6. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
3.2.6. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG
kiện xử lý thông tin bằng máy tính tại Công ty
Để tiết kiệm thời gian của kế toán viên và mang lại độ chính xác cao thì không ít các doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán đang được công ty sử dụng khá và đã được chỉnh sữa chương trình cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Tất cả các sổ sách của Công ty ngoài hình thức bảo quản bằng cách lưu trong máy, đều phải được in ra và bảo quản kỹ tại phòng kế toán. Đó là một biện pháp để bảo vệ cơ sở dữ liệu của Công ty
Sơ đồ trình tự ghi sổ khi áp dụng phần mềm kế toán:
Thông qua chu trình làm việc trên ta có thể thấy công tác cập nhập dữ liệu vào phần hành kế toán đã được kiểm soát một cách chặt chẽ thông qua các công đoạn sau:
- Công đoạn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc do kế toán viên ở các phần hành kế toán cụ thể thực hiện.
- Công đoạn máy vi tính tự động kiểm tra các thông số mà kế toán viên khai báo khi cập nhập chứng từ vào từng phần hành cụ thế.
- Công đoạn kiểm tra lại các số liệu trên các sổ sách của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng đơn vị trước khi duyệt.
Chứng từ gốc, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Tập tin nhật ký
Tập tin trung gian Nhập liệu
Xử lý
Báo cáo tài chính, Sổ sách kế toán Báo cáo kế toán quản trị
In ấn Phần mềm
- Công đoạn đối chiếu và kiểm tra thường ngày.
Một số lưu ý khi sử dụng phần mềm kế toán:
- Mỗi người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất để chống tình trạng dữ liệu kế toán có thể bị sữa đổi, sao chép.
- Các tập tin, văn bản cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hằng ngày nhưng không ít hơn mức hàng tuần để đề phòng các tập tin, dữ liệu và phần mềm của công ty bị hư hỏng hoặc do hành động phá họa, ăn cắp… Qúa trình lập dự phòng phải được kiểm tra định kì.
- Công ty nên cài đặt phần mềm duyệt vi rút trên tất cả các máy tính và thực hiện định kỳ chạy, cập nhập phần mềm này.
Công ty áp dụng kế toán máy thì Tổng Công ty Việt Nam sẽ dẽ dàng kiểm tra đối chiếu các hoạt động của đơn vị trong đó có cả chu trình bán hàng - thu tiền của đơn vị hiện nay.