- Bố trí phịng họp chung (1)
6. Quản lý thời gian
6.2. Biện pháp quản lý
* Nguyên nhân làm mất thời gian
Trong quá trình làm việc, mất thời gian do các nguyên nhân sau:
-Các cuộc gọi điện thoại;
-Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách; -Các câu hỏi của nhân viên;
-Đọc và trả lời thư tín; -Các cuộc họp kéo dài;
-Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn;
-Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh; -Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự mất tập trung.
* Biện pháp quản lý:
Thực hiện các công việc đơn giản trước tiên
Hãy bắt đầu một ngày làm việc bằng cách lập danh sách những việc cần làm trong ngày. Bạn nên liệt kê những công việc đơn giản ở đầu danh sách và thực hiện chúng càng sớm càng tốt. Khi đã hồn thành những mục nhỏ này, bạn có thể dành hết sức lực để hồn thiện các cơng việc khó khăn hơn. Bạn cũng khơng cần phải lo lắng liệu mình có bỏ sót phần việc nào khơng sau một ngày dài quay cuồng với đống tài liệu.
Không những thế, việc hồn thành các cơng việc nhỏ trước tiên sẽ khiến danh sách việc làm của bạn ngắn lại. Điều này sẽ giúp giải tỏa áp lực và đem lại động lực cho bạn.
Chia nhỏ công việc để thực hiện
Đôi khi bạn mất nhiều thời gian để suy nghĩ trước khi làm việc vì lượng cơng việc q nhiều và bạn không biết bắt đầu từ đâu. Để đối phó với tình
huống này, bạn chỉ cần phân chia chúng thành các phần việc nhỏ, vừa sức với bạn hơn. Bạn cũng có thể nhóm các phần việc lại nếu chúng có cùng điểm tương đồng.
Tạo danh sách việc cần làm cho ngày mai
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tạo một danh sách những việc cần hồn thành trong ngày hơm sau. Điều này đồng nghĩa với việc ngày mai ngay khi lái xe đi làm, bạn đã có thể định hình trước được lượng cơng việc trong ngày. Khi có định hướng rõ ràng, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như có tâm thế sẵn sàng để chiến đấu với ngày mới.
Quản lý thời gian làm việc
Công nghệ ngày càng phát triển và đem lại nhiều lợi ích cho con người, trong đó có thể kể đến các ứng dụng giúp bạn theo dõi và quản lý cơng việc. Bạn có thể sử dụng ứng dụng lịch trong điện thoại thông minh để ghi chú và theo dõi lịch trình làm việc. Hãy đánh dấu những mục quan trọng cần thực hiện ngay trong ngày. Nếu bạn là người đãng trí, điện thoại sẽ gửi thông báo đến và bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ mục nào.
Hoặc nếu bạn muốn có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị cho công việc đó, hãy đặt lịch thơng báo sớm hơn một ngày. Bởi vì bạn càng dành nhiều thời gian chuẩn bị, hiệu suất và chất lượng công việc càng được nâng cao.