ĐƠN ĐẶT HÀNG
(Kiêm phiếu xuất kho …..) Ngày tháng năm 2021
Tên Khách hàng:……………………………………………….. Ngày đặt hàng:……….. Địa chỉ: ……………………………………………………….... Thời gian giao hàng:… Số ĐT …………………………………………………. ……… Hạn thanh toán:……… STT Sản phẩm ĐVT Số lƣợng Đơn giá Khuyến mãi Thành Tiền ( có VAT) 1 2 3 4 5 6 7 8
Tổng tiền thanh toán
Viết bằng chữ:
Khách hàng NVBH Thủ kho NVGH Kế toán
Chuyên phân phối:Sữa Nutifood, Yến Việt, Smart life, DKSH, Bibica, Dầu ăn con két, Đƣờng biên Hòa,
Cà phê Classic, Satori NPP TẤN THÀNH
Trụ sở chính: 379 Phạm Văn Đồng, Phú Vang, TT Huế VP kho: Tỉnh lộ 10 nối dài, Phú Mỹ, Phú Vang, TT Huế
SĐT: 0234 3679999 *DĐ: 0905 006 399 - 0905 006 399
- Hóa đơn GTGT nên đƣợc lập và gửi qua Mail ngay sau khi hàng hóa đã đƣợc giao cho khách hàng và đƣợc khách hàng xác nhận trên phiếu xuất kho tránh
tình trạng khách hàng từ chối nhận hàng, dẫn tới phải hủy hóa đơn khi xuất trƣớc. - Tách biệt chức năng bán hàng – thu tiền – thủ quỹ giúp hạn chế việc kế toán bán hàng chiếm đoạt số tiền thu đƣợc và xóa phiếu bán hàng trong ngày hơn nữa Cơng ty nên bổ sung thêm nhân sự thu tiền độc lập với thủ quỹ vì nếu một cá nhân
đảm nhận hai chức năng này thì khả năng xảy ra gian lận rất cao.
- Yêu cầu bộ phận giao hàng ký vào tất cả các chứng từ có phát sinh liên quan tới bộ phận tránh trƣờng hợp hàng hóa xuất kho khơng có chứng từ đảm bảo trách của bộ phận giao hàng đối với số lƣợng hàng hóa đã xuất ra.
- Chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu tổng hợp bán hàng và báo cáo giao hàng
nên đƣợc đóng dấu mọc “Đã xuất kho” hạn chế trƣờng hợp một đơn hàng nhƣng
xuất hai lần.
- Phiếu thu phải đƣợc lập thành 3 liên và chỉ có giá trị khi có chữ ký đầy đủ của thủ quỹ, ngƣời thu và ngƣời nộp tiền đồng thời đóng dấu mọc “ Đã thu tiền” khi thực hiện xong giao dịch. Kế toán sử dụng liên 2 vào phiếu thu trên hệ thống Misa, Thủ quỹ giữ liên 1 để ghi sổ quỹ, liên còn lại giao cho khách hàng. Cuối ngày tất cả các phiếu thu gốc phải đƣợc lƣu theo cuốn tại bộ phận kế toán.
- Lập khoản dự phịng phải thu khó địi hàng năm tránh trƣờng hợp mất kiểm
soát đối với các khoản nợ xấu không thể thu hồi.
- Đồng bộ hóa tồn bộ mã khách hàng theo khn mẫu chung, thuận tiện trong việc theo dõi và kiểm sốt cơng nợ khách hàng.
- Xây dựng chính sách và quy trình xóa sổ các khỏan nợ khơng thể thu hồi một cách chi tiết và cụ thể tránh việc chiếm đoạt tiền hàng, cho khách hàng vào danh sách nợ xấu và tự ý xóa sổ nợ.
- Xây dựng khả năng giám sát chéo giữa bộ phận kế toán hàng – bộ phận giao
Ví dụ:
- Bộ phận kế toán bán hàng – Bộ phận kho: Thực hiện đối chiếu độc lập số
liệu tồn kho hàng mỗi ngày thơng qua 3 hệ thống chính: Misa – Dms – Thực tế tại
kho đảm bảo số liệu kho luôn khớp đúng giữa các hệ thống trên. Khi có chênh lệch,
Thủ kho sẽ rà soát lại số lƣợng đơn hàng đã xuất kho thông qua phiếu xuất kho, Kế toán kho kiểm tra lại số lƣợng đơn hàng trên hệ thống Misa có bị bỏ ghi hay xóa sổ hay không?
d. Thông tin và truyền thông
- Xây dựng bộ phận quản lý thị trƣờng để có thể nắm bắt thơng tin bên ngồi một cách nhanh chóng và chính xác hơn: Nắm bắt các chiến lƣợc kinh doanh của đối thủ cạnh tranh, giá cá, khảo sát nhu cầu khách hàng, xử lý trực tiếp các vƣớng
mắc khách hàng vấp phải……
- Công ty nên xây dựng các kênh truyền thông (website, facebook,….) để quảng bá hình ảnh đơn vị từ đó khách hàng biết tới doanh nghiệp nhiều hơn.
- Ngồi Zalo, Cơng ty nên xây dựng và thiết kế ứng dụng quản lý nhà phân
phối từ xa. Tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đặt hàng và Giám đốc có thể nắm bắt thông tin các đơn hàng găp vấn đề một cách tổng quát bất cứ lúc nào thay
vì đợi báo cáo nhân viên giao hàng vào cuối ngày.
e. Giám sát
Hằng năm, Công ty nên thuê bộ phận kiểm toán độc lập, kiểm tra và đánh giá lại Hệ thống KSNB giúp phát hiện ra những rủi ro, những yếu kém trong khâu vận hành để từ đó xây dựng đƣợc hệ thống KSNB vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí, vừa mang lại đƣợc độ hiệu quả tối ƣu nhất, hệ thống phù hợp nhƣng phải đầy đủ các chức năng.
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Nếu nói khách hàng và nhân lực là nguồn tài nguyên quan trọng của doanh nghiệp thì hệ thống KSNB chính là nhân tố quan trọng để duy trì và phát triển hai nhân tố trên.Tuy nhiên hiện nay, đa số các doanh nghiệp vẫn chƣa xây dựng và vận hành vào chính doanh nghiệp của mình hoặc các doanh nghiệp đã xây dựng nhƣng
chƣa áp dụng triệt để hoàn toàn tại đơn vị. Nhận thấy thực trạng này, nên tôi đã thực
hiện đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại
Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành”. Các mục tiêu mà đề tài đã đạt
đƣợc nhƣ sau:
Một là, đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng – thu tiền.
Hai là, đề tài đã tìm hiểu thực trạng thiết kế và vận hành kiểm soát hệ thống
KSNB chu trình bán hàng - thu tiền thực hiện tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành.
Ba là, đề tài đã đề xuất một số giải pháp góp phần hồn thiện hệ thống kiểm sốt
nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành.
Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp, nền tảng, kiến thức bản thân
còn chƣa vững và một số lý do khách quan về quản lý thông tin nội bộ của Công ty
nên không thể nắm bắt đƣợc toàn bộ số liệu và chứng từ dẫn tới đề tài cịn tồn tài nhiều thiếu sót nhất định. Đề tài : “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành” nhƣng vẫn chƣa đi sâu vào phân tích đƣợc những lợi ích và hạn chế khi sử dụng & quản lý song song hệ thống bán hàng DMS và phần mềm kế tốn Misa. Bên cạnh đó, đề tài vẫn chƣa nghiên cứu đƣợc quy trình hạch tốn, phân tích hàng ứng trƣớc trả sau từ Cơng ty cho khách hàng ngay khi giao hàng.
2. Kiến nghị
Sau quá trình thực tập tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành, để đề tài
đƣợc hồn thiện hơn tơi xin kiến nghị hƣớng nghiên cứu tiếp theo nhƣ sau:
Kiểm sốt nội bộ có vai trị quan trọng trong việc quản lý, giảm sát hiệu quả hoạt động tại Cơng ty, do đó nếu có điều kiện về mặt thời gian sẽ tìm hiểu về kiểm soát nội bộ trong quá trình sử dụng hệ thống bán hàng DMS và Misa, góp phần hồn thiện nhất có thể đối với đề tài đang thực hiện.
Ngoài ra, để cũng cố thêm nền tảng kiến thức, kỹ năng cho sinh viên, em xin kiến nghị với nhà trƣờng một số đề xuất sau:
- Yêu cầu đầu ra đối với kỹ năng tin học Văn phịng vì đây là u cầu cơ bản của nhà tuyển dụng và kỹ năng cần thiết đối với công việc của kế tốn viên.
- Tổ chức các mơn tự chọn, các buổi học về các mảng kế toán cụ thể, chuyên sâu (kế tốn cơng nợ, kế toán tiền lƣơng, kế toán thuế...) tạo điều kiện cho sinh viên
bƣớc đầu hình dung về các mảng chuyên sâu mà mình u thích.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tài Chính (2012), Chuẩn Mực Kiểm Tốn Việt Nam (ban hành theo thơng
tƣ số 214/2012-TT – BCTC, ngày 06/12/2012 của Bộ Tài Chính Việt Nam).
2. Quốc hội (2015), Luật Kế toán Việt Nam (Điều 39 số 88/2015/QH13, ngày 20/11/2015 của Quốc Hội).
3. Giáo trình Kiểm sốt nội bộ (2016), NXB Kinh tế TP.Hồ Chí Minh.
4. Nguyễn Thị Kim Anh (2018), Bàn về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp, Tạp chí Tài Chính.
5. The Internal Control – Integrated Framework (2013), Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Trang website:
1. Tổng cục thống kê: https://www.gso.gov.vn/