NHỮNG RỦI RO CHỦ YẾU THƯỜNG XẢY RA TRONG CHU TRÌNH

6. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU

1.2.4. NHỮNG RỦI RO CHỦ YẾU THƯỜNG XẢY RA TRONG CHU TRÌNH

- Rủi ro về bán hàng:

+ Xuất hàng bán khi không được phép;

+ Xuất hoá đơn bán hàng không đúng giá, tính sai giá trị, chiết khấu...

+ Giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cách không chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hóa đã giao hoặc dẫn đến những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêm lần nữa hoặc chi phí vận chuyển phụ thêm.

+ Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.

+ Nhận những đơn đặt hàng về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không có khả năng cung cấp.

+ Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng.

+ Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện. + Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng.

- Rủi ro về thu tiền:

+ Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt nhưng không nộp về Công ty

+ Nhận hoặc chấp nhận đơn đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán.

+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.

+ Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.

- Rủi ro về ghi sổ kế toán:

+ Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu

+ Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán.

- Nhận viên lập hóa đơn có thể quên lập hóa đơn cho một số hàng hóa đã giao, lập sai hóa đơn, lập hóa đơn nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống khi không có nghiệp vụ xảy ra.

Để hạn chế các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình trên, nhà quản lý cần thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

1.2.5. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.5.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng

a. Tính hợp lý của doanh thu ghi sổ

Doanh thu bán hàng được xem là có thật khi nghiệp vụ bán hàng thực tế có xảy ra. Doanh thu được xác nhận khi công ty chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho khách hàng và đã thu được tiền hay đã được chấp nhận thanh toán.

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu:

+ Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa trên các hóa đơn, chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn.

+ Hóa đơn phải được đánh số thứ tự trước và được theo dõi, ghi chép đúng đắn. + Các bảng cân đối bán hàng - thu tiền được gửi hằng tháng cho khách hàng và việc tiếp nhận ý kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán phụ trách.

b. Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn

- Xét duyệt bán chịu trước khi gửi hàng - Chuẩn y việc gửi hàng

- Phê duyệt giá bán và phương thức bán hàng, phương thức vận chuyển và các khoản chiết khấu

c. Các nghịêp vụ bán hàng được ghi sổ đầy đủ

- Thực hiện việc đánh số trước đối với những tài liệu và hoá đơn bán hàng, ghi lại tất cả những số liệu này

- Ghi chép ngay tất cả các nghiệp vụ vào hệ thống máy tính và gán mã duy nhất cho nghiệp vụ bằng các ứng dụng của máy tính

- Đối chiếu số liệu từ hoá đơn vận chuyển với hoá đơn bán hàng, các sổ sách kế toán có liên quan

d. Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh giá đúng

Việc xác định đúng giá trị của các nghiệp vụ bán hàng là tương đối dễ dàng. Các nghiệp vụ bán hàng thường được phê chuẩn về giá và được liệt kê trong file máy tính, được truy cập bởi người đại diện bán hàng. Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế để đảm bảo nhập liệu đúng theo giá đã phê chuẩn.

Các thủ tục kiểm soát có thể bao gồm:

- Giới hạn quyền truy cập đối với các file tới việc phê chuẩn của cá nhân. - In một bản danh sách sự thay đổi về giá để chính bộ phận phê chuẩn giá kiểm tra lại.

- Giới hạn việc phê chuẩn đối với giám đốc marketing hoặc một vài cá nhân khác có trách nhiệm về giá bán.

Vấn đề đánh giá thường phát sinh trong quan hệ với những điều khoản bán hàng không thông thường hoặc không chắc chắn. Chẳng hạn, việc bán chịu cho khách hàng có thể dựa vào công ty bán hàng, ủy quyền bán và các hợp đồng bán hàng. Những hợp đồng bán hàng phức tạp nên được xem xét để xác định trách nhiệm của khách hàng.

e. Doanh thu bán hàng được phân loại đúng đắn

- Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ, chi tiết cho các nghiệp vụ - Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản

f. Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng lúc

Doanh thu phải được tính và ghi sổ ngay sau khi hàng đã được chuyển giao, để tránh sự vô ý bỏ sót, không ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách. Để đảm bảo doanh thu được ghi sổ đúng kỳ, thủ tục kiểm soát chủ yếu là:

- So sánh ngày trên các hóa đơn vận chuyển với ngày trên bản sao hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ khác có liên quan.

- Đối chiếu chứng từ phát sinh với sổ sách kế toán khi cập nhật dữ liệu

g. Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp và cộng dồn đúng

- Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng và ghi sổ các khoản phải thu - Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng

1.2.5.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền

Các thủ tục kiểm soát nội bộ cần có để đạt được các mục tiêu về:

a. Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận

- Cần cách ly trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tiền mặt và ghi sổ sách - Phân công công việc đối chiếu với ngân hàng độc lập với kế toán ngân hàng

b. Các khoản chiết khấu được xét duyệt đúng đắn

- Chính sách về chiết khấu phải thực sự tồn tại trong công ty

- Các khoản chiết khấu phải được các cấp có thẩm quyền phê chuẩn và phù hợp với chính sách của công ty

c. Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào Sổ quỹ và Nhật ký thu tiền mặt

- Cách ly trách nhiệm giữa nhân viên thu tiền và kế toán tiền

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ nhận báo cáo kịp thời

- Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền

- Lập và gửi đều đặn bảng cân đối bán hàng - thu tiền cho khách hàng

- Kiểm tra nội bộ việc thu tiền: Đối chiếu giấy báo nhận tiền, bảng kê, giấy báo của ngân hàng với sổ sách tương ứng

d. Các khoản thu tiền đã ghi sổ được đem gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu chúng với mức giá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng

- Đối chiếu độc lập, đều đặn sổ phụ với tài khoản ngân hàng - Kiểm tra nội bộ việc định giá, các phép tính

- Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ

- Kiểm tra các chứng từ chứng minh các khoản thu tiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tài khoản

f. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng thời gian

- Các nghiệp vụ thu tiền phải được quy định ghi sổ hàng ngày khi có chứng từ chứng minh

- Cử nhân viên độc lập kiểm soát việc ghi sổ và thu tiền

g. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng đắn và được tổng hợp chính xác

- Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với việc ghi sổ phụ các khoản phải thu và sổ quỹ

- Gửi đều đặn các khoản cân đối thu tiền cho khách hàng

- Đối chiếu các bút toán ở sổ quỹ với nhật ký thu tiền và sổ phụ

1.2.5.3. Đặc điểm của chu trình bán hàng thu tiền trong lĩnh vực bán lẽ

Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các đơn vị kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thưc hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau:

a. Bán lẻ thu tiền tập trung: Đây là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách; viết các hoá đơn hoặc bảng kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và bảng kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.

b. Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán

hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo bán hàng.

c. Bán lẻ tự phục vụ (tự chọn: Khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và quản lý hàng hoá ở quầy hàng do mình phụ trách.

d. Hình thức bán trả góp: Theo hình thức này, người mua hàng được trả tiền mua hàng thành nhiều lần cho doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm.Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu.

e. Hình thức bán hàng tư động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng nào đó đặt ở các nơi công cộng khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy, máy tự động đẩy hàng cho người mua.

Ưu điểm của hình thức bán lẽ là doanh nghiệp có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, do vậy có thể nắm bắt nhanh nhạy đối với sự thay đổi của nhu cầu, sự thay đổi của thị hiếu tiêu dùng, từ đó có những biện pháp, phương án thích hợp. Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là khối lượng hàng hoá bán ra chậm, thu hồi vốn chậm.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong giai đoạn hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng ngày càng gay gắt, để nâng cao hiệu quả hoạt động, tạo ra sự phát triển bền vững và tăng sức

cạnh tranh cho doanh nghiệp đòi hỏi các nhà quản lý cần sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó kiểm soát nội bộ là một công cụ thực sự hữu hiệu. Kiểm soát nội giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, gian lận, bảo đảm tính tin cậy của thông tin kế toán, tránh được những sai sót của nhân viên có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trên cơ sở làm rõ nội dung chu trình bán hàng - thu tiền trong các doanh nghiệp cũng như những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ, trong chương 1 của luận văn trình bày những nội dung cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền như là các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền, các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng, đối với các nghiệp vụ thu tiền.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY RÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU

KIÊN GIANG

2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY RÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNGDẦU KIÊN GIANG DẦU KIÊN GIANG

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Ngày 12/09/2011, theo giấy chứng nhận đăng ký số 1701567208 do Sở kế hoạch và Đầu tư Kiên Giang cấp, trên cơ sở hợp tác giữa Công ty Xăng dầu khu vực II TNHH MTV (Petrolimex Sài Gòn) và Công ty TNNH MTV du lịch – Thương mại Kiên Giang (KTC).

- Từ khi mới thành lập Công ty TNHH Xăng dầu Kiên Giang với danh nghĩa thực tế hoạt động gần như là một doanh nghiệp có 100% vốn nhà nước. Vì phía đối là KTC có một lượng vốn bỏ vào 49% phần còn lại là 51% của Petrolimex Sài Gòn góp vào nên Petrolimex Sài Gòn chi phối gần như toàn bộ hoạt động của Công ty TNHH Xăng dầu Kiên Giang.

- Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang đã thực hiện dân chủ trong việc xác định phương hướng, đầu tư phát triển công nghệ, tổ chức sản xuất điều hành , không ngừng cải cách công tác quản lý, chăm lo đời sống cho cán bộ -công nhân viên. Điểm nổi bật trong giai đoạn này là phía tập đoàn đã kết hợp chặt chẽ với Công ty TNHH MTV du lịch - Thương Mại Kiên Giang trong việc quản lý Công ty. Đặc biệt là Hội đồng quản trị đã trao quyền đầu tư cho Ban tổng giám đốc.

- Đến nay , Công ty TNHH Xăng dầu Kiên Giang đã hoàn thiện cơ bản về cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh, hình thành hệ thống khách hàng và đại lý rộng khắp tỉnh Kiên Giang. Đối với hệ thống phân phối bán lẻ, Petrolimex Kiên Giang đã có được 33 Cửa hàng xăng dầu, trong đó có 06 cửa hàng nằm tại cửa ngõ và trung tâm thành phố Rạch Giá cùng các cửa hàng khác nằm tại trung tâm các huyện, thị trấn hoặc trên các tuyến đường giao thông chính. Sản lượng xăng dầu và dầu mỡ nhờn thương hiệu Petolimex bán ra luôn được duy trì ổn định và không ngừng tăng trưởng.

Công ty có trụ sở chính đóng tại 30 Phạm Hồng Thái, Phường Vĩnh Thanh Vân, Thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang.

Tên Giao dịch: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG

Số Fax: 02973.777.797

2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

2.1.2.1. Chức năng

Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang hoạt động trong lĩnh vực thương mại cụ thể: Đầu tư xây dựng và điều hành các trung tâm dịch vụ mang nhãn hiệu Petrolimex để cung cấp các dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa và các dịch vụ khác cho các loại xe có động cơ; Mua bán dầu nhờn và khí hoá lỏng (LPG) dưới nhãn hiệu thương mại Petrolimex. Dầu nhờn và khí hoá lỏng này được mua ngay tại