6. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀN G THU TIỀN TRONG
những yêu cầu phải đạt được của một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn là hướng đến sự phân chia rạch ròi giữa các bộ phần của kiểm soát nội bộ. Trong nhiều trường hợp, có sự “xen phủ” giữa các bộ phận đối với cùng một vấn đề. Ví dụ, xem xét các báo cáo định kỳ để ghi nhận các biến động bất thường vừa là một hoạt động kiểm soát (phân tích rà soát) vừa là sự giám sát thường xuyên.
Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Hoạt động KSNB góp phần tạo lập được một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm. Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONGDOANH NGHIỆP DOANH NGHIỆP
1.2.1. Nội dung của chu trình bán hàng - thu tiền
1.2.1.1. Khái niệm chu trình bán hàng - thu tiền
Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi, mua bán. Hàng hóa có thể ở dạng hữu hình như: sắt, thép, lương thực, thực phẩm... hoặc ở dạng vô hình như những dịch vụ thương mại, vận tải hay dịch vụ của giáo viên, bác sĩ và nghệ sĩ... Hàng hóa có hai thuộc tính giá trị sử dụng và giá trị. Tiền là hình thái giá trị cuối cùng của sản xuất và lưu thông hàng hóa giản đơn đồng thời cũng là hình thức biểu hiện đầu tiên của tư bản.
Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh thương mại, là quy trình vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ, doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về tiền tệ hoặc được quyền đòi tiền và mất quyền sở hữu về hàng hoá. Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa chủ hàng và khách hàng của họ, bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ khi chúng đã sẵn sàng chờ bán. Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc thu tiền. Hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng: Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời. Tuy nhiên ranh giới của bán hàng (tiêu) và thu tiền (thụ) có thể chế hóa trong từng thời kì và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau.
Tại đoạn 10 trong chuẩn mực kế toán Việt Nam: Chuẩn mực số 14 - "Doanh thu và thu nhập khác" có nêu rõ, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàng thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:
(a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
(d) Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; (e)Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận
(sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa rồi mới trả tiền)… Ngày nay với sự phát triển của Internet, bán hàng có thể thực hiện qua mạng với những mô hình khác nhau. Theo cách thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý.
Như vậy, chu trình bán hàng - thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh nó là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, chu trình bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng,… và kết thúc bằng việc thu tiền. Các hoạt động của chu trình này bao gồm: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hoá đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
Chu trình có đặc điểm cần quan tâm sau đây:
- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền,… nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng.
- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm.
1.2.1.2. Bản chất của chu trình bán hàng - thu tiền
Trong hệ thống kiểm soát, có hai cách cơ bản để phân chia đối tượng kiểm soát thành các phần hành kiểm soát: phân theo khoản mục hoặc phân theo chu trình, trong đó phân theo chu trình là cách chia phổ biến hơn. Theo cách phân chia này, hoạt động của một doanh nghiệp tiêu biểu bao gồm nhiều chu trình khác nhau như: chu trình bán hàng - thu tiền, mua hàng - thanh toán, tiền lương và nhân viên, hàng tồn kho, đầu tư và chi trả, tiếp nhận và hoàn trả vốn. Các chu trình có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và là nhân tố cần thiết tạo nên tính liên tục của quá trình kinh doanh. Chu trình trước tạo tiền đề cho chu trình sau và chu trình sau là căn cứ để đánh giá kết quả của chu trình trước. Mối liên hệ này được thể hiện rõ nét qua sơ đồ sau:
Tiền Bán hàng- thu tiền Tiếp nhận và hoàn trả vốn Mua hàng- thanh toán Tiền lương và nhân viên Hàng tồn kho
Hình 1.2. Sơ đồ chu trình bán hàng thu và thu tiền
Trong các chu trình trên, chu trình bán hàng - thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh có vai trò quan trọng đó là đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy bản chất của chu trình bán hàng - thu tiền là gì? Đi sâu vào tìm hiểu ta nhận thấy, bản chất chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp, bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ khi chúng đã sẵn sàng chờ bán.
Với ý nghĩa như vậy, chu trình này bao gồm các bước: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền. Kết quả của chu trình bán hàng - thu tiền sẽ cho biết doanh nghiệp có thu hồi được vốn đã bỏ ra và có được lợi nhuận để tái sản xuất, mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh, nâng cao đời sống của người lao động, đóng góp vào Ngân sách nhà nước hay không? Điều này một lần nữa nhấn mạnh vai trò của chu trình bán hàng - thu tiền đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
1.2.1.3. Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền
Chu trình bán hàng - thu tiền được bắt đầu khi một khách hàng đưa đơn đặt hàng hoặc gọi điện, fax tiếp tục qua việc gửi hàng, chuẩn bị và ghi hóa đơn cho đến khi nhận được và ghi vào sổ các khoản thanh toán của khách hàng. Như vậy chu trình bán hàng - thu tiền gồm các chức năng chính sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn bán hàng; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền; xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản bớt giá; lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi; xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được.
doanh nghiệp cho phép kế toán hiểu biết và nghiên cứu quá trình kiểm soát nội bộ trong chu kỳ này cũng như thiết lập các thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản đối với các khoản mục liên quan.
Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng thu tiền bao gồm: - Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách hàng là khởi điểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền. Về mặt pháp lý thì đó là một lời đề nghị mua hàng (số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất...) theo một phương thức cụ thể (giao hàng, cung cấp dịch vụ, thanh toán...).
Yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ cũng có thể thể hiện bằng các hợp đồng bán hàng doanh nghiệp ký với khách hàng.
- Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn việc bán chịu
Đối với bán hàng trả chậm, các thông tin về đơn đặt hàng đã xử lý còn phải được bộ phận phụ trách tín dụng kiểm tra, đánh giá lịch sử tín dụng, khả năng tín dụng của khách hàng để có quyết định phê chuẩn việc bán chịu (gồm phương thức trả chậm, thời hạn và mức tín dụng trả chậm...). Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu. Trên cơ sở đó để quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể thực hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Tuy nhiên quyết định này cũng cần được tính toán trên sự cân đối lợi ích của hai bên.
- Vận chuyển hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Chức năng quan trọng này là điểm đầu tiên trong chu trình bán hàng và thu tiền khi tài sản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng. Phần lớn các trường hợp doanh thu được ghi nhận khi hàng hóa đã chuyển giao (gửi đi, dịch vụ cung cấp). Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên những thông tin trên mẫu đơn đặt hàng nhận được, đồng thời thực hiện xuất kho và chuyển giao hàng.
Như vậy chứng từ vận chuyển là bằng chứng về việc giao hàng, đồng thời là cơ sở để lập hóa đơn bán hàng. Các chứng từ của giai đoạn này là:
+ Chứng từ vận chuyển, hóa đơn, biên bản giao nhận (nếu có).
Các chứng từ này được lập khi đã có bằng chứng là doanh nghiệp đã nhận tiền (trường hợp bán thu tiền ngay) hoặc sau khi đã có phê chuẩn việc bán chịu.
- Lập hóa đơn và ghi sổ kế toán
Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để luân chuyển nội bộ. Như vậy hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp.
- Xử lý và ghi sổ các khoản doanh thu và thanh toán
Các biện pháp kiểm soát đối với chức năng này đều nhằm ngăn chặn khả năng tiền bị mất cắp. Đối với tiền mặt, vấn đề quan trọng nhất là phải đảm bảo các khoản tiền đã thu đều đã được ghi sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký quỹ kiêm Báo cáo quỹ và các Sổ chi tiết tiền mặt và phải bảo đảm việc gửi tiền hoặc thu tiền qua Ngân hàng đúng lượng tiền phát sinh và đúng lúc.
- Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, doanh thu hàng đã bán bị gửi trả lại Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu. Các khoản giảm trừ doanh thu chỉ xảy ra khi người mua không thỏa mãn hàng hóa nhận được. Khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá. Trường hợp này chỉ lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu. Trên cơ sở đó phải ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán hàng bị trả lại hoặc các khoản bớt giá.
Doanh thu bị trả lại hay giảm giá phải được vào sổ chính xác và nhanh chóng trên cơ sở các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh nghiệp và các chứng từ gốc có liên quan.
- Trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi
Vào cuối mỗi liên độ kế toán, trên cơ sở quy chế tài chính về lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán của khách hàng, bộ phận kế toán thanh toán phải tính toán lập Bảng phân tích và trích lập dự phòng
nợ phải thu khó đòi trình Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc xét duyệt để làm căn cứ hạch toán dự phòng nợ phải thu. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho đơn vị tránh được những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh của kỳ lập báo cáo tài chính.
- Xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi
Có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán. Khi không còn hy vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ kế toán. Để tăng cường kiểm soát đối với việc xóa sổ nợ phải thu khó đòi, hạn chế các gian lận có thể phát sinh (ví dụ nhân viên chiếm dụng các khoản tiền mà khách hàng đã trả, sau đó che dấu bằng cách xóa sổ chúng như một khoản nợ khó đòi), bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách.
Tóm lại, để gắn liền với các chức năng này, nên xây dựng các mục tiêu cụ thể đối với kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền như sau:
1.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
1.2.2.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng
+ Doanh thu ghi sổ là có thật dựa trên những minh chứng hợp lý (Tính có thật) + Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn (Sự phê chuẩn)
+ Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều được ghi sổ đầy đủ (Tính đầy đủ) + Doanh thu đã được tính toán đúng và phản ánh chính xác (Sự đánh giá) + Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn (Sự phân loại)
+ Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh (gần với ngày