Giáo trình Quản trị văn phòng - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

Giáo trình Quản trị văn phòng - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu bao gồm 3 chương. Chương 1: Khái quát về văn phòng và quản trị văn phòng; Chương 2: Công tác văn phòng; Chương 3: Quản trị lao động văn phòng. Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình tại đây.

CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG I VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm văn phịng Theo xu hướng phát triển chung xã hội nay, khái niệm “văn phịng” (office) hiểu theo nhiều nghĩa Theo nghĩa hẹp, văn phòng trụ sở nơi làm việc quan, tổ chức, ví dụ: văn phịng ủy ban nhân dân, văn phịng cơng ty, văn phòng đại diện Theo nghĩa rộng, văn phòng phận cấu máy làm việc cùa quan, tổ chức, ví dụ: Văn phịng Tịa án, văn phịng Trường đại học Ngồi ra, văn phòng hiểu nơi làm việc người giữ chức vụ, quyền hạn định, ví dụ: văn phịng Thủ tướng, văn phịng nghị sĩ Như vậy, góc độ quản trị, văn phịng định nghĩa sau: Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức, nơi thu thập, tổng hợp xử lý thông tin phục vụ quản lý, điều hành bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan, tổ chức 1.2 Chức văn phòng 1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp Văn phịng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo Đây hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, nhằm mục đích trợ giúp cho cơng tác điều hành quản lý quan đạt hiệu cao 1.2.2 Chức trợ giúp điều hành Văn phòng phân trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo công tác quản lý điều hành quan đơn vị Chức thể thông qua hoạt động như: xây dựng triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, công tác văn thư 1.2.2 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Văn phòng phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu cao Đó chức hậu cẩn vãn phịng Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.3 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức trên, văn phòng giao những nhiệm vụ cụ thể Song tuỳ theo đặc điểm lĩnh vực hoạt động, quy mô quan đơn vị mà văn phòng giao nhiệm vụ khác Các nhiệm vụ thường gồm: - Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức thực chương trình kế hoạch cơng tấc Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu văn phòng xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực chương trình kế hoạch cơng tác Đồng thời văn phịng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực Mỗi quan, đơn vị có nhiều chương trình kế hoạch phận khác xây dựng Vì vậy, văn phịng nơi tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung quan - Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin Hoạt động quan, đơn vị cần phải có thơng tin Thơng tin để lãnh đạo đưa định đắn Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Người lãnh đạo tự thu thập xử lý tất thơng tin mà cần phải có phận trợ giúp - văn phịng Văn phịng “cửa sổ”, “bộ lọc” thơng tin tất thông tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát hay lưu trữ 'Văn phòng Đây hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan, đơn vị Vì văn phịng phải tn thủ quy định văn thư, lưu trữ thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biên pháp phục vụ cho việc đạo điều hành lãnh đạo - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành Theo dõi, đôn đốc việc giải văn phận - Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thẩm quyền, quy định Nhà nước - Tổ chức cơng tácđón tiếp khách, đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ quan với quan cấp trên, ngang cấp hay cấp - Chủ trì phối hợp với đơn vị khác chuẩn bị tổ chức họp, làm việc lãnh đạo quan, thực việc ghi biên họp - Phối hợp với đơn vị tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, bảo đảm cho chuyến đạt kết cao - Bảo đảm sà vật chất cho hoạt động quan kinh phí hoạt động, trang thiết bị phương tiện làm việc Quy mô, yêu cầu cụ thể điều kiện vật chất tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình quan đơn vị Song văn phòng phải lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng sở vật chất để nâng cao hiệu văn phịng - Xây dựng cấu tổ chức văn phòng hợp lý, động hiệu quả, trì hoạt động thường xun liên tục văn phịng 1.4 Vị trí mối quan hệ văn phòng quan đơn vị Trong quan đơn vị, văn phòng phận cấu thành với phận khác tạo thành máy tổ chức hoàn chỉnh Đây phận thiếu quan Văn phòng phận giúp việc trực tiếp lãnh đạo quan, “tai mắt” lãnh đạo văn phịng nơi có nguồn thơng tin thường xuyên, đầy đủ, tin cậy phục vụ cho công tác quản lý điều hành quan Văn phòng nơi giao tiếp quan với quan khác, với phân công dân Và với ý nghĩa văn phòng trụ sở làm việc thơng qua văn phịng thấy tính chất trang nghiêm cơng sở Cơng tác văn phịng tồn tất quan đơn vị từ trung ương đến địa phương, lĩnh vực hoạt động Nhưng tổ chức máy văn phịng khơng tổ chức theo hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương Trong quan đơn vị, lãnh đạo quan đạo trực tiếp mặt cơng tác vãn phịng Quan hệ văn phòngvới phận khác quan hệ ngang cấp, văn phòng phối hợp với phận chức khác để giúp lãnh đạo thực công tác quản lý quan, đơn vị II QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 2.1 Quản trị văn phịng - Theo Nguyễn Hải SảnI: “Quản trị trình làm việc với thông qua người để thực mục tiêu tổ chức môi trường biến động.” - Theo H.L.Sisk: “Quản trị phối hợp tất tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề ra.” Như vậy, hiểu quản trị văn phòng việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra cơng tác văn phịng nhằm đạt mục tiêu đề cách có hiệu 2.2 Nội dung quản trị văn phòng Quản trị văn phòng bao hàm hai nội dung: quản lý cơng tác văn phịng lãnh I Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, NXB Thống kê 1998, trang đạo văn phòng quan, đơn vị 2.2.1 Chức hoạch định Theo chức nhiệm vụ văn phòng, nội dung hoạch định quản trị văn phịng bao gồm cơng việc chủ yếu như: - Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác thường kỳ quan thân vãn phòng - Hoạch định hội họp quan lãnh đạo quan - Hoạch định chuyến công tác lãnh đạo quan - Hoạch định sở vật chất, phương tiện làm việc quan - Hoạch định kinh phí bảo đảm cho hoạt động quan Hoạch định chức nàng giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng Hoạch định để triển khai đồng có trọng tâm, trọng điểm cơng tác văn phịng thời gian định Hoạch định tăng tính chủ động cơng tác văn phịng nói riêng quan nói chung Hoạch định tạo phối hợp phận cá nhân việc thực cơng tác văn phịng 2.2.2 Chức tổ chức cơng tác văn phịng Chức tổ chức quản trị văn phòng bao gồm hai nội dung bản: - Thiết lập máy văn phòngphù hợp với chức nhiệm vụ giao Thông thường thành lập quan, đơn vị máy văn phịngcũng thành lập Việc xác định tên gọi cấu tổ chức van phòng để phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô chức nhiệm vụ cụ thể nghiên cứu cụ thể chương II Bộ máy văn phòngcần phải hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện cụ thể thời kỳ - Tổ chức thực nhiệm vụ văn phịng (cơng tác văn phịng) để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho hoạt động phận khác quan đơn vị Nội dung nghiên cứu cụ thể chương thực nghiệp vụ văn phòng 2.2.3 Chức nhân Đây hoạt động nhà quản trị lực lượng lao động thuộc văn phòng Nội dung quản trị nhân quản trị văn phòng bao gồm công việc: - Xác định nhu cầu nhân làm cơng tác vãn phịng: sở chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phạm vi hoạt động văn phòng, thủ trưởng văn phòng xây dựng phương án nhu cầu nhân đề nghị cấp có thẩm quyền định - Phân cơng bố trí công việc cụ thể cho phận người vào nhu cầu cơng việc, trình độ chun môn lực người - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực cá nhân - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực văn phòng 2.2.4 Chức lãnh đạo Lãnh đạo hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn đạo người khác để đạt mục tiêu đề Chánh văn phòng lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực nhiệm vụ văn phòng Để thực vai trò này, chánh văn phịng phải có tiêu chuẩn phương pháp làm việc hiệu Nội dung nghiên cứu chương III 2.2.5 Chức kiểm tra Kiểm tra trình áp dụng chế, phương pháp để đảm bảo hoạt động thành đạt phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chuẩn mực tổ chức Trong quản tộ văn phòng, kiểm tra hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu trạng cơng tác văn phịng với kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chế cơng tác, quy trình làm việc, từ mà có giải pháp uốn nắn sai lệch Kiểm tra bao gồm nội dung chủ yếu sau: - Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình cơng tác - Kiểm tra công việc: kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn văn phịngcó thực theo tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đề hay khơng - Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực quy chế làm việc đánh giá lực cán nhân viên văn phòng 2.3 Vai trò quản trị văn phịng Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ văn phòng nội dung cơng tác quản trị văn phịng, khẳng đinh văn phịnglà phận khơng thể thiếu quan, đơn vị Quản trị văn phònglà lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hộ mật thiết với lĩnh vực quản trị khác quan, đơn vị Văn phònglà “bộ nhớ” thủ trưởng quan, văn phịng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học cơng việc quan “chạy đều”, quản lý hành thơng suốt có hiệu Như vậy, tổ chức khoa học công tác văn phịng có ích lợi sau: - Tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị - Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động đơn vị - Tăng khả sử dụng nguồn lực quan, đơn vị - Nâng cao suất lao động quan đơn vị - Tiết kiệm chi phí Tóm lại, hoạt động văn phòngrất đa dạng, phong phú phức tạp Chất lượng làm việc văn phòng ảnh hưởng đến hiệu hoạt động phận khác tồn thể quan Do quản trị văn phịng góp phần quan trọng để quan, đơn vị thực lĩnh vực quản trị khác cách có hiệu nhằm đạt mục tiêu đề 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng Hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố bên bên ngoài: 2.4.1.Yếu tố bên - Điều kiện tự nhiên Gồm yếu tố địa lý, khí hậu, thủy văn, nguồn tài nguyên thiên nhiên quốc gia, vùng, địa phương Điều kiện tự nhiên ảnh hưởng đến hoạt động văn phòngở phương diện: lựa chọn địa điểm, xác định ngành, lĩnh vực hoạt động, khả cung cấp nguồn lực, chi phí khắc phục rủi ro Nếu yếu tố thuận lợi giúp cho cơng tác văn phịng có hiệu quả, phát huy tác dụng ngược lại - Điều kiện cíỉính trị, pháp lý Nhà nước ln quản lý vĩ mô thông qua công cụ định hướng, sách, chế độ Nếu định hướng cơng cụ quản lý hữu hiệu góp phần thúc đẩy cơng tác văn phịng Những cơng cụ mang tính chất pháp lý Nhà nước vừa bảo vệ, vừa trợ giúp cho hoạt động quan đơn vị, đồng thời để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống hoạt động quan - Điều kiện kinh tế Sự tăng trưởng kinh tế, yếu tố kinh tế đất nước tạo thuận lợi khó khăn cho hoạt động quan, đơn vị có văn phịng Thực tế nước ta thời gian qua minh chứng: phát triển kinh tế theo hướng hội nhập tác động lớn đến cấu tổ chức, nội dung, phương pháp thực cơng tác vãn phịng - Điều kiện xã hội Yếu tố bao gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống vãn hoá, quan niệm đạo đức, tình hình bảo đảm trật tự, an ninh xã hội quốc gia, vùng, địa phương Những yếu tố ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ yêu cầu thực nhiệm vụ quản trị viên văn phòng - Khoa học kỹ thuật Ngày với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật yếu tố ngày ảnh hưởng rõ rệt đến cơng tác vãn phịng Đặc biệt phát triển công nghệ thông tin làm thay đổi nội dung, hình thức phương pháp nghiệp vụ thông tin- nghiệp vụ văn phòng 2.4.2 Các yếu tố bên Các yếu tố bên ảnh hưởng trực tiếp, định hiệu hoạt động vãn phòng Chúng phong phú đa dạng, song tập trung vào số yếu tố sau: - Quy mô cấu tổ chức quan đơn vị Cơ quan có quy mơ lớn, lĩnh vực hoạt động nhiều, có nhiều phân hoạt động địa bàn rộng cơng việc văn phịng phức tạp Cơ cấu tổ chức quan, đơn vị ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ cụ thể văn phòng - Yếu tố người Mọi hoạt động văn phòng trực tiếp gián tiếp liên quan đến yếu tố người Nếu người quan đơn vị có hiểu biết, tạo điều kiên thuận lợi cho vãn phòng văn phịng thực tốt chức năng, nhiệm vụ Mặt khác, người với địi hỏi trình độ chun mơn, nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm, lịng nhiệt tình yếu tố định hiệu hoạt động văn phòng - Quy chế hoạt động quan đơn vị Quy chế hoạt động quy định chức nãng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phận, cá nhân với Những quy định để phận, cá nhân thực thi công việc có vãn phịng Quy chế hoạt động ảnh hưởng đến cấu tổ chức nhiệm vụ cụ thể văn phòng - Cơ sở vật chất kỹ thuật Tinh trạng trang bị sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công việc văn phịng khơng làm cho thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà cịn tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái u thích cơng việc người Các thiết bị văn phòng đại, đầy đủ góp phần bảo vệ sức khoẻ cho cán vãn phòng Do vậy, thủ trưởng quan, đơn vị cần thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ lao động văn phòng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho văn phịng hoạt động Chƣơng CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phịng Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác có mối quan hệ mật thiết với bố trí phù hợp với đặc điểm quan, đơn vị để thực công tác vãn phịng Tùy đặc điểm hoạt động, quy mơ quan, đơn vị mà văn phịng có cấu tổ chức khác Sau đề cập đến cấu tổ chức văn phòng số loại hình quan, đơn vị 2.1.1 Văn phòng cấp ủy Đảng Đảng Cộng sản Việt Nam Đảng cầm quyền, lãnh đạo nhân dân tiến hành nghiệp cách mạng Hệ thống tổ chức Đảng thiết lập tương đương với hộ thống tổ chức hành Nhà nước từ Trung ương tới địa phương Để thực tốt nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện, cấp uỷ có đơn vị giúp việc, có văn phịng (gọi văn phịng cấp uỷ Đảng) Văn phòng cấp uỷ đơn vị tổ chức hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam từ Trung ương đến địa phương văn phòngTrung ương, văn phòng Tỉnh uỷ (Thành uỷ), văn phòng Huyện uỷ (Quận uỷ), văn phòng Đảng uỷ xã a) Chức nhiệm vụ văn phòng cấp uỷ Đảng Văn phịng cấp uỷ Đảng có chức tham mưu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo cấp uỷ Đảng (trực tiếp Ban Thường vụ Thường trực) Với chức nãng này, văn phòng cấp uỷ Đảng có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ: tồn khố, năm Ban chấp hành, chương trình cơng tác hàng năm, tháng, quý, tháng, lịch công tác tuần Ban Thường vụ - Phối hợp với phận chức giúp cấp uỷ chuẩn bị ban hành nghị quyết, định - Tổ chức công tác thông tin phục vụ cồng tác lãnh đạo - Phối hợp với quan giúp cấp uỷ xây dựng ban hành quy chế làm việc, theo dõi kiểm tra việc thực quy chế - Tổ chức công tác thư từ, tiếp dân - Thực cồng tác văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước - Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho quan Đảng Trường hợp khơng có đơn vị làm cơng tác chun trách tài chính, quản trị văn phịng phải đảm nhận cơng tác quản lý tổ chức sử dụng kinh phí cho cấp ủy - Bồi dưỡng nâng cao trình độ chăm lo đời sống cho cán nhân viên b) Cơ cấu tổ chức văn phòng cấp uỷ Để thực chức nhiệm vụ trên, cấu tổ chức văn phòngcấp uỷ (trừ cấp xã) thường gồm phận sau: - Bộ phận hành chính: giúp lãnh đạo văn phịngquản lý thực công tác văn thư, yếu, in âh tài liệu, thư từ, truyền thanh, quản lý hồ sơ cán văn phòng - Bộ phận tổng hợp: gồm số chun viên có trình độ, có nhiệm vụ nghiên cứu tổng hợp giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi, tổng hợp tình hình phục vụ lãnh đạo đạo cấp uỷ Mỗi chuyên viên phân công theo dõi tùng lĩnh vực công việc (Kinh tế, vãn hoá, xã hội ) theo dõi tổ chức sở Đảng cấp - Bộ phận quản trị: giúp chánh văn phòng quản lý thực cơng tác kế tốn, thủ quỹ, thủ kho, tạp vụ, điện nước, lái xe, quản lý nhà khách, công tác chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán nhân viên quan - Bộ phận lưu trữ: sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động quan để phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định yêu cầu quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan - Bộ phận tài vụ (nếu quan khơng có phận chun trách): dự trù kinh phí cho hoạt động quan, tổ chức thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan Để quản lý điều hành cơng tác văn phịng có chánh văn phịng phó chánh văn phịng giúp viộc Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban chấp hành, Ban Thường vị lãnh đạo điều hành tồn diện mặt cơng tác vãn phịng Giúp việc cho chánh văn phịng phó chánh văn phịng chịu trách nhiệm trước chánh văn phòng việc phân công giải số công việc uỷ nhiệm chánh văn phòng 2.1.2 Văn phịng quan hành Nhà nước có thẩm quyền chung Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung quan có chức quản lý Nhà nước tất ngành, lĩnh vực, đối tượng phạm vi nước đơn vị hành Các quan bao gồm: Chính phủ, UBND cấp Riêng với văn phịngChính phủ có cấu tổ chức lớn với vụ, phòng, ban, Sau cấu tổ chức UBND cấp Tỉnh, huyện a) Chức năng, nhiệm vụ văn phòng UBND Văn phòng UBND tỉnh huyện quan tham mưu, phục vụ quản lý tập trung, thống lĩnh vực UBND địa bàn tỉnh, huyện Với chức nãng trên, văn phịng có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác HĐND UBND, lịch công tác thường trực UBND; giúp uỷ ban theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác quan đơn vị trực thuộc - Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn, UBND cấp việc chuẩn bị đề án, tham gia xây dựng đề án trình uỷ ban duyệt - Tổ chức truyền đạt nghị HĐND, định UBND cho ngành, cấp, theo dõi đôn đốc viộc thực nghị quyết, định - Đề xuất với Chủ tịch UBND vấn đề chủ trương, sách, biện pháp quản lý cần giao cho quan chun mơn nghiên cứu Trình Chủ tịch UBND xem xét định - Tổ chức họp ƯB, Chủ tịch UBND - Tổ chức tiếp nhận đơn thư giải khiếu nại tố cáo dân - Tổ chức công tác thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời đầy đủ, xác mặt công tác địa phương, phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo UBND - Quản lý thống việc ban hành văn ƯB, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ công tác vãn thư ngành, cấp thuộc quyền quản lý ƯB; trực tiếp thực công tác vãn thư UB - Quản lý hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cấp ngành thuộc quyền quản lý ƯB Trực tiếp thực công tác lưu trữ quan UB - Tổ chức thực mối quan hệ UBND với ban HĐND, mặt trận Tổ quốc với tổ chức quần chúng - Bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động HĐND UBND, quản lý lao động thuộc biên chế văn phòng, quản lý sử dụng tài khoản, tài sản giao b) Cơ cấu tổ chức Với chức nhiệm vụ văn phòng UBND cấp tỉnh, huyện thường tổ chức gồm phận sau: - Bộ phận hành - tổ chức có nhiệm vụ: + Cơng tác vãn thư + Quản lý cấp phát loại giấy giới thiệu, giấy đường, giấy công tác thuộc thẩm quyền giao + Công tác thông tin liên lạc + Tổng đài điện thoại + Công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy Chịu trách nhiệm truớc thủ trưởng quan kết hoạt động vãn phịng - Khơng ngừng áp dụng biện pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phịng nâng cao hiệu cơng tác văn phòng - Chịu trách nhiệm vật chất thiệt hại văn phòng gây sau phân định trách nhiệm phận, cá nhân có liên quan - Phần IV: Tổ chức máy công tác tổ chức quản lý Xác định rõ cấu tổ chức văn phòng (bao gồm phòng ban hay tổ) phù hợp với đặc điểm quan (như trình bày trên) - - Công tác tổ chức quản lý văn phòng chánh văn phòngđảm nhân theo chế độ thủ trưởng Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan hoạt động vãn phịng Để thực nhiệm vụ, trách nhiệm mình, chánh văn phịng có quyền hạn sau: + Đề xuất với lãnh đạo quy chế tổ chức phận, văn phòng + Phê duyệt chương trình kế hoạch cơng tác phận + Phân cơng bố trí cơng việc cho phận cá nhân, tiến hành kiểm tra đôn đốc đánh giá việc thực nhiệm vụ phận, cá nhân Chủ động đưa định để uốn nắn tình hình thực nhiệm vụ Giúp việc cho chánh văn phịngcó thể có nhiều phó chánh văn phịng Phó chánh văn phịnglà người chánh văn phịnglựa chọn đề nghị thủ trưởng bổ nhiệm Phó chánh văn phịng chánh văn phịngphân cơng phụ trách số cơng việc cụ thể Ngồi chánh văn phịngvà phó chánh vãn phịng, phận có người phụ trách (trưởng phịng tổ trưởng trưởng ban) chịu trách nhiệm trước chánh văn phòngvề tổ chức hoạt động phần việc mà phụ trách Quy định rõ cấu tổ chức tùng phận chức danh cán Trên sở quy định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi chức danh mối quan hệ phận Phần V: Phương thức ỉàm việc mối quan hệ công tác Để hoạt động văn phịng vào nếp, cần có quy chế làm việc quan hệ công tác với nội dung như: Chế độ hội họp, giao ban văn phòng Phương thức tham mưu, tổng hợp loại báo cáo thuộc trách nhiệm văn phòng Quy định việc giám sát, đôn đốc kiểm tra thực chương trình cơng tác phận - Quy định lề lối làm việc quy trình phối hợp cơng tác với phận quan Phần VI: Điều khoản cuối Các điều khoản cuối quy chế thường bao gồm: - Hiệu lực thi hành: kể từ thủ trưởng định ban hành - Xử lý quy định cũ: quy định trước trái với quy chế bãi bỏ Quy định việc sửa đổi, bổ sung cần thiết: tuỳ theo tình hình cụ thể quy chế sửa đổi bổ sung cần thiết định thủ trưởng quan - Chƣơng QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG Bất quan, tổ chức nào, yếu tố người yếu tô' quan tâm hàng đâu hoạt động quản lý Chương sè đê cập sô' chức danh quản trị viên văn phòng chức năng, nhiệm vụ họ, Đổng thời giới thiệu vấn dê công tác quản trị lao động văn phịng như: tiêu chuẩn, quy trình tuyển dụng, tạo nhân viên văn phòng Khái niệm, vai trò, phân loại lao động văn phòng L Khái niệm Quản trị lao động văn phịnglà q trình tiến hành công tác quản lý lực lượng lao động văn phịng thơng qua hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát nhằm đạt mục tiêu, nhiệm vụ với hiệu cao Từ khái niệm công tác quản trị lao động văn phòng cần thực chức nhiệm vụ sau: Hoạch định: đề mục tiêu chiến lược lao động văn phòng đưa kế hoạch tối ưu để đạt mục tiêu Tổ chức: tuyển chọn, huấn luyện, bồi dưỡng xếp lao động văn phịngvới cấu thích hợp thơng qua việc phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho phận, người Lãnh đạo: lãnh đạo lực lượng lao động văn phịngthơng qua việc phân công nhiệm vụ cụ thể thường xuyên động viên, tạo điều kiện thuận lợi để họ biết nhiều thông tin phối hợp với thực nhiệm vụ tốt Kiểm soát: thường xuyên kiểm tra việc thực nhiệm vụ, trách nhiệm lao động văn phòngđể kịp thời uốn nắn lệch lạc, đưa điều chỉnh kế hoạch thực - 1.2, Vaỉ trò quản trị lao động văn phịng Cơng tác quản trị lao động văn phịng phận quản trị vãn phòng Làm tốt cơng tác quản trị lao động văn phịng có vai trò quan trọng định đến việc thực có hiệu mục tiêu, nhiệm vụ quản trị văn phịngnói riêng đơn vị nói chung Cơng tác quản trị lao động văn phịng giúp cho cơng việc hoạch định đưa kế hoạch tối ưu tuyển chọn, bố trí, đào tạo, huấn luyện lực lượng lao động văn phịng cách hợp lý, có hiệu Cơng tác quản trị lao động văn phịnggiúp cho người lao động chủ động công việc tạo phối hợp chật chẽ với q trình thực nhiệm vụ Cơng tác quản trị lao động văn phòngcòn giúp cho người phụ trách văn phịngcó thể kiểm sốt hoạt động lao động văn phòng để uốn nắn, điều chỉnh sai lệch việc thực mục tiêu, nhiệm vụ đơn vị thông qua phân công nhiêm vụ cụ thể phận, cá nhân 1.3, Phân loại lao động văn phòng Lao động văn phòng bao gồm người lao động làm việc vãn phòng Trong iao động văn phịngmỗi người làm công việc cụ thể khác song dù họ giữ cương vị nào, làm việc hướng tới thực tốt chức năng, nhiệm vụ văn phịng Có thể vào chức vụ, chức danh của lao động văn phòngđể phân loại : nhân viên hành văn phịng, thư ký văn phịngvà quản trị văn phịng(chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính, trưởng phịng thơng tin ) Thƣ ký văn phịng 2.1, Khái niệm Trong quan niệm thông thường, cho thư ký người ngồi bàn giấy làm công việc cụ thể đánh máy, nhận gửi thư từ, lưu trữ công văn giấy tờ, soạn thảo công vãn, nghe điện thoại, tiếp khách Trước người thư ký cần có trình độ định vãn hoá, kỹ đơn giản giao tiếp, ghi chép soạn thảo vãn Song, ngày thư ký trở thành nghề, người thư ký có vai trò quan trọng việc giúp lãnh đạo tổ chức thực cơng việc, giải phóng cho lãnh đạo cơng việc mang tính vụ tốn nhiều thời gian Thư ký khái niệm dùng để nghề nhiệp cụ thể sử dụng phổ biến giới Việt Nam Theo nghĩa rộng “thư ký người trợ giúp cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng, có khả nãng chịu trách nhiệm mà khơng cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn mình” (theo định hướng Hiệp hội Thư ký Chuyên nghiệp Quốc tế - International Professional Secretaries) Thư ký trợ lý cấp quản trị,- Ịà lực lượng cần thiết mối quan hộ với hoạt động quản lý Theo nghĩa hẹp: thư ký văn phònglà người trợ giúp cấp quản trị, giao phần tồn cơng việc liên quan đến lĩnh vực chun mơn vãn phịng Như vậy, người thư ký thư ký văn phịngmà có người thư ký đảm nhiệm cơng việc có liên quan đến lĩnh vực văn phòng quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản, giao tiếp, thông tin liên lạc, tổ chức xếp nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan tổ chức người lãnh đạo 2.2, Chức nâng thư kỷ Chức người thư ký khác tuỳ thuộc vào chức nãng nhiệm vụ tổ chức, đơn vị vị trí người thủ trưởng máy quản lý Chức người thư ký tổ chức đơn vị khác song nhìn chung khái qt thành hai nhóm là: Chức liên quan đến vãn đi, đến, đãng ký văn bản, dự thảo văn kiểm tra việc thi hành thị, định thủ trưởng - Chức liên quan đêh tổ chức tiếp khách, hội họp, đàm thoại, chuẩn bị chuyến công tác thủ trưởng đảm bảo điều kiện vật chất cho đơn vị, tổ chức - Hai chức thể hoạt động: ghi chép, soạn thảo văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu họp, công việc văn thư, thơng tin liên lạc, thủ tục hành chính, giao tiếp, xếp chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày, tuần, tháng 2.3, Nhiệm vụ thư ký Tuỳ theo đơn vị, tổ chức vị trí người thư ký mà có nhiệm vụ cụ thể khác Song, nhiệm vụ người thư ký thường bao gồm: - Vào sổ gửi văn đến - - Soạn thảo, đánh máy, in văn trao đổi thủ trưởng - Kiểm tra thể thức văn trình ký - Lập lịch công tác hàng ngày, tuần, tháng thủ trưởng quan Kiểm tra, báo cáo việc thực thị, định thủ trưởng - Chuẩn bị chuyến công tác tiếp khách thủ trưởng Chuẩn bị, triệu tập ghi chép biên họp trao đổi thủ trưởng - Sắp xếp, bảo quản vãn bản, hồ sơ, giải thủ tục hành chính, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động thủ trưởng - 2.4, Những yêu cầu đôi với thư kỷ Người thư ký thiếu đơn vị, tổ chức Để thực tốt chức nãng, nhiệm vụ người thư ký họ cần phải có phẩm chất, kiến thức kỹ hành văn phịngcần thiết Những yêu cầu thư ký tiêu chuẩn để nhà quản trị tuyển chọn, đào tạo họ Những yêu cầu thư ký thể qua vấn đề sau: a- phẩm chất - Tính trung thực, thẳng thắn - Sự tự tin, tự giác, có ý thức tổ chức kỷ luật triệt để công việc - Yêu nghề, có ý thức vươn lên mạnh mẽ nghề nghiệp - Có tính nãng động, linh hoạt, sáng tạo, cẩn thận, chu đáo, nhanh nhẹn, kín đáo - Có tinh thần đoàn kết tương trợ, tế nhị khéo léo lơi cuốn, nhẫn nại, tự kiềm chế b- Về kiến thức Những kiến thức cần trang bị quản trị, kinh tế học, luật kinh doanh luật pháp, quy định nhà nước lĩnh vực hoạt động đơn vị, tổ chức, quản trị hành văn phịng, tốn học thống kê - kế toán, ngoại ngữ, tâm lý xã hội c- Về kỹ - Kỹ tổ chức khoa học hoạt động đơn vị - Kỹ giao tiếp: đọc, nghe, nói, viết - Kỹ ghi chép nhanh, tốc ký xác (bằng tay máy ghi âm) - Kỹ sử dụng thành thạo, sáng tạo thiết bị văn phòng Kỹ soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ tài liệu, tra cứu nhanh - Kỹ điều hành công việc đơn vị, tổ chức - Kỹ quản lý thời gian làm việc có hiệu cao 2.5, Quan hệ thư ký với thủ trưởng Người ta thường nói thư ký “bộ nhớ” “gạch nối” thủ trường Điều mối quan hệ chặt chẽ thủ trưởng người thư ký Mối quan hệ thư ký thủ trưởng biểu hiộn: a- Thư ký nghề, cán chuyên môn máy quản lý, trợ thủ đắc lực thủ trưởng Công việc người thư ký gắn liền với trình thực nhiệm vụ người thủ trường Người thủ trưởng hoàn thành nhiệm vụ khơng tách rời có đóng góp cơng sức thư ký Bởi hoạt động thư ký phải hướng tới phục vụ đắc lực cho điều hành, quản lý thủ trưởng b- Mối quan hệ thư ký thủ trưởng trước hốt môi quan hệ người với người phối hợp chạt chẽ với đê thực nhiệm vụ chung đơn vị, tổ chức Trong giao lưu này, cách thức, phương tiện thực thường theo quy ước thể chế hoá Mối quan hệ thư ký thủ trưởng không phấn đấu công việc, thực tốt nhiệm vụ đơn vị, tố chức mà cịn thơng qua giao lưu tình cảm Người thủ trưởng thư ký cần trao đổi với thông tin cơng việc, xã hội, gia đình để xử lý, chia sẻ nỗi buồn, lo lắng Người thư ký cần phải tồn tâm, tồn ý phục vụ cho cơng việc thủ trưởng, song người thủ trưởng cần quan tâm, sãn sóc thãm hỏi động viên người thư ký công việc sống Người thủ trưởng người thư ký cần thống định hướng hoạt động, không nên tạo khoảng cách bất bình đẳng trình thực nhiệm vụ Người thư ký cần hiểu biết tâm lý thủ trưởng hết lịng phục vụ cho cơng việc thủ trưởng Đồng thời người thủ trưởng cần quan tâm tạo điều kiện cần thiết cho người thư ký không ngừng vươn lên mặt Ngoài ra, người thư ký cần phải có mối quan hộ tốt, mực với đồng nghiệp, với người đơn vị, tổ chức khách đơn vị, tổ chức có quan cơng việc Chánh văn phòng 3.1, Khái niệm Trong đơn vị, tổ chức thường có phận làm cơng tác hành văn phòng Để điều hành phân này, thủ trưởng đơn vị cần phải bổ nhiệm người phụ trách-đó chánh vãn phòng Chánh vàn phòng người thủ trưởng đơn vị bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước thủ trưởng hoạt động văn phòng Chánh văn phòng điều hành hoạt động văn phòngtheo chế độ thủ trưởng Chánh văn phònglà đầu mối mối quan hệ thủ trưởng với phận khác đơn vị đảm bảo cho hoạt động thực thơng suốt Chánh văn phịng có vai trị, vị trí khác tuỳ theo tổ chức đơn vị chức năng, nhiệm vụ văn phịng Văn phịng đơn vị có phó chánh văn phịngđể giúp việc cho chánh văn phịngtrong việc thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng 3.2, Chức nhiệm vụ chánh ván phịng Chánh văn phịngcủa đơn vị, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác khái quát vấn đề sau: - Xay dựng cấu hành hợp lý, cố hiệu Chánh văn phịng cần có hiểu biết cơng việc hành văn phịng như: thu thập truyền đạt thông tin, soạn thảo quản lý vãn bản, điều hành thiết bị Bên cạnh cần tổ chức lực lượng hành văn phịng thơng qua việc phân cơng cụ thể cơng việc cho phận, nhân viên cách rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiêm, quyền hạn Đồng thời cần bảo đảm trì, tăng cường sở vật chất cần thiết cho cơng việc hành văn phịng đơn vị Ngồi cần có phối hợp chặt chẽ hoạt động hành văn phịng phận đơn vị, tổ chức Hoạch định cơng việc hành văn phịngvà lãnh đạo người thực Chánh văn phòng cần xây dựng đề kế hoạch tối ưu cho công việc hàng ngày thông qua lịch công tác tuần, ngày, tháng Trong cơng tác cần phải có phân tích kỹ lưỡng, đầy đủ huy chặt chẽ thường xuyên Để thực tốt nhiệm vụ mình, chánh văn phòng phải quan tâm tạo điều kiên thuận lợi động viên kịp thời lao động văn phịng q trình thực nhiệm vụ sống - Kiểm sốt cơng việc hành văn phòng Chánh văn phòng muốn thực tốt nhiệm vụ, mục tiêu đề cần phải thường xun kiểm sốt cơng việc hành văn phịngthơng qua việc điều hành nhân viên đảm bảo thủ tục hành theo quy định nhà nước Đổng thời cần phải trì, cung cấp dịch vụ hành chính, tổ chức bổi dưỡng huấn luyện nâng cao lực trình độ nhân viên, thường xuyên cải tiến thủ tục hành chính, phương pháp công tác, tạo điều kiện thuận lợi để thúc đẩy mối quan hệ hợp tác, cộng đồng trách nhiệm đơn vị Trên sở chánh văn phịngđề giải pháp thúc đẩy mặt tích cực kịp thời uốn nắn sai sót q trình thực nhiệm vụ để đạt hiệu cao 3.3, Những u cầu đơi với chánh văn phịng Chánh văn phịngcủa đơn vị, tổ chức có quy mị khác có chức năng, nhiệm vụ cụ thể khác nhau, song muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ địi hỏi phải đảm bảo u cầu định Những yêu cầu tiêu chuẩn chánh văn phòng, giống thư ký văn phòng cần nhấn mạnh yêu cầu sau: - Chín chắn, tự tin, định xác, kịp thời - Dám làm, dám chịu trách nhiệm - Ý chí tâm cao, làm việc tời cùng, khơng sợ va vấp Nghiêm túc tiếp nhận góp ý, phê bình cấp cấp dưới, mạnh dạn sửa chữa thiếu sót - c - Xác định xác vấn đề ưu tiên để xử lý - Hiểu vận dụng sâu sắc chức nãng quản trị Vận dụng tốt kỹ quản trị đặc biệt ý đến kỹ nhân tư Khả nàng thuyết phục, xây dựng mối quan hệ hợp tác người, phân tích, dự báo khoa học, nhạy bén, thích ứng với hồn cảnh - Phối hợp hoạt động vãn phòng, quan tâm xây dựng tập thể văn phịng thành khối đồn kết trí, tâm phấn đấu hồn thành tốt nhiệm vụ - Những yêu cầu chánh văn phònglà tiêu chuẩn để lựa chọn, bồi dưỡng đào tạo cán đảm nhận tốt chức trách Quản trị viên văn phòng hoạt động giao tiếp Trong văn phịngmồi đơn vị, tổ chức ngồi người lãnh đạo thư ký văn phòng số lao động lại quản trị viên văn phòng Quản trị viên văn phònglà nhân viên giao nhiệm vụ, công việc cụ thể công tác hành văn phịng vãn thư, lưu trữ, tin học vãn phòng, lái xe, bảo vệ Quản trị viên văn phòng người đảm nhiệm nhiệm vụ cụ thể khác song tất phục vụ cho phận văn phòng thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ Trong đơn vị, tổ chức văn phịng có nhiều hoạt động khác nhau, với vị trí quan trọng mặt đơn vị, tổ chức nên hoạt động giao tiếp đặc biệt quan trọng - Khái niệm hình thức giao tiếp - Khái niệm giao tiếp Hoạt động giao tiếp hình thành từ người có mối quan hệ với Hoạt động giao tiếp khơng nhu cầu mà cịn mang tính tất yếu thiếu sinh hoạt đời sống xã hội Khái niêm giao tiếp xem xét nhiều giác độ khác tuỳ theo mục đích nghiên cứu Do khái niệm giao tiếp có nội dung, hình thức khác Theo nghĩa hẹp: giao tiếp truyền tải thông tin Theo nghĩa rộng: giao tiếp hoạt động làm cho hai phía chấp nhận thơng tin chung nhờ trình trao đổi hai chiều Nhiều nhà xã hội cho rằng: “giao tiếp tiếp xúc, trao đổi người với người Trong trình tiếp xúc, trao đổi họ thơng qua ngơn ngữ (lời nói, chữ viết) dấu hiệu ngôn ngữ (cử chỉ, nét mặt, dáng vẻ ) nhằm tạo dựng mối liên hệ đời sống xã hội” Theo Wiener - nhà điều khiển học cho rằng: “giao tiếp người phát thông điệp mà quan tâm đến thơng điệp phản hồi từ người nhận có điều chỉnh phù hợp để tác động tích cực đến người nhận thông tin” Theo Bird Whistell - Nhà kinh tế học cho rằng: “sự giao tiếp q trình đa kênh Q trình sử dụng toàn giác quan: thị giác, xúc giác, khứu giác, vị giác, thính giác” Như vậy, giao tiếp hành hoạt động xác lập mối quan hệ tiếp xúc người với để hiểu biết thông tin, điều chỉnh mục tiêu, hành vi nhằm mang lại lợi ích thoả mãn yêu cầu định cùa quản lý hành Từ khái niệm ta đưa khái niệm giao tiếp hành sau: Giao tiếp hành tiếp xúc, trao đổi người với người thơng tin thông qua việc sử dụng ngôn ngừ dấu hiệu phi ngôn ngữ nhằm tạo dựng mối quan hệ quản lý hành đời sống xã hội 4.1, Phán loại giao tiếp Căn vào tiêu thức nghiên cứu khác chia thành loại giao tiếp khác - Căn vào tính chất tiếp xúc: + Giao tiếp trực tiếp: loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp trực diện “mặt đối mặt” + Giao tiếp gián tiếp: loại giao tiếp đối tượng giao tiếp không trực diện mà thông qua phương tiện trung gian thư từ, văn bản, sách báo phương tiện khác - Căn vào tính chất tổ chức: + Giao tiếp thức: loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp tổ chức tiến hành theo quy định pháp luật luật pháp quốc tế: hội nghi, đàm thoại, hội thảo, mít tinh + Giao tiếp khơng thức: loại giao tiếp không ràng buộc, quy định pháp luật luật pháp quốc tê' nó, thường mang tính chất cá nhân phải đảm bảo quy tắc, tập quán xã giao định - Căn vào vị có: + Giao tiếp tư mạnh yếu: loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp có bên thê' mạnh có bên yếu Trong giao tiếp này, bên mạnh thường có lợi bên yếu + Giao tiếp cân bằng: loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp bình đẳng với nhau, không bên mạnh yếu - Căn vào mối quan hệ giao tiếp có: + Giao tiếp từ cấp xuống: loại gìap tiếp mà đối tượng cấp quản lý truyền đạt, trao đổi cho cấp quản lý + Giao tiếp từ cấp lên: loại giao tiếp mà đối tượng cấp quản lý dưởi có trách nhiệm báo cáo trao đổi với cấp quản lý + Giao tiếp ngang: giao tiếp mà đối tượng cấp quản lý nhằm thông báo phối hợp với - Căn vào đặc điểm ngôn ngữ: + Giao tiếp ngơn ngữ: Tiếng nói, chữ viết ngữ điệu sử dụng giao tiếp ngôn ngữ Mỗi dân tộc, đất nước có tiếng nói, chữ viết biểu thị đặc trưng riêng biệt minh Trong giao tiếp tiếng nói, chữ viết sử dụng phổ biến chủ yếu: + Giao tiếp phi ngôn ngữ: loại giao tiếp không sử dụng ngôn ngữ mà biểu thông qua nét mặt (ánh mắt, nụ cười ) cử hành động (bắt tay, vỗ vai ) dáng vẻ người (tư thế, đứng ) trang phục, khoảng cách, khung cảnh tự nhiên xã hội (khơng khí, nhiệt độ, màu sắc, thời gian, không gian ) 4.2, Những nguyên tắc giao tiếp hành - Nguyên tắc chung + Cần đảm bảo hài hồ lợi ích hai bên + Cần có nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp lựa chọn, định + Cần vận dụng đúng, phù hợp với nguyên tắc pháp luật + Cần tôn trọng lẫn - Nguyên tắc - Quan tâm đến nhu cầu đối tượng giao tiếp + Tôn trọng đối tượng giao tiếp 4.3 Ln đặt vị trí cần đối tượng giao tiếp + Cần tìm hiểu, đề cao ưu điểm đối tượng giao tiếp giải vấn đề trao đổi có lý, có tình + Giữ vững thực nghiêm túc hứa hẹn với đối tượng giao tiếp Muốn thực hiên tốt chức nãng đòi hỏi quản trị viên cần bồi dưỡng, trao đổi mặt, đặc biệt trọng tới kỹ nghe, nói, đọc, viết Cơng tác tuyển dụng văn phịng Cơng tác tuyển dụng lao động nói chung tuyển dụng lao động văn phịng nói riêng nhân tố định đến thành công đơn vị, tổ chức Để tuyển chọn đội ngũ quản trị viên văn phịng có đủ nâng lực hồn thành tốt nhiệm vụ cần phải xây dựng, thực sách quy trình tuyển dụng 5.1 Xây dựngvà thực sách tuyển dụng: Tuyển dụng lao động văn phịng công việc tiến hành thường xuyên nhằm đảm bảo đủ số lượng chất lượng lao động đảm nhiệm cơng việc văn phịngphù hợp với u cầu phát triển đơn vị, tổ chức Lao động văn phòngcần hoạch định rõ ràng với kế hoạch dài hạn triển khai cụ thể, chạt chẽ qua thời kỳ ăn khớp với sách nhân lực chung đơn vị, tổ chức Khi xây dựng thực sách tuyển dụng cần ý: - Tuyển dụng lao động cần đảm bảo đủ trình độ lực đảm nhận cơng việc phân cộng - Tuyển dụng lao động có lịng u nghề thiết tha, tận với công việc - Cần bồi dưỡng, đào tạo lao động đơn vị để điều chỉnh, thuyên chuyển bố trí sát với nhiệm vụ - Đối với việc tuyển dụng lao động từ bên ngồi vào làm việc cần phải cơng khai cách rộng rãi theo tiêu chuẩn quy trình tuyển chọn 5.2 Xây dựng thực quy trình tuyển dụng Ngày nay, cơng tác tuyển dụng lao động nói chung, tn theo quy trình định Cơng tác thực cách nghiêm túc, với quy định hầu hết quan, đơn vị Quy trình tuyển dụng tóm tắt theo bước sau: Bƣớc 1: Thành lập phận làm nhiệm vụ tuyển dụng Muốn làm tốt công tác tuyển dụng trước hết cần thành lập phận làm công tác tuyển dụng Bộ phận bao gồm người đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn phương pháp giao tiếp ứng xử Đối với hội đồng tuyển chọn, thành phần lãnh đạo cần có chun gia am hiểu chun mơn, tâm lý, hiểu biết rộng Bƣớc 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Trước tuyển chọn cần xây dựng, đề kế hoạch tuyển chọn chi tiết vị trí cần tuyển, nguồn tuyển, mơ tả nghề nghiệp cần tuyển, mẫu hồ sơ tuyển, câu hỏi, thi, kinh phí, thời gian tuyển Sau có kế hoạch tuyển dụng làm tốt công tác chuẩn bị thông báo tuyển dụng Bƣớc 3: Xét duyệt hồ sơ dự tuyển Sau hồ sơ dự tuyển nộp đảm bảo quy định, hội đồng tuyển dụng kiểm tra lại tính đầy đủ, xác, hợp pháp thông qua đơn đãng ký, lý lịch Kết thúc giai đoạn này, hội đồng cần phải thông báo đến tất ứng viên dự tuyển thông báo công khai danh sách người tham gia dự tuyển Bƣớc 4: Tổ chức thi lý thuyết Để nắm phần trình độ người dự tuyển cần tổ chức thi lý thuyết Trong soạn thảo câu hỏi cần nêu vấn đề bản, rõ ràng phù hợp với chuyên môn Những người dự tuyển tuỳ theo vị trí cơng tác cần tuyển mà thi nội dung chuyên môn khác Hội đồng tuyển dụng cần xây dựng phê duyệt đáp án câu hỏi thi để bảo đảm tính xác, khách quan chấm thi Kết thúc bước cần công bố công khai số điểm người dự thi chọn người có số điểm cao để tham gia dự thi tiếp bước sau Bƣóc 5: Phỏng vấn Các quản trị viên văn phịngmuốn hồn thành tốt nhiệm vụ khơng thể có lực chun mơn mà cịn cần có phẩm chất trị, đạo đức, tác phong, lực giao tiếp ứng xử Tổ chức vấn tuyển chọn phương pháp, hình thức để hội đồng tuyển chọn trực tiếp xem xét, đánh giá đắn toàn diện người tuyển chọn Mặt khác qua vấn hội để người tuyển chọn tìm hiểu thêm đơn vị, tổ chức Việc vấn tiến hành trực tiếp hội đồng tuyển dụng người dự tuyển câu hỏi thường khơng có “Barem” nên đòi hỏi người vấn phải khách quan, cơng đánh giá xác lựa chọn người đáp ứng nhiệm vụ công việc giao Bƣớc 6: Khám sức khoẻ định lựa chọn Sức khoẻ tiêu chuẩn người dự tuyến nhằm đảm bảo cho người tuyển chọn có đủ sức khoe để làm việc hoàn thành nhiệm vụ giao Saư người dự tuyển trải qua bước hội đồng tuyển dụng xem xét toàn diện kết bước tuyển chọn để định lựa chon người đủ tiêu chuẩn, xứng đáng để bố trí vào vị trí cần tuyển Cơng tác tuyển dụng thường tiến hành theo quy định Song, tuỳ theo điều kiện cụ thể yêu cầu vị trí cơng tác mà đơn vị, tổ chức tiến hành nội dung hình thức, phương pháp tuyển chọn cho phù hợp ... hiểu quản trị văn phòng việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra cơng tác văn phịng nhằm đạt mục tiêu đề cách có hiệu 2.2 Nội dung quản trị văn phòng Quản trị văn phòng. .. viên văn phòng 2.3 Vai trị quản trị văn phịng Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ văn phòng nội dung cơng tác quản trị văn phịng, khẳng đinh văn phịnglà phận khơng thể thiếu quan, đơn vị Quản trị. .. động văn phòng? ?ể kịp thời uốn nắn lệch lạc, đưa điều chỉnh kế hoạch thực - 1.2, Vaỉ trị quản trị lao động văn phịng Cơng tác quản trị lao động văn phòng phận quản trị vãn phịng Làm tốt cơng tác quản