CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY

6. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU

2.1.2. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY

2.1.2.1. Chức năng

Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang hoạt động trong lĩnh vực thương mại cụ thể: Đầu tư xây dựng và điều hành các trung tâm dịch vụ mang nhãn hiệu Petrolimex để cung cấp các dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa và các dịch vụ khác cho các loại xe có động cơ; Mua bán dầu nhờn và khí hoá lỏng (LPG) dưới nhãn hiệu thương mại Petrolimex. Dầu nhờn và khí hoá lỏng này được mua ngay tại thị trường trong nước; Làm đại lý tiêu thụ và dịch vụ nhận uỷ thác kinh doanh cho các tổ chức kinh tế trong nước có chức năng kinh doanh xăng dầu để kinh doanh bán lẻ các loại xăng dầu phục vụ cho các loại xe có động cơ; Kinh doanh vận tải xăng dầu bằng phương tiện vận tải chuyên dùng đường bộ.

2.1.2.2. Nhiệm vụ

- Kinh doanh xăng, dầu, nhớt; sử dụng vốn có hiệu quả nhằm hoàn thành các mục tiêu góp phần thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội

- Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng, pháp luật về sản phẩm mà công ty cung cấp. Cụ thể: kinh doanh xăng, dầu, nhớt; sử dụng vốn có hiệu quả nhằm hoàn thành các mục tiêu đề ra góp phần thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội.

- Duy trì và ổn định hoạt động kinh doanh để đảm bảo đời sống cho người lao động.

- Nghiên cứu nhu cầu của thị trường để xây dựng phương án kinh doanh có hiệu quả.

- Chấp hành chính sách, pháp luật của nhà nước, chính sách về tiền lương, bảo hiểm xã hội…

- Lập đầy đủ các báo cáo về tình hình kinh doanh sản phẩm của công ty cho cơ quan thuế cũng như các đối tác bên ngoài.

Để làm tốt các nhiệm vụ trên, nhiệm vụ trước mắt của công ty là: + Mở rộng thị trường

+ Không ngừng củng cố cơ cấu tổ chức ở công ty theo chiều hướng tinh gọn, khoa học.

+ Sử dụng phương thức kinh doanh linh hoạt, chủ động và có hiệu quả kinh tế. + Xây dựng, củng cố và phát triển doanh nghiệp, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ.

2.1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty

2.1.3.1. Môi trường kiểm soát

Trong quá trình hình thành và phát triển, các hoạt động kinh doanh diễn ra ngày càng nhiều và phức tạp, đòi hỏi nhu cầu kiểm soát phải chặt chẽ hơn, dần dần công ty đã hình thành một hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 3 yếu tố: Môi trường kiểm soát, Hệ thống kế toán và Các thủ tục kiểm soát

Các nhân tố chính có tính chất môi trường tác động đến hoạt động của công ty là: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch và các nhân tố bên ngoài.

a. Đặc thù về quản lý

Do mặt hàng xăng dầu là mặt hàng thiết yếu phục vụ cho nhu cầu của đông đảo người dân, nhận thức được tầm quan trọng đó công ty đã không ngừng tìm kiếm thị trường, mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh của mình nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng, từ việc kinh doanh chỉ nằm trong khu vực Kiên Giang, cho đến nay công ty đã có một địa bàn kinh doanh khá rộng trên địa bàn Tỉnh.

Mục tiêu cuối cùng của Công ty TNHH Xăng dầu kiên Giang cũng như bao doanh nghiệp khác là tối đa hóa lợi nhuận. Công ty luôn đặt mình trong tư thế sẵn sàng cạnh tranh trên thị trường, nhưng không phải vì thế mà đi ra khỏi khuôn khổ của luật pháp. Ngược lại, công ty luôn đảm bảo kinh doanh theo đúng quy chế, quy định của nhà nước. Báo cáo tài chính của công ty luôn đảm bảo trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho những người sử dụng bên trong và bên ngoài. Nhờ vào khả năng lãnh đạo và điều hành linh hoạt, nhạy bén của Ban giám đốc mà công ty không ngừng nâng cao uy tín của mình trên thị trường. Tất cả những yếu tố đó đã tạo cho công ty có một môi trường kiểm soát tốt.

b. Cơ cấu tổ chức

Ghi chú:

: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng

Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Với mô hình này, bộ máy quản lý trở nên tương đối gọn gàng, khoa học. Với sự phân chia trách nhiệm của các thành viên Ban giám đốc, giữa các phòng, ban trong công ty và các đơn vị trực thuộc đã đảm bảo được sự điều hành và kiểm soát trực tiếp từ trên xuống dưới. Đồng thời tiếp nhận thông tin phản hồi một cách nhanh chóng.

* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:

Công ty có cơ cấu quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng thể hiện sự phân cấp quản lý theo chức năng của các phòng ban và các đơn vị trực thuộc.

+ Ban giám đốc: Đứng đầu là giám đốc công ty, người trực tiếp điều hành việc kinh doanh của công ty theo hướng đã đề ra. Giúp cho giám đốc là phó giám đốc. Phó giám đốc là người phụ trách chung, được giám đốc ủy nhiệm quyền hành khi giám đốc đi vắng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.

+ Phòng kinh doanh: Thực hiện chức năng tìm hiểu thị trường, tìm hiểu các nhu cầu của khách hàng để có kế hoạch trong việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Thực hiện việc đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán, … tìm ra nguồn khách hàng dồi dào cho công

Phòng cơ sở vật chất Hội đồng thànhviên viên Phó giám đốc Phòng tổ chức Phòng kế toán Phòng kinh doanh Các cửa hàng trực thuộc

ty. Tham mưu cho giám đốc trong việc nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch xuất hàng, khai thác các nguồn hàng, đề ra phương án có tính khả thi để nắm vững được tình hình kinh doanh hàng hóa trước sự biến động của thị trường.

+ Phòng kế toán: Hạch toán kế toán toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh phát sinh trong kỳ theo chế độ kế toán, thuế, chính sách, xác định kết quản hoạt động kinh doanh, lập và gửi báo cáo tài chính cho ban giám đốc và các cơ quan chức năng. Đồng thời phối hợp với các bộ phận khác để điều hòa nguồn hàng hóa thúc đẩy quá trình bán ra. Xây dựng chiến lược tài chính giúp cho giám đốc trong việc quản lý và chỉ đạo kinh doanh có hiệu quả.

+ Phòng tổ chức: Thực hiện quản lý nhân sự, tham mưu cho ban giám đốc

trong công tác tổ chức đào tạo, tuyển dụng, nâng lương, lưu trữ và phát hành công văn, bố trí nhân lực phù hợp với năng lực chuyên môn, nhiệm vụ được giao. Áp dụng các chính sách, chế độ hiện hành cho cán bộ nhân viên, tổ chức công tác thi đua khen thưởng.

+ Phòng cơ sở vật chất: Thực hiện các chương trình phần mềm, nối mạng, lắp đặt, sửa chữa máy móc thiết bị, cơ sở vật chất và các thiết bị chuyên dụng của công ty để quá trình kinh doanh và hệ thống kiểm soát được tốt hơn.

+ Các cửa hàng trực thuộc: Công ty có 33 cửa hàng trực thuộc trong đó có 06 cửa hàng nằm tại cửa ngõ và trung tâm thành phố Rạch Giá. Các cửa hàng là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh trực tiếp của công ty, là mạng lưới bán lẻ phong phú đem lại hiệu quả cao và xây dựng thương hiệu Petrolimex trong toàn quốc.

c. Chính sách nhân sự

Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty luôn giữ một vai trò quan trọng trong công tác quản lý. Trong những năm qua, công ty luôn tạo môi trường làm việc thỏa mái cho các nhân viên, khuyến khích sự sáng tạo và những ý kiến đóng góp, xây dựng để phát triển hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty cũng chú trọng đến bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, đồng thời có những chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật hợp lý đối với từng cá nhân. Các nhân viên trong công

ty luôn làm việc với tinh thần giúp đỡ, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau để hoàn thiện mình nói riêng và góp phần vào sự phát triển của công ty nói chung. Một môi trường làm việc tốt cũng góp phần tạo nên những cá nhân tốt và ngược lại.

Như vậy với một chính sách nhân sự đúng đắn, công ty đã có một đội ngũ nhân viên vững mạnh, vừa giỏi về chuyên môn vừa có một phẩm chất đạo đức tốt. Điều đó là một nhân tố cơ bản góp phần phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, bởi chính những nhân viên là người thực hiện các thủ tục kiểm soát mà ban giám đốc đã xây dựng.

d. Công tác lập kế hoạch

Trong những năm qua ban giám đốc trung tâm cũng rất quan tâm đến công tác lập kế hoạch. Cuối năm ban giám đốc công ty sẽ tiến hành xem xét, đánh giá tình hình thực hiện trong năm cũ và lập kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo như kế hoạch chi phí, kế hoạch lao động và tiền lương… Là một doanh nghiệp thương mại dịch vụ, do đó công tác lập kế hoạch tiêu thụ cũng được công ty chú ý đến. Thông qua tình hình tiêu thụ năm trước, công ty sẽ dự báo số lượng đơn đặt hàng, số lượng hàng sẽ được tiêu thụ trong năm tiếp theo, để từ đó có những kế hoạch kinh doanh hợp lý. Tuy nhiên công ty vẫn chưa lập được kế hoạch tiêu thụ cụ thể mà chỉ mới dừng lại ở việc tổng hợp thông tin về bán hàng từ các bộ phận liên quan như phòng kinh doanh, bộ phận bán hàng… nhằm phục vụ mục đích chủ yếu là ước tính số liệu hàng bán ra, mà công ty không cần trong kỳ tới nhằm tránh trường hợp không đủ hàng để bán hoặc lượng hàng tồn kho quá nhiều.

e. Các nhân tố bên ngoài

Các chính sách của Nhà nước, của cơ quan thuế, ngân hàng, các tổ chức tín dụng… cũng có tác động lớn đến việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát tại công ty. Do ảnh hưởng của các đơn vị kiểm tra, kiểm soát từ bên ngoài nên những sai phạm về chế độ, chính sách của nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời.

a. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Để đảm bảo phản ánh kịp thời tình hình kinh doanh và cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản lý, công ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung.

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:

- Kế toán trưởng: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác kế toán toàn công ty, kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình bảo vệ tài sản của công ty. Là người trực tiếp phân công công việc cho các nhân viên, tham mưu cho giám đốc về việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, quản lý nguồn ngân quỹ, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính về hoạt động kế toán của công ty.

- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giải quyết công việc kế toán ở phòng tài vụ, hướng dẫn kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán tổng hợp có thể thay thế kế toán trưởng khi đi vắng, tập hợp các chứng từ và bảng kê, lập báo cáo quyết toán định kỳ. Đồng thời có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình biến động của tài sản cố định, tính và phân bổ khấu hao cho phù hợp. Nhập bảng chấm công, tập

Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán hàng hóa Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Thủ quỹ Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền

lương, TSCĐ, thuế

Kế toán các cửa hàng KẾ TOÁN TRƯỞNG

hợp số liệu, tiến hành thanh toán lương và trích BHXH, BHYT, BHTN theo chế độ quy định hiện hành.

- Kế toán hàng hóa: Thực hiện các nhiệm vụ như: hạch toán vật tư hàng hóa, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho và các chứng từ cần thiết để ghi sổ kế toán liên quan, chiu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình nhập, xuất hàng hóa, đề xuất các phương pháp nhập hàng phù hợp với nhu cầu bán ra.

- Kế toán tiền mặt: Theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt tại công ty, lập báo cáo quỹ tiền mặt và thanh toán thu, chi trong nội bộ doanh nghiệp.

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Thực hiện giao dịch và theo dõi tình hình thanh toán với các ngân hàng.

- Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu: Theo dõi các khoản công nợ của khách hàng, các khoản thanh toán nội bộ của các cửa hàng trực thuộc.

- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Theo dõi các khoản công nợ của

người bán, các khoản thanh toán nội bộ của các cửa hàng trực thuộc.

- Thủ quỹ: Theo dõi và đảm bảo quỹ tiền mặt tại công ty, phụ trách khâu thu chi tiền mặt theo chứng từ hợp lệ, theo dõi và phản ánh việc cấp phát, nhận tiền mặt và sổ quỹ. Thủ quỹ phải thường xuyên so sánh, đối chiếu tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt ở công ty với sổ sách kế toán có liên quan để kịp thời phát hiện và sửa chữa những sai sót trong quá trình ghi chép.

- Kế toán các cửa hàng: Có nhiệm vụ ghi chép toàn bộ quá trình bán hàng hằng ngày. Cuối tháng lập báo cáo chuyển về phòng kế toán.

b. Tổ chức chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán của công ty

* Hệ thống chứng từ kế toán

Ở công ty, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh thông qua việc lập một bộ chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của Bộ tài chính. Nghiệp vụ thuộc phần hành nào của công ty thì nhân viên phần hành đó thực hiện việc lập chứng từ có liên quan. Hầu hết các chứng từ được lập đều có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan và chữ ký phê duyệt của giám đốc hoặc một người được

ủy quyền khi giám đốc đi vắng. Các nhân viên kế toán luôn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của số liệu trên các chứng từ rồi mới hạch toán vào sổ kế toán có liên quan và thực hiện lưu trữ, bảo quản chứng từ theo đúng quy định. Do công ty sử dụng phần mềm máy vi tính nên có một số chứng từ được in ra khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và một số chứng từ được lập bằng tay nhưng tất cả đều không được đánh số trước. Điều này cũng dễ gây ra tình trạng lập chứng từ khống để hợp thức hóa sổ sách hoặc lập nhiều chứng từ cho cùng một nghiệp vụ. Do đó sẽ dễ dàng tạo cơ hội cho việc gian lận có thể xảy ra.

* Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Ở công ty, việc xử lý và ghi chép số liệu kế toán từ chứng từ gốc lên sổ sác kế toán được thực hiện ngay trên máy tính thông qua phần mềm kế toán EFFECT. Việc ghi sổ được thực hiện một cách thống nhất và thường xuyên có sự đối chiếu giữa các bộ phận liên quan, nhờ đó tránh được tình trạng bỏ sót hoặc khai khống các nghiệp vụ. Với việc áp dụng máy tính vào công tác kế toán, hệ thống sổ sách của công ty được tổ chức đa dạng nhưng vẫn đảm bảo tính đầy đủ, hợp lý và phù hợp với công tác kế toán tại công ty. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được sử dụng những hệ thống sổ khác nhau.

Công ty tổ chức bộ máy theo hình thức kế toán tập trung. Bộ máy kế tóan gọn nhẹ, kế toán trưởng phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các nhân viên kế toán.

Ghi chú:

: Nhập số liệu hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quí, cuối năm