhà quản trị:
Triết lý quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp ảnh hưởng sâu sắc đến phong cách điều hành, thể hiện qua cá tính và thái độ của họ Những quan điểm này quyết định các chính sách, quy trình và cách thức kiểm tra kiểm soát trong đơn vị Nếu nhà quản lý có quan điểm trung thực và chú trọng lành mạnh hóa tài chính, hoạt động kinh doanh sẽ gặp phải những hạn chế Ngược lại, nếu họ chỉ tập trung vào lợi nhuận và hoàn thành kế hoạch bằng mọi giá, việc thực hiện các thủ tục kiểm soát sẽ trở nên khó khăn Sự khác biệt này cho thấy rằng quan điểm quản lý và phong cách điều hành có thể tác động lớn đến môi trường kiểm soát và khả năng đạt được các mục tiêu trong đơn vị.
Tính chính trực và giá trị đạo đức trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt để xây dựng môi trường kiểm soát hiệu quả Các giá trị đạo đức tạo ra tiêu chuẩn hành vi mà mọi nhân viên cần tuân thủ, từ đó hướng dẫn họ trong quá trình ra quyết định Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc xác định những giá trị đạo đức này, nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
+ Sự cam kết trung thực và công bằng.
+ Sự tôn trọng pháp luật và các chính sách.
+ Sự tôn trọng dành cho tổ chức.
+ Sự nêu gương của lãnh đạo.
+ Sự cam kết dành cho các điều xuất sắc.
+ Sự kính trọng dành cho người quản lý.
+ Sự tôn trọng quyền lợi của người làm công.
+ Sự phù hợp với các đẳng cấp chuyên nghiệp.
Hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc thiết lập và duy trì môi trường kiểm soát trong doanh nghiệp Sự hiện hữu và chất lượng của các cơ quan này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý.
Bộ phận kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và đánh giá liên tục các hoạt động của tổ chức, bao gồm cả hệ thống kiểm soát nội bộ Một đơn vị có bộ phận kiểm soát hiệu quả sẽ nhận được thông tin kịp thời và chính xác về tình hình tổ chức Hội đồng quản trị và kiểm soát sẽ thiết lập môi trường kiểm soát thông qua các hoạt động chủ yếu.
+ Phê chuẩn và giám sát sứ mệnh, mục tiêu và chiến lược kinh doanh.
+ Phê chuẩn, giám sát, thực thi giá trị, chuẩn mực đạo đức của tổ chức.
+ Giám sát các quyết định và hành động quản lý của người quản trị.
+ Thiết lập chính sách và cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo hoạt động thông suốt, hiệu quả, tránh chồng chéo giữa các bộ phận và duy trì sự độc lập tương đối Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả mà còn góp phần vào việc thiết lập một hệ thống kiểm soát lành mạnh.
Phân cấp quyền hạn và trách nhiệm là một phần quan trọng trong cơ cấu tổ chức, giúp cụ thể hóa vai trò của từng thành viên Điều này không chỉ giúp các cá nhân nhận thức rõ nhiệm vụ của mình mà còn hiểu được ảnh hưởng của các hoạt động của họ đối với người khác, từ đó góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu chung của đơn vị.
Chính sách nhân sự là yếu tố then chốt trong hệ thống kiểm soát con người, giúp đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy Một đơn vị có nhân viên chất lượng có thể đạt được các báo cáo tài chính đáng tin cậy ngay cả khi không có nhiều quy trình kiểm soát Ban quản trị có trách nhiệm thiết lập các chính sách và thủ tục nguồn nhân lực để đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình.
+ Yêu cầu trình độ và kỹ năng cho từng vị trí.
+ Kiểm tra trình độ đối với từng ứng viên.
+ Chính sách tuyển dụng và thăng tiến cho từng ứng viên đạt yêu cầu.
+ Chương trình đào tạo giúp nhân viên nâng cao trình độ và kỹ năng.
Ban quản trị cam kết cung cấp đầy đủ phương tiện, công cụ, phần mềm và cẩm nang quy trình làm việc cần thiết để nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
NỘI DUNG CÔNG TÁC KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
1.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng:
Các mục tiêu kiểm soát được thiết lập dựa trên những rủi ro mà doanh nghiệp có thể đối mặt trong quá trình thực hiện chu trình bán hàng và thu tiền.
1.2.1.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng
Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ bán hàng được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 1.1 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ bán hàng
T Mục tiêu Công việc kiểm soát nội bộ
Hàng bán ghi sổ thực tế đã vận chuyển đến người mua là có thật.
- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
- Hóa đơn được đánh số thứ tự trước và xác định rõ mục đích sử dụng.
- Các bảng cân đối bán hàng – thu tiền hàng tháng gửi cho người mua được thực hiện độc lập với kế toán
2 Mọi nghiệp vụ bán hàng đã được ghi sổ.
- Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng được đánh số trước và định rõ mục đích sử dụng.
3 Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn.
Việc phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từng thương vụ phải qua các thể thức đúng đắn trên cả 3 mặt:
- Xét duyệt bán chịu trước khi vận chuyển hàng bán.
- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán.
- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước phí vận chuyển và chiết khấu.
4 Các khoản bán hàng đã ghi sổ đúng số lượng, chủng loại hàng hóa đã vận chuyển và hóa đơn bán hàng đã lập đúng.
Phân công một người độc lập với nhiệm vụ bán hàng để thực hiện kiểm tra nội bộ liên quan đến việc lập hóa đơn theo giá của từng loại mặt hàng tại thời điểm bán Người này cũng có trách nhiệm ghi chép các thông tin vào nghiệp vụ kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý tài chính.
Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp.
- Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản cho từng nghiệp vụ.
- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi chép các nghiệp vụ vào tài khoản.
6 Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh
- Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời gian.
T Mục tiêu Công việc kiểm soát nội bộ
Các nghiệp vụ bán hàng được đưa vào sổ thu tiền và cộng lại đúng
- Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu của người mua.
- Lập cân đối bán hàng – thu tiền hàng tháng và gửi cho người mua.
- Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền.
1.2.1.2 Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng
Bảng 1.2 Sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
- Đồng ý bán nhưng không có khả năng cung ứng.
Ghi sai thông tin trên hợp đồng bán hàng, như chủng loại, số lượng, đơn giá hoặc các điều khoản liên quan, có thể dẫn đến nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác Việc này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn gây ra những rắc rối trong quá trình giao dịch.
- Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu, dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu nhằm tăng doanh thu, nhưng điều này có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro tín dụng cao.
- Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng, giao nhầm khách hàng, nhầm địa chỉ hoặc quên giao.
- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm.
- Hàng gửi đi nhưng không được ghi lại hoặc ghi lại không chính xác.
- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao.
1.2.1.3 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro trong chu trình bán hàng
Tính hợp lý của doanh thu ghi sổ
Doanh thu bán hàng chỉ được coi là hợp lệ khi có giao dịch bán hàng thực tế diễn ra Doanh thu được xác nhận khi công ty đã hoàn tất việc chuyển giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng và nhận được thanh toán hoặc sự chấp nhận thanh toán từ khách hàng.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu:
- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa trên các hóa đơn, chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn.
- Hóa đơn phải được đánh số thứ tự và được theo dõi, ghi chép đúng đắn.
Các bảng cân đối bán hàng và thu tiền được gửi đến khách hàng hàng tháng, trong khi việc tiếp nhận ý kiến từ người mua được thực hiện một cách độc lập, không phụ thuộc vào kế toán phụ trách.
Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn
- Xét duyệt bán chịu trước khi gửi hàng
- Phê duyệt giá bán và phương thức bán hàng, phương thức vận chuyển và các khoản chiết khấu
Các nghịêp vụ bán hàng được ghi sổ đầy đủ
- Thực hiện việc đánh số trước đối với những tài liệu và hoá đơn bán hàng, ghi lại tất cả những số liệu này
- Ghi chép ngay tất cả các nghiệp vụ vào hệ thống máy tính và gán mã duy nhất cho nghiệp vụ bằng các ứng dụng của máy tính
- Đối chiếu số liệu từ hoá đơn vận chuyển với hoá đơn bán hàng, các sổ sách kế toán có liên quan
Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh giá đúng
Các thủ tục kiểm soát có thể bao gồm:
- Giới hạn quyền truy cập đối với các file tới việc phê chuẩn của cá nhân.
- In một bản danh sách sự thay đổi về giá để chính bộ phận phê chuẩn giá kiểm tra lại.
- Giới hạn việc phê chuẩn đối với giám đốc marketing hoặc một vài cá nhân khác có trách nhiệm về giá bán.
Doanh thu bán hàng được phân loại đúng đắn
- Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ, chi tiết cho các nghiệp vụ
- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản
Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng lúc
Doanh thu cần được tính toán và ghi chép ngay sau khi hàng hóa được chuyển giao, nhằm tránh việc bỏ sót hoặc không ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Để đảm bảo doanh thu được ghi sổ đúng thời điểm, các thủ tục kiểm soát là rất quan trọng.
So sánh ngày trên các hóa đơn vận chuyển với ngày trên bản sao hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ sách liên quan là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất trong quá trình quản lý tài chính Việc này giúp phát hiện kịp thời các sai sót và đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều khớp nhau, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán và kiểm soát hàng hóa.
- Đối chiếu chứng từ phát sinh với sổ sách kế toán khi cập nhật dữ liệu
Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp và cộng dồn đúng
- Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng và ghi sổ các khoản phải thu
- Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng
1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền
1.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu tiền:
Bảng 1.3 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền
T Mục tiêu Công việc kiểm soát nội bộ
1 Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận.
- Phân công nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ.
- Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng.
Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt, phiếu thu tiền được đối chiếu, kí duyệt
- Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn.
- Duyệt các khoản chiết khấu.
- Đối chiếu chứng từ gốc và kí duyệt thu tiền.
Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật kí thu tiền.
- Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền với người ghi sổ.
- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời.
T Mục tiêu Công việc kiểm soát nội bộ
Các khoản tiền thu đã ghi sổ và nộp đúng với giá bán.
- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền.
5 Các khoản thu tiền được phân loại đúng.
- Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền.
- Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt.
6 Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian.
- Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổ.
- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ.
Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng.
- Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng.
- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn.
- Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ.
1.2.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình thu tiền:
Bảng 1.4 Sai phạm có thể xảy ra của chu trình thu tiền
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra
- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
- Lập hóa đơn sai về giá trị, thông tin của khách hàng.
- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu
- Ghi sai số tiền, ghi trùng hoặc ghi sót hóa đơn.
- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt.
- Phản ánh doanh thu sai kỳ kế toán.
- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém nhưng chưa được xét duyệt.
- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
1.2.2.3 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro trong chu trình thu tiền:
Các thủ tục kiểm soát nội bộ cần có để đạt được các mục tiêu về: a Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận
- Cần cách ly trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tiền mặt và ghi sổ sách
- Phân công công việc đối chiếu với ngân hàng độc lập với kế toán ngân hàng b Các khoản chiết khấu được xét duyệt đúng đắn
- Chính sách về chiết khấu phải thực sự tồn tại trong công ty
Các khoản chiết khấu cần được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền và phải tuân thủ chính sách của công ty Đồng thời, tiền mặt thu được phải được ghi chép đầy đủ vào Sổ quỹ và Nhật ký thu tiền mặt.
- Cách ly trách nhiệm giữa nhân viên thu tiền và kế toán tiền
- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ nhận báo cáo kịp thời
- Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền
- Lập và gửi đều đặn bảng cân đối bán hàng - thu tiền cho khách hàng
Kiểm tra nội bộ quy trình thu tiền là rất quan trọng, bao gồm việc đối chiếu giấy báo nhận tiền, bảng kê và giấy báo từ ngân hàng với các sổ sách liên quan Các khoản thu tiền đã được ghi sổ cần được gửi đi và ghi nhận chính xác theo số tiền đã nhận.
- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu chúng với mức giá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng
- Đối chiếu độc lập, đều đặn sổ phụ với tài khoản ngân hàng
- Kiểm tra nội bộ việc định giá, các phép tính e Các khoản thu tiền được phân loại đúng
- Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ
Kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản thu tiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tài khoản f là rất quan trọng Đảm bảo rằng các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng thời gian giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Các nghiệp vụ thu tiền phải được quy định ghi sổ hàng ngày khi có chứng từ chứng minh
- Cử nhân viên độc lập kiểm soát việc ghi sổ và thu tiền g Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng đắn và tổng hợp chính xác
- Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với việc ghi sổ phụ các khoản phải thu và sổ quỹ
- Gửi đều đặn các khoản cân đối thu tiền cho khách hàng
- Đối chiếu các bút toán ở sổ quỹ với nhật ký thu tiền và sổ phụ
Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp các đơn vị đạt được mục tiêu đề ra Tuy nhiên, cần nhận thức rằng không có hệ thống nào hoàn hảo, mà chỉ đảm bảo tính hợp lý Những hạn chế và sai sót có thể xảy ra, ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu Do đó, khi thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần chú trọng đến các rủi ro hiện tại và tương lai để giảm thiểu chúng một cách tối đa.
Chương 1 trình bày những vấn đề lí luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và đối với chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng Đây chính là nền tảng để tiến hành việc nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp để tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình này tại đơn vị.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty
Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi, được thành lập vào ngày 20 tháng 02 năm 2009, hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0400898116 và quyết định số 4219 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Đà Nẵng.
Mã số thuế: 0400898116 Địa chỉ: 21 Bàu Trảng 5, P Thanh Khê Tây, Q Thanh Khê, TP Đà Nẵng. Đại diện pháp luật: Bà Trần Thị Mỹ Linh
Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi là đại lý phân phối chính thức các sản phẩm ống nước và phụ kiện PPR, Upvc & HDPE DISMY tại Đà Nẵng Với uy tín vững chắc, công ty đã trở thành nhà cung cấp tin cậy cho nhiều dự án lớn trong khu vực Sự đa dạng về sản phẩm, chất lượng cao và giá cả cạnh tranh là những yếu tố then chốt giúp Minh Nghi xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng và đối tác.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
- Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
- Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
Các sản phẩm công ty đang cung cấp:
- Ống và phụ kiện nước
- Bồn nước inox, chậu rửa inox
- Thiết bị sen vòi, thiết bị vệ sinh
Định hướng phát triển:
“Trở thành đơn vị thương mại đa dạng sản phẩm trong kinh doanh lĩnh vực ngành nước, có tiềm lực mạnh về tài chính và nguồn nhân lực”.
“Quyền lợi và sự hài lòng của khách hàng - Dịch vụ bán hàng và giá thành cạnh tranh”.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Công Ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi là một doanh nghiệp đa ngành, chuyên cung cấp hàng hóa và dịch vụ phong phú Đặc biệt, công ty nổi bật với hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt máy móc và phụ tùng liên quan, đáp ứng nhu cầu của thị trường xây dựng.
Công ty có quy mô nhỏ hơn so với nhiều đơn vị khác tại Thành phố Đà Nẵng, nhưng lại có phạm vi hoạt động rộng nhờ vào sự đa dạng trong ngành nghề kinh doanh và dịch vụ.
Kinh doanh vật liệu, thiết bị lắp đặt và máy móc trong lĩnh vực xây dựng là một hoạt động quan trọng, giúp sử dụng vốn hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu phát triển Điều này không chỉ góp phần vào việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành xây dựng.
Công ty hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký và chịu trách nhiệm trước khách hàng cũng như pháp luật về sản phẩm cung cấp Cụ thể, công ty chuyên kinh doanh vật liệu và thiết bị lắp đặt, đồng thời sử dụng vốn một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu đề ra, góp phần vào việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội.
-Duy trì và ổn định hoạt động kinh doanh để đảm bảo đời sống cho người lao động.
-Nghiên cứu nhu cầu của thị trường để xây dựng phương án kinh doanh có hiệu quả.
-Chấp hành chính sách, pháp luật của nhà nước, chính sách về tiền lương, bảo hiểm xã hội…
Công ty cần lập đầy đủ các báo cáo về tình hình kinh doanh sản phẩm để gửi cho cơ quan thuế và các đối tác bên ngoài Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, công ty cần tập trung vào việc hoàn thiện các báo cáo một cách chính xác và kịp thời.
+ Không ngừng củng cố cơ cấu tổ chức ở công ty theo chiều hướng tinh gọn, khoa học
Áp dụng phương thức kinh doanh linh hoạt và chủ động giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả về mặt kinh tế Đồng thời, việc xây dựng, củng cố và phát triển doanh nghiệp là cần thiết để tăng cường hoạt động tiêu thụ, từ đó nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán và quản lý của Công ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Công Ty TNHH TMDV & Kỹ Thuật Minh Nghi thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 Đơn vị tiền tệ ghi chép kế toán là đồng Việt Nam, và việc chuyển đổi từ các đồng tiền khác sang đồng Việt Nam được thực hiện theo tỷ giá giao dịch liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch hàng năm
Công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng và hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Hình thức kế toán được sử dụng là kế toán trên máy vi tính, với phần mềm "Kế toán Việt Nam" và hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
Tổ chức bộ máy kế toán là nhiệm vụ của tổ chức nhân sự, nhằm đảm bảo các chức năng kế toán hoạt động hiệu quả trong công ty Việc thiết lập bộ máy kế toán hợp lý và gọn nhẹ là rất quan trọng để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho người sử dụng Đồng thời, điều này cũng giúp nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán Để đáp ứng các yêu cầu này, kế toán công ty cần được tổ chức theo một sơ đồ rõ ràng.
Hình 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban chức năng:
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và phản ánh quá trình kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để hỗ trợ công tác quản lý của giám đốc Nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm, chịu trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin kế toán và lập báo cáo tài chính Những báo cáo này giúp ban giám đốc đưa ra quyết định chiến lược cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp):
Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp là bước quan trọng để ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của công ty.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính
- Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra việc bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán
- Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn
Kế toán trưởng có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty cung cấp đầy đủ và kịp thời các tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra và kiểm soát.
- Đảm bảo yêu cầu về bảo mật đối với các thông tin kế toán trong doanh nghiệp.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, thuế
Kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm, kế toán NVL, kế toán lương
- Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của phòng kế toán cho BGĐ
Kế toán Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Công nợ và kế toán thuế:
- Theo dõi các khoản vay ngắn hạn ngân hàng
- Theo dõi các nghiệp vụ phát sinh của ngân hàng: rút tiền, gửi tiền, lãi vay
- Giải trình các số dư tài khoản liên quan
- Theo dõi các khoản công nợ phải thu của khách hàng, phải trả nhà cung cấp
- Đưa ra kế hoạch thanh toán cho từng nhà cung cấp, thu hồi công nợ
- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh
- Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra
- Hàng tháng, quý, năm chịu trách nhiệm lập báo cáo thuế
- Cập nhật kịp thời các thông tin về luật thuế
- Phụ trách quyết toán thuế, lập hồ sơ hoàn thuế khi có phát sinh
Kế toán tiền lương, Nguyên vật liệu, Kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm:
- Theo dõi tình hình cấp phát vật tư, tình hình tăng giảm vật tư
- Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, hàng hóa, sản phẩm
- Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
- Cung cấp kịp thời những số liệu thông tin tổng hợp về các khoản mục chi phí và yếu tố chi phí đã quy định
- Theo dõi, quản lý khối lượng hàng hóa bán ra
- Có trách nhiệm xác định kết quả kinh doanh phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp
Theo dõi và thanh toán lương, quỹ lương cùng các chế độ phúc lợi cho người lao động trong công ty cần dựa trên Bảng chấm công và hợp đồng lao động.
- Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa
- Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho hàng hóa
- Theo dõi nhập, xuất, tồn hàng hóa
- Theo dõi và đối chiếu số lượng tồn kho tối thiểu
- Trực tiếp sắp xếp lại hàng hóa trong kho
THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
2.2.1 Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng tại Công ty
Quá trình bán hàng và thu tiền là một quy trình phức tạp, yêu cầu việc kiểm soát nội bộ phải được thực hiện một cách chặt chẽ Vì lý do này, các công ty ngày càng chú trọng vào việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ tài sản của mình.
2.2.1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hình thức bán buôn
Phòng kinh doanh được tổ chức độc lập nhưng vẫn duy trì mối liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty, với bộ phận bán hàng phụ trách khu vực Quảng Nam – Đà Nẵng Các chức năng liên quan đến quy trình bán hàng và thu tiền như bán hàng, kế toán, thủ kho, và lái xe được phân định rõ ràng Nhân viên của mỗi bộ phận được cấp quyền truy cập riêng biệt với user và password trong hệ thống thông tin của công ty Hình thức bán buôn có thể được minh họa qua lưu đồ như hình 2.3.
Bước 1: Khách hàng yêu cầu mua hàng và xử lý đơn đặt hàng
Tại Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi, quá trình bán hàng bắt đầu khi phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, chủ yếu là các đại lý và công ty có mối quan hệ lâu dài Các khách hàng quen thuộc chỉ cần gọi điện hoặc fax để đặt hàng, giúp tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian giao dịch Đối với khách hàng mới, công ty sẽ tiến hành xác minh độ tin cậy trước khi quyết định có bán hàng và cho phép nợ hay không.
Sổ chi ti ết hàng hó a
Bảng tổ ng hợ p chi ti ết
Sổ chi ti ết DT,G V,P TKH
Bảng tổ ng hợ p D T,GV ,PTK H
Khách hàng P.Kinh doanh Giám đốc Thủ kho Nhân viên VC KT hàng hóa KTTT,CN
Hình 2.3 Lưu đồ KSNB đối với hình thức bán buôn
Việc tiếp cận khách hàng mới thường tốn thời gian để hiểu rõ nhu cầu của họ, nhưng điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính chắc chắn trong giao dịch Ngược lại, với những khách hàng lâu năm, quy trình đặt hàng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ xem xét các điều kiện mua hàng của khách hàng, bao gồm khả năng cung cấp hàng hóa về số lượng, chủng loại, giá cả, và phương thức thanh toán Đối với khách hàng quen thuộc, phòng cũng sẽ kiểm tra công nợ; nếu khách hàng còn nợ ít, việc bán hàng sẽ tiếp tục, nhưng nếu nợ nhiều, họ sẽ được yêu cầu thanh toán một phần trước khi đồng ý bán.
Bước 2: Lập Hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan
Sau khi xem xét kỹ lưỡng, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua bán, được coi là ràng buộc pháp lý giữa công ty và khách hàng Hợp đồng này quy định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của các bên, yêu cầu thực hiện đúng các điều khoản đã nêu, với chế tài bồi thường thiệt hại nếu có vi phạm Giám đốc công ty sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng, chứng minh sự thỏa thuận giữa hai bên Hợp đồng được lập thành 4 bản: khách hàng giữ hai bản, phòng kinh doanh một bản để theo dõi tình hình xuất bán và thanh toán, và phòng kế toán một bản để quản lý việc xuất hàng và thanh toán Mẫu hợp đồng mua bán được tham khảo trong Phụ lục số 2.1.
Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, phòng kinh doanh tiến hành lập lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT:
Lệnh xuất hàng được tạo thành hai bản: một bản lưu giữ tại nơi lập và một bản giao cho thủ kho để thực hiện xuất hàng Công ty chỉ lập lệnh xuất hàng khi có giao dịch bán với số lượng lớn, không phải trong mọi trường hợp Mẫu lệnh xuất hàng được quy định trong Phụ lục số 2.2.
Phiếu xuất kho được lập thành hai liên: liên đầu tiên được lưu tại cùi, trong khi liên thứ hai sẽ được giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng Mẫu phiếu xuất kho có thể tham khảo trong Phụ lục số 2.3.
Công ty TNHH TMDV & KT HÓA ĐƠN GTGT Số: 0006934
Minh Nghi Liên 3: Nội bộ Ký hiệu: TA/2019T
Ngày 20 tháng 02 năm 2019 Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI Địa chỉ: 21 Bàu Trảng 5, P Thanh Khê Tây, Q Thanh Khê, TP Đà Nẵng Điện thoại: 0236 3761 186 MS: 0400898116 Đơn vị mua: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC Địa chỉ: 82-84 Bạch Đằng - Quận Hải Châu - Tp Đà Nẵng
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số TK:
STT Hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Ống nước uPVCTP 21x3mm Mét 500 11.550 5.775.000
Bằng chữ: Mười bốn triệu tám trăm bốn mươi bốn ngàn năm trăm đồng.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao cho khách hàng, và liên còn lại lưu chuyển nội bộ để ghi sổ Công ty sử dụng mẫu hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, với việc đánh số hóa đơn theo thứ tự trước khi sử dụng Điều này giúp ban giám đốc dễ dàng kiểm soát công tác lập kế hoạch và luân chuyển chứng từ.
Bước 3: Chuyển giao hàng cho khách
Thủ kho sẽ sử dụng lệnh xuất hàng và phiếu xuất kho làm cơ sở để tiến hành xuất hàng Việc xuất hàng sẽ được thực hiện dựa trên số lượng và chủng loại đã được ghi rõ trên phiếu xuất.
Từ lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT, phòng kinh doanh sẽ lập biên bản giao nhận hàng hóa Biên bản này sẽ được giao cho nhân viên vận chuyển để mang đến cho khách hàng Sau khi khách hàng ký nhận, giấy giao nhận sẽ trở thành chứng từ xác nhận hàng hóa đã được giao và công ty ghi nhận doanh thu Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản.
Sau khi xuất hàng, thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lệnh xuất cùng phiếu xuất kho lên phòng kế toán Tại đây, kế toán hàng hóa sẽ đối chiếu số lượng thực xuất với lệnh xuất để đảm bảo tính chính xác Dựa vào phiếu xuất kho, kế toán nhập liệu vào phần mềm, giúp tự động cập nhật sổ chi tiết hàng hóa và bảng tổng hợp Kế toán tổng hợp sẽ ghi vào chứng từ và Sổ Cái tài khoản 156 Công ty không ghi rõ giá vốn hàng xuất kho, nhưng giá vốn đã được cài đặt sẵn trong phần mềm Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác đơn giản để phần mềm cung cấp số liệu chính xác về giá vốn Thủ kho và kế toán sẽ đối chiếu giữa thẻ kho và sổ sách để phát hiện và điều chỉnh sai sót kịp thời, tạo nên quy trình kiểm soát hàng hóa hiệu quả.
Sau khi nhận hàng từ thủ kho, nhân viên vận chuyển sẽ mang Hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng đến cho khách hàng để ký Khách hàng sẽ giữ lại liên 2 của Hóa đơn GTGT và 1 biên bản giao nhận hàng hóa Hai liên còn lại của Hóa đơn GTGT cùng với 1 biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được nhân viên vận chuyển mang về, trong đó 1 liên sẽ được giao cho phòng kinh doanh và liên 3 của Hóa đơn GTGT sẽ được chuyển cho phòng kế toán.
Sau khi nhận lệnh xuất hàng và liên 3 của hóa đơn, kế toán tiêu thụ và công nợ sẽ ghi sổ doanh thu và tiến hành đối chiếu Dựa vào liên 3 của hóa đơn GTGT, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết như sổ chi tiết giá vốn, doanh thu và phải thu khách hàng, cũng như bảng tổng hợp liên quan.
Bảng 2.2 Sổ chi tiết tài khoản
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI .62
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
Công tác kiểm soát nội bộ là yếu tố thiết yếu đối với mọi công ty, đặc biệt trong chu trình bán hàng và thu tiền Việc thường xuyên soát xét và nâng cao các biện pháp kiểm soát nội bộ là cần thiết để giảm thiểu rủi ro Tuy nhiên, những hạn chế trong kiểm soát nội bộ luôn tồn tại, không chỉ riêng Công ty TNHH TMDV &KT Minh Nghi mà còn ở nhiều doanh nghiệp khác Không có hệ thống kiểm soát nào có thể ngăn chặn hoàn toàn sai sót hay gian lận, và yếu tố con người được coi là một trong những yếu tố quyết định nhất trong quá trình này.
Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập và cạnh tranh khốc liệt, công ty cần củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ để đứng vững trên thị trường và mở rộng quy mô hoạt động Việc cải thiện hệ thống này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty.
- Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động
- Bảo vệ tài sản, duy trì sự ổn định và phát triển
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và báo cáo tài chính
- Đảm bảo tính tuân thủ việc chấp hành quy định quản lí tại công ty
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh
- Tuân thủ quy định của pháp luật trong hoạt động kinh doanh.
Công ty đặt mục tiêu nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu rủi ro Để đạt được điều này, cần cải thiện công tác quản lý và năng lực chuyên môn, đồng thời khắc phục các tồn tại Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền, là rất quan trọng Hệ thống này sẽ giúp công ty kiểm tra, kiểm soát và đánh giá toàn bộ hoạt động một cách hiệu quả.
Dựa trên lý thuyết đã trình bày ở chương 1, việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là rất quan trọng và mang lại nhiều lợi ích Tuy nhiên, theo thực trạng công ty được phân tích ở chương 2, hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền vẫn còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi cần cải thiện quy trình kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, khắc phục những bất cập và hạn chế hiện tại để nâng cao hiệu quả hoạt động.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV & KT MINH NGHI .63
3.2.1.1 Đối với hình thức bán buôn Để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền, công tác này cần được hoàn thiện hơn như sau:
Khi khách hàng, dù là cũ hay mới, có nhu cầu mua hàng, công ty nên sử dụng đơn đặt hàng đã được thiết kế sẵn Khách hàng chỉ cần điền thông tin theo mẫu Sau khi xem xét yêu cầu và khả năng cung ứng, phòng kinh doanh sẽ chuyển đơn lên giám đốc để phê duyệt việc bán chịu.
Bước 2: Hợp đồng mua bán phải được giám đốc ký duyệt, đặc biệt với các hợp đồng có giá trị lớn Chỉ trong trường hợp giám đốc vắng mặt, phó giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh mới được ủy quyền ký Trước khi phê duyệt hợp đồng mua bán, cần xem xét kỹ các điều khoản bán chịu như khả năng thanh toán và tình hình kinh doanh của đối tác.
Bước 3: Sau khi phòng kinh doanh hoàn thành các chứng từ như lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng hóa, cần có một bộ phận độc lập thực hiện kiểm tra lại toàn bộ tài liệu trước khi tiến hành lưu hành.
Bước 4: Phòng kinh doanh gửi lệnh xuất hàng và phiếu xuất kho cho thủ kho để thực hiện xuất hàng Thủ kho sẽ dựa vào lệnh xuất hàng và phiếu xuất kho để xuất đúng số lượng và chủng loại hàng hóa Nhân viên vận chuyển sẽ căn cứ vào hóa đơn để nhận hàng từ thủ kho Sau khi hoàn tất xuất hàng, thủ kho ghi chép vào thẻ kho và chuyển lệnh xuất hàng cùng phiếu xuất kho cho kế toán hàng hóa để ghi sổ Cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng hóa sẽ tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ sách.
Khi bán hàng với số lượng lớn, thay vì chỉ đối chiếu vào cuối tháng, kho và kế toán nên thực hiện việc kiểm tra giữa thẻ kho và sổ sách thường xuyên hơn.
Việc thường xuyên đối chiếu công nợ giữa khách hàng và công ty là rất cần thiết, đồng thời công tác đôn đốc trả nợ cũng cần được thực hiện theo kế hoạch Điều này sẽ giúp đảm bảo các khoản doanh thu được thu hồi kịp thời và hiệu quả.
Bước 5: Kế toán sẽ dựa vào hóa đơn và phiếu xuất kho để nhập liệu vào máy tính Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa sẽ đối chiếu số lượng thực xuất trên phiếu xuất với số lượng trong lệnh xuất để đảm bảo sự khớp nhau Sau đó, dựa vào phiếu xuất kho, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm, giúp tự động cập nhật vào sổ chi tiết hàng hóa, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiêu thụ và công nợ, đồng thời cập nhật doanh thu và phải thu khách hàng Kế toán tổng hợp sẽ ghi nhận vào chứng từ ghi sổ và sổ Cái TK 156, TK511 Cuối tháng, chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản trong phần mềm để nhận số liệu chính xác về giá vốn.
3.2.1.2 Đối với hình thức bán lẻ
Bước 1 : Khách hàng có nhu cầu mua hàng và công ty có khả năng cung ứng sẽ thực hiện việc trao đổi bán hàng.
Bước 2: Khi khách hàng cần lấy Hóa đơn, kế toán cửa hàng phải tiến hành lập Hóa đơn GTGT cho khách.
Bước 3: Hóa đơn cần có đầy đủ chữ ký của khách hàng, cửa hàng trưởng và người lập Liên 2 của hóa đơn sẽ được giao cho khách hàng, trong khi hai liên còn lại sẽ được kế toán cửa hàng giữ để lập bảng cân đối hàng hóa và bảng tổng hợp doanh thu Mỗi ngày, kế toán cửa hàng sẽ lập bảng kê bán hàng và thu tiền theo buổi, đồng thời lưu trữ cẩn thận Để hiểu rõ hơn về quy trình hoàn thiện trong bán lẻ, có thể tham khảo lưu đồ minh họa.
Hình 3.1 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với hình thức bán lẻ trực tiếp
Kế toán cửa hàng cần định kỳ gửi báo cáo và bảng tổng hợp cho phòng kế toán công ty Sau đó, kế toán hàng hóa tại công ty sẽ kiểm tra và nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính.
Khách hàng Nhân viên bán hàng Kế toán cửa hàng Cửa hàng trưởng
Lập Bảng đôi cân đối hàng hóa, bảng tổng hợp Doanh thu
Bảng cân đối hàng hóa, tổng hợp doanh thu
3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình thu tiền
3.2.2.1 Thu tiền từ bán buôn
* Trường hợp khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ KTCN
Hình 3.2 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt
Nộp tiền Đề nghị nộp tiền
Chứng từ liên quan: HĐ GTGT
Phiếu thu Thu tiền và xác nhận PT
Sổ quỹ, báo cáo thu chi
Sổ chi tiết tiền mặt
Sổ chi tiết công nợ
Kế toán tiền mặt thực hiện kiểm tra chứng từ do người nộp tiền cung cấp Nếu chứng từ được xác nhận hợp lệ, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu Ngược lại, nếu chứng từ không hợp lệ, kế toán sẽ trả lại cho người nộp tiền.
-Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu
-Giám đốc ký duyệt phiếu thu
Thủ quỹ có trách nhiệm thu tiền và ghi chép sổ quỹ, đồng thời báo cáo về tình hình thu chi Kế toán tiền mặt sẽ ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, trong khi kế toán công nợ sẽ thực hiện việc ghi giảm nợ phải thu khách hàng trong sổ chi tiết nợ phải thu.
Cuối ngày, thủ quỹ và kế toán tiền mặt cần thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu với nhau, đồng thời kế toán công nợ cũng phải so sánh giữa sổ chi tiết tiền mặt và sổ chi tiết công nợ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
* Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng:
Ngân hàng của công ty Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ
Hình 3.3 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng
-Kế toán ngân hàng nhận được giấy báo có do ngân hàng gửi đến.
Kế toán ngân hàng thực hiện việc kiểm tra giấy báo có và đối chiếu với các chứng từ liên quan Nếu thông tin chính xác, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tiền gửi; ngược lại, nếu có sai sót, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành xử lý.
Nhận được tiền do khách hàng chuyển trả
Kiểm tra GBC Nhận giấy báo Có
GBC, chứng từ liên quan
Sổ chi tiết công nợ
S Đ chuyển trả lại cho ngân hàng Đồng thời kế toán công nợ phải thu vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho khách hàng.
Cuối mỗi ngày, kế toán ngân hàng cần đối chiếu số tiền thu được với sổ phụ ngân hàng và sổ chi tiết công nợ để đảm bảo tính chính xác và phòng ngừa sai sót có thể xảy ra.
3.2.2.2 Thu tiền từ bán lẻ
Việc thu tiền từ các cửa hàng bán lẻ diễn ra với số lượng tương đối, tuy nhiên tổng số tiền thu về hàng ngày lại không nhỏ Do đó, yêu cầu kiểm soát quy trình thu tiền từ các cửa hàng bán lẻ cần được thực hiện một cách chặt chẽ hơn để đảm bảo tính chính xác và an toàn trong quản lý tài chính.
-Kế toán các cửa hàng cần thể hiện vai trò kiểm soát chặt chẽ và theo dõi sát sao lượng tiền từ các nhân viên bán hàng thu được.
CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ XUẤT
Thành lập phòng kiểm soát nội bộ nhằm giám sát và đánh giá thường xuyên các hoạt động tài chính, kế toán và kinh doanh của Công ty, với trọng tâm là kiểm soát nội bộ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo công ty phải thực sự có trách nhiệm và rất mong muốn thực hiện nó với thái độ tích cực
Các phòng ban cần hợp tác chặt chẽ trong việc quản lý, xem xét và đánh giá các vấn đề để xây dựng một hệ thống kiểm soát đồng bộ và hiệu quả.
Ban lãnh đạo cần có tầm nhìn chiến lược và hiểu biết sâu sắc về hoạt động của tổ chức, đồng thời nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí Họ cũng phải nhạy bén trong việc phân tích dữ liệu và đánh giá rủi ro, từ đó đưa ra các biện pháp thực thi hiệu quả.
Ban lãnh đạo phải ban hành các văn bản, điều lệ quy định về KSNB Các văn bản này thống nhất, chặt chẽ được áp dụng trong công ty.
Các phòng ban triển khai văn bản, quy định về kiểm soát nội bộ, nhân viên ý thức và chấp hành tốt quy định được đưa ra
Chương 3 đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TMDV &KT Minh Nghi, dựa trên đánh giá kết quả và hạn chế từ Chương 2 Các biện pháp tập trung vào việc hoàn thiện môi trường kiểm soát và quy trình kiểm soát trong các giai đoạn như xử lý đơn đặt hàng, giao hàng, lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, quản lý nợ phải thu, thu tiền, thông tin và truyền thông, cũng như giám sát Những giải pháp này hướng đến việc kiểm soát chặt chẽ doanh thu, nợ phải thu và tiền thu bán hàng, từ đó giảm thiểu thất thoát doanh thu và nợ phải thu, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng quản lý của công ty.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, đặc biệt với sự bùng nổ của các đô thị và cao ốc Công ty chúng tôi, với vai trò là nhà phân phối thiết bị nước, nhận thấy tiềm năng lớn từ thị trường này, hứa hẹn mang lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, sự hiện diện của nhiều đối thủ cạnh tranh với các chính sách đa dạng đòi hỏi công ty phải nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hợp lý và hiệu quả là điều cần thiết Qua đó, nhà quản lý có thể nhận diện các vấn đề còn tồn đọng và đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp, đảm bảo sự phát triển bền vững cho đơn vị.
Nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, tác giả đã tiến hành nghiên cứu sâu sắc, kết hợp lý luận với thực tiễn tại Công ty TNHH TMDV & KT Minh Nghi Luận văn đã đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này, đồng thời giải quyết một số vấn đề cụ thể trong phạm vi nghiên cứu.
Một là , luận văn đã nêu được vai trò quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp.
Luận văn này nghiên cứu và phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TMDV&KT Minh Nghi.
Bài viết phân tích thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Đồng thời, đánh giá những kết quả đạt được từ công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình này, chỉ ra những hạn chế cần khắc phục và tăng cường để hoàn thiện hơn nữa công tác kiểm soát đối với hoạt động bán hàng và thu tiền.
Bài luận văn này phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, đồng thời đề xuất các biện pháp tăng cường hiệu quả công việc này tại đơn vị Đây là kết quả nghiên cứu của tác giả sau thời gian làm việc tại đơn vị, thể hiện mong muốn nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ mà tác giả đã tham gia Tuy nhiên, vẫn còn nhiều khía cạnh cần được khám phá và hoàn thiện trong quá trình hoạt động.
[1] Bộ Tài chính, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu và thu nhập khác.
Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 219/2013/TT-BTC vào ngày 31/12/2013, nhằm hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng (GTGT) Thông tư này được ban hành theo Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ, quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều luật liên quan đến thuế GTGT.
Bùi Minh Nam (2010) đã thực hiện nghiên cứu về việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kim khí Miền Trung Luận văn thạc sĩ của ông thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh, kế toán, và được bảo vệ tại Đại học Đà Nẵng Nghiên cứu này đóng góp quan trọng vào việc cải thiện quy trình kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp.
[4] Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ - BTC ngày 21/12/2001 của BTC)
[5] GS.TS Nguyễn Quang Quynh và PGS.TS.Ngô Trí Tuệ (2014), Giáo trình Kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân.
PGS.TS Phan Thanh Hải (2014) đã trình bày trong bài viết của mình về các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) theo quy định của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 Nghiên cứu này được thực hiện tại Đại học Duy Tân Đà Nẵng, nhằm làm rõ các thành phần cơ bản và vai trò của hệ thống KSNB trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát tài chính của các tổ chức.
[7] Nguyễn Thị Điệp (2010), Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng, luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
Nguyễn Thị Phương Thảo (2010) đã thực hiện nghiên cứu về việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi Luận văn thạc sĩ của cô thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh, kế toán, được trình bày tại Đại học Đà Nẵng Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Phan Thị Mỹ Liên (2011) đã nghiên cứu về việc tăng cường kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty cổ phần gạch men Cosevco 75 Bình Định trong luận văn thạc sĩ của mình Nghiên cứu này nhằm đề xuất các biện pháp cải thiện KSNB, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thu tiền bán hàng.
Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.