Hoàn thiện công tác kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không đà nẵng

Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã đưa ra nhiều chủ trương chính sách để phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, đa dạng hóa các hình thức sở hữu, mở rộng quan hệ hợp tác với bên ngoài. Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển thì doanh nghiệp đó không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề,… mà còn đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cần phải được coi trọng. Chức năng kiểm soát luôn chiếm vị trí quan trọng trong công tác quản lý. Nó giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thực trạng hoạt động tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh, tăng cường công tác quản lý và bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp. Do vậy một yêu cầu cấp thiết đặt ra trong phạm vi các doanh nghiệp nói chung và Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng nói riêng là việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu. Thực chất đó là công tác xây dựng các chính sách, thủ tục mà doanh nghiệp sử dụng để điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt động của mình. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì hoạt động bán hàng thu tiền là một hoạt động quan trọng, nó quyết định đến kết quả của cả quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Vì vậy, việc có một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả để kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng là một việc cần thiết. Với môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt và gây gắt như ngày nay thì để tồn tại và phát triển cần phải có những giải pháp tăng sức cạnh tranh, tăng cường năng lực của công tác quản lý. Muốn như vậy, trung tâm cần xây dựng một hệ thống quản lý khoa học, hợp lý và hiệu quả mà bước khởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống KSNB, đặc biệt cần quan tâm hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán hàng Chính vì tầm quan trọng của KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tai Trung tâm dịch vụ và thương mại Hàng không Đà Nẵng và yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB tại Trung tâm trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế nên việc nghiên cứu đề tài:Hoàn thiện công tác kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng là rất cần thiết, có ý nghĩa đối với đơn vị hiện nay.

TRẦN THỊ HƯƠNG GIANG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT

CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG

ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

ĐÀ NẴNG, NĂM 2022

TRẦN THỊ HƯƠNG GIANG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT

CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG

ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành : Kế toán

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: TS HỒ TUẤN VŨ

ĐÀ NẴNG, NĂM 2022

liệu, kết quả của Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trongbất kỳ công trình nào khác.

Học viên

Trần Thị Hương Giang

Trước hết em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Hồ Tuấn Vũ,người đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo và có những ý kiến đóng góp quý báu giúp

em hoàn thành luận văn này

Em cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các Thầy, Cô cùng các anh,chị Trung tâm dịch vụ hàng không Đà Nẵng đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điềukiện thuận lợi cần thiết để cho em có thể hoàn thành luận văn của mình Đồngthời cảm ơn gia đình và bạn bè đã động viên và giúp đỡ em trong quá trìnhthực hiện công việc

Với sự hiểu biết và kinh nghiệm làm việc còn hạn chế nên bản luận vănnày không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đónggóp ý kiến quý báu từ Thầy, Cô và bạn bè

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, ngày tháng năm 2022

Học viên

Trần Thị Hương Giang

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 6

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 6

1.1.3 Phân loại kiểm soát nội bộ 7

1.2 ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.2.1 Nội dung chu trình bán hàng – thu tiền 8

1.2.2 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng 10

1.2.3 Các sai sót và gian lận trong ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng 11

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 12

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền 12

1.3.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 18

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 25

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 26

không Đà Nẵng 26

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm 29

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý tại trung tâm 30

2.1.4 Đặc điểm chu trình bán hàng-thu tiền tại Trung tâm 33

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 37

2.2.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng –thu tiền 37

2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng 44

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 55

2.3.1 Những kết quả đạt được 55

2.3.2 Các hạn chế 56

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 57

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 59

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 60

3.1 ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG 60

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát chu trình bán hàng– thu tiền tại Trung tâm 613.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tạiTrung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng 683.2.3 Tăng cường kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát chu trình bánhàng – thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 85 KẾT LUẬN 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO

BHYT Bảo hiểm y tế

CBCNV Cán bộ công nhân viên

WTO Tổ chức thương mại thế giới

Bảng 1.2 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu nghiệp vụ thu tiền 17

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2018-2020 28

Bảng 2.2 Cơ cấu doanh thu hoạt động giai đoạn 2018-2020 28

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 31

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán 39

Hình 2.3 Hình thức kế toán tại trung tâm 41

Hình 2.4: Lưu đồ kiểm soát doanh thu tại trung tâm 45

Hình 2.5 Lưu đồ kiểm soát khoản bán hàng thu tiền ngay 51

Hình 3.1: Bảng báo cáo tình hình nợ phải thu khách hàng 67

Hình 3.2: Quy trình kiểm soát doanh thu tại Trung tâm và các quầy hàng 68

Hình 3.3: Sơ đồ trình tự xét duyệt bán chịu 71

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã đưa ra nhiều chủtrương chính sách để phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, đadạng hóa các hình thức sở hữu, mở rộng quan hệ hợp tác với bên ngoài Mộtdoanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển thìdoanh nghiệp đó không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khônkhéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề,… mà còn đòi hỏi công tác quản lý,quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cầnphải được coi trọng Chức năng kiểm soát luôn chiếm vị trí quan trọng trongcông tác quản lý Nó giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thực trạnghoạt động tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh, tăng cường công tác quản

lý và bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp Do vậy một yêu cầu cấp thiết đặt ratrong phạm vi các doanh nghiệp nói chung và Trung tâm dịch vụ và thươngmại hàng không Đà Nẵng nói riêng là việc xây dựng một hệ thống kiểm soátnội bộ thực sự hữu hiệu Thực chất đó là công tác xây dựng các chính sách,thủ tục mà doanh nghiệp sử dụng để điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt độngcủa mình Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì hoạt động bánhàng thu tiền là một hoạt động quan trọng, nó quyết định đến kết quả của cảquá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị Vì vậy, việc có một hệ thống kiểmsoát nội bộ thật sự hiệu quả để kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng làmột việc cần thiết Với môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt và gây gắtnhư ngày nay thì để tồn tại và phát triển cần phải có những giải pháp tăng sứccạnh tranh, tăng cường năng lực của công tác quản lý Muốn như vậy, trungtâm cần xây dựng một hệ thống quản lý khoa học, hợp lý và hiệu quả màbước khởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống KSNB, đặc biệt cần quan tâm

hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng vàthu tiền để đảm bảo doanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoáttiền thu bán hàng

Chính vì tầm quan trọng của KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng taiTrung tâm dịch vụ và thương mại Hàng không Đà Nẵng và yêu cầu nâng caohiệu quả hoạt động KSNB tại Trung tâm trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc

tế nên việc nghiên cứu đề tài:"Hoàn thiện công tác kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng" là

rất cần thiết, có ý nghĩa đối với đơn vị hiện nay

2 Mục tiêu nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài này hướng tới các mục tiêu sau:

- Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

- Mô tả và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng – thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng,nhận biết những hạn chế và nguyên nhân hạn chế của công tác kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Trung tâm

- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng – thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không ĐàNẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: công tác kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

- Phạm vi nghiên cứu về mặt nội dung: Giới hạn của đề tài là kiểm soát

về kế toán đối với chu trình bán hàng-thu tiền từ các hoạt động dịch vụ códoanh số lớn tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng

- Phạm vi nghiên cứu về mặt thời gian: số liệu được sử dụng trong đề

tài được thu thập trong giai đoạn 2018-2020.

4 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại trungtâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng, tác giả đã sử dụng kết hợpnhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau để thu thập dữ liệu, nghiên cứu tàiliệu và đánh giá vấn đề, cụ thể là:

+ Phương pháp thu thập tài liệu: Tác giả thu thập thông tin từ tài liệu

do các đơn vị trong trung tâm cung cấp Các tài liệu đã thu thập được baogồm tài liệu sơ cấp và tài liệu thứ cấp Tài liệu sơ cấp là các Báo cáo Tàichính đã được kiểm toán của đơn vị, Báo cáo thường niên, Báo cáo tình hìnhquản trị, sổ sách kế toán và các tài liệu khác liên quan đến kiểm soát chu trìnhbán hàng - thu tiền Tài liệu thứ cấp là tài liệu thu thập được từ các nguồnthông tin khác như sách tham khảo, báo, các website, các báo cáo phân tích

+ Phương pháp tổng hợp, phân tích dữ liệu: Đây là phương pháp tổng

hợp các dữ liệu đã thu thập được qua các công cụ giúp tác giả đưa ra các đánhgiá về thực trạng kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm Kếtquả đánh giá được thực hiện dựa trên thông tin thu thập đã được sắp xếp,phân loại một cách có hệ thống

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Có nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộdoanh thu - tiền thu bán hàng nói riêng tại các doanh nghiệp đặc thù như:

+ Vũ Ngọc Nam (2007), “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh

thu và tiền thu từ bán hàng tại Công ty thông tin di động(VMS)”, Luận văn

Thạc sĩ kinh tế, Đại học Đà Nẵng

Trong nghiên cứu này, tác giả đã chỉ ra được những ưu nhược điểm của

hệ thống kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu từ bán hàng tại công tyVMS, đồng thời đưa ra những kiến nghị để tăng cường kiểm soát nội bộ đốivới chu trình này tại Công ty

+ Võ Thị Bích Phụng, (2010), “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàngthu tiền tại Công ty CP Bắc Âu”

Nội dung trình bày của luận văn dã hệ thống hóa các quan điểm khácnhau về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền, thiết kế xây dựng hệthống kiểm soát nội bộ và các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ.Tuy nhiên, trong luận văn tác giả chưa trình bày chi tiết các yếu tố cấu thànhđến công tác kiểm soát chu trình mà còn mang nặng tỉnh thủ tục về kiểm soátnội bộ tại công ty cổ phần Bắc Âu

+ Dương Thị Thanh Hiền, (2011), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợpHòa Khánh”

Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận, đánh giá thực trạng hệ thốngkiểm saots nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền và đưa ra các giải pháp hoànthiện công tác kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền phù hợp với công tythương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh Tuy nhiên, trong điều kiện ứngdụng CNTT hiện nay thì kiểm soát chu trình bán hàng- thu tiền tại đơn vị còntồn tại các công tác thủ công, chưa tự động hóa, chưa áp dụng tốt hệ thống

thông tin trong kiểm soát phù hợp với năng lực và điều kiện để đảm bảo hiệuquả kinh doanh.

+ Nguyễn Thị Thùy Dung, (2014), “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đốivới chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty CP than điện Nông Sơn

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như phỏng vấn ban kiểmsoát, kế toán trưởng, kế toán tiêu thu, thủ kho để làm rõ thực trạng công táckiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Luận văn đã đưa rađược những giải pháp hoàn thiện dựa trên 3 yếu tố: môi trường kiểm oats, hệthống thông tin kế toán và các thủ tục KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tạicông ty Tuy nhiên, tác giải vẫn chưa nhận diện những thuận lợi, khó khănphải đối diện trong việc tổ chức và duy trì KSNB chu trình bán hàng-thu tiềnhiệu quả

Những nghiên cứu nói trên mặc dù đã đề cập đến vấn đề về kiểm soátnội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng tại cácdoanh nghiệp nói riêng Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến thựctrạng kiểm soát nội bộ tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không ĐàNẵng và đề ra giải pháp nhằm tằng cường kiểm soát nội bộ tại Trung tâm đểphù hợp với tình hình của Trung tâm Do đó, đề tài mong muốn đưa ra đánhgiá về thực trạng tại Trung tâm, trên cơ sở đó có một số giải pháp nhằm tăngcường công tác kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tạiTrung tâm

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

– THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 “Xác định và đánh giá rủi ro

có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày

6 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đãthay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây

Chuẩn mực số 315 định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là quy trình do Banquản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện

và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn

vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả,hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan Thuậtngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thànhphần của kiểm soát nội bộ

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xácđịnh các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn

vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thểchia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành 3 nhóm

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quảcủa việc sử dụng các nguồn lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trungthực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập

BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lýviệc chấp hành luật pháp và các quy định

Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các sựkiện bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong quá trình hoạt động của đơn

vị, đồng thời có những biện pháp xử lý những sai phạm kịp thời và hiệu quả

- Giúp cho nhà quản lý có những quyết định chính xác, điều hành bộmáy hoạt động hiệu quả, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, tuân thủđầy đủ các chính sách có liên quan đến đơn vị

1.1.3 Phân loại kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mục tiêu.Trong khi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạtthì dẫn đến phương thức kiểm soát cũng có thể thay đổi theo

a Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)

Là một loại kiểm soát mục tiêu biểu thông qua định dạng những sự kiệngiúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt được các mục tiêu tốthơn Đây là loại kiểm soát được tiến hành trong quá trình xây dựng các mụctiêu Thông qua các hành động, kiểm soát hướng dẫn giúp chúng ta có cáchoạt động quản lý kịp thời

b Kiểm soát kế toán tuân thủ

Kiểm soát kế toán tuân thủ (hay còn gọi là kiểm soát tuân thủ): là loạikiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta đi theo khuôn mẫu cho trước,nói cách khác là phải giúp đảm bảo được những kết quả mong muốn Vớihình thái đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng màthông qua đó chỉ có một bộ phận sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thểqua được sự kiểm soát Đặc điểm chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn

để trong một hoạt động bình thường sẽ mặc nhiên giúp cho một hành độngbảo vệ.

1.2 ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nội dung chu trình bán hàng – thu tiền

Trong quá trình bán hàng và ghi nhận doanh thu, tiền thu bán hàng phảithực hiện các công việc chính như sau:

- Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của người mua

được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình Đơn đặt hàng cần phải đượckiểm tra tính có thực, các điều kiện và khả năng đáp ứng như: giá bán, sốlượng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như phương thức thanh toán

- Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phương thức bán hàng: Trước khi

hàng hoá được chuyển đi thì người có thẩm quyền phải xem xét khả năngthanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phương thức bán hàng trảchậm, phương thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khóđòi phát sinh sau này

- Vận chuyển hàng hoá: Chức năng vận chuyển hàng hoá phản ánh tài

sản của doanh nghiệp và quyền sở hữu của tài sản được chuyển cho kháchhàng Nó là công cụ để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp.Chứng từ vận chuyển được lập tại thời điểm hàng hoá được xuất ra khỏidoanh nghiệp và phải phù hợp với số lượng xuất thực tế

- Lập, gửi hoá đơn bán hàng cho khách hàng đồng thời ghi sổ doanh thu : Khi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng cần đảm bảo rằng tất cả các đợt

giao hàng đều phải được lập hoá đơn và chỉ lập hoá đơn đối với các nghiệp vụgiao hàng thực sự xảy ra Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, sốlượng, giá cả hàng hoá gồm giá gốc, chi phí vận chuyển và các yếu tố kháctheo luật thuế giá trị gia tăng Hoá đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu ở

quyển gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 để ghi sổ và theo dõi thu tiền.Các hoá đơn bán hàng phải được ghi sổ doanh thu đúng thời điểm mà nghiệp

vụ đó phát sinh

- Xử lý và ghi sổ các khoản phải thu: Tiền mặt phải được ghi vào Sổ

nhật ký thu tiền, còn các khoản phải thu từ khách hàng thì theo dõi trên Sổ chitiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng thời kỳ

- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu

bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại

Theo quy định hiện hành, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên muaphải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng trả lại cho bên bán do không đúngquy cách, chất lượng Căn cứ vào hoá đơn này, bên bán và bên mua điềuchỉnh lại lượng hàng đã bán, đã mua và thuế giá trị gia tăng đã kê khai Đốivới các khoản chiết khấu thương mại được tính điều chỉnh trên hoá đơn bánhàng kỳ tiếp theo

Trường hợp phát sinh khoản giảm giá do hàng không đảm bảo quycách, chất lượng bên bán và bên mua phải lập hoá đơn ghi rõ số lượng, quycách, lý do giảm, mức giảm theo hoá đơn bán hàng nào, đồng thời bên bánphải lập hoá đơn điều chỉnh Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, hai bên muađiều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào

- Thẩm định và xoá sổ các khoản phải thu nhưng không thu được: Công

việc này thực hiện trong trường hợp khách hàng không có khả năng thanhtoán, việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng quy định về chế độ tài chính kếtoán hiện hành

- Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi: Để đảm bảo nguyên tắc

thận trọng trong kinh doanh, trước khi khoá sổ tài khoản và chuẩn bị lập báocáo tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu không

có khả năng thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và đưa vào chi phí

hoạt động của doanh nghiệp Lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm mục đích

đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế đột biến về kết quả kinhdoanh của một kỳ kế toán

1.2.2 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu bán hàng

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ làviệc chuyển dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiệncho khách hàng, đồng thời thu được tiền hàng hoá hoặc được quyền thu tiềnbán hàng

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 14 thì doanh thu bán hàng đượcghi nhận khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện doanh nghiệp đã chuyển giaophần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá, doanhnghiệp đã không còn nắm giữ quyền quản lý và kiểm soát hàng hoá; doanhthu được xác định tương đối chắc chắn, doanh nghiệp thu được lợi ích kinh tế

từ việc bán hàng, xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.[1,

tr 11-20]

Tiêu thụ sản phẩm là quá trình thực hiện giá trị của hàng hóa, quá trìnhchuyển hóa hình thái giá trị của hàng hóa từ hàng sang tiền, sản phẩm đượccoi là tiêu thụ khi được khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng Tiêu thụsản phẩm là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tốquyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Tiêu thụ sản phẩm nhằmthực hiện mục đích của sản xuất hàng hóa là sản phẩm sản xuất để bán và thulợi nhuận

Quá trình tiêu thụ, hàng hóa được chuyển hóa từ hình thái hiện vật sanghình thái giá trị và đồng thời vòng chu chuyển vốn kinh doanh của doanhnghiệp được hoàn thành Tiêu thụ giúp cho quá trình tái sản xuất được giữvững và có điều kiện phát triển Tiêu thụ sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp phải

sử dụng tổng thể các biện pháp về tổ chức, kinh tế và kế hoạch nhằm thực

hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ sản phẩm như nắm nhu cầu thịtrường, tổ chức sản xuất, tiếp nhận sản phẩm, chuẩn bị hàng hóa và xuất bántheo yêu cầu của khách hàng với chi phí kinh doanh nhỏ nhất

1.2.3 Các sai sót và gian lận trong ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng

Trong quá trình ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng thường gắn liềnvới nhiều rủi ro gây ra những tổn thất lớn cho đơn vị Trong đó, những sai sót

và gian lận thường gặp nhất là:

- Phòng kinh doanh không nắm được chính xác về số lượng, quy cáchcủa từng mặt hàng đang tồn kho nên có thể không đưa ra được quyết định bánphù hợp với khả năng cung ứng hiện tại của doanh nghiệp

- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịchgiao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặcđiều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho kháchhàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi rotín dụng quá mức

- Bán hàng cho những khách hàng “ma” tạo ra những khoản phải thukhông có thật và làm thất thoát tài sản của đơn vị

- Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cáchkhông chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hoá đãgiao hoặc dẫn đến những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn nhưgiao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm…

- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá

đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơnkhống trong khi thực tế không giao hàng…

- Kế toán không phản ánh kịp thời các nghiệp vụ bán hàng hay phòng

kinh doanh luân chuyển chứng từ bán hàng chậm trễ dẫn đến dễ bỏ sót nghiệp

vụ hay ứ đọng công việc vào cuối tháng Làm cho các nghiệp vụ bán hàngkhông được phản ánh đúng kỳ, việc ghi sổ trùng lặp hay không đầy đủ…

- Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàngthanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu

- Việc khách hàng thanh toán tiền qua ngân hàng không được đưa vàotài khoản của công ty mà là một tài khoản cá nhân nào đó

- Các khoản giảm giá không được phê duyệt đúng đắn hoặc do sự thôngđồng giữa nhân viên với khách hàng để chiếm đoạt tài sản của đơn vị

- Không theo dõi và có kế hoạch sửa chữa hàng bán bị trả lại làm chohàng hóa kém chất lượng ứ đọng trong kho lâu ngày

- Không theo dõi và quản lý chặt chẽ công nợ theo tuổi để có kế hoạch lập

dự phòng phải thu khó đòi một cách đúng đắn dễ gây tổn thất lớn cho đơn vị

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền

Việc đặt ra các mục tiêu kiểm soát trong khoản mục doanh thu và tiền

thu là nhằm hạn chế tối đa những sai phạm Để theo dõi, kiểm soát việc thực

hiện các chính sách, quy định nhằm đạt được mục tiêu đề ra, doanh nghiệpphải thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ nhằm nâng cao hiệu quả,hiệu năng sản xuất kinh doanh Đối với khoản mục doanh thu-tiền thu bánhàng, các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm các mục tiêu như sau:

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ với khoản mục doanh thu

Mục tiêu kiểm soát nội bộ của khoản mục doanh thu là ngăn ngừa các saiphạm, gian lận có thể xảy ra như: ghi sổ thiếu các nghiệp vụ doanh thu; xuấthàng hoá khi chưa có lệnh xuất hàng; số lượng của hàng xuất không đúng vớiyêu cầu với số lượng ở trên hợp đồng kinh tế; hợp đồng kinh tế không đượcphê duyệt của những người có thẩm quyền, chứng từ sử dụng không được

đánh số liên tục, không có các yếu tố đầy đủ cấu thành chứng từ.

Mục tiêu kiếm soát đối với khoản mục doanh thu như sau:

- Sổ sách và chứng từ đầy đủ: Nhằm kiểm soát tối đa các nghiệp vụdoanh thu, thể hiện các nghiệp vụ doanh thu được ghi sổ kịp thời, đầy đủ trêncác chứng từ hợp lý Do đặc điểm sản xuất của mỗi doanh nghiệp là khácnhau nên hệ thống sổ sách kế toán sử dụng cũng là khác nhau Các doanhnghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán phù hợp

- Các chứng từ được đánh số thứ tự trước: Việc sử dụng các chứng từđược đánh số thứ tự trước nhằm ngăn ngừa việc bỏ sót, quên ghi sổ, tránhđược ghi trùng lắp các nghiệp vụ vào số sách

- Gửi các báo cáo bán hàng: Hàng tháng, doanh nghiệp lập các báo cáobán hàng, trên đó thể hiện số tiền đã thu và số tiền còn phải thu khách hàngnhằm theo dõi các khoản nợ Để đảm bảo tính khách quan, công việc nàyđược giao cho một người thích hợp không có trách nhiệm với việc quản lýtiền hoặc ghi nhận doanh thu

- Xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ doanh thu: Cần quan tâm đến cácđiểm sau:

+ Việc bán chịu, trả chậm và các chính sách bán hàng phải được phêchuẩn đúng đắn trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng

+ Hàng bán chỉ được gửi khi đã có đầy đủ các chứng từ kèm theo

+ Giá bán của hàng hoá đựơc ký duyệt, kể cả chi phí vận chuyển, và cáckhoản giảm giá, chiết khấu, trả lại hàng phải thoả thuận trước

Hai việc kiểm soát đầu tiền nhằm ngăn ngừa tổn thất do vận chuyển đếnngười mua “ma” (không có thật) hay người mua không có điều kiện thanhtoán hoặc dây dưa trong thanh toán Việc xét duyệt nhằm tránh thất thu, kíchthích thỏa đáng tăng thu và giải quyết hợp pháp, hiệu quả các quan hệ lợi íchgiữa các bên trong quan hệ mua bán

- Phân công phân nhiệm đầy đủ: Việc phân công phân nhiệm đầy đủtrong kế toán trong kế toán là cần thiết để ngăn ngừa hàng loạt sai sót khácnhau, cả những sai sót cố ý hay vô ý Giữa chức năng bán hàng với chức năngduyệt bán chịu cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinhtrong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán.

- Tính độc lập của kiểm tra giám sát việc kiểm soát: Đây là yếu tố pháthuy nội lực của kiểm toán nội bộ Tính độc lập của nhân viên kiểm tra phụthuộc vào việc phân công, phân nhiệm của Công ty và năng lực của ngưòi đó.Thông thường việc này do kiểm toán nội bộ hay nhân viên chuyên trách thựchiện

Bảng 1.1: Mục tiêu và công việc KSNB chủ yếu nghiệp vụ doanh

2 Mọi nghiệp vụ doanh

thu đã được ghi sổ

Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng được đánh số trước và định rõ mục đích sử dụng

- Xét duyệt bán chịu trước khi vận chuyển hàng bán;

- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán

- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước phí vận chuyển,chiết khấu.

5

Các nghiệp vụ doanh

thu được phân loại thích

hợp

Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho từng nghiệp

vụ Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt là các nghiệp vụ bất thường).

Các nghiệp vụ doanh thu

được đưa vào sổ thu tiền

và cộng lại đúng

Cách ly trách nhiệm ghi sổ doanh thu với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua

Lập cân đối thu tiền hàng tháng và gửi cho người mua

Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản doanh thu – thu tiền.

b Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền thu bán hàng

Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền là hạn chế tối đa các saiphạm, gian lận trong việc thu tiền của doanh nghiệp như một số liệu trên sổsách kế toán không khớp với số liệu kiểm kê thực tế; kiểm tra việc cách lytrách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt, đối với các khoản chiết khấuphải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

Để đạt được mục tiêu các khoản thu tiền mặt ghi sổ là số tiền Công tythực tế nhận được (tính có căn cứ hợp lý), kiểm soát nội bộ cần cách ly tráchnhiệm giữa quản lý tiền mặt với ghi sổ sách, đồng thời thường xuyên đốichiếu giữa sổ sách với số dư trên tài khoản tiền gửi

Đối với mục tiêu tiền mặt thu vào đã được ghi Sổ quỹ và Nhật ký thutiền, kiểm soát nội bộ cần phân trách nhiệm giữa người thu tiền và người giữ

sổ, sử dụng giấy báo tiền gửi hoặc bảng kê tiền mặt có đánh số trước

Đối với các khoản chiết khấu tiền mặt đã phê chuẩn (sự phê chuẩn),kiểm soát nội bộ cần xem xét sự tồn tại của chính sách chiết khấu tiền mặt, và

sự phê chuẩn các chính sách đó trong thực tế

Đối với các mục tiêu về các khoản tiền thu được đều được phân loạiđúng đắn và việc cộng dồn, sang trang, chuyển sổ được thực hiện chính xác,kiểm soát nội bộ cần thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết, kiểm tra quan hệ đốiứng đối với các nghiệp vụ Kiểm tra, đối chiếu chi tiết các sổ liên quan đốivới việc cộng dồn, sang trang nhằm kiểm tra chính xác cơ học

Theo phương thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thu trựctiếp nộp vào ngân hàng thì cần chú ý đến các chứng từ thu tiền Kế toán giaodịch với ngân hàng cần đính kèm chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ đó vàogiấy báo Tiếp đó, cần phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch vàsắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo Trên cơ sở đó, thựchiện việc đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đínhkèm, giữa các số thứ tự liên tục của các giấy báo, giữa số dư đầu kỳ của giấy

báo sau với số dư cuối kỳ của giấy báo trước đó nhằm kiểm tra độ chính xác

cơ học và sự đầy đủ của các chứng từ

Bảng 1.2: Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu nghiệp vụ thu tiền

1 Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực

tế đã nhận

Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ; Đối chiếu độc lập với TK ở ngân hàng.

2

Khoản tiền chiết khấu đã được xét

duyệt đúng đắn; Phiếu thu tiền

được đối chiếu, ký duyệt

Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn; Duyệt các khoản chiết khấu; Đối chiếu chứng từ gốc

và ký duyệt phiếu thu tiền.

3 Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ

vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền

- Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền với người ghi sổ

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời

- Trực tiếp xác nhận séc thu tiền.

4 Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã

nộp đều đúng với giá bán hàng

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng, thu tiền

- Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng

5 Các khoản thu tiền đều được phân

- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu, nhập quỹ.

7 Các khoản thu tiền ghi đúng vào

sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng

- Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng

- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn

- Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ.

1.3.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập ra là nhằm ngăn ngừa vàphát hiện kịp thời các sai phạm, rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến hoạt

động của đơn vị Việc kiểm soát nội bộ phải được tiến hành trên từng khâu,từng hoạt động của đơn vị

a Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽxét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại… để xác định về khả năngcung ứng đúng hạn của đơn vị, và lập lệnh bán hàng Đối với những trườnghợp nhận đặt hàng qua điện thoại, fax… thì cần có những thủ tục để đảm bảo

cơ sở pháp lý về việc đã đặt hàng của khách hàng Việc chấp nhận đơn đặthàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp trongtương lai

Một số biện pháp kiểm soát có thể được áp dụng trong trường hợp này là:

- Với mục tiêu tất cả các đơn đặt hàng đều được gửi từ những khách hàng

có thật, thực tế có xảy ra và được xử lý đầy đủ, kịp thời và không để bỏ sót

+ Phải đánh số thứ tự các đơn đặt hàng của khách hàng Việc này sẽgiúp cho nhân viên xử lý các đơn đặt hàng theo thứ tự một cách khoa học vàkhông mất nhiều thời gian và hạn chế thấp nhất việc bỏ sót Đối với các nhàquản lý thì cũng dễ dàng để kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ của nhân viên

+ Bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng cần có một nhân viênchuyên trách về việc xác minh tính có thật của các đơn đặt hàng, nhất là cácđơn đặt hàng qua điện thoại, fax…Sau đó nhân viên này mới chuyển chongười có trách nhiệm xử lý

- Với mục tiêu tất cả các yêu cầu về hàng hoá của khách hàng đều được

xử lý một cách đúng đắn theo những quy đinh cụ thể tại đơn vị

+ Đối với người chịu trách nhiệm xét duyệt đơn đặt hàng thì cần phải

có sự am hiểu về khả năng hiện có của đơn vị Tránh tình trạng chấp nhận đơnhàng khi đơn vị không có khả năng cung ứng đủ số lượng và đúng về thờigian giao hàng

+ Cần quy định về thời gian thực hiện việc xét duyệt bán hàng để tránhtình trạng đơn đặt hàng bị xử lý chậm làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh củađơn vị Và cũng cần quy định về trách nhiệm mỗi nhân viên phải chịu đối vớiviệc chậm trễ đó.

b Xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác

từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá vềkhả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu Đây là thủtục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu

Ngoài ra còn có thể có các thủ tục kiểm soát sau:

- Với mục tiêu các nghiệp vụ bán hàng đều được xét duyệt bán chịu vàphê chuẩn chính xác tránh gây tổn thất cho đơn vị

+ Đối với những khách hàng đã có quan hệ buôn bán những lần trướcthì bộ phận tín dụng cần ra soát lại về việc thanh toán của những lần giao dịchtrước, từ đó mà quy định hạn mức tín dụng cho khách hàng

+ Đối với những khách hàng lần đầu tiên giao dịch thì cần phải phântích, đánh giá, kiểm tra kỹ lưỡng về tình hình tài chính và khả năng thanh toáncủa khách hàng Trong trường hợp này, bộ phận tín dụng nên đưa ra một hạnmức bán chịu thấp để đè phòng rủi ro

+ Quyết định cuối cùng về việc bán chịu cần phải là chữ kí của người cótrách nhiệm tại bộ phận tín dụng Việc thoã thuận về hạn mức tín dụng sẽ đượcthể hiện trên các hợp đồng kinh tế sau khi đã có sự đồng thuận giữa hai bên

+ Cũng cần có sự kiểm tra đột xuất của bộ phận kiểm soát độc lập với

bộ phận tín dụng đối với việc đã cho khách hàng nợ và hạn mức bán chịu đãđược quy định Việc này nhằm ngăn chặn nhân viên tại bộ phận tín dụngthông đồng với khách hàng một hạn mức tín dụng bất lợi cho việc kinh doanhcủa doanh nghiệp

- Với mục tiêu công việc xét duyệt bán chịu được tiến hành một cáchnhanh chóng, kịp thời không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn vớikhách hàng Việc này có thể quy định về một thời gian cụ thể cho việc xử lýmột đơn đặt hàng.

c Chuyển giao hàng hoá

Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ tráchbán chịu, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận gởi hàng Bộ phận gửi hàng vàgửi hàng cho khách hàng Chứng từ này là cơ sở để lập hoá đơn và thườngbao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hoá, số lượng và các

dữ liệu có liên quan Đơn vị nên thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập đểhạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận có thể xảy ra do sự thôngđồng giữa kho với người nhận hàng Ngoài ra còn có các biện pháp khác đểngăn ngừa sai phạm:

- Với mục tiêu: hàng hoá xuất kho phải được chuyển đến người mua cóthật và đã được sự cho phép, phê duyệt đúng đắn

+ Việc lập phiếu xuất kho cần phải dựa trên lệnh bán hàng đã được phêchuẩn đúng đắn

+ Thủ kho cần kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho như số thứ tự, cóđầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền như trưởng bộ phận bán hàng,người lập phiếu, thủ kho và người nhận hàng Sau khi kiểm tra đầy đủ thì thủkho mới cho phép xuất kho hàng hoá

+ Tất cả các chứng từ vận chuyển cần được đánh số thứ tự và phải ghivào sổ theo dõi việc chuyển giao hàng hoá và cần định kỳ kiểm tra việc ghichép

+ Nhân viên gửi hàng phải xuất trình chứng từ vận chuyển có chữ kýxác nhận của người nhận hàng của khách hàng để chứng minh về việc kháchhàng đã thực sự nhận hàng

d Lập và kiểm tra hoá đơn

Do hoá đơn cung cấp thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phảitrả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Hoá đơn thường đượclập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bộ phậnnày có trách nhiệm:

- Kiểm tra các chứng từ chuyển hàng

- So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và cácthông báo có điều chỉnh (nếu có)

- Ghi tất cả những dữ liệu này vào hoá đơn

- Ghi giá vào hoá đơn phải dựa trên giá hiện hành của đơn vị

- Tính ra số tiền cho từng chủng loại và tổng cộng hóa đơn

Với mục tiêu hoá đơn bán hàng được lập một cách hợp lệ và tính toánchính xác trước khi chuyển giao cho người mua Thì trước khi gửi hoá đơncho khách hàng, cần kiểm tra lại về số liệu ghi trên hoá đơn Tổng cộng hoáđơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái Từnghoá đơn đựoc sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết tiền mặt hay công nợ đểgiúp theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng Để tăng cường kiểm soát đốivới chức năng này, có thể:

- Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt

- Quy định rõ ràng và chặt chẽ chính sách chiết khấu

- Trước khi gửi đi, hoá đơn cần được kiểm tra lại bởi một người độc lậpvới người lập hoá đơn

e Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán

Sau khi hoá đơn đã được lập và hàng hoá đã xuất giao cho khách hàngthì tuỳ theo từng phương thức bán hàng các kế toán của từng bộ phận có liênquan sẽ thực hiện công việc ghi sổ của mình Kế toán doanh thu sẽ ghi nhậndoanh thu, kế toán vật tư sẽ ghi nhận giá vốn hàng bán theo giá thực tế xuất

kho…Nếu là bán hàng thu tiền ngay thì thủ quỹ thu tiền ghi vào sổ quỹ, kếtoán tiền mặt sẽ ghi sổ nhật ký thu tiền mặt Nếu là bán chịu thì kế toán công

nợ sẽ ghi tăng một khoản nợ phải thu và tiếp tục theo dõi nợ đến lúc thu đượctiền Các thủ tục kiểm soát có thể áp dụng trong quy trình này là:

- Với mục tiêu: Doanh thu ghi sổ là thực tế phát sinh và được phản ánhđầy đủ, chính xác, đúng kỳ

+ Việc ghi nhận doanh thu bán hàng chỉ được phép ghi khi khách hàng

đã thực sự nhận được hàng Tức là trên phiếu nhận hàng có chữ ký xác nhậncủa khách hàng về việc nhận hàng

+ Việc ghi nhận doanh thu và giá vốn vào cuối niên độ hay kỳ kế toáncần phải được tiến hành ngay lúc có đầy đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, tránhviệc ghi nhận doanh thu sai niên độ dẫn đến sai lệch trên báo cáo tài chính

Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay: Kế toán sẽ lập phiếu thu

và chuyển sang cho thủ quỹ thu tiền Phiếu thu thường được lập thành 3 liênvới đầy đủ chữ ký của người lập, thủ quỹ, kế toán trưởng và người nộp tiền

- Với mục tiêu tiền mặt thu được đã ghi vào sổ là thực tế đã nhận vàđược phản ánh đầy đủ

+ Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm thể hiện bằng việc tách biệt tráchnhiệm giữa người thu tiền, người ghi sổ tiền mặt và người ghi sổ doanh thu

+ Tất cả các hoá đơn đã được thu tiền đều phải được đánh dấu để tránhtình trạng thu trùng lắp

+ Đối với việc bán lẻ thì cửa hàng cần được trang bị máy tính tiền, khi kháchhàng trả tiền thì người thu tiền sẽ nhập vào máy tính mã hàng được bán và số tiềnphải trả Cuối ngày cần có sự kiểm tra lại số tiền đã thu và số hàng đã bán ra

- Với mục tiêu: số tiền thu được là đúng với số tiền hàng mà người muaphải thanh toán và được ghi sổ chính xác

+ Kế toán cần kiểm tra việc tính toán số tổng cộng trên hoá đơn trước

khi viết phiếu thu

+ Phải đánh số thứ tự trước trên phiếu thu bởi một người có thẩmquyền và sau khi thu tiền cần đánh dấu lên hoá đoan số phiếu thu đã thu tiền

Đối với trường hợp bán chịu: Kế toán công nợ sẽ theo dõi phần tiền

mà khách hàng còn nợ của công ty cho đến khi khách hàng trả đầy đủ tiền

- Với mục tiêu các khoản phải thu được theo dõi đầy đủ và chính xác.+ Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê các khoản nợ phảithu theo từng nhóm tuổi để lập chương trình và phân công đòi nợ, việc đòi nợthường được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu

+ Tách biệt giữa chức năng bán hàng, thu tiền và theo dõi công nợ đểtránh tình trạng biển thủ số tiền đã thu được

+ Phân công hai nhân viên khác nhau phụ trách giữa kế toán chi tiếtcông nợ và kế toán tổng hợp để tránh gian lận Tuy nhiên việc gian lận nàycũng có thể xảy ra nếu hai nhân viên thông đồng với nhau

Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ chokhách hàng Điều này một mặt sẽ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng thu hồicác khoản phải thu, mặt khác còn giúp doanh nghiệp xác minh và điều chỉnhnhững chênh lệch (nếu có) giữa số liệu của hai bên

f Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá

Khi khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cáchhay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại doanh nghiệp Vì thế, doanh nghiệpcần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng nhưkhấu trừ những khoản nợ phải thu có liên quan đến các hàng hoá này

- Với mục tiêu: Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại là thực tế phátsinh và đều được phê chuẩn đúng đắn

+ Kế toán phải kiểm tra các chứng từ về hàng bán bị trả lại và giảm giá

hàng bán trước khi ghi vào sổ kế toán.

+ Cần kiểm tra, kiểm soát thường xuyên đối với các khoản hàng hoá bịtrả lại và giảm giá hàng bán để tránh sự thông đồng giữa nhân viên trong đơn

vị và khách hàng để chiếm đoạt tài sản của đơn vị

+ Cần kiểm tra sổ hàng hoá đã bị trả lại để có biện pháp xử lý tránh tìnhtrạng tồn đọng hàng hoá kém chất lượng

g Xoá sổ và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Khi không còn hy vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu thì nhàquản lý cần có trách nhiệm xem xét cho phép xoá sổ các khoản nợ này Bêncạnh đó, vào cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán công nợ thường lập những khoản

dự phòng phải thu khó đòi đối với những khách hàng đã đến hạn nhưng chưathanh toán Mục đích của các khoản dự phòng là để bù đắp một phần vàonhững khoản thiệt hại có thể xảy ra nếu khách hàng không thanh toán

Đơn vị cần quy định một cách chặt chẽ việc xét duyệt đối với việc xoá

sổ các khoản phải thu khó đòi để hạn chế các gian lận Các gian lận này có thể

là khách hàng đã thanh toán tiền nhưng nhân viên đã chiếm dụng và che dấubằng việc xoá sổ chúng như một khoản nợ phải thu khó đòi

- Đối với việc lập dự phòng, kế toán cần có một bảng theo dõi tuổi nợ

và dựa trên cơ sở đó để lập dự phòng

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này trình bày những vẫn đề lý luận về kiểm soát nội bộ

về chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp Trước hết, trình bàynhững vấn đề chung về kiểm soát nội bộ, khái niêm, đặc điểm và nội dungcủa chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp và xác định nội dungcủa kiểm soát nội bộ chu trình về bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp.

Đây sẽ là cơ sở lý luận cho việc phản ánh thực trạng công tác kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mạihàng không Đà Nẵng, từ đó tìm ra giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tácKSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Trung tâm

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG

Việc thành lập Công ty Thương mại và dịch vụ hàng không là khôngđúng thẩm quyền cho phép, nên ngày 17/03/2005, Cụm cảng hàng khôngmiền Trung đã có quyết định số 68/QĐ-CCMT sáp nhập Công ty Thương mại

& dịch vụ hàng không về Trung tâm Dịch vụ hàng không Đà Nẵng

Được sự chấp thuận của Bộ Giao thông vận tải (tại công văn số3993/BGTVT ngày 16/06/2009), ngày 03/07/2009, Hội đồng quản trị Tổngcông ty Cảng hàng không miền Trung đã ký quyết định số: 406/QĐ-HĐQT vềviệc thành lập Công ty Cảng hàng không miền Trung trên cơ sở tổ chức lạiTrung tâm dịch vụ hàng không

Để tăng khả năng cạnh tranh, hội nhập quốc tế có hiệu quả, làm tiền đề

để cho phát triển tập đoàn Hàng không Việt Nam, Bộ Giao thông vận tải

quyết định thành lập Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam tổ chức vàhoạt động theo mô hình Công ty mẹ - công ty con, trên cơ sở hợp nhất baTổng công ty Cảng hàng không miền Bắc, Trung, Nam Do đó từ ngày02/05/2012, Tổng công ty Cảng hàng không miền Trung (MAC) cùng với sáutrung tâm trực thuộc tại Đà Nẵng chuyển sang hoạt động với tư cách phápnhân: Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng (DIA) Công ty CP dịch vụ vàthương mại hàng không Đà Nẵng được chính thức đổi tên thành Trung tâmdịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng trực thuộc Cảng hàng khôngquốc tế Đà Nẵng.

Tên: TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG KHÔNG ĐÀ NẴNG Tên tiếng anh: DANANG AVIATION SERVICES AND COMERCIAL CENTER (DASC)

Trụ sở chính: Cảng hàng không Quốc tế Đà Nẵng, Q Hải Châu - Tp Đà Nẵng

Trung tâm Dịch vụ và thương mại Hàng không Đà Nẵng, hoạt độngtheo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Hàng không vàĐiều lệ trung tâm Trung tâm trực thuộc Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng,chịu sự chi phối trực tiếp và toàn diện của Tổng giám đốc Cảng trong côngtác quản lý, điều hành Có Điều lệ tổ chức hoạt động và bộ máy quản lý, điềuhành, có con dấu và tài khoản giao dịch theo quy định của Pháp luật

Sau gần 20 năm hoạt động, Trung tâm đã có những bước tiến đáng kể

cả về mọi mặt, từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường Cùngvới sự phát triển chung của nền kinh tế nói chung và ngành Hàng không nóiriêng, Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng ngày càng lớnmạnh và đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh dịch vụ tại các Cảng Hàngkhông quốc tế Đà Nẵng

Một số chỉ tiêu mà Trung tâm đạt được như sau:

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2018-2020

1 Vốn nhà nước theo sổsách kế toán

-4 Nợ phải thu Đồng 15.011.707.170 483.371.584 140.493.265 Trong đó: Nợ khó đòi Đồng 45.488.000 260.852.786 101.169.392

Tỷ trọng

Thu dịch vụ lưu trú 1.200.988.077 20% 395.821.751 6,2%

Thu dịch vụ nhà hàng 3.763.064.329 61% 4.724.995.043 73,9% 5.538.537.498 85% Thu bán nước tinh khiết 356.458.293 6% - - - - Thu cho thuê mặt bằng - - 929.813.631 14,6% - - Thu đại lý bán vé máy

bay 71.606.250 1% 11.480.840 0,2% - Thu hoạt động tài chính 39.490.807 1% 310.767.171 4,9% 64.496.698 1% Thu dịch vụ khác 693.034.965 11% 16.884.329 0,3% 942.465.347 14%

Bảng 2.2 Cơ cấu doanh thu hoạt động giai đoạn 2018-2020

(Nguồn: Phòng TKTC Trung Tâm)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

a Chức năng của Trung tâm

Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng kinh doanh theogiấy phép đăng kí kinh doanh, theo quy chế hoạt động kinh doanh do Trungtâm ban hành và các quy định của pháp luật Chức năng và nhiệm vụ cơ bảncủa Trung tâm là sản xuất kinh doanh các dịch vụ đi kèm phục vụ nhu cầuphát sinh của khách hàng đi máy bay qua sân bay thuộc Cảng hàng khôngquốc tế Đà Nẵng theo quy hoạch và chính sách phát triển của Hàng khôngViệt Nam Lĩnh vực kinh doanh của Trung tâm là:

- Cung ứng các dịch vụ đại lý bán vé, đại lý hàng hóa; Kho hành lý,hàng hóa, giao nhận hành lý, hàng hóa; Đóng gói hành lý, hàng hóa tại cảnghàng không;

- Dịch vụ thương mại; Nhập, xuất khẩu; Bán hàng miễn thuế tại nhà gahàng không, tại các tỉnh, thành phố và trên tàu bay;

- Dịch vụ hỗ trợ hành khách, hàng hóa; Dịch vụ vận tải hành khách,hàng hóa;

- Cung ứng suất ăn, nước uống đóng chai; Dịch vụ nhà hàng, bar, căng tin;Hàng lưu niệm, văn hóa phẩm; Thu đổi ngoại tệ; Dịch vụ điện thoại, internet;

- Dịch vụ quảng cáo; Dịch vụ giải trí tại nhà ga hàng không, Dịch vụ dulịch, hướng dẫn tham quan;

- Dịch vụ vệ sinh môi trường; đảm bảo an ninh; Dịch vụ trông giữ xe 2bánh; và các dịch vụ công cộng khác

b Nhiệm vụ Trung tâm

Trung tâm được thành lập để bổ sung cho hệ thống kinh doanh vận tảibằng đường hàng không

- Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trướcpháp luật về hoạt động của Trung tâm

- Tìm hiểu thị trường để xây dựng và thực hiện kế hoạch nâng cao hiệu

quả, mở rộng quy mô kinh doanh, trang trải vốn và thực hiện nghĩa vụ nộpngân sách nhà nước đầy đủ

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dịch vụ

và các kế hoạch khác

- Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh dịch vụ đồng thời quản lýkhai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn đảm bảo đầu tư, mở rộng sảnxuất kinh doanh theo phương thức đa dạng, đa tuyến, đa phương và khôngngừng đổi mới thiết bị, tự bù đắp mọi chi phí

- Tận dụng năng lực sản xuất, bảo vệ và phát triển tài sản của đơn vị, ápdụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động

và hiệu quả sản xuất kinh doanh

- Giải quyết công ăn việc làm cho lao động địa phương, nâng cao thunhập cho cán bộ công nhân viên Trung tâm

- Đóng góp nguồn thu quan trọng cho ngân sách nhà nước

- Thực hiện tốt việc bảo vệ môi trường, an ninh và an toàn xã hội

- Góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển

- Đẩy mạnh phát triển trung tâm theo hướng hiện đại hóa các dịch vụtổng hợp, góp phần tạo hình ảnh tốt cho ngành hàng không đối với bạn bèquốc tế

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý tại trung tâm

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm

Mô hình quản lý của Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không ĐàNẵng tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Với mô hình này giúpTrung tâm xử lý kịp thời các luồng thông tin phát sinh, điều hành có kế hoạchcác mối quan hệ qua lại giữa các chủ thể quản lý và các đối tượng nhằm pháthuy sức mạnh tổng hợp của Trung tâm Bộ máy gọn nhẹ, năng động, phù hợpvới yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kinh doanh của Trung tâm nhưng không tách

rời nguyên tắc, chế độ, chính sách quản lý nhà nước quy định Trung tâmđang có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động củaTrung tâm, các phòng ban phụ giúp Giám đốc là phòng tổ chức hành chính,phòng kế hoạch kinh doanh, phòng thống kê tài chính, phòng kỹ thuật côngnghệ, và các tổ sản xuất kinh doanh và dịch vụ Giám đốc điều hành và chịutrách nhiệm trước Cảng hàng không về tất cả các hoạt động sản xuất kinhdoanh của Trung tâm.

Với sự phân công và phân chia trách nhiệm giữa các thành viên Bangiám đốc, giữa các phòng ban trong Trung tâm và các tổ trực thuộc đã đảmbảo sự điều hành và kiểm soát trực tiếp từ trên xuống dưới đồng thời tiếpnhận thông tin phản hồi một cách nhanh chóng, kịp thời

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

I Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Bộ máy quản lý tại Trung tâm được tổ chức theo mô hình trực tuyếnchức năng Theo mô hình này:

- Giám đốc: là người đứng đầu Trung tâm, lãnh đạo mọi hoạt động của

Trung tâm trong quá trình kinh doanh:

+ Quyết định chiến lược kinh doanh, quy mô và phạm vi hoạt động.+ Quyết định cơ cấu tổ chức sắp xếp và bố trí nhân sự