Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Phú Minh Trí, Đà Nẵng là phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Phú Minh Trí; đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB trong Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Phú Minh Trí.
Trang 1HỒNG THỊ TÌNH
HỒN THIỆN KIÊM SỐT NOI BQ CHU TRÌNH BAN
HANG VA THU TIEN TAI CÔNG TY TNHH THƯƠNG
Trang 2Tôi xin cam đoan đây là
Những kết quả và các số liệu trong luận văn tốt nghiệp được thực hiện tại 'Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Phú Minh Trí là trung thực và chưa từng,
công trình ng
lên cứu của riêng tôi
được ai công bố trong bắt kỳ công trình nảo khác
luận văn
Trang 3
MỤC LỤC
1 Tính cấp thiết của đề tài
2 Mục tiêu nghiên cứu 3, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 Phương pháp nghiên ein 5 Bố cục để tài 6 Téng quan tài liệu nghiên cứu CHUONG 1
'CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỀM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
'VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THÓNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2 Vai trò, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bị 1.1.4 Hạn chế của kiểm soát nội bộ
1.2 KIEM SOAT NQI BQ CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN
TRONG DOANH NGHIỆP 27
1.2.1 Giới thiệu về chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.2 Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng
1.2.3 Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền
CHƯƠNG 2
THYC TRANG KIEM SOAT NOI BQ CHU TRINH BAN HANG
'VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
vA DICH VY PHU MINH TRÍ, ĐÀ NẴNG
Trang 42.1.1 Qua trinh hinh thanh va phat trién 2.1.2 Đặc điểm
xuất kinh doanh của Công ty ‹e‹ 42
2.1.3 Bộ máy tỗ chức của Công ty
2.2 ANH HUONG CUA CAC YEU TO TRONG HE THONG KIỀM
SOÁT NỘI BỘ ĐÓI VỚI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ, ĐÀ NẴNG 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 2.2.2 Đánh giá rủi ro, 2.2.3 Hoạt động kiểm sốt
2.2.4 Thơng tin và trao đỗi thông tin
2.2.5, Giám sát
2.3 THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ ĐÓI VỚI CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 56 2.3.1 Các đặc điểm liên quan đến hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty 2.3.2 Kiểm soát chu trình bán hàng tại công ty
2.3.3 Kiếm soát chu trình thu tiền tại Công ty sn 3 2.3.4 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
CHƯƠNG 3 7I
MỘT SÓ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIÊM SOÁT NỘI BỘ
(CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY TNHH THUONG MAI VA DICH VU PHU MINH TRi
_
Trang 5
3.1 SỰ CÀN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
‘TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MAI VA DICH VU PHU MINH TRI 71
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM
SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚ MINH TRÍ 75
3.2.1 Hoàn thiện các thũ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thư
tiền tại Công ty -T5
3.2.2 Hồn thiện cơng tác kế toán phục vụ cho KSNB chu trình bán hang va thu tiền tại công ty
KẾT LUẬN PHỤ LỤC
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN
NHAN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1 NHAN XET CUA PHAN BIỆN 2
Trang 6BCTC Bio céo tai chinh
COSO Committee of Sponsoring Organization
(Uỷ ban của tổ chức tài trợ)
GTGT — Gia tr gia ting
KSNB _ Kiểm soátnội bộ
Trang 8
Số hiệu hình vẽ 'Tên hình vẽ Trang
Sơ đồ các chức năng chính của chu trình bán hàng
Li và thu tiền ‘a 30
21 Bộ máy tổ chức của công ty 4
22 Bộ máy tổ chức bộ phận kế toán 44
23 Lưu đồ chu trình bán hàng s8
24 Lưu đồ chu trình thu tiền 6
Trang 9MỞ ĐÀU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với sự phát triển nhanh và liên tục của các doanh nghiệp là sự gia tăng mạnh mẽ các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ
kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình ngày càng phát triển và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể
xây ra Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các
doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệu quả của công tác quản lý, đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động trong các khâu của quá trình quản lý bằng việc thiết lập và duy
trì một hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị
Khi Việt Nam hội nhập với nền kinh tế thế giới thì không chỉ mang lại
những cơ hội mà còn có những khó khăn, thách thức luôn đặt ra đối với các
doanh nghiệp Để có thể điều hành doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu
quả, đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra trong từng giai đoạn, mọi hoạt
động phải được đặt trong sự kiểm soát của các nhà quản lý Kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp là một phạm trù rat rộng, bao gồm việc kiểm sốt tồn
bộ các chức năng trong chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình
chuyển đổi và chu trình tài chính của một doanh nghiệp Trong đó, chu trình
doanh thu là ghỉ nhận những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc
'bán hàng và thu tiền của khách hàng Hoạt động bán hàng và thu tiền là hoạt
động diễn ra thường xuyên ở trong các doanh nghiệp Tuy nhiên trong quá trình diễn ra quy trình này, doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro và dễ xảy ra gian lận như rủi ro về sai sót các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,
Trang 10uy tin, hinh ảnh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Công ty trách nhiện hữu hạn (TNHH) thương mại và dịch vụ Phú Minh Tri 1a một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và vận tải hàng hóa
đường bộ bằng xe đầu kéo sơ mi rơ moóc Chuyên cung cấp và vận chuyển
các sản phẩm tro bay, xỉ hạt lò cao nghiỀn mịn và xỉ măng dạng rời cho các
đơn vị khác để tạo ra các sản phẩm bê tông thương phẩm phục vụ cho các
công trình xây dựng tại khu vực Miễn Trung và Tây Nguyên Hoạt động
mang lại doanh thu lớn nhất cho công ty là cung cấp các nguyên vật liệu tro bay, xỉ hạt lò cao và vận chuyển trực tiếp đến nhà máy hoặc chân công trình cho khách hàng Chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty diễn ra thường,
xuyên và liên tục, thị trường ngày càng mở rộng, số lượng khách hàng ngày cảng tăng, giá cả lại biến động theo khu vực và đối tượng, doanh thu bán hàng
ngày càng tăng do đó công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty vì nó
có thể ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, nhằm đạt được sự tuần thủ các nguyên tắc, chính sách và quy trình đã thiết lập để nâng cao hiệu quả kinh
doanh, tái mở rộng
nay, công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng và thu tiền Tuy nhiên, việc kiểm soát vẫn còn nhiều bắt cập và
hạn chế như quá trình bán hàng tại doanh nghiệp vẫn chưa chặt chẽ, vẫn còn
những tồn tại cần được khắc phục như chưa có sự phân công phân nhiệm rõ
ràng về nhiệm vụ của từng người, các biểu mẫu chưa có quy định cụ thể, sự
tương tác giữa các nhân viên chưa thật sự hiệu quả Hơn nữa, trước tình hình
trên thị trường đang có rất nhiều đối thủ cạnh trạnh thì đòi hỏi công ty phải có
những chính sách và biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng lợi
Trang 11nhuận, mở rộng quy mô kinh doanh cũng như giảm thiểu được các rồi ro, gian
lận để có thể cạnh tranh với các đối thủ, chiếm lĩnh thị trường
Chính vì vậy, vấn đề đặt ra cho Công ty TNHH thương mại và dịch vụ
Phú Minh Trí là làm sao có thể xây dựng và vận hành kiểm soát nội bộ thật sự
hiệu quả, giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt rủi ro, nâng cao hiệu quả
trong kinh doanh và khả năng cạnh tranh, phát triển theo định hướng chiến
lược hướng tới sự phát triển bền vững Trên cơ sở nhận thức được tằm quan
trọng đó cùng mong muốn nâng cao hiểu biết của bản thân về kiểm soát nội
bộ trong doanh nghiệp Tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bám hàng và thư tiền tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ
Phú Minh Trí, Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ 2 Mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiễn tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Phú Minh Trí
- ĐỀ xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB trong Công ty TNHH thương,
mại và dịch vụ Phú Minh Trí nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xảy ra
trong quá trình kinh doanh hướng tới mục tiêu mở rộng hoạt động của doanh nghiệp
3, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
~ Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và ai Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Phú
.4 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo cứu tài liệu
Trang 12~ Phương pháp phân tích so sánh để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu, từ
đồ đưa ra các giải pháp
5, Bố cục đề
~ Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn gồm có 3 chương:
~ Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp
~ Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu
tiền tại công ty TNHH thương mại và dich vụ Phú Minh Trí
~ Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ trong
chủ trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH thương mại và dich vụ Phú Minh Trí
.6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hiện nay, nghiên cứu về vấn đề kiểm soát nội bộ trong chu trình bán
hàng và thu tiền khá phổ biến Bán hàng và thu tiền là mục tiêu cuối cùng của bất cứ doanh nghiệp nào, nó đánh giá toàn bộ hiệu quả của quá trình hoạt động kinh doanh Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu cùng chủ đề kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền Cụ thể:
'Nghiên cứu của Nguyễn Thanh Trang (2015), Luận văn đã nghiên cứu,
khảo sát đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB với 5 yếu tố cấu thành là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thơng, thủ tục kiểm sốt và hoạt động giám sát Luận văn có nghiên cứu sâu về kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp ngành năng lượng và dầu khí ở nhiều nước trên thế giới để rút ra bài học cho Việt Nam Luận văn cũng trình bày khá rõ ràng đặc điểm của ngành địch vụ kỹ
Trang 13
thuật dầu khí ảnh hưởng tới việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB cũng như những rủi ro mà loại hình doanh nghiệp này phải đối mặt Tuy nhiên các
giải pháp đưa ra còn mang tính định hướng chung chung mà chưa hướng đến
ngăn ngừa các rủi ro mà tác giả đã nhận diện trước đó
Nghiên cứu của Đỉnh Hoài Nam (2016), đã hệ thống hóa được những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống KSNB Trên cơ sở đó làm rõ những đặc
điểm cơ bản của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp theo mô hình công ty
mẹ - công ty con với các yếu tố cấu thành là: mơi trường kiểm sốt, hệ thống
kế toán, và thủ tục kiểm soát Tác giả đã tập trung nhắn mạnh đến những điểm khác biệt giữa hệ thống KSNB của một doanh nghiệp đơn lẻ với hệ thống KSNB của các doanh nghiệp trong tổ hợp doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con Trình bày kinh nghiệm quốc tế, từ đó rút ra những bài học
kinh nghiệm đối với việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB trong các
doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Việt Nam hiện nay Luận văn đã chỉ rõ những đặc điểm chính của các doanh nghiệp trong Tổng
công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị ảnh hưởng đến hệ thống KSNB Đồng thời, tác giả đã nhận diện và phân tích những rúi ro có ảnh hưởng trọng yếu đến các mục tiêu của hệ thống KSNB của các doanh nghiệp trong Tổng công
ty Luận văn cũng đã trình bày thực trạng hệ thống KSNB của các doanh nghiệp trong Tổng công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị thông qua các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB, đó là: mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán, và thủ tục kiểm soát Từ đỏ phân tích, đánh giá rút ra được những ưu điểm và
những hạn chế mà các doanh nghiệp cần khắc phục và hoàn thiện đảm bảo đạt
của hệ thống KSNB Luận văn đã đề xuất các giải phí
hoàn thiện cụ thể hệ thống KSNB theo từng yếu tố cấu thành Những gì
pháp này được đưa ra trên cơ sở phân tích, đánh giá cụ thể, có căn cứ khoa
học, phù hợp với thực tÉ, cô tính khả thỉ và giá trị ứng dụng lâu dài ĐỀ thực
được các mục
Trang 14của luận văn cũng chưa phân biệt được các khái niệm kiểm soát, KSNB, hệ thống KSN Hơn nữa, tổ chức hoạt động kinh doanh dưới mơ hình Tập đồn
ở nước ta là một vấn đề không còn mới mẻ nhưng trong quá trình hoạt động, trong thời gian qua vẫn bộc lộ nhiều mặt hạn chế Luận văn này vẫn chưa đưa ra được giải pháp về hoạt động đánh giá rủi ro, là một thành phần quan trọng, có ý nghĩa định hướng ban đầu cho việc ban hành các thủ tục kiểm soát hay tổ
chức thực hiện công tác kiểm soát trong doanh nghiệp
Nghiên cứu của Nguyễn Thanh Thủy (2017), Luận văn đã hệ thống hóa
các quan điểm về hệ thống KSNB và cũng đã chỉ ra được các rủi ro có thể xảy
ra gây ảnh hưởng đến hoạt động của cả Tập đoàn cũng như ảnh hưởng đến 3
lĩnh vực hoạt động chính là sản xuất, truyền tải và kinh doanh điện năng Trên
cơ sở thực hiện điều tra khảo sát, tác giả đã thu thập được những thông tin co
bản phản ánh thực trạng hệ thống KSNB của Tập đoàn Điện lực Việt Nam
dựa trên cơ sở phân tích năm yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB Từ đó đề xuất các phương hướng, giải pháp dé hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tập đoàn
Điện lực Việt nam trên phương diện thiết kế và vận hành hệ thống KSNB
nhằm ngăn ngừa, hạn chế tới mức thấp nhất ảnh hưởng của rủi ro đến các mục
tiêu của hệ thống KSNB Tuy nhiên luận văn chưa nghiên cứu đầy đủ về tắt
cả các yếu tố HTKSNB hướng đến quản trị rủi ro, ví dụ như chưa nghiên cứu về MTKS hướng đến quản trị rủi ro, trong đó có văn hóa quản trị rửi ro
"Nghiên cứu của Nguyễn Thị Thúy Hà (2019), Trong luận văn tác giả đã
Trang 15thông tin và trao đổi thông tin, giám sát Để kiểm chứng độ tin cậy số liệu của
phương pháp trên, tác giả đã sử dụng phần mềm SPSS để tổng hợp Tác giả
cũng đưa ra hệ thống chỉ tiêu để đánh giá kết quả KSNB tai đơn vị Những chỉ
tiêu này đều dựa trên các 17 nguyên tắc của Khung báo cáo COSO 2013 Luận văn được tác giả sử dụng phương pháp định tính là chủ yếu Vì sử dụng, phương pháp định tính nên luận án chủ yếu sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp chuyên gia, phương pháp phỏng vấn, phương pháp so sánh và
phân tích Từ đó, tác giả đưa ra các nguyên tắc cơ bản để xây dựng cho doanh
nghiệp trong quá trình hoàn thiện hệ thống KSNB phù hợp với mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp hiện có Bên cạnh đó luận văn cũng còn có điểm
hạn chế, đó là nghiên cứu của tác giả là nghiên cứu để xây dựng hệ thống
'KSNB chung mà chưa đưa ra hệ thống các quy trình cho từng bộ phận
Nghiên cứu của Nguyễn Thị Thanh (2019), Luận văn đã xác định được
những đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa có ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Trên cơ sở đó xây dựng các tiêu chí đánh giá kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, xây dựng được mô hình xem xét tác động đến tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Luận văn cũng đã trình bày và phân tích đặc điểm của các doanh
nghiệp sản xuất giấy nhỏ và vừa miền Bắc Việt Nam có ảnh hưởng đến kiểm
soát nội bộ, phân tích các rủi ro trọng yếu có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ
tại các doanh nghiệp sản xuất giấy nhỏ và vừa miền Bắc Việt Nam Luận văn
đã khảo sát, phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản
xuất giấy nhỏ và vừa miền Bắc Việt Nam thông qua việc sử dụng các phương
pháp nghi
hưởng đến kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất giấy nhỏ và vừa
miền Bắc Việt Nam để đánh giá cụ thể từng yếu tố cấu thành của kiểm soát
Trang 16
những ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tổn tại, hạn chế đó Luận
văn cũng khẳng định ảnh hưởng của của các nhân tố đến tính hữu hiệu của
kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động trong doanh nghiệp nhỏ và vừa trên cơ sở kết quả kiểm định thực nghiệm 110 doanh nghiệp sản xuất
giấy nhỏ và vừa miền Bắc Việt Nam; từ đó thấy rõ sự cần thiết phải đầu tư, tăng cường vai trò kiểm soát nội bộ nhằm đạt mục tiêu hoạt động của các n Bắc Việt Nam Luận văn đưa ra
một số khuyến nghị và giải pháp để các doanh nghiệp sản xuất giấy nhỏ và
doanh nghiệp sản xuất giấy nhỏ và vừa mi
vừa miền Bắc Việt Nam tham khảo, vận dụng trong quá trình xây dựng và
hồn thiện kiểm sốt nội bộ nhằm đạt mục tiêu hoạt động trong các doanh
nghiệp nhỏ và vừa Luận văn cũng đưa ra điều kiện và các bước để thực hiện
các giải pháp ở những doanh nghiệp nhỏ và vừa này Bên cạnh đồ luận văn
cũng có hạn chế đó là mẫu nghiên cứu của luận văn không lớn (110 doanh
nghiệp nhỏ và vừa), nghiên cứu giới hạn ở những doanh nghiệp sản xuất giấy
nhỏ và vừa miền Bắc Việt Nam với hình thức sở hữu là công ty TNHH, công
ty cổ phần (không xét đến các doanh nghiệp có vốn nước ngoài, doanh nghiệp
tư nhân) nên tính khái quát chưa được cao
Như vậy có thể thấy có khá nhiều đề tài liên quan đến hoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộ Các nghiên cứu trên đều cho thấy, có mồi liên hệ chặt chẽ giữa KSNB và các yếu tố cấu thành KSNB v‹
doanh nghiệp KSNB có tác động thuận chiều tới hiệu quả hoạt động, điều đó
cho thấy trong các doanh nghiệp nếu KSNB hoạt động hữu hiệu sẽ giúp nâng
cách khác sự yếu kém hay thiếu sót của
'KSNB đều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Vì
Trang 17KSNB sao cho có hiệu quả Trong quá trình làm đề tài luận văn của mình tác
giả đã kế thừa những nghiên cứu từ các đề tải trên kết hợp với việc tìm hiểu
thực trạng kiểm sốt nội bộ tại cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ Phú
Minh Trí, luận văn đưa ra các giải pháp góp phần hoàn thiện kiểm soát nội bộ
nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận, sai sót có thể xảy ra Tuy nhiên mỗi đơn vị
sẽ có những đặc thù khác nhau, việc hoàn thiện hệ thống
cũng mang những đặc thủ riêng
Trang 18
BAN HANG VA THU TIEN TRONG CAC DOANH NGHIEP
1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THÓNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
'Kiểm soát là các biện pháp đối với đối tượng kiểm soát dé bảo đảm đối
tượng kiểm soát nằm trong giới hạn nhất định Đối tượng kiểm soát của kiểm soát nội bộ là rủi ro và mức
hạn chính là mức rủi ro có thể chấp nhận
được Vậy chúng ta cần tìm hiểu rủi ro là gì Rủi ro là khả năng một sự kiện
liệt hại cho đơn vị hoặc làm cho đơn vị không đạt được mục
tiêu Rủi ro luôn tồn tại trong mọi hoạt động và không bao giờ triệt tiêu Do
sẽ xây ra và gây
vậy, kiểm soát nội bộ đóng một vai tr thiết yếu trong mọi tổ chức
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm sốt
ln giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, do đó các nhà quản lý
thường quan tâm đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ
hữu hiệu nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức Từ đó việc thiết lập hệ thống KSNB tại mỗi doanh nghiệp trở thành một nhu cầu thiết yếu Ngày nay vẫn có nhiều quan điểm được thừa nhận về KSNB, có thể kể đến như sau:
Theo quan điểm của IFAC (chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400) Hé
thắng kiểm soát nội bộ là một hệ thông gôm các chỉnh sách, tiêu chuẩn, thủ
tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cưng cắp một sự đâm bảo hợp lý trong việc
thực hiện các mục tiêu sau:
~ Đảm bảo độ tin cậy và trung thực của thông tin
~ Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ dục, luật pháp và
Trang 19"
~ Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản
~ Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lý
“Theo quan điểm này thì hệ thống KSNB được chia thành 2 yếu tố: Môi
trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin và các thủ tục kiểm soát
“Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA-Ban hành kèm theo
“Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài Chính) thì hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa:
“Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám Đốc và các cá
nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy tri dé tạo ra sự đảm bảo hợp ý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp
luật và các quy định có liên quan” Thuật ngữ “kiểm soát” được hiễu là bắt
cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của COSO, mô hình KSNB của COSO được ban hành
lần đầu tiên vào năm 1992 và có những sửa đổi, bỗ sung năm 2004 Từ đó đến
nay COSO cũng có ban hành các văn bản để hoàn thiện và hướng dẫn sử dụng, mô hình Năm 2006 COSO ban hành báo cáo COSO về kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính của các doanh nghiệp nhỏ đến năm 2009 COSO chính
thức ban hành báo cáo về những quy định hướng dẫn về giám sát hệ thống, kiểm soát nội bộ nhằm bổ sung và nêu rõ hơn thành phần giám sát của một doanh nghiệp Và trong lần điều chỉnh sửa đổi gần đây của COSO 2013 thì kiểm soát nội bộ được hiểu là:
'Theo COSO (2013) (Committed Of Sponsoring Organization): “KSNB la
một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đằng quản trị, ban quản lý
và các nhân sự khác, được thiết kế để dem lại một sự đảm bảo hợp lý đối việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với
Trang 20
“Theo tác giả Đường Nguyễn Hưng (2016), dựa trên khuôn khổ COSO (2013) định nghĩa, kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết lập và vận
hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để
đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động,
mục tiêu báo cáo và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan
“Theo định nghĩa về kiểm soát nội bộ trên ta thấy có 4 khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tỉ
~ KSNB là một quá trình, bởi: Hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được 'vận hành liên tục ở tắt cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp
~ KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: Vì K§NB khơng chỉ là
những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập, mà phải bao gồm
cả yếu tố con người - Hội đồng quan trị, Ban giám đốc, nhân viên của tổ chức Chính con người đặt ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng hướng tới các mục tiêu đã định
~ Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cắp một sự đảm bảo hợp lý cho
ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Nguyên nhân là do luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của on người khi vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện
được mục tiêu; hoặc sự thông đồng của các cá nhân; sự lạm quyền của nhà
quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chỉ phí thiết lập nên hệ thống KSNB ~ Các mục tỉ
¡: Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới
(mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong,
Trang 211
+ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính và cả báo cáo phi
phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tải chính mà mình chính: đơn vị
cung cấp Và đáp ứng được kỳ vọng ngày càng cao của các bên liên quan về năng lực điều hành và trách nhiệm giải trình của nhà quản lý, trong đó có
trách nhiệm báo cáo, quản trị rủi ro, ngăn chặn và phát hiện gian lận tại đơn
vị:
+ Nhóm mục tiêu về tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ theo luật và quy định
Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối: nhóm
mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cỗ đông, nhà đầu tư
và chủ nợ: nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các co quan
quản lý
Nhìn chung, các định nghĩa về hệ thống KSNB nêu trên cơ bản đồng
nhất với nhau đó
Thứ nhất, các khái niệm hệ thống KSNB nhắn mạnh đến việc tổ chức hệ thống kiểm soát với các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập và vận
hành trong mối liên hệ chặt chẽ với nhau để đạt được các mục tiêu đơn vị đặt ra hơn là thể
c thực hiện một hoạt động hay một số các hoạt động kiểm soát cụ
Thit hai, các mục tiêu cơ bản của hệ thống KSNB nhằm đảm bảo sự tuân thủ pháp luật va các quy định, đảm bảo sự tỉn cậy của BCTC, bảo vệ tải sản ‘va đảm bảo hiệu quả hoạt động của đơn vị
Một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp đem lại nhiều lợi ích cho đơn vị
‘Théng thường hệ thống này sẽ được hoàn thiện cùng với sự phát triển của
doanh nghiệp nhằm mục đích: Giảm thiểu nguy cơ gây ra rủi ro trong sản xuất
kinh doanh (các sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch,
Trang 22“Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn
cứ quan trọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý Như vậy, các thông,
tin cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời về thực trạng hoạt động,
phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tải chính
Các BCTC được lập và trình bảy theo quy định của pháp luật Đây là một vấn đề thuộc trách nhiệm của người quản lý Nếu thông tỉn tài chính
không trung thực, người quản lý có thể chịu trách nhiệm trước Nhà nước hoặc
bên thứ 3 về các tổn thất gây ra cho họ
~ Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp được thiết kế phải đảm
bảo thực hiện các chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, cụ thể:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp
+ Đảm bảo việc ghỉ chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập
BCTC trung thực và khách quan
~ Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa
sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và
sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp
Trang 23
17
Ngoài ra tính hiệu quả còn được thể hiện qua việc sử dụng các nguồn lực của đơn vị, kể cả nguồn nhân lực một cách tối tru Nếu phương tiện được sử dụng lăng phí, năng suất làm việc thấp hoặc các công việc không được cân
nhắc cẩn thận về chỉ phí - lợi ích cuối cùng đơn vị sẽ bị ảnh hưởng Do đó, để đảm bảo hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, cần có các tiêu chuẩn, định mức hoạt động
Hiệu lực và
quả của các hoạt động phụ thuộc rất nhiều vào sự trung
thực và độ tin cậy của các thông tin hoạt động của đơn vị Các thông tỉn
được thu thập thông qua các báo cáo của các cấp liên quan đến mọi hoạt động
của đơn vị: chỉ phí, sản lượng, lao động, năng suất, Các thông tin này là cơ: sở cho các quyết định kinh tế của đơn vị Nếu các thông tin này không trung
thực và đáng tin cậy, chúng sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của
đơn vị
1.1.3 Các yếu tố eơ bản cũa hệ thống kiểm soát nội bộ
'Khi tiếp cận hệ thống KSNB là công cụ để thực hiện chức năng KSNB
trong quản lý doanh nghiệp với các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết
lập, vận hành tại đơn vị có mối liên hệ chặc chẽ cùng trong một thể thống
nhất thì các bộ phận không cùng bản chất sẽ bị loại trừ Với quan điểm tiếp
cận như vậy, trong nhiều tài liệu nghiên cứu về hệ thống KSNB đều đi đến thống nhất hệ thống KSNB được cấu thành bởi 5 thành phần Nội dung cụ thể
của từng bộ phận cấu thành hệ thống KSNB như sau: Mơi trường kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và trao đổi thông tin, Giám
Trang 24(Nguén: The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)
Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các liễm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban giám đốc liên
m soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị
“Theo báo cáo của COSO năm 2013 (COSO, 2013) 1 hệ thống kiểm soát
nội bộ gồm có 5 nguyên tắc như sau:
~ Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức Sự cam kết này được thể hiện thông qua việc người quản lý
thiết lập các chuẩn mực đạo đức, giám sát sự tuân thủ chuẩn mực đạo đức và
đưa ra các biện pháp chắn chỉnh kịp thời về những hành vi vi phạm Bên cạnh
đó, người quản lý cũng cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các
Trang 2519
~ Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ Để giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ, Hội đồng quản trị
cần hiểu đặc điểm hoạt động kinh doanh, hiểu kỳ vọng của các bên có liên
quan Hội đồng quản trị phải có đủ các thành viên độc lập để giám sát hoạt
động của người quản lý
~ Nguyên tắc 3: Người quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị
cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyển
hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị
Cơ cấu tổ chức cần phù hợp với đặc điểm của đơn vị (trong đó gồm việc
miêu tả, phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị),
thiết lập các loại và cách thức báo cáo (gồm cả việc truyền thông), quy định
về trách nhiệm, quyển hạn của từng cấp
~ Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực, thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực
phù hợp với mục tiêu của đơn vị
'Nhà quản lý cần xây dựng và công bố các chính sách và thủ tục về việc
tuyển dụng, huấn luyện, phát triển nhân viên trong đơn vị Người quản lý
cũng cần đánh giá định kỳ về năng lực của nhân viên, thông qua bộ phận bên
trong tổ chức hoặc thông qua đơn vị, cá nhân bên ngoài đơn vị
~ Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo
cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức
lực hiện điều này, Ban giám đốc và Hội đồng quản trị cần thiết lập
cơ chế báo cáo, trong đó cần quy định trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận
trong việc báo cáo về kết quả hoạt động và đưa ra các biện pháp sửn đổi phù
hợp, ban giám đốc phải thiết lập các biện pháp đánh giá kết quả ở các cấp
khác nhau trong đơn vị
Trang 26
5 Đánh giá rãi ro
Rủi ro luôn tồn tại trong mọi hoạt động của tổ chức Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu
hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết định quản lý rủi ro như
thế nào
Theo COSO 2013, các bước đánh giá rủi ro được tổng hợp thành nguyên
tắc 6 và nguyên tắc 7 Thêm vào đó, COSO 2013 còn tổng hợp thêm hai
nguyên tắc 8 và 9 để xem xét đến các gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro làm cho mục tiêu đơn vị không đạt được và đánh giá những thay đổi của môi
trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể các nguyên tắc này
như sau:
~ Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục
của đơn vị Các mục tiêu của đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và chỉ phí chính cho người bên ngoài và người bên trong, mục tiêu tuân thủ
~ Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận điện rủi ro trong việc đạt được mục
tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được
quản trị Bên cạnh đó, đơn vị cũng phải thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro liên quan đến từng bộ phận trong đơn vị Các rủi ro đã được nhận diện sau đó cần hợp nhất, chấp
được phân tích để đưa ra các biện pháp đối phó với rủi ro
nhận rũi ro, giảm thiểu rủi ro, tránh né rủi ro, kiểm soát rủi ro
~ Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiểm tàng khi đánh
rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị
Các loại gian lận tiềm tàng bao gồm: lập báo cáo tài chính gian lận, biển
Trang 27a
Bên cạnh các loại gian lận nêu trên, cần chú ý cả hành vi hối lộ và hành vỉ người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ Sự khống chế hệ thống
kiểm soát nội bộ thường được mô tả là hành động người quản lý vượt qua
khỏi các hoạt động kiểm soát đã được thiết lập
~ Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi
trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ Các thay đổi bao gồm thay đổi từ mơi trường bên ngồi (kinh tế, chính trị ), thay đổi từ cách thức kinh
doanh (loại kinh doanh é
thái độ và triết lý của người quản lý về hệ thống kiểm soát nội bd
j, kỹ thuật lớn ) thay đổi từ cách thức quản lý, từ e Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Mục đích chính của các chính sách và
thủ tục là giúp thực hiện những hành động để kiểm soát các rủi ro có thể xảy
ra đối với tổ chức
‘Theo COSO 2013 các hoạt động kiểm soát sẽ được tổng hợp lại thành 3 nguyên tắc:
~ Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát
rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận
để giảm t được
Người quản lý phải nghiên cứu các nhân tố về môi trường, về tính phức tạp, về bản chất, phạm vi hoạt động kinh doanh khi chọn lựa thiết lập các hoạt động kiếm soát Khi thiết lập hoạt động kiểm soát, cần chú ý các kiểm soát phải phù hợp với từng bộ phận, từng quy trình Ngoài ra cần tách bạch các
chức năng không được phép kiêm nhiệm Một số hoạt động kiểm soát tiêu
biểu là:
Trang 28+ Kiểm tra, đối chiếu, ví dụ so sánh hai hay nhiều khoản mục với nhau
hay so sánh giữa thực tế với kế hoạch, với chính sách được thiết lập -+ Kiểm soát vật chất
+ Lép bảng chỉnh hợp + Soát xết của người quản lý
~ Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát
chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu
hệ giữa chu trình kinh doanh của đơn ¡nh lương, mua hàng, bán hàng) với đặc điểm xử lý thông tỉ lập
các hoạt động kiểm soát phù hợp (kiểm soát chung trong môi trường tin hoc,
kiểm soát ứng dụng) Bên cạnh đó, để đảm bảo tính chính xác, ding tin cậy
của việc xử lý thông tin, cần chọn lựa và phát triển cơ sở hạ tầng thông tin
thích hợp
~ Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên
các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục, trong đó phân
định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân (kể cả trách nhiệm báo
cáo cho từng cấp quản lý)
Muốn hệ thống kiểm soát vận hành tốt, cằn có các nhân viên có năng lực, thực hiện các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập Định kỳ, người quản lý
Người quản lý cần nghiên cứu mối
cấp cao phải duyệt xét lại các hoạt động kiểm soát để xem xét liệu chúng có còn thích hợp và thay thế chúng khi cần thiết
'Các hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị bao gồm:
~ Sự phân chia trách nhiệm: Việc phân chia trách nhiệm là công việc
trọng yếu trong kiểm soát nội bộ để ngăn ngừa gian lận và sai sót, đảm bảo
nguyên tắc phân công, phân nhiệm
~ Các thủ tục phê chuẩn: Tắt cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được
Trang 293
với phê chuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ
một cách cụ thể
~ Kiểm soát chứng từ, sổ sách:
+ Kiểm soát chứng từ: (1) — Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; (2) — Đánh số trước liên tục; (3) Lập kịp thời; (4) = Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học; (5) Bảo quản và lưu chữ chứng từ
+ Kiểm soát số sách: (1) = Thiết kế số sách; (2) ~ Ghi chép kịp thời,
chính xác; (3) ~ Bảo quản và lưu trữ
~ Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách
sử dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin Kiểm kê đúng giá trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó
~ Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực
các biến động bắt thường,
hiện các loại thủ tục kiểm soát, để có thể phát tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời
“4 Thông tìn và trao đỗi thong tin
“Thông tin và trao đổi thông tin là điều kiện không thể thiếu trong việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt của đơn vị thơng qua việc
hình thành các báo cáo để cung cắp thông tin về các hoạt động cho các đối
tượng sử dụng cả bên trong và bên ngoài đơn vị
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thơng tin kế tốn là phân hệ quan
trọng trong hệ thống thông tin của đơn vị Yêu cầu về chất lượng của thông tin phải là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện
~ Trao đổi thông tin: Là một thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng
được nêu ra để nhắn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin, đảm bảo các
kênh thông tin trong nội bộ được tổ chức một cách hữu hiệu, đồng thời các ¡¡ cũng được tiếp nhận, phản hồi trung thực, đầy đủ, kịp thời
thông tin bén ng
Trang 30Các yếu tố của hệ thống thông tin này theo COSO 2013 đã được hệ
thống thành 3 nguyên tắc như sau:
~ Nguyễn tẮc 13: đơn vị phải thu thập (hay tự tạo) và sử dụng các thông
tin thích hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của kiểm soát nội bộ Quá trình này được thực hiện thông qua các bước:
+ Nhận diện các thông tin cần thu thập: người quản lý cần nhận diện
những thông tỉn cẩn thiết hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu của đơn vị + Thu thập các dữ liệu từ bên trong và bên ngoài đơn vị
+ Xử lý các dữ liệu để tạo thành thông tin có chất lượng Chất lượng
thông tin được biểu hiện thông qua việc có thể thu thập thông tin một cách
chuẩn xác, kịp thời, toàn vẹn Quá trình xử lý thông tin cần cân đối giữa chỉ
phí và lợi ích
~ Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tỉn cẩn thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát Các đối tượng phải được truyền thông bao gồm: nhân viên, người quản lý, Hội đồng quản trị Để truyền thông
kịp thời, cần thiết lập nhiều kênh thông tin khác nhau, chẳng hạn đường dây
nóng hoặc các kênh thông tin phụ nếu kênh thông tin thông thường không
hoạt động hữu hiệu, chẳng hạn email, website Việc sử dụng phương thức
truyền thông nào phụ thuộc vào tính chất thông tin
~ Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngồi ìm sốt nội bộ như cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cắp Ngoài ra cần có kênh thông tin mở để thu
các thông tin liên quan đến hoạt động
nhận ý kiến từ các đối tượng này và tổ chức nhiều kênh thông tỉn khác nhau
để thu nhận thông tỉn, chẳng hạn đường dây nóng, hoặc các kênh thông tỉn phụ nếu kênh thông tin thông thường không hoạt động hay không hữu hiệu
'Việc sử dụng phương thức truyền thông nào phụ thuộc vào tính chất thông
Trang 31« Giám sát
Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của
KSNB trong từng giai đoạn Điều quan trọng trong giám sát là phải đánh giá 'KSNB có được thiết lập và vận hành hữu hiệu hay không, và có cần thiết phải sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không Để đạt hiệu quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát định kỷ ~ Giám sát thường xuyên: Là xem xét các báo cáo hoạt động, tiếp nhận góp ý của khách hàng, nhà cung cấp ~ Giám sát định kỳ như kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, chương trình đánh giá độc lập
Để giúp nhà quản lý dễ dàng thực hiện việc giám sát chất lượng hệ thống
kiểm soát nội bộ của đơn vị COSO 2013 cũng tổng hợp các yếu tố của giám
sát thành 2 nguyên tắc:
~ Nguyên tẮc l6: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh
giá liên tục hoặc định kỳ nhằm bảo đảm rằng các bộ phận cấu thành của kiểm
soát nội bộ là hiện hữu và đang vận hành đúng
'Do mục tiêu và rủi ro của đơn vị luôn thay đổi, các hoạt động kiểm soát có thể trở nên lỗi thời hay không còn phù hợp Hoạt động giám sát sẽ giúp đánh giá liệu các hoạt động kiểm soát có còn phù hợp không và liệu có nên thay đổi không,
~ Nguyên tắc 17: Phải đánh giá và thông báo những khiếm khuyết của
kiểm soát nội bộ kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm như nhà quản lý
và Hội đồng quản trị để có biện pháp khắc phục
'Như vậy, một hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành hiệu quả khi nó
giảm thiểu được tối đa các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Và khi thiết lập và vận hạnh hệ thống KSNB thì không thể
Trang 32bỏ qua mối quan hệ giữa chỉ phí bỏ ra và lợi ích đạt được Do vậy việc đưa ra một phương pháp toàn diện, nhất quán để đánh giá chất lượng hệ thống
'KSNB, có tính đến chỉ phí bỏ ra va lợi ích đạt được là một yếu tố vô cùng cần thiết Các phương pháp đánh giá được thiết kế phải lưu ý đến những vấn đề sau:
~ Việc đánh giá hệ thống KSNB là sự kết hợp của 2 công việc: Đánh giá
về mặt thiết kế của hệ thống và đo lường được hiệu quả hoạt động của hệ
thống
~ Một hệ thống được thiết kế kém hiệu quả sẽ để lại nhiều khoảng trống
cho rủi ro có thể xuất hiện hơn là một hệ thống được thiết kế hiệu quả Do đó nếu một hệ thống được thiết kế không đầy đủ thì có thể sẽ không tính đến mối quan hệ giữa chỉ phí bô ra và lợi ích đạt được
~ Việc đánh giá về mặt thiết kế của hệ thống KSNB nên tính đến tắt cả
các mục tiêu liên quan đến giảm thiểu rủi ro của doanh nghiệp, trong đó có cả các thủ tục kiểm soát được thiết kế để đạt được các mục tiêu đó, bao gồm:
+ Sự thích ứng của các thủ tục kiểm soát hiện tại và khả năng của
chúng trong việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp
+ Tính đầy đủ của các thủ tục kiểm soát trong việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp
+ Tinh kip thời của các thủ tục kiểm soát trong việc đối phó với các sự
kiện mang tính tiêu cực
~ Việc đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống phụ thuộc vào các nhân tổ sau:
+ Sự sẵn có của các nguồn lực để thực hiện các thủ tục kiểm soát + Sự phù hợp của các thủ tục kiểm soát được thiết lập
Trang 332
lệc đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB phải dựa trên phương, pháp tiếp cận theo hướng rủi ro
1.1.4 Hạn chế của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập bởi con người và chính con người vận hành hệ thống này trong đơn vị Do đó hệ thống kiểm soát nội bộ
chắc chắn sẽ tồn tại những hạn chế nhất định Các hạn chế này bao gồm:
~ Hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng thể ngăn ngừa được các quyết định
đó
sai lầm của người ra quyết định và người thực thi quyết đị
~ Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa một cách triệt để sự
thông đồng giữa các đơn vị với cá nhân hay của các nhân viên với nhau ~ Hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng thể ngăn ngừa sự lạm dụng quyền
hạn của nhà quản lý, gian lận trong quản lý để thu được lợi ích cho đơn vị hay
của cá nhân
~ Nhà quản lý luôn có xu hướng cân nhắc giữa chỉ phí bỏ ra lợi ích thu
được, nếu chỉ phí bỏ ra cao hơn lợi ích thì có thể chính sách, thủ tục đó không, được thực hiện Do đó hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng được thực hiện hoặc được thực hiện nhưng không thể phát huy hết tác dụng của nó
~ Trong kinh doanh luôn có tình huống bắt thường, điều này vượt quá
tầm kiểm soát của hệ thống kiểm sốt nội bơ Do vậy hệ thống kiểm soát nội
bộ sẽ không được vận hành hoặc vận hành nhưng không mang lại hiệu quả như mong đợi
~ Do môi trường kinh doanh thay đổi, môi trường công nghệ thông tin
phát triển nhanh nên đòi hỏi các thủ tục kiểm soát bắt buộc phải được rà soát và điều chỉnh liên tục cho phù hợp nếu không sẽ làm cho nó mắt tác dụng và
đôi khi còn là trở ngại cho hoạt động của đơn
- Chính vì những hạn chế trên, nhà quản lý không thể tin tưởng hoàn
Trang 34
để nhà quản lý sử dụng điều hành đơn vị để đạt được mục tiêu đề ra chứ
không thể thay thế được nhà quản lý
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng phải thường xuyên xem xét, đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ để có những điều chỉnh kịp thời Khi nhà quản lý
thiết lập và vận hành tốt một hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng những giúp cho
đơn vị giảm thiểu các sai sót, gian lận mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, kinh doanh của đơn vị
Như vậy, cơ sở lý thuyết theo báo cáo COSO 2013 đã cung cấp một
khuôn mẫu làm cơ sở để cho nhà quản lý thiết lập các chính sách, thủ tục,
điều hành và kiểm soát hoạt động thực tiễn của đơn vị mình một cách hiệu quả nhất nhằm hướng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị mình
1.2 KIÊM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
‘TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Giới thiệu về chu trình bán hàng và thu tiền
« Giới thiệu Khai niệm
“Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt
động sản xuất kinh doanh, nó là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua
quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ + Đặc điểm
Chu trình có những đặc điểm sau:
~ Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tải sản nhạy cảm
Trang 3529
hàng bằng cách tăng hạng mức bán chịu, khả năng quản lý khoản phải thu
kém ) tỷ trọng loại tài sản này trong tổng tài sản có thể rất cao kéo theo sự ‘gia ting rai ro sai phạm lớn
Ban chat
Chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyển thu tiền
từ khách hàng Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán ) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng
hóa thành tiền
5 Chức năng,
'Với ý nghĩa: Bán hàng thu tiển là quá trình chuyển giao quyền sở hữu
của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng tiền giữa khách thể kiểm toán và khách hàng của họ, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu của người mua
hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền Hàng hóa và tiền
tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng, Tiền tệ là phương thức
thanh toán nhờ đó mà mọi giao địch thanh toán được giải quyết nhanh chóng “Chu trình bán hàng, chủ trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này ảnh
hưởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động Doanh nghiệp có bán được hàng hóa, dịch vụ hay không, nợ phải thu có được kiểm sốt tốt khơng, có bị tổn thất tài
sản không là mối quan tâm của nhà quản lý vì nó là nhân tố chính quyết
định hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Trong điều kiện kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt như hiện nay
để có được khách hàng thì đơn vị phải mở rộng bán chịu Do đó nợ phải thu
thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của đơn vị và có mức độ xảy
ra gian lận, sai sót ở chu trình này cũng khá cao
thu tiền
Trang 36
Do dé, 48 doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhà quản lý doanh nghiệp
cần quan tâm đến việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng - thu tiền của doanh nghiệp mình
Lập báo cáo | | Ghisổ
doanh thu Lu thu Tiếp Ghi nhận đơn Lập " số và đặt hàng, 4 ban va hóa Tà lập xét duyệt giao đơn a báo tín dụng hàng, cáo
Cung cấp, Theo doi
hang héa, —Ì thanh
dịch vụ tốn
Hình 1.1 Sơ đồ các chức năng chính của chu trình bán hàng và thư tin
~ Tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt tín dụng,
Đây là khâu đầu tiên của chu trình bán hàng và thu tiền, thường được
thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh Đơn đặt hàng của
khách hàng có thể được ghỉ nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách
hàng điền vào một mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các
yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại, điển vào mẫu đơn đặt hàng trên
trang web của công ty Yêu cầu của khách hàng phải được ghỉ nhận một
cách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng,
Trang 3731
'Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn
nhất định Do vậy, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công
nợ của khách hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi quyết
định chấp nhận đơn đặt hàng thanh toán sau Nếu một đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thường xuyên thì thông tin tín dụng liên quan đến khách
hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu của công ty Thông tin sẽ được tóm tắt trong bảng đánh giá khả năng chỉ trả (như là: xuất sắc, tốt, không tốt) hoặc là
một giới hạn tín dụng (ví dụ khách hàng chỉ được phép nợ tối đa 300.000.000đ) Nếu một đơn đặt hàng của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì nhân viên bán hàng phải báo cáo các nhà quản lý xem xét riêng cho từng trường hợp
Nếu lần bán chịu này sẽ làm tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn hạn
mức tín dụng cho phép, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán
bớt nợ cũ trước khi thực hiện đơn hàng mới Có thể nhận thấy, trong khâu này
bộ phận bán hàng và bộ phận kế tốn cơng nợ phải phối hợp chặt chẽ với nhau Biến động vẻ tình hình công nợ của từng khách hàng phải được kế toán
cập nhật kịp thời để cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác
¡p bộ phận bán hàng xử lý đơn đặt hàng Trong điều kiện hệ thống thông tin của doanh nghiệp được nối mạng máy tính, nhân viên bán hàng sẽ được phân quyền truy cập số dư công nợ của từng khách hàng để kiểm tra
~ Chuẩn bị hàng bán và giao hàng,
'Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần ph:
lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời
hàng Sau khi đơn hàng được duyệt, đến thời gian giao hàng, khách hàng có
thể nhận hàng tại kho hoặc doanh nghiệp giao hàng cho khách tại địa điểm chỉ
định Bộ phận giao hàng phải lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa
Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn Hàng
Trang 38
hóa có thể được vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải, các dịch vụ chuyển hàng, Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và đơn vị vận tải, trong đó thể hiện đầy đủ các thông tỉn liên quan đến các loại hàng hóa được gửi đi, là cơ sở để thanh toán cước phí vận chuyển và giải quyết các tranh chấp về sự thiếu hụt, hư
hỏng hằng hóa trong quá trình vận chuyển Các chứng từ chỉ phí liên quan đến việc vận chuyển sẽ được tập hợp và chuyển về phòng kế toán để thanh toán và theo dõi
~ Xuất hóa don cho khách hàng,
Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi hàng được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã ó đầy đủ chứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng đã hoản tất Sau khi kiểm tra, đối chiếu các chứng từ có liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa
đơn bán hàng ghỉ nhận hoạt động bán hàng Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán
của người mua Trên hóa đơn ghỉ rõ số lượng, đơn giá của từng loại, tổng giá
trị các loại hàng hóa tiêu thụ và các điều kiện thanh toán cũng như thuế
'GTGT Đây chính là chứng từ quan trọng nhất trong hệ thống nghiệp vụ bán hàng, được lập thành nhiều liên để gửi cho khách hàng, làm cơ sở để bộ phận
kế toán ghi nhận và hạch toán doanh thu, thuế GTGT, theo dõi các khoản phải thu khách hàng và lưu tại bộ phận lập hóa đơn
lập hóa đơn thường phải đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở: hữu của người mua để tránh trường hợp sai sót, nhằm lẫn phải sửa chữa Trên
thực tế, khi giao hàng cho khách tại kho của doanh nghiệp thì thời điểm
chuyển giao quyền sở hữu là khi hàng vừa được giao Trong trường hợp hàng hóa phải được vận chuyển đến giao tại kho của khách hàng, thời điểm chuyển
Trang 3933
~ Theo dõi các khoản phải thu của khách hing
“Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng khách hàng Có hai phương pháp tổ chức theo dõi phải thu của khách hàng: Phương pháp theo dõi
thanh toán theo từng hóa đơn và Phương pháp kết chuyển số dư
Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn: Khách hàng sẽ
thanh toán dứt điểm từng hóa đơn Bộ phận kế toán theo dõi trên số chỉ tiết công nợ khách hàng các khoản phải thu, đã thu và số dư nợ chỉ tiết theo từng
hóa đơn Phương pháp này cho phép theo doi tit ca các hóa đơn chưa thanh toán và phân tích chúng theo thời hạn nợ Ưu điểm của phương pháp này là
cung cấp thông tỉn rất cụ thể, rõ ràng và hỗ trợ cho chính sách chiết khấu bán
hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn theo từng hóa đơn
, phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn đòi hỏi
Tuy nhí
inh
độ kế toán cao, chỉ phí nhiều và chỉ có thể thực hiện được khi áp dụng tin hoc
hóa cơng tác kế tốn
"Phương pháp kết chuyên số dự: Bộ phận kế tốn khơng theo dõi thanh toán chỉ tiết theo từng hóa đơn bán hàng mà chỉ theo dõi tổng số dư đầu kì,
tổng số nợ phát sinh trong kì, tổng số tiền đã thanh toán và số còn nợ của mỗi khách hàng vào cuối kì Phương pháp này tuy đơn giản nhưng không hỗ trợ thực hiện chính sách chiết khấu bán hàng cũng như cung cắp thông tin về các khoản khách hàng chậm thanh toán
~ Nhận tiền thanh toán
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Khi
khách hàng mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, không cần ph¿ các khoản phải thu Trường hợp khách hàng thanh toán bing chuy
qua ngân hàng, bộ phận kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến
hành hạch toán vào các số kế toán và các tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng
Trang 40thời thông báo cho bộ phận kế toán theo dõi công nợ để cập nhật tình hình
thanh toán của khách hằng
1.2.2 Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng .œ Mục tiêu kiểm soát
Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng là ngăn ngừa các sai phạm, gian
lận có thể xảy ra như: ghỉ sổ thiếu các nghiệp vụ bán hàng, xuất hàng hóa khi
chưa có lệnh xuất hàng, số lượng của hàng xuất không đúng với yêu cầu số
lượng ở trên hợp ding tế Để đạt được các mục tiêu kiểm soát đó chu trình bán hàng cần thiết lập các chính sách và thủ tục cụ thể sau:
~ Tất cả hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa
điểm, số lượng và chất lượng được đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai
bên
~ Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi cắp có thẩm quyền
- Hóa đơn phải được lập chính xác và doanh thu phải được ghỉ nhận
trong kì kế toán thích hợp
~ Các khách hàng được phép mua chịu cần được xem xét kĩ về khả năng
tài chính và phải là những người đáng tỉn cậy
~ Tất cả các hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại được phê duyệt và ghỉ chép chính xác
.b Răi ro và các thủ tực kiễm soát
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình bán hàng thường tiềm ẩn
nhiều sai sót ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của chu trình Đó là bán
hàng không đúng, không đủ, không kịp thời cũng như không ghỉ nhận và báo
cáo đúng bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung báo cáo không
đầy đủ, không kịp thời, mẫu biểu báo cáo không phù hợp và không thống nhất
số liệu giữa các bộ phận Những sai sót xảy ra trong chu trình này có thể do