- Bố trí phịng họp chung (1)
3. Nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị
3.1. Nguyên tắc về mục tiêu
- Mỗi nhóm có một mục tiêu xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu tổ chức.
- Mục tiêu của mỗi nhóm phải được mơ tả rõ ràng.
- Mục tiêu của hành chính là: phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả. Hành chính văn phịng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác.
- Mục tiêu của nhóm phục vụ phải ở dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính.
3.2. Ngun tắc về chức năng
- Một tổ chức hoàn thiện là một tổ chức đơn giản và dễ hiểu. - Chức năng và nhiệm vụ phải được xác định trước khi các cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó.
- Các đơn vị tổ chức phải được bình quân dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng
- Khi các chức năng nhiệm vụ đã được phân công, các chức năng mới khác có thể sẽ phát sinh.
- Việc thiếu hụt mất mát nhân viên trong bất cứ trường hợp nào không được ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ chức.
3.3. Nguyên tắc điều hành tổ chức
- Sơ đồ tổ chức là một kim chỉ nam hướng dẫn
- Sơ đồ tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực sự là kết quả của phần đóng góp của nhiều cá nhân.
- Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển
- Hiểu rõ yếu tố con người là cần thiết cho việc tổ chức và quản trị có hiệu quả.
TÓM TẮT
Chương 2 đề cập đến những vấn đề cơ bản của cơng tác quản trị hành chính văn phịng. Trong đó làm rõ các khái niệm cơ bản về quản trị và quản trị văn phịng; cơ cấu tổ chức của bộ máy hành chính văn phịng; cơ cấu tổ chức của văn phịng cũng như các hình thức và các bước để tổ chức bộ máy hành chính văn phịng được hiệu quả. Một nội dung rất quan trọng cũng được đề cập ở chương này là những nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị văn phịng. Qua đó giúp người học biết dụng kiến thức cơ bản về Quản trị văn phòng để thực hành những công việc đặc trưng của công tác quản trị văn phòng trong cơ quan nhà nước, tổ chức; xây dựng tác phong làm việc khoa học: làm việc cá nhân và làm việc nhóm để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung môn học.
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Thế nào là quản trị hành chính văn phịng? Phân tích (có liên
hệ thực tiễn) để làm rõ các chức năng của công tác quản trị hành chính văn phịng.
Câu hỏi 2. Phân tích các bước để tổ chức bộ máy hành chính văn phịng
hiệu quả. Vì sao cần hạn chế việc bố trí phịng riêng trong cơng tác bố trí văn phịng ?
Bài tập thực hành 1. Thực hành: Bố trí phịng họp chung (Tại văn
phòng khoa Cơ bản, Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum).
Bài tập thực hành 2. Vẽ sơ đồ tư duy về cơ cấu tổ chức của văn phòng
Đáp án bài tập thực hành 1
- Sản phảm thực hành sắp xếp phòng họp chung đúng quy định: nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt.
- Thư ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây. Lưu ý: cần phải có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ... phù hợp với cơng việc văn phịng.
Đáp án bài tập thực hành 2
Sơ đồ tư duy về cơ cấu tổ chức của văn phòng thể hiện được các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan bao gồm:
- Bộ phận hành chính văn thư - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận quản trị - Bộ phận lưu trữ - Bộ phận tài vụ - Bộ phận tổ chức nhân - Bộ phận bảo vệ Lưu ý: - Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng.
- Mỗi bộ phận của văn phịng sẽ có một người phụ trách (Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.