6. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
3.1. QUAN ĐIỂM VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
KIÊN GIANG
Việt Nam gia nhập WTO tạo cho các doanh nghiệp cơ hội tiếp xúc nền khoa học công nghệ tiên tiến, qua đó mở rộng cơ hội cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Để có thể vượt qua thách thức, tận dụng được lợi thế và cơ hội thì Công ty phải xây dựng được một cơ chế quản lý khoa học, hợp lý và tiên tiến; xây dựng được nền tảng tài chính vững mạnh. Do vậy, việc xây dựng và củng cố một hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết để thích ứng với những thay đổi của môi trường bên ngoài - một công cụ để giúp cho các nhà quản trị có được những thông tin chính xác, kịp thời để ra các quyết định đúng đắn nhằm đảm bảo công tác kiểm tra kiểm soát được thường xuyên và hiệu quả.
Công ty đã đặt ra phương hướng trong thời gian tới là xây dựng các mục tiêu hành động cẩn trọng nhằm duy trì hiệu quả hoạt động kinh doanh, hạn chế rủi ro thấp nhất có thể. Nâng cao năng lực sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh thu và lợi nhuận trong năm để tạo ra nhiều việc làm cho người lao động cũng như tăng thu nhập cho công nhân. Mở rộng thị trường, duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng tiềm năng. Để làm được như vậy, ngoài vấn đề vốn, công nghệ thì công ty phải mạnh về con người, về công tác kế toán, về các quy chế kiểm soát nội bộ nói chung và công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hang - thu tiền, một trong những thế mạnh của công ty nói riêng. Trong khi đó, công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền hiện nay tại đơn vị vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Vì vậy, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền càng có ý nghĩa quan trọng.
hàng - thu tiền tập trung vào các vấn đề sau đây:
- Hiện nay, cơ cấu tổ chức tại công ty tương đối hoàn chỉnh nhưng sự phân công công việc chưa thực sự rõ ràng giữa các bộ phận. Ví dụ: không có sự tách bạch rõ ràng giữa các bộ phận như: Bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng và lập hóa đơn. Tất cả các công việc từ khâu tiếp nhận đơn đặt hàng cho đến khi lập hợp đồng mua bán, lập hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho,...đều do phòng kinh doanh đảm nhận.
- Công ty không có mẫu đơn đặt hàng thống nhất, do đó gây khó khăn cho phòng kinh doanh trong việc kiểm tra và xét duyệt đơn đặt hàng.
- Hệ thống các chứng từ như phiếu thu, hàng hóa không được đánh số trước. Điều này dễ gây nên tình trạng nhầm lẫn và ghi vào sổ sách hai lần cho một nghiệp vụ.
- Do khách hàng mua chịu của công ty là những khách hàng quen thuộc. Do đó phòng kinh doanh thường bỏ qua giai đoạn nhận và xét duyệt đơn đặt hàng. Việc bỏ qua như vậy dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn hoặc bỏ sót đặt hàng của khách hàng.
- Các báo cáo bán hàng đặc thù của các bộ phận còn hạn chế. Chẳng hạn: Bộ phận bán hàng không có báo cáo về tình hình thực hiện bán hàng hằng ngày, không có báo cáo phân tích tuổi nợ của khách hàng... Điều này làm cho nhân viên không chủ động trước cấp trên khi có yêu cầu cung cấp thông tin đột xuất. Do đó, làm ảnh hưởng đến việc ra quyết định của cấp trên.
- Đối với công tác thu tiền: ở công ty, hàng ngày số lượng hàng bán ra nhiều nhưng ngày hôm sau mới thu được tiền (đối với các cửa hàng ở gần). Như vậy việc thu tiền được thực hiện qua ngày hôm sau dễ dẫn đến tình trạng chiếm dụng tiền tạm thời hoặc biển thũ nếu số tiền chiếm dụng lớn.
- Hiện nay công ty cũng đã cử một người thực hiện công việc giám sát bán hàng tại cửa hàng. Tuy nhiên việc giám sát này lại không được thực hiện hằng ngày.
- Và nhiều vấn đề gian lận, sai sót, mất mát, không hợp lý khác vẫn có thể xảy ra... Với những năng lực hiện có của công ty, tác giả xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁNHÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG