Giáo trình quản trị văn phòng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Quản trị văn phòng” xây dựng chủ yếu dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Trong trình biên soạn Giáo trình Quản trị văn phòng, tác giả nghiên cứu tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác như: Giáo trình Quản trị văn phòng tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền; tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên Bộ nội vụ, ban hành kèm theo Quyết định số 2721QĐ/BNV, ngày 28/12/2918 Bộ nội vụ Mục đích giáo trình làm tài liệu giảng dạy thức cho nhà giáo làm tài liệu hỗ trợ cho người học ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Giáo trình lưu hành nội bộ, nguồn thơng tin sử dụng nguyên trích sử dụng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Quản trị văn phòng giáo trình biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Đây môn học hệ thống cho người học kiến thức chuyên sâu quản lý liên quan đến trình quản trị hoạt động hành văn phịng, đồng thời trang bị kỹ nghiệp vụ chủ yếu văn phòng, làm tài liệu cho người học ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Nội dung thể giáo trình giúp người học vững vàng, tự tin học tập, nhận thức rõ vai trò mơn học ngành, nghề mà lựa chọn Từ đó, nâng cao khả tiếp nhận, khả tự học, tự rèn luyện để thành công nghiệp Giáo trình cấu trúc chương: Chương 1: Tổng quan văn phòng Chương 2: Ngun tắc quản trị hành văn phịng Chương 3: Một số nội dung chủ yếu Quản trị hành văn phịng Chương 4: Đổi đại hóa văn phịng Giáo trình trình bày cách cô đọng, ngắn gọn, dễ hiểu dạng giảng môn nhằm giảm bớt thời gian ghi chép người học để tập trung vào việc nghiên cứu, trao đổi thảo luận lớp Trong chương trình bày theo cấu trúc: giới thiệu kiến thức bản, mục tiêu, nội dung, câu hỏi ôn tập thảo luận Trong q trình biên soạn, tơi ln bám sát chương trình mơn học nhà trường phê duyệt cập nhật kiến thức đưa vào theo nội dung giáo trình mơn Vì vậy, tơi hy vọng tập tài liệu có ích cho việc học tập người học nhà trường Tuy nhiều cố gắng, hạn chế mặt thời gian nhân tố chủ quan người biên soạn nên chắn tập tài liệu không tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy, nhà trường để giáo trình ngày hồn thiện Kon Tum, ngày tháng năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN ThS Lê Thị Hoan GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 51013013 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học - Vị trí: Là mơn học bắt buộc, thuộc khối kiến thức chuyên ngành chương trình giáo dục ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp, năm thứ hai - Tính chất: Mơn học Quản trị văn phịng môn học quản lý thể nguyên tắc, yêu cầu, nội dung liên quan đến trình quản trị hoạt động hành văn phịng, đồng thời trang bị kỹ nghiệp vụ chủ yếu văn phòng xử lý lưu trữ thơng tin, tổ chức văn phịng, tổ chức buổi họp,… Đây môn học kết hợp lý thuyết thực hành, thuộc khối môn học chuyên ngành chương trình đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp - Ý nghĩa vai trị mơn học: Quản trị văn phịng môn học giúp người học hiểu ý nghĩa, vai trò việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin q trình quản trị hoạt động hành văn phịng tổ chức, doanh nghiệp Từ đó, giúp cho máy tổ chức doanh nghiệp hoạt động vận hành cách thông suốt Mục tiêu mơn học: Về kiến thức: - Trình bày kiến thức văn phòng quản trị văn phịng; phân tích cơng việc đặc trưng cơng tác quản trị văn phịng quan nhà nước, tổ chức trị, xã hội… - Xác định cách thức lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian - Phân tích ngun tắc quản trị hành văn phịng, đời văn phòng đại; nội dung đổi đại hóa văn phịng; vấn đề đại hóa văn phịng Về kỹ năng: - Vận dụng kiến thức văn phòng, quản trị văn phòng để thực tốt kỹ nghiệp vụ bản, phổ biến công tác văn phịng như: nhận, phân loại giải cơng văn đến, công văn đi, lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bí mật, đầy đủ, dễ tra cứu, tìm kiếm; soạn thảo văn cho thủ trưởng; xếp lịch công tác, trợ giúp công việc hàng ngày nơi làm việc thủ trưởng; - Lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian - Xây dựng tác phong làm việc khoa học: làm việc cá nhân làm việc nhóm để thảo luận giải vấn đề liên quan đến nội dung môn học Về lực tự chủ trách nhiệm: - Nghiêm túc, chủ động, tích cực học tập nghiên cứu mơn học; rèn luyện tính cẩn thận trung thực - Cập nhật kiến thức liên quan đến môn học cách khoa học; NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG Mã chương: 51013013 - 01 GIỚI THIỆU Đây chương mở đầu tồn thể chương trình nội dung mơn học Quản trị văn phịng dành cho hệ trung cấp Nội dung chủ yếu chương nhằm cung cấp cho người học có hiểu biết khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng cấu tổ chức lao động văn phịng Qua đó, giúp người học hình dung nghiệp vụ bản, phổ biến công tác văn phòng; tạo tiền đề để tiếp cận nội dung chun sâu cơng tác quản trị văn phịng chương MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng; tổ chức lao động văn phòng - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu; tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng quý, tháng, tuần lãnh đạo; nhận, phân loại giải công văn đến, công văn đi, lưu trữ hồ sơ khoa học; soạn thảo văn cho thủ trưởng; xếp lịch công tác, trợ giúp công việc hàng ngày nơi làm việc thủ trưởng - Ý thức tầm quan trọng nghiệp vụ cơng tác văn phịng; nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc thực hành phần quản trị văn phịng nghiêm túc, có chất lượng NỘI DUNG: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ 1.1 Khái niệm văn phịng Để phục vụ cho cơng tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phịng với nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động nói gọi văn phịng Văn phịng hiểu theo nhiều giác độ khác sau: Nghĩa rộng: máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp Nghĩa hẹp: trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị (1) 1.2 Chức văn phòng 1.2.1 Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn địi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm 10 định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao Chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phịng để giúp cho cơng tác thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên gia lĩnh vực chuyên môn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phịng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ (1) Như văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị 1.2.2 Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản…(1, 2) 1.2.3 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật 67 này, bạn cần phân chia chúng thành phần việc nhỏ, vừa sức với bạn Bạn nhóm phần việc lại chúng có điểm tương đồng Tạo danh sách việc cần làm cho ngày mai Trước kết thúc ngày làm việc, bạn nên tạo danh sách việc cần hoàn thành ngày hôm sau Điều đồng nghĩa với việc ngày mai lái xe làm, bạn định hình trước lượng cơng việc ngày Khi có định hướng rõ ràng, bạn tiết kiệm thời gian có tâm sẵn sàng để chiến đấu với ngày Quản lý thời gian làm việc Công nghệ ngày phát triển đem lại nhiều lợi ích cho người, kể đến ứng dụng giúp bạn theo dõi quản lý cơng việc Bạn sử dụng ứng dụng lịch điện thoại thông minh để ghi theo dõi lịch trình làm việc Hãy đánh dấu mục quan trọng cần thực ngày Nếu bạn người đãng trí, điện thoại gửi thông báo đến bạn không bỏ lỡ mục Hoặc bạn muốn có nhiều thời gian để chuẩn bị cho công việc đó, đặt lịch thơng báo sớm ngày Bởi bạn dành nhiều thời gian chuẩn bị, hiệu suất chất lượng công việc nâng cao 6.3 Tổ chức nơi làm việc Sắp xếp chỗ làm việc khoa học Để tiết kiệm thời gian, nâng cao suất làm việc, tâm hồn thoải mái, không bị căng thẳng mệt mỏi, ta cần phải biết tổ chức nơi làm việc cách khoa học Nếu bạn xếp chỗ ngồi làm việc mà người qua lại nhìn thấy bạn cớ bạn lo ra, ngẩng đầu lên mỉm cười với người qua lại, chưa kể có viếng thăm xã giao làm thời gian Còn giải pháp khác tốt 68 nhiều, đặt thư ký cửa vào, cho người khách phải gặp mặt thư ký Sự khôn khéo tài ngoại giao thư ký việc làm giảm bớt gián đoạn công tác thủ trưởng quan trọng Sự gần gũi nhân tố thực tế để quy định tần số giao dịch Ngồi khác phòng hay khác lầu gây trở ngại lớn cho tiếp xúc Có tổng giám đốc cân nhắc dời chổ hai giám đốc quyền sang tầng lầu khác để khuyến khích họ độc lập cơng tác Cũng lúc ơng lại đưa hai người khác đến bên cạnh, cần tiếp xúc thường xuyên Trang trí nơi làm việc Phải biết biến gian phịng dùng đến thành nơi n tĩnh để nghiên cứu đọc tài liệu Một việc quan trọng phải cung cấp đầy đủ máy móc trang bị cần thiết khác cho giám đốc cô thư ký Việc trang trí lại văn phịng thay đổi hẳn môi trường làm việc Những ngắt quảng công tác giảm bớt rõ rệt, người ta dễ tập trung tư tưởng để suy nghĩ nâng cao nhiệt tình làm việc Để cho cán làm việc có hiệu quả, tập trung tư tưởng cần thiết việc dập tắt tiếng ồn xung quanh Trong vòng nhiều năm qua, doanh nghiệp bắt đầu đưa phận nghiên cứu phát triển họ đến vùng ngoại ô tương đối yên tĩnh, môi trường êm ả điều kiện cần có cho cơng việc nghiên cứu Nhiều doanh nghiệp đưa biện pháp để khắc phục tiếng ồn, thí dụ quy định cần gọi phải chọn người khơng đụng đâu gọi đó, hay tìm cách lắp đặt thiết bị âm êm hơn, hạn chế nghiêm ngặt việc gọi Nói chung, cần phải trang thiết bị cho toàn thể cán nhân viên doanh nghiệp, tất cấp, máy móc tốt mà quan mua sắm Hãy để bàn giấy trống trải: 69 + Các giấy tờ không liên quan đến vấn đề giải loại khỏi bàn giấy + Văn kiện chưa có điều kiện giải đừng để bàn + Đừng gác đề án làm lại mà chạy theo công việc hấp dẫn + Giải xong hồ sơ chuyển + Phải giữ cho bàn giấy luôn sẽ, ngăn nắp, đầy đủ dụng cụ tài liệu cần thiết Tóm lại, dù có dùng phương pháp việc dọn dẹp giấy tờ bàn cho cho cho thấy rõ công hiệu nó, với người thích giấy tờ TĨM TẮT Đây chương quan trọng, sâu vấn đề có tính chun ngành cơng tác quản trị văn phịng, như: Tổ chức cơng tác thơng tin; tổ chức hội họp; công tác hậu cần; tổ chức công tác kiểm tra hành , qua giúp người học hình thành kỹ nghiệp vụ bản, phổ biến cơng tác văn phịng, xây dựng tác phong làm việc khoa học để giải vấn đề liên quan đến nội dung môn học Câu hỏi tập thực hành Câu hỏi Thông tin gì? Trình bày loại thơng tin sở để phân loại chúng? Câu hỏi Khái niệm, ý nghĩa hội họp? Lấy ví dụ thực tế để làm rõ bước trình tổ chức hội họp lĩnh vực hành chính văn phịng? Câu hỏi Trình bày khái niệm, vai trị, mục tiêu nguyên tắc công tác kiểm tra hành văn phịng Câu hỏi Vì phải quản lý thời gian? Nêu (có liên hệ thực tiễn) 70 biện pháp để quản lý thời gian có hiệu Bài tập thực hành Xây dựng quy trình tổ chức hội họp quan Bài tập thực hành Vẽ sơ đồ tư quy trình tổ chức thơng tin nghiệp vụ văn phịng Đáp án tập thực hành * Thể thức, kỹ thuật trình bày: theo quy định hành * Nội dung: xây dựng quy trình tổ chức hội họp gồm giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị họp + Giai đoạn tiến hành họp + Giai đoạn kết thúc họp Đáp án tập thực hành Sơ đồ tư về quy trình tổ chức thơng tin nghiệp vụ văn phịng thực thông qua bước sau đây: Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin quan đơn vị Bước 2: Xây dựng tổ chức nguồn thông tin Bước 3: Thu thập thông tin Bước 4: Phân tích xử lý thơng tin Bước 5: Cung cấp phổ biến thông tin Bước 6: Lưu trữ bảo quản thông tin 71 CHƯƠNG 4: ĐỔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG Mã chương: 51013013 – 04 GIỚI THIỆU Sự nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, đại hố đất nước Đảng cộng sản Việt Nam lãnh đạo 30 năm qua đạt thành tựu quan trọng nhiều mặt Bước vào kỷ XXI, trước yêu cầu to lớn đất nước đòi hỏi, xu hướng phát triển tất yếu thời đại tồn cầu hố, phát triển mạng thơng tin tồn cầu, phát triển ngành khoa học mũi nhọn điện tử - tin học, tiến tới hình thành kinh tế tri thức ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội khơng ngừng đổi đại hố Văn phịng quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã hội bối cảnh chung cần chuyển nhanh sang Văn phòng kiểu mới, đại MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày đời văn phòng đại; nội dung đổi đại hóa văn phịng; phân tích vấn đề đại hóa văn phịng - Xây dựng mơ hình loại hình văn phịng sau: Văn phịng điện tử, Văn phịng khơng giấy, Văn phịng tự động hóa; xây dựng tác phong làm việc khoa học: làm việc cá nhân làm việc nhóm để thảo luận giải vấn đề liên quan đến nội dung môn học - Ý thức tầm quan trọng trình đổi đại hóa văn phịng; nâng cao ý thức trách nhiệm với cơng việc thực hành phần trình đổi đại hóa văn phịng NỘI DUNG: 72 Sự đời văn phịng đại Q trình phát triển kinh tế - xã hội quốc gia, ngành, lĩnh vực, vấn đề thông tin vô quan trọng Do vậy, nắm lấy thông tin, xử lý tốt thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, cho quản lý, cho sản xuất kinh doanh trở thành mục tiêu hàng đầu ngành, cấp Văn phịng với cách hiểu truyền thống, thơng thường tổ chức làm công việc giấy tờ, hành chính, vụ quan, doanh nghiệp khơng cịn thích hợp Văn phịng phải hướng tồn hoạt động vào hoạt động xử lý thông tin trở thành trung tâm xử lý thông tin để hoạt động xử lý thông tin nhanh chóng, chủ động, đầy đủ xác Các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp trước ý đến sản xuất phân xưởng, đến quản lý vật tư, nguyên liệu, nhân lực ý đến trung tâm điều hành, trung tâm xử lý thơng tin Văn phịng đầu tư thích đáng để nâng cấp, phát triển Văn phòng lên tầm cao mà thời đại đòi hỏi Các nhà quản trị học tập trung nghiên cứu, phối hợp với nhà quản lý, chủ doanh nghiệp đầu tư tiền của, công sức, trí tuệ xây dựng Văn phịng trở thành Văn phòng kiểu với tên gọi Văn phòng đại (modern office) Vào năm đầu thập niên 80, phạm vi giới xuất tượng gọi bùng nổ thông tin Bùng nổ thông tin phản ánh dạng thông tin hội tụ đột ngột năm yếu tố thời đại sau đây: Thứ nhất, cách mạng khoa học- công nghệ phát triển vũ bão, tạo nên hệ quan trọng, nhân tố hàng đầu cạnh tranh kinh tế phát triển xã hội rút ngắn chu kỳ đổi công nghệ Thứ hai, tình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại phạm vi toàn cầu buộc nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường giới cộng đồng quốc tế Thứ ba, để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh quy mô tồn cầu, phủ nước phải sức tăng cường quản lý nhà nước công phát 73 triển kinh tế - xã hội nước quan hệ kinh tế với giới Thứ tư, thời đại mới, vai trò người nâng cao hết, phản ánh tính nhân sản xuất đại đồng thời phản ánh giác ngộ cao xã hội loài người vấn đề liên quan đến người xã hội Thứ năm, cách mạng thông tin với thành tựu công nghệ thông tin phát triển đến chóng mặt, làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho nhà quản lý, chủ nhân sản xuất đại, chủ doanh nghiệp hiểu rằng: bên cạnh nguồn lực truyền thống nguyên liệu, lượng, tiền vốn, nhân lực có nguồn lực xác định quan trọng nhất, vượt lên nguồn lực khác thông tin Thông tin len lỏi, thâm nhập tới ”hang ngỏ hẻm” sản xuất đại, mặt hoạt động đời sống xã hội, có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc, có tính định (3) Nội dung đổi đại hóa văn phịng 2.1 Vấn đề đại hóa văn phịng Hoạt động văn phòng đa dạng, phong phú phức tạp Tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn phát triển Hiện đại hóa cơng tác văn phịng đòi hỏi xúc thời đại theo hướng: - Văn phòng điện tử: Văn phòng điện tử phần mềm tích hợp đầy đủ ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo quản lý văn tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm mục đích thay đại hóa phương thức quản lý thơng tin truyền thống - Văn phịng khơng giấy: Hiện nhờ có máy vi tính qua việc nối mạng vi tính để xử lý thơng tin nội bên ngồi nên người ta khơng cần phải chép, nhân, in công văn phân phát cho phận mà xử lý 74 truyền mạng Để lưu trữ văn bản, việc lưu trữ theo truyền thống cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta tạo đĩa mềm để chép liệu cần thiết Đặc biệt với việc xuất đĩa cứng, công nghệ sử lý ghi nhận đọc thông tin lưu trữ phận quang học làm cho đĩa cứng CD ROM lưu trữ lượng thơng tin tăng hàng triệu lần - Văn phịng tự động hóa: việc ứng dụng kĩ thuật máy tính truyền thơng vào cơng tác văn phịng nhằm thu thập, lưu trữ, xử lí, truyền phổ biến thơng tin cơng việc quản lí hành Những việc chủ yếu tự động hóa văn phịng xử lí văn bản, thư tín điện tử, in ấn điện tử, quản lí tài liệu giấy tờ quan nhân viên - Văn phòng kỷ 21: Văn phòng thay đổi theo xu hướng sau: không gian làm việc thay đổi nhanh chóng để bắt kịp tiên tiến công nghệ; cảm biến tối ưu hóa khơng gian Robot dần thay lực lượng lao động Cơng nghệ thực tế ảo hình không gian ba chiều áp dụng giao tiếp phận vị trí khác (1) 2.2 Tổ chức máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, chức Văn phòng kiểu cũ kiểu bao gồm cấu trúc mặt trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng, người làm văn phòng nghiệp vụ hành văn phịng Ba mặt kể có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với trình thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng cần phát triển đồng bộ, không xem nhẹ mặt Khi chuyển lên Văn phịng đại, ba mặt nâng lên vật chất đầu tư thích đáng, đảm bảo cho Văn phịng đủ thực chức chủ động xử lý thông tin 2.2.1 Về trang thiết bị kỹ thuật Các thiết bị văn phòng: 75 - Máy in laser - Máy Scanner - Máy photocopy - Máy fax - Máy hủy hồ sơ - Máy điện thoại - Máy ghi âm, ghi hình - Bàn ghế - Tủ đựng hồ sơ - Giá đựng tài liệu - Tủ mắc áo Trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng thành phần” cách mạng” dễ đưa vào Văn phịng ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú giá thành rẻ Chỉ khoảng 10 - 15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật văn phịng có bước tiến lớn nhanh chóng Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử Các hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với cạnh tranh gay gắt nhiều hãng sản xuất giới Máy tính điện tử ứng dụng ngày rộng rãi công tác văn phòng tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hố tra tìm liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin văn phòng đạt hiệu ngày cao Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn telex, fax cao Internet thiết bị viễn thông xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thơng tin cục bộ, tồn quốc gia toàn cầu dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng thơng thường văn phịng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến giá kệ hồ sơ ngày tiện dụng bày bán đầy ắp 76 hàng thiết bị văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá thích hợp Trang thiết bị mơi trường văn phịng cải thiện đáng kể nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật hoạt động văn phòng Các ngành khoa học- công nghệ mà mũi nhọn tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thơng giúp cho văn phịng thực hoạt động xử lý thơng tin, lưu trữ truyền thông tin phạm vi quan, địa phương, ngành, nước quốc gia với cách nhanh chóng, thuận lợi, xác Nhóm ngành khoa học “cơng thái học” (ergonomies) vận dụng vào văn phòng nhằm tối ưu hóa mẫu thiết bị, mơi trường văn phịng, làm cho người làm văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà đạt hiệu công tác cao Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L chữ U với ghế xoay, nhân viên văn phịng ngồi chỗ thao tác thuận lợi làm công việc xử lý giấy tờ, sử dụng thiết bị văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, thiết bị viễn thông Môi trường văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường thích hợp Mặt văn phịng cải tiến từ phịng khép kín với nhiều nhược điểm sang mơ hình văn phịng mặt mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc Văn phịng mặt mở có nhiều ưu điểm tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, liên kết thông tin khâu xử lý thơng tin văn phịng liên tục; người lãnh đại văn phịng; kiểm sốt cơng việc văn phịng dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt trang thiết bị cho văn phòng; dễ bố trí lại vị trí làm việc văn phịng người lãnh đạo văn phịng có sáng kiến v.v 2.2.2 Con người làm văn phòng Con người làm việc văn phòng nhân vật trung tâm, chủ thể 77 văn phòng Lao động văn phịng kiểu cũ đào tạo, có nơi quan niệm loại hình lao động giấy tờ, hành t vụ, giản đơn Vì vậy, người làm văn phịng thường đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động văn phịng cịn tuỳ tiện, chắp vá Trong Văn phòng đại, nhân tố người coi trọng hết Lao động văn phịng coi lao động thơng tin với tính sáng tạo trí tuệ ngày tăng Do đó, người lao động văn phịng đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ giao tiếp - ứng xử Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng yêu cầu cao hơn, phù hợp với đòi hỏi ngày cao biến động hàng ngày thị trường sức lao động Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với ngành khoa học tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v giúp người lao động có khả khẳng định vị trí cộng đồng, ê kíp làm việc để từ tạo động cơ, ý chí vươn lên xây dựng hồi bão nghề nghiệp Các ngành khoa học giúp người lao động biết cách phịng tránh tình căng thẳng trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn người mặt văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo tin cậy khách hàng v.v Các nghiệp vụ hành văn phịng ngày xây dựng đầy đủ, hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại giúp cho cơng việc hành Văn phịng vận hành trơi chảy, thơng suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Có trang thiết bị đại, có người làm việc Văn phịng đào tạo đạt trình độ cao lãng phí Văn phịng khơng có quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực mang tính khoa học cao Mỗi cơng việc Văn phịng xây dựng chương trình cơng tác, xây dựng ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, phân loại xếp khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v 78 phải đưa quy định nghiệp vụ đắn, quy trình tổ chức thực hợp lý Các nghiệp vụ hành văn phịng có vai trò kết nối thiết bị kỹ thuật với người làm văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt văn phịng trở nên hài hồ, biến tiềm văn phòng thành hiệu thiết thực, cụ thể 2.3 Từng bước tin học hóa cơng tác văn phòng Khi chuyển sang Văn phòng đại, xử lý thông tin cao chủ động xử lý thông tin trở thành chức công việc chủ đạo, chi phối tồn hoạt động văn phịng Cần hướng hoạt động văn phòng vào mục tiêu chủ động xử lý thơng tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển, giúp cấp lãnh đạo đưa định quản lý đắn, sáng tạo Chỉ có văn phịng góp phần tăng suất lao động, tạo hiệu thiết thực, đảm bảo sống phát triển quan, tổ chức, doanh nghiệp Người ta gọi chức chủ động xử lý thơng tin yểm trợ hành Văn phịng đại Cùng với phát triển khoa học - công nghệ, đặc biệt thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thơng mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, nước ta xuất Văn phòng đại nhiều ngành, nhiều cấp Ở tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, xí nghiệp liên doanh với nước ngồi, mơ hình Văn phịng đại đáp ứng phổ biến Trong số quan hành Nhà nước, quan cấp trung ương cấp tỉnh bước đầu có văn phịng tổ chức theo xu hướng đại mức độ khác có đan xen văn phòng kiểu văn phòng kiểu cũ Điểm yếu văn phòng nước ta hoạt động văn phòng mang tính bị động, chức phục vụ hậu cần công việc giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thơng tin Trình độ xử lý thơng tin tin học hố văn phịng mức thấp Nguy tụt hậu tổ chức hoạt động 79 văn phòng nặng nề Nhiều quan, tổ chức cấp huyện đặc biệt cấp sở trang thiết bị nghèo nàn, lạc hậu, người lao động văn phòng đào tạo cịn Do vậy, u cầu xây dựng văn phịng theo xu hướng đại nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, đại hoá cấp bách Đảng Nhà nước ta quan tâm đến vấn đề đại hoá văn phòng rõ” Văn phòng sớm đại hoá, phục vụ tốt lãnh đạo Đảng Hiện đại hóa văn phịng khơng tốn lắm, điều kiện để trang bị sở vật chất khơng khó lắm, quan trọng phải đào tạo người thích ứng với trang thiết bị đại với phong cách làm việc mới, đại Trước hết, phải đại tri thức người làm việc văn phịng, sau đại hố trang thiết bị (1) TĨM TẮT Nội dung chương quan trọng, đề cập nội dung đại chuyên ngành công tác quản trị văn phòng, như: đời văn phòng đại; nội dung đổi đại hóa văn phịng; phân tích vấn đề đại hóa văn phịng nay, qua giúp người học hình thành kỹ nghiệp vụ bản, phổ biến công tác văn phòng, xây dựng tác phong làm việc khoa học để giải vấn đề liên quan đến nội dung môn học Câu hỏi tập thực hành Câu hỏi Trình bày đời Văn phòng đại Câu hỏi Vấn đề đại hố Văn phịng nước ta biểu hienj nào? Câu hỏi Liên hệ với thực tiễn quan, địa phương mà anh/chị công tác cư trú, theo đánh giá anh/chị thực trạng cơng tác văn phịng nào? Câu hỏi Việc đại hoá văn phòng giai đoạn đòi hỏi cán văn phịng u cầu gì? Bài tập thực hành Vẽ sơ đồ tư thể vấn đề đại hóa văn 80 phịng Bài tập thực hành Thực hành quan sát viết báo cáo Văn phòng điện tử (Tại Văn phòng khoa Cơ bản, Trường Cao đẳng Công đồng Kon Tum) Đáp án tập thực hành Sơ đồ tư cấu tổ chức văn phòng thể phận chủ yếu cấu tổ chức văn phòng quan bao gồm: Hiện đại hóa cơng tác văn phịng địi hỏi xúc thời đại theo hướng: - Văn phịng điện tử - Văn phịng khơng giấy - Văn phịng tự động hóa - Văn phịng kỷ 21 Đáp án tập thực hành Người học thực hành quan sát viết báo cáo Văn phòng điện tử (Tại Văn phòng khoa Cơ bản, Trường Cao đẳng Công đồng Kon Tum) Nội dung: - Phần mềm tích hợp đầy đủ ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc; - Trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp; - Khởi tạo quản lý văn tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm mục đích thay đại hóa phương thức quản lý thơng tin truyền thống (quan sát giảng viên thực tạo văn hệ thống ioffice Trường Cao đẳng Công đồng Kon Tum) TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền Giáo trình Quản trị văn phịng Tp Hồ Chí Minh: Nxb Đại học kinh tế quốc dân; 2012 Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm Quản trị văn phòng Hà Nội: Nxb Thống kê; 2003 Website Tài liệu Quản trị văn phòng Bộ nội vụ Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên Hà Nội2018 ... Phân tích ngun tắc quản trị hành văn phịng, đời văn phòng đại; nội dung đổi đại hóa văn phịng; vấn đề đại hóa văn phịng Về kỹ năng: - Vận dụng kiến thức văn phòng, quản trị văn phòng để thực tốt... việc 2.2.2 Các quản trị viên văn phịng khác Ngồi thư ký văn phòng (thư ký giám đốc), quản trị viên văn phịng khác văn phịng bao gồm: chánh, phó văn phòng, trợ lý giám đốc, trợ lý văn phòng người... thức quản trị học 1.1 Khái niệm quản trị quản trị hành văn phòng Quản trị phối hợp tất tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề Như đề cập, văn phòng