- Bố trí phịng họp chung (1)
2. Nội dung đổi mới và hiện đại hóa văn phòng
2.1. Vấn đề hiện đại hóa văn phịng hiện nay
Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hóa cơng tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của thời đại theo hướng:
- Văn phòng điện tử: Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, cơng văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thơng tin truyền thống.
- Văn phịng khơng giấy: Hiện này nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng vi tính để xử lý thơng tin nội bộ và bên ngồi nên người ta khơng cần phải sao chép, nhân, in công văn và phân phát cho các bộ phận mà sẽ được xử lý và
truyền trên mạng. Để lưu trữ văn bản, ngoài việc lưu trữ theo các truyền thống như các cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta đã tạo ra các đĩa mềm để sao chép các dữ liệu cần thiết. Đặc biệt với việc xuất hiện các đĩa cứng, công nghệ sử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho các đĩa cứng CD ROM lưu trữ được một lượng thông tin tăng hàng triệu lần.
- Văn phịng tự động hóa: việc ứng dụng kĩ thuật máy tính và truyền thơng vào cơng tác văn phịng nhằm thu thập, lưu trữ, xử lí, truyền và phổ biến thơng tin trong các cơng việc quản lí hành chính. Những việc chủ yếu của tự động hóa văn phịng hiện nay là xử lí văn bản, thư tín điện tử, in ấn điện tử, quản lí các tài liệu giấy tờ của cơ quan và của các nhân viên.
- Văn phòng của thế kỷ 21: Văn phòng sẽ thay đổi theo xu hướng như sau: không gian làm việc đang thay đổi nhanh chóng để bắt kịp sự tiên tiến của công nghệ; các cảm biến sẽ tối ưu hóa khơng gian. Robot sẽ dần thay thế lực lượng lao động. Công nghệ thực tế ảo và màn hình khơng gian ba chiều sẽ được áp dụng trong giao tiếp giữa các bộ phận ở những vị trí khác nhau (1).
2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức năng năng
Văn phòng kiểu cũ hoặc kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản là trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phịng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào.
Khi chuyển lên Văn phịng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho Văn phịng đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin.
2.2.1. Về trang thiết bị kỹ thuật.
- Máy in laser