Giáo trình mô đun Lập hồ sơ (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung Cấp) gồm các bài cụ thể như sau. Bài mở đầu: Những vấn đề chung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; Bài 1: Lập danh mục hồ sơ; Bài 2: Lập hồ sơ giấy; Bài 3: Lập hồ sơ điện tử; Bài 4: Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ – KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: LẬP HỒ SƠ NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-KTKT ngày tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu) Năm 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Làm tốt công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan nội dung quan trọng, thiếu công tác văn thư quan, tổ chức Trong chương trình đào tạo trình độ trung cấp nghề "văn thư Hành " Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu, mô đun "Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan" nhằm trang bị kiến thức rèn luyện cho sinh viên kỹ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan, giúp sinh viên sau trường đáp ứng u cầu nhiệm vụ cơng tác Giáo trình "Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan" phù hợp với mục tiêu đào tạo nghề hành văn thư trình độ trung cấp Giáo trình dùng công tác giảng dạy học tập giảng viên sinh viên Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu Nội dung giáo trình gồm cụ thể sau: Bài mở đầu Những vấn đề chung lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Bài Lập danh mục hồ sơ Bài Lập hồ sơ giấy Bài Lập hồ sơ điện tử Bài Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Hy vọng giáo trình tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo bổ ích cho giáo viên, sinh viên Nhà trường Mặc dù có nhiều cố gắng, chắn giáo trình cịn nhiều hạn chế, mong nhận ý kiến đóng góp q thầy, bạn đọc để giáo trình hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Bạc Liêu, tháng năm 2021 Chủ biên Phạm Mạnh Cƣờng GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Lập hồ sơ Mã mô đun: MĐ17 Thời gian thực mô đun: 45 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành: 28 giờ; Kiểm tra: giờ) Vị trí, tính chất ý nghĩa vai trị mơ đun - Vị trí: mơ đun thuốc khối mơn học, mơ đun chun mơn bắt buộc chương trình đào tạo nghề Văn thư hành trình độ trung cấp - Tính chất: mơ đun chun mơn bắt buộc, bảo đảm tính trọn vẹn, tính tích hợp nghiệp vụ lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Ý nghĩa vai trò mô đun: mô đun cung cấp kiến thức chuyên môn giúp người học rèn kỹ nghiệp vụ lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; nội dung quan trọng, thiếu công tác văn thư quan, tổ chức Mục tiêu mô đun: Sau học xong mơ đun người học có khả năng: - Kiến thức: Trình bày khái niệm, yêu cầu việc lập hồ sơ quan, tổ chức Nêu loại hồ sơ, vai trò trách nhiệm việc lập hồ sơ quan, tổ chức Trình bày nội dung quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Kỹ năng: Thực bước quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Phối hợp lập danh mục hồ sơ, hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thuộc phạm vi nhiệm vụ công việc đảm trách - Rèn luyện tính cẩn thận, tỷ mỷ, xác chịu trách nhiệm hồ sơ thuộc phạm vi nhiệm vụ công việc phân công phụ trách Nội dung môn học/mô đun: Bài mở đầu NHỮNG VẦN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Mục tiêu: Sau học xong mở đầu, người học có khả năng:: - Nêu yêu cầu việc lập hồ sơ quan, tổ chức; phân biệt loại hồ sơ quan, tổ chức; trình bày trách nhiệm lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan; - Nâng cao ý thức trách nhiệm chủ động lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan phạm vi nhiệm vụ, công việc đảm trách Nội dung: Khái niệm phân loại hồ sơ 1.1 Khái niệm hồ sơ “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Mỗi hồ sơ nhiều tập, tập đơn vị bảo quản đơn vị thống kê tài liệu, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu Ví dụ: - Tập tài liệu công tác tuyển sinh năm 2021 Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu - Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2021 UBND tỉnh Bạc Liêu Tài liệu văn pháp quy mặt nghiệp vụ định gồm văn pháp quy quy định, hướng dẫn giải thích pháp luật, chế độ, sách dùng để làm ban hành văn quan, đơn vị Ví dụ: Tập văn Chính phủ Bộ Nội vụ chế độ tuyển dụng công chức, viên chức từ 2015 đến 2020 Tài liệu văn thư văn bản, tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Ví dụ: tập lưu văn văn thư quan, tổ chức tập lưu định, tập lưu công văn 1.2 Phân loại hồ sơ Có nhiều hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc hàng ngày, phản ánh nhiều nội dung khác nhau, gọi hồ sơ hành Có ba loại hồ sơ hành bản, phổ biến quan, tổ chức, hồ sơ cơng việc, hồ sơ ngun tắc hồ sơ nhân 1.2.1.“Hồ sơ công việc” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan kể từ việc bắt đầu đến kết thúc Ví dụ: Hồ sơ hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết; hồ sơ giải tranh chấp; hồ sơ quản lý thực đề án, hồ sơ trả lời vấn đề nghiệp vụ 1.2.2.“Hồ sơ nguyên tắc” tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức, cá nhân Ví dụ: Tập văn quy phạm pháp luật quy định chế độ cơng tác phí cho cán bộ, công chức; tập văn chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức; hướng dẫn nghiệp vụ tài kế tốn… 1.2.3 “Hồ sơ nhân sự” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể Ví dụ: hồ sơ đảng viên; hồ sơ cán bộ, công chức viên chức; hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh Ví trí, tác dụng việc lập hồ sơ 2.1 Vị trí việc lập hồ sơ - Lập hồ sơ công việc cần thiết cho khâu quản lý tra tìm văn bản, tạo nguồn thơng tin để nghiên cứu giải công việc trước mắt sử dụng lâu dài sau Ví dụ: Khi ta lập hồ sơ tuyển sinh năm 2009, trước mắt giúp cho theo dõi, giải vấn đề cần thiết Nhưng sau cần thiết giúp cho ta biết thơng tin như: tình hình tổ chức tuyển sinh, kết tuyển sinh - Lập hồ sơ khâu cuối cơng tác văn thư, mắt xích nối liền cơng tác văn thư công tác lưu trữ 2.2 Tác dụng việc lập hồ sơ a) Việc lập hồ sơ giúp cho người xếp văn có khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu cần, nhanh chóng tìm văn b) Đối với quan, lập hồ sơ nhằm quản lý tồn cơng việc quan, quản lý chặt chẽ tài liệu c) Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ Yêu cầu chung việc lập hồ sơ - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức Nghĩa quan đơn vị, cá nhân lập hồ sơ văn bản, tài liệu công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ theo dõi, giải - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc Nghĩa văn hồ sơ phải phản ánh đầy đủ, trọn vẹn vấn, việc; không để lẫn lộn văn bản, tài liệu nhiều vấn đề, việc hồ sơ ngược lại không để văn bản, tài liệu vấn đề, việc phân tán nhiều hồ sơ khác Ví dụ: Hồ sơ nhà số X, đường , phường Trong hồ sơ gồm văn bản, tài liệu liên quan nhà số X, như: khảo sát thực tế, sơ đồ, vẽ, giấy phép xây dựng… ) Như cần thông tin nhà số X ta nhanh chóng tìm hồ sơ - Văn hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý phải đủ thể thức Văn đưa vào hồ sơ phải có chọn lọc phù hợp với hình thành hồ sơ thực tế giải công việc Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan 4.1 Trách nhiệm ngƣời đứng đầu quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 4.2 Trách nhiệm ngƣời đứng đầu phận hành a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức 4.3 Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức a) Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan b) Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan d) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu đ) Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức Câu hỏi: Câu Nêu khái niệm, yêu cầu chung việc lập hồ sơ quan, tổ chức Câu Phân biệt loại hồ sơ quan, tổ chức Câu Trình bày ví trí, tác dụng việc lập hồ sơ Câu Trình bày vai trị trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Tên nhóm hồ sơ, tài liệu STT Thời hạn bảo quản học Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học giảng viên, nghiên cứu viên 165 - Cấp Nhà nước Vĩnh viễn - Cấp bộ, ngành Vĩnh viễn - Cấp sở 20 năm VI TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC QUỐC PHÕNG VÀ AN NINH Hồ sơ biên soạn, thẩm định chương trình giáo dục quốc phịng an ninh Vĩnh viễn Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt giáo trình sử dụng chung mơn giáo dục quốc phòng an ninh để làm tài liệu 167 giảng dạy, học tập sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình lồng 168 ghép giáo dục quốc phòng an ninh cho trường tiểu học trung học sở Vĩnh viễn 166 169 Hồ sơ thẩm định, sản xuất thiết bị dạy học mơn giáo dục quốc phịng an ninh 20 năm 170 Hồ sơ quản lý, sử dụng thiết bị dạy học mơn giáo dục quốc phịng an ninh 10 năm Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, 171 tài liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục quốc phòng an ninh 10 năm Hồ sơ hội thao giáo dục quốc phòng an ninh cho học sinh trung học 172 - Danh sách thí sinh đoạt giải 10 năm - Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải - Hồ sơ đăng ký dự thi Vĩnh viễn năm 65 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu STT Thời hạn bảo quản - Bài thi năm - Các tài liệu khác có liên quan đến hội thao năm VII TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC DÂN TỘC 173 Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình dạy học tiếng dân tộc thiểu số Vĩnh viễn 174 Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt sách giáo khoa, tài liệu dạy học tiếng dân tộc thiểu số Vĩnh viễn Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, 175 tài liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc lĩnh vực giáo dục dân tộc 20 năm Hồ sơ chấp thuận việc dạy học tiếng nói, chữ viết 176 dân tộc thiểu số sở giáo dục phổ thông trung tâm giáo dục thường xuyên Vĩnh viễn 177 Hồ sơ tuyển sinh, bồi dưỡng học sinh hệ dự bị đại học trường dự bị đại học 10 năm 178 Hồ sơ xét chọn phân bổ học sinh hệ dự bị đại học vào học trường đại học, cao đẳng, trung cấp 20 năm Hồ sơ xét duyệt học sinh nội trú trường phổ thông dân 179 tộc nội trú, học sinh bán trú trường phổ thông dân tộc bán trú 10 năm Hồ sơ giáo dục học sinh trường phổ thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú, trường dự bị đại học chủ 180 trương, sách dân tộc Đảng Nhà nước, sắc văn hóa truyền thống tốt đẹp dân tộc Việt Nam năm Hồ sơ giáo dục kỹ sống kỹ hoạt động xã 181 hội cho học sinh trường phổ thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú, trường dự bị đại học năm Hồ sơ giáo dục lao động, hướng nghiệp dạy nghề truyền 182 thống cho học sinh trường phổ thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú, trường dự bị đại học năm 183 Hồ sơ tổ chức công tác nội trú, bán trú cho học sinh trường năm 66 STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản phổ thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú, trường dự bị đại học Hồ sơ theo dõi, thống kê số lượng học sinh trường phổ thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú, trường dự 184 bị đại học tốt nghiệp năm tiếp tục học cấp học, trình độ cao trở địa phương tham gia công tác, lao động sản xuất năm VIII TÀI LIỆU VỀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƢỢNG GIÁO DỤC 185 Danh sách tổ chức đánh giá, kiểm định chất lượng giáo dục quốc tế Việt Nam công nhận 20 năm Hồ sơ thành lập cho phép thành lập, giải thể, đổi tên, cấp, cấp lại giấy phép hoạt động, đình hoạt động kiểm 186 định chất lượng giáo dục tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục Vĩnh viễn Hồ sơ giao nhiệm vụ đào tạo kiểm định viên kiểm định chất lượng giáo dục Vĩnh viễn 187 Hồ sơ đào tạo cấp chứng đào tạo kiểm định viên kiểm định chất lượng giáo dục - Danh sách cấp chứng đào tạo kiểm định viên kiểm định chất lượng giáo dục 188 Vĩnh viễn - Hồ sơ đăng ký tham dự khóa đào tạo kiểm định viên năm - Bài thi, kiểm tra năm - Các tài liệu khác có liên quan đến đào tạo cấp chứng kiểm định viên năm Hồ sơ tuyển chọn cấp/cấp lại th kiểm định viên kiểm định chất lượng giáo dục 20 năm 189 - Danh sách tuyển chọn cấp/cấp lại th kiểm định viên Vĩnh viễn - Hồ sơ đăng ký tuyển chọn năm - Bài thi tuyển chọn kiểm định viên năm 67 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản - Các tài liệu khác có liên quan đến tuyển chọn cấp/cấp lại th kiểm định viên năm Hồ sơ thẩm định kết đánh giá chất lượng giáo dục 190 cấp giấy chứng nhận kiểm định chất lượng giáo dục sở giáo dục, chương trình đào tạo 20 năm STT IX TÀI LIỆU VỀ VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ 191 Hồ sơ chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng 192 Hồ sơ cấp phôi tốt nghiệp trung học sở, trung học phổ thông, trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ 193 Hồ sơ cấp phôi chứng hệ thống giáo dục quốc dân 194 Sổ gốc cấp văn tốt nghiệp trung học sở, trung học phổ thông, trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 195 Sổ cấp văn tốt nghiệp từ sổ gốc Vĩnh viễn 196 Sổ gốc cấp chứng hệ thống giáo dục quốc dân Vĩnh viễn 197 Sổ cấp chứng từ sổ gốc Vĩnh viễn 198 Hồ sơ công nhận văn tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ sở nước cấp Vĩnh viễn 199 Hồ sơ công nhận văn tốt nghiệp cấp học phổ thơng sở nước ngồi cấp Vĩnh viễn X TÀI LIỆU VỀ HỌC PHÍ, HỌC BỔNG, CHÍNH SÁCH HỖ TRỢ NGƢỜI HỌC 200 Hồ sơ xét cấp học bổng khuyến khích học tập học sinh, sinh viên 10 năm 201 Hồ sơ xét cấp học bổng sách học sinh, sinh viên hệ cử tuyển 10 năm 202 Hồ sơ xét cấp học bổng sách học sinh trường phổ thơng dân tộc nội trú, trường dự bị đại học 10 năm 203 Hồ sơ xét trợ cấp xã hội sinh viên 68 10 năm STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản Hồ sơ xét hỗ trợ tiền ăn, tiền nhà gạo cho học sinh 204 trung học phổ thơng vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn 10 năm 205 Hồ sơ xét miễn, giảm học phí cho học sinh, sinh viên 10 năm 206 Hồ sơ xét cấp kinh phí hỗ trợ chi phí học tập tr mẫu giáo, học sinh sinh viên 10 năm 207 Hồ sơ xét cấp hỗ trợ ăn trưa cho tr em độ tuổi năm tuổi 10 năm XI TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC HỌC SINH, SINH VIÊN 208 Báo cáo đánh giá, tổng hợp tình hình đạo đức, lối sống học sinh, sinh viên theo thời kỳ năm học Vĩnh viễn 209 Hồ sơ theo dõi, tổng hợp, thống kê đề xuất công tác phát triển Đảng học sinh, sinh viên 10 năm Hồ sơ khen thưởng công nhận danh hiệu học sinh, sinh viên 210 - Cấp Bộ, cấp tỉnh 20 năm - Cấp huyện, trường 10 năm Hồ sơ kỷ luật học sinh, sinh viên - Hình thức kỷ luật khiển trách 10 năm 211 - Hình thức kỷ luật cảnh cáo 15 năm - Hình thức đình học tập có thời hạn - Hình thức buộc thơi học 20 năm Vĩnh viễn 212 Hồ sơ tổ chức, theo dõi hoạt động liên quan đến hình thành đạo đức, lối sống học sinh, sinh viên năm 213 Hồ sơ theo dõi, xử lý vấn đề an ninh, trị liên quan đến học sinh, sinh viên 10 năm 69 STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản 214 Hồ sơ tổ chức tuần sinh hoạt công dân - học sinh, sinh viên đầu khóa, đầu năm, cuối khóa học năm 215 Hồ sơ tổ chức tư vấn học tập, nghề nghiệp, việc làm cho học sinh, sinh viên năm 216 Hồ sơ công tác chăm sóc sức khỏe học sinh, sinh viên năm 217 Hồ sơ quản lý học sinh, sinh viên nội, ngoại trú năm Trả người học sau trường 218 Hồ sơ học sinh, sinh viên 219 Hồ sơ chuyển trường học sinh, sinh viên 220 Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến 221 Hồ sơ xin học lại trường khác Hết khóa năm Hết khóa Hồ sơ Hội khỏe Phù Đổng, giải thi đấu thể dục thể thao, văn nghệ học sinh, sinh viên 222 - Danh sách thí sinh đoạt giải Vĩnh viễn - Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải Vĩnh viễn - Hồ sơ đăng ký dự thi năm - Các tài liệu khác có liên quan đến Hội khỏe Phù Đổng, giải thi đấu thể dục thể thao, văn nghệ học sinh, sinh viên năm XII TÀI LIỆU VỀ ĐÀO TẠO VỚI NƢỚC NGOÀI Hồ sơ ký kết Hiệp định, Thỏa thuận hợp tác việc tiếp nhận lưu học sinh nước vào Việt Nam học tập Vĩnh viễn Hồ sơ thành lập, cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, cấp lại giấy phép thành lập, 224 chấm dứt hoạt động, thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện sở giáo dục nước Việt Nam Vĩnh viễn 223 70 STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản Hồ sơ cho phép thành lập, cho phép hoạt động giáo dục, đình tuyển sinh, chấm dứt hoạt động giáo dục, giải thể, 225 chia, tách, sáp nhập, hợp sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngồi Việt Nam Vĩnh viễn Hồ sơ cho phép mở phân hiệu, cho phép hoạt động giáo 226 dục phân hiệu sở giáo dục có vốn đầu tư nước Việt Nam Vĩnh viễn Hồ sơ bổ sung, điều chỉnh hoạt động giáo dục, ngành đào tạo, mở rộng quy mô, đối tượng tuyển sinh, điều chỉnh 227 nội dung, chương trình giảng dạy sở giáo dục phân hiệu sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngồi Việt Nam Vĩnh viễn Hồ sơ phê duyệt đề án, gia hạn đề án, đình tuyển sinh chấm dứt chương trình liên kết đào tạo với nước 228 ngồi trình độ trung cấp, cao đẳng sư phạm, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ Vĩnh viễn 229 Hồ sơ tuyển sinh học nước ngân sách nhà nước Vĩnh viễn 230 Hồ sơ không trúng tuyển ứng viên dự tuyển học nước ngân sách nhà nước năm 231 Hồ sơ tuyển sinh học nước học bổng Hiệp định học bổng khác Vĩnh viễn 232 Hồ sơ không trúng tuyển ứng viên dự tuyển học nước học bổng Hiệp định học bổng khác năm 233 Hồ sơ lưu học sinh Việt Nam học tập nước tiếp nhận nước Vĩnh viễn 234 Hồ sơ lưu học sinh nước vào học sở giáo dục Việt Nam 20 năm 235 Hồ sơ tuyển chọn chuyên gia giáo dục làm việc nước Vĩnh viễn 236 Hồ sơ không trúng tuyển ứng viên dự tuyển chọn chuyên gia giáo dục làm việc nước ngồi năm 71 STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản 237 Hồ sơ chuyên gia giáo dục làm việc nước tiếp nhận nước Vĩnh viễn 238 Hồ sơ giao nhiệm vụ bồi dưỡng, kiểm tra, thi cấp chứng bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học Vĩnh viễn 239 Hồ sơ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học 20 năm Danh sách thống kê hàng năm lưu học sinh Việt Nam 240 học tập nước ngồi có sử dụng ngân sách nhà nước nước 20 năm XIII TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC NHÀ GIÁO, CÁN BỘ QUẢN LÝ CƠ SỞ GIÁO DỤC 241 Hồ sơ xây dựng ban hành quy hoạch, kế hoạch phát triển viên chức, nhà giáo, cán quản lý sở giáo dục Vĩnh viễn 242 Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm Vĩnh viễn Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu dùng chung, sách hướng dẫn giảng dạy, tài liệu bồi dưỡng, học liệu 243 phục vụ công tác bồi dưỡng viên chức, nhà giáo cán quản lý sở giáo dục 20 năm Hồ sơ Hội đồng chức danh giáo sư sở thẩm định, đề 244 nghị xét công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh giáo sư, phó giáo sư Vĩnh viễn Hồ sơ Hội đồng chức danh giáo sư ngành, liên ngành thẩm 245 định, đề nghị xét công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh giáo sư, phó giáo sư Vĩnh viễn 246 Hồ sơ Hội đồng chức danh giáo sư nhà nước thẩm định định công nhận chức danh giáo sư, phó giáo sư Vĩnh viễn 247 Hồ sơ cá nhân đăng ký xét công nhận chức danh giáo sư, phó giáo sư năm 248 Hồ sơ bổ nhiệm chức danh giáo sư, phó giáo sư Vĩnh viễn 249 Hồ sơ miễn nhiệm chức danh giáo sư, phó giáo sư Vĩnh viễn 72 STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản 250 Hồ sơ hủy bỏ công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh giáo sư, phó giáo sư Vĩnh viễn 251 Hồ sơ Hội đồng cấp sở thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú Vĩnh viễn 252 Hồ sơ Hội đồng cấp huyện thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú Vĩnh viễn 253 Hồ sơ Hội đồng cấp tỉnh thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú Vĩnh viễn 254 Hồ sơ Hội đồng cấp Bộ thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú Vĩnh viễn Hồ sơ Hội đồng Nhà nước thẩm định, trình cấp có thẩm 255 quyền định tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú Vĩnh viễn 256 Hồ sơ cá nhân đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú 257 Hồ sơ giao nhiệm vụ bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm 258 Hồ sơ giao nhiệm vụ bồi dưỡng cấp chứng bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý giáo dục Hồ sơ giao lưu cán quản lý, giáo viên giỏi cấp học 259 toàn quốc, giáo viên tiêu biểu dạy tr khuyết tật, Tổng phụ trách Đội giỏi 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm Hồ sơ thi giáo viên dạy giỏi, giáo viên chủ nhiệm giỏi, cán quản lý giỏi cấp trường, huyện, tỉnh Vĩnh viễn - Quyết định công nhận, danh sách giáo viên, cán quản lý đạt danh hiệu Vĩnh viễn 260 - Sáng kiến kinh nghiệm đạt giải 10 năm - Hồ sơ đăng ký dự thi năm - Bài thi, thực hành năm - Các tài liệu khác có liên quan đến thi năm 73 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu STT Thời hạn bảo quản Hồ sơ tổ chức thi thăng hạng cho nhà giáo - Danh sách trúng tuyển, Báo cáo kết 261 - Hồ sơ đăng ký dự thi 262 20 năm năm - Bài thi năm - Các tài liệu khác có liên quan đến thi năm Hồ sơ kiểm tra, đánh giá, xếp loại giáo viên theo chuẩn nghề nghiệp 10 năm XIV TÀI LIỆU VỀ CƠ SỞ VẬT CHẤT, THIẾT BỊ TRƢỜNG HỌC, ĐỒ CHƠI TRẺ EM Hồ sơ xây dựng phương hướng, sách đầu tư phát 263 triển sở vật chất, thiết bị trường học, khu đại học, phịng thí nghiệm trọng điểm, đồ chơi tr em ngành Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm, hàng 264 năm sở vật chất, thiết bị trường học, khu đại học, phịng thí nghiệm trọng điểm, đồ chơi tr em ngành Vĩnh viễn Hồ sơ xác định cấu đầu tư, sách đầu tư sở 265 vật chất, thiết bị trường học, đồ chơi tr em đảm bảo chất lượng giáo dục đào tạo Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng công bố tiêu chuẩn sở sở vật 266 chất, thiết bị trường học, đồ chơi tr em phù hợp với yêu cầu giáo dục tâm sinh lý lứa tuổi tr em Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng đề nghị cấp có thẩm quyền cơng bố tiêu chuẩn quốc gia sở vật chất, thiết bị trường học, đồ 267 chơi tr em phù hợp với yêu cầu giáo dục tâm sinh lý lứa tuổi tr em Vĩnh viễn 268 Hồ sơ xây dựng sở liệu đầu tư phát triển sở vật chất, thiết bị trường học, đồ chơi tr em Vĩnh viễn 269 Hồ sơ kiểm tra công nhận thư viện trường học đạt chuẩn 20 năm 270 Hồ sơ sở giáo dục quản lý thư viện 74 STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản - Các loại sổ sách: Sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đăng ký sách giáo khoa, tạp chí; sổ mượn sách, cho thuê sách, thống kê bạn đọc… năm - Biên kiểm kê, lý sách, ấn phẩm thư viện năm Hồ sơ sở giáo dục quản lý, theo dõi, sử dụng thiết bị giáo dục, đồ chơi tr em - Sổ quản lý thiết bị giáo dục, đồ chơi tr em: 271 + Sổ đăng ký/danh mục thiết bị giáo dục, đồ chơi tr em; Sổ nhập tài sản, công cụ, dụng cụ 20 năm + Sổ cho mượn sử dụng đồ dùng dạy học; Sổ theo dõi tài sản lớp, phòng học môn năm - Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định 20 năm - Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý thiết bị giáo dục, đồ chơi tr em 20 năm XV TÀI LIỆU VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ GIÁO DỤC, DẠY VÀ HỌC Hồ sơ xây dựng chiến lược, sách, kế hoạch dài hạn, 272 hàng năm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giáo dục dạy học Vĩnh viễn Hồ sơ tuyển chọn, thẩm định, ban hành danh mục sản phẩm công nghệ thông tin dùng ngành giáo dục: giáo 273 trình tài liệu, sách tham khảo, chương trình giảng dạy, chương trình đào tạo bồi dưỡng giáo viên cán quản lý giáo dục, nội dung chương trình học trực tuyến 10 năm Hồ sơ xây dựng thư viện giáo trình điện tử, sách giáo khoa điện tử, thư viện đề thi, học liệu mở, phần mềm dạy học, 274 thí nghiệm ảo phần mềm mô phỏng, khai thác sử dụng dạy học dùng mã nguồn mở công nghệ học điện tử năm 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư 2- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức;… 3- Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học Công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia; 4- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; 5- Công văn số 822/VTLTNN-TTTH ngày 26/8/2015 v/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 6- Thông tư số: 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Bộ Giáo dục Và Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục 7- Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 28/4/2020 Chính phủ quy định thực thủ tục hành môi trường điện tử 76 77 MỤC LỤC Trang Bài mở đầu NHỮNG VẦN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Mục tiêu: 1 Khái niệm phân loại hồ sơ 1.1 Khái niệm hồ sơ 1.2 Phân loại hồ sơ Ví trí, tác dụng việc lập hồ sơ 2.1 Vị trí việc lập hồ sơ 2.2 Tác dụng việc lập hồ sơ Yêu cầu chung việc lập hồ sơ Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 4.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức 4.2 Trách nhiệm người đứng đầu phận hành 4.3 Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức Câu hỏi: Khái niệm, tác dụng DMHS 1.1 Khái niệm DMHS 1.2 Tác dụng DMHS Căn để lập DMHS Tổ chức lập DMHS 3.1 Cách lập DMHS 3.2 Ban hành tổ chức thực DMHS Mẫu DMHS (Theo mẫu quy định phụ lục số V kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư) Các bước lập DMHS Những lỗi thường gặp, nguyên nhân cách khắc phục 10 Câu hỏi tập thực hành 12 Bài 13 LẬP HỒ SƠ GIẤY 13 Khái niệm lập hồ sơ 13 Mẫu bìa hồ sơ lưu trữ: 13 Quy trình lập hồ sơ 16 Biên mục hồ sơ 19 Những lỗi thường gặp, nguyên nhân cách khắc phục 22 Câu hỏi tập thực hành 22 Bài 23 LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 23 Một số khái niệm 23 Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử 24 Thông tin đầu vào, đầu liệu quản lý hồ sơ điện tử 24 3.1 Thông tin đầu vào liệu quản lý hồ sơ điện tử 24 3.2 Thông tin đầu liệu quản lý hồ sơ điện tử 26 Quy trình lập hồ sơ điện tử 27 Những lỗi thường gặp, nguyên nhân cách khắc phục 28 Câu hỏi thực hành 28 Bài 29 NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN 29 Yêu cầu việc nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan 29 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 29 Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 29 3.1 Đối với hồ sơ giấy 29 3.2 Đối với hồ sơ điện tử 32 Những lỗi thường gặp, nguyên nhân cách khắc phục 32 Câu hỏi tập thực hành 33 BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO Error! Bookmark not defined ... quan - Kỹ năng: Thực bước quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Phối hợp lập danh mục hồ sơ, hồ sơ (hồ sơ. .. việc lập hồ sơ quan, tổ chức Nêu loại hồ sơ, vai trò trách nhiệm việc lập hồ sơ quan, tổ chức Trình bày nội dung quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào... cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Kết thúc hồ sơ Bƣớc Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết