ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ NV
Đặc điểm lao động tại Công ty
1.1.1 Tính chất, số lượng lao động của công ty
Ngành thương mại liên quan đến công nghệ thông tin thường thu hút chủ yếu lao động nam, trong khi một số vị trí như kế toán, hành chính và nhân sự lại có sự hiện diện của nữ giới.
Cán bộ nhân viên của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV có năng lực chuyên môn vững vàng, với sự hiểu biết và kỹ năng tổ chức, điều hành công việc hiệu quả trong lĩnh vực kinh tế tài chính Họ thể hiện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp trung thực, khách quan và có bản lĩnh, sẵn sàng vượt qua thử thách và thích nghi với hoàn cảnh mới Đội ngũ này được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm và đam mê với nghề, luôn ham học hỏi và tuân thủ kỷ luật của công ty Kể từ khi thành lập vào năm 2007 với 10 nhân viên, đội ngũ CBCNV đã không ngừng phát triển cả về số lượng lẫn chất lượng.
31/05/2014 tổng số CBCNV trong Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV là 32 người được làm việc trong môi trường ổn định Trong đó:
- Ban giám đốc có 02 người
- Phòng Kế toán có 05 người
- Bộ phận thu mua 06 người
- Bộ phận bán hàng 17 người ảng 1.1: Cơ cấu ngu n nh n lực của Công ty qua các n m n v
Chi tiết phòng ban Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Tháng 5 năm 2014
1.1.2 Phân loại lao động của công ty
Đội ngũ lao động của Công ty chủ yếu là những người trẻ tuổi, với khoảng 65,625% nhân viên trong độ tuổi từ 25-45, tương đương 21 người Nhân viên từ 50 tuổi trở lên chiếm 6,25%, tức là 2 người, trong khi đó, lao động trong độ tuổi 20-25 chiếm 28,125%, với 9 người.
Theo tính chất của ngành nghề kinh doanh thì số lượng nam trong công ty có khoảng 25 người chiếm tỷ lệ 78,125%, còn lại 07 người là nữ chiếm 21,265%
T eo trìn độ chuyên môn
Hiện tại, công ty có tổng số CBCNV với 01 người có trình độ thạc sĩ, chiếm 3,125% Số lượng nhân viên có trình độ cao đẳng và đại học là 24 người, tương đương 75% Ngoài ra, có 07 người có trình độ trung cấp, chiếm 21,265%.
Trong những năm qua, công ty đã chú trọng đầu tư vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Chúng tôi luôn tạo điều kiện cho cán bộ quản lý theo học Cao học, đồng thời khuyến khích công nhân viên có trình độ Cao Đẳng và Trung cấp tiếp tục học tập để đạt được bằng Đại học.
Các hình thức trả lương tại Công ty
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV áp dụng chế độ tiền lương bao gồm lương, thưởng và các phúc lợi khác cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) Mục tiêu của việc trả lương và thưởng là khuyến khích CBCNV làm việc hiệu quả, hoàn thành tốt nhiệm vụ và đảm bảo đời sống cho nhân viên.
Chế độ về tiền l n v xét nân l n
Theo quy định của Công ty, trước khi ký hợp đồng lao động, CBCNV sẽ trải qua thời gian thử việc 2 tháng với mức lương thử việc là 70% lương cơ bản Mỗi ngày làm việc kéo dài trung bình 8 giờ, và trong một tháng, nhân viên làm việc từ 26 đến 27 ngày, được nghỉ vào chiều thứ bảy và cả ngày chủ nhật.
Mức lương của nhân viên tại công ty phụ thuộc vào năng lực, bậc lương, thời gian làm việc và chất lượng công việc hoàn thành Từ ngày 01/4/2014, mức lương tối thiểu được áp dụng là 1.150.000đ.
Mỗi tháng, vào ngày 05, CBCNV sẽ nhận lương cho tháng trước Lương được trả hàng tháng, và nhân viên có thể tạm ứng lương khi cần, nhưng số tiền tạm ứng không quá 1.000.000đ.
Công ty thực hiện việc xét nâng lương cho nhân viên mỗi năm vào tháng 4 Những nhân viên có đủ một năm làm việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ sẽ được xem xét tăng lương từ mức lương hiện tại.
Công ty không chỉ thực hiện việc nâng lương định kỳ hàng năm mà còn có chính sách nâng lương đột xuất cho những nhân viên xuất sắc trong công việc Mức tăng lương có thể dao động từ 10% đến 30% so với mức lương hiện tại, tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty trong năm.
Các khoản tiền phụ cấp và trợ cấp:
Các khoản phụ cấp, trợ cấp cho nhân viên của Công ty gồm:
- Phụ cấp trách nhiệm (phụ cấp chức vụ):
Cấp quản lý nhận tiền trách nhiệm hàng tháng được tính bằng lương tối thiểu nhân với hệ số trách nhiệm Hệ số trách nhiệm có ba mức: 0,1 cho Phó trưởng phòng, 0,2 cho Trưởng phòng và 0,3 cho Giám đốc.
+ Đối với cấp quản lý bộ phận bán hàng thì mức phụ cấp trách nhiệm được Công ty quy định là 500.000đ/tháng
Mức phụ cấp ăn trưa được Công ty quy định là 20.000đ/người Tuy nhiên, nhân viên bán hàng làm theo ca sẽ không được hưởng phụ cấp này.
- Tiền công tác phí (Nếu có):
Khi công tác tại nội thành Hà Nội, mức phụ cấp dao động từ 100.000đ đến 200.000đ mỗi lần Đối với các chuyến công tác ngoài tỉnh, mức phí sẽ được xác định dựa trên thời gian và quãng đường di chuyển.
Những ngày nghỉ hưởng nguyên lương bao gồm: nghỉ lễ, nghỉ 3 ngày khi kết hôn, nghỉ 1 ngày khi con kết hôn, và nghỉ 3 ngày khi có người thân qua đời Ngoài ra, người lao động còn được hưởng 12 ngày nghỉ phép có lương mỗi năm.
Vào các dịp lễ như 30/4, 01/5, ngày Quốc khánh 02/9 và Tết Dương lịch, nhân viên sẽ nhận được thưởng từ 200,000đ đến 1,000,000đ/người Mức thưởng này phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cũng như thời gian làm việc của từng nhân viên.
Thưởng lương tháng 13, hay còn gọi là thưởng Tết Nguyên đán, là khoản thưởng được công ty trao cho nhân viên vào dịp cuối năm theo lịch âm Mức thưởng này phụ thuộc vào thời gian làm việc, sự đóng góp, chất lượng công tác và kết quả kinh doanh của công ty trong năm Các mức thưởng cụ thể sẽ được xác định dựa trên những tiêu chí này.
Phòng Kinh doanh sẽ nhận thưởng theo phần trăm doanh thu từ từng đơn hàng và dự án mà Ban Giám đốc giao Mức thưởng sẽ khác nhau tùy thuộc vào giá trị của từng dự án Khoản tiền thưởng này sẽ được tính toán và chi trả vào cuối năm.
Việc tính lương cho từng CBCNV được thực hiện tại phòng Kế toán của Công ty, bao gồm cả trợ cấp BHXH và các khoản khác Hàng tháng, kế toán tiền lương căn cứ vào tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động, và các chính sách xã hội liên quan đến lao động tiền lương, BHXH do Nhà nước ban hành, cũng như điều kiện thực tế tại Công ty để tính toán lương và các khoản phải trả cho CBCNV.
Dựa vào các chứng từ như "Bảng chấm công" và "Phiếu xác nhận làm thêm giờ", kế toán thực hiện tính tiền lương và tiền ăn ca cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) Tiền lương được xác định cho từng cá nhân và tổng hợp theo từng bộ phận tại công ty, sau đó phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền lương" Từ "Bảng thanh toán tiền lương" của từng bộ phận, công ty tiến hành chi trả tiền lương cho CBCNV đồng thời, đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ và cho từng đối tượng Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ được thực hiện theo chế độ kế toán quy định Kết quả tổng hợp và tính toán được thể hiện trong "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH".
1.2.2 Các hình thức trả lương
Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại Công
ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
1.3.1 Quỹ tiền lương tại công ty
Quỹ tiền lương của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV gồm những khoản chủ yếu sau:
- Tiền lương chính tính theo thời gian và phụ cấp các loại
Tiền lương của người lao động sẽ được trả trong các trường hợp ngừng làm việc do nguyên nhân khách quan như mưa, bão lũ, thiếu hàng hóa, cũng như trong thời gian được điều động công tác theo quy định, thời gian nghỉ phép và thời gian đi học.
- Các loại phụ cấp đi làm đêm, làm thêm giờ, ngày
- Các khoản tiền lương có tính chất không thường xuyên
Khi lập kế hoạch quỹ tiền lương, công ty cần xem xét các khoản như trợ cấp và bảo hiểm xã hội cho nhân viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, hoặc tai nạn lao động Tuy nhiên, quỹ tiền lương không bao gồm các khoản thưởng không thường xuyên như phát minh, sáng chế, cũng như các trợ cấp thường xuyên như trợ cấp khó khăn đột xuất, bảo hộ lao động và công tác phí.
Trong Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV, việc hạch toán kế toán tiền lương cho công nhân viên được phân chia thành hai loại chính: tiền lương chính và tiền lương phụ.
Tiền lương chính là khoản tiền phải trả cho công nhân viên trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính, bao gồm cả tiền lương theo cấp bậc và các khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm, làm thêm giờ, làm việc vào ngày nghỉ, phụ cấp khu vực và phụ cấp làm đêm.
Tiền lương phụ là khoản tiền được chi trả cho công nhân viên khi họ thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài công việc chính hoặc trong thời gian nghỉ theo chế độ, bao gồm nghỉ phép, nghỉ lễ, tham gia học tập, họp, hoặc khi doanh nghiệp ngừng hoạt động.
Việc phân chia tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ đóng vai trò quan trọng trong công tác hạch toán kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm.
Quỹ tiền lương được hình thành từ doanh thu kinh doanh, vì vậy việc quản lý chi tiêu quỹ tiền lương cần liên kết chặt chẽ với kế hoạch kinh doanh của Công ty Điều này nhằm đảm bảo chi tiêu hợp lý và tiết kiệm quỹ tiền lương, đồng thời đạt và vượt kế hoạch kinh doanh trong tương lai.
1.3.2 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHXH
Hiện nay, các khoản trích theo lương được áp dụng tại Công ty bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Theo quy định của Luật BHXH và Nghị định 152/2006/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2014, Công ty áp dụng mức trích lập BHXH mới với tỷ lệ 26% trên mức lương cơ bản Trong đó, Công ty chịu trách nhiệm 18% (được tính vào chi phí kinh doanh), trong khi CBCNV đóng góp 8% (trừ vào lương nhân viên).
Hiện nay các khoản trích theo lương tại Công ty là 34,5% lương cơ bản Trong đó:
- Công ty trích 24% tính vào chi phí (bao gồm 18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ)
Mỗi tháng, phòng Kế toán tại Công ty sẽ thực hiện việc trích lập các khoản trừ từ thu nhập của CBCNV, bao gồm 10,5% tổng lương, trong đó có 8% cho bảo hiểm xã hội (BHXH), 1,5% cho bảo hiểm y tế (BHYT) và 1% cho bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Công ty thực hiện việc đóng bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm quận Thanh Xuân, Hà Nội, với hạn nộp các khoản bảo hiểm chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng Việc nộp và sử dụng các quỹ bảo hiểm tại công ty được quy định cụ thể.
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là cơ chế bảo vệ, giúp bù đắp một phần thu nhập cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) khi họ gặp phải tình trạng giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ hưu hoặc qua đời Hệ thống này hoạt động dựa trên việc đóng góp vào quỹ BHXH, mang lại sự an tâm cho người lao động và doanh nghiệp.
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một khoản đóng góp bắt buộc mà người lao động, đặc biệt là trong lĩnh vực phát triển khoa học công nghệ, phải tham gia theo quy định của Nhà nước.
Quỹ BHXH được hình thành từ 26% tổng lương cơ bản của cán bộ nhân viên, nhằm hỗ trợ khi họ mất khả năng lao động do ốm đau, thai sản, và các trường hợp khác Toàn bộ số tiền trích lập BHXH sẽ được kế toán thanh toán và nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm tại quận Thanh Xuân, Hà Nội trước ngày 20 hàng tháng.
Tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ
Khi phát sinh liên quan đến bảo hiểm xã hội (BHXH), kế toán thanh toán dựa vào mức lương ngày của nhân viên, thời gian nghỉ có chứng từ hợp lệ và tỷ lệ trợ cấp BHXH để chi trả cho nhân viên ốm đau, thai sản Cuối quý, cần lập danh sách nhân viên nghỉ hưởng BHXH và trình lên cơ quan quản lý quỹ BHXH để thực hiện quyết toán.
Tỷ lệ hưởng BXH được quy định tại Công ty như sau:
- Trường hợp ốm đau được hưởng 75% lương
- Trường hợp tai nạn lao động, thai sản được hưởng 100% lương
1.3.3 Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHYT
Là quỹ được hình thành từ việc trích lập 4,5% tổng lương cơ bản của cán bộ công nhân viên Công ty
Quỹ này được chuyển toàn bộ cho cơ quan bảo hiểm thông qua việc mua thẻ BHYT cho nhân viên trong công ty, đồng thời cung cấp trợ cấp cho cán bộ công nhân viên thông qua mạng lưới y tế.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ NV
Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển
2.1.1 Chứng từ sử dụng tại Công ty
Các chứng từ ban đầu dùng để hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu như sau:
- Mẫu số 01a – LĐTL: Bảng chấm công
- Phiếu báo làm thêm giờ
- Mẫu số 06 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
- Mẫu số 11 – LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Các phiếu chi và chứng từ liên quan đến các khoản khấu trừ, trích nộp là những tài liệu quan trọng Những chứng từ này có thể được sử dụng để ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở tổng hợp trước khi ghi vào sổ kế toán.
2.1.2 Phương pháp tính lương tại Công ty
Việc xác định tiền lương phải trả cho nhân viên vào hệ số LCB, tiền lương tối thiểu, phụ cấp các loại
Lương thời gian là khoản tiền lương cố định hàng tháng mà Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV trả cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) Tất cả CBCNV sẽ nhận lương vào ngày 5 của tháng kế tiếp.
Bộ phận bán hàng tại Công ty nhận lương tháng, mức lương này được thỏa thuận giữa hai bên và phụ thuộc vào từng vị trí công việc cụ thể.
Lương thời gian được tính theo công thức sau:
Lương thời gian = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp khác (nếu có)
Số ngày công thực tế + PCTN
Phụ cấp trách nhiệm được tính bằng công thức: Lương tối thiểu x Hệ số trách nhiệm, với ba mức là 0,1; 0,2; và 0,3 tương ứng với các cấp bậc quản lý như phó trưởng phòng, trưởng phòng và giám đốc Để nghiên cứu sâu hơn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV, bài viết sẽ trình bày các mẫu biểu và chứng từ liên quan đến tiền lương trong tháng 5/2014.
Công ty thường ký hợp đồng lao động 1 năm với nhân viên, vì vậy vào đầu mỗi năm, sau khi hợp đồng cũ hết hạn, toàn bộ nhân viên sẽ được ký lại hợp đồng lao động mới.
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công
Biểu 2.1: Hợp đ ng lao động 02/HĐLĐ/2014
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Ông Nguyễn Minh Thanh, Giám đốc Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV, quốc tịch Việt Nam, có địa chỉ tại Số 42 Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội, và có thể liên hệ qua số điện thoại (04) 6327.6552.
Và một bên là Bà: Vũ Thị Nhƣ Hoa Quốc tịch: Việt Nam Sinh ngày 01 tháng 10 năm 1977 tại Hà Nội
Nghề nghiệp: Kế toán Địa chỉ thường trú: 245 Thanh Xuân – Hà Nội
Số CMTND 112356847 được cấp vào ngày 06/08/2000 tại CA Hà Nội Bài viết này đề cập đến thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động, trong đó cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã được quy định Điều 1 nêu rõ thời hạn và công việc trong hợp đồng.
- Loai hợp đồng lao động: 1 năm
- Từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 đến ngày 31 tháng 12 năm 2014
- Địa điểm làm việc: Số 42 Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
- Chức danh chuyên môn: Kế toán trưởng Chức vụ (nếu có): Trưởng phòng kế toán
Công việc chính bao gồm quản lý trực tiếp và chỉ đạo bộ phận kế toán, thực hiện đối chiếu sổ sách, lập báo cáo tài chính cùng các báo cáo quản trị khác Chế độ làm việc sẽ được quy định rõ ràng để đảm bảo hiệu quả công việc.
- Thời giờ làm việc: 8h/ ngày: sáng từ 7h30’ – 11h30’, chiều 1h – 5h
- Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm: 1 laptop HP DV4, 1 điện thoại Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động
- Phương tiện đi lại làm việc: Tự túc
- Mức lương chính hoặc tiền công: 1.150.000 x 4.49 = 5.163.500
- Hình thức trả lương: Tiền mặt
- Phụ cấp gồm: PCTN 500.000 đ/ tháng
- Được trả lương vào các ngày 05 hàng tháng
- Tiền thưởng: lương thưởng tháng 13, thưởng công việc
- Được trang bị bảo hộ lao động gồm: Tự túc
- Chế độ nghỉ ngơi (nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết ): Theo quy định
- Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: Theo quy định
- Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động
- Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động
Bồi thường vi phạm và vật chất là một vấn đề quan trọng trong quan hệ lao động Khi xảy ra vi phạm, người lao động có thể bị phạt và yêu cầu bồi thường tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sự việc Theo Điều 4, người sử dụng lao động có nghĩa vụ và quyền hạn nhất định trong việc quản lý và xử lý các vi phạm này.
- Bảo đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những điều đã cam kết trong hợp đồng lao động
Đảm bảo thanh toán đầy đủ và đúng hạn các chế độ cũng như quyền lợi của người lao động theo hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể (nếu có) là trách nhiệm quan trọng của doanh nghiệp.
- Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc?)
Theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và nội quy lao động của doanh nghiệp, việc tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động và kỷ luật người lao động cần được thực hiện đúng quy trình Điều 5 quy định về các điều khoản thi hành liên quan đến các vấn đề này.
Những vấn đề về lao động không được ghi trong hợp đồng lao động sẽ được điều chỉnh theo quy định của thỏa ước tập thể Nếu chưa có thỏa ước tập thể, các quy định của pháp luật lao động sẽ được áp dụng.
Hợp đồng lao động được lập thành 02 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ một bản và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 Khi hai bên ký phụ lục hợp đồng lao động, nội dung của phụ lục sẽ có giá trị tương đương với các điều khoản trong bản hợp đồng lao động chính.
Hợp đồng này làm tại Công ty ngày 02 tháng 01 năm 2014
(Ký tên) Ghi rõ họ và tên
Người sử dụng lao động
Ký tên, đón dấu) Ghi rõ họ và tên
Công ty thanh toán lương vào ngày 05 hàng tháng Tuy nhiên, nhân viên có thể tạm ứng lương trong tháng nếu cần thiết, nhưng số tiền tạm ứng không được vượt quá số lương thực tế mà họ sẽ nhận.
Biểu số 2.2: Giấy đề nghị tạm ứng
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Bộ phận: Phòng kế toán
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Số: 01/5 Kính gửi : Ban Giám đốc
Tên tôi là: Vũ Thị Như Hoa Địa chỉ: Phòng kế toán tài chính - Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Lý do: Tạm ứng lương tháng 5 năm 2014 Đề nghị tạm ứng số tiền (bằng số): 1.000.000đ
Số tiền (bằng chữ): Một triệu đ ng chẵn./
Thời hạn thanh toán: Trừ vào lương tháng 5 năm 2014
Người đề nghị tạm ứng ã ký
Dựa vào phiếu đề nghị tạm ứng của nhân viên, sau khi có đầy đủ chữ ký phê duyệt của các bên, thủ quỹ sẽ tiến hành chi tiền theo phiếu chi số 200, biểu 2.3.
Biểu số 2.3: Phiếu chi số 200
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Bộ phận: Phòng kế toán
Họ tên người nhận tiền: Vũ Thị Như Hoa Địa chỉ: Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ
Lý do chi: Tạm ứng lương tháng 5 năm 2014
Số tiền: 1.000.000đ Viết bằng chữ: Một triệu đ ng chẵn./
Kèm theo: 01 chứng từ Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đ ng chẵn./
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ NV
Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích
Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật lao động về việc trả lương cho cán bộ quản lý và công nhân viên, bao gồm cả làm việc vào ban đêm và làm thêm giờ Việc trích thưởng từ lợi nhuận sau thuế không chỉ khuyến khích cán bộ quản lý và công nhân viên làm việc hăng say mà còn thể hiện khả năng lãnh đạo của Ban giám đốc trong việc duy trì lợi nhuận cho công ty.
Đội ngũ kế toán tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV sở hữu năng lực, trình độ chuyên môn cao và tinh thần trách nhiệm lớn trong công việc Nhờ vậy, việc áp dụng các hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành trong công tác kế toán tại công ty được thực hiện hiệu quả.
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV thực hiện quy trình tính lương cho cán bộ quản lý và công nhân viên một cách đầy đủ và chính xác Điều này không chỉ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên mà còn giúp họ yên tâm làm việc và gắn bó lâu dài với Công ty.
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của công ty, đặc biệt thuận tiện cho việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Với ít nghiệp vụ phát sinh và quy trình hạch toán tiền lương đơn giản, dễ hiểu, phương pháp này giúp phản ánh chính xác và hiệu quả các giao dịch tài chính.
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV chú trọng đến đời sống và tình hình lao động của công nhân viên, giúp họ cảm thấy yên tâm về công việc Để động viên kịp thời vào dịp Tết Nguyên Đán, công ty thưởng tháng lương thứ 13 cho cán bộ, công nhân viên dựa trên năng suất và chất lượng công việc trong năm Sự quan tâm này không chỉ khích lệ tinh thần làm việc mà còn nâng cao năng suất lao động cho công ty.
NV và góp phần thúc đẩy Công ty ngày một phát triển
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV chú trọng đến việc hạch toán các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Công ty cam kết hoàn thành việc nộp đầy đủ các quỹ này đúng hạn, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao đối với quyền lợi của cán bộ quản lý và công nhân viên.
Khi cán bộ quản lý và công nhân viên gặp khó khăn, Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV hỗ trợ bằng cách cho nghỉ việc hưởng lương và ứng trước tiền lương, khoản này sẽ được khấu trừ dần mà không tính lãi Ngoài ra, công ty còn thành lập các quỹ để hỗ trợ nhân viên trong trường hợp gặp rủi ro, ốm đau hoặc thai sản, và đã sử dụng quỹ KPCĐ một cách hợp lý.
Do sự giám sát quản lý giữa các văn phòng còn lỏng lẻo, chứng từ liên quan đến tiền lương và BHXH thường không chính xác và hợp lý Điều này đặt ra thách thức cho Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
NV cần thiết lập các chính sách quản lý nghiêm ngặt để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công tác quản lý kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương.
Hình thức trả lương theo thời gian tại một số phòng như phòng kinh doanh tổng hợp và phòng thiết kế kỹ thuật thường mang tính bình quân, điều này không khuyến khích người lao động tích cực trong công việc.
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV hiện đang sử dụng phương pháp tính lương thủ công, điều này dẫn đến việc quy trình tính lương chưa được nhanh chóng và chính xác Việc chưa áp dụng phần mềm kế toán gây khó khăn trong công tác quản lý và hiệu quả làm việc.
Trong chứng từ ban đầu sử dụng hạch toán thời gian là bảng chấm công của Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ
NV, việc ghi chép không được rõ ràng, thống nhất
Thứ nhất : 3 cột cuối của trong mục quy đổi trên bảng chấm công của
Nhiều công ty gặp khó khăn trong việc ghi chép công do thiếu hướng dẫn cụ thể về quy trình kế toán, dẫn đến tình trạng người chấm công thường nhầm lẫn Có những tháng, mặc dù đã ghi chép, nhưng lại không tuân thủ đúng các quy định đã đề ra.
Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Thương Mại và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV mặc dù được coi là việc nhỏ, nhưng thực tế gây ra nhiều khó khăn trong quá trình tính lương cho người lao động Bảng chấm công thường thiếu sự rõ ràng, khiến kế toán phải tốn thời gian chuyển đổi dữ liệu để làm căn cứ tính lương Hơn nữa, nếu người chấm công ghi chép không chính xác ở các cột "quy đổi", kế toán sẽ không thể xác định được thông tin chính xác về số ngày công thực tế hoặc số ngày phép của nhân viên, dẫn đến sai sót trong việc tính lương.
Việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên để phân loại ngày nghỉ có phép và không có phép đang gặp nhiều bất cập Nếu nhân viên thông báo nghỉ miệng trước, ngày nghỉ đó sẽ được tính là có phép và nhận 100% lương cơ bản Hơn nữa, công ty không quy định số ngày nghỉ phép tối đa có lương, tạo ra một lỗ hổng lớn mà lãnh đạo và bộ phận kế toán lương đều nhận thức nhưng không có ý kiến với phòng hành chính nhân sự Tình trạng này cần được khắc phục ngay để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ luật của công ty trong tương lai.
Thứ ba, Hiện tại, ở Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa
Học Công Nghệ NV sử dụng bảng chấm công thứ hai để theo dõi thời gian làm thêm giờ của người lao động, nhưng điều này không khoa học vì thời gian làm thêm thường được tính theo ngày Việc lập bảng chấm công song song với bảng chấm công chính gây ra sự phức tạp không cần thiết trong việc quản lý thời gian làm việc.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ hiện áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho bộ phận văn phòng và quản lý Để nâng cao hiệu quả công việc, cần bổ sung chế độ thưởng cho những cá nhân có thành tích xuất sắc và áp dụng hình thức phạt đối với những người không hoàn thành công việc theo yêu cầu Mức thưởng và phạt có thể được xác định bằng một số tiền cụ thể hoặc theo tỷ lệ phần trăm của lương, tùy thuộc vào từng công việc và vị trí.
Tiền lương cần được tính toán chính xác và công bằng dựa trên giá trị sức lao động, đặc biệt đối với những người có tài năng và hiệu quả làm việc cao Việc trả lương không chỉ nên dựa vào công việc mà còn phải xem xét số lượng và chất lượng công việc của từng cá nhân, thay vì chỉ dựa vào bằng cấp hay vị trí Bằng cấp chỉ là một yếu tố ban đầu để xác định mức lương, không phải là yếu tố quyết định cuối cùng cho tiền lương của người lao động.
* Về tài khoản sử dụng phương pháp kế toán :
Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV nên áp dụng các tài khoản chi tiết cho tiền lương, ví dụ như:
Thay vì theo dõi chi tiết cho từng phòng ban như hiện tại, lương doanh thu có thể được áp dụng riêng cho phòng Kinh doanh để khuyến khích và động viên nhân viên khi đạt hiệu quả kinh doanh cao.
* Về chứng từ và luân chuyển chứng từ :
Chứng từ là bằng chứng quan trọng cho các nghiệp vụ kinh tế, đóng vai trò là căn cứ ghi sổ và hỗ trợ kiểm tra khi cần thiết Do đó, Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV cần tăng cường giám sát tại các phòng ban để đảm bảo tính chính xác, tính pháp lý và tính hợp lý của các chứng từ Việc này giúp tránh các sai sót như chứng từ bị ghi sai, thiếu chữ ký hoặc các khoản mục không hợp lý.
Việc ghi chép vào Bảng chấm công cần được chú trọng hơn đối với đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, đặc biệt là các trường hợp đi muộn, về sớm hoặc làm nửa ngày để đảm bảo công bằng cho những nhân viên thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV Để tạo sự rõ ràng và thống nhất cho bảng chấm công, kế toán lương sẽ áp dụng mẫu Bảng chấm công mới với phần Quy đổi gồm 3 cột được ghi rõ hơn, giúp người chấm công dễ dàng hiểu cách ghi chép Ngoài ra, kế toán lương cũng cần quy định bắt buộc rằng các bảng chấm công trước khi gửi lên phòng kế toán phải được tính toán và ghi chép chính xác theo quy định, nếu có sai sót, người chấm công và người kiểm tra sẽ phải chịu trách nhiệm Điều này sẽ giúp nhân viên công ty tiếp thu và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong công tác kế toán tiền lương.
Việc ghi chép thời gian làm thêm của người lao động hiện nay không đảm bảo tính chính xác về số giờ công do việc ghi nhận dựa vào trí nhớ, dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa giờ công Điều này gây ra sự không công bằng trong việc tính lương cho công nhân viên.
Để giải quyết vấn đề liên quan đến quản lý giờ làm thêm, Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV nên xây dựng một mẫu bảng chấm công làm thêm giờ thống nhất cho toàn công ty, áp dụng cho các bộ phận tính lương Mẫu bảng chấm công này sẽ giúp theo dõi và quản lý giờ làm thêm một cách hiệu quả hơn.
Bảng chấm công làm thêm giờ của Cty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV, địa chỉ tại số 42 Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội, được trình bày trong Bảng 3.1.
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
TT Họ và tên Ngày trong tháng Cộng giờ làm thêm
Làm thêm giờ là một phần quan trọng trong công việc, bao gồm làm thêm vào các ngày làm việc từ giờ… đến giờ…, làm thêm vào thứ 7 và chủ nhật từ giờ…… đến giờ……, cũng như làm thêm vào các ngày lễ, tết từ giờ………… đến giờ……… Ngoài ra, làm thêm vào buổi đêm từ giờ………… đến giờ……… cũng cần được lưu ý Việc làm thêm giờ này không chỉ gia tăng thu nhập mà còn tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp.
Xác nhận của bộ phận Người chấm công (Người duyệt)
3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện
Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đã có sự phát triển ấn tượng, tuy nhiên, vẫn tồn tại những bất cập trong hệ thống pháp lý và tình trạng quan liêu tham nhũng Hệ thống pháp lý đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại.
Công ty hoạt động dưới sự kiểm soát của nhà nước và pháp luật, nhưng hệ thống pháp luật hiện tại còn nhiều bất cập, với các văn bản của Chính phủ và các bộ ngành chồng chéo và thường xuyên thay đổi Sự thiếu minh bạch trong quản lý và chính sách dẫn đến tình trạng gian lận và tham nhũng, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình kinh doanh và làm chậm chu kỳ quay vòng vốn Do đó, Nhà nước cần sớm ban hành các chính sách phù hợp với thực tế kinh tế của doanh nghiệp tư nhân.
3.3.2 Về phía C ng ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ NV
Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương một cách hợp lý và chính xác sẽ giúp Công ty TNHH Thương Mại Và Phát Triển Khoa Học Công Nghệ xây dựng một hệ thống chứng từ và sổ sách phù hợp, đồng thời thúc đẩy sự tham gia của quần chúng vào quy trình sản xuất.
NV yêu cầu thông tin kịp thời, chính xác và hoàn chỉnh để quản lý hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế trong hoạt động Tổ chức công tác kế toán tiền lương sẽ tạo sự kết hợp nhịp nhàng giữa các nghiệp vụ phát sinh và công việc kế toán trong bộ máy kế toán.
Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán là một phần thiết yếu trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Công tác kế toán bao gồm việc tổ chức hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng từ, quản lý sổ sách kế toán và xây dựng bộ máy kế toán nhằm đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ đề ra.
Quá trình hạch toán trong tổ chức quản lý bao gồm lập và luân chuyển chứng từ kế toán, là tài liệu chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính Việc lập chứng từ không chỉ giúp kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ mà còn là căn cứ pháp lý cho số liệu ghi chép trong sổ kế toán và thông tin kinh tế của đơn vị Chứng từ kế toán còn hỗ trợ xác minh trách nhiệm của người lao động và là bằng chứng giải quyết tranh chấp Để hoàn thiện chứng từ, cần đảm bảo tính pháp lý, thời gian và địa điểm phát sinh, đồng thời tổ chức chỉ đạo và hướng dẫn việc ghi chép của từng cá nhân để đảm bảo hạch toán chính xác, kịp thời và đầy đủ.
