6. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
3.2.3. HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN
Công ty xác định mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền như sau: - Doanh thu bán hàng là có thật và đạt được mức mong muốn theo dự toán tiêu thụ đã được lập ra.
- Tiền thu được từ bán hàng đảm bảo thu đủ, đúng như lịch dự kiến thu tiền đã được lập kèm theo dự toán tiêu thụ.
Như vậy việc xác định rõ ràng các mục tiêu sẽ giúp cho công tác kiểm soát của công ty trở nên hữu hiệu hơn nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
3.2.3.2. Kiểm tra đối chiếu
Việc kiểm tra, đối chiếu kết quả thực hiện được với kế hoạch đặt ra là bước công việc không thể thiếu trong quá trình kiểm soát, nó sẽ giúp cho công ty so sánh được kết quả thực hiện được trong thực tế với kế hoạch đã đặt ra.
Đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền, để kiểm tra, đối chiếu kết quả thực hiện về doanh thu và việc thu tiền, các bộ phận liên quan phải thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Nếu dự toán được lập cho từng tháng thì đến cuối tháng, các kế toán liên quan phải báo cáo số liệu cho cấp có thẩm quyền. Cụ thể như kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu phải thống kê được doanh thu các nghiệp vụ bán hàng đã xảy ra trong kì, thể hiện trên báo cáo doanh thu tiêu thụ. Thống kê tình hình thanh toán tiền của khách hàng, thể hiện trên báo cáo tình hình thu tiền hàng.
Từ các số liệu đã được báo cáo lên, công ty sẽ cử một người có đủ trình độ và năng lực để tiến hành kiểm tra, đối chiếu tình hình thực hiện so với dự toán đã lập.
Ví dụ: từ số liệu ở phần ví dụ trên đối với mặt hàng dầu Petrolimex, tình hình doanh thu và thu tiền thực tế được thể hiện qua các báo cáo sau:
Bảng 3.5. Báo cáo doanh thu tiêu thụ
Bảng 3.6. Báo cáo tình hình thu tiền
3.2.3.3. So sánh kết quả thực tế với kế hoạch
Sau khi đo lường kết quả thực hiện, phải tiến hành so sánh kết quả đó với dự toán đã được lập, tìm ra chênh lệch giữa thực tế và dự toán.
Đây là một công việc rất quan trọng trong công tác kiểm soát, giúp cho nhà quản lý có thể đánh giá được tình hình hoạt động của công ty trong thời gian qua và có những điều chỉnh hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay chưa thiết lập các báo cáo phân tích doanh thu, hoặc giả nếu có cũng chỉ là đối phó, xử lý với ngân hàng, cơ quan hữu quan nhưng các báo cáo này lại đảm bảo cung cấp thông tin quan trọng và hữu ích cho các nhà quản lý. Báo cáo này giúp nhà quản lý thấy được cơ cấu biến động giá ảnh hưởng đến doanh số của doanh nghiệp có hợp lý hay không? từng loại mặt
BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ Tháng 11 năm 2018 Mặt hàng: Dầu nhờn Petrolimex STT Chỉ tiêu Số liệu 1 Số lượng tiêu thụ (lít) 38.000 2 Đơn giá bán (1000 đ) 16.1 3 Doanh thu (1000 đ) 611.800 4 Thuế GTGT 61.180 5 Tổng thanh toán 673.600
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THU TIỀN Tháng 11 năm 2018 Mặt hàng: Dầu nhờn Petrolimex ĐVT: 1.000đ STT Chỉ tiêu Số liệu 1 Thu nợ tháng 11/2018 132.000 2 Tiền hàng tháng 12/2018 541.600 3 Tổng cộng 673.600
hàng, công tác lập dự toán, quản lý doanh thu với các chi phí trực tiếp có ảnh hưởng như thế nào?
Trong công tác kiểm soát chu trình bán hàng, vấn đề không thể thiếu đó là so sánh và nhận ra chênh lệch giữa doanh thu thực tế với kế hoạch, phân tích và tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự tác động đó. Từ đó đề ra các giải pháp nhằm hạn chế sự sụt giảm, nâng cao hiệu quả công tác bán hàng và tạo điều kiện tăng khả năng cạnh tranh công ty.
Để so sánh kết quả thực hiện doanh thu bán hàng và thu tiền so với dự toán đã được lập, cần sử dụng phương pháp so sánh để phân tích sự chênh lệch.
Có thể phân tích sự chênh lệch thể hiện trong ví dụ trên thông qua bảng sau:
Bảng 3.7. Bảng so sánh tình hình thực hiện doanh thu
Bảng 3.8. Bảng so sánh tình hình thu tiền
SO SÁNH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DOANH THU Tháng 11/2018 Mặt hàng: Dầu nhờn Petrolimex ĐVT: 1000đ Kế hoạch Thực tế Biến động SL ĐG DT SL ĐG DT SL ĐG DT (1) (2) (3)=(1)*(2) (4) (5) (6)=(4)*(5) (7)=(4-1)*(5) (8)=(5-2)*(4) (9)=(7)+(8) 35.00 0 16 560.000 38.000 16.1 611.800 48.300 3.800 52.100 SO SÁNH TÌNH HÌNH THU TIỀN Tháng 11/2018 Mặt hàng: Dầu nhờn Petrolimex ĐVT: 1.000đ Kế hoạch Thực tế Biến động 1 2 3 560.000 611.800 51.800
Qua bảng số liệu trên, ta có thể thấy biến động về số lượng và đơn giá sẽ ảnh hưởng rõ rệt đến biến động về doanh thu và tình hình thu tiền của công ty.
Sự biến động về đơn giá có thể là do giá cả thị trường của nhiên liệu tăng hoặc do nguyên nhân khách quan như tình hình lạm phát cao đang diễn ra mà không ai có thể kiểm soát được.
Sự biến động về số lượng hàng bán ra có thể do cách thức phục vụ của nhân viên bán hàng hoặc do nhu cầu theo mùa của người tiêu dùng... Do đó, có thể tăng doanh thu và kiếm được nhiều lợi nhuận về cho công ty thì công ty cần chú ý đến tác phong làm việc cũng như thái độ làm việc của nhân viên đối với khách hàng. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại lâu dài và phát triển của công ty trong tương lai.
Theo bảng phân tích trên, có thể nhận ra các khoản mục doanh thu đối với mặt hàng nào tăng lên hay giảm xuống với mức độ bao nhiêu từ đó xác định lý do tại sao để đưa ra các chính sách kiểm soát phù hợp hơn. Nếu doanh số mặt hàng đó tăng lên không phải do khối lượng bán thay đổi thì phải xét các chỉ tiêu về giá cả. Qua các báo cáo này, công tác so sánh và đánh giá chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thực tế với kế hoạch, lương tiền thu về giữa thực tế so với kế hoạch, phân tích và tìm ra nguyên nhân tác động đến sự biến động chi phí. Từ đó đề ra giải pháp nhằm kiểm soát tốt hơn các mặt hàng trong chu trình bán hàng và thanh toán.
3.2.3.4. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng
a. Đối với hình thức bán buôn
Để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền, công tác này cần được hoàn thiện hơn như sau:
- Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng dù là khách hàng cũ hay khách hàng mới thì công ty cũng nên sử dụng đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng do công ty thiết kế sẵn, khách hàng chỉ cần điền theo mẫu là được. Sau khi xem xét yêu cầu của khách hàng và khả năng cung ứng của công ty, phòng kinh doanh sẽ chuyển lên cho giám đốc để thực hiện việc phê duyệt bán chịu.
đặc biệt là những hợp đồng có giá trị lớn. Chỉ trong trường hợp đi vắng thì giám đốc mới ủy quyền cho phó giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh ký duyệt.
+ Phải xem xét kỹ hơn các điều khoản bán chịu trước khi xét duyệt Hợp đồng mua bán, như: khả năng thanh toán, tình hình kinh doanh của đối tác...
- Bước 3: Phòng kinh doanh sau khi lập các chứng từ như lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng hóa phải có một bộ phận độc lập kiểm tra lại trước khi lưu hành.
- Bước 4: Phòng kinh doanh chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng. Thủ kho sẽ căn cứ vào lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và xuất đúng số lượng, chủng loại đã ghi trên phiếu xuất. Nhân viên vận chuyển sẽ căn cứ vào Hóa đơn để nhận hàng từ thủ kho. Khi xuất hàng xong, căn cứ vào phiếu xuất kho này, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho và chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho kế toán hàng hóa làm căn cứ ghi sổ. Cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng hóa sẽ tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ sách được in ra.
+ Nếu bán hàng với số lượng lớn thì thay vì cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng hóa sẽ tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ sách được in ra; thì động tác này có thể được tiến hành thường xuyên hơn.
+ Việc đối chiếu công nợ giữa khách hàng và và công ty cần được tiến hành thường xuyên hơn và công tác đôn đốc trả nợ phải được thực hiện theo kế hoạch để đảm bảo các khoản doanh thu.
- Bước 5: Kế toán các phần hành sẽ căn cứ vào Hóa đơn, phiếu xuất kho để tiến hành nhập vào máy tính. Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa sẽ đối chiếu số lượng thực xuất trên phiếu xuất và số lượng trên lệnh xuất xem thử có trùng khớp với nhau không. Sau đó, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán sẽ nhập vào máy, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết hàng hóa, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiêu thụ, công nợ phải căn cứ vào Hóa đơn cập nhật vào sổ chi tiết doanh thu, phải thu khách hàng và bảng tổng hợp chi tiết. Kế toán tổng hợp sẽ cập nhật vào chứng từ ghi sổ và sổ Cái TK 156, TK511. Đến cuối tháng, kế toán chỉ thực hiện các thao tác đơn giản trong phần mềm thì phần mềm sẽ cho ra các số liệu chính xác về giá vốn.
b. Đối với hình thức bán lẻ
- Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng và công ty có khả năng cung ứng sẽ thực hiện việc trao đổi bán hàng.
- Bước 2: Khi khách hàng cần lấy Hóa đơn, kế toán cửa hàng phải tiến hành lập Hóa đơn GTGT cho khách.
- Bước 3: Hóa đơn có đầy đủ chữ ký của khách hàng, cửa hàng trưởng và người lập. Liên 2 của hóa đơn sẽ được giao cho khách hàng, 2 liên còn lại sẽ do kế toán của cửa hàng giữ làm căn cứ lập bảng cân đối hàng hóa và bảng tổng hợp doanh thu. Hằng ngày, kế toán cửa hàng lập bảng kê bán hàng, thu tiền theo buổi và lưu trữ cẩn thận.
Để hình dung rõ hơn việc hoàn thiện đối với hình thức bán lẻ có thể tham khảo như lưu đồ sau:
Hình 3.3. Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với hình thức bán lẻ trực tiếp
- Bước 4: Định kỳ hoặc thường xuyên hơn, kế toán cửa hàng phải gửi các báo cáo, bảng tổng hợp về phòng kế toán công ty. Kế toán hàng hóa tại công ty sẽ tiến
Khách hàng Nhân viên bán hàng Kế toán cửa hàng Cửa hàng trưởng
Hóa đơn GTGT Nhận hàng Thanh toán Lập Bảng đôi cân đối hàng hóa, bảng tổng hợp Doanh thu Bảng cân đối hàng hóa, tổng hợp doanh thu Có nhu cầu hàng Xuất hàng Lập Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Ký xác nhận Hóa đơn GTGT (1) (2) (3) (4)
hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào máy.
3.2.3.5. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình thu tiền
a. Thu tiền từ bán buôn
* Trường hợp khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ KTCN
Hình 3.4. Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt
Nộp tiền Đề nghị nộp tiền Chứng từ liên quan: HĐ GTGT Kiể m tra chứn g từ Lập phiếu thu Phiếu thu Ký duyệ t phiế u thu Ký duyệ t phiế u thu
Phiếu thu Thu tiền và xác nhận PT Sổ quỹ, báo cáo thu chi Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Sổ chi tiết tiền mặt Sổ chi tiết công nợ 1 2 2 S Đ 2 1 3
+ Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ người nộp tiền mang đến. Nếu chứng từ hợp lệ sẽ tiến hành lập phiếu thu. Nếu không hợp lệ sẽ trả lại cho người nộp tiền.
+ Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu + Giám đốc ký duyệt phiếu thu
+ Thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ, báo cáo thu chi. Kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, kế toán công nợ ghi giảm nợ phải thu khách hàng ở sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng.
+ Cuối ngày thủ quỹ và kế toán tiền mặt phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với nhau và kế toán công nợ cũng phải đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt và sổ chi tiết công nợ.
* Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng:
Ngân hàng của công ty Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ
Hình 3.5. Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng
Lập giấy báo Có Nhận được tiền do khách hàng chuyển trả Giấy báo Có (GBC) Sổ phụ ngân hàng Kiểm tra GBC Nhận giấy báo Có GBC, chứng từ liên quan Sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết TGNH S Đ
- Kế toán ngân hàng nhận được giấy báo có do ngân hàng gửi đến.
- Kế toán ngân hàng tiến hành kiểm tra giấy báo có và đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Đúng thì sẽ vào sổ chi tiết tiền gửi, sai thì kế toán ngân hàng chuyển trả lại cho ngân hàng. Đồng thời kế toán công nợ phải thu vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho khách hàng.
- Do lượng tiền thu trong ngày nhiều nên cuối mỗi ngày kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng và đối chiếu với sổ chi tiết công nợ để đề phòng sai sót có thể xảy ra.
b. Thu tiền từ bán lẻ
Việc thu tiền từ bán lẻ tại các cửa hàng diễn ra với số lượng tương đối, nhưng tổng lượng tiền thu về trong ngày cũng không nhỏ nên yêu cầu về kiểm soát với việc thu tiền từ các cửa hàng bán lẻ cũng phải được thực hiện chặt chẽ hơn:
- Kế toán các cửa hàng cần thể hiện vai trò kiểm soát chặt chẽ và theo dõi sát sao lượng tiền từ các nhân viên bán hàng thu được. Yêu cầu nhân viên bán hàng bấm trở về vị trí số 0 mỗi khi có khách hàng mới đổ tiếp để thể hiện tính trung thực của nhân viên cũng như tác phong làm việc cẩn thận, có trách nhiệm với khách hàng.
- Cuối mỗi buổi sáng, buổi chiều, buổi tối kế toán các cửa hàng phải có báo cáo số lượng, cũng như lượng tiền thu được để tổng hợp vào cuối ngày, tránh tình trạng số liệu thống kê dồn vào cuối ngày, cuối tháng nhiều dễ dẫn đến sai sót và khả năng chiếm dụng tiền trong thời gian ngắn. Điều này cũng làm cho công tác quản lý và kiểm tra tốt hơn.
- Nếu lượng tiền thu về từ 3 đến 5 ngày lớn và địa điểm các cửa hàng xa công ty, kế toán cửa hàng phải gửi tiền về ngân hàng công ty để đảm bảo sự an toàn.
- Nên cần thiết thiết lập nhân viên bảo vệ tại các cửa hàng có đông khách, đảm bảo an toàn cho cửa hàng và bảo vệ tài sản của cửa hàng tốt hơn.
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống các kênh thông tin trong nội bộ với bên ngoài
Công ty phải công khai thông tin cả trong nội bộ và cho bên ngoài, đồng thời phải thực hiện tốt việc truyền đạt thông tin và nhận thông tin phản hồi nhằm giúp cho việc kiểm soát hiệu quả và nâng cao uy tín của công ty.
- Công ty thực hiện kênh thông tin với bên ngoài hiệu quả khi:
+ Xây dựng Website để quảng bá hình ảnh và toàn bộ thông tin cần thiết của công ty trên đó. Đặc biệt luôn luôn cập nhật những thông tin mới nhất về công ty, nhất là các thông tin về những giải thưởng, danh hiệu mà công ty đã đạt được.
+ Công khai trên báo, tạp chí, Website các thông tin trên báo cáo tài chính.