NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
1.1 Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp
Vào cuối thế kỷ 19, các công ty kiểm toán đầu tiên trên thế giới xuất hiện song hành với sự phát triển của nền kinh tế Dưới góc độ quản lý, nhiều tổ chức đã nghiên cứu và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán về kiểm soát nội bộ (KSNB), dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau.
Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (Ban hành ngày 06 tháng 12 năm
2012 theo thông tƣ số 214/2012-TT – BCTC của Bộ Tài Chính Việt Nam):
Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị và Ban Giám đốc thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị Quy trình này giúp đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Theo Luật Kế toán Việt Nam (Điều 39 số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ
Kiểm soát nội bộ là quá trình thiết lập và thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán, đảm bảo tuân thủ pháp luật Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, từ đó đạt được các yêu cầu đề ra.
Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (The Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO 2013) về
Trường Đại học Kinh tế Huế chống gian lận khi lập báo cáo tài chính Đây cũng là định nghĩa đƣợc chấp nhận rộng rãi hiện nay
Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ, đồng thời cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho tổ chức.
1.1.2 M ụ c tiêu h ệ th ố ng ki ể m soát n ộ i b ộ
Theo báo cáo COSO 2013 nhóm 3 mục tiêu chính doanh nghiệp hướng tới:
Nhóm mục tiêu về hoạt động được thể hiện qua hiệu quả và hiệu suất trong việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài lực.
Nhóm mục tiêu của báo cáo bao gồm cả báo cáo tài chính và phi tài chính, phục vụ cho người sử dụng bên ngoài và bên trong Công ty Mục tiêu chính là đảm bảo tính trung thực, hợp lý và độ tin cậy của các báo cáo mà đơn vị cung cấp.
Nhóm mục tiêu về tuân thủ tập trung vào việc đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành, bao gồm các quy định pháp luật được ban hành cũng như các quy định nội bộ của Công ty.
1.1.3 Vai trò h ệ th ố ng ki ể m soát n ộ i b ộ
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm ) Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông
Lập BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan
Trường Đại học Kinh tế Huế
1.1.4 Các b ộ ph ậ n c ấ u thành nên H ệ th ố ng ki ể m soát n ộ i b ộ
Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần chính: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát, tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Môi trường kiểm soát bao gồm các chuẩn mực, quy trình và cơ cấu tổ chức, giúp hướng dẫn mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp độ khác nhau thực hiện trách nhiệm và đưa ra quyết định hiệu quả.
Theo báo cáo năm 2013 của COSO, môi trường kiểm soát được thiết lập lại thành 5 nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1 nhấn mạnh tầm quan trọng của cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức trong tổ chức Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của nhân viên là nền tảng văn hóa tổ chức, bao gồm các quy định và chuẩn mực về cách ứng xử và truyền đạt thông tin Tính chính trực và hành vi đạo đức đóng vai trò quan trọng trong môi trường kiểm soát, ảnh hưởng đến thiết kế, vận hành, thực hiện và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập chuẩn mực doanh nghiệp và cần làm gương cho nhân viên tuân thủ các nguyên tắc đã đề ra Việc cân bằng lợi ích giữa nhà quản lý, nhân viên và cộng đồng là điều cần thiết Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) không chỉ phụ thuộc vào tính trung thực và đạo đức của nhà quản lý, mà còn vào toàn thể nhân viên trong đơn vị Do đó, nhà quản lý cần chú ý đến các vấn đề để giảm thiểu rủi ro và các tình huống không mong muốn có thể xảy ra.
- Loại trừ hay giảm thiếu áp lực hay cơ hội phát sinh gian lận
Để xây dựng các hướng dẫn về chuẩn mực đạo đức, cần truyền đạt thông qua văn bản Quy tắc ứng xử và tổ chức các buổi tập huấn trong nội bộ.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Thường xuyên khen thưởng và nêu gương những tấm gương tiêu biểu trong doanh nghiệp
Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB
Hội đồng quản trị cần duy trì sự độc lập đối với Ban điều hành để tăng cường hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Đồng thời, các thành viên trong Hội đồng quản trị cần có kinh nghiệm và năng lực chuyên môn phù hợp.
Hội đồng quản trị cần thực hiện kiểm tra và giám sát hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), đồng thời theo dõi việc đánh giá rủi ro từ các nhà quản lý Mục tiêu là đảm bảo doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra, bao gồm việc quản lý rủi ro phát sinh từ nội bộ và môi trường bên ngoài, như rủi ro gian lận và rủi ro liên quan đến sự kiểm soát của người quản lý đối với hệ thống KSNB.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành
2.1.1 L ị ch s ử hình thành và phát tri ể n
- Tên Công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH
- Địa Chỉ: Thôn Lại Thế, Xã Phú Thƣợng, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế
- Giám đốc: Trần Hữu Độ
Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3301368561 vào ngày 07 tháng 12 năm 2011, do phòng đăng ký kinh doanh Sở Kế Hoạch và Đầu tư Tỉnh Thừa Thiên Huế cấp Bắt đầu với quy mô khiêm tốn chỉ 80 mét vuông cho kho và văn phòng, cùng với vốn đầu tư hạn chế từ gia đình, anh Trần Hữu Độ đã nỗ lực vượt qua mọi khó khăn để xây dựng uy tín và thương hiệu cho công ty.
Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành, mặc dù mới thành lập, đã nhanh chóng vượt qua khó khăn ban đầu nhờ vào tầm nhìn và nỗ lực của Giám đốc cùng toàn thể nhân viên Từ quy mô kinh doanh nhỏ lẻ và truyền thống bán hàng trực tiếp, công ty đã xây dựng được uy tín và thu hút khách hàng Sản phẩm của công ty ngày càng được khách hàng tin dùng, tạo dựng hệ thống khách hàng vững chắc không chỉ tại thành phố Huế mà còn ở các huyện xa như A Lưới, Nam Đông.
Trường Đại học Kinh tế Huế thực phẩm, các chính sách pháp luật Nhà nước Việt Nam và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước
2.1.2 Phương châm hoạt độ ng
Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành luôn nhận thức rõ tầm quan trọng của khách hàng và nguồn nhân lực, từ đó hoạt động theo phương châm phục vụ và phát triển bền vững.
Khách hàng luôn là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh, với mỗi nhu cầu đều có giải pháp phù hợp nhằm tôn trọng và bảo đảm quyền lợi của họ Chúng tôi cam kết chinh phục khách hàng thông qua chất lượng sản phẩm và dịch vụ tối ưu Đồng thời, chúng tôi không ngừng nỗ lực tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới và thắt chặt mối quan hệ với khách hàng cũ.
Nhân lực được coi là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, vì vậy Tấn Thành luôn nỗ lực nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên Chúng tôi cam kết cải thiện môi trường làm việc thông qua việc trang bị thiết bị hiện đại, tạo không gian thoáng đãng và xây dựng văn hóa làm việc lành mạnh, nhằm phát huy tối đa thế mạnh của từng cá nhân.
Chuyên cung cấp các mặt hàng nhu yếu phẩm cho khách hàng trên khắp tỉnh Thừa Thiên Huế Các mặt hàng hiện tại của Công ty:
- Sữa: Sữa đặc, sữa nước, sữa bột…
- Yến Việt: yến hũ, cháo yến, nước yến lon,…
- Thực phẩm khô: Mỳ ý, nui,…
- Hóa mỹ phẩm: Mỹ phẩm, nước lau sàn, xịt phòng, kẹo con tàu…
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành)
Giám đốc là người quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm xác định phương hướng hoạt động, ban hành quy chế quản lý nội bộ và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày Họ cũng chịu trách nhiệm tuyển dụng lao động, quản lý tiền lương và quyền lợi của nhân viên Ngoài ra, giám đốc đại diện doanh nghiệp trong các quan hệ pháp luật và thực hiện các nghĩa vụ tài chính của công ty.
Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận điều vận
Kế toán nhãn hàng Nutifood
Thủ quỹ Bộ phận giao hàng Kho 1
Kế toán nhãn hàng Yến Việt…
Kế toán nhãn hàng Dầu ăn…
Kế toán nhãn hàng Bibica….
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bộ phận kế toán tại Công ty có chức năng chính là xử lý các nghiệp vụ hàng ngày và cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các bộ phận liên quan Bộ phận này chịu trách nhiệm trước Giám đốc về độ chính xác và tính trung thực của các báo cáo cũng như chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Phòng kế toán của Công ty TNHH thương mại & dịch vụ Tấn Thành hiện có 9 nhân viên, bao gồm 1 Kế toán trưởng, 1 Kế toán công nợ, 2 Kế toán kho, 1 Thủ quỹ và 4 Kế toán bán hàng, phục vụ cho 10 nhãn hàng chủ lực.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tính toán doanh thu, chi phí, thuế, công nợ, khấu hao và tài khoản cố định của doanh nghiệp Họ cũng lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán liên quan đến các loại thuế của doanh nghiệp.
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp Đối với nhà cung cấp, kế toán công nợ chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra nội dung hợp đồng và lên kế hoạch thanh toán các khoản công nợ đến hạn Đối với khách hàng, họ kiểm tra tính chính xác của các giao dịch bán hàng, theo dõi thanh toán tiền của người mua và lập kế hoạch thu hồi công nợ Đồng thời, kế toán công nợ cũng phân tích và đề xuất phương án giải quyết các khoản công nợ khó đòi cho cấp trên, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và duy trì dòng tiền ổn định.
Kế toán bán hàng đảm nhiệm việc kiểm tra, xử lý, theo dõi và ghi chép kịp thời tình hình bán hàng cũng như thu tiền hàng ngày Họ cần cập nhật và theo dõi tình trạng công nợ của khách hàng, các khoản dịch vụ và sản phẩm hàng hóa phải thu tiền Đồng thời, kế toán bán hàng cũng phải liên kết chặt chẽ với kế toán kho để so sánh và đối chiếu số lượng tồn kho, hóa đơn mua hàng, từ đó kiểm soát hàng hóa và thực hiện đơn đặt hàng một cách hợp lý.
Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát quy trình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa Họ theo dõi việc ghi chép hàng ngày của thủ kho và đảm bảo rằng thủ kho tuân thủ đầy đủ các quy định trong công việc Đồng thời, kế toán kho cũng kiểm tra sự sắp xếp hàng hóa theo đúng chủng loại và vị trí hợp lý để tối ưu hóa quy trình quản lý kho.
- Thủ quỹ: Thu đúng và đủ số tiền giao hàng và khách hàng nộp hàng ngày
Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị
Trường Đại học Kinh tế Huế
Kiểm soát mức tồn quỹ tiền mặt là rất quan trọng, bao gồm việc phân bổ và sử dụng hợp lý, cân đối giữa thu và chi để đảm bảo dòng tiền ra vào luôn hợp lý.
Bộ phận Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đồng thời chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn đặt hàng và giải quyết khiếu nại Dưới sự giám sát của Công ty, bộ phận này cũng tập trung vào việc mở rộng các kênh bán hàng tại khu vực được giao.
Bộ phận điều vận đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và quản lý hoạt động giao hàng, đảm bảo hàng hóa được chuyển đến đúng khách hàng, đúng địa điểm và đúng loại sản phẩm.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY
3.1 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành
3.1.1 Ưu điể m a Môi trường kiểm soát
Công ty đã tạo ra một môi trường làm việc với giao tiếp rõ ràng giữa nhân viên và Giám đốc, cũng như giữa các đồng nghiệp và phòng ban Tại đây, nhân viên tự tin trình bày quan điểm cá nhân, trao đổi thông tin một cách chính xác và biết lắng nghe để rút ra bài học cho bản thân.
Công ty luôn chú trọng đến công tác nhân sự bằng cách thường xuyên quan tâm và động viên nhân viên thông qua các hoạt động như thăm hỏi khi nhân viên và gia đình họ ốm đau, tổ chức sinh nhật cho nhân viên hàng tháng Bên cạnh đó, chính sách khen thưởng và kỷ luật được áp dụng kịp thời, tạo động lực làm việc cho đội ngũ nhân viên.
Công ty luôn chào đón nhân sự mới mà không yêu cầu kinh nghiệm hay bằng cấp, tạo cơ hội tuyệt vời cho sinh viên mới ra trường Điều này không chỉ mang lại làn gió mới mà còn xây dựng một môi trường làm việc năng động và tràn đầy sức trẻ.
Chính sách tiền lương bao gồm phần cứng dựa trên thâm niên và quy định của Nhà Nước, cùng với phần mềm được đánh giá theo vị trí công việc, thái độ làm việc và khả năng hoàn thành chỉ tiêu doanh thu hàng tháng Việc xác định rõ ràng từng khoản mục trong chính sách này giúp nhân viên có động lực làm việc tích cực, từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
Cơ cấu tổ chức được triển khai một cách cụ thể và rõ ràng, với sự phân công trách nhiệm chi tiết giữa các bộ phận, đặc biệt là giữa bộ phận Kế toán và Bán hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế quy trình Bán hàng – Thu tiền
Công ty xây dựng nguồn lực dự phòng cho các vị trí quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn khi có nhân viên nghỉ việc Trong phòng kế toán bán hàng, có chín nhân viên nữ, trong đó năm người đã có gia đình và đang trong độ tuổi sinh con Với quy mô nhỏ, việc tuyển thêm nhân viên sẽ làm tăng chi phí quản lý, do đó công ty yêu cầu kế toán trưởng phải đảm nhận tất cả các nhãn hàng, không chỉ giới hạn trong công việc hiện tại Điều này giúp kế toán trưởng có thể tạm thời đảm nhận công việc của nhân viên nghỉ để duy trì hoạt động cho đến khi có người thay thế.
Luôn chấp hành và thực hiện tốt nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước b Đánh giá rủi ro
Giám đốc Công ty thiết lập rõ ràng các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn, đồng thời xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, nhằm đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Để ngăn chặn và xử lý rủi ro, công ty thường xuyên tổ chức các cuộc họp đột xuất và định kỳ Đặc biệt, chu trình bán hàng và thu tiền là yếu tố quyết định đến doanh thu và lợi nhuận, vì vậy Giám đốc rất chú trọng đến hoạt động kiểm soát trong quy trình này.
Giám đốc đã thiết lập và vận hành các thủ tục kiểm soát quan trọng trong chu trình Bán hàng – thu tiền để ngăn chặn rủi ro có thể xảy ra.
Công ty đã chuyển đổi từ phương thức đặt hàng truyền thống sang sử dụng hệ thống quản lý kênh phân phối DMS, giúp giảm thiểu tình trạng đơn hàng ảo, sai thông tin khách hàng và sai đơn giá Đồng thời, điều này cũng giúp giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận kế toán trong việc xét duyệt đơn hàng.
Sử dụng hệ thống máy chủ và phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp hạn
Trường Đại học Kinh tế Huế chế được việc đánh cắp thông tin và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn hơn
Việc phân quyền phân hệ sử dụng và khóa sổ theo ngày giúp kiểm soát thong tin và tránh bị xóa các dữ liệu quan trọng
Trong quy trình bán hàng và thu tiền, các chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng, báo cáo giao hàng theo tuyến, hóa đơn GTGT, và phiếu thu đều phải được kế toán ký xác nhận Các chứng từ này được đánh số thứ tự và theo dõi, lưu trữ theo liên tại các bộ phận liên quan để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý.
Công ty sở hữu khu vực lưu trữ chứng từ khô ráo và an toàn, được tổ chức theo từng tháng và nhãn hàng cụ thể, giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết.
Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền trong công ty xây dựng được áp dụng hiệu quả, từ đó giúp hạn chế một số rủi ro nhất định.
Tiếp nhận và xử lý ĐĐH
- Hạn chế tiếp nhận những đơn hàng không có khả năng cung ứng tránh thất hứa, tạo hình ảnh xấu trong mắt khách hàng
Để giảm thiểu tình trạng giao hàng không thành công và chi phí vận chuyển phát sinh, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn Điều này không chỉ giúp khách hàng nhận được hàng hóa đúng thời điểm mà còn tránh tình trạng khách hàng từ chối nhận hàng hoặc không đặt hàng trong tương lai do sự chậm trễ.
- Tránh xảy ra sai sót về số lƣợng, mẫu mã, thời gian giao hàng khách hàng yêu cầu
Xuất kho và giao hàng
- Tránh việc tự ý xuất hàng dùng sai mục đích, xuất nhầm số lƣợng, chủng loại gây thất thoát tài sản của Công ty
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử, thuận tiện trong việc gửi và lưu trữ hóa đơn GTGT
Trường Đại học Kinh tế Huế đơn hàng
Thu tiền và Theo dõi nợ phải thu
Tại bộ phận thu tiền, hệ thống camera 360 độ cùng với máy đếm tiền được lắp đặt nhằm kiểm soát người nộp tiền và số tiền mà thủ quỹ thu, từ đó giảm thiểu sai sót và ngăn chặn mất mát tài sản.
