Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam trong giai đoạn hiện nay

Luận Văn: Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam trong giai đoạn hiện nay

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Hội nhập nói chung và hội nhập kinh tế nói riêng là xu hướng kháchquan trong quá trình phát triển Việt Nam cũng đang tiến bước vào quátrình hội nhập đó Điều này đã đặt ra nhiều cơ hội và thách thức cho cácdoanh nghiệp Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này, sự thắng thuacủa các doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào khả năng, trình độ của đội ngũnhân lực Một tổ chức chỉ có thể thành công và phát triển lớn mạnh khi nó

có được những người lao động giỏi, có trình độ chuyên môn, đáp ứng yêucầu công việc Nếu tổ chức tuyển được những người lao động kém chấtlượng, không đáp ứng được yêu cầu công việc thì sẽ dẫn đến giảm năngsuất lao động, không hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, lúc đó tổchức sẽ phát triển trì trệ và khả năng thất bại trong môi trường cạnh tranhgay gắt là rất cao Do vậy, việc tuyển dụng được đội ngũ nhân lực thoả mãnđầy đủ các tiêu chuẩn chuyên môn và các yêu cầu cần thiết khác của côngviệc để đảm bảo thực hiện thành công các mục tiêu chiến lược của doanhnghiệp là nhiệm vụ hết sức quan trọng

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp nhiều khó khăn trongcông tác tuyển dụng nhân lực Tuy rằng quy trình tuyển dụng và các hoạtđộng có liên quan trong công tác tuyển dụng đã được các doanh nghiệp xâydựng hoàn chỉnh nhưng vẫn còn nhiều vấn đề bất cập, do nhiều nguyênnhân khác nhau Và Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam cũng là mộttrong những doanh nghiệp như vậy Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng,

em nhận thấy công tác này tuy đã rất được quan tâm nhưng vẫn tồn tại

nhiều hạn chế Chính vì vậy, em lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam trong giai đoạn hiện nay” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: công tác tuyển dụng nhân lực vàcác hoạt động có liên quan tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu: Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam

3 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân lực nói chung

và tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam nói riêng Phân tích, đánh giáthực trạng công tác tuyển dụng của Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam.Đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công táctuyển dụng nhân lực

4 Phương pháp nghiên cứu

5 Kết cấu của đề tài

Kết cấu của đề tài gồm 3 phần:

Chương I: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân lực

Chương II: Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tạiNgân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam trong giai đoạn hiện nay

Chương III: Các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyểndụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam

Trong quá trình hoàn thành chuyên đề, em đã nhận được sự giúp đỡnhiệt tình của PGS.TS Mai Quốc Chánh và các cán bộ nhân viên của Phòng

Tổ chức Nhân sự nói riêng cũng như của Ban Lãnh đạo Ngân hàng TMCPHàng Hải Việt Nam nói chung Em xin chân thành cảm ơn thầy và các anhchị đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này

Do điều kiện thời gian cũng như khả năng có hạn nên chuyên đề của

em không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ýcủa các thầy, cô giáo để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Thị Hiền

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

I.KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1 Nhân lực

Theo nghĩa hẹp: “Nhân lực là nguồn lực của mỗi con người mà

nguồn lực này bao gồm thể lực và trí lực”

Thể lực chỉ sức khoẻ của thân thể nó phụ thuộc vào sức vóc, tìnhtrạng sức khoẻ của từng con người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống,chế độ làm việc và nghỉ ngơi, chế độ y tế Thể lực con người còn phụ thuộcvào tuổi tác, thời gian công tác, giới tính

Trí lực chỉ sức suy nghĩ, sự hiểu biết, sự tiếp thu kiến thức, tài năng,năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách của từng con người

Từ xưa tới nay, trong sản xuất kinh doanh, việc tận dụng các tiềm năng vềthể lực của con người là chủ yếu, thường xuyên và có thể coi như đã đượckhai thác gần tới mức cạn kiệt Sự khai thác các tiềm năng về trí lực củacon người còn ở mức mới mẻ, chưa bao giờ cạn kiệt, vì đây là một khotàng còn nhiều bí ẩn của mỗi con người

Theo nghĩa rộng: Xét tại bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào thì

Nhân lực là toàn bộ nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp đó Do đó,

có thể nói Nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao độnglàm việc trong tổ chức đó “Nguồn nhân lực còn được hiểu như là một yếu

tố tham gia trực tiếp vào quá trình phát triển kinh tế - xã hội, là tổng thểnhững con người cụ thể tham gia vào quá trình lao động” Nguồn nhân lựcđược nghiên cứu về số lượng và chất lượng Số lượng nguồn nhân lực được

đo lường thông qua chỉ tiêu quy mô và tốc độ tăng Các chỉ tiêu này cóquan hệ mật thiết với quy mô và tốc độ tăng dân số Quy mô và tốc độ tăngdân số càng lớn thì quy mô và tốc độ tăng nguồn nhân lực càng lớn vàngược lại “Chất lượng nguồn nhân lực là trạng thái nhất định của nguồnnhân lực, thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên bản chất bên

trong của nguồn nhân lực” Chất lượng nguồn nhân lực là chỉ tiêu phản ánhtrình độ phát triển kinh tế và đời sống người dân trong một xã hội nhấtđịnh.

Thuật ngữ “nhân lực” hay "nguồn nhân lực" đã không còn xa lạ ở

VN trong những năm gần đây Đó cũng chính là bởi vai trò của nó đối vớitất cả các ngành Nếu chỉ nói về lĩnh vực kinh tế, ta không thể phát triển,không thể có lợi nhuận một cách hiệu quả nếu như nhân lực không đồng bộvới sự phát triển của máy móc, khoa học kỹ thuật - đó gần như là quy luậtcủa tất cả các nền kinh tế

Như vậy, mọi doanh nghiệp muốn thành công đều phải dựa vào mộttrong những nguồn lực quan trọng nhất của mình – nguồn nhân lực Bíquyết dụng nhân được đúc kết từ ngàn đời là “dụng nhân như dụng mộc”,nghĩa là không có người kém năng lực, vấn đề là phải sử dụng đúng chỗ

“Dụng nhân” đúng phải bắt đầu từ khâu tuyển dụng, doanh nghiệp cần thuhút đúng người, đó là những người có năng lực, phẩm chất và sở thích phùhợp với doanh nghiệp và với công việc mà họ sẽ làm

2 Tuyển dụng nhân lực

Theo nghĩa hẹp: Tuyển dụng là quá trình thu hút những người xin

việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bêntrong tổ chức Đồng thời, là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khíacạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được nhữngngười phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hútđược

Theo nghĩa rộng: Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa

chọn và sử dụng người lao động Như vậy, có thể hiểu quá trình tuyển dụngbắt đầu từ khi thu hút ứng viên đến khi chấm dứt hợp đồng lao động

Do yêu cầu mức độ chuyên sâu nên chuyên đề chỉ đi sâu, tập trungnghiên cứu hoạt động tuyển dụng theo nghĩa hẹp Tức tuyển dụng là quátrình thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc

Cơ sở của tuyển dụng là các yêu cầu của công việc đã được đề ratheo bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thựchiện Quá trình tuyển dụng phải đáp ứng được các yêu cầu dưới đây:

- Tuyển dụng phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kếhoạch nguồn nhân lực

- Tuyển dụng được những người có trình độ chuyên môn cần thiếtcho công việc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt

- Tuyển dụng được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó vớicông việc, với tổ chức

II NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

“Làm thế nào để tuyển được đúng và đủ người?” luôn là một câu hỏilớn đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa.Hiệu quả của việc tuyển dụng trong các doanh nghiệp còn phụ thuộc rấtnhiều vào khả năng trực giác của người làm công tác tuyển dụng Tuynhiên, thật khó có thể tuyển được đúng người nếu chỉ hoàn toàn dựa vàotrực giác Để tuyển được đúng người cho một vị trí công việc, người sửdụng lao động cần xác định rõ mục đích của công việc, nó có vị trí như thếnào trong doanh nghiệp, và những người như thế nào thì sẽ làm việc đó tốtnhất Sau đó người sử dụng lao động cần tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn đểtuyển được người phù hợp Quy trình tuyển dụng chỉ kết thúc khi ngườimới được tuyển sẵn sàng để bắt đầu công việc Việc tuyển dụng được coi làthành công nếu người được tuyển yêu thích công việc và trở thành mộtthành viên tích cực và hiệu quả của doanh nghiệp

Như vậy, dưới góc độ của nhà quản lý, quá trình tuyển dụng nhânlực bao gồm: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thực hiện tuyển dụng

và kiểm tra, đánh giá công tác tuyển dụng

1 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

1.1 Các căn cứ xây dựng kế hoạch tuyển dụng

1.1.1 Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá mộtcách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc

cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc Phân tíchcông việc là căn cứ và có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản lýnguồn nhân lực nói chung cũng như công tác tuyển dụng và việc xây dựng

kế hoạch tuyển dụng nói riêng Bởi vì nhờ có phân tích công việc mà ngườiquản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làmcho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó, người lao động cũng hiểuđược các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thể giúp cho người quản

lý đưa ra được các quyết định tuyển dụng dựa trên các tiêu thức có liênquan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ vàmang tính chủ quan Phân tích công việc được thể hiện dưới hình thức cácBản mô tả công việc và Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện.Các bản phân tích công việc này được sử dụng để mô tả các công việc đangcần tuyển người và quảng cáo về các vị trí việc làm mới Đồng thời được

sử dụng để xác định các kỹ năng và các hoạt động, lấy đó làm tiêu thức để

ra quyết định lựa chọn ứng viên

Khi lập kế hoạch tuyển dụng phải xác định rõ: những loại công việc

gì sẽ được thực hiện trong tổ chức; những chỗ trống trong tổ chức cần đượcthay thế và bổ sung do các nguyên nhân: thuyên chuyển lao động, đề bạt,

về hưu và những công việc mới phát sinh Hơn nữa, nguồn nhân lực cầnđược thay thế và bổ sung có đặc điểm như thế nào, sẽ được thu hút từ đâu?Khả năng tìm kiếm dễ hay khó, thời gian dài hay ngắn? Tất cả nhữngđiều này đều phụ thuộc rất lớn vào phân tích công việc Nếu hoạt độngphân tích công việc của tổ chức được thực hiện tốt thì việc lập kế hoạchtuyển dụng của tổ chức sẽ dễ dàng hơn và ngược lại

1.1.2 Đánh giá thực hiện công việc

“Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệthống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trongquan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sựđánh giá đó với người lao động”.

Đánh giá thực hiện công việc là một căn cứ hết sức quan trọng đốivới việc lập kế hoạch tuyển dụng Bởi đánh giá thực hiện công việc thườngxuyên sẽ giúp tổ chức xác định được mức độ thực hiện công việc của ngườilao động và phát hiện khối lượng công việc tăng thêm ngoài khối lượngcông việc tăng thêm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh Đồng thời, đánhgiá thực hiện công việc góp phần xác định chính xác nhu cầu tuyển dụngcủa tổ chức thông qua việc đánh giá xem liệu các nhân viên hiện tại có thểđảm nhận được công việc mới phát sinh không? Hoặc với sự thực hiệncông việc như vậy thì nếu được đào tạo, các nhân viên hiện tại có thể hoànthành khối lượng công việc mới không? Nếu như câu trả lời là “có” thì tổchức không cần tuyển dụng nhân viên mới Nếu câu trả lời là “không” thìviệc tuyển dụng cần được thực hiện Khi đó tổ chức sẽ xác định số lượngtuyển dụng và vị trí chức danh công việc cần tuyển tức nhu cầu tuyển dụngđược xác lập

Như vậy, khi lập kế hoạch tuyển dụng hay xác định nhu cầu tuyểndụng thì những căn cứ mà tổ chức không thể không xem xét đến đó là phântích công việc và đánh giá thực hiện công việc Hai căn cứ này nếu đượcthực hiện tốt và được xem xét đúng đắn sẽ là nền tảng vững chắc cho việclập kế hoạch tuyển dụng nói riêng và cho hoạt động tuyển dụng nói chung

1.2 Xác định nhu cầu tuyển dụng

Xác định nhu cầu tuyển dụng là việc thẩm định xem doanh nghiệp cóthực sự cần tuyển nhân viên không, tuyển bao nhiêu người, tuyển người đểlàm những việc gì và cần tuyển người có những tiêu chuẩn như thế nào

1.2.1 Xác định số lượng và đánh giá mức độ cấp thiết của nhu cầu tuyển dụng

Trước khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng chính thức, người quản lý phảixác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp Tức là doanhnghiệp cần tuyển bao nhiêu người, và giải pháp tuyển dụng là thực sự cầnthiết không? Các nhu cầu này có thể xuất phát từ nhiều lý do, chẳng hạnnhư nhằm thay thế nhân viên thuyên chuyển, cần thêm nhân viên trong thời

kỳ cao điểm của sản xuất…Ta có các nhu cầu tuyển dụng sắp xếp theo thứ

tự mức độ quan trọng và cấp thiết giảm dần như sau:

Thay thế nhân viên được thăng chức, thuyển chuyển hoặc nghỉhưu… Hoạt động này cần phải được chuẩn bị trước một khoảng thời gian,tốt nhất là trước khi nhân viên cũ rời khỏi chức vụ vì nhân viên cũ có thểgiúp đỡ, hướng dẫn nhân viên mới trong việc hoà nhập với môi trườngcông tác

- Tuyển dụng ứng phó: hoạt động này thường diễn ra khi doanhnghiệp nhận được khối lượng công việc lớn trong một khoảng thời giannhất định Để đảm bảo tiến độ sản xuất, doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụnglao động trong khoảng thời gian đó Cũng có thể tuyển dụng ứng phó trongtrường hợp doanh nghiệp cần một vị trí nhân viên tạm thời, ví dụ nhân viêntiếp thị trong giai đoạn đầu sản phẩm mới tung ra thị trường… Hình thứcnày cũng chứa đựng rủi ro vì nhân viên sẽ thiếu động lực làm việc cũngnhư có thể thiếu trình độ chuyên môn đảm bảo cho năng lực cạnh tranh củatoàn doanh nghiệp

- Tuyển dụng ngẫu nhiên: hoạt động này thường xuất phát từ mộtyêu cầu xin việc của một ứng viên có tiềm năng lớn, của một nhân viênđang làm việc cho đối thủ cạnh tranh, cho khách hàng, cho nhà cung cấp…Đôi khi nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp lại ngẫu nhiên trùng hợp vớiyêu cầu xin việc.

- Tuyển dụng dự án: hoạt động này đi đôi với một dự án hay mộtchương trình của doanh nghiệp tạo ra nhu cầu lao động Ví dụ một kếhoạch tiếp thị sang thị trường nước ngoài hay một dự án công nghệ cao

- Tuyển dụng thường niên: hoạt động này phụ thuộc vào ngân sách

và kế hoạch quản lý dự trù nguồn nhân lực Ở một số tập đoàn lớn, thườnglượng ngân sách giữa các giám đốc khu vực và tổng giám đốc thường baogồm cả dự trù nhân lực và chi phí nhân lực Kế hoạch này được thiết lậptrên cơ sở các hoạt động trong năm tiếp theo, ước tính lượng nhân viên sẽthôi việc, số vắng mặt…

Việc tuyển dụng cũng diễn ra theo phương thức không chính thống.Nhiều chủ doanh nghiệp tuyển dụng thêm các nhân viên khi gặp họ trongquá trình làm việc Trình độ của các nhân viên này do vậy được người chủdoanh nghiệp nắm bắt rõ hơn

Dù là tuyển người thay thế, tuyển thêm người để đảm nhận một vị trí

đã có sẵn hay tuyển người cho một vị trí hoàn toàn mới, tổ chức cũng cầncân nhắc kỹ lưỡng Để xác định được nhu cầu có thực hay không, cần tìmhiểu bản chất của vị trí công việc cần người Khi đó, tổ chức cần đưa ra cácgiải pháp có thể thay thế tuyển dụng như: công việc của vị trí đó có thểđược chia nhỏ ra, làm theo cách khác hoặc do người có cấp bậc khác đảmnhiệm Đánh giá các nhân viên hiện tại xem có thực hiện được khối lượngcông việc mới không Hoặc có thể đào tạo, tăng năng suất lao động, tănggiờ làm, thuê lao động tạm thời,… để giải quyết việc thiếu người Sau khi

đã xem xét hết các giải pháp trên, nếu không khả thi hoặc cần tính đến lâudài thì giải pháp tuyển dụng mới được tính đến Và một điều cần lưu ý, khi

có sự thay đổi tạo ra một vị trí khuyết người, hãy cân nhắc tất cả cácphương án trước khi quyết định tuyển người mới.

Sau khi xác định được nhu cầu, bước tiếp theo là hình thành nhu cầutuyển dụng thông qua mô tả vị trí cần tuyển, đặc điểm của ứng viên, và các

kế hoạch sau khi tuyển được người thích hợp

1.2.2 Xác định nội dung công việc và yêu cầu đối với ứng viên

Các “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việcđối với người thực hiện” có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyểndụng Phòng Nhân lực phải sử dụng 2 bản trên làm căn cứ để quảng cáo,thông báo tuyển dụng, để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cần thiết mà ngườixin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại các vị trí cần tuyểndụng

Đặc biệt, Bản mô tả công việc cho ta thấy một bức tranh tổng thể vềchức năng của công việc, và một danh sách những nhiệm vụ cần được thựchiện Tuy nhiên, nếu vị trí cần tuyển là một vị trí hoàn toàn mới hoặc khibản mô tả công việc không còn phù hợp thì cần phải xem xét lại

Bên cạnh đó, Bản mô tả công việc và Bản xác định yêu cầu của côngviệc đối với người thực hiện là nền tảng cơ bản để xác định các yêu cầu đốivới ứng viên Giá trị chủ yếu của bản yêu cầu ứng viên là giúp chúng ta cóthể so sánh các ứng viên với một mô hình ứng viên lý tưởng chứ khôngphải so sánh các ứng viên với nhau Bản yêu cầu ứng viên hay bản mô tả

“ứng viên lý tưởng” bao gồm những yêu cầu sau:

- Yêu cầu về kiến thức và/hoặc kinh nghiệm

- Yêu cầu về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn

- Những yêu cầu khác (chẳng hạn như bằng lái xe, chứng chỉ ngoạingữ, vi tính)

- Yêu cầu về khả năng thể lực (chẳng hạn như khéo tay, giọng nói

rõ ràng)

- Những kỹ năng cụ thể (chẳng hạn như kỹ năng đánh máy)

- Khả năng giao tiếp.

- Yêu cầu về diện mạo bên ngoài (chẳng hạn như các nhân viêngiao tế cộng đồng thường được yêu cầu là biết ăn mặc đẹp)

- Yêu cầu về các yếu tố cá nhân (phù hợp với văn hoá của doanhnghiệp, có mục tiêu cá nhân phù hợp với công việc, )

Chúng ta có thể nhóm các yêu cầu này thành 3 nhóm chính như sau:

- Kiến thức và kỹ năng: Ứng viên cần có những kiến thức gì để cóthể đảm nhận được công việc? Kiến thức có thể bao gồm biết cách sử dụngmột loại máy móc nào đó, biết cách xử lý một số loại vật liệu hoặc thựchiện những quy trình nhất định Những kỹ năng cần thiết để làm được việc

đó là gì? Chẳng hạn như khả năng làm việc với con số, kỹ năng bán hàng,

kỹ năng giải quyết vấn đề

- Trình độ và kinh nghiệm: Có yêu cầu nào về trình độ học vấn vàtrình độ chuyên môn không? Ứng viên cần có những chuyên môn và kinhnghiệm gì?

- Các yếu tố cá nhân: Những người có đặc điểm như thế nào thìphù hợp với công việc và môi trường làm việc của doanh nghiệp (sở thích,mục đích, tinh thần )? Ví dụ nhân viên kế toán cần có tính cẩn thận, nhânviên nhân sự nên quan tâm đến người khác

Trong bản yêu cầu ứng viên, cần có những yêu cầu mang tính bắtbuộc (“phải”) và có những yêu cầu mang tính khuyến khích (“nên” hoặc

“ưu tiên”) Tức là một số yêu cầu là thiết yếu trong khi những yêu cầu khác

là không nhất thiết nhưng có thì tốt hơn

Ngoài nền tảng là Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu ứng viên cònphụ thuộc vào những yêu cầu chung của doanh nghiệp Bản mô tả côngviệc cung cấp các thông tin về kiến thức, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm vàphẩm chất cần thiết để làm tốt công việc Những yêu cầu chung của doanhnghiệp thường liên quan đến phẩm chất cá nhân để đảm bảo sự phù hợpcủa ứng viên với văn hoá doanh nghiệp Bản yêu cầu ứng viên phải phù

hợp với yêu cầu của công việc, không được cao quá cũng không được thấpquá.

1.3 Xác định nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng

Nơi tuyển dụng là nơi phát sinh nhu cầu tuyển dụng hay là nơi màdoanh nghiệp chiếm đóng cũng có thể là nơi mà doanh nghiệp lựa chọn phụthuộc yêu cầu của công việc và đặc điểm của thị trường lao động

Các tổ chức cần phải lựa chọn các vùng để tuyển dụng, vì đây lànhững yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển dụng Ở nước tahiện nay thị trường lao động nông nghiệp là nơi tập trung chủ yếu lao động

có chất lượng thấp, do vậy khi doanh nghiệp muốn tuyển dụng lao độngphổ thông với số lượng lớn thì chú ý vào thị trường này Đối với các doanhnghiệp cần lao động chất lượng cao thì nên tập trung vào các địa chỉ sau:

Thị trường lao động đô thị nơi tập trung hầu hết các loại lao động cóchất lượng cao của tất cả các ngành nghề như kỹ thuật, kinh tế quản lý vànhất là các nghề đặc biệt

Các trường đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề

Các trung tâm công nghiệp và dịch vụ, các khu chế xuất và có vốnđầu tư nước ngoài

Một điểm cần lưu ý khi xác định nơi tuyển dụng là các tổ chức cầnxác định rõ nơi nào là thị trường lao động quan trọng nhất của mình, mà ở

đó có nhiều đối tượng thích hợp nhất cho công việc cần tuyển Bên cạnh

đó, phân tích lực lượng lao động hiện tại để xác định nguồn gốc của nhữngngười lao động tốt nhất Nhưng nếu doanh nghiệp lạm dụng quá nhiều vàomột thị trường lao động thì sẽ làm tăng khả năng phân biệt đối xử và giảmchất lượng tuyển dụng

Bên cạnh việc xác định nơi tuyển dụng thì trong kế hoạch tuyểndụng các tổ chức cần xác định thời gian hay cụ thể là thời điểm tuyển dụng

Để xác định thời gian và thời điểm, tổ chức cần phân chia quá trình tuyểndụng thành nhiều bước nhỏ, với mỗi bước công việc sẽ tương ứng với một

mốc thời gian Ngược lại, kế hoạch tuyển dụng phải gắn với thời gian trướcmắt và lâu dài (<1 năm, 3 năm, 5 năm) Kế hoạch thời gian tuyển dụng phảicăn cứ vào mục tiêu của tổ chức đã xây dựng tương ứng như: quy mô kinhdoanh, tốc độ tăng trưởng, tính chất công nghệ…

1.4 Xác định chi phí tuyển dụng

Chi phí cho tuyển dụng bao gồm:

- Chi phí thời gian thông qua các cấp bậc trong doanh nghiệp cũngnhư các chuyên viên quản trị nhân lực trong việc xác định và xây dựng nhucầu tuyển dụng

- Thù lao phải trả cho các văn phòng tuyển dụng

- Chi phí thời gian trong việc duyệt các thư và hồ sơ xin việc cũngnhư phỏng vấn ứng viên

- Chi phí liên quan tới việc sắp xếp cho nhân viên mới, mất mát gây

ra do năng suất của nhân viên mới dưới mức bình thường trong khoảng thờigian làm quen với công việc cũng như thích nghi với môi trường làm việc

Tuỳ vào từng đợt tuyển dụng khác nhau mà việc phân bổ chi phítuyển dụng là khác nhau Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí tuyển dụng cũngchỉ tập trung vào một số loại chi phí cơ bản trên

2 Tổ chức thực hiện tuyển dụng

2.1 Xác định người thực hiện tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những chức năng cơ bản của quản trị nguồnnhân lực Phòng nguồn nhân lực chịu trách nhiệm hầu hết các hoạt độngtuyển dụng của tổ chức Các nhà quản lý chức năng thường không muốntrực tiếp tiến hành tuyển dụng nhân viên Quả thật đó là một việc khó vàtốn thời gian và họ cho rằng bộ phận nhân sự sẽ làm tốt hơn Tuy nhiên,các nhà quản lý chức năng thường chỉ cho bộ phận nhân sự biết một số yêucầu cơ bản, chẳng hạn như các yêu cầu về trình độ chuyên môn, số nămkinh nghiệm cần thiết, và một số kỹ năng khác Những tiêu chuẩn đó thực

sự chưa đủ để xác định được chính xác người mà nhà quản lý chức năng

cần và vì vậy bộ phận nhân sự khó có thể tìm được đúng người Giống nhưcác hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác, tuyển dụng nên là trách nhiệmcủa tất cả các nhà quản lý chức năng.

Bên cạnh đó, việc xác định các cán bộ tuyển dụng có hiệu quả là rấtquan trọng bởi vì năng lực của người tuyển dụng có tính chất quyết địnhnhất đến chất lượng của tuyển dụng Trong quá trình tuyển dụng, ngườituyển dụng là người đại diện duy nhất cho tổ chức, vì vậy những người xinviệc coi những người này là hình mẫu của tổ chức, do đó các cán bộ tuyểndụng cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: Những người làm công tác tuyểndụng phải là những người có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu công việcchuyên môn, hiểu cặn kẽ kỹ thuật tuyển dụng, có đủ các kiến thức, kỹ năng

về các lĩnh vực như tâm lý xã hội, công nghệ và kỹ thuật, tâm lý lao động,

kỹ năng trắc nghiệm, phỏng vấn,…

2.2 Thu hút người xin việc

Thu hút ứng viên là dựa vào các nguồn cung cấp ứng viên đã xácđịnh được để lựa chọn các phương pháp và thực hiện việc thu hút ứng viênphù hợp Bộ phận nhân sự thường có nhiều thuận lợi để thực hiện việc nàyhơn các nhà quản lý chức năng Khi thực hiện việc thu hút ứng viên có thể

sử dụng một phương pháp cũng có thể sử dụng kết hợp nhiều phương phápkhác nhau dưới đây

Thu hút nguồn ứng viên nội bộ: bao gồm những người đang làmviệc cho tổ chức đó

Ưu điểm:

Người được tuyển đã quen thuộc với doanh nghiệp, với văn hoá vàcách làm việc tại doanh nghiệp;

Họ đã có sẵn các mối liên hệ công việc;

Họ hiểu nhu cầu của các bộ phận mà họ đã từng làm việc;

Người quản lý hiện tại của họ có thể cho người tuyển dụng biếtnhững nhận xét chính xác và công bằng về phẩm chất và hiệu quả làm việccủa họ;

Ngay cả khi họ không có những kỹ năng và phẩm chất cần cho côngviệc cần tuyển, họ vẫn có thể nhanh chóng đáp ứng được các yêu cầu thôngqua đào tạo;

Khuyến khích nhân viên tìm cơ hội phát triển nghề nghiệp ngaytrong doanh nghiệp và gắn bó với doanh nghiệp;

Tuyển dụng từ nội bộ ít tốn kém hơn

Nhược điểm:

Khi đề bạt những người đang làm việc trong tổ chức chúng ta phải

đề phòng sự hình thành nhóm “ứng cử viên không thành công” (là nhữngngười không được bổ nhiệm), nhóm này thường có biểu hiện như khôngphục lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo dẫn đến những xung đột tâm lýnhư chia bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ;

Đối với các tổ chức quy mô vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụngnguồn trong nội bộ thì sẽ không thay đổi được chất lượng lao động;

Khi xây dựng chính sách đề bạt trong tổ chức cần phải có mộtchương trình phát triển lâu dài với cách nhìn tổng quát hơn, toàn diện hơn

và phải có quy hoạch rõ ràng

Khác với đề bạt, bổ nhiệm hoặc phân công công việc nội bộ, tuyểndụng nội bộ cần được thực hiện công khai với phương thức tuyển chọn nhấtquán và các tiêu chuẩn lựa chọn rõ ràng Việc này nhằm hạn chế nhữngphản ứng tiêu cực có thể có từ các ứng viên không thành công

Để tiếp cận các ứng viên nội bộ chúng ta có thể làm như sau:

- Thông báo về việc tuyển dụng trong toàn doanh nghiệp: dán thôngbáo trên bảng tin, gửi thông báo qua thư điện tử, Cần lưu ý là thông báophải cung cấp đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển, các yêu cầu đối với ứngviên, cách đăng ký dự tuyển, phương pháp tuyển chọn

- Nghiên cứu hồ sơ nhân viên để tìm những người phù hợp và chủđộng tiếp cận.

- Tiếp cận thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong

tổ chức Theo cách này chúng ta có thể phát hiện được những người cónăng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh

Thu hút nguồn ứng viên bên ngoài: bao gồm những sinh viên đã tốtnghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề (bao gồm cảnhững người được đào tạo trong nước và ở nước ngoài); những người đangtrong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; những người đang làm việc tại các

Nếu chúng ta tuyển dụng người lao động đã làm việc ở các đối thủcạnh tranh thì phải chú ý tới các điều bí mật của đối thủ cạnh tranh

Các cách tiếp cận nguồn ứng viên từ thị trường lao động có thể baogồm:

- Đăng quảng cáo

- Thuê dịch vụ tuyển dụng

- Đề nghị nhân viên giới thiệu (tương tự như trên).

- Tham gia hội chợ việc làm: Đây là phương pháp mới đang đượccác tổ chức quan tâm Phương pháp này cho phép các ứng viên được tiếpxúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn cao hơnvới quy mô lớn hơn Cùng một thời điểm các ứng viên và các nhà tuyểndụng sẽ nhận được nhiều thông tin hơn, tạo ra những căn cứ xác đáng hơn

để đi tới những quyết định đúng nhất cho các ứng viên và nhà tuyển dụng

- Tiếp cận các cơ sở đào tạo: Phương pháp này thực hiện thông quaviệc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường đạihọc, cao đẳng, dạy nghề

- Chọn từ nguồn dữ liệu ứng viên của doanh nghiệp: Nguồn dữ liệunày được hình thành từ những đợt tuyển dụng trước, bao gồm toàn bộ hồ sơcủa những người đã nộp đơn xin việc tại doanh nghiệp

- Tiếp cận trực tiếp: Phương pháp này thường ít được sử dụng , bởi

nó xảy ra có thể do chủ doanh nghiệp tuyển dụng thêm các nhân viên khigặp họ trong quá trình làm việc hoặc nghe danh tiếng của họ đã lâu

Trong các phương pháp trên, có 2 phương pháp mà chúng ta cần lưu

ý đó là: Đăng quảng cáo và thuê dịch vụ tuyển dụng Hiện nay, phươngpháp đăng quảng cáo đang được sử dụng nhiều nhất và được nhiều đốitượng lao động quan tâm nhất Bên cạnh đó, phương pháp thuê dịch vụtuyển dụng có đặc điểm đặc thù đó là thường được áp dụng tại các doanhnghiệp không có phòng chuyên trách về nhân lực hoặc có nhưng chuyênmôn không sâu Ngoài ra, khi thuê dịch vụ tuyển dụng các doanh nghiệp cóthể chỉ thuê việc thu hút ứng viên cũng có thể thuê thực hiện nhiều bướctrong quy trình tuyển dụng Bởi vậy, ta đi tìm hiểu sâu về cách thức thựchiện 2 phương pháp này

2.2.1 Quảng cáo tuyển dụng

Quảng cáo tuyển dụng là phương pháp thu hút ứng viên qua việcthông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông như: Trên các

kênh của đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấnphẩm khác Quảng cáo tuỳ thuộc vào số lượng cũng như chất lượng laođộng cần tuyển dụng và tính chất của công việc mà có thể tập trung thànhchiến dịch quảng cáo với sự kết hợp của nhiều phương tiện khác nhau hayquảng cáo riêng biệt Tuy nhiên, nội dung một quảng cáo tốt nên bao gồmcác phần sau:

- Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp: Nêu một vài điểm nổi bậtcủa doanh nghiệp để thu hút ứng viên Ví dụ: Một công ty hàng đầu; mộtcông ty được bình chọn danh hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao trongnăm năm liền; một công ty cam kết đầu tư cho nhân viên;

- Giải thích ngắn gọn về lý do tuyển dụng: Nếu doanh nghiệp có một

lý do tốt chẳng hạn như do công việc kinh doanh phát triển Điều này sẽđặc biệt quan trọng khi đăng quảng cáo tuyển dụng nhiều lần cho một chứcdanh Ứng viên có thể suy diễn rằng đó là dấu hiệu cho thấy có nhiều nhânviên bỏ việc hoặc đó là vị trí không hấp dẫn

- Mô tả những trách nhiệm chính: Đây không phải là một bản mô tảcông việc chi tiết Điều này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp thu hút đượcnhiều ứng viên phù hợp với công việc

- Liệt kê những yêu cầu cơ bản đối với ứng viên (khoảng 5 yêu cầu)

- Nêu rõ các yêu cầu về hồ sơ dự tuyển và địa chỉ nhận hồ sơ

- Khuyến khích ứng viên tiềm năng tham gia dự tuyển: Ví dụ nhưmức lương cạnh tranh, mức lương tối thiểu là , cơ hội được đào tạo,

Cần lưu ý là đối tượng quan tâm đến quảng cáo tuyển dụng rất đadạng, vì vậy quảng cáo có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp.Quảng cáo không nên nêu những yêu cầu về giới tính, tuổi tác, hình thể(chiều cao, cân nặng) nếu những yêu cầu đó không liên quan đến công việcmột cách rõ ràng

Những lỗi nên tránh khi đăng quảng cáo tuyển dụng đó là: Quá dài

và vì thế quá tốn kém; yêu cầu chung chung nên thu hút quá nhiều ứng viên

không phù hợp; yêu cầu nhiều hơn mức cần thiết nên không thu hút đượcứng viên; Quảng cáo quá ngắn, cung cấp ít thông tin về doanh nghiệp và vịtrí cần tuyển khiến ứng viên hiểu nhầm; sử dụng những từ ngữ khó hiểu;nêu những chức danh khiến ứng viên hiểu nhầm; không thu hút được ngườiđọc, không làm cho ứng viên quan tâm và không khuyến khích các ứngviên tiềm năng nhanh chóng nộp hồ sơ dự tuyển.

2.2.2 Thuê dịch vụ tuyển dụng

Thuê các công ty dịch vụ tuyển dụng có thể có những thuận lợi như:Tiết kiệm được thời gian và công sức của doanh nghiệp; tiếp cận đượcnguồn ứng viên tiềm năng tốt; khắc phục được các hạn chế về chuyên môn

và kỹ thuật tuyển dụng; được tư vấn để xác định mức lương hợp lý Tuynhiên, thuê dịch vụ cũng có nhiều nhược điểm như: Chi phí cao; đơn vịcung cấp có thể không hiểu rõ hết những yêu cầu của doanh nghiệp; đơn vịcung cấp không có nguồn ứng viên phù hợp (điều này thường xảy ra đốivới những vị trí công việc có yêu cầu đặc biệt)

Các đơn vị cung cấp dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp thực hiện một

số bước trong quy trình tuyển dụng như tìm kiếm ứng viên, đánh giá và lựachọn ban đầu, và đôi khi thực hiện luôn cả những việc nhằm hoàn tất quátrình tuyển dụng sau khi doanh nghiệp đã chọn được ứng viên phù hợp.Doanh nghiệp phải xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của mình, phải đánh giácác ứng viên mà đơn vị dịch vụ đã chọn lọc và cung cấp để ra quyết địnhlựa chọn cuối cùng và phải hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới Sửdụng dịch vụ tuyển dụng sẽ không thể có hiệu quả nếu doanh nghiệp khôngcung cấp cho đơn vị cung ứng dịch vụ những thông tin chính xác về vị trícần tuyển và các tiêu chí tuyển chọn

2.3 Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng và phương pháp so sánh ứng viên

Tổ chức đã hoàn tất quá trình thu hút ứng viên của quy trình tuyểndụng và tổ chức đang có rất nhiều hồ sơ ứng viên Vậy tổ chức phải làm gìtiếp theo để xác định được ứng viên phù hợp nhất?

Lựa chọn ứng viên là quá trình so sánh nhiều ứng viên khác nhau vớicác tiêu chuẩn tuyển dụng để xác định ứng viên đáp ứng tốt nhất So sánhcác ứng viên là một việc khó, nhất là khi tổ chức có rất nhiều các ứng viên

Vì vậy, trước khi tiến hành đánh giá ứng viên tổ chức cần xác định đượcquy trình và các tiêu chuẩn đánh giá cùng một phương pháp thống nhất để

so sánh nhằm tìm ra ứng viên phù hợp nhất

Tổ chức nên dựa trên “bản mô tả công việc” và “bản yêu cầu củacông việc đối với người thực hiện” hoặc dựa trên “bản yêu cầu ứng viên”(nếu có) để lập ra một bảng liệt kê những tiêu chuẩn đánh giá và tiến hànhđánh giá mỗi ứng viên theo các tiêu chuẩn đó

VD: Danh sách các tiêu chuẩn đánh giá cho vị trí đại diện bán hàng

1 Hiểu biết về quảng cáo

2 Kỹ năng thuyết trình

3 Kỹ năng giao tiếp

4 Kỹ năng làm việc với người khác

Độ tin cậy chỉ sự nhất quán của việc đánh giá, thường là theo thờigian và theo đối tượng sử dụng Nghĩa là các tiêu chuẩn đó nếu được sửdụng ở những thời điểm khác nhau hay bởi những người khác nhau thì vẫncho kết quả đồng nhất.

Mức độ phù hợp là mức độ tương ứng giữa kết quả đánh giá với kếtquả công việc thực tế Một số người có thể được đánh giá rất cao nhưng sau

đó lại làm việc không hiệu quả Chẳng hạn như một ứng viên đạt điểm sốrất cao trong bài thi Tiếng Anh nhưng điểm số này sẽ chẳng có ý nghĩa gìnếu công việc của người đó rất ít sử dụng Tiếng Anh

Chưa có nghiên cứu cụ thể về mức độ phù hợp của các tiêu chuẩntuyển dụng mà các doanh nghiệp hiện đang sử dụng để xác định những tiêuchuẩn nào có độ phù hợp cao hơn Tuy nhiên, trên phạm vi chung, nghiêncứu đã chỉ ra rằng kinh nghiệm làm việc, kỹ năng giao tiếp cá nhân, vàtrình độ học vấn có thể báo trước hiệu quả làm việc một cách tương đốichính xác

Có 2 phương pháp thường dùng để so sánh các ứng viên là xếp hạng

và chấm điểm Sau đây chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu từng phương pháp:

+ Phương pháp xếp hạng: Ứng viên được xếp hạng theo các tiêuchuẩn tuyển dụng

Nhược điểm: Phải xác định được mức độ quan trọng của mỗi tiêu

chuẩn trong đánh giá tổng thể Việc xếp hạng không thể tiến hành được chođến khi đã đánh giá xong tất cả các ứng viên Nếu có nhiều ứng viên thìthật khó có thể nhớ chính xác thông tin của mỗi ứng viên

+ Phương pháp chấm điểm: Để so sánh các ứng viên cần chấm điểmtừng ứng viên theo các tiêu chuẩn xét tuyển Điểm cho mỗi tiêu chuẩn cầnđược quy định cụ thể

Ví dụ, người ta có thể sử dụng một thang điểm đơn giản từ 1-5 chotất cả các tiêu chuẩn tuyển dụng như sau:

Không đạt

yêu cầu Kém Trung bình Tốt Xuất sắc

Không có phương pháp nào là hoàn hảo và tất cả chúng ta đều có thểcho điểm những ứng viên mà chúng ta thích cao hơn so với những ứng viên

mà chúng ta không thích Không phải dễ dàng có được sự đánh giá hoàntoàn khách quan Bởi vậy, tổ chức phải linh hoạt áp dụng phương pháp sosánh ứng viên phù hợp với phương pháp tuyển dụng

2.4 Đánh giá và lựa chọn ứng viên

Đánh giá và lựa chọn ứng viên là một quá trình gồm nhiều bước, mỗibước trong quá trình là một phương pháp tuyển dụng Số bước hay sốphương pháp được sử dụng không cố định mà nó phụ thuộc vào mức độphức tạp của công việc và tính chất của loại lao động cần tuyển dụng

2.4.1 Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ

Đây là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá và lựa chọn ứng viên,

là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển dụng với các ứng viên Bướcnày nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng laođộng, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tốchất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó ra những quyếtđịnh có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không Quá trình phỏngvấn ở bước này nếu phát hiện được các ứng viên không có khả năng phùhợp với công việc thì cần loại bỏ ngay Mặt khác, trong bước này khôngnên dùng các yếu tố: tuổi, giới, chủng tộc, tôn giáo, dân tộc và các khuyếttật bẩm sinh để loại bỏ những người nộp đơn xin việc Những lý do chính

để loại bỏ các ứng viên ở bước này là họ chưa đáp ứng được các yêu cầu vềtrình độ chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc nhưtrong bản thông báo tuyển dụng hoặc trái nghề, không đầy đủ các văn bằngchứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về nghiệp vụ, nhận thứcnghề nghiệp chưa đạt yêu cầu Bước này, thường các tổ chức sử dụng ít,

bởi kết quả nó mang lại chưa chính xác Tuỳ vào trường hợp, thời điểm vàcông việc cụ thể mà các tổ chức có thể sử dụng.

2.4.2 Sàng lọc hồ sơ

Hồ sơ xin việc thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu, người xinviệc có trách nhiệm làm hồ sơ xin việc theo yêu cầu mà các nhà tuyển dụnglao động đề ra Các mẫu hồ sơ xin việc được thiết kế một cách khoa học vàhợp lý có thể được coi là một công cụ quan trọng để tuyển dụng một cáchchính xác người xin việc, vì hồ sơ xin việc cung cấp các thông tin đáng tincậy về các hành vi hoạt động trong quá khứ cũng như các kỹ năng, kinhnghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm về tâm lý cá nhân, các kỳ vọng,ước muốn và các khả năng đặc biệt khác Hồ sơ xin việc là cơ sở cho cácphương pháp tuyển dụng khác như phương pháp phỏng vấn

Khi thiết kế các mẫu hồ sơ xin việc ta nên cân nhắc kỹ lưỡng cácthông tin cần phải có, nội dung các thông tin cần thu thập phải đảm bảođược tính toàn diện, tính chính xác Một mẫu hồ sơ dự tuyển được thiết kếtốt sẽ giúp doanh nghiệp thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mộtcách nhanh chóng và giúp so sánh hồ sơ các ứng viên một cách dễ dànghơn Mẫu hồ sơ dự tuyển cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết choquá trình tuyển dụng Các thông tin cần thiết thường bao gồm:

- Vị trí dự tuyển

- Các thông tin cá nhân: họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ liênlạc, sở thích,

- Trình độ học vấn và trình độ chuyên môn

- Kinh nghiệm làm việc

- Mức lương mong muốn và các điều kiện làm việc

- Tên và địa chỉ liên lạc của những người giới thiệu

- Các văn bằng, chứng chỉ khác

Thường thì hồ sơ của các ứng viên sẽ có nội dung, phong cách vàhình thức rất khác nhau, và có thể không cung cấp đầy đủ các thông tin cầnthiết Điều đó khiến cho quá trình lựa chọn trở nên khó khăn hơn Thêmvào đó, ứng viên thường chủ động cung cấp những thông tin mà họ muốn

nhà tuyển dụng biết chứ không nhất thiết là những thông tin mà nhà tuyểndụng cần Vì thế việc doanh nghiệp có mẫu hồ sơ dự tuyển được thiết kế tốt

sẽ buộc ứng viên phải cung cấp những thông tin cần thiết

Khi xem xét, đánh giá hồ sơ xin việc, thông thường các tiêu chuẩnnhư kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và trình độ chuyên môn đượcchú trọng hơn và đòi hỏi sự đánh giá chính xác Chẳng hạn như yêu cầu tốithiểu là tốt nghiệp đại học nhưng tốt nghiệp cao học được ưu tiên, hoặc tốithiểu 3 năm kinh nghiệm nhưng càng có nhiều kinh nghiệm càng tốt, Khi

đó nhà tuyển dụng phải chấm điểm hoặc xếp hạng hồ sơ ứng viên dựa trêncác tiêu chí đó và điểm này sẽ là căn cứ để ra quyết định lựa chọn cuốicùng trong bước này Ngoài ra, khi đánh giá hồ sơ xin việc nhà tuyển dụngcòn xem xét mẫu chữ viết, cách trình bày và ảnh của ứng viên nhằm đưa ramột đánh giá tổng thể nhất về ứng viên

Hồ sơ xin việc mặc dù có nhiều ưu điểm song cũng không tránh khỏinhững hạn chế nhất định Sàng lọc hồ sơ là thủ tục khách quan nó khôngthể thay thế cho việc gặp gỡ trực tiếp giữa người xin việc với nhà tuyểndụng Mặt khác, hồ sơ xin việc chỉ hỏi được một số vấn đề hạn chế do vậy

nó mất đi tính đa dạng phong phú của quá trình làm việc và kinh nghiệmcủa người xin việc

2.4.3 Kiểm tra, trắc nghiệm

Có rất nhiều hình thức kiểm tra, trắc nghiệm được sử dụng để giúpnhà tuyển dụng hay tổ chức ra quyết định lựa chọn Chúng có thể đượcphân thành 3 nhóm chính sau:

- Kiểm tra kỹ năng và năng lực:

Các bài kiểm tra này giúp xác định liệu ứng viên có kỹ năng và nănglực để thực hiện công việc không Về năng lực thường được thông qua bàikiểm tra về trình độ chuyên môn, bài kiểm tra bao gồm các câu hỏi liênquan đến kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ của người xin việc Ví dụ, bàikiểm tra chuyên môn đối với vị trí kế toán, bao gồm các câu hỏi liên quan

đến kế toán Về kỹ năng, bài kiểm tra liên quan đến các kỹ năng cá nhântrong việc thực hiện các hoạt động khác nhau của cơ thể con người nhưkiểm soát sự chính xác, điều phối các cảm nhận, thời gian của các phảnứng, tốc độ các hoạt động của tay, sự khéo léo của tay Ví dụ, bài kiểm tra

kỹ năng nghe điện thoại cho ứng viên dự tuyển vị trí nhân viên tổng đài haybài kiểm tra kỹ năng giải quyết các tình huống công việc đối với vị trí quảnlý Các bài kiểm tra này sẽ giúp đánh giá liệu ứng viên có những kiến thức

và sự khéo léo cần thiết để làm việc không

- Trắc nghiệm tâm lý:

Trắc nghiệm tâm lý nhằm kiểm tra liệu ứng viên có tiềm năng hoặckhả năng để đáp ứng các yêu cầu của công việc không Các trắc nghiệmtâm lý giúp xác định tính cách cá nhân của ứng viên, chẳng hạn như hướngnội hay hướng ngoại, có dễ hoà đồng không, có sở thích gì, điều gì là quantrọng nhất đối với họ Các trắc nghiệm tâm lý, nếu được sử dụng đúng, cóthể cung cấp những thông tin hữu ích để xem một ứng viên có đáp ứng yêucầu không Các trắc nghiệm này bao gồm trắc nghiệm về tính cách, sởthích, ước mơ, nguyện vọng

- Kiểm tra sức khoẻ:

Trong một số trường hợp đặc biệt để đánh giá các phẩm chất sinh lýcủa các ứng viên tổ chức có thể kiểm tra sức khoẻ để phát hiện các bệnhgây ảnh hưởng tới công việc Đây là hình thức kiểm tra mà các doanhnghiệp Việt Nam ít sử dụng, thông thường người ta chỉ thực hiện khi cóbằng chứng rõ ràng về sự liên quan trực tiếp giữa sức khoẻ và yêu cầu côngviệc Kiểm tra sức khoẻ giúp xác định liệu một ứng viên có đủ khả năng vềthể lực để làm việc không

Trên đây là một số các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm Việc thựchiện hình thức nào là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc và quy định củatừng doanh nghiệp Các bài kiểm tra, trắc nghiệm này có thể là một tìnhhuống, nhưng cũng có thể là một bài kiểm tra trên giấy Tổ chức có thể tự

thiết kế nhưng cũng có thể mua các đề kiểm tra, trắc nghiệm từ nhiềunguồn khác nhau, tốt nhất là nên chọn những nhà cung cấp chuyên nghiệp.Việc lựa chọn bài kiểm tra, trắc nghiệm thường dựa trên kinh nghiệm thựctiễn, các nghiên cứu thực nghiệm, và những phán đoán tốt nhất.

2.4.4 Phỏng vấn tuyển dụng

Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua cáccâu hỏi và câu trả lời) giữa những nhà tuyển dụng và người xin việc, đây làmột trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết địnhtuyển dụng Phương pháp phỏng vấn giúp chúng ta khắc phục được nhữngnhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc và kiểm tra không xemxét hết được

Phỏng vấn tuyển dụng có những mục đích chính như sau: Để xácđịnh liệu ứng viên có phù hợp công việc không; xác định liệu công việc cóphù hợp cho ứng viên; để đánh giá ứng viên; để nhận được thông tin vềứng viên và cung cấp thông tin về doanh nghiệp; để tìm hiểu động cơ làmviệc của ứng viên Phỏng vấn tuyển dụng ở bước này là phỏng vấn đánh giá

và lựa chọn tức là để đánh giá, lựa chọn và ra quyết định tuyển dụng Vìphỏng vấn tốn nhiều thời gian và công sức nên số lượng ứng viên chophỏng vấn đánh giá và lựa chọn thường hạn chế Bởi vậy, phỏng vấnthường được thực hiện sau phỏng vấn sơ tuyển, sàng lọc hồ sơ và kiểm tra,trắc nghiệm

Phỏng vấn tuyển dụng thường có một số hình thức cơ bản sau:

- Phỏng vấn tự do:

Phỏng vấn tự do là hình thức phỏng vấn mà người phỏng vấn hay hộiđồng phỏng vấn tự do đặt câu hỏi và khuyến khích ứng viên trả lời mộtcách thoải mái (không ngắt lời, không tranh luận, không đột ngột thay đổi

đề tài) Người phỏng vấn có thể hỏi những câu hỏi hoàn toàn khác nhau vớinhững ứng viên khác nhau

Hình thức phỏng vấn này cho phép người phỏng vấn khai thác sâuhơn những điểm mà họ cho là quan trọng trong câu trả lời của ứng viên.Tuy nhiên phỏng vấn tự do thường tốn nhiều thời gian, độ tin cậy thấp, phụthuộc nhiều vào kỹ năng của người phỏng vấn, khó so sánh giữa các ứngviên Bởi vậy, muốn phỏng vấn theo hình thức này đạt kết quả cao thì cầnchú ý một số vấn đề sau: Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc và

am hiểu công việc của các vị trí cần tuyển người một cách chi tiết Người

đi phỏng vấn phải là người nắm chắc kỹ thuật phỏng vấn

- Phỏng vấn theo cấu trúc định trước:

Người phỏng vấn sử dụng một bản câu hỏi chuẩn và đặt câu hỏi theomột trình tự cố định cho tất cả các ứng viên Hình thức phỏng vấn này có

ưu điểm là dễ thực hiện, dễ so sánh giữa các ứng viên, và có độ tin cậy caohơn so với kiểu phỏng vấn tự do Nhược điểm là hạn chế cơ hội cho cáccâu hỏi khai thác thêm của người phỏng vấn

Hiện nay, phỏng vấn tuyển dụng thường kết hợp cả hai hình thứctrên, người phỏng vấn sẽ sử dụng một bảng câu hỏi chuẩn cho tất cả cácứng viên nhưng vẫn đặt các câu hỏi khác để khai thác thông tin khi cầnthiết Hình thức phỏng vấn này gọi là phỏng vấn nửa cấu trúc

Độ tin cậy và tính đúng đắn của các cuộc phỏng vấn: Phỏng vấn làcông cụ giúp cho các nhà tuyển dụng đánh giá đúng được nhiều khía cạnhcủa các ứng viên, tuy nhiên độ tin cậy và tính đúng đắn của các thông tinthu được từ cuộc phỏng vấn còn gây nhiều tranh luận Qua nghiên cứu vềkiểm tra tính tin cậy và đúng đắn của các thông tin thu thập của các cuộcphỏng vấn cho một số kết luận sau:

- Tính tin cậy tương quan khá thấp khi hai người cùng phỏng vấnmột người mà lại cho kết quả không đồng nhất

- Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào năng lực, trình độ củangười phỏng vấn và mục tiêu của cuộc phỏng vấn

- Sự tiếp xúc trực tiếp sẽ cho kết quả đánh giá cao hơn qua quan sáthình dáng, khả năng giao tiêp, cách thức trả lời câu hỏi, phong cách, sự gầngũi và các tố chất thông minh.

- Các cuộc phỏng vấn theo mẫu, chuẩn bị kỹ thì cho kết quả đáng tincậy hơn

- Các thông tin thu được qua phỏng vấn không phải là yếu tố duynhất dự đoán chính xác về kết quả thực hiện công việc

Kết quả của cuộc phỏng vấn còn phụ thuộc vào thái độ, tâm trạng,cảm xúc, điều kiện thể lực của người phỏng vấn và ứng viên

Quá trình phỏng vấn chia thành các bước như sau:

sơ ứng viên cần lưu ý những điểm không rõ hay không nhất quán để làmsáng tỏ khi phỏng vấn

+ Lập hội đồng phỏng vấn: Trước khi phỏng vấn diễn ra cần xácđịnh xem những ai sẽ tham gia vào quá trình phỏng vấn Sự tham gia củanhững người khác có thể giúp đánh giá ứng viên một cách khách quan hơn.Những người có thể tham gia đánh giá ứng viên bao gồm: Người quản lýtrực tiếp, đại diện của bộ phận nhân sự, đại diện của đồng nghiệp tương lai,người có thẩm quyền ra quyết định lựa chọn cuối cùng

+ Chuẩn bị câu hỏi: Dù doanh nghiệp chọn kiểu phỏng vấn tự do thìvẫn cần phải xác định trước những vấn đề muốn tìm hiểu (chẳng hạn như

kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng làm việc nhóm ) và chuẩn bị một sốcâu hỏi cơ bản Người phỏng vấn không chuẩn bị trước thường đặt câu hỏitheo sở thích hoặc theo thói quen

Ngoài ra, những việc quan trọng khác để chuẩn bị cho phỏng vấn làxem lại bản mô tả công việc và bản yêu cầu ứng viên để đảm bảo có sựhiểu biết hoàn chỉnh về vị trí cần tuyển, sắp xếp nơi phỏng vấn và lịchphỏng vấn với ứng viên.

- Tiến hành phỏng vấn tuyển dụng: Nhìn chung một cuộc phỏng vấntuyển dụng có thể được chia thành các bước sau:

+ Giới thiệu và mở đầu: giới thiệu những người phỏng vấn và trình

+ Ứng viên đặt câu hỏi

+ Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tóm tắt lại các thông tin vàthông báo với ứng viên về bước tiếp theo

+ Người phỏng vấn dẫn ứng viên đi thăm doanh nghiệp (nếu thíchhợp)

- Ra quyết định lựa chọn ứng viên:

Kết thúc quá trình phỏng vấn tổ chức đã có thể xác định được mộtdanh sách chọn lọc bao gồm một số ít những ứng viên phù hợp nhất Cácứng viên này đều đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp, vấn đề chọn

ai lúc này phụ thuộc vào sự phù hợp giữa doanh nghiệp và ứng viên trênnhiều phương diện (kỳ vọng của ứng viên và khả năng đáp ứng của doanhnghiệp, mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên và xu hướng phát triển củadoanh nghiệp, )

2.4.5 Điều tra xác minh

Điều tra xác minh hay còn gọi là thẩm tra các thông tin thu đượctrong quá trình tuyển dụng Thực hiện bước này để xác định độ tin cậy củacác thông tin thu được qua các bước tuyển dụng như: Xác định có đúng làứng viên có những kinh nghiệm như họ nói không; biết ứng viên có trungthực, chấp hành nội quy, kỷ luật không; tìm hiểu thêm về những vấn đềchưa được làm sáng tỏ trong quá trình phỏng vấn Có nhiều cách để thẩmtra các thông tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã làmviệc, đã khai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ.Điều tra xác minh thường do bộ phận nhân sự đảm nhiệm

2.5 Hoàn tất quá trình tuyển dụng

Các thủ tục hoàn tất quá trình tuyển dụng thường do bộ phận nhân sựthực hiện, bao gồm các hoạt động sau:

- Mời ứng viên trúng tuyển nhận việc và thử việc: Tổ chức cần thôngbáo cho ứng viên trúng tuyển một cách chính thức bằng cách gửi thư mờinhận việc hoặc mời ứng viên đến trao đổi trực tiếp Thư mời nhận việc nênbắt đầu bằng lời chúc mừng và nội dung thư cần thể hiện rõ các điều kiệnlàm việc (tiền lương, ngày bắt đầu làm việc, thời gian làm việc, thời gianthử việc, các phúc lợi, ) Sau khi mời ứng viên nhận việc là bắt đầu thờigian thử việc trong đó có hướng dẫn hội nhập, đây có thể coi là một phầntrong quy trình tuyển dụng, cũng có thể coi là giai đoạn tiếp nối của quytrình tuyển dụng

- Cập nhật dữ liệu ứng viên: Để tạo thuận lợi cho việc tuyển dụng,doanh nghiệp nên xây dựng một dữ liệu ứng viên Dữ liệu ứng viên thườngđược hình thành từ nguồn ứng viên tự do - những người nộp hồ sơ khidoanh nghiệp chưa có nhu cầu và các ứng viên không được chọn từ các lầntuyển dụng trước Doanh nghiệp nên chọn ra các ứng viên tốt, những người

mà có thể phù hợp cho các vị trí khác trong doanh nghiệp để đưa vào dữliệu ứng viên

- Chuẩn bị hợp đồng lao động: Cần đảm bảo các nội dụng ghi tronghợp đồng không trái với quy định của luật lao động Nếu cần thiết doanhnghiệp có thể sử dụng một văn bản kèm theo hợp đồng lao động để thể hiệnchi tiết hơn về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và các quyền lợi của nhânviên.

- Lập hồ sơ nhân viên: Để đảm bảo thủ tục quản lý của doanhnghiệp, doanh nghiệp cần lập hồ sơ nhân viên cho nhân viên mới Tuỳ theoyêu cầu của từng doanh nghiệp, hồ sơ có thể bao gồm: Lý lịch nhân viên;kết quả các bài kiểm tra, phỏng vấn; Các bằng cấp và chứng chỉ đào tạo;các tài liệu chứng minh thông tin cá nhân khác

3 Kiểm tra, đánh giá công tác tuyển dụng

"Để công tác tuyển dụng đạt được hiệu quả cao hiện nay người ta có

xu hướng thành lập các trung tâm đánh giá Đây là phương pháp tốt nhấtnhằm giúp ta lựa chọn một người vào vị trí việc làm khi có một nhómngười muốn xin vào vị trí đó” Hoạt động kiểm tra, đánh giá công tác tuyểndụng cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ theo từng đợt tuyển dụng

để có những sửa đổi, điều chỉnh kịp thời góp phần nâng cao chất lượngtuyển dụng Trong quá trình đánh giá thì cần chú ý tới nội dung và các chiphí tuyển dụng

3.1 Tỷ lệ sàng lọc

Nếu doanh nghiệp quy định tỷ lệ sàng lọc thì cần xem xét tỷ lệ sànglọc có hợp lý không? Tỷ lệ sàng lọc có thể là của cả quá trình tuyển dụngcũng có thể là của bước sau so với bước trước Đây là vấn đề có ý nghĩalớn, ảnh hưởng đến chi phí tài chính, chúng ta có thể giảm tỷ lệ này xuống

ở một mức độ cho phép, song không ảnh hưởng tới chất lượng người đượctuyển

Người ta thường sử dụng tỷ lệ tuyển dụng để đánh giá thủ tục tuyểndụng:

Số người xin việc được tuyển

Tỷ lệ tuyển dụng =

Tổng số người nộp đơn xin việc

3.2 Kiểm tra, đánh giá quá trình tuyển dụng

Kiểm tra và đánh giá kế hoạch tuyển dụng, được thể hiện như kếhoạch có sát thực tế không? nhu cầu tuyển dụng có phù hợp với khối lượngcông việc thực tế không?

Trong kế hoạch tuyển dụng, tổ chức dự tính chi phí tài chính cho quátrình tuyển dụng có hợp lý không, có tính đến hết các chi phí có thể phátsinh chưa? Chi phí tuyển dụng thực tế có vượt quá nhiều so với chi phí dựtính trong kế hoạch tuyển dụng hay không? Và nếu có khoản vượt thì nóphát sinh trong giai đoạn nào?

Đánh giá hiệu quả của các quảng cáo tuyển dụng Xem xét các tiêuchuẩn dùng để loại bỏ những người xin việc đã hợp lý chưa, đã bao quáthết các trường hợp phải loại bỏ chưa? Các thông tin thu thập được, đã đảmbảo đủ mức tin cậy cho việc xét tuyển chưa?

3.3 Đánh giá hiệu quả của tuyển dụng

Ngoài các chỉ tiêu đánh giá quá trình tuyển dụng hay việc thực hiệntuyển dụng như trên thì chúng ta còn có thể đánh giá hiệu quả của công táctuyển dụng nhân lực thông qua một số chỉ tiêu sau:

- Số lượng nhân viên mới bỏ việc hay số người được tuyển khôngtham gia làm việc tại doanh nghiệp: Nhân viên mới bỏ việc có thể do nhânviên tự ý bỏ việc hoặc do yêu cầu từ phía doanh nghiệp Số lượng nhânviên mới bỏ việc càng cao chứng tỏ hiệu quả của công tác tuyển dụng càngthấp và ngược lại Con số này nói lên sự thành công hay thất bại của côngtác tuyển dụng

- Chi phí đào tạo lại: Khi tuyển dụng và nhân viên mới được bắt đầucông việc, khi đó có những yêu cầu mà nhân viên mới không hoặc chưađáp ứng được do chưa có kinh nghiệm hoặc chưa quen môi trường làm việcmới Điều này có quan hệ mật thiết với chi phí đào tạo lại Nếu chi phí đào

tạo lại mà thấp tức kết quả làm việc của nhân viên mới là cao thì so sánhvới chi phí tuyển dụng sẽ cho hiệu quả tuyển dụng là cao và ngược lại Tuynhiên điều này đôi khi các nhà tuyển dụng cũng không thể suy xét như vậybởi nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Chất lượng lao động của ngànhnghề đó trên thị trường, mức độ hấp dẫn của công việc,…

- Kết quả thực hiện công việc: Việc đánh giá kết quả thực hiện côngviệc cho ta biết nhân viên có hoàn thành các nhiệm vụ được giao haykhông để từ đó cho ta biết mức độ phù hợp của nhân viên mới với côngviệc Việc đánh giá này không chỉ cho thấy hiệu quả hay chất lượng củacông tác tuyển dụng mà còn chỉ ra rằng tổ chức bố trí đúng người đúngviệc hay không Nếu kết quả thực hiện công việc là cao thì chứng tỏ hiệuquả tuyển dụng là cao và ngược lại Để đánh giá được kết quả thực hiệncông việc, tổ chức phải lập các bản đánh giá thực hiện công việc và tiếnhành đánh giá Tuy nhiên, việc đánh giá không thể thực hiện được ngay vàthường xuyên nên chỉ tiêu này thường chỉ sử dụng để đánh giá hiệu quảtuyển dụng trong một thời kỳ hay giai đoạn phát triển nào đó của tổ chức

III CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG TỚI CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

1 Các yếu tố thuộc về tổ chức

1.1 Hình ảnh và uy tín của tổ chức

Đây là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng trong việc thu hút người xin việc

và ảnh hưởng tới chất lượng công tác tuyển dụng Bởi tên tuổi của nhàtuyển dụng chính là tài sản quý giá đóng vai trò quan trọng trong việc thuhút ứng viên và đồng thời góp phần tiết kiệm chi phí tuyển dụng Bên cạnh

đó, khi tổ chức thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng thì khả năng lựachọn được người phù hợp với công việc là cao hơn Thực tế đã cho thấyrằng các công ty có tên tuổi khi đăng quảng cáo tuyển dụng thì lượng đơnxin việc của các ứng viên có chất lượng cao sẽ cao hơn nhiều lần so với

việc quảng cáo tuyển dụng cùng một vị trí của một công ty bình thườngkhác.

1.2 Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc

Như trên đã phân tích, phân tích công việc và đánh giá thực hiệncông việc là hai căn cứ quan trọng của việc lập kế hoạch tuyển dụng nóiriêng và công tác tuyển dụng nói chung Trong đó, phân tích công việc lànền tảng của các hoạt động quản lý nhân lực khác và đặc biệt có vai trò hếtsức quan trọng đối với công tác tuyển dụng Phân tích công việc là cơ sởcho cả quá trình tuyển dụng từ khâu lập kế hoạch tuyển dụng tức xác địnhkhối lượng công việc mới và nhu cầu tuyển dụng cho đến việc mô tả vị trícần tuyển và xác định yêu cầu đối với ứng viên tức tạo nên những tiêuchuẩn tuyển dụng Phân tích công việc giúp tổ chức xác định được mục tiêu

và hướng đi trong công tác tuyển dụng, giúp tổ chức tìm được người laođộng lý tưởng phù hợp với công việc Đây là một mong muốn mà bất kỳhoạt động tuyển dụng hay tổ chức nào đặt ra Bên cạnh đó, đánh giá thựchiện công việc giúp tổ chức xác định được phương án giải quyết thực trạngthiếu người một cách hiệu quả nhất Phương án đó dù là tuyển dụng haykhông tuyển dụng thì cũng là một phương án tối ưu nhất, chắc chắn và hiệuquả nhất Ngoài ra, đánh giá thực hiện công việc còn đưa ra được những

mô hình công việc mới và ứng viên mới hiệu quả hơn cho công tác tuyểndụng thông qua việc cải tiến công việc hay thiết kế lại công việc Có thể nóirằng, phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc là điều kiện cầncủa công tác tuyển dụng, không có các hoạt động này thì sẽ khó có tuyểndụng hay tuyển dụng sẽ rất khó khăn Như vậy, phân tích công việc vàđánh giá thực hiện công việc là các nhân tố có tác động rất lớn tới công táctuyển dụng, tới chất lượng và hiệu quả của tuyển dụng Nếu hai hoạt độngnày được thực hiện tốt thì sẽ làm tiền đề vững chắc cho công tác tuyểndụng và ngược lại nếu chúng không được đầu tư đúng mức thì sẽ kéo theo

sự thất bại của công tác tuyển dụng

1.3 Sự đầu tư cho công tác tuyển dụng

Sự đầu tư cho tuyển dụng bao gồm cả đầu tư về tài chính, nhân lực,thời gian, cơ sở vật chất và sự quan tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp.Một khi tất cả các yếu tố này đều được thực hiện tốt và đồng đều thì hiệuquả hay chất lượng của công tác tuyển dụng sẽ rất cao Chi phí tuyển dụngbao gồm chi phí tài chính và thời gian, nếu chi phí dành cho tuyển dụng làhợp lý thì sẽ đảm bảo cho việc đầu tư lớn và có hiệu quả trong công tác thuhút những ứng viên tài năng còn nếu chi phí dành cho tuyển dụng khôngđảm bảo mức thực thi chiến lược tuyển dụng tối ưu thì hiệu quả công táctuyển dụng sẽ kém hơn vì không có điều kiện sử dụng và khai thác cáckênh tuyển dụng có tiềm năng Bên cạnh đó, việc đầu tư cho cán bộ tuyểndụng cả về chi phí trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nâng cao trình độ

là rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến công tác tuyển dụng Bởi suy chocùng thì kết quả tuyển dụng phụ thuộc chủ yếu vào trình độ của cán bộtuyển dụng Chính vì vậy đòi hỏi cán bộ tuyền dụng phải giỏi, nhiều kinhnghiệm, công tư phân minh, lên kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng cho từngbước tuyển dụng Sự đầu tư cơ sở vật chất cho quá trình tuyển dụng cũng

có vai trò hết sức quan trọng đối với công tác tuyển dụng bởi sự đầu tư này

sẽ giúp cán bộ tuyển dụng thực hiện việc tuyển dụng được tốt hơn và đốivới con mắt của ứng viên thì đây cũng giống như sự đầu tư trang thiết bịcho việc thực hiện công việc của nhân viên và như vậy nếu đầu tư đúng đắn

sẽ đem đến cho ứng viên cái nhìn thiện cảm về tổ chức Có thể nói rằng, sựđầu tư cả về chi phí, cơ sở vật chất và cán bộ tuyển dụng là điều kiện đủcủa công tác tuyển dụng nhân lực và như vậy nó có tác động rất lớn tớicông tác tuyển dụng

1.4 Chính sách tuyển dụng

Hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có những quy định cụ thể về việctuyển nhân viên Bản chất của các quy định đó phụ thuộc vào giai đoạnphát triển của doanh nghiệp Những quy định đó bao gồm các nguyên tắc

bắt buộc khi tuyển nhân viên Chẳng hạn như bắt buộc phải quảng cáo trênbáo cho một số vị trí, một số vị trí khác thì chỉ tuyển nội bộ Họ cũngthường có các kế hoạch tuyển và đào tạo những người chưa có những kỹnăng hoặc kiến thức cần thiết.

Các doanh nghiệp nhỏ thường linh hoạt hơn, đôi khi việc tuyển dụng

có thể chỉ đơn giản là “Bạn có biết ai có thể ?” – một quy trình rất đơngiản trong đó người ta sử dụng các mối quan hệ cá nhân để tìm ra nhữngngười có kỹ năng và phẩm chất phù hợp với doanh nghiệp mình

Tuy nhiên, dù áp dụng một chính sách tuyển dụng linh hoạt hay cứngnhắc, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật vềtuyển dụng lao động

Mục tiêu của tuyển dụng là chiêu mộ được nhân viên có kiến thức,

kỹ năng, năng lực và động cơ phù hợp với các yêu cầu của công việc và cácmục tiêu dài hạn của doanh nghiệp Để đạt được kết quả tốt nhất, doanhnghiệp không những phải xem xét yêu cầu của vị trí cần tuyển mà còn phảixác định nhu cầu tương lai, không chỉ đánh giá năng lực hiện tại của ứngviên mà phải quan tâm đến cả những tiềm năng của họ Để làm được điềunày, doanh nghiệp cần phải có chính sách tuyển dụng rõ ràng với quy trìnhtuyển dụng hợp lý

1.5 Văn hóa công ty

Văn hóa đóng vai trò quan trọng vì đó là một trong những yếu tốquyết định sự thu hút của một công ty đối với ứng viên tiềm năng và nhânviên hiện tại Những tổ chức chỉ tuyển dụng “các cá nhân theo phong cáchhay văn hoá riêng của mình” trong hoạt động lãnh đạo hay những vị trí chủchốt sẽ gặp khó khăn trong việc đa dạng hoá nền văn hoá và ngược lại nó

sẽ làm thu hẹp phạm vi tuyển dụng Chẳng hạn, nếu văn hóa công ty cực kỳthoải mái, công ty có thể gặp khó khăn trong việc thu hút và duy trì nhữngnhân viên có tính cách nghiêm nghị vì họ có thể cho rằng đó là nơi làmviệc thiếu “nghiêm túc” và gây bất lợi cho cho nghề nghiệp lâu dài Có

nhiều cách để kéo gần khoảng cách giữa môi trường văn hóa hiện tại củacông ty với môi trường văn hóa cần có để thu hút và giữ chân người giỏi.Việc cải thiện môi trường văn hóa nơi làm việc không phải quá khó khănhay tốn kém Tất cả những gì cần làm để phát triển một môi trường văn hóaphù hợp là sẵn sàng quan sát và lắng nghe, một chút sáng tạo, và cởi mởtrước những ý tưởng mới.

2 Các yếu tố thuộc về môi trường

2.1 Các điều kiện về thị trường lao động

Điều kiện về thị trường lao động có ảnh hưởng rất lớn đến công táctuyển dụng của tổ chức Thị trường lao động được thể hiện qua cung và cầulao động Khi cung lao động lớn hơn cầu lao động thì việc tuyển dụng của

tổ chức là thuận lợi và ngược lại Khi đó, tổ chức không chỉ tuyển được đủ

số lượng lao động theo chỉ tiêu mà cơ hội tuyển được những ứng viên tiềmnăng là rất lớn Mặt khác, khi nói đến thị trường lao động không thể khôngnói đến chất lượng lao động cung ứng, nếu chất lượng lao động trên thịtrường là cao và dồi dào thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng tuyển dụng.Như vậy, xét về cả quy mô và chất lượng của cung cầu lao động trên thịtrường lao động đều đồng thời ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến tuyểndụng nhân lực của tổ chức

2.2 Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác

Thực tế thời đại thông tin và toàn cầu hoá, cạnh tranh của doanhnghiệp hiện đại đã chuyển từ cạnh tranh sản phẩm thành cạnh tranh conngười Quan niệm này đã được rất nhiều doanh nghiệp nhận thức được.Hiện nay cạnh tranh giữa các doanh nghiệp triển khai xoay quanh việc thuhút, chiêu mộ nhân tài Công tác bồi dưỡng huấn luyện nhân viên đã đượcnhiều doanh nghiệp thành công hoặc đang phát triển coi trọng Trong mộtchừng mực nào đó, cạnh tranh của doanh nghiệp là cạnh tranh nhân tài,mấu chốt của cạnh tranh nhân tài chính là cạnh tranh trong việc tuyển dụng

và bồi dưỡng huấn luyện nhân viên Như vậy, nếu doanh nghiệp hoạt động

trong môi trường cạnh tranh gay gắt thì công tác tuyển dụng của doanhnghiệp sẽ rất được chú trọng và cân nhắc.

2.3 Các xu hướng kinh tế

Một trong những tác động chủ yếu của toàn cầu hóa là xu hướngphát triển nguồn nhân lực Nó xuất phát không chỉ từ những thay đổi vềcông nghệ và sự giảm xuống liên tục các chi phí truyền thông và vậnchuyển, mà còn từ sự tương tác giữa các quốc gia phát triển và vai trò tănglên của các nước đang phát triển vào sự gia tăng nền kinh tế toàn cầu Toàncầu hóa đã làm cho các nền kinh tế phát triển nhanh chóng hơn và trở thànhmột thị trường toàn cầu, tương tác và phụ thuộc lẫn nhau Toàn cầu hóa đãtác động đến việc phát triển nguồn nhân lực theo nhiều cách khác nhau Sovới trước đây, ngày nay các doanh nghiệp cần phải bổ sung nhiều hơn các

kỹ năng cho đội ngũ nhân viên của mình để thích ứng với các cơ hội vàthách thức do toàn cầu hóa và sự thay đổi công nghệ tạo ra Thái độ, kiếnthức và các kỹ năng của lực lượng lao động trong từng doanh nghiệp sẽquyết định đến chất lượng các sản phẩm và dịch vụ Bởi vậy, hoạt độngtuyển dụng cũng không thể không bị ảnh hưởng bởi xu hướng phát triểnnày Thực tế cho thấy công tác tuyển dụng tại các doanh nghiệp khôngngừng được cải tiến, hoàn thiện và ngày càng chuyên nghiệp hơn

IV SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

Tuyển dụng nhân viên là một hoạt động mà mọi doanh nghiệp đềuphải thực hiện Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp phải tuyển nhân viên:công việc kinh doanh ngày càng phát triển, mở rộng sản xuất, tái cấu trúc,một nhân viên sắp nghỉ hưu, một nhân viên xin nghỉ việc để đi học, mộtnhân viên bị buộc thôi việc vì vi phạm kỷ luật,

Tuyển dụng và giữ chân người tài là một trong những kỹ năng thiếtyếu của người quản lý Đây cũng chính là hai nền tảng vững chắc cho sựthịnh vượng và bền vững của một tổ chức Thành công của hầu hết các