- Bố trí phịng họp chung (1)
2. Tổ chức hội họp
2.1. Khái niệm, ý nghĩa
* Khái niệm
Họp là hoạt động thường xuyên, được tổ chức nhằm phổ biến các chính sách, thông tin về nhiệm vụ và tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ.
Tổ chức hội họp là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ quan, tổ chức. Đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, cùng với các hình thức thu thập, truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông
suốt (1).
* Ý nghĩa của tổ chức hội họp
Hội họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Qua hội họp, một số quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được thừa nhận. Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, phát hiện, phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển.
Hội họp là nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Hội họp là môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước (3).
2.2. Phân loại hội họp
Có rất nhiều cuộc họp trong một cơ quan, doanh nghiệp:
Họp giao ban: cuộc họp giữa lãnh đạo cơ quan, tổ chức với trưởng, phó các đơn vị, phịng ban. Cuộc họp này thường được tổ chức định kì hàng tuần, hàng tháng nhằm nắm bắt tình hình, triển khai các thơng tin mới về nhiệm vụ, hoặc phân công để tổ chức thực hiện công việc.
- Họp chuyên môn: cuộc họp của lãnh đạo với các phịng ban chun mơn nhằm trao đổi và quyết định tới các nội dung liên quan tới chuyên môn sâu của từng đơn vị. Ví dụ như giám đốc tham dự cuộc họp triển khai công tác tiếp thị cho sản phẩm mới của phịng kinh doanh.
- Họp trao đổi, phối hợp cơng việc: được tổ chức khi nhiều đơn vị, phòng ban bàn bạc, trao đổi, phối hợp, tìm biện pháp trong việc giải quyết các nhiệm vụ chung và có sự tham dự của lãnh đạo. Ví dụ như cuộc họp triển khai thực hiện kế hoạch tháng khuyến mại, sẽ gồm đại diện của nhiều phịng trong cơng ty
như phòng Kinh doanh, phòng Nhân sự, phịng Kế tốn… và của lãnh đạo phụ trách. Các bên sẽ thảo luận, bàn bạc kế hoạch thực hiện và lãnh đạo sẽ quyết định cách thức tiến hành.
- Họp tham mưu, tư vấn: được tổ chức với một nhóm có chun mơn sâu về một lĩnh vực nhằm tìm giải pháp thích hợp để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc quản lí và điều hành cơng việc. Ví dụ như họp hội đồng kỉ luật, họp xét tăng lương hàng năm…
- Họp đánh giá, tổng kết: cuộc họp được tổ chức khi thực hiện một chương trình, một kế hoạch, một dự án hoặc sau một quá trình làm việc nhằm xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm và đưa ra chỉ tiêu, phương hướng và biện pháp giải quyết. Ví dụ như họp tổng kết chương trình “Đưa hàng Việt về nơng thơn” của cơng ty, họp tổng kết chương trình Mùa hè xanh của một trường đại học.
2.3. Quy trình tổ chức hội họp
Các cuộc họp trong nội bộ của cơ quan/doanh nghiệp diễn ra thường xuyên. Quy trình tổ chức cuộc họp thường gồm 3 giai đoạn:
Giai đoạn
Nội dung chính
Cơng việc cụ thể Kết quả cần đạt
1.Giai đoạn chuẩn bị a.Tìm hiểu mục đích, nội dung cuộc họp
Xin ý kiến lãnh đạo đơn vị chủ trì để xác định cụ thể mục đích cuộc họp và các vấn
đề cần chuẩn bị.
- Mục đích, nội dung cuộc họp. - Số lượng người dự.
- Tài liệu cần chuẩn bị. - Thiết bị cần chuẩn bị.
- Tìm hiểu thơng tin về khách mời (nếu có) để chuẩn bị bảng tên, xe đưa đón…
cuộc họp
b. Phịng họp, hậu
cần
Xác định địa điểm họp Xác định cụ thể với bộ phận phụ trách phòng ốc để nhận và chuẩn bị phòng họp.
Chuẩn bị bàn ghế, nước, khăn trải bàn, hoa, bảng tên, bảng chỉ dẫn, sơ đồ chỗ ngồi…
- Chuẩn bị đầy đủ bàn ghế theo số lượng người dự, sắp xếp theo mục đích cuộc họp, gọn gàng, sạch sẽ.
- Công tác hậu cần đầy đủ: khăn trải bàn, nước uống, bánh kẹo, trái cay (nếu được yêu cầu).
Thông báo bộ phận phụ trách kĩ thuật chuẩn bị micro, loa, máy chiếu, đèn, máy lạnh…
- Các thiết bị phải được kiểm tra, vận hành tốt.
- Trường hợp mượn thiết bị, máy móc… phải kiểm tra và xác nhận tình trạng máy móc.
c.Tài liệu, hồ sơ cuộc họp
Xin ý kiến lãnh đạo hoặc trao đổi với đơn vị chủ trì về việc các tài liệu cần chuẩn bị
-Phối hợp với đơn vị/phịng ban chun mơn chuẩn bị VB cần thiết
(chương trình họp, thư mời/thông báo dự họp, báo cáo, dự thảo kế hoạch, dự thảo hợp đồng…)
Photo đầy đủ số lượng tài liệu, văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo/đơn vị chủ trì.
-Đảm bảo các yếu tố pháp lí như chữ ký, đóng dấu lên tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo/đơn vị chủ trì
d. Dự trù kinh phí
- Liệt kê đầy đủ các nội dung chi, giá thành, số lượng… theo định mức quy định.
- Chỉ lập dự trù kinh phí trong trườn hợp cuộc họp thuộc diện được chi theo quy định của cơ quan/doanh nghiệp.
- Bản dự trù kinh phí phải được người có thẩm quyền phê duyệt.
e.Soạn thảo thư mời (hoặc thông báo mời họp) Lập danh sách những người tham dự cuộc họp.
- Danh sách người dự họp phải ghi chi tiết các thông tin: họ tên, chức vụ, đơn vị (nơi làm việc), địa chỉ, số điện thoại...
- Danh sách phải được người có thẩm quyền/hoặc người chủ trì phê duyệt.
Soạn Thư mời (trường
hợp cuộc họp có khách mời ở ngoài cơ
quan/doanh ngiệp hoặc cuộc họp quan
trọng)
- Thư mời phải được trình bày theo mẫu thống nhất của cơ quan/doanh nghiệp. (trong Thư mời
nên yêu cầu người dự xác nhận tới hay không tới dự).
- Phát hành đủ số lượng theo danh
sách dự họp đã được duyệt, phải gửi tới người nhận tối thiểu 3 ngày trước cuộc họp.
Thôngbáo mời họp
(trường hợp họp nội bộ)
- Ghi rõ các thông tin về cuộc họp: ngày, giờ, địa điểm, nội dung, thành phần dự họp để những người/bộ phận có liên quan biết. - Các hình thức thơng báo mời
họp:
+ Viết thông báo trong bảng tin, website.
+ Ghi trong trong lịch làm việc tuần.
+ Gửi thông báo họp qua email, tin nhắn, fax.
+ Gọi điện thoại trực tiếp. + Gặp thông báo trực tiếp.