Giáo trình mô đun Quản lý hồ sơ và con dấu (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu bao gồm 3 bài học. Bài 1: Quản lý văn bản đi; Bài 2: Quản lý văn bản đến; Bài 3: Quản lý và sử dụng con dấu. Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CON DẤU NGÀNH/NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Bạc liêu 2020 Bài QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Mục tiêu: - Trình bày khái niệm nguyên tắc quản lý văn quan - Nêu bước quy trình quản lý văn - Lập loại sổ để quản lý văn quan - Thực thủ tục đăng ký văn bản, phát hành, chuyển giao theo dõi giải văn - Tuân thủ quy định nhà nước công tác chuyển giao quản lý văn đi, vận dụng việc tổ chức phận làm công tác văn thư; Nội dung bài: 2.1 Những vấn đề chung 2.1.1 Khái niệm văn Văn tất loại văn quan, tổ chức ban hành 2.1.2 Nguyên tắc quản lý văn đi: Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn Bản đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý 2.2 Trình tự quản lý văn 2.2.1 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống 2.2.2 Đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn a) Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn theo mẫu sau : Theo Nghị định 30 cụ thể sau: * Bìa trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: * Nội dung đăng ký văn : Tối thiểu gồm 10 nội dung: Ngày Nơi Đơn vị, Số, ký Tên loại Số tháng Người nhận người Ngày Ký hiệu trích yếu nội lượng văn ký văn nhận chuyển nhận văn dung văn bản bản lưu Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 2.2.3 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn a Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định b Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 2.2.4 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn - Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận - Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn - Thu hồi văn bản: + Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận + Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết - Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn - Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực việc số hóa văn giấy ký số quan, tổ chức 2.2.5 Lưu văn a) Lưu văn giấy Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký - Bản văn lưu hồ sơ cơng việc b) Lưu văn điện tử Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định Số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định Số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Câu hỏi ôn tập Trình bày tóm tắt trình tự quản lý văn Phân tích ý nghĩa, tác dụng cột mẫu sổ đăng ký văn đi? Tại chuyển giao văn lại phải thực nguyên tắc: Chính xác, đối tượng kịp thời? Cho ví dụ Tại chuyển giao công văn mật người ta phải làm phiếu gửi? Ai có thẩm quyền cho phép đọc nghiên cứu sử dụng lưu quan? Bài tập thực hành Thảo luận vấn đề liên quan đến việc ban hành, giải quyết, tổ chức quản lý văn Thực hành thao tác trình văn đi, ghi số, ngày, tháng vào văn Hướng dẫn làm sổ, đăng ký văn vào sổ - Mỗi học sinh tự làm sổ đăng ký văn đi: bìa sổ nội dung bên (theo quy định mẫu đăng ký văn đi) - Ghi đầy đủ thông tin văn vào sổ như: ngày tháng văn bản, số, ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung Hướng dẫn học sinh thao tác lựa chọn trình bày bì, đưa văn vào bì chuyển giao văn Bài QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Mục tiêu bài: + Trình bày khái niệm, nguyên tắc bước quy trình quản lý văn đến + Thực thủ tục tiếp nhận, chuyển giao theo dõi giải văn đến + Tuân thủ quy định nhà nước thực quy trình quản lý văn đến, đồng thời rèn luyện tính cẩn thận xác cơng việc Nội dung bài: 2.1 Những vấn đề chung 2.1.1 Khái niệm Văn đến tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến 2.1.2 Nguyên tắc chung: Tất văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận 2.2 Quy trình quản lý văn đến 2.2.1 Tiếp nhận văn đến a) Đối với văn giấy - Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn - Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” - Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký - Mẫu dấu “ĐẾN” Được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm 35 mm 50 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ĐẾN Ngày: Chuyển: Số ký hiệu HS: b) Đối với văn điện tử - Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống - Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn - Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thông báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống 2.2.2 Đăng ký văn đến a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến Mẫu Sổ đăng ký văn đến sau: * Bìa trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: * Nội dung đăng ký văn đến: Tối thiểu gồm 10 nội dung: Ngày Tên loại Đơn vị Số, ký Ngày Số Tác tháng trích yếu Ngày Ký Ghi hiệu văn đến đến giả văn nội dung người chuyển nhận bản văn nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) b) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 2.2.3 Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý 10 Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Mẫu phiếu giải văn đến TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Tên loại; số ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan ban hành trích yếu nội dung văn đến) Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì; 11 - Giao đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); - Thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có); - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải Ý kiến lãnh đạo đơn vị - Giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến Ý kiến đề xuất người giải - Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân; - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến 2.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải * Bìa trang đầu 12 TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày đến ngày Quyển số: * Nội dung đăng ký theo dõi giải văn đến: Tối thiểu gồm 07 nội dung: Số đến (1) Tên loại, số, ký hiệu, ngày, Đơn vị Số, ký hiệu Thời hạn Tiến độ tháng tên quan, tổ người văn giải giải chức ban hành văn nhận trả lời (2) (3) (4) (5) (6) Ghi (7) Câu hỏi ôn tập Văn đến gì? Mỗi quan thường có loại văn đến nào? Cho ví dụ Vì văn đến lại phải xử lý, giải kịp thời, xác thống nhất? Ai có trách nhiệm giải văn đến quan? Giải kiểm tra việc giải văn đến có tầm quan trọng nào? Cho ví dụ Bài tập thực hành 13 Thực hành thao tác nội dung nghiệp vụ tổ chức giải quản lý văn đến như: - Tiếp nhận văn đến - Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Hướng dẫn học sinh đăng ký văn đến vào sổ gồm nội dung công việc như: - Làm sổ đăng ký văn đến: gồm hai phần: bìa sổ nội dung bên (giống sổ đăng ký văn đi) - Điền thông tin cần thiết văn đến vào sổ Thực hành chuyển giao văn đến: - Làm sổ chuyển giao văn bản: gồm bìa phần nội dung bên sổ - Vào sổ thông tin cần thiết văn đến 14 BÀI QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Mục tiêu - Trình bày khái niệm nguyên tắc quản lý sử dụng dấu; - Nêu hành vi bị nghiêm cấm trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân việc quản lý sử dụng dấu - Phân loại loại dấu theo quy định; - Thực thủ tục đăng ký dấu theo quy định Những vấn đề chung quản lý sử dụng dấu 1.1 Khái niệm: Con dấu phương tiện đặc biệt quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, sử dụng để đóng văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, chức danh nhà nước 2.2 Tầm quan dấu Con dấu thành phần khẳng định giá trị pháp lý văn bản, văn dấu văn khơng có giá trị pháp lý hiệu lực thi hành Con dấu thành phần biểu thị vị trí quan hệ thống máy nhà nước, yếu tố quan trọng giúp quan tự nhân danh thực hoạt động giao dịch, trao đổi với quan, tổ chức, cá nhân khác Con dấu thành phần quan trọng giúp quan, tổ chức tránh tình trạng giải mạo giấy tờ 1.3 Các loại dấu 1.3.1 Con dấu có hình Quốc huy Là dấu bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1.3.2 Con dấu có hình biểu tượng Là dấu bề mặt có hình ảnh tượng trưng quan, tổ chức pháp luật cơng nhận quy định điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên 1.3.3 Con dấu hình biểu tượng Là dấu bề mặt khơng có hình Quốc huy khơng có hình ảnh tượng trưng 1.3.4 Dấu ướt Là dấu bề mặt có nội dung thơng tin, hình thức, kích thước theo quy định, sử dụng dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ in nội dung thông tin bề mặt dấu 1.3.5 Dấu 15 Là dấu bề mặt có nội dung thơng tin giống dấu ướt, sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ in nội dung thông tin bề mặt dấu 1.3.6 Dấu thu nhỏ Là loại dấu ướt dấu có kích thước nhỏ 1.3.7 Dấu xi Là dấu bề mặt có nội dung thơng tin giống dấu ướt, sử dụng dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong in nội dung thông tin bề mặt dấu 1.4 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu - Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật - Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho quan, tổ chức, cá nhân thực thủ tục dấu - Việc đăng ký, quản lý dấu cho phép sử dụng dấu phải bảo đảm điều kiện theo quy định Nghị định - Con dấu quy định Nghị định hình trịn; mực dấu màu đỏ 1.5 Điều kiện sử dụng dấu - Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng dấu có quy định việc phép sử dụng dấu văn quy phạm pháp luật định quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu dấu trước sử dụng - Việc sử dụng dấu có hình Quốc huy phải quy định luật, pháp lệnh, nghị định định Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức quy định điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên - Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức cấp văn bằng, chứng giấy tờ có dán ảnh niêm phong tài liệu theo quy định pháp luật phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ dấu xi - Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng dấu theo mẫu quan nhà nước có thẩm quyền quy định.Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm dấu dấu cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực theo quy định sau đây: - Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải cho phép quan có thẩm quyền; - Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; - Tổ chức kinh tế tự định việc sử dụng thêm dấu 16 1.6 Các hành vi bị nghiêm cấm - Làm giả dấu, sử dụng dấu giả - Mua bán dấu, tiêu hủy trái phép dấu - Sử dụng dấu hết giá trị sử dụng - Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu dấu đăng ký - Không giao nộp dấu theo định quan có thẩm quyền quan đăng ký mẫu dấu - Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, chấp dấu; sử dụng dấu Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động - Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt dấu - Sử dụng dấu chưa đăng ký mẫu dấu - Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu - Đóng dấu lên chữ ký người khơng có thẩm quyền - Khơng chấp hành việc kiểm tra dấu, khơng xuất trình dấu có u cầu kiểm tra quan đăng ký mẫu dấu - Lợi dụng nhiệm vụ giao trình giải thủ tục dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân - Các hành vi khác theo quy định pháp luật Những quy định quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu phải tuân theo quy định sau đây: - Mỗi quan, tổ chức chức danh Nhà nước sử dụng dấu Trong trường hợp cần có thêm dấu nội dung dấu thứ phải đồng ý văn quan có thẩm quyền thành lập phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ nhất; - Các quan, tổ chức có chức cấp Văn bằng, Chứng chỉ, Thẻ Chứng minh Nhân dân, Thị thực Visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho cơng tác nghiệp vụ phải cấp có thẩm quyền cho phép nội dung dấu phải giống dấu ướt mà quan, tổ chức phép sử dụng - Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan công an, phải nộp lệ phí Bộ Tài quy định sử dụng sau cấp “Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu” Cơ quan, tổ chức bắt đầu sử dụng dấu phải thông báo giới thiệu mẫu dấu 17 - Việc đóng dấu vào loại văn bản, giấy tờ phải theo quy định pháp luật - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu quan; tổ chức Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan Thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan - Mực in dấu thống dùng màu đỏ - Trong trường hợp bị dấu, quan, tổ chức phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ dấu bị - Con dấu sử dụng bị mòn, hỏng có chuyển đổi tổ chức thay đổi tên tổ chức phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp lạ dấu cũ - Cơ quan, tổ chức sử dụng dấu phải tạo điều kiện để quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý sử dụngcon dấu - Cơ quan, tổ chức có định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành người đứng đầu quan, tổ chức phải thu hồi dấu nộp lại dấu cho quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trong trường hợp tạm đình sử dụng dấu, quan, tổ chức có thẩm quyền định thành lập cho phép sử dụng dấu phải thu hồi dấu phải thông báo cho quan công an cấp giấy phép khắc dấu quan liên quan biết Bảo quản dấu nguyên tắcđóng dấu 3.1 Bảo quản dấu Con dấu phải bảo quản cẩn thận trụ sở làm việc quan, không phép mang dấu khỏi quan chưa có sựđồng ý người có thẩm quyền Con dấu phải treo giá, cất vào tủ có khố cẩn thận, khơng để dấu bàn khơng có mặt phòng làm việc Khi dấu bị bẩn, không dùng vật nhọn để cậy chất bụi, bẩn bám dấu, Có thể dùng xăng bàn chải lông mềm để cọ rửa dấu 3.2 Nguyên tắc đóng dấu - Con dấu đóng trùm từ ¼ đến 1/3 bên trái chữ ký - Không đóng dấu vào văn chữ có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng vào giấy trắng, giấy nháp 18 - Dấu phải đóng văn có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng trước ký - Dấu đóng phải ngắn, rõ ràng, khơng đóng chồng lên nhau, khơng nh mực a Đóng dấu quan - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định - Trong trường hợp đóng sai phải huỷ bỏ văn lmà lại văn b Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng đấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục c Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu khơng q 05 trang d Đóng dấu độ khẩn, mật -Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) - Việc đóng dấu độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định - Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành Về trách nhiệm việc quản lý dấu thiết bị lưu khóa bí mật Chức danh nhà nước, người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu ban hành quy định quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức Đăng ký mẫu dấu thông báo mẫu dấu cho quan, tổ chức có liên quan biết trước sử dụng Chấp hành việc kiểm tra, tra, hướng dẫn quan đăng ký mẫu dấu Giao nộp dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thuộc trường hợp bị thu hồi theo quy định pháp luật 19 Con dấu phải quản lý chặt chẽ trụ sở quan, tổ chức; chức danh nhà nước, người đứng đầu quan, tổ chức định việc mang dấu trụ sở để sử dụng giải cơng việc Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo quy định pháp luật Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị dấu, thời hạn 02 ngày kể từ phát dấu phải thơng báo văn cho quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy dấu Cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động bị tạm đình chỉ, đình hoạt động phải nộp lại dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp trước cho quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu theo quy định Con dấu sử dụng bị biến dạng, mịn, hỏng có thay đổi tổ chức, đổi tên phải thực thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, nộp lại dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp trước cho quan đăng ký mẫu dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị phải thực thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trường hợp bị hỏng phải thực thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp trước cho quan đăng ký mẫu dấu Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cần phải giữ lại dấu hết giá trị sử dụng để phục vụ công tác lưu trữ, nghiên cứu lịch sử phải có văn gửi Bộ Nội vụ để báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, định Việc in mẫu dấu quan, tổ chức, chức danh nhà nước để phục vụ công tác phải quy định văn quy phạm pháp luật lĩnh vực CÂU HỎI ƠN TẬP Câu Nêu khái niêm, tầm quan trọng loại dấu sử dụng quan tổ chức Câu Nêu nguyên tắc quản lý nguyên tắc đóng dấu quan Câu Trách nhiệm văn thư quan quản lý sử dụng dấu 20 ... Bài QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Mục tiêu: - Trình bày khái niệm nguyên tắc quản lý văn quan - Nêu bước quy trình quản lý văn - Lập loại sổ để quản lý văn quan - Thực thủ tục đăng ký văn bản, phát hành, ... dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; - Tổ chức kinh tế tự định việc sử dụng thêm dấu 16 1.6 Các hành vi bị nghiêm cấm - Làm giả dấu, sử dụng dấu giả - Mua bán dấu, tiêu hủy trái phép dấu - Sử dụng dấu. .. LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Mục tiêu - Trình bày khái niệm nguyên tắc quản lý sử dụng dấu; - Nêu hành vi bị nghiêm cấm trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân việc quản lý sử dụng dấu - Phân loại loại dấu