Hàng - Thu Tiền Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Xăng Dầu Kiên Giang.docx

Việchồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiềnvừa đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước, vừa phù hợp vớichuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu qu

Người hướng dẫn khoa học: TS HỒ VĂN NHÀN

Phản biện 1:

Phản biện 2:

Luận văn sẽ được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sỹhọp tại Trường Đại học Duy Tân vào hồi giờ ngày thángnăm 2020

CÓ THỂ TÌM HIỂU LUẬN VĂN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG

ĐẠI HỌC DUY TÂN

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chu trình bán hàng - thu tiền trong các doanh nghiệp thươngmại hay dịch vụ đều mang những bản chất chung của quá trình trao đổihàng hóa, dịch vụ hoàn thành; hàng hóa hay dịch vụ đều là những tài sảnchứa đựng giá trị và có thể bán được theo nhiều hình thức khác nhau.Chính vì vậy, việc kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền một cách hữuhiệu sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp, hạn chế được các sai phạm, cung cấp thông tin kịp thời,chính xác, trung thực nhằm đạt được các mục tiêu mà nhà quản lý đề ra

Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang là công ty liên doanh,hình thành với mục tiêu là kinh doanh buôn bán xăng dầu, dầu nhờnPetrolimex theo cơ chế mua bán tại thị trường trong nước (hình thức đạilý) để bán lẻ Công ty TNHH Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Gianghiện đã có 33 Cửa hàng xăng dầu Bán hàng và thu tiền là giai đoạnquan trọng nhất, quyết định đến sự tồn tại của công ty Việc hoàn thiệncông tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa đảm bảotuân thủ các quy định của Nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kếtoán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý là một yêu cầu mangtính cấp thiết

Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã nghiên cứu và chọn

đề tài luận văn thạc sĩ của mình với tiêu đề: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa lý luận cơ bản, hệ thống hoá lý luận về kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

Trên cơ sở đó, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ vềbán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

Trên cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHHXăng Dầu Kiên Giang, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và tăngcường hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: : Kiểm soát chu trình bán hàng và thutiền tại công ty, bao gồm việc tiêu thụ xăng, dầu, nhớt bán buôn và bánlẻ

- Phạm vi nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thutiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang Trong đó tập trung chủyếu vào hoạt động bán buôn và một phần của hoạt động bán lẻ tại côngty

4 Phương pháp nghiên cứu

Kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Trên cơ

sở đó sử dụng các phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, đốichiếu, chứng minh, so sánh giữa lý luận và thực tiễn công tác kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu KiênGiang

5 Bố cục đề tài

Đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

- thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thutiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thutiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Thuộc đề tài nghiên cứu ứng dụng, tác giả có tham khảo một sốnghiên cứu sau để phục vụ cho luận văn của mình như:

- Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Bắc Âu của tác giả Võ Thị Bích Phụng - Đại học Đà Nẵng, 2010.

- Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng của tác giả Dương Thị Thúy Liễu - Đại học Đà Nẵng, 2010.

- Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh của tác giả Dương Thị Thanh Hiền - Đại học Đà Nẵng, 2011.

- Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Gạch men Cosevco” của tác giả Lê Thị Thanh Huyền - Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, 2012.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý 1.1.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

1.1.4.5 Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nội dung của chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.1.1 Khái niệm chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.1.2 Bản chất của chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.1.3 Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.2.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng

1.2.2.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền

1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.3.1 Sự Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

1.2.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

1.2.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

1.2.4 Những rủi ro chủ yếu thường xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền

-1.2.5.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng

1.2.5.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền

1.2.5.3 Đặc điểm của chu trình bán hàng thu tiền trong lĩnh vực bán lẽ

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

CHUƠNG 2

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY RÁCH NHIỆM HỮU HẠN

XĂNG DẦU KIÊN GIANG 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

2.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty

2.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Phòng kếtoán

Phòng tổchức

Phó giám đốc

Hội đồng

Phòng cơ sở

vật chất

a Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Quan hệ chức năng

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

b Tổ chức chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán của công ty

* Hệ thống chứng từ kế toán

* Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Công ty tổ chức bộ máy theo hình thức kế toán tập trung Bộ máy kếtóan gọn nhẹ, kế toán trưởng phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các nhânviên kế toán

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quí, cuối năm

Hình 2.3 Sơ đồ trình tự kế toán tại công ty trên máy tính

- Mô tả đối chiếu số liệu với hình thức chứng từ ghi sổ

Kế toán mua hàng và công

Kế toán tiêu thụ và công

Kếtoánhàng

Kếtoántiềngửingâ

Bảng Tổng Hợp Chi Tiết

Sổ Đăng kí

Chứng từ

ghi sổ

Bảng Tổng Hợp Chứng Từ Gốc

Ghi Chú : : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng : Ghi đối chiếu, kiểm tra

Hình 2.4 Sơ đồ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

* Hệ thống báo cáo kế toán

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG

2.2.1 Đặc điểm về tình hình tiêu thụ và tổ chức mạng lưới kinh doanh của công ty ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát nội bộ

2.2.1.1 Các mặt hàng kinh doanh của công ty

Các mặt hàng mà công ty đang kinh doanh, chủ yếu là:

- Xăng, dầu: Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang hiện là tổngđại lý phân phối xăng dầu, nhớt cho Tập đoàn Petrolimex Việt Nam,(Vinagas), Tập đoàn dầu khí Việt Nam (PVC), Công ty khí hóa lỏngmiền Nam, Công ty xăng dầu Petrolimex Khu vực 5

- Vận chuyển của công ty bao gồm: Xe bồn và xà lan chuyêndụng dùng để vận chuyển xăng dầu, và xe tải nhỏ dùng để vận chuyểnnhớt Hầu hết các tài xế và thuyền trưởng, máy trưởng có trên 10 nămkinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực này

Đội xe và xà lan được công ty cung cấp các loại ống và đầu nốichuyên dụng dùng để nhập nhiên liệu cho các loại phương tiện khác

nhau như: hầm chứa, tàu, bồn… Đội xe và xà lan hoạt động không chỉphục vụ cho khách hàng của công ty mà còn phục vụ cho mọi kháchhàng có nhu cầu vận chuyển xăng, dầu, nhớt…

- Nhớt Petrolimex là thế mạnh của Công ty TNHH Xăng DầuKiên Giang trên địa bàn khu vực, là tổng đại lý phân phối chính thứcthương hiệu của dầu nhớt Petrolimex, Caltex

- Thiết bị: Đội kỹ thuật của công ty có hơn 10 năm kinh nghiệmtrong việc cung cấp, lắt đặt và sửa chữa thiết bị xăng dầu bao gồm: cộtbơm, hộp số, cò bơm, bông bể… Ngoài các thiết bị mới, công ty còncung cấp các thiết bị đã qua sử dụng Một số mặt hàng công ty cung cấp:

+ Bể chứa: 10.000 l, 12.000 l, 15.000 l, 20.000 l, 25.000 l + Cột bơm: tasuro, seen, cột đơn, cột đôi

+ Xe bồn

+ Cò bơm Mỹ, Trung Quốc

+ Mặt số

+

2.2.1.2 Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh

- Hiện nay thị trường kinh doanh của Công ty TNHH Xăng DầuKiên Giang tương đối rộng Mặc dù, Công ty TNHH Xăng Dầu KiênGiang chỉ mới thành lập được 08 năm nhưng Công ty đã phát triểnmạnh mẽ, vượt bậc và có uy tín tại tỉnh Kiên Giang

2.2.1.3 Các phương pháp bán hàng tại công ty

Công ty có 2 phương thức bán hàng, đó là:

- Bán hàng thông qua hệ thống tại các cửa hàng bán lẻ

- Bán hàng theo phương thức bán buôn, tập trung cho bán buôndầu nhớt Petrolimex trong địa bàn Tỉnh

2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty

2.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty

Đối với các nghiệp vụ bán hàng: mục tiêu kiểm soát mà bangiám đốc công ty đặt ra là tất cả các nghiệp vụ bán hàng xảy ra đều phảiphản ánh trung thực, đầy đủ, chính xác, hợp lý, ngăn ngừa các sai phạm

có thể xảy ra

Đối với nghiệp vụ thu tiền: mục tiêu kiểm soát là đảm bảo cáckhoản thu đều được thu đúng, thu đủ, ngăn ngừa sai gian lận xảy ra

2.2.2.2 Sự phân công trách nhiệm

Trong chu trình bán hàng và thu tiền, trách nhiệm được phânchia cụ thể như sau:

a Đối với bán buôn:

- Ban giám đốc: có trách nhiệm ký trực tiếp lên các chứng từliên quan quan đến nghiệp vụ bán hàng

- Phòng kinh doanh: thực hiện việc tiếp nhận đơn đặt hàng,tham mưu hợp đồng kinh tế theo sự ủy quyền của ban giám đốc, lập Hóađơn GTGT, phiếu xuất kho

- Phòng kế toán:

+ Kế toán bán hàng

+ Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu

+ Kế toán tiền mặt

+ Kế toán tiền gửi ngân hàng

+ Thủ quỹ: Nhận tiền thanh toán của khách hàng

+ Thủ kho: Thực hiện việc xuất hàng và ghi thẻ kho

b Đối với bán lẻ tại các cửa hàng:

- Nhân viên bán hàng tại các cửa hàng: thực hiện việc bán hàng,kiêm nhiệm thu tiền bán lẻ từ khách và lập các chứng từ cần thiết (Hóađơn nếu khách yêu cầu)

- Kế toán cửa hàng: Lập sổ theo dõi tình hình thu tiền trongngày, theo dõi tính toán số lượng bán ra và theo dõi các khoản thu bằngtiền, lập báo cáo tình hình thu tiền, quản lý chứng từ sổ sách.

- Cửa hàng trưởng: Theo dõi chung tình hình bán hàng của nhânviên và tình hình quản lý chứng từ, sổ sách của kế toán Lập báo cáotổng hợp và định kỳ chuyển tiền về công ty

2.2.2.3 Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng

- thu tiền tại Công ty

Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong hoạt động bán hàngtại công ty: Đơn đặt hàng của khách hàng; Phiếu xuất kho; Hợp đồngkinh tế; Biên bản giao nhận hàng hoá; Hoá đơn bán hàng; Phiếu thu,biên lai thu tiền, Giấy báo có của ngân hàng, báo cáo bán hàng,

2.2.2.4 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

a Đối với nghiệp vụ bán hàng

* Hình thức bán buôn (áp dụng cho mặt hàng chính như xăng, dầu, nhớt Petrolimex, các loại):

Bước 1: Khách hàng yêu cầu mua hàng và xử lý đơn đặt hàng Bước 2: Lập Hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan

Bảng 2.1 Hóa đơn GTGT

Công ty TNHH Xăng Dầu HÓA ĐƠN GTGT Số: 0006952

Kiên Giang Liên 3: Nội bộ Ký hiệu: TA/2013T

Ngày 20 tháng 02 năm 2019 Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG

Địa chỉ: 30 Phạm Hồng Thái, Phường Vĩnh Thanh Vân, TP Rạch Giá, T.Kiên Giang

Điện thoại: 02973.688.798

Đơn vị mua: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI PHƯƠNG THẢO

Địa chỉ: 10 Ngô Quyền, Phường Vĩnh Thanh, TP Rạch Giá, T.Kiên Giang

MST: 1080

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số TK:

I PHẦN HÀNG HÓA STT Hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (A) (B) (C) (1) (2) (3)=(1)*(2) 1 Dầu nhờn INDO HD50 Lít 400 16.000 6.400.000 2 Mỡ đa dụng BP multi Kg 150 37.620 5.643.000 1 Cộng tiền hàng: 12.043.000 2 Thuế GTGT (10%): 1.204.300 3 Phí xăng dầu (200 đ/lít) 4 Cộng thanh toán 13.247.300 Bằng chữ: Mười ba triệu, hai trăm bốn mươi bảy ngàn, ba trăm đồng chẵn

II PHẦN VẬN CHUYỂN Đơn vị vận chuyển Phần kho Số xe:

Người điều khiển:

Dung tích phương tiện:

Nhiệt độ:

Hệ số VCF:

Tỷ trọng/15C:

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Bước 3: Chuyển giao hàng cho khách Bước 4: Ghi sổ Bảng 2.2 Sổ chi tiết tài khoản SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/02/2019 đến ngày 28/02/2019 Tài khoản: 5111 – Hàng hóa Dư nợ đầu kỳ: Dư có đầu kỳ: Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ: Ngày Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư PS Nợ PS Có 20/02/2019 0006952 Bán hàng cho Cty CP vận tải Phương Thảo 1121 13.247.300 Lập ngày tháng năm

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

Bước 5: Theo dõi công nợ và xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

Bảng 2.3 Biên bản đối chiếu công nợ

Kèm theo Biên bản đối chiếu công nợ là sổ chi tiết phải thu khách hàng:

Bảng 2.4 Sổ chi tiết phải thu khách hàng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

(Từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019) Hôm nay ngày 4 tháng 1 năm 2020 chúng tôi gồm có:

Đại diện (bên mua): CÔNG TY TNHH MTV DV VẬN TẢI THANH TRÚC

Ông (bà): Nguyễn Văn Thảo Chức vụ: Giám đốc

Ông (bà): La Hồng Anh Chức vụ: Kế toán trưởng

Đại diện (bên bán): CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU KIÊN GIANG

Ông (bà): Lê Văn Tám Chức vụ: Giám đốc

Ông (bà): Nguyễn Văn Nghĩa Chức vụ: Kế toán

Hai bên đối chiếu xác nhận số lượng hàng hóa và số tiền thanh toán về việc mua bán như sau:

1 Số tiền bên mua trả cho bên bán đến ngày 31/12/2018: 39.963.900

2 Số phát sinh bên mua trả cho bên bán trong kỳ: 80.801.100 (kèm phụ lục)

3 Số tiền bên mua đã thanh toán cho bên bán trong kỳ: 39.963.900 (kèm phụ lục)

4 Số tiền bên mua phải trả cho bên bán đến 31/12/2019: 80.801.100

Như vậy đến ngày 31 tháng 12 năm 2019, Công ty TNHH MTV DV Vận tải Thanh Trúc còn nợ Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang số tiền: 80.801.100 đ

Viết bằng chữ: Tám mươi triệu, tám trăm lẻ một ngàn, một trăm đồng chẵn.

ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN

Giám đốc Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán trưởng

Ghi chú: Xin vui lòng xác nhận viên bản này và gửi về Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang 1 bản theo địa chỉ: Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang , 30 Phạm Hồng Thái, P.Vĩnh thanh Vân, Tp.RG-KG.

Tel 02973.688.798 Nếu có gì vướng mắc xin liên hệ: Nguyễn Văn Nghĩa - P.Kế toán công ty.SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG (TK131)

Từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019 MKH: 0067 Công ty TNHH MTV DV Vận tải Thanh Trúc

Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng

0095 Thu tiền hàng theo HĐ 06/HĐC 1111 10.000.000 026/06/19 HĐ

Những hạn chế về kiểm soát nội bộ đối với hình thức bán buôn

* Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hình thức bán lẻ:

Hình 2.6 Lưu đồ KSNB đối với hình thức bán lẻ

Bảng 2.5 Bảng cân đối hàng hóa

Bảng 2.6 Bảng tổng hợp doanh thu

3

Bảng cân đối hàng

Lập Bảng đôi cân đối hàng hóa,

Hóa đơn

1

Hóa đơn

Lập Hóa đơn

Xuất hàng

Tổng doanh thu

Giảm trừ

Chiết khấu

Doanh thu thuần