- Thể thức, kỹ thuật trình bày: đúng theo quy định hiện hành.
2. Tổ chức bộ máy hành chính văn
2.2. Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phịng
Nói đến hình thức tổ chức của văn phịng là đề cập đến cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng; tức là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phịng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ chung. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành cơng tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chun viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chun mơn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
- Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài
liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
- Bộ phận tài vụ: (nếu cơ quan khơng có bộ phận chun trách) Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
- Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu cơ quan khơng có bộ phận chuyên trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.
- Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.
Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc cho chánh văn phịng là phó văn phịng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phịng về những việc được phấn cơng và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng.
Mỗi bộ phận của văn phịng sẽ có một người phụ trách (Trưởng phịng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó (1).