ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG
Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính
1.1.1 Vai trò, vị trí của chu trình bán hàng thu tiền trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh là một quá trình diễn ra liên tục, các chu trình kinh doanh có ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau đôi khi thể hiện mối quan hệ nhân - quả Do đó, việc tiếp cận kiểm toán theo chu trình trong kiểm toán BCTC được xem là khả thi hơn so với chỉ kiểm toán theo khoản mục trong BCTC
Sơ đồ 1.1: Chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất(thương mại) điển hình
Nhìn vào sơ đồ trên ta có thể thấy chu trình Bán hàng thu tiền là chu trình cuối cùng trong vòng tuần hoàn vốn Thế nhưng chu trình này lại cực kì quan trọng trong các doanh nghiệp,đăc biệt là doanh nghiệp SXKD hay thương mại dịch vụ bới kết quả của chu trình này được dùng để đánh giá hiệu quả của những chu trình trước đó
Bán hàng thu tiền Tiếp nhận và
Hoàn trả Mua hàng thanh toán Tiền lương và nhân viên
Hàng tồn kho và đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu về hàng hóa và dịch vụ thông qua quá trình trao đổi hàng – tiền và chỉ kết thúc khi đã thu được tiền hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán Một chu trình bán hàng thu tiền hiệu quả có nghĩa là vốn được huy động đúng mức, dòng tiền lưu thông một cách liền mạch tạo tiền đề cho sản xuất và các chu kỳ kinh doanh tiếp theo được thực hiện một cách liên tục Và chu trình bán hàng thu tiền chính là chu trình cho ta thấy kết quả rõ ràng nhất của sự vận hành liên tục hệ thống sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả hoạt động của cả công ty.
Việc kiểm toán chu trình Bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục trên BCTC như: hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, doanh thu, tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu…nên nó có ảnh hưởng đến công việc kiểm toán của các chu trình, khoản mục khác: chu trình hàng tồn kho, chu trình tiền và kết quả hoạt động kinh doanh trên Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty khách hàng… Không những thế trong quá trình liên tục từ khâu xử lý đơn hàng đến duyệt đơn hàng, chuyển hàng… còn giúp ta đánh giá được sự tồn tại và hoạt động của HTKSNB, chỉ những điều đó cũng đủ để kết luận rằng Kiểm toán chu trình Bán hàng thu tiền có một vai trò quan trọng, không thể bỏ qua trong kiểm toán BCTC.
1.1.2 Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền ảnh hưởng đến kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền
Sách giáo trình kiểm toán tài chính trang 186, nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân có ghi “Bán hàng – thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ) Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng thành tiền.”
Khái niệm “thu tiền” ở đây không phải chỉ là hiểu theo nghĩa hẹp là khi người mua thanh toán tiền mới là thu tiền mà khái niệm này còn bao hàm cả việc khách hàng mua hàng và chấp nhận thanh toán Do vậy, khi kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền còn bao hàm cả việc kiểm toán các khoản phải thu ở người mua hàng
Các chức năng của chu trình bán hàng thu tiền là:
Sơ đồ 1.2: Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền
Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Có nhiều dạng khác nhau của đơn đặt hàng. Đó có thể là phiếu yêu cầu mua hàng hay yêu cầu mua qua thư, điện thoại Sau đó là hợp đồng mua – bán hàng hóa dịch vụ Công việc xử lý đơn đặt hàng là việc phân loại đơn đặt hàng theo một số tiêu chí cụ thể Ví dụ như theo loại hàng mua, số lượng hàng mua, đối tượng mua hàng và có thể loại bỏ một số đơn đặt hàng không đạt tiêu chuẩn như yêu cầu của đơn vị Có thể coi xử lý đơn đặt hàng của người mua
Xử lý đơn đặt hàng của người mua
Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi nghiệp vụ bán hàng
Xử lý, ghi sổ các khoản thu tiền
Xử lý, ghi sổ các khoản hàng bán bị trả lại, bớt giá
Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được
Dự phòng nợ khó đòi là điểm khởi đầu của chu trình bán hàng thu tiền, tạo cơ sở pháp lý, đôi khi có thể thay thế cho hợp đồng của khách hàng.
Xét duyệt bán chịu: Đơn vị đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của người mua để quyết định có nên bán chịu hay không, bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận tỏng quan hệ mua bán trong hợp đồng Việc xét duyệt bán chịu rất quan trọng tuy nhiên vẫn có một số doanh nghiệp bỏ qua khâu xét duyệt này hoặc nếu có thực hiện thì chỉ làm một cách đối phó dẫn đến nợ khó đòi, không thu hồi được công nợ KTV khi kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền khá chú trọng tới việc đánh giá chức năng này vì nó giúp KTV đánh giá HTKSNB của khách hàng đối với khâu xét duyệt bán chịu có tốt không.
Chuyển giao hàng: Đánh dấu bằng hàng hóa của doanh nghiệp chuyển giao cho khách về quyền sở hữu hàng hóa -một trong số 5 tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu. Đây có thể coi là thời điểm doanh nghiệp chấp nhận bán hàng và bắt đầu ghi sổ bán hàng Chứng từ vận chuyển phải được lập tại thời điểm xuất hàng ra khỏi kho phù hợp với số lượng hàng xuất thực tế, phù hợp với hợp đồng và các chứng từ khác có liên quan Các công ty có quy mô lớn có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển Chứng từ vận chuyển là chứng từ chứng minh việc chuyển giao hàng hóa cho người mua là có thật Do đó, để kiểm tra tính có thật của việc chuyển giao hàng KTV chỉ cần xem xét, đánh giá trên chứng từ vận chuyển.
Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Nếu chứng từ vận chuyển là chứng từ chứng minh việc chuyển giao hàng thì hóa đơn bán hàng là cơ sở để ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng, cũng như doanh thu, thu nhập từ việc bán hàng hóa đó Hóa đơn bán hàng ghi rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa bao gồm cả giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, và tiền thuế giá trị gia tăng KTV cần lưu ý đến tính hợp lệ của hóa đơn, loại hàng ghi trên hóa đơn, đơn giá, giá trị tổng cộng của lô hàng có phù hợp với hợp đồng đã ký kết hay quyết định bán hàng của ban GĐ không…
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền, kế toán tiến hành ghi vào nhật ký thu tiền Nếu khách hàng chưa thanh toán, đơn vị phản ánh trên tài khoản 131 và theo dõi chi tiết cho từng đối tượng công nợ và theo thời gian Trong quá trình xử lý và ghi sổ khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu tiền đặc biệt thu tiền mặt trực tiếp là rất lớn ví dụ như nhân viên bán hàng nhận được tiền rồi mà không nộp luôn cho công ty mà sử dụng vào mục đích tư lợi Do đó, KTV cần đặc biệt chú ý đến thủ tục kiểm tra tính trọn vẹn và kịp thời của các nghiệp vụ mua hàng đã thanh toán.
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi khách hàng không thỏa mãn về hàng hóa khi đó người bán phải nhận lại hoặc phải giảm giá Các chứng từ thường là bảng ghi nhớ, thư báo có, hóa đơn hàng bán bị trả lại…các chứng từ này cần phải được phê chuẩn trước khi ghi sổ - nguyên tắc thận trọng trong kế toán KTV cần thực hiện nhiều hơn các thủ tục đánh giá tính trọn vẹn đối với nghiệp vụ hàng trả lại Các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cần lưu ý đến thủ tục xác minh tính phê chuẩn và định giá.
Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được: Công việc được thực hiện trong trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không chịu thanh toán Kế toán cần lập chứng từ xóa nợ, đưa khoản nợ phải thu này ra ngoài bảng cân đối kế toán, phản ánh đúng thực trạng và khả năng thu hồi công nợ của công ty Tính định giá được KTV chú ý nhiều.
Dự phòng nợ khó đòi: Trước khi khóa sổ và chuẩn bị báo cáo, kế toán ước tính về phần trăm có thể thu hồi được công nợ trong tương lai và phần trăm khả năng không thu hồi được theo thông tư 13 về xác định trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Điều này lằ bắt buộc đối với tất cả các công ty nhằm minh bạch tình hình tài chính của đơn vị mình KTV trong trường hợp này xem xét về cơ sở và phương pháp lập dự phòng đã đúng với quy định hiện hành hay chưa.
Mục tiêu kiểm toán kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam( AVINA)
Như chúng ta đã biết, nhiệm vụ chính của kiểm toán nói chung và kiểm toán BCTC nói riêng là xác minh và bày tỏ ý kiến Chính vì thế mục tiêu tổng quát của kiểm toán tài chính là xác định tính trung thực hợp lý và hợp pháp của nghiệp vụ phát sinh và các báo đã được lập Ở đây khái niệm trung thực hợp lý và hợp pháp được hiểu như sau:
- Trung thực: là thông tin tài chính và tài kiệu kế toán phản ánh đúng sự thật nôi dung, bản chất và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hợp lý: là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh trung thực, cần thiết và phù hợp về không gian, thời gian và sự kiện được nhiều người thừa nhận.
- Hợp pháp: là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng pháp luật, đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận).
Thế nhưng các mục tiêu xác minh tính trung thực hợp lý và hợp pháp của bảng khai tài chính cần được cụ thể hóa theo các yếu tố của hệ thống kế toán (phương pháp kế toán) trong quan hệ trược tiếp với việc hình thành các bảng này. Theo đó mục tiêu xác minh thường phải hướng tới là:
- Tính hiệu lực (có thực) của các thông tin với ý nghĩa: các thông tin phản ánh tài sản hoặc nguồn vốn phải được đảm bảo bằng sự tồn tại thực tế của tài sản, của vốn hoặc tính thực tế xảy ra của nghiệp vụ.
- Tính đầy đủ (trọn vẹn) : thông tin trên bảng khai tài chính không được bỏ sót trong qua trình xử lý.
- Tính giá: tài sản hay giá phí (giá thành) dều được tính theo phương pháp kế toán là giá thực tế đơn vị pjair chi ra để mua hoặc thực hiên các hoạt động.
- Tính chính xác về cơ học: chuyển sổ, sang trang… trong công nghệ cơ học.
- Phân loại và trình bày: tuân thủ các quy định cụ thể trong phân loại tài sản và vốn cũng như trong quá trình kinh doanh qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết.
- Quyền và nghĩa vụ: Tài sản trên bảng khai tài chính phải thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng lâu dài của đơn vị, vốn và công nợ phải phản ánh đúng nghĩa vụ tương ứng vủa đơn vi.
Trên đây là những mục tiêu chung nhất của kiểm toán BCTC mà ở bất cứ chu trình khoản mục hay giai đoạn nào của cuộc kiểm toán KTV cũng hướng tới. Còn trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền KTV sẽ đưa ra các mục tiêu cụ thể, đặc thù cho khoản mục này.
1.2.2 Mục tiêu kiểm toán đặc thù
Như chúng ta đã biết, chu trình bán hàng thu tiền được cấu thành từ các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành nên các khoản mục trên bảng khai tài chính nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ vì thế cũng phải phù hợp với các đặc điểm của phần hành kiểm toán này Mặt khác, mặc dù các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có quan hệ chặt chẽ và tạo nên chu trình xác định song mỗi loại nghiệp vụ này lại có yêu cầu riêng theo trình tự độc lập tương đối Do đó, mục tiêu đặc thù cho các khoản mục và nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền cũng cần có định hướng cụ thể qua các mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt.
Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền
Mục tiêu kiểm toán chung
Mục tiêu kiểm toán đặc thù Nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu kiểm toán đặc thù Nghiệp vụ phải thu
Các nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ hợp lý, dựa trên cơ sở yêu cầu mua hàng đã được khách hàng chấp nhận
Các khoản thu tiền đều đảm bảo hợp lý chung, phát sinh do hoạt động mua hàng của người mua
Việc chuyển giao hàng hóa hoặc dịch vụ từ người bán đến người mua là có thật, có chứng từ vận chuyển hợp lệ đi kèm
Các khoản phải thu ở khách hàng là có thật, các khoản thu bằng tiền được ghi sổ thực tế đã nhập quỹ Các thông tin phản ánh trên chứng từ, sổ sách và báo cáo có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh là hoàn toàn có thật Trọn vẹn
Các nghiệp vụ bán hàng đã xảy ra trên thực tế đều được ghi sổ
Mọi khoản tiền đã thu và các khoản phải thu ở khách hàng đều được ghi sổ Nếu xuất hiện khoản phải thu từ người mua thì tất cả phải được ghi chép vào sổ kế toán tại khoản mục Nợ phải thu khách hàng của đơn vị Quyền nghĩa vụ
Hàng hóa đã được xuất kho bán cho khách hàng là hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn vị
Các khoản phải thu chứng tỏ doanh nghiệp có quyền đòi tiền trong tương lai của đơn vị đối với con nợ Các khoản phải thu phải chi tiết cho từng đối tượng công nợ Định giá Hàng hóa đã vận chuyển và có hóa đơn ghi rõ số lượng, chủng
Các khoản phải thu được đánh giá đúng về tuổi nợ, khả năng loại, giá bán Giá bán ghi trên hóa đơn là giá bán được niêm yết trong bảng giá của đơn vị hoặc giá thỏa thuận riêng giữa người bán và người mua trả nợ, kể cả việc lập dự phòng trong trường hợp người mua không có khả năng trả nợ Đối với các nghiệp vụ thu tiền bằng ngoại tệ, KTV cần quan tâm tới tỷ giá hối đoái quy đổi Phân loại Nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp: theo từng loại doanh thu (511, 512), theo từng loại thuế suất ( 0, 5, 10%)
Các khoản phải thu được phân loại đúng Các khoản phải thu được phân loại đúng đối tượng công nợ Chính xác cơ học
Các nghiệp vụ bán hàng được tính toán đúng; các con số cộng sổ, chuyển sổ, lên báo cáo đều khớp đúng
Giá trị của các khoản phải thu được tính toán chính xác và cộng dồn, chuyển sổ đúng
Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) thực hiện
do công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) thực hiện
Do chu trình bán hàng thu tiền là một phần hành quan trọng trong kiểm toánBCTC nên quy trình thực hiện kiểm toán chu trình này cũng phải tuân thủ chặt chẽ quy trình chung của công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) đề ra Các KTV thực hiện cuộc kiểm toán cụ thể sẽ dựa vào quy trình công ty đã đề ra và tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của khách hàng mà áp dụng cho phù hợp
Sơ đồ 1.3: Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền
Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toán
Chuẩn bị kiểm toán là bước công việc đầu tiên của tổ chức công tác kiểm toán, nó có ý nghĩa quyết định tới chất lượng của toàn bộ cuộc kiểm toán Nên công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) rất quan tâm tới giai đoạn này Bước công việc này thường do các KTV cao cấp thực hiện và quy trình công việc sau:
Lập kế hoạch kiểm toán
Theo chuẩn mực kiểm toán số 300 về lập kế hoạch kiểm toán “Kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán Kế hoạch kiểm toán phải được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán; phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch kiểm toán giúp KTV phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với KTV và chuyên gia khác về công việc kiểm toán” Có thể khẳng định rằng lập kế hoạch kiểm toán có vai trò hết sức quan trọng đòi hỏi KTV đặc biệt coi trọng để bảo đảm được hiệu quả và chất lượng
Giai đoạn 1 Chuẩn bị kiểm toán
Giai đoạn 2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn 3Kết thúc kiểm toán của toàn bộ cuộc kiểm toán Theo đó thì lập kế hoạch kiểm toán đối với chu trình bán hàng thu tiền gồm các bước công việc sau:
Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán Ở bước này, công ty sẽ xem xét liệu có nên chấp nhận khách hàng hay không và nhận diện những rủi ro có thể gặp phải và tìm hiểu lý do mà khách hàng cần đến kiểm toán Lý do kiểm toán có thể biết thông qua thủ tục phỏng vấn ban GĐ công ty (với khách hàng mới) hoặc thông qua nhận định của KTV (với khách hàng cũ) Việc nhận định lý do kiểm toán thực chất đó là việc xác định rõ đối tượng sử dụng BCTC là ai và với mục đích gì? Ví dụ với doanh nghiệp cần vay thêm vốn mở rộng sản xuất kinh doanh thì cần chú ý tới những rủi ro liên quan tới tính thanh khoản của doanh nghiệp; còn với những khách hàng cần kiểm toán cho mục đích chuẩn bị cổ phần hóa và niêm yết trên sàn chứng khoán (IPO- Initial Public Offering) thì công ty chắc chắn phải chú ý đến những rủi ro liên quan đến định giá doanh nghiệp (giá trị doanh nghiệp có thể bị đánh giá cao hơn hoặc thấp hơn giá trị đúng một cách có chủ ý nhằm mục đích tư lợi) Cũng trong bước đầu tiên này những nhân viên thực hiện cuộc kiểm toán sẽ được chỉ định sau khi đã xem xét kỹ lưỡng về quy mô, tính chất cuộc kiểm toán với năng lực và kinh nghiệm cá nhân của từng người cũng như tính độc lập của họ với khách hàng Kết thúc bước 1 này là một hợp đồng kiểm toán được ký kết.
Bước 2: Tìm hiểu, thu thập thông tin về khách hàng
Sẽ không thể kiểm toán được nếu như không có chút hiểu biết nào về khách hàng Chính vì vậy ngay từ lúc tiếp nhận khách hàng, công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) đã tiến hành tìm hiểu khách hàng về công việc kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh của khách hàng Trong bước này KTV cần thu thập thông tin về môi trường kinh doanh của khách hàng; cách thức vận hành hoạt động kinh doanh và các chu trình kinh doanh cơ bản; công tác quản lý và điều hành của khách hàng; mục tiêu và những chiến lược dài hạn của khách hàng cũng như cách thức đo lường kết quả hoạt động và đối chiếu với mục tiêu đã đề ra
Sau khi có đầy đủ hiểu biết về khách hàng, về hoạt động của đơn vị, hệ thống kế toán và HTKSNB cũng như các vấn đề tiềm ẩn, từ đó xác định được trọng tâm của cuộc kiểm toán và từng phần hành kiểm toán.Cụ thể như sau:
Tìm hiểu tình hình kinh doanh của khách hàng: Chuẩn mực kiểm toán 310 đã nói “để thực hiện kiểm toán BCTC, KTV phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà theo KTV thì có ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC đến việc kiểm tra của KTV hoặc đến báo cáo kiểm toán” Những hiểu biết về tình hình kinh doanh là cơ sở quan trọng để KTV đưa ra các xét đoán chuyên môn Với kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền, KTV cần tìm hiểu các vấn đề sau:
- Lĩnh vực hoạt động và kết quả kinh doanh của khách hàng: Với một công ty sản xuất thì có tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu khác so với một công ty dịch vụ hay công ty xây dựng Trong doanh nghiệp xây dựng, tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu khá phức tạp, đánh giá về hàng tồn kho lại quan trọng trong lĩnh vực bán lẻ, còn trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh điều quan trọng lại là kế toán chi phí.
- Tìm hiểu những mục tiêu của khách hàng và chiến lược mà ban lãnh đạo doanh nghiệp đặt ra để đạt tới mục tiêu này Các mục tiêu chiến lược cho biết doanh nghiệp trong năm kiểm toán có những chính sách tiêu thụ nào, có thay đổi gì trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thông qua việc thu thập các thông tin đó, KTV cần nắm được lĩnh vực kinh doanh, các khách hàng lớn, các khách hàng chính, chính sách tiêu thụ, chính sách tín dụng của doanh nghiệp và tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu của khách hàng Dựa vào các thông tin và tài liệu mà khách hàng cung cấp, KTV sẽ tiến hành phân tích sơ bộ, giúp KTV biết những thay đổi trong hoạt động kinh doanh của khách hàng cũng như xác định những vấn đề nghi vấn về khả năng hoạt động liên tục của công ty Để tìm hiểu về hệ thống KSNB của công ty khách hàng đối với chu trình bán hàng thu tiền, công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) tiến hành thu thập các thông tin về tổ chức và hoạt động của khách hàng được kiểm toán, năng lực quản lý của BGĐ Nghiên cứu hệ thống KSNB của khách hàng chỉ ra sự tồn tại của rủi ro kiểm toán và môi trường kiểm soát, từ đó ước tính được khối lượng, độ phức tạp của cuộc kiểm toán, ước tính được thời gian và xác định được trọng tâm cuộc kiểm toán HTKSNB càng hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát càng nhỏ và ngược lại, rủi ro kiểm soát càng cao khi HTKSNB yếu kém Để có được những thông tin này KTV có thể thu thập qua các nguồn:
- Trao đổi với GĐ, kế toán trưởng, kế toán công nợ, thủ quỹ về hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng thu tiền.
- Trao đổi với KTV nội bộ và xem xét báo cáo kiểm toán nội bộ của đơn vị được kiểm toán.
- Kinh nghiệm kiểm toán đơn vị trong năm trước.
- Tìm hiểu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, báo đài.
- Hồ sơ kiểm toán năm trước.
- Trao đổi với KTV tiền nhiệm hoặc các KTV đã kiểm toán các đơn vị khách có cùng ngành nghề kinh doanh với khách hàng
- Trao đổi với chuyên gia và các đối tượng bên ngoài có hiểu biết về đơn vị được kiểm toán (chuyên gia kinh tế, cơ quan cấp trên, khách hàng, nhà cung cấp…)
- Các văn bản pháp lý và quy định có liên quan của công ty
Bước 3: thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý khách hàng
Thu thập nghĩa vụ pháp lý khách hàng giúp KTV nắm bắt được các quy trình mang tính chất pháp lý có ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty KTV cần thu thập giấy phép thành lập công ty, điều lệ công ty, BCTC, biên bản cuộc họp đại hội đồng cổ đông, các hợp đồng bán hàng lớn
Bước 4: thực hiện thủ tục phân tích
Theo chuẩn mực kiểm toán số 520 “KTV phải thực hiện quy trình phân tích khi lập kế hoạch kiểm toán giai đoạn soát xét tổng thể về cuộc kiểm toán” quy trình phân tích giúp KTV xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán khác Ở giai đoạn này, KTV có thể áp dụng cả phân tích ngang và phân tích dọc.
Phân tích ngang: phân tích được thực hiện bằng cách so sánh các trị số trên BCTC, bao gồm: so sánh số liệu thực tế với số liệu dự toán hoặc số liệu ước tính của KTV, so sánh số liệu các năm, các kỳ với nhau, so sánh với định mức trong ngành qua đó KTV sẽ biết được mức độ mà doanh nghiệp đạt được so với bình quân ngành Với chu trình bán hàng thu tiền, KTV cần so sánh các chỉ tiêu: doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu năm nay so với năm trước, đầu kỳ so với cuối kỳ, doanh thu thực tế so với kế hoạch.
THỰC TRẠNG VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THUẾ KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAM (AVINA) THỰC HIỆN TẠI KHÁCH HÀNG
Chuẩn bị kiểm toán
2.1.1 Lập kế hoạch kiểm toán
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán
Công ty TNHH A là khách hàng cũ của công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) trong 3 năm liên tiếp Trong năm 2011, nhận được lời mời kiểm toán từ phía công ty TNHH A và đã có quyết định chấp nhận kiểm toán từ phía Tổng GĐ công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) Đầu tiên, công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) sẽ tiến hành lựa chọn nhóm kiểm toán Do công ty TNHH A có quy mô khá nên nhóm tham gia trực tiếp kiểm toán sẽ là 5 người.
Sau khi đã xác định được nhóm kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành lập và thảo luận các điều khoản trong hợp đồng kiểm toán với khách hàng rồi đưa lên cho tổng GĐ phê duyệt.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ sở
Công ty TNHH A kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn, cung cấp các dịch vụ sau:
- Cho Thuê phòng nghỉ khách sạn với các dịch vụ khác đi kèm đạt tiêu chuẩn quốc tế
- Dịch vụ ăn uống Công ty có mở nhà hàng nhằm phục vụ cho các khách nghỉ tại khách sạn và khách ở ngoài Nhà hàng chuyên phục vụ các món ăn phong cách Á Đông như Việt Nam, Trung Quốc hay Nhật Bản.
- Cho thuê văn phòng tổ chức hội nghị đạt tiêu chuẩn quốc tế.
Bước 3: thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
KTV sẽ thu thập các thông tin sau
Tên công ty: Công ty TNHH A
Giấy phép hoạt động: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 010406789 do Sở
Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp - Mã số thuế: 010406789
Mô hình tổ chức: Là công ty liên doanh Địa bàn hoạt động: Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn Thành lập: vào tháng 8/2004
Tổng vốn đầu tư là 33 tỷ VND
Vốn điều lệ là 12,5 tỷ VND
Số lượng khách hàng lớn, và khách hàng chính là các công ty du lịch.
Bước 4: Thực hiện thủ tục phân tích
Thực hiện thủ tục phân tích ngang về doanh thu, KTV thấy doanh thu của công ty trong năm 2010 tăng 29% (bảng phân tích doanh thu ở phần thực hiện kiểm toán) so với năm 2010 chứng tỏ trong năm 2010 tình hình kinh doanh của công ty khá tốt.
Bước 5: Đánh giá trọng yếu và rủi ro
Tại công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA), căn cứ xác định mức trọng yếu là dựa trên lợi nhuận trước thuế hoặc doanh thu của khách hàng trong điều kiện kinh doanh bình thường Với khách hàng A công ty xác định mức trọng yếu dựa trên lợi nhuận trước thuế lợi nhuận trước thuế ước tính 2010 của công ty A là 562.534.200 đồng mức trọng yếu đặt ra cho mục đích lập kế hoạch được xác định là 5% lợi nhuận trước thuế tức là 562.534.200 * 5% 28.126.700 đồng Căn cứ vào mức trọng yếu đặt ra cho quá trình lập kế hoạch, KTV tính ra ngưỡng sai sót trọng yếu Ngưỡng sai sót trọng yếu mà công ty đặt ra với công ty A là 75% dựa trên mức trọng yếu cho quá trình lập kế hoạch Tức là 28.126.700 * 75% = 21.095.000 nghìn đồng Đánh giá rủi ro tiềm tàng: hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn, một lĩnh vực mà rủi ro kinh doanh không cao Tuy vậy, năm 2010 có nhiều nghiệp vụ phát sinh, chính vì vậy nên rủi ro tiềm tàng mà KTV đánh giá cho công ty A là mức trung bình.
Bước 6: nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát
Với hoạt động cho Thuê phòng nghỉ khách sạn với các dịch vụ khác đi kèm theo
Khi có khách đặt phòng (cả khách lẻ và khách đoàn), phòng kinh doanh và Marketing sẽ lập một bảng xác nhận trong đó có ghi rõ tên khách hàng, địa chỉ, số phòng, ngày, số tiền, thời hạn thanh toán và sau đó fax cho khách hàng Nếu khách hàng chấp nhận, thì họ sẽ gửi xác nhận lại cho công ty Công ty có bảng giá đã được quy định sẵn, tuy nhiên với khách đặt hàng theo đoàn hay các đại lý du lịch thì giá phòng có thể thỏa thuận được Giá phòng sẽ được xác định theo số lượng khách, thời vụ, và mối quan hệ với khách hàng Trong mùa du lịch thì khách hàng muốn đặt phòng thì khách phải đặt tiền trước khoảng 50 tới 75% tổng số tiền phòng và tỷ lệ này còn phụ thuộc vào số lượng đặt, ngày đặt, mối quan hệ của khách hàng và một số yếu tố khác
Công ty sử dụng hệ thống Fidelio – hệ thống quản lý khách sạn mà được áp dụng phổ biến trong các khách sạn tại Việt Nam Quy trình như sau:
Khi khách tới, nhân viên lễ tân sẽ chuẩn bị một mẫu đăng ký và đưa cho khách hàng đăng ký Sau đó, mẫu đăng ký và thông tin khách được nhập vào hệ thống Fidelio để quản lý chi tiết cho từng khách hàng.
Mỗi khi khách hàng sử dụng các dịch vụ đi kèm như dịch vụ ăn uống, giặt là, điện thoại công ty sẽ ghi vào các hóa đơn phụ có chữ ký ký nhận của khách hàng. Còn các chi phí sẽ được nhập vào hệ thống Fidelio bởi bộ phận buồng, lễ tân và nhà hàng Các hóa đơn của công ty được đánh số một cách liên tục và có chữ ký ký nhận của nhân viên chịu trách nhiệm, của khách hàng và sau đó được chuyển tới cho kiểm soát viên dịch vụ kiểm tra Sau khi kiểm tra, kiểm soát viên in ra báo cáo về tình hình cung cấp dịch vụ từ hệ thống Fidelio có kèm theo các chứng từ và gửi tới kiểm soát viên thu nhập kiểm tra Dựa trên việc kiểm tra, kiểm soát viên thu nhập sẽ đưa ra báo cáo thu nhập hàng ngày.
Báo cáo thu nhập hàng ngày được kiểm soát thu nhập lập trên Excel, bao gồm các thông tin như doanh thu, doanh thu thuần sau khi đã trừ đi VAT và 5% phí dịch vụ Và có một cột riêng để tính thu nhập lũy kế trong tháng cho tới ngày lập báo cáo thu nhập hàng ngày.
Cuối tháng, kiểm soát thu nhập sẽ lên nhật ký chung và in báo cáo thu nhập từ hệ thống Fidelio.
Đối với hoạt động cho Thuê phòng nghỉ tổ chức hội nghị
Khi có khách Thuê phòng nghỉ, một bản hợp đồng được chuẩn bị bởi phòng kinh doanh và Marketing bao gồm các thông tin: tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, thời gian thuê, giá thuê, thời hạn thanh toán GĐ và người Thuê phòng nghỉ sẽ ký hợp đồng, sẽ có một bản sao hợp đồng gửi cho bộ phận quản lý doanh thu để cập nhật danh sách người Thuê phòng nghỉ trên Excel và một bản cho kế toán trưởng để xử lý và ghi sổ Với các khách Thuê phòng nghỉ dài hạn, bên Thuê phòng nghỉ phải đặt cọc tiền Thuê phòng nghỉ trong 1 tháng
Bộ phận kế toán sẽ phát hành hóa đơn tập hợp phí thuê văn phòng và các loại chi phí khác có liên quan Sau khi nhận được hóa đơn, thường thì trong thời hạn 2 tuần khách phải thanh toán tiền Thuê phòng nghỉ ngoại trừ thỏa thuận khác được ghi nhận trong hợp đồng tại ngày phát hành hóa đơn, kế toán ghi nhận doanh thu và ghi nhận khoản phải thu và cập nhật vào phần mềm kế toán peachtree.
Đối với hoạt động thu tiền
Khi nhận được tiền do thực hiện dịch vụ, nhân viên sẽ thực hiện cho tiền vào phong bì và cất vào hộp an toàn Và mỗi sáng, thủ quỹ sẽ tiến hành thu thập các phong bì và các hóa đơn phát hành ngày hôm trước Tiền nhận được sẽ được gửi vào tài khoản ngân hàng cứ 3 ngày một lần bởi thủ quỹ Với những khoản thu qua ngân hàng hoặc thanh toán qua thẻ, cuối tháng, khi nhận được khoản in sao kê của ngân hàng, kế toán sẽ đối chiếu với sổ ngân hàng và sổ cái tài khoản tiền gửi Dựa trên số tiền thực nhận kế toán doanh thu sẽ lập báo cáo doanh thu trên excel Giống như báo cáo thu nhập, báo cáo này cũng được lập theo từng ngày và có một cột số tiền lũy kế trong tháng đến ngày lập báo cáo Cuối tháng một báo cáo thu nhập sẽ được in ra.
Đối với khoản nợ phải thu
Trong quá trình kiểm tra tuổi nợ của các khoản phải thu, tất cả các khoản quá hạn trên 30 ngày sẽ được đưa ra thảo luận và điều tra nguyên nhân thanh toán muộn Để thúc đẩy quá trình thanh toán nợ của khách hàng, công ty có thực hiện:
- Cuối tháng, kế toán in ra bản đối chiếu công nợ từ hệ thống và gửi cho khách hàng để xác nhận về số dư phải thu đồng thời nhắc nhở khách hàng thanh toán
- Với các khoản phải thu quá hạn với thời hạn dài, kế toán sẽ lập một thư nhắc nhở để nhắc nhở khách hàng trả tiền.
- Các trường hợp khác sẽ được thảo luận và cân nhắc cẩn thận để xem xem có nên đưa ra các hoạt động pháp lý hay không.
HTKSNB của công ty TNHH A khá tốt nên mức rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức thấp.
Thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn này KTV thực hiện chủ yếu là các thử nghiệm kiểm soát và các thủ tục kiểm tra chi tiết
2.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
KTV thực hiện thử nghiệm kiểm soát với thủ tục kiểm soát của công ty là hàng tháng có xem xét các khoản nợ hay không KTV thực hiện thử nghiệm thông qua giấy tờ làm việc:
Tên khách hàng: Công ty TNHH A
Niên độ kế toán: 01/01 – 31/12/2010… Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện:
Bước công việc:……… Ngày thực hiện:
1 xem xét các báo cáo tuổi nợ trong kỳ chuẩn bị bởi kế toán phải thu
2 Thu thập báo cáo tuổi nợ ngày 30/11/201
3 Rà soát các báo cáo tuổi nợ thảo luận về các khoản nợ quá hạn 30 ngày và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Kết quả:Số dư các khoản nợ quá hạn hơn 90 ngày là 17.25 triệu đồng Các khoản phải thu lớn nhất trong tháng này là khoản phải thu với công ty du lịch Hoa Mai với số tiền là 120 triệu đồng và công ty TNHH Phương Đông với số tiền 90 triệu đồng
Theo kế toán công nợ thì công ty TNHH Phương Đông đã hứa sẽ thanh toán tiền vào tháng tiếp sau. Còn với công ty du lịch Hoa Mai là khách hàng uy tín và quen thuộc với công ty TNHH A và mang tới số lượng lớn khách tới công ty, chính vì vậy nên công ty A có chính sách gia hạn tín dụng với công ty này. Vấn đề của công ty Hoa Mai đã được đem ra thảo luận thường xuyên và đã đưa tới kết luận là dù công ty Hoa Mai có số tiền nợ lớn và thời gian thanh toán dài, nhưng công ty vẫn không cần thực hiện các biện pháp pháp lý với công ty này.
Theo anh Phong, kế toán trưởng cho biết công ty thường xuyên có các cuộc họp ban quản trị và bàn về tình hình nợ xấu và nợ quá hạn Nên mỗi khi phát sinh nợ quá hạn, thì khách hàng đó sẽ nhận được một biên bản chi tiết công nợ với chi tiết hóa đơn kèm theo để nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền cho công ty Mặt khác, kế toán công nợ thường xuyên phải liên lạc với các khách hàng để nhắc nhở khách hàng trả nợ Và các khoản nợ quá hạn của công ty, thông thường thì được thanh toán vào tháng tiếp sau.
Theo kế toán công nợ thì trong tháng 11 không có phát sinh nợ khó đòi phải trích lập dự phòng Trong kỳ, không có khoản nợ chưa thanh toán nào là nợ xấu, nên không cần thiết phải trích lập dự phòng nợ phải thu.
Thủ tục kiểm soát đánh giá việc hàng tháng đối chiếu giữa báo cáo tuổi nợ và sổ cái
Tên khách hàng: Công ty TNHH A
Niên độ kế toán: 01/01 – 31/12/2010… chiếu:
1 Đọc lướt qua bảng báo cáo tuổi nợ và sổ cái để xem xem, chúng có được lập hàng tháng và có dấu hiệu đối chiếu hay không
2 Chọn 2 mẫu để kiểm tra xem liệu có đối chiếu hay không? Có chênh lệch không?
3 Phỏng vấn nhân viên có trách nhiệm về chênh lệch để đánh giá kiến thức chuyên môn
1 Báo cáo tuổi nợ được lập và đệ trình đầy đủ trong năm
2 Chọn 2 mẫu tháng 3 và tháng 11 ta thấy khớp đúng giữa báo cáo tuổi nợ và sổ cái Các báo cáo được lập đầy đủ, điều tra chênh lệch không có ngoại lệ đáng lưu ý
3 Phỏng vấn kế toán công nợ, chị Nguyễn Thị Linh, chị Linh nói chị lập báo cáo tuổi nợ hàng tháng dựa vào tài khoản phải thu khách hàng Báo cáo tuổi nợ được đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh Khi có chênh lệch, thì chênh lệch sẽ được in ra và đối chiếu với sổ cái để điều tra.
Qua đánh giá thấy HTKSNB hoạt động tốt Kiểm tra thủ tục hàng tháng đối chiếu giữa báo cáo thu nhập với báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ
Tên khách hàng: Công ty TNHH A
Niên độ kế toán: 01/01 – 31/12/2010… Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện:
Bước công việc:……… Ngày thực hiện:
1 Xem lướt qua các báo cáo thu nhập và báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ để kiểm tra liệu các báo cáo có được lập hàng tháng hay không và có được đối chiếu hay không
2 Chọn 2 mẫu để kiểm tra xem liệu có đối chiếu hay không? Có chênh lệch không?
3 Phỏng vấn nhân viên có trách nhiệm về chênh lệch để đánh giá kiến thức chuyên môn
1 Báo cáo thu nhập và báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ được lập đầy đủ cho các tháng từ 1 tới 12
2 Chọn 2 mẫu tháng 2 và tháng 12 ta thấy khớp đúng giữa báo cáo thu nhập và sổ cái
Trong quá trình thực hiện, không phát hiện chênh lệch giữa hai báo cáo
Tháng Báo cáo thu nhập Sổ cái Chênh lệch check
Qua đánh giá thấy HTKSNB hoạt động tốt
Dựa trên các thử nghiệm kiểm soát trên ta thấy rủi ro tiềm tàng của công ty là trung bình Rủi ro kiểm soát của công ty thấp Nên làm cho mức rủi ro của công ty với chu trình bán hàng thu tiền là thấp.
Thực hiện thủ tục phân tích với khoản mục doanh thu ở công ty A
Dựa vào số liệu năm 2010 và năm 2010, KTV tiến hành phân tích doanh thu như sau
Bảng 2.1: Bảng phân tích doanh thu
Diễn giải Số liệu kế toán 2010 Điều chỉnh Số liệu kiểm toán
Số liệu đã kiểm toán 2010
Nhìn vào bảng phân tích doanh thu của công ty TNHH A ta thấy:
Với dịch vụ khách sạn: dịch thu khách sạn của công ty A có tăng trưởng 32.49% so với năm 2010 và tăng chủ yếu do dịch vụ Thuê phòng nghỉ (tăng 46.76%) Dịch vụ Thuê phòng nghỉ tăng vậy là do trong năm 2010 công ty có chiến lược gia tăng quảng cáo và đặc biệt là quảng cáo ở cả nước ngoài Đồng thời với việc số lượng khách tăng, năm 2010 tình hình lạm phát gia tăng, nên khách sạn phải tăng giá lên tới hơn 30% so với mức giá năm 2010 nên làm cho doanh thu tăng lên đáng kể Bên cạnh các nhân tố chủ quan là bản thân công ty còn có nhân tố khách quan khác Đó là năm 2010 là một năm với nhiều sự kiện lớn, đặc biệt đó là sự kiện chào đón thủ đô Hà Nội ngàn năm tuổi làm cho thành phố Hà Nội đã nhộn nhịp nay còn nhộn nhịp hơn Sự kiện này không chỉ thu hút các khách du lịch không chỉ trong nước mà cả ngoài nước Là một trong số các khách sạn sang trọng và có vị trí thuận lợi, nên khách sạn của công ty trở thành sự lựa chọn tốt nhất cho các khách du lịch. Cùng với đó, trong năm 2010 khách sạn đã tiến hành khá nhiều chiến lược Marketing lớn như: tuần lễ ẩm thực Châu Á, giảm giá giữa tuần… làm cho số lượng khách hàng của công ty tăng lên đáng kể khiến cho lợi nhuận về dịch vụ ăn uống tăng lên tới 19.58% so với năm trước. Đối với dịch vụ cho thuê văn phòng:
Dịch vụ cho Thuê phòng nghỉ có sự tăng nhẹ về doanh thu, tăng lên 800.353.000 đồng tức là tăng lên 13.17% so với năm 2010 Sự tăng này chủ yếu là do số lượng khách thuê tăng lên Cụ thể là trong năm 2010 số lượng khách thuê trung bình là 14.3 còn năm 2010 số lượng là 16.4
Thủ tục phân tích với doanh thu hàng tháng và tỷ suất lãi gộp của dịch vụ cho Thuê phòng nghỉ khách sạn
Dựa vào báo cáo hàng tháng của công ty trong năm 2010 và 2010 ta có bảng Bảng 2.2 Bảng phân tích biến động doanh thu và tỷ suất lãi gộp đối với Thuê phòng nghỉ khách sạn như sau:
Tháng 1 838,547 1,724,132 327,676 1,396,456 75.12 80.99 Tháng 2 1,211,451 1,684,212 253,512 1,430,699 81.56 84.95 Tháng 3 1,399,891 2,293,226 263,440 2,029,787 80.97 88.51 Tháng 4 1,293,198 1,818,987 191,799 1,627,188 82.54 89.46 Tháng 5 1,139,590 1,968,022 252,073 1,715,950 80.78 87.19 Tháng 6 1,061,424 1,635,622 193,604 1,442,018 78.34 88.16 Tháng 7 1,258,772 1,877,420 279,605 1,597,815 85.62 85.11 Tháng 8 1,374,964 1,835,336 265,275 1,570,061 83.41 85.55 Tháng 9 1,379,136 2,376,614 280,114 2,096,500 84.66 88.21 Tháng
Dựa vào bảng phân tích biến động ta thấy xu hướng biến động doanh thu của các tháng trong năm cũng tương tự như các tháng trong năm 2010 Doanh thu tháng
1 và tháng 2 của công ty khá ít do đây dịp tết nguyên đán nên số lượng khách du lịch ít Doanh thu tăng dần dần trong các tháng giữa năm và tăng vọt trong tháng 9 và tháng 10 do gần tới ngày lễ trọng đại 10/10/2010 nghìn năm Thăng Long Hà Nội Tháng 11 và 12 số lượng khách giảm dần vì các khách nước ngoài về quê đón lễ giáng sinh và năm mới.
Nhận xét về thực trạng vận dụng quy trình kiểm toán vào kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán VIệt Nam (AVINA) thực hiện
Mặc dù được thành lập mới được 4 năm nhưng với nền tảng vững chắc ngay từ đầu, công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVINA) đã có thương hiệu riêng, trở thành một công ty kiểm toán có uy tín và được nhiều tổng công ty, công ty niêm yết tín nhiệm và sử dụng dịch vụ Với mục tiêu “mang đến cho khách hàng những giá trị đích thực và dịch vụ chất lượng”, công ty luôn chú trọng đến chất lượng dịch vụ thực hiện để đáp ứng sự tin cậy của khách hàng Qua thời gian nghiên cứu tài liệu tại công ty cũng như đi thực tế khách hàng, em được chứng kiến qui trình kiểm toán BCTC nói chung và cho chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng từ khâu lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc kiểm toán với sản phẩm cuối cùng là báo cáo kiểm toán Có thể nói, qui trình kiểm toán đã được công ty thiết kế thực hiện khá hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu của Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, đưa ra được kết luận kiểm toán chính xác cũng như các ý kiến đề xuất giúp cải thiện những mặt hạn chế trong công tác kế toán tại khách hàng kiểm toán Ở giai đoạn chuẩn bị trước kiểm toán: Hàng năm, công ty đều gửi thư chào cung cấp dịch vụ tới các khách hàng tiềm năng, giới thiệu về công ty,các lĩnh vực kinh doanh của công ty cũng như quyền lợi khách hàng có thể nhận được Hình thức gửi thư chào hàng giúp đem lại nhiều khách hàng tới công ty cũng như tránh những bất đồng với khách hàng trong việc thoả thuận các điều khoản hợp đồng kiểm toán sau này Trước khi ký hợp đồng kiểm toán, công ty sẽ đánh giá rủi ro để xem xét có chấp nhận hợp đồng kiểm toán hay không, thông thường việc đánh giá rủi ro là do KTV có kinh nghiệm tiến hành Hợp đồng kiểm toán được lập theo đúng Pháp lệnh về Hợp đồng kiểm toán và quy chế kiểm toán độc lập trong nền kinh tế, theo đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: Thông qua việc phỏng vấn, quan sát BGĐ và xem xét đánh giá sơ bộ các tài liệu khác mà KTV yêu cầu khách hàng cung cấp, KTV đã thu thập được những thông tin chi tiết để có cái nhìn tổng quát về khách hàng Theo đó, KTV có thể lập được kế hoạch kiểm toán dự kiến Kế hoạch này sẽ được trao đổi với khách hàng để khách hàng có thể chuẩn bị trước được tài liệu liên quan tới quá trình kiểm toán theo yêu cầu của KTV.
Giai đoạn đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Công ty tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ với đầy đủ các bước: tìm hiểu môi trường kiểm soát, chu trình kế toán áp dụng Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty có bảng câu hỏi được thiết kế chung cho tất cả khách hàng Bảng câu hỏi được thiết kế sẵn nên KTV có thể áp dụng nhanh chóng, không bỏ sót các vấn đề chính mà lại tiết kiệm chi phí cho cuộc kiểm toán Một ưu điểm lớn của công ty kiểm toán AVINA là công ty đã tự xây dựng cho mình tài liệu hướng dẫn đánh giá tính trọng yếu trong kiểm toán báo cáo tài chính Sau khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty có thể khẳng định phương pháp kiểm toán dựa trên hệ thống kiểm soát nội bộ hay phương pháp kiểm toán dựa trên các thử nghiệm cơ bản.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán: Các KTV và trợ lý kiểm toán trước khi thực hiện kiểm toán bắt buộc phải có sự hiểu biết về khách hàng, đặc biệt là về khoản mục kế toán mà mình thực hiện Với việc nắm rõ các rủi ro có thể xảy ra với khoản mục và dựa vào chương trình kiểm toán chi tiết, các công việc kiểm toán cụ thể được tiến hành nhanh chóng và chặt chẽ Mặt khác, KTV có thể thiết kế các thủ tục bổ sung nếu thấy các thủ tục trong chương trình chưa thích hợp hay không đủ các hướng dẫn cần thiết cho việc tiến hành kiểm toán Bên cạnh các thủ thục kiểm tra chi tiết, KTV còn tiến hành các thủ tục phân tích giúp KTV phát hiện ra những biến động bất thường, từ đó tìm ra nguyên nhân mà các thủ tục khác không phát hiện ra được Các công việc thực hiện và kết quả thu được được trình bày khoa học trên giấy tờ làm việc Các giấy tờ này được đánh số tham chiếu và xắp xếp trong các phần hành cụ thể trong file kiểm toán giúp cho việc soát xét cũng như tra cứu được dễ dàng.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán: Trước khi phát hành báo cáo kiểm toán thư quản lý, công ty AVINA sẽ tiến hành các thủ tục soát xét lại toàn bộ công việc đã thực hiện từ các giai đoạn trước đó Công việc soát xét này ban đầu được thực hiện bởi chủ nhiệm kiểm toán, sau đó là BGĐ công ty nhằm đảm bảo các thủ tục cần thiết đã được thực hiện trong cuộc kiểm toán và đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán.
Bên cạnh những ưu điểm, chương trình kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH tư vấn thuế kế toán và kiểm toán VIệt Nam (AVINA) vẫn có một số điểm hạn chế Đầu tiên phải nói tới đó là việc thu thập thông tin khách hàng Đối với khách hàng mới, thông tin thu thập được từ phỏng vấn nhân viên, BGĐ khách hàng; nếu là khách hàng cũ thì tiến hành xem xét hồ sơ, phỏng vấn KTV trước và phỏng vấn BGĐ khách hàng về những thay đổi trong chính sách Việc thu thập thông tin thông qua hình thức này không thật sự khách quan vì người được phỏng vấn là người của công ty khách hàng chính vì vậy nên có thể dẫn tới việc không phản ánh một cách chính xác về tình hình của công ty Mặt khác việc đặt câu hỏi có thể chưa bao quát được toàn bộ tình hình kinh doanh của khách hàng
Thứ hai là việc chọn mẫu kiểm toán Hiện nay công ty sử dụng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên dựa vào phán đoán nghề nghiệp của KTV để xác định số lượng mẫu chọn và lựa chọn các phần tử vào tổng thể kiểm toán Thông thường,KTV lựa chọn các nghiệp vụ có số phát sinh lớn hay là nghiệp vụ bất thường để kiểm tra, đối chiếu Chính vì vậy, mẫu chọn có thể không mang tính đặc trưng của tổng thể hay bỏ qua các sai sót nhỏ nhưng mang tính hệ thống Hơn thế nữa, trên giấy tờ làm việc chỉ có tổng hợp kết quả thu được từ kiểm tra chi tiết chứ không có thông tin về chọn mẫu kiểm toán như thế nào dẫn đến gây khó khăn cho người soát xét trong việc nắm bắt cuộc kiểm toán cũng như đưa ra quyết định tăng hay giảm lượng mẫu chọn.
Thứ ba là về thủ tục phân tích Thủ tục phân tích chỉ dừng ở việc phân tích biến động qua hàng tháng, hàng năm hoặc theo từng sản phẩm cụ thể mà không tiến hành so sánh với ngành để thấy doanh thu của công ty có phù hợp so với tình hình toàn ngành hay không Hiện nay việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chỉ được tiến hành thông qua bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế chung cho mọi khách hàng Việc sử dụng bảng câu hỏi này không những có thể không đánh giá được toàn diện hệ thống kiểm soát nội bộ mà còn có thể không phù hợp với loại hình kinh doanh của khách hàng Trên thực tế, việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ mới chỉ dừng lại ở mức hiểu biết rõ về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hơn là quyết định phạm vi của các thử nghiệm cơ bản Các thủ tục kiểm tra chi tiết được tiến hành gần như nhau dù hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là hiệu quả hay không hiệu quả.
Cuối cùng, đó là việc sử dụng các chỉ tiêu tài chính Công ty có chú trọng tới các chỉ tiêu phi tài chính trong đánh giá chu trình bán hàng thu tiền, tuy nhiên việc đánh giá vẫn còn mờ nhạt và không có giấy tờ làm việc của KTV chỉ rõ những thông tin phi tài chính ảnh hưởng như thế nào đến các khía cạnh trọng yếu của chu trình Việc phân tích nợ xấu và trích lập dự phòng phải thu khó đòi chủ yếu dựa vào việc kiểm tra các khoản mục có số dư lớn Do đó khó phát hiện được những gian lận việc trích lập dự phòng tại Công ty khách hàng.