6. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
1.1.3. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ
Từ những khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đã phần nào giúp cho chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp vững mạnh sẽ có một vai trò to lớn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp:
- Giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là về con người và tài sản.
- Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trong những công việc hàng ngày để tập trung vào vấn đề chiến lược.
- Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hoá công tác quản lý điều hành cụ thể:
+ Doanh nghiệp được quản lý một cách khoa học chứ không phải thuần tuý bằng cảm tính (kinh nghiệm hay trực giác)
+ Doanh nghiệp được quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ hải thuần tuý dựa vào lòng tin.
Thông thường, khi doanh nghiệp càng phát triển thì hệ thống kiểm soát càng có điều kiện phát huy hiệu quả và lợi ích đem lại cho doanh nghiệp cũng trở nên to lớn hơn. Đối với công ty cổ phần, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo dựng lòng tin của cổ đông đối với doanh nghiệp. Do vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đang là vấn đề quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, trong đó có các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần có quy mô vừa và nhỏ.
Để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ doanh nghiệp cần phải tuân thủ các nguyên tắc chung:
Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng.
Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội quy công ty.
Các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa các nhân viên khác nhau.
Mọi nhân viên đều phải tuân thủ kiểm soát nội bộ
Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng
Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập
Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản
Định kỳ phải kiểm tra, nâng cao hiệu quả các biện pháp kiểm sát nội bộ Như vậy, hệ thống kiếm soát nội bộ là chuỗi các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nổi lực của mỗi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt dộng hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra hợp lý.
1.1.4. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các thành phần chủ yếu: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động và kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
Là một trong những yếu tố tác động đến công việc thiết kế, vận hành và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị. Môi trường kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp. Là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nói đến môi trường kiểm soát, chúng ta hay đề cập đến các yếu tố sau:
-Triết lý quản lý và phong cách tổ chức điều hành hoạt động của nhà quản trị: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản trị doanh nghiệp; phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Những quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như quy trình, cách thức kiểm tra kiểm soát trong đơn vị. Nếu quan điểm của nhà quản lý là trung thực, lành mạnh hóa tài chính thì sẽ có những hạn chế xảy ra trong hoạt động kinh doanh. Ngược là nếu nhà quản lý coi trọng vấn đề lợi nhuận, hoàn thành kế hoạch, tối đa hóa lợi nhuận bằng mọi cách thì các thủ tục kiểm soát rất khó thực hiện được. Chính vì sự khác biệt đó dẫn đến quan điểm quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và thực hiện các mục tiêu còn lại tại đơn vị.
-Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp: là chìa khóa thành công cho việc thiết lập môi trường kiểm soát tốt. Giá trị đạo đức là tập hợp các tiêu chuẩn về hành vi tạo nên nền tảng đạo đức mà mọi nhân viên phải thực thi. Giá rị đạo đức hướng dẫn các nhân viên khi ra quyết định. Ban quản trị xác định các giá trị đạo đức khi nó thúc đẩy:
+ Sự cam kết trung thực và công bằng. + Sự tôn trọng pháp luật và các chính sách. + Sự tôn trọng dành cho tổ chức.
+ Sự nêu gương của lãnh đạo.
+ Sự cam kết dành cho các điều xuất sắc. + Sự kính trọng dành cho người quản lý. + Sự tôn trọng quyền lợi của người làm công. + Sự phù hợp với các đẳng cấp chuyên nghiệp.
-Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát trong doanh nghiệp: Hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát (thường gọi là ban kiểm soát nội bộ) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường kiểm soát. Bộ phận kiểm soát thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên toàn bộ các hoạt động của tổ chức, kể cả đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. Một đơn vị có bộ phận kiểm soát tốt sẽ có được những thông tin kịp thời, chính xác về tình hình tổ chức. Với vai trò của mình, hội động quản trị và kiểm soát sẽ tạo ra môi trường kiểm soát bằng các hoạt động chủ yếu sau:
+ Phê chuẩn và giám sát sứ mệnh, mục tiêu và chiến lược kinh doanh. + Phê chuẩn, giám sát, thực thi giá trị, chuẩn mực đạo đức của tổ chức. + Giám sát các quyết định và hành động quản lý của người quản trị. + Thiết lập chính sách và cơ cấu tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức: Thực chất là sự phân chia chịu trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được thông suốt, hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, đảm bảo được sự độc lập
tương đối giữa các bộ phận đồng thời sẽ là một nhân tố quan trọng góp phần tạo nên môi trường kiểm soát lành mạnh.
-Phân cấp quyền hạn và trách nhiệm: Được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Cách thức này cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của tưng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên biết được nhiệm vụ cụ thể của mình và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu.
-Chính sách nhân sự: Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểm soát con người. Nếu đơn vị có đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể chưa có mà vẫn có các báo cáo tài chính đáng tin cậy. Ban quản trị chịu trách nhiệm đảm bảo năng lực hoàn thành công việc của nhân viên bằng việc thiết lập các chính sách và thủ tục nguồn nhân lực đối với:
+ Yêu cầu trình độ và kỹ năng cho từng vị trí. + Kiểm tra trình độ đối với từng ứng viên.
+ Chính sách tuyển dụng và thăng tiến cho từng ứng viên đạt yêu cầu. + Chương trình đào tạo giúp nhân viên nâng cao trình độ và kỹ năng.
Ban quản trị còn đảm bảo rằng các nhân viên được trang bị đủ phương tiện, công cụ, phần mềm, các cẩm nang quy trình công việc,… cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
- Công tác kế hoạch của doanh nghiệp sẽ là cơ sở tốt cho các mục tiêu của công tác kiểm soát. Việc lập kế hoạch chính xác sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Đồng thời công tác kế hoạch nếu được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai xót gian lận trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
-Các nhân tố khác: Là các nhân tố vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và các quy chế, thủ tục kiểm soát cụ thể. Thuộc các nhân tố này là ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý. Ví dụ như: ảnh hưởng của Ngân
hàng, cơ quan Thuế, pháp luật…
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá bao gồm việc xác định và phân tích rủi ro liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp, làm nền tảng cho việc xác định các cách thức xử lý rủi ro. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở các cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ bộ phận, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này.
Chuẩn bị để tiếp cận rủi ro: Ban quản trị, trước hết, nên xác định toàn bộ các hoạt động, các mục tiêu kiểm soát trong toàn bộ tổ chức. Các mục tiêu kiểm soát được cụ thể hóa hơn và gắn liền với trách nhiệm của từng bộ phận. Sau khi xác định mọi hoạt động và mục tiêu kiểm soát, nhà quản lý tiến hành xác định các rủi ro gắng liền với từng đối tượng. Những rủi ro này có thể xuất phát từ bên trong nội bộ tổ chức (sự nhầm lẫn, sự lừa gạt,…) và bên ngoài tổ chức (thay đổi môi trường pháp lý, các thảm họa tự nhiên,…). Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định rủi ro gắn liền với từng mục tiêu kiểm soát.
Quá trình nhận dạng rủi ro: Nhà quản lý nhận dạng các rủi ro trên hai khía cạnh: Khả năng xảy ra và tác động của rủi ro.
- Tác động của rủi ro: là sự ảnh hưởng của các sự kiện không mong muốn lên tổ chức khi xảy ra. Những ảnh hưởng là tổn thất cho doanh nghiệp hoặc là cơ hội bị đánh mất. Nếu có thể, tiến hành định lượng các ảnh hưởng hoặc ít nhất được mô tả đủ để thấy được các dấu hiệu xuất hiện của rủi ro.
- Khả năng xảy ra: là xác suất xảy ra các sự kiện không mong đợi nếu không có biện pháp kiểm soát nào để ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu rủi ro.
Cao Khả năng xảy ra 2 1 Yêu cầu Điều chỉnh 3 4
Thấp
Thấp Mức độ ảnh lưởng Cao
Hình 1.1. Sơ đồ mô hình nhận dạng rủi ro
Sơ đồ minh họa trên minh họa sự tiếp cận hợp lý để nhận dạng rủi ro. Góc phần tư thứ 1 biểu diễn mức độ ưu tiên thấp nhất, và góc phần tư thứ 4 biểu diễn mức độ ưu tiên cao nhất. Nhà quản lý tiến hành thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ tác động và khả năng xảy ra. Với các thông tin trên, nhà quản trị xác định cách thức quản trị rủi ro.
Quản trị rủi ro: Nhà quản trị cấp cao nên tiến hành các hướng dẫn cho người quản trị cấp thấp hơn việc lượng hóa mức độ và phân loại rủi ro. Với các hướng dẫn này, các nhà quản lý cấp thấp hơn sẽ quyết định tình huống nào là chấp nhận, ngăn chặn hay giảm thiểu, hoặc né tránh rủi ro. Ví dụ, đối với quy trình kiểm soát hoạt động truy cập dữ liệu, để ngăn chặn người không có thẩm quyền truy cập, nhà quản lý có thể cân nhắc phương án sau:
+ Chấp nhận rủi ro: Không tiến hành hoạt động kiểm soát nào. Nhà quản trị có thể chấp nhận rủi ro này khi tác động ảnh hưởng các truy cập không được phép này là không có ý nghĩa (các dữ liệu truy cập không nhạy cảm, chi phí bỏ ra cho các hoạt động kiểm soát rủi ro kiểu này lớn hơn tổn thất do rủi ro này gây ra).
+ Ngăn chặn hoặc giảm thiểu rủi ro: Thiết lập các hoạt động - Nhà quản trị không chấp nhận cấp độ rủi ro này bởi các tài liệu chứa các thông tin mật, có giá trị. Vì thế nhà quản trị nên tiến hành các hoạt động kiểm soát nhằm ngăn chặn hoặc giảm thiểu rủi ro ở mức độ chấp nhận được.
+ Tránh né rủi ro: Không tiến hành hoạt động nghiệp vụ này. Một khi dữ liệu cho phép truy cập quá nhạy cảm hoặc kiểm soát việc truy cập dữ liệu quá tốn kém, nhà quản trị có thể từ chối, không tiến hành nghiệp vụ này.
1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các
rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế toán:
Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động:
Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin
Kiểm tra độc lập
Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động:
Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm. Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗn độn sẽ xảy ra ngay. Có hai mức độ ủy quyền:
- Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Các ví dụ về ủy quyền chung như hạn mức bán chịu, bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu…
- Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ riêng biệt. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Ví dụ khoản bán chịu trên hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản… Ủy quyền cụ thể thường áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh.
Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin:
Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn vị. Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản.
Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Chỉ những người ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị. Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ… nhằm hạn chế việc tiếp cận đối với chúng. Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ.
Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ