6. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU
– THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG
2.2.1. Đặc điểm về tình hình tiêu thụ và tổ chức mạng lưới kinh doanh của công ty ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát nội bộ
2.2.1.1. Các mặt hàng kinh doanh của công ty
Các mặt hàng mà công ty đang kinh doanh, chủ yếu là:
- Xăng, dầu: Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang hiện là tổng đại lý phân phối xăng dầu, nhớt cho Tập đoàn Petrolimex Việt Nam,(Vinagas), Tập đoàn dầu khí Việt Nam (PVC), Công ty khí hóa lỏng miền Nam, Công ty xăng dầu Petrolimex Khu vực 5... Ngoài việc cung cấp nhiên liệu cho cửa hàng bán lẻ của công ty, công ty còn cung cấp nhiên liệu cho các cửa hàng, đại lý xăng dầu tại miền Tây và các công trình lớn.
- Vận chuyển của công ty bao gồm: Xe bồn và xà lan chuyên dụng dùng để vận chuyển xăng dầu, và xe tải nhỏ dùng để vận chuyển nhớt. Hầu hết các tài xế và thuyền trưởng, máy trưởng có trên 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực này. Đội xe hoạt động 24/24 kể cả ngày lễ, ngày nghỉ để đảm bảo nhu cầu về nhiên liệu cho khách hàng.
Đội xe và xà lan được công ty cung cấp các loại ống và đầu nối chuyên dụng dùng để nhập nhiên liệu cho các loại phương tiện khác nhau như: hầm chứa, tàu, bồn… Đội xe và xà lan hoạt động không chỉ phục vụ cho khách hàng của công ty mà còn phục vụ cho mọi khách hàng có nhu cầu vận chuyển xăng, dầu, nhớt…
- Nhớt Petrolimex là thế mạnh của Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang trên địa bàn khu vực, là tổng đại lý phân phối chính thức thương hiệu của dầu nhớt Petrolimex, Caltex. Ngoài ra công ty còn cung cấp các loại nhớt Shell, Havaline và
các loại nhớt đặc chủng khác.
- Thiết bị: Đội kỹ thuật của công ty có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp, lắt đặt và sửa chữa thiết bị xăng dầu bao gồm: cột bơm, hộp số, cò bơm, bông bể… Ngoài các thiết bị mới, công ty còn cung cấp các thiết bị đã qua sử dụng. Một số mặt hàng công ty cung cấp:
+ Bể chứa: 10.000 l, 12.000 l, 15.000 l, 20.000 l, 25.000 l . + Cột bơm: tasuro, seen, cột đơn, cột đôi...
+ Xe bồn.
+ Cò bơm Mỹ, Trung Quốc. + Mặt số
+ ...
2.2.1.2. Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh
- Hiện nay thị trường kinh doanh của Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang tương đối rộng. Mặc dù, Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang chỉ mới thành lập được 08 năm nhưng Công ty đã phát triển mạnh mẽ, vượt bậc và có uy tín tại tỉnh Kiên Giang
2.2.1.3. Các phương pháp bán hàng tại công ty
Công ty có 2 phương thức bán hàng, đó là:
- Bán hàng thông qua hệ thống tại các cửa hàng bán lẻ
- Bán hàng theo phương thức bán buôn, tập trung cho bán buôn dầu nhớt Petrolimex trong địa bàn Tỉnh.
Tuy nhiên bán buôn vẫn chiếm tỷ trọng lớn hơn về cả doanh thu lẫn số lượng. Theo từng phương thức cụ thể, công ty sẽ thực hiện các thủ tục kiểm soát khác nhau.
Với phương thức bán lẻ, do khách hàng mua với số lượng ít, việc thất thoát tài sản trong quá trình bán hàng ít có khả năng xảy ra vì khách hàng mua lẻ thường thanh toán tiền hàng ngay khi mua, do đó công ty dễ dàng kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền hàng hơn, sử dụng ít thủ tục kiểm soát hơn, chi phí cũng ít tốn kém hơn.
Với phương thức bán buôn, số lượng hàng hóa mỗi lần bán ra lớn. Do đó để đảm bảo công tác bảo vệ tài sản và thực hiện các mục tiêu kiểm soát đề ra, công ty
đã và đang áp dụng những thủ tục kiểm soát đối với quy trình bán hàng này nhằm giảm thiểu khả năng thất thoát tài sản và gian lận có thể xảy ra.
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty
2.2.2.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty
Tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang mục tiêu mà ban giám đốc công ty hướng đến khi thực hiện các thủ tục kiểm soát đó là: đảm bảo các hoạt động trong công ty được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo tính trung thực của các thông tin tài chính.
Đối với các nghiệp vụ bán hàng: mục tiêu kiểm soát mà ban giám đốc công ty đặt ra là tất cả các nghiệp vụ bán hàng xảy ra đều phải phản ánh trung thực, đầy đủ, chính xác, hợp lý, ngăn ngừa các sai phạm có thể xảy ra.
Đối với nghiệp vụ thu tiền: mục tiêu kiểm soát là đảm bảo các khoản thu đều được thu đúng, thu đủ, ngăn ngừa sai gian lận xảy ra.
Ngoài ra việc ban giám đốc xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng - thu tiền cũng nhằm hướng tới mục tiêu chung của công ty là doanh thu bán hàng của công ty phải đạt được mức cao nhất mà công ty mong muốn, đồng thời chi phí bỏ ra (chi phí giá vốn, chi phí bán hàng...) thấp nhất có thể, theo giá thị trường và đúng định mức chi phí mà công ty quy định. Với những mục tiêu như vậy, ban giám đốc công ty đã không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị mình để nhằm đạt được các mục tiêu mà mình đặt ra trong hoạt động của doanh nghiệp nói chung và trong chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng.
2.2.2.2. Sự phân công trách nhiệm
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, trách nhiệm được phân chia cụ thể như sau:
a. Đối với bán buôn:
- Ban giám đốc: có trách nhiệm ký trực tiếp lên các chứng từ liên quan quan đến nghiệp vụ bán hàng. Nếu giám đốc đi vắng thì sẽ viết giấy ủy quyền lại cho phó giám đốc ký duyệt.
đồng kinh tế theo sự ủy quyền của ban giám đốc, lập Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho. Mặt khác trong quá trình hoạt động của mình, nếu có các nghiệp vụ xảy ra nằm ngoài tầm kiểm soát thì phòng kinh doanh phải có trách nhiệm báo cáo lại cho giám đốc. Ngoài ra phòng kinh doanh còn phải có trách nhiệm trong việc theo dõi tình hình thực tế thị trường, thường xuyên thông báo bảng giá mới nhất của các sản phẩm cho khách hàng.
- Phòng kế toán:
+ Kế toán bán hàng: Theo dõi và quản lý việc nhập - xuất - tồn kho hàng hóa về số lượng và chất lượng. Cuối tháng, thực hiện việc đối chiếu với kế toán bán hàng và theo dõi công nợ về hàng hóa tồn kho. Đồng thời lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để có số liệu tổng hợp.
+ Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu: Theo dõi các khoản nợ phải thu, các khoản doanh thu, giá vốn và chi phí bán hàng.
+ Kế toán tiền mặt: Lập phiếu thu và theo dõi các khoản thu bằng tiền mặt. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản thu - chi bằng tiền gửi tại các ngân hàng mà công ty giao dịch.
+ Thủ quỹ: Nhận tiền thanh toán của khách hàng. + Thủ kho: Thực hiện việc xuất hàng và ghi thẻ kho.
b. Đối với bán lẻ tại các cửa hàng:
- Nhân viên bán hàng tại các cửa hàng: thực hiện việc bán hàng, kiêm nhiệm thu tiền bán lẻ từ khách và lập các chứng từ cần thiết (Hóa đơn nếu khách yêu cầu).
- Kế toán cửa hàng: Lập sổ theo dõi tình hình thu tiền trong ngày, theo dõi tính toán số lượng bán ra và theo dõi các khoản thu bằng tiền, lập báo cáo tình hình thu tiền, quản lý chứng từ sổ sách.
- Cửa hàng trưởng: Theo dõi chung tình hình bán hàng của nhân viên và tình hình quản lý chứng từ, sổ sách của kế toán. Lập báo cáo tổng hợp và định kỳ chuyển tiền về công ty.
2.2.2.3. Hệ thống chứng tư sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty
Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại công ty: Đơn đặt hàng của khách hàng; Phiếu xuất kho; Hợp đồng kinh tế; Biên bản giao nhận hàng hoá; Hoá đơn bán hàng; Phiếu thu, biên lai thu tiền, Giấy báo có của ngân hàng, báo cáo bán hàng, báo cáo sản lượng tiêu thụ...
2.2.2.4. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
a. Đối với nghiệp vụ bán hàng
Tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang có hai hình thức bán hàng: Bán buôn và bán lẻ thông qua các cửa hàng. Tuy nhiên bán buôn vẫn chiếm tỷ trọng lớn hơn về cả doanh thu lẫn số lượng nên các thủ tục kiểm soát nội bộ tập trung vào bán buôn vẫn là chủ yếu.
Đối với mỗi hình thức bán hàng khác nhau, công ty cũng sẽ thực hiện các thủ tục kiểm soát khác nhau.
* Hình thức bán buôn (áp dụng cho mặt hàng chính như xăng, dầu, nhớt Petrolimex, ... các loại):
Bán hàng theo hình thức bán buôn được thực hiện qua trình tự như sau: Khách hàng yêu cầu mua hàng; lập Hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan; chuyển giao hàng hóa cho khách hàng; ghi sổ; theo dõi công nợ và xử lý các khoản giảm trừ doanh thu.
Có thể khái quát hình thức bán buôn thông qua lưu đồ như hình 2.6.
Bước 1: Khách hàng yêu cầu mua hàng và xử lý đơn đặt hàng
Khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ yêu cầu mua kèm theo đơn đặt hàng. Quá trình bán hàng tại công ty được bắt đầu từ khi phòng kinh doanh nhận được lời đặt hàng của khách hàng. Tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang, hầu hết khách hàng là các đại lý, công ty hay các khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ làm ăn lâu năm và lâu dài. Do đó mỗi khi cần lấy hàng, các đại lý, công ty hay các đơn vị chỉ cần gọi điện hay fax trực tiếp đến phòng kinh doanh của công ty để đặt hàng, làm như vậy vừa tiết kiệm được chi phí vừa rút ngắn giai đoạn đặt hàng mà thủ tục cũng đơn giản.
đơn đặt hàng và công ty phải tìm hiểu thêm về khách hàng mới này. Sau khi tìm hiểu thấy công ty khách hàng đáng tin cậy thì công ty mới có quyết định bán hàng hay không và cho phép nợ hay không.
HĐMB HĐMB Lệnh xuất hàng Lập lênh xuất hàng Lập PXK Phiếu XK Lập HĐ GTGT Hóa đơn GTGT Lập BB GNHH BB GNHH 1 Lập HĐMB Ký duy ệt HĐMB Ký duy ệt HĐ GTGT BB GNHH Nhận hàng Thanh toán 2 Ký duy ệt Xuất hàng Thẻ kho Nhận hàng HĐ GTGT BB GNHH PXK Sổ chi tiết hàng hóa Bảng tổng hợp chi tiết HĐ GTGT Sổ chi tiết DT,GV,PTK H Bảng tổng hợp DT,GV,PTK H 3 Ký duy ệt 1 1 2 2 2 1 1 2 1 1 2 3 PXK (1) (2) (3) (4) (5)
Việc bán hàng cho các khách hàng mới sẽ tốn nhiều thời gian tìm hiểu hơn các khách hàng cũ nhưng bù lại bù lại sẽ đảm bảo tính chắc chắn, hạn chế rủi ro. Còn đối với các khách hàng quen thuộc lâu dài, việc đặt hàng được thực hiện một cách đơn giản như đã nêu trên.
Sau khi nhận được lời đề nghị đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành xem xét về điều kiện mua hàng của khách hàng và khả năng đáp ứng của công ty về số lượng, chủng loại hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán... Đồng thời đối với những khách hàng quen thuộc, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra phần công nợ của khách hàng đó. Nếu khách hàng đó còn nợ ít thì sẽ tiếp tục bán, còn nợ nhiều thì sẽ yêu cầu trả bớt số tiền còn nợ rồi mới đồng ý bán.
Bước 2: Lập Hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan
Sau khi xem xét kỹ phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng mua bán. \Hợp đồng mua bán được xem là ràng buộc pháp lý giữa công ty và khách hàng. Trên hợp đồng mua bán có quy định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của các bên. Các bên phải thực hiện theo đúng các quy định và điều kiện đã nêu trong hợp đồng, bên nào vi phạm sẽ phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại theo đúng quy định pháp luật.
Ở công ty việc ký kết các hợp đồng mua bán đều do giám đốc trực tiếp ký. Hợp đồng mua bán là chứng từ thể hiện sự thỏa thuận giữa khách hàng và công ty. Hợp đồng mua bán được lập thành 4 bản: Khách hàng giữ hai bản; Phòng kinh doanh giữ một bản để theo dõi tình hình xuất bán và thanh toán của khách hàng, đồng thời có biện pháp đốc thúc khách hàng thanh toán đúng hạn; Phòng kế toán giữ một bản để theo dõi việc xuất hàng, thanh toán của khách hàng. Mẫu hợp đồng mua bán (Phụ lục số 2.1).
Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, phòng kinh doanh tiến hành lập lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT:
- Lệnh xuất hàng được lập thành 2 bản: một bản lưu tại nơi lập, bản còn lại giao cho thủ kho để xuất hàng. Tuy nhiên không phải lúc nào công ty cũng lập lệnh xuất hàng, chỉ khi nào bán với số lượng lớn thì công ty mới lập. Mẫu lệnh xuất hàng (Phụ lục số 2.2).
- Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại cùi, liên còn lại giao cho thủ kho làm căn cứ để xuất hàng. Mẫu phiếu xuất kho (Phụ lục số 2.3)
Bảng 2.1. Hóa đơn GTGT
Công ty TNHH Xăng Dầu HÓA ĐƠN GTGT Số: 0006952 Kiên Giang Liên 3: Nội bộ Ký hiệu: TA/2013T
Ngày 20 tháng 02 năm 2018 Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG
Địa chỉ: 30 Phạm Hồng Thái, Phường Vĩnh Thanh Vân, TP. Rạch Giá, T.Kiên Giang Điện thoại: 02973.688.798
Đơn vị mua: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI PHƯƠNG THẢO
Địa chỉ: 10 Ngô Quyền, Phường Vĩnh Thanh, TP. Rạch Giá, T.Kiên Giang MST: 1080
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số TK: ...
I. PHẦN HÀNG HÓA
STT Hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3)=(1)*(2) 1 Dầu nhờn INDO HD50 Lít 400 16.000 6.400.000 2 Mỡ đa dụng BP multi Kg 150 37.620 5.643.000 1.Cộng tiền hàng: 12.043.000 2.Thuế GTGT (10%): 1.204.300 3.Phí xăng dầu (200 đ/lít) 4.Cộng thanh toán: 13.247.300
Bằng chữ: Mười ba triệu, hai trăm bốn mươi bảy ngàn, ba trăm đồng chẵn..
II. PHẦN VẬN CHUYỂN
Đơn vị vận chuyển Phần kho
Số xe:... Người điều khiển:... Dung tích phương tiện:...
Nhiệt độ:... Hệ số VCF:... Tỷ trọng/15C:...
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị - Hóa đơn GTGT: lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao cho khách hàng, liên còn lại lưu chuyển nội bộ để làm căn cứ ghi sổ. Mẫu hóa đơn của công
ty sử dụng theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên mẫu hóa đơn này có đặc thù khác với những hóa đơn thông thường. Vì công ty kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu nên hóa đơn GTGT có một số đặc điểm như: Phí xăng dầu, chỉ có mặt hàng xăng dầu khi vận chuyển đi những nơi xa mới ghi vào dòng này, còn các mặt hàng khác thì không ghi. Hóa đơn được đánh số theo thứ tự trước khi sử dụng, điều này giúp cho ban giám đốc dễ dàng kiểm soát hơn đối với công tác lập kế hoạch và luân chuyển chứng từ. Mẫu hóa đơn GTGT theo hình 2.2.
Bước 3: Chuyển giao hàng cho khách
Chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng. Thủ kho sẽ căn cứ vào lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và xuất đúng số lượng, chủng loại đã ghi trên phiếu xuất.
Từ lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT, phòng kinh doanh sẽ lập biên bản giao nhận hàng hóa. Biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được giao cho