TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN (( TRẦN KIM PHƯỢNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG, 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN (( TRẦN KIM PHƯỢNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG Chuyên ngành Kế toán Mã số 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học TS Hồ V.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN - - TRẦN KIM PHƯỢNG HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG, 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN - - TRẦN KIM PHƯỢNG HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: TS Hồ Văn Nhàn ĐÀ NẴNG, 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố công trình khác HỌC VIÊN Trần Kim Phượng LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn người hướng dẫn TS.Hồ Văn Nhàn tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình thực luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo tập thể cán nhân viên phịng kế tốn cơng ty hỗ trợ tơi q trình tìm hiểu thực tế thu thập số liệu sở để nghiên cứu, phân tích thực đề tài MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .11 DANH MỤC CÁC BẢNG 12 DANH MỤC CÁC HÌNH 14 MỞ ĐẦU 1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI .1 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .2 BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN .2 TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU .2 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ LỢI ÍCH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.2 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 10 1.1.3 VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ 11 1.1.4 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 12 1.1.4.1 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT .12 1.1.4.2 ĐÁNH GIÁ RỦI RO .15 1.1.4.3 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT 16 1.1.4.4 THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 19 1.1.4.5 GIÁM SÁT 20 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 21 1.2.1 NỘI DUNG CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 21 1.2.1.1 KHÁI NIỆM CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 21 1.2.1.2 BẢN CHẤT CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 23 1.2.1.3 CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 24 1.2.2 MỤC TIÊU KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN .27 1.2.2.1 ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG .27 1.2.2.2 ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THU TIỀN .27 1.2.3 TỔ CHỨC THƠNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 28 1.2.3.1 TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 28 1.2.3.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN 29 1.2.3.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN 29 1.2.4 NHỮNG RỦI RO CHỦ YẾU THƯỜNG XẢY RA TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 30 1.2.5 CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN 31 1.2.5.1 ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG .31 1.2.5.2 ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THU TIỀN .33 1.2.5.3 ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG LĨNH VỰC BÁN LẼ 34 KẾT LUẬN CHƯƠNG 35 CHƯƠNG 36 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY RÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG 36 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY RÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG .36 2.1.1 Q TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY .37 2.1.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 38 2.1.2.1 CHỨC NĂNG 38 2.1.2.2 NHIỆM VỤ .38 2.1.3 HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA CƠNG TY 39 2.1.3.1 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT .39 2.1.3.2 HỆ THỐNG KẾ TOÁN 42 2.1.3.3 CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG TẠI CƠNG TY 47 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG 49 2.2.1 ĐẶC ĐIỂM VỀ TÌNH HÌNH TIÊU THỤ VÀ TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI KINH DOANH CỦA CƠNG TY ẢNH HƯỞNG ĐẾN Q TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ .49 2.2.1.1 CÁC MẶT HÀNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 49 2.2.1.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI KINH DOANH 50 2.2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG TY 51 2.2.2.1 MỤC TIÊU KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY 51 2.2.2.2 SỰ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM 51 2.2.2.3 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG TY 52 2.2.2.4 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 53 2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG 73 2.3.1 NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY 73 2.3.2 NHỮNG TỒN TẠI HẠN CHẾ TRONG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY 75 2.3.2.1 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT .75 2.3.2.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 75 2.3.2.3 KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN .76 KẾT LUẬN CHƯƠNG 78 CHƯƠNG 79 HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH .79 BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG 79 3.1 QUAN ĐIỂM VỀ HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG 79 3.2 HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG 81 3.2.1 HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT 81 3.2.2 HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG - THU TIỀN .84 3.2.2.1 HỒN THIỆN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 84 3.2.2.2 HỒN THIỆN CƠNG TÁC CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN LIÊN QUAN 88 3.2.3 HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN .89 3.2.3.1 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU KIỂM SOÁT 89 3.2.3.2 KIỂM TRA ĐỐI CHIẾU 90 3.2.3.3 SO SÁNH KẾT QUẢ THỰC TẾ VỚI KẾ HOẠCH 91 3.2.3.4 HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG 93 3.2.3.5 HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH THU TIỀN .96 3.2.4 HỒN THIỆN HỆ THỐNG CÁC KÊNH THƠNG TIN TRONG NỘI BỘ VỚI BÊN NGOÀI 98 3.2.5 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ RỦI RO TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN .101 3.2.6 HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG ĐIỀU KIỆN XỬ LÝ THƠNG TIN BẰNG MÁY TÍNH TẠI CƠNG TY 101 3.3 CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ XUẤT .103 KẾT LUẬN CHƯƠNG 104 KẾT LUẬN 105 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 92 hàng, cơng tác lập dự tốn, quản lý doanh thu với chi phí trực tiếp có ảnh hưởng nào? Trong cơng tác kiểm sốt chu trình bán hàng, vấn đề khơng thể thiếu so sánh nhận chênh lệch doanh thu thực tế với kế hoạch, phân tích tìm nguyên nhân dẫn đến tác động Từ đề giải pháp nhằm hạn chế sụt giảm, nâng cao hiệu công tác bán hàng tạo điều kiện tăng khả cạnh tranh công ty Để so sánh kết thực doanh thu bán hàng thu tiền so với dự toán lập, cần sử dụng phương pháp so sánh để phân tích chênh lệch Có thể phân tích chênh lệch thể ví dụ thơng qua bảng sau: Bảng 3.7 Bảng so sánh tình hình thực hiện doanh thu SO SÁNH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DOANH THU Tháng 11/2018 Mặt hàng: Dầu nhờn Petrolimex ĐVT: 1000đ Kế hoạch Thực tế Biến động SL ĐG DT SL ĐG DT SL ĐG DT (1) (2) (3)=(1)*(2) (4) (5) (6)=(4)*(5) (7)=(4-1)*(5) (8)=(5-2)*(4) (9)=(7)+(8) 35.00 16 560.000 611.800 48.300 3.800 52.100 38.000 16.1 Bảng 3.8 Bảng so sánh tình hình thu tiền SO SÁNH TÌNH HÌNH THU TIỀN Tháng 11/2018 Mặt hàng: Dầu nhờn Petrolimex Kế hoạch 560.000 Thực tế 611.800 ĐVT: 1.000đ Biến động 51.800 93 Qua bảng số liệu trên, ta thấy biến động số lượng đơn giá ảnh hưởng rõ rệt đến biến động doanh thu tình hình thu tiền cơng ty Sự biến động đơn giá giá thị trường nhiên liệu tăng nguyên nhân khách quan tình hình lạm phát cao diễn mà khơng kiểm sốt Sự biến động số lượng hàng bán cách thức phục vụ nhân viên bán hàng nhu cầu theo mùa người tiêu dùng Do đó, tăng doanh thu kiếm nhiều lợi nhuận cho cơng ty cơng ty cần ý đến tác phong làm việc thái độ làm việc nhân viên khách hàng Đây yếu tố định đến tồn lâu dài phát triển cơng ty tương lai Theo bảng phân tích trên, nhận khoản mục doanh thu mặt hàng tăng lên hay giảm xuống với mức độ từ xác định lý để đưa sách kiểm sốt phù hợp Nếu doanh số mặt hàng tăng lên khơng phải khối lượng bán thay đổi phải xét tiêu giá Qua báo cáo này, công tác so sánh đánh giá chênh lệch doanh thu bán hàng thực tế với kế hoạch, lương tiền thu thực tế so với kế hoạch, phân tích tìm ngun nhân tác động đến biến động chi phí Từ đề giải pháp nhằm kiểm soát tốt mặt hàng chu trình bán hàng tốn 3.2.3.4 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng a Đối với hình thức bán bn Để tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền, cơng tác cần hồn thiện sau: - Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng dù khách hàng cũ hay khách hàng cơng ty nên sử dụng đơn đặt hàng Đơn đặt hàng công ty thiết kế sẵn, khách hàng cần điền theo mẫu Sau xem xét yêu cầu khách hàng khả cung ứng cơng ty, phịng kinh doanh chuyển lên cho giám đốc để thực việc phê duyệt bán chịu - Bước 2: Việc ký kết hợp đồng mua bán phải giám đốc ký duyệt, 94 đặc biệt hợp đồng có giá trị lớn Chỉ trường hợp vắng giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc trưởng phòng kinh doanh ký duyệt + Phải xem xét kỹ điều khoản bán chịu trước xét duyệt Hợp đồng mua bán, như: khả toán, tình hình kinh doanh đối tác - Bước 3: Phòng kinh doanh sau lập chứng từ lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT, biên giao nhận hàng hóa phải có phận độc lập kiểm tra lại trước lưu hành - Bước 4: Phòng kinh doanh chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho thủ kho làm xuất hàng Thủ kho vào lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho xuất số lượng, chủng loại ghi phiếu xuất Nhân viên vận chuyển vào Hóa đơn để nhận hàng từ thủ kho Khi xuất hàng xong, vào phiếu xuất kho này, thủ kho ghi vào thẻ kho chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho kế tốn hàng hóa làm ghi sổ Cuối tháng, thủ kho kế tốn hàng hóa tiến hành đối chiếu thẻ kho sổ sách in + Nếu bán hàng với số lượng lớn thay cuối tháng, thủ kho kế tốn hàng hóa tiến hành đối chiếu thẻ kho sổ sách in ra; động tác tiến hành thường xuyên + Việc đối chiếu công nợ khách hàng và công ty cần tiến hành thường xuyên công tác đôn đốc trả nợ phải thực theo kế hoạch để đảm bảo khoản doanh thu - Bước 5: Kế toán phần hành vào Hóa đơn, phiếu xuất kho để tiến hành nhập vào máy tính Tại phịng kế tốn, kế tốn hàng hóa đối chiếu số lượng thực xuất phiếu xuất số lượng lệnh xuất xem thử có trùng khớp với khơng Sau đó, vào phiếu xuất kho kế toán nhập vào máy, phần mềm tự động cập nhật vào sổ chi tiết hàng hóa, bảng tổng hợp chi tiết, kế tốn tiêu thụ, cơng nợ phải vào Hóa đơn cập nhật vào sổ chi tiết doanh thu, phải thu khách hàng bảng tổng hợp chi tiết Kế toán tổng hợp cập nhật vào chứng từ ghi sổ sổ Cái TK 156, TK511 Đến cuối tháng, kế toán thực thao tác đơn giản phần mềm phần mềm cho số liệu xác giá vốn 95 b Đối với hình thức bán lẻ - Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng cơng ty có khả cung ứng thực việc trao đổi bán hàng - Bước 2: Khi khách hàng cần lấy Hóa đơn, kế tốn cửa hàng phải tiến hành lập Hóa đơn GTGT cho khách - Bước 3: Hóa đơn có đầy đủ chữ ký khách hàng, cửa hàng trưởng người lập Liên hóa đơn giao cho khách hàng, liên cịn lại kế tốn cửa hàng giữ làm lập bảng cân đối hàng hóa bảng tổng hợp doanh thu Hằng ngày, kế toán cửa hàng lập bảng kê bán hàng, thu tiền theo buổi lưu trữ cẩn thận Để hình dung rõ việc hồn thiện hình thức bán lẻ tham khảo lưu đồ sau: Khách hàng Nhân viên bán hàng (1) Có nhu cầu hàng Kế toán cửa hàng Xuất hàng (2) Cửa hàng trưởng Lập Hóa đơn GTGT Ký xác nhận (3) Hóa đơn GTGT Nhận hàng Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Lập Bảng đơi cân đối hàng hóa, bảng tổng hợp Doanh thu (4) Thanh toán Bảng cân đối hàng hóa, tổng hợp doanh thu Hình 3.3 Lưu đồ hoàn thiện KSNB hình thức bán lẻ trực tiếp - Bước 4: Định kỳ thường xuyên hơn, kế toán cửa hàng phải gửi báo cáo, bảng tổng hợp phịng kế tốn cơng ty Kế tốn hàng hóa cơng ty tiến 96 hành kiểm tra nhập liệu vào máy 3.2.3.5 Hoàn thiện kiểm soát nợi bợ chu trình thu tiền a Thu tiền từ bán buôn * Trường hợp khách hàng toán trực tiếp tiền mặt Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ KTCN Đề nghị nộp tiền S Nộp tiền Kiể m tra chứn g từ Chứng từ liên quan: HĐ GTGT Đ Lập phiếu thu Phiếu thu Ký duyệ t phiế u thu Ký duyệ t phiế u thu Phiếu thu Thu tiền xác nhận PT Phiếu thu Phiếu thu 2 Phiếu thu Sổ chi tiết tiền mặt Sổ quỹ, báo cáo thu chi Phiếu thu Sổ chi tiết cơng nợ Hình 3.4 Lưu đồ hoàn thiện KSNB nghiệp vụ thu tiền mặt 97 + Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ người nộp tiền mang đến Nếu chứng từ hợp lệ tiến hành lập phiếu thu Nếu không hợp lệ trả lại cho người nộp tiền + Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu + Giám đốc ký duyệt phiếu thu + Thủ quỹ thu tiền ghi sổ quỹ, báo cáo thu chi Kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, kế tốn cơng nợ ghi giảm nợ phải thu khách hàng sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng + Cuối ngày thủ quỹ kế toán tiền mặt phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với kế tốn cơng nợ phải đối chiếu sổ chi tiết tiền mặt sổ chi tiết công nợ * Trường hợp khách hàng toán qua ngân hàng: Ngân hàng cơng ty Kế tốn ngân hàng Kế tốn cơng nợ Nhận tiền khách hàng chuyển trả Nhận giấy báo Có Lập giấy báo Có Giấy báo Có (GBC) S Kiểm tra GBC Đ Sổ phụ ngân hàng GBC, chứng từ liên quan Sổ chi tiết TGNH Sổ chi tiết cơng nợ Hình 3.5 Lưu đồ hoàn thiện KSNB nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng 98 - Kế tốn ngân hàng nhận giấy báo có ngân hàng gửi đến - Kế toán ngân hàng tiến hành kiểm tra giấy báo có đối chiếu với chứng từ có liên quan Đúng vào sổ chi tiết tiền gửi, sai kế tốn ngân hàng chuyển trả lại cho ngân hàng Đồng thời kế tốn cơng nợ phải thu vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho khách hàng - Do lượng tiền thu ngày nhiều nên cuối ngày kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng đối chiếu với sổ chi tiết cơng nợ để đề phịng sai sót xảy b Thu tiền từ bán lẻ Việc thu tiền từ bán lẻ cửa hàng diễn với số lượng tương đối, tổng lượng tiền thu ngày không nhỏ nên yêu cầu kiểm soát với việc thu tiền từ cửa hàng bán lẻ phải thực chặt chẽ hơn: - Kế tốn cửa hàng cần thể vai trị kiểm soát chặt chẽ theo dõi sát lượng tiền từ nhân viên bán hàng thu Yêu cầu nhân viên bán hàng bấm trở vị trí số có khách hàng đổ tiếp để thể tính trung thực nhân viên tác phong làm việc cẩn thận, có trách nhiệm với khách hàng - Cuối buổi sáng, buổi chiều, buổi tối kế tốn cửa hàng phải có báo cáo số lượng, lượng tiền thu để tổng hợp vào cuối ngày, tránh tình trạng số liệu thống kê dồn vào cuối ngày, cuối tháng nhiều dễ dẫn đến sai sót khả chiếm dụng tiền thời gian ngắn Điều làm cho công tác quản lý kiểm tra tốt - Nếu lượng tiền thu từ đến ngày lớn địa điểm cửa hàng xa công ty, kế tốn cửa hàng phải gửi tiền ngân hàng cơng ty để đảm bảo an toàn - Nên cần thiết thiết lập nhân viên bảo vệ cửa hàng có đơng khách, đảm bảo an tồn cho cửa hàng bảo vệ tài sản cửa hàng tốt 3.2.4 Hồn thiện hệ thống kênh thơng tin nội với bên ngồi Cơng ty phải cơng khai thông tin nội cho bên ngoài, đồng thời phải thực tốt việc truyền đạt thông tin nhận thông tin phản hồi nhằm giúp cho việc kiểm soát hiệu nâng cao uy tín cơng ty 99 - Cơng ty thực kênh thơng tin với bên ngồi hiệu khi: + Xây dựng Website để quảng bá hình ảnh tồn thơng tin cần thiết cơng ty Đặc biệt ln ln cập nhật thơng tin công ty, thông tin giải thưởng, danh hiệu mà công ty đạt + Cơng khai báo, tạp chí, Website thơng tin báo cáo tài Điều thúc đẩy cơng ty phải hồn thiện hệ thống KSNB để quản lý rủi ro, hoạt động kinh doanh hiệu đảm bảo thông tin cung cấp xác, trung thực, tăng tin tưởng bên ngoài, đặc biệt tin tưởng khách hàng + Quy định cơng khai văn tóm lược quy trình nghiệp vụ, quy định sản phẩm dịch vụ công ty cung cấp, hướng dẫn cho khách hàng,… Các quy định thông báo website công ty để tất khách hàng đến giao dịch biết rõ Cách không thuận tiện cho khách hàng giao dịch, phục vụ khách hàng tốt mà thơng qua khách hàng, cơng ty giám sát thường xuyên nhân viên để họ thực quy trình, nâng cao hiệu hoạt động kiểm sốt + Tiếp thu ý kiến đóng góp khách hàng Trên sở ý kiến khách hàng, công ty xem xét để cải tiến phong cách phục vụ, cải tiến quy trình nghiệp vụ đảm bảo vừa phục vụ tốt cho khách hàng vừa kiếm sốt rủi ro, giúp hồn thiện hệ thống KSNB cơng ty + Lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp cho khách hàng Với thơng báo sách khách hàng, giới thiệu sản phẩm dịch vụ, hướng dẫn cho khách hàng cần thơng báo cụ thể, rõ ràng cơng ty website cơng ty Ngồi công ty nên quảng cáo, giới thiệu công ty sản phẩm dịch vụ công ty phương tiện thông tin đại chúng để phổ biến rộng rãi cho người dân biết, giúp thu hút thêm nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ công ty Riêng phản hồi cho thắc mắc khách hàng cơng ty phải gửi thư trả lời đến khách hàng giải thích cho khách hàng hiểu rõ Đặc biệt có tin đồn thất thiệt ảnh hưởng tới uy tín cơng ty cơng ty phải gửi thư tới khách hàng, đồng thời thông tin thông tin đại 100 chúng để cải thơng tin khơng xác bảo vệ uy tín cho cơng ty - Công ty minh bạch thông tin nội công ty thơng qua việc áp dụng trì số biện pháp sau: + Xây dựng hệ thống website nội riêng, cung cấp tài khoản cho thành viên công ty Chỉ đăng nhập tài khoản vào xem thơng tin cần thiết công ty + Phổ biến văn quy định sách, quy trình nghiệp vụ thị cấp để tất thành viên công ty hiểu rõ thực thi chúng (thông qua văn giấy hệ thống website nội bộ) Hình thức phổ biến thơng tin hiệu thơng báo tới tất phịng ban, chi nhánh yêu cầu trưởng phòng họp phổ biến nội dung liên quan quan trọng, nội dung khác nhân viên đọc văn phải ký xác nhận văn chứng minh đọc hiểu rõ quy định + Tổ chức đào tạo nghiệp vụ phổ biến quy định, sách chung cơng ty cho nhân viên để họ hiểu khái quát công ty cơng việc để thực cho tốt Việc phổ biến tất quy định, quy trình, sách cơng ty cho tồn thể nhân viên giúp họ nắm rõ thông tin, hiểu rõ công việc làm có định hướng phấn đấu cho tương lai, góp phần tạo mơi trường làm việc tốt cho nhân viên + Hàng quý công ty thông báo cho tồn thể nhân viên tình hình hoạt động, kết đạt so với tiêu Qua nhân viên đánh giá kết làm, đóng góp thân việc hồn thành mục tiêu cơng ty tiếp tục phấn đấu thực tốt công việc giao lợi ích cơng ty, có lợi ích thân Việc thông tin cho nhân viên hoạt động cơng ty thực thông qua phát hành tin nội hay qua trang web nội công ty Qua tin này, tất sách, hoạt động cơng ty thơng tin đến tồn thể nhân viên cách rõ ràng, thức, tránh tin đồn khơng xác ảnh hưởng đến uy tín cơng ty Thành lập phận Công nghệ thông tin riêng lẻ, chủ yếu quản lý hệ 101 thống mạng IT phụ trách Website cơng ty 3.2.5 Hồn thiện hệ thống đánh giá rủi ro chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty phải đề mục tiêu cụ thể cho quy trình, sở ước lượng rủi ro xảy quy trình đề giải pháp khắc phục Đối với khâu bán hàng, mục tiêu đề ước lượng rủi ro đề xuất theo bảng sau: - Mục tiêu quy trình bán hàng: + Bán khách hàng, giá, hàng; Bán đủ số lượng thoả thuận; Bán đủ số hàng cam kết; + Thu tiền người, lô hàng thu đủ số tiền phải thu, kịp thời hạn phải thu; + Ghi nhận báo cáo đúng, đủ, ngắn gọn kịp thời - Ước lượng rủi ro quy trình bán hàng Bảng 3.9 Ước lượng rủi ro quy trình bán hàng của công ty Người chịu trách nhiệm Giao dịch, chào Bán hàng khơng giá, tính Chưa cập nhật bảng Nhân viên bán bán sản phẩm toán sai chiết khấu giá mới, nhầm lẫn hàng Tính tốn thời Thông báo sai thời gian giao Do nhầm lẫn, thiếu Nhân viên điều gian sản xuất; hàng lực phối chuyển hàng Xác nhận đơn Các điều khoản hợp Do thiếu kinh nghiệm, Nhân viên bán hàng đồng chưa chặt chẽ thiếu lực hàng Dự trữ nhầm sản phẩm, khơng Triển khai dự hồn thành thời gian Do tính tốn, thiếu trách Các đơn vị phối trữ triển khai tiến độ chậm, quên nhiệm, cẩu thả hợp thực triển khai Giao hàng, làm Giao hàng sai quy cách, phẩm Nhân viên bán Do nhầm lẫn, thiếu thủ tục chất, số lượng Sai sót hàng; Nhân viên lực, cẩu thả tốn chứng từ toán kế toán Cơ chế kiểm soát đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; Công việc Uớc lượng rủi ro Nguyên nhân Đối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; Định dạng trước 3.2.6 Hoàn thiện cơng tác kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền điều 102 kiện xử lý thông tin máy tính Cơng ty Để tiết kiệm thời gian kế tốn viên mang lại độ xác cao khơng doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán Phần mềm kế toán công ty sử dụng chỉnh sữa chương trình cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh công ty Tất sổ sách Cơng ty ngồi hình thức bảo quản cách lưu máy, phải in bảo quản kỹ phịng kế tốn Đó biện pháp để bảo vệ sở liệu Công ty Sơ đồ trình tự ghi sở áp dụng phần mềm kế toán: Chứng từ gốc, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại Nhập liệu Tập tin nhật ký Phần mềm kế toán Xử lý Tập tin trung gian In ấn Báo cáo kế toán quản trị Báo cáo tài chính, Sổ sách kế tốn Thơng qua chu trình làm việc ta thấy cơng tác cập nhập liệu vào phần hành kế toán kiểm sốt cách chặt chẽ thơng qua cơng đoạn sau: - Cơng đoạn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp chứng từ gốc kế toán viên phần hành kế toán cụ thể thực - Cơng đoạn máy vi tính tự động kiểm tra thơng số mà kế tốn viên khai báo cập nhập chứng từ vào phần hành cụ - Công đoạn kiểm tra lại số liệu sổ sách kế toán tổng hợp, kế toán trưởng đơn vị trước duyệt 103 - Công đoạn đối chiếu kiểm tra thường ngày Một số lưu ý sử dụng phần mềm kế tốn: - Mỗi người sử dụng máy tính cần có tài khoản người sử dụng mật để chống tình trạng liệu kế tốn bị sữa đổi, chép - Các tập tin, văn cần thường xuyên lập dự phịng, tốt ngày khơng mức hàng tuần để đề phòng tập tin, liệu phần mềm công ty bị hư hỏng hành động phá họa, ăn cắp… Qúa trình lập dự phịng phải kiểm tra định kì - Cơng ty nên cài đặt phần mềm duyệt vi rút tất máy tính thực định kỳ chạy, cập nhập phần mềm Công ty áp dụng kế tốn máy Tổng Cơng ty Việt Nam dẽ dàng kiểm tra đối chiếu hoạt động đơn vị có chu trình bán hàng - thu tiền đơn vị 3.3 CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ XUẤT Thành lập phịng kiểm sốt nội để thực việc giám sát kiểm tra đánh giá thường xuyên tồn hoạt động tài - kế tốn, kinh doanh Công ty tập trung kiểm soát nội hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cơng ty phải thực có trách nhiệm mong muốn thực với thái độ tích cực Các phịng ban cần phối hợp nhịp nhàng việc quản lý, xem xét, kiểm tra, đánh giá vấn đề để tạo hệ thống kiểm soát chặt chẽ đồng Ban lãnh đạo phải có tầm nhìn, hiểu biết sâu rộng tình hình hoạt động, yếu tố chi phối làm gia tăng chi phí, khả nhạy bén việc phân tích số liệu, rủi ro có biện pháp thực thi Ban lãnh đạo phải ban hành văn bản, điều lệ quy định KSNB Các văn thống nhất, chặt chẽ áp dụng công ty Các phòng ban triển khai văn bản, quy định kiểm soát nội bộ, nhân viên ý thức chấp hành tốt quy định đưa 104 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, luận văn nêu hạn chế, nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang nói chung kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị nói riêng Thơng qua vấn đề đặt từ thực tiễn đổi hoạt động, đặc điểm kinh doanh Công ty xem xét bất cập tình hình kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp, luận văn đưa giải pháp nêu lên điều kiện nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền, điển hồn thiện yếu tố môi trường, hệ thống thống tin thủ tục kiểm sốt Ngồi ra, tác giả cịn xây dựng thêm số tiêu chí nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội đơn vị trực thuộc thông qua kênh truyền thông hỗ trợ hệ thống kiểm soát nội đơn vị dễ dàng, thuận lợi Trên hệ thống số giải pháp hồn thiện hỗ trợ q trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền theo quan điểm tác giả với hy vọng góp phần vào việc xây dựng hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang nhằm thúc đẩy phát triển bền vững, đem lại hiệu cao công tác sản xuất kinh doanh quản lý doanh nghiệp gia tăng giá trị doanh nghiệp tương lai 105 KẾT LUẬN Trong bối cảnh kinh tế hội nhập nay, doanh nghiệp xây dựng muốn đứng vứng, tồn phát triển thành công, cạnh tranh thị trường nước kể nước ngồi doanh nghiệp phải tự đổi mới, nâng cao chất lượng cấu tổ chức, máy quản lý, điều hành doanh nghiệp vấn đề đổi mà doanh nghiệp cần phải trọng cơng tác kiểm sốt nội Việc hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng yêu cầu cần thiết Công tác kiểm soát nội tốt giảm thiểu gian lận xảy ra, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao độ tin cậy thông tin tài chính, đem lại hiệu kinh doanh cách tốt Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền, đề tài đưa số giải pháp có sở, thiết thực, hợp lý, góp phần hồn thiện chu trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang Về bản, luận văn giải số vấn đề vận dụng hiệu cơng ty nói riêng doanh nghiệp hoạt động thương mại dịch vụ nói chung là: Trước nhất, đưa hệ thống vấn đề lý luận kiểm soát nội nói chung kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng doanh nghiệp thương mại dịch vụ Tiếp theo, đề tài phản ánh thiết thực đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang cách tồn diện, qua đưa đánh giá thực trạng công tác đơn vị Cuối cùng, cần thiết phải hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang, đưa số giải pháp nhằm quản lý chặt chẽ nghiệp vụ thu chi, giảm thiểu gian lận, sai sót tăng sức cạnh tranh đơn vị giai đoạn phát triển DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài Chính (2006), Luật kế toán văn hướng dẫn, Hà Nội Bộ Tài Chính (2006), Thơng tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006 Bộ mơn kiểm tốn, Trường đại học kinh tế Tp Hồ Chí Minh (2004), Kiểm tốn, NXB Thống kê Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro kiểm soát nội (Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ - BTC ngày 21/12/2001 BTC) Vũ Hữu Đức (2008), Kiểm toán nội khái niệm quy trình, NXB thống kê PGS.TS Vương Đình Huệ (2008), Thực hành kiểm tốn báo cáo tài chính, NXB tài Hà Nội Khoa kế toán - Trường đại học kinh tế quốc dân (2008), Lý thút kiểm tốn, NXB tài Hà Nội Trần Thị Hồng Mai - Trường Đại học thương mại (20l0), “Hồn thiện hệ thống thơng tin KTQT phục vụ việc quyết định dài hạn DN sản xuất Việt Nam” – Đề tài nghiên cứu cấp GS.TS Nguyễn Quang Quynh, T.S Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm tốn tài chính, NXB đại học kinh tế quốc dân 10 Trường đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2009), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB thống kê 11 Trung tâm tư vấn tài DN (2009), Quản lý tài doanh nghiệp, NXB Hà Nội 12 Victor Z.brink and herbet witt (2009), Kiểm toán nội đại, Nhà xuất tài ... TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY 73 2.3.2 NHỮNG TỒN TẠI HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY 75 2.3.2.1 MÔI TRƯỜNG KIỂM... luận kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang Chương 3: Hoàn thiện kiểm sốt nội. .. THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH .79 BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG 79 3.1 QUAN ĐIỂM VỀ HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU