- Bố trí phịng họp chung (1)
2. Giai đoạn tiến
đoạn tiến hành a.Trước giờ họp Bật các thiết bị máy lạnh, ánh sáng, kiểm tra các phòng họp và các nội dung đã chuẩn bị từ trước.
- Máy lạnh được bật trước khoảng 10 phút. Kiểm tra bảo đảm các thiết bị vận hành tốt.
- Hồ sơ, tài liệu được kiểm tra đầy đủ, sắp xếp ngay ngắn trong phịng
(có thể đặt trước từng chỗ ngồi nếu được yêu cầu).
- Nước uống, ly uống nước phải được đặt trước vị trí người dự họp. b.Trong
thời gian họp
Phục vụ các yêu cầu của lãnh đạo về tài liệu, hồ sơ, thông tin…
Đảm bảo phục vụ các yêu cầu của lãnh đạo được đầy đủ, chính xác và nhanh chóng.
c.Ghi biên bản (nếu được yêu cầu) Ngồi gần người chủ trì cuộc họp để dễ dàng trao đổi, xin ý kiến để viết biên bản được chính xác.
- Chuẩn bị đủ các tài liệu cuộc họp, giấy/sổ ghi biên bản.
- Ghi đầy đủ các thông tin trên biên bản: thời gian, địa điểm, nội dung họp, thành phần, số vắng mặt và lí do vắng, người chủ trì, người thư ký.
- Ghi chính xác theo trình tự và diễn biến cuộc họp. Đặc biệt ghi chính xác những ý kiến phát biểu và kết luận của người chủ trì.
3. Sau khi Sau khi cuộc họp kết thúc a.Hoàn thiện các văn bản Tổng hợp, soạn thảo chính xác các văn bản: Biên bản, các dự thảo văn bản khác.
- Các văn bản được đánh máy, chỉnh sửa phải hoàn chỉnh, đúng quy định.
Biên bản cuộc họp phải có chữ ký của người chủ trì, thư ký (và của các bên liên quan – nếu cần thiết).
b.Thông báo triển khai nội dung cuộc họp
Thông báo tới các đơn vị, cá nhân thực hiện các nội dung đã được thông qua trong cuộc họp.
- Thơng báo chính xác, kịp thời, đúng đối tượng.
- Thơng báo bằng các hình thức: trên bảng tin, trên website, điện thoại, email, fax…
Thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu, bài phát biểu… liên quan tới quá trình tổ chức và nội dung cuộc họp để lập hồ sơ cuộc họp.
- Các VB, tài liệu đưa vào trong hồ sơ phải chính xác, có tính pháp lí.
- Thơng thương hồ sơ gồm các văn bản, tài liệu sau:
c.Tập hợp các văn bản, tài liệu lập thành hồ sơ cuộc họp. + Kế hoạch tổ chức (nếu có) + Danh sách người dự.
+ Báo cáo, tham luận, ý kiến của người dự họp.
+ Biên bản cuộc họp.
+ Hóa đơn, chứng từ hoặc văn bản xác nhận đã thanh tốn (nếu có) + Biên bản nhận, trả các thiết bị (nếu có). d.Thu dọn phịng họp - Sắp xếp lại bàn ghế như trước cuộc họp. - Tắt các thiết bị, máy móc.
- Trả lại nguyên trạng phòng họp như trước cuộc họp. Quét dọn sạch sẽ, ngăn nắp.
- Trả lại đơn vị cho mượn các thiết bị, máy móc. Yêu cầu kiểm tra trước khi bàn giao. Khi bàn giao phải có xác nhận các bên. e.Quyết toán (trường hợp cuộc họp được chi) Tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ đã chi trong cuộc họp để quyết tốn kinh phí với bộ phận Kế tốn.
- Các hóa đơn chứng từ phải đầy đủ, hợp lệ.
- Lưu giữ lại các văn bản xác nhận của bộ phận kế toán.