- Giá đựng tài liệu Tủ hoặc mắc áo
2.3. Từng bước tin học hóa cơng tác văn phịng
Khi chuyển sang Văn phịng hiện đại, xử lý thơng tin và cao hơn nữa là chủ động xử lý thông tin trở thành chức năng cơ bản nhất và là công việc chủ đạo, chi phối tồn bộ hoạt động của văn phịng. Cần hướng mọi hoạt động của văn phịng vào mục tiêu chủ động xử lý thơng tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển, giúp các cấp lãnh đạo đưa ra được những quyết định quản lý đúng đắn, sáng tạo. Chỉ có như vậy văn phịng mới góp phần tăng năng suất lao động, tạo ra hiệu quả thiết thực, đảm bảo sự sống còn và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Người ta gọi đó là chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính của Văn phịng hiện đại.
Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thơng và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta cũng đã xuất hiện Văn phòng hiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngồi, mơ hình Văn phịng hiện đại đã được đáp ứng khá phổ biến. Trong một số cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan cấp trung ương và cấp tỉnh bước đầu đã có các văn phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa văn phịng kiểu mới và văn phòng kiểu cũ.
Điểm yếu nhất trong các văn phòng ở nước ta là các hoạt động văn phịng cịn mang tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn át chức năng chủ động xử lý thơng tin. Trình độ xử lý thơng tin và tin học hố trong văn phịng cịn ở mức thấp. Nguy cơ tụt hậu trong tổ chức hoạt động
văn phòng là rất nặng nề. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở cấp cơ sở trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu, người lao động văn phịng được đào tạo cịn ít. Do vậy, u cầu xây dựng văn phòng theo xu hướng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, hiện đại hố là rất cấp bách. Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến vấn đề hiện đại hố văn phịng và đã chỉ rõ” Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng. Hiện đại hóa văn phịng cũng khơng tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng khơng khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiện đại. Trước hết, phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở văn phịng, sau đó mới hiện đại hố trang thiết bị (1).
TÓM TẮT
Nội dung chương rất quan trọng, đề cập những nội dung hiện đại của chuyên ngành của cơng tác quản trị văn phịng, như: sự ra đời của văn phòng hiện đại; nội dung đổi mới và hiện đại hóa văn phịng; phân tích được vấn đề hiện đại hóa văn phịng hiện nay, qua đó giúp người học hình thành các kỹ năng nghiệp vụ cơ bản, phổ biến của cơng tác văn phịng, xây dựng tác phong làm việc khoa học để giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung môn học
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Trình bày sự ra đời của Văn phòng hiện đại.
Câu hỏi 2. Vấn đề hiện đại hố Văn phịng ở nước ta hiện nay được biểu
hienj như thế nào?
Câu hỏi 3. Liên hệ với thực tiễn cơ quan, địa phương mà anh/chị đang
công tác hoặc cư trú, theo đánh giá của anh/chị thì thực trạng cơng tác văn phòng hiện nay như thế nào?
Câu hỏi 4. Việc hiện đại hố văn phịng trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi ở
cán bộ văn phịng những u cầu gì?
phịng hiện nay.
Bài tập thực hành 2. Thực hành quan sát và viết báo cáo về Văn phòng
điện tử (Tại Văn phịng khoa Cơ bản, Trường Cao đẳng Cơng đồng Kon Tum).
Đáp án bài tập thực hành 1
Sơ đồ tư duy về cơ cấu tổ chức của văn phòng thể hiện được các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan bao gồm:
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là một địi hỏi bức xúc của thời đại theo hướng:
- Văn phòng điện tử - Văn phịng khơng giấy - Văn phịng tự động hóa - Văn phịng của thế kỷ 21
Đáp án bài tập thực hành 2
Người học thực hành quan sát và viết báo cáo về Văn phòng điện tử (Tại Văn phịng khoa Cơ bản, Trường Cao đẳng Cơng đồng Kon Tum).
Nội dung:
- Phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc;
- Trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp;
- Khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thơng tin truyền thống (quan sát giảng viên thực hiện tạo văn bản trên hệ thống ioffice của Trường Cao đẳng Công đồng Kon Tum).
1. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền. Giáo trình Quản trị văn phịng. Tp. Hồ Chí Minh: Nxb Đại học kinh tế quốc dân; 2012.
2. Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm. Quản trị văn phòng. Hà Nội: Nxb Thống kê; 2003.
3. Website. Tài liệu Quản trị văn phòng