- Bố trí phịng họp chung (1)
1. Sự ra đời của văn phòng hiện đạ
Quá trình phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực, vấn đề thông tin vô cùng quan trọng. Do vậy, nắm lấy thông tin, xử lý tốt nhất thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, cho quản lý, cho sản xuất kinh doanh... trở thành mục tiêu hàng đầu của mọi ngành, mọi cấp. Văn phòng với cách hiểu truyền thống, thông thường là tổ chức chỉ làm công việc giấy tờ, hành chính, sự vụ trong một cơ quan, một doanh nghiệp đã khơng cịn thích hợp nữa. Văn phịng phải hướng tồn bộ hoạt động của mình vào hoạt động xử lý thơng tin và trở thành một trung tâm xử lý thông tin để hoạt động xử lý thơng tin được nhanh chóng, chủ động, đầy đủ và chính xác nhất. Các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp trước đây chỉ chú ý đến sản xuất ở các phân xưởng, đến quản lý vật tư, nguyên liệu, nhân lực...thì nay đã chú ý đến trung tâm điều hành, trung tâm xử lý thơng tin của mình là Văn phịng là đã đầu tư thích đáng để nâng cấp, phát triển Văn phòng lên tầm cao mới mà thời đại đòi hỏi. Các nhà quản trị học đã tập trung nghiên cứu, phối hợp cùng với các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp đầu tư tiền của, cơng sức, trí tuệ xây dựng Văn phịng trở thành Văn phòng kiểu mới với tên gọi là Văn phòng hiện đại (modern office).
Vào những năm đầu của thập niên 80, trên phạm vi thế giới xuất hiện một hiện tượng được gọi là bùng nổ thông tin. Bùng nổ thông tin là sự phản ánh dưới dạng thông tin bởi sự hội tụ đột ngột của năm yếu tố thời đại sau đây:
Thứ nhất, cách mạng khoa học- công nghệ phát triển như vũ bão, tạo nên
một hệ quả hết sức quan trọng, một nhân tố hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ.
Thứ hai, tình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại trong phạm
vi toàn cầu đã buộc mỗi nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường thế giới và cộng đồng quốc tế.
Thứ ba, để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh trên quy mơ tồn cầu, chính phủ
triển kinh tế - xã hội trong nước và quan hệ kinh tế với thế giới.
Thứ tư, trong thời đại mới, vai trò con người được nâng cao hơn bao giờ
hết, phản ánh tính nhân bản trong nền sản xuất hiện đại đồng thời cũng phản ánh sự giác ngộ cao hơn của xã hội loài người và các vấn đề liên quan đến con người và xã hội.
Thứ năm, cuộc cách mạng thông tin với những thành tựu về công nghệ
thơng tin phát triển đến chóng mặt, làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin của chúng ta. Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho các nhà quản lý, các chủ nhân của nền sản xuất hiện đại, các chủ doanh nghiệp hiểu ra rằng: bên cạnh những nguồn lực truyền thống như nguyên liệu, năng lượng, tiền vốn, nhân lực cịn có một nguồn lực được xác định là quan trọng nhất, vượt lên trên mọi nguồn lực khác là thông tin. Thông tin len lỏi, thâm nhập tới ”hang cùng ngỏ hẻm” của nền sản xuất hiện đại, của mọi mặt hoạt động trong đời sống xã hội, có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc, có tính quyết định (3).