- Thể thức, kỹ thuật trình bày: đúng theo quy định hiện hành.
2. Tổ chức bộ máy hành chính văn
2.3. Các bước để tổ chức bộ máy hành chính văn phịng hiệu quả
2.3.1. Bố trí văn phịng
Đây là nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phịng, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của cơng tác văn phịng. Vì vậy địi hỏi bố trí các bộ phận của văn phịng phải mang tính khoa học. Tùy theo nội dung, tính chất cơng việc và hồn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà cách bố
trí các bộ phận văn phịng có thể khác nhau song phải quán triệt đầy đủ các yêu cầu sau đây.
Bố trí văn phịng là tổ chức, sắp xếp phịng ốc, bàn ghế, dụng cụ sao cho phù hợp để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên và cho khách; Sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng dễ kiểm soát. Để nghiên cứu sự xếp đặt trong công việc, ta theo các giai đoạn sau:
- Trước hết, cần phác họa lược đồ của khoảng trống. Sau đó vẽ bản đồ của phòng ốc theo tỉ lệ chiều cao, chiều ngang, chiều dài của mỗi phòng và nhận định mỗi phòng bằng cách đo chu vi hành lang của các bức tường, cầu thang... Đó là những điểm chính phải chú ý khi vẽ bản đồ.
- Đo các khoảng cách để xếp đặt các bàn ghế sao cho thuận tiện. Với bản đồ, ta có thể thay đổi vị trí của các vật một cách dễ dàng trước khi bắt tay thực hiện khuân vác sắp xếp; đồng thời nó cho ta một hình ảnh diễn tiến cơng việc.
Khoa học chứng minh được rằng việc sắp xếp phòng ốc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư dãn bớt căn thẳng và nhất là năng suất lao động cao. Việc sắp xếp phòng ốc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học, sẽ gây ra hậu quả mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồng công việc (flow of work) sẽ rất phí phạm. Ngồi ra, việc bố trí các phịng làm việc riêng (private offices) cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí (1).
2.3.2. Các yêu cầu của bố trí văn phịng
Việc bố trí văn phòng làm việc phải đạt được những yếu cầu cơ bản sau:
- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phịng.
phận của văn phịng.
- Tạo mơi trường thích hợp cho cơng việc của nhân viên văn phịng nhằm giúp nhân viên hồn thành cơng việc với năng suất lao động cao nhất.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thơng tin. - Tiết kiệm chi phí lắp đặt.
- Tn thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an tồn lao động.
2.3.3. Các ngun tắc của bố trí văn phịng
Khi sắp xếp các phòng làm việc, nhà quản trị hành chánh cần phải theo một số nguyên tắc sau đây:
- Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban;
Nhà quản trị phải quan tâm sắp xếp các phịng ban dưới cái nhìn tổng thể của các hệ thống. Các bộ phận này quan hệ mật thiết với nhau. Sau đây là một số nguyên tắc:
Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của cơng ty. Các bộ phận chính là bộ phận điều hành, kinh doanh, mua sắm, kế tốn, tài chính, dịch vụ hành chánh và phòng nhân sự.
Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí phịng ban.
Sắp xếp các phịng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau. Mặc dù tất cả các bộ phận đều có quan hệ với nhau, nhưng có một vài bộ phận quan hệ nhiều hơn. Thí dụ như phịng hội họp nên gần phịng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó.
Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với các cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.
Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thỉu.
Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới.
- Bố trí phịng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc (flow of work):
Cố gắng sắp xếp các phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng cơng việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Khoảng cách quá xa sẽ làm mất rất nhiều thời gian. Ngồi ra nó cịn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn cơng việc.
Việc bố trí này thể hiện sắp xếp khoa học, tiện ích trong q trình di chuyển nhất là trong những cơng việc của văn phịng.
Với mơ hình sắp xếp trên sẽ giúp cho những nhân viên di chuyển cũng như thao tác các nghiệp vụ văn phòng tại nơi phịng làm việc của mình rất tiện ích và thuận tiện.
- Hạn chế sử dụng phịng riêng (hệ thống văn phịng “đóng”)
Khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phịng riêng cho các bộ phận hành chánh mà thường dành các khu vực trống trãi rộng rãi cho nhân viên hành chánh làm việc. Dĩ nhiên, loại hình kinh doanh ảnh hưởng đến số lượng phịng riêng. Dẫu sao, các cơng ty cũng cần một số phịng riêng. Nói một cách tổng qt, các phịng riêng được bố trí cho các cấp lãnh đạo để tăng uy tín (prestige), cho các cơng việc có tính cách bảo mật hoặc cần tập trung tinh thần.
Vì sao ngày nay có khuynh hướng ít sử dụng phịng riêng?. Bởi một số lý do sau:
+ Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc tại khu vực trống trải
điện, ánh sáng, thơng gió.
+ Phịng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi cơng việc, thay đổi vị trí.
+ Nhược điểm lớn nhất khi sử dụng phịng riêng là khó kiểm tra và làm trì trệ luồng cơng việc.
+ Hệ thống văn phịng “đóng” được ngăn cách bởi vách ngăn, tường cao, phân chia thành từng phòng riêng biệt.
- Ưu điểm:
Đảm bảo yếu tố an tồn, bí mật của cơng việc.
Đảm bảo tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phịng. Phù hợp với cơng việc tập trung cao.
- Nhược điểm:
Chiếm nhiều diện tích. Chi phí hành chánh cao.
Khó giám sát cơng việc, quản lý nhân viên
Sử dụng vách ngăn (hệ thống văn phịng “mở”)
Thay vì bố trí nhiều phịng riêng cho nhân viên hành chánh, các công ty thường bố trí các vách ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trị chuyện; hoặc giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ ngang đầu một người khi ngồi hoặc cao bằng khung cửa ra vào. Phần đầu có thể bằng kính, có thể là khơng.
Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi người làm việc có tính cách riêng tư, nhưng lại khơng gây gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thơng gió. Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên và công việc. Dễ tập trung các họat động trong văn phịng. Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần
thiết và tiết kiệm điện, vật dụng.
- Bố trí phịng của cấp lãnh đạo
Khi sắp xếp bố trí phịng của cấp lãnh đạo cao cấp, theo tiêu chuẩn quốc tế, văn phịng của vị này gồm có các phịng ốc sang trọng. Thơng thường văn phòng này gồm có một phịng tiếp khách (receiving office) với một cơ tiếp tân hay thư ký tiếp tân; một phịng họp (conference room); các phòng làm việc khác; phòng vệ sinh; một phòng riêng của thư ký giám đốc (executive secretary) được trang hoàng đẹp; và một phịng lớn. Thường thì người tiếp tân dưới quyền của vị chánh văn phòng.